Guide utilisateur du workflow d engagement pour les futurs collaborateur-trice-s

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1 Guide utilisateur du workflow d engagement pour les futurs collaborateur-trice-s Version 2.4 DIRH _TT 20/04/15 1/14

2 SOMMAIRE 1. ACCÈS ET NAVIGATION DANS L OUTIL DE WORKFLOW LOGICIELS OFFICIELLEMENT SUPPORTES CONNEXION AU WORKFLOW ZONES DE L ECRAN D ACCUEIL / PANIER DE TACHES NAVIGATION DANS LES ONGLETS ET VALIDATION SAISIE DE VOS DONNEES PERSONNELLES ONGLET «INFORMATIONS PERSONNELLES» ONGLET «ADRESSES» ONGLET «AUTORISATION» ONGLET «EMPLOIS» ONGLET «COORDONNEES BANCAIRES / POSTALES» ONGLET «CONJOINT» ONGLET «ENFANT» ONGLET «DOCUMENTS» CONTRÔLE ET ENVOI DES DONNEES PERSONNELLES /04/15 2/14

3 1. ACCÈS ET NAVIGATION DANS L OUTIL DE WORKFLOW 1.1. LOGICIELS OFFICIELLEMENT SUPPORTES Afin de garantir une compatibilité optimale avec l application W4 (workflow d engagement PAT), il convient de vous y connecter à l aide du navigateur web Mozilla FireFox. Celui-ci peut être téléchargé gratuitement et pour tous les systèmes d exploitation (Windows, Linux, Mac) à cette adresse CONNEXION AU WORKFLOW En tant que futur collaborateur-trice amené(e) à compléter votre dossier d engagement, vous serez notifié directement par au moment où il vous faudra procéder à la saisie de vos données. Dans ladite notification, vous trouverez un lien web vous permettant de vous connecter directement au workflow d engagement de l Université de Genève. La page ci-dessous s ouvre : Cliquez sur «se connecter avec son compte UNIGE (AAI)» et utilisez les identifiants UNIGE qui vous ont été fourni préalablement par . Généralement, votre identifiant et votre mot de passe vous sont parvenus dans deux s différents, pour des raisons de sécurité. 20/04/15 3/14

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5 1.3 ZONES DE L ECRAN D ACCUEIL / PANIER DE TACHES L écran se divise en plusieurs zones, comme le montre l illustration ci-dessous : En haut à droite de l écran (encadré bleu) se trouvent notamment l identifiant de la personne connectée et le bouton permettent de se déconnecter de l application. Au centre, figure l écran panier de tâches, qui liste les différentes tâches ouvertes à effectuer. 2. NAVIGATION DANS LES ONGLETS ET VALIDATION Dans la partie inférieure de chaque onglet se trouve le champ «Avancement» sous lequel est marqué «Je valide les informations». Lorsque l on juge avoir correctement renseigné les informations demandées on doit valider ce champ. 20/04/15 5/14

6 Au bas de chaque onglet se trouvent les trois boutons suivants : «Valider», «Sauvegarder», «Annuler». Si l on souhaite sortir de l application on clique sur le bouton «sauvegarder». Si l on souhaite envoyer le dossier avec les informations saisies, après avoir renseigné tous les champs de tous les onglets, on doit cliquer sur le bouton «valider». 20/04/15 6/14

7 3. SAISIE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES Après votre connexion à l outil de workflow, vous devez renseigner vos données personnelles au travers de 8 onglets différents. Le message éventuel laissé par l initiateur de l engagement à votre égard figure en haut de cette page, de manière immuable au travers de 8 onglets (encadré rouge). Vous constaterez que figure sur le premier des huits onglets les coordonnées de votre personne de contact au sein de la faculté/division qui vous engage (encadré vert). C est vers cette personne que vous devez vous tourner si vous deviez avoir des questions au sujet de votre processus d engagement. 20/04/15 7/14

8 4.1. ONGLET «INFORMATIONS PERSONNELLES» Dans cet onglet, le futur collaborateur doit renseigner ses informations personnelles, relatives notamment à son état civil, sa nationalité et son identifiant retraite (AVS). La présence d un (*) à côté d un champ signifie qu il est obligatoire de renseigner celui-ci. 20/04/15 8/14

9 4.2. ONGLET «ADRESSES» 4.3. ONGLET «AUTORISATION» Cet onglet est en partie dépendant des réponses fournies dans l onglet «Informations personnelles», particulièrement si le futur collaborateur n est pas suisse. S il est de nationalité suisse, il suffit simplement de cocher la case «je suis de nationalité suisse» en bas de page. 20/04/15 9/14

10 4.4. ONGLET «EMPLOIS» 20/04/15 10/14

11 4.5. ONGLET «COORDONNEES BANCAIRES / POSTALES» Vous devez ici renseigner un IBAN suisse. Le cas échéant, vous devez vous engager à procéder à l ouverture d un compte bancaire/postal en Suisse. 20/04/15 11/14

12 4.6. ONGLET «CONJOINT» Cet onglet n est saisissable que si dans l onglet «Informations personnelles», il est mentionné que le candidat est soit : o marié o séparé o en partenariat fédéral enregistré 4.7. ONGLET «ENFANT» Le futur collaborateur indique ici s il a des enfants. Il doit ensuite ajouter les données relatives à chacun de ses enfants dans le tableau «enfants». En cliquant sur l icône (flèche rouge), s ouvre un popup dans lequel toutes les informations relatives à l enfant doivent être renseignées. 20/04/15 12/14

13 4.8. ONGLET «DOCUMENTS» Cet onglet permet au candidat d envoyer divers types de documents. Attention, ces derniers doivent être au format PDF (.pdf) et ne pas excéder 10 mo. 20/04/15 13/14

14 4. CONTRÔLE ET ENVOI DES DONNEES PERSONNELLES Une fois que le futur collaborateur a contrôlé toutes ses données personnelles, il les envoie en cliquant sur le bouton «Valider». 20/04/15 14/14