SEMINAIRE ACHATS. Le circuits de l achat à L IPN. Les offres préférentielles

Transcription

1 SEMINAIRE ACHATS Le circuits de l achat à L IPN Les offres préférentielles 1

2 Toutes les demandes d achats et les commandes accompagnées de leurs documents de mise en concurrence doivent être transmises au magasin Le magasin vérifie : Si le matériel commandé ne fait pas partie de son stock Le lieu de départ du matériel commandé afin d appréhender les procédures de transport et de douanes Le magasin transmet les demandes d achats et les commandes au service financier Le référent : traite les demandes d achats et les commandes soumet les commandes à la signature envoie les commandes au fournisseurs 2

3 LES ACHATS SOUMIS A VISA Sont soumis au visa de la Direction : tous les achats supérieurs à HT tous les achats de matériels informatiques quel que soit leur montant Pour ces achats le formulaire de demande de visa disponible sur l intranet du laboratoire devra être rempli. 3

4 Les achats supérieurs à 2000 HT hors matériel informatique : Le gestionnaire (groupe, division et services) transmet par mail le formulaire de visa au magasin accompagné des documents de mise en concurrence. Après vérification le magasin transmet le dossier au service financier. Le service financier : recueille le visa du Directeur prévient le gestionnaire qui pourra établir la commande (ou la demande d achat) 4

5 Les achats de matériels informatiques : Le gestionnaire (groupe, division et services) transmet par mail le formulaire de visa au magasin accompagné des documents de mise en concurrence ainsi que le formulaire utilisateur matériel informatique Après vérification le magasin transmet le dossier au service financier Le service financier : Recueille le visa du service informatique Recueille le visa du Directeur Prévient le gestionnaire qui pourra établir la commande (ou la demande d achat) 5

6 Le gestionnaire (groupe, division et service) renseigne le formulaire Vérification du Magasin Contrôle du dossier par le référent du service financier VISA DU DIRECTEUR OBLIGATOIRE VISA DU SERVICE INFORMATIQUE uniquement pour le matériel informatique Le référent du service financier demande au gestionnaire d établir la commande (ou la demande d achat) Le bon de commande (ou la demande d achat) est établi par le gestionnaire 6

7 DEMANDE DE VISA Jeudi 21 mars 2013 Partie 1 : A remplir par le demandeur Groupe/Division/Service Date : NOM DU DEMANDEUR CODE ENTITE NATURE DE CREDIT NOM DU PROJET NATURE DE L ACHAT (Matériel scientifique, électronique, produit chimique, etc.) MONTANT HT : MOTIF / DESTINATION Expliquer le motif de l achat et la destination du matériel à acquérir. Partie 2 : A remplir par le service financier DISPONIBLE SUR ENTITE : Partie 3 : VISA VISA INFORMATIQUE DATE : VISA DIRECTEUR ACCORD ATTENTE REFUS 7

8 Formulaire à joindre en cas de commande de matériel informatique [ ] enregistré dans la base le : FORMULAIRE UTILISATEUR MATERIEL INFORMATIQUE à remplir par le demandeur Note : Nous vous rappelons que le S2I est chargé de la configuration de votre poste (réseau, installation des applications standard). A la livraison, le S2I prend livraison de l unité centrale. Le transport des autres matériels (écran, imprimante etc ) sur le lieu d installation définitif reste à votre charge. Pour tout renseignement vous pouvez appeler Patricia Guarnaccia au Merci. Date de la demande : N DE COMMANDE : NOM de l UTILISATEUR: PRENOM : TEL : SERVICE : GROUPE : N Compte : LIEU D INSTALLATION : BAT : PIECE : «Equipement additionnel» En remplacement de HS (Indiquer n ancien matériel) ou à débrancher du réseau MATERIEL : Matériel existant ou Commande en cours PC Windows PC Linux Autre RESEAU N DE PRISE : N de Local : N de Baie : Utilisation principale Commentaires Poste de travail : Bureautique Technique Scientifique Poste d Instrumentation : Acquisition Nom de l expérience ou de l appareillage : C&C Autres Serveurs : Dépouillement Simulation Autres Observations, consignes, demandes, souhaits, etc : Version : 15/06/2006 8

9 CAS PARTICULIER DES DEPENSES DE FRAIS DE RECEPTION Toute dépense de frais de réception devra faire l objet d une demande auprès du Directeur avant d être engagée. Le formulaire d engagement de frais de réception devra être rempli, signé par l organisateur et le Directeur avant d être transmis avec la commande (ou la demande d achat) et le devis au service financier. Remarque : La facture devra être accompagné de la liste des participants. 9

10 Attestation et décision de remboursement de frais de réception A transmettre au service financier & comptable de votre délégation en cas de remboursement à l organisateur Attestation Je, soussigné(e), directeur de l unité/responsable de service, certifie que la réception, objet de la facture ci-jointe, a été organisée dans les conditions suivantes : Objet précis de la réunion Date Nombre de participants Décision de paiement 1 Facture à payer au fournisseur La facture détaillée est à adresser au SFC de la délégation et l attestation est conservée par le directeur d unité. Remboursement à l organisateur de la réception si ce dernier a fait l avance des frais ou Production de la facture détaillée acquittée par le fournisseur Déclaration de frais ci-dessous : Je, soussigné(e), certifie sur l honneur avoir réglé directement la facture auprès du fournisseur suivant (raison sociale), pour un montant (TTC) de et demande le remboursement sur mon compte bancaire/postal. Joindre un RIB/RIP pour tout changement de coordonnées bancaires ou postales. Fait à, le Signature de l organisateur Signature du directeur de l unité/responsable du service 1 Montant maximum conseillé pour le coût d un repas : voir l instruction n o du 9 septembre 1994 Version du 31 octobre

11 LES OFFRES PREFERENTIELLES 11

12 L offre préférentielle correspond à des accords commerciaux conclus par la DDAI (Direction Déléguée aux Achats et à l Innovation) avec des fournisseurs. Ces accords commerciaux s appliquent à des domaines non couverts par des marchés nationaux Ces accords ne sont pas des marchés publics, ils n accordent donc aucune exclusivité aux fournisseurs concernés. Ces offres avantageuses ont pour but de garantir à tous les laboratoires CNRS le bénéfice de prix préférentiels ainsi qu un niveau élevé de qualité de services. Pour le domaine de l électronique, deux accords tarifaires ont été signés avec les fournisseurs Farnell et RS Components. 12

13 FARNELL France SAS L accord porte sur l ensemble des produits du catalogue général de Farnell France SAS. Une remise de 7% est appliquée sur les tarifs publics de Farnell France SAS et sur toute les commandes standards (Fax, Téléphone, courrier, mail avec fichier attaché). Une remise additionnelle peut être accordée pour les commandes e-commerce et selon le type de matériel commandé. 13

14 Tableau récapitulatif des conditions commerciales accordées par Farnell au CNRS Famille de produits Remise pour les commandes standards (Fax, tel, courrier, avec fichier attaché) Remise additionnelle Remise pour les commandes e-commerce passées par internet et sur l'outil I-Buy de Farnell Appareils de test et de mesure (y compris soudage) Tous les autres produits du catalogue général Farnell Marque MULTICOMP, TENMA,PRO-POWER, DURATOOL,PRO-SIGNAL, PRO-ELEC 7% 5% 12% 7% 9% 16% 7% 13% 20% Frais de port et d emballage : Franco de port et d emballage sans minimum de commande 14

15 RS Components L accord est conclu pour la période du 1er janvier 2011 au 31 décembre L accord porte sur l ensemble du catalogue général de RS Components SAS. Une remise de 10% est appliquée sur les tarifs publics RS et sur toute les commandes standards (fax, tel, avec fichier attaché) Jeudi 21 mars 2013 Une remise additionnelle sera appliquée sur les tarifs publics de RS et sur toute commande e-commerce (internet et l outil «Purchasing Manager» de RS) selon la grille ci-dessous. Conditions Remise additionnelle A compter du 1er janvier % CA e-commerce>50% 7% CA e-commerce>60% 8% CA e-commerce>70% 9% CA e-commerce>80% 10% Frais de port et d emballage :Franco 15

16 Pour passer les commandes sur les sites de Farnell et RS components des acheteurs et approbateurs de commandes ont été désignés conformément à l organisation d achat du laboratoire. Les utilisateurs remplissent les paniers d achats Les approbateurs : sont gestionnaires qui valident les paniers d achats et qui préparent la demande d achat ou la commande (dans le respect du circuit d achat) Les valideurs : sont les référents du service financier qui finalisent l achat 16

17 -Saisie du panier d achat par l utilisateur sur le site de RS Components ou Farnell -Désignation d un approbateur au sein du groupe de l utilisateur L approbateur reçoit un mail de RS Components ou Farnell avec le panier d achat à valider U T I L I S A T E U R A P P R O B A T E U. R L approbateur saisie la commande ou la demande d achat dans GESLAB au vu du panier d achat qu il a reçu par mail L approbateur transmet au magasin la commande ou la demande d achat accompagnée du panier d achat Le magasin vérifie que le matériel commandé n existe pas dans le stock du magasin Le magasin transmet le dossier au service financier après avoir apposé son visa M A G A S I N - Le référent vérifie le dossier - Le référent établit la commande et/ou la met à la signature R E F E R E N T Signature de la commande - Le référent valide la commande sur le site de RS Components ou Farnell 17