[ Biblio thèquee. eee ] Guide de dépôt. Références bibliographiques Portail HAL École des Ponts ParisTech. Laboratoire concerné : CIRED

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1 [ Biblio thèquee eee ] Guide de dépôt Références bibliographiques Portail HAL École des Ponts ParisTech Laboratoire concerné : CIRED Rédaction Florence Rivière Lamor Mise en forme Nathalie Kieffer

2 Sommaire 1. S inscrire : Se connecter au compte de dépôt : Se connecter à l interface de dépôt Champs (métadonnées) à renseigner Les domaines Le titre Le doi Le titre de la revue et ses spécificités L état de l article La date de publication et la collation Les mots-clés Le lien vers d autres plateformes Le projet ANR Le projet européen Saisir les noms des auteurs Rechercher des auteurs déjà présaisis dans HAL Ecole des Ponts ParisTech Créer un auteur dans HAL École des Ponts Récupérer ses auteurs Récapituler le dépôt Spécificités des autres types de documents Communications avec actes Conférences invitées : Notes de lecture Posters ou affiches...13 p. 2/13

3 [ 1. S inscrire : Aller sur onglet DEPOSER, puis S INSCRIRE. Remplissez le formulaire. Attention, si vous n êtes pas auteur, cochez à la fin [auteur par défaut «NON». ] Une fois l inscription terminée, un mail vous est envoyé et il vous suffit de validez le lien proposé. [ 2. Se connecter au compte de dépôt : S authentifier avec les codes «Identifiant» et «Mot de passe» ASTUCE Une fois connecté, vérifier que la référence n est pas déjà dans HAL École des Ponts. Onglet RECHERCHE>recherche avancée>saisir les mots-clés, le titre, le nom de l auteur, le nom du laboratoire comme ci-dessous : p. 3/13

4 2.1 Se connecter à l interface de dépôt Positionner la souris sur l onglet DEPOSER Choisir «Document publié (référence seule)», puis «article dans des revues avec comité de lecture» [ 3. Champs (métadonnées) à renseigner 3.1 Les domaines Cliquez sur «Liste des domaines» Puis choisissez un domaine dans la liste proposée : Attention à bien choisir le domaine, car il sera ensuite difficile de le supprimer en cas d erreur. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. p. 4/13

5 3.2 Le titre Lors de la saisie du titre de l article, attention à ne pas faire de «copier coller.» Tapez les premiers mots du titre, pour vérifier une deuxième fois qu il n y a pas de doublon dans HAL. Liste déroulée pour vérifier que le dépôt n est pas déjà fait Si le titre n apparaît pas dans la liste déroulée, vous pouvez continuer sa saisie en entier soit manuellement, soit en faisant un copier coller si le libellé est trop long. 3.3 Le doi Bien que non obligatoire, le doi 1 permet de pointer vers l article en ligne, sur le site de l éditeur. C est également un moyen de vérifier l existence de l article en ligne. Il est le plus souvent saisi sous cette forme : /j X x 3.4 Le titre de la revue et ses spécificités Tapez les premières lettres du titre de la revue. Si le titre complet se trouve dans la liste, doublecliquez dessus pour le récupérer. Si le titre n est pas dans la liste, tapez-le en entier. Précisez ensuite si la revue est dans le Web of Science (Wos). Dans le doute, sélectionnez «non précisé» (cf. ). Certains laboratoires ont pour habitude de classer leurs revues en fonction de leur présence ou pas dans le Wos. 1 Doi : Digital Object Identifier p. 5/13

6 Mentionnez l audience très importante pour le rapport d activités. Il s agit de préciser si la revue est lue exclusivement en France ou à l étranger. Dans le doute, sélectionnez «non spécifié». 3.5 L état de l article Sélectionnez l état correspondant. Il se peut que l article soit encore «à paraître» tout en étant compté parmi les publications de l année en cours. 3.6 La date de publication et la collation Suivez le modèle suivant : Notez seulement les numéros et ne pas saisir «p.» Si vous ne connaissez pas les numéros, tapez 3.7 Les mots-clés Ils garantissent le bon référencement des documents dans Google et favorisent plus de consultations du dépôt. Si vous les avez, un copier-coller peut être rapide. Il faut les séparer par «;» 3.8 Le lien vers d autres plateformes Pointez dans cette zone vers l url du texte en ligne sur une autre plateforme ou sur un site web p. 6/13

7 3.9 Le projet ANR Si votre dépôt concerne la production d un document dans le cadre d un projet ANR, recherchez dans l index par mot de titre du projet ou par code du projet. Exemple : pour le projet International Network for the Study of Oral Infections, Vascular Disease and Atherosclerosis in Transatlantic and European Cohorts, tapez les premières lettres du projet ou son code référence ANR-05-CEXC-009. Une fois le projet repéré dans la liste, vous n avez plus qu à double cliquer dessus pour le sélectionner. Sa fiche pré-saisie dans HAL complètera alors votre dépôt. Tous les projets ANR sont enregistrés dans HAL ainsi que dans le portail HAL de l École. Si vous ne trouvez pas le projet concernant votre dépôt, merci d en informer l administrateur du portail HAL École des Ponts, florence.riviere@enpc.fr La demande sera transmise au CCSD 2 qui gère les référentiels HAL des projets ANR Le projet européen La saisie est basée sur le même principe que celle des projets ANR. L ensemble des références qui ont ce champ renseigné constitue une collection qui se retrouve visible sur la plateforme européenne OpenAire (Open Access Infrastructure for Research in Europe Centre pour la Communication Scientifique Directe p. 7/13

8 [ 4. Saisir les noms des auteurs 4.1 Rechercher des auteurs déjà présaisis dans HAL Ecole des Ponts ParisTech Vérifiez que le nom de l auteur n est pas déjà dans la liste des auteurs du laboratoire concerné. Pour cela, dans l onglet «Sélectionner des auteurs d un laboratoire», tapez le nom du laboratoire puis double-cliquez dessus. La liste des auteurs du laboratoire déjà saisis va s afficher. Cochez alors la forme du nom de l auteur qui est la plus appropriée, puis cliquez sur «Ajouter». p. 8/13

9 Si le nom que vous cherchez n est pas dans la liste, commencez à taper le nom de l auteur dans la barre «ajouter un nouvel auteur», et attendez que l index se déroule. Vérifiez si le nom apparaît dans la liste. Tapez toujours le nom d abord, puis attendez l affichage et saisissez ensuite l initiale du prénom. Si la forme du nom que vous cherchez apparaît, double cliquez dessus pour afficher le détail de sa fiche. Il vous suffit alors de vérifier, voire de compléter les informations avant de valider. Exemple : Pour supprimer un laboratoire, cliquez sur la croix rouge Rajoutez ici un nouveau laboratoire Cette information ne modifie pas la fiche de l auteur dans le référentiel de HAL mais seulement dans la notice du document, objet du dépôt. p. 9/13

10 4.2 Créer un auteur dans HAL École des Ponts Si l auteur n est pas dans la liste de «Ajouter un nouvel auteur» regroupant tous les auteurs de HAL, il faut créer une nouvelle notice, en double cliquant sur «nouvel auteur.» Vous allez alors créer une nouvelle fiche auteur. Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur «Ajouter cet auteur». Attention! Vous n êtes pas obligé d affilier tous les co-auteurs à un laboratoire. Il faut qu au moins un de la liste soit affilié au laboratoire souhaité. Par exemple ci-dessous, l auteur «V. Vercauteren» n est affilié à aucun laboratoire. Dans le doute, mieux vaut laisser l auteur sans affiliation. p. 10/13

11 4.3 Récupérer ses auteurs Lorsque vous aurez effectué plusieurs dépôts, vous pourrez récupérer dans «Sélectionner depuis mes auteurs», la liste de tous les auteurs que vous aurez déjà utilisés. Cela vous permettra de gagner du temps. Une fois le ou les auteur(s) validé(s), vous pouvez passer à l étape suivante : [ 5. Récapituler le dépôt p. 11/13

12 Vérifiez que tout est bon, il est encore possible de revenir en arrière et de modifier les informations en cliquant sur «étape précédente» en bas de la page. Si vous avez terminé, cliquez une fois sur Déposer. Lors de cette validation, un message s affiche pour confirmer le dépôt. Cliquez sur OK. Si vous ne voulez pas valider, cliquez sur Annuler le dépôt. Attention, vos données seront alors perdues. Suite au dépôt, vous recevrez un mail de confirmation avec l identifiant HAL du dépôt effectué qui vous permettra, par la suite, d en effectuer d éventuelles modifications ou de le repérer facilement pour rajouter le document en texte intégral. [ 6. Spécificités des autres types de documents 6.1 Communications avec actes Ne pas oublier le titre de la conférence ainsi que ses dates et lieu 6.2 Conférences invitées : Certains chercheurs sont invités à présenter leurs travaux par les organisateurs d un congrès. Cette distinction atteste de leur renommée. o o Dans le cas où la communication du chercheur «invité» a été publiée dans des actes, il faut suivre le modèle des communications avec actes cité en 7.1 Dans le cas où aucun acte n a été édité, vous n avez pas à remplir le champs «Titre de l ouvrage». p. 12/13

13 6.3 Notes de lecture Saisir le titre de cette manière : voir exemple ci-dessous Le plupart des notes de lecture paraissent dans des «journals» dont il faut saisir le «titre», le «n», le «volume» ainsi que les «pages». Vous pouvez également noter en commentaire «consultable sur» + l url où consulter la note de lecture en ligne, par exemple sur Cairn ci-dessous : 6.4 Posters ou affiches Pensez à saisir le nom de la manifestation à l occasion de laquelle le poster a été fait. Il s agit le plus souvent d un congrès. Une question, une panne, un problème technique, vous ne savez pas comment remplir certains champs? Contactez : Votre documentaliste référent ou florence.riviere@enpc.fr, responsable archive ouverte HAL Ecole des Ponts p. 13/13