Tableaux de synthèse et tableaux de bord

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1 Téléchargement sur : b fichiers d exemples utilisés dans le livre Pour plus d informations : Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Informaticien, consultant, Pierre Rigollet développe depuis 1988 des applications informatiques personnalisées pour diverses structures. Également enseignant en informatique en entreprise et en écoles supérieures, auteur de nombreux ouvrages sur la suite Microsoft Office, il vous fait bénéficier ici de toute son expérience pédagogique acquise auprès de publics multiples et variés. 21,95 Dans toute structure, le volume des données produites ne cesse de croître : données R.H., comptables, commerciales, financières ou données relatives à la qualité, à la productivité... Cette masse de données n a d intérêt que si elle est exploitée comme source à des tableaux de synthèse afin de mettre en évidence certains indicateurs pertinents utiles au gestionnaire. Une feuille de calcul Excel peut contenir plus d un million de lignes. Obtenir des statistiques pertinentes et si besoin est, en temps réel sur une telle masse de données est inconcevable sans outils adaptés. Mais comme pour un artisan, disposer d un bon outil ne suffit pas, il faut aussi et surtout savoir s en servir. Que vous ayez besoin dans votre fonction d analyses journalières, hebdomadaires ou mensuelles, Excel dispose d outils puissants pour faciliter l analyse de données. Ce livre, rédigé avec Excel 2016, s adresse à toute personne dont la fonction nécessite de manière régulière et fréquente l importation, le traitement et l analyse de grandes masses de données. Il va vous permettre d aborder les différentes techniques utilisables au quotidien, de l utilisation des tables de données jusqu au calcul matriciel. Sera aussi abordée la conception de tableaux de bord mettant en évidence des indicateurs graphiques et chiffrés. Les premiers chapitres expliquent comment importer différents types de données et comment les préparer afin de permettre des analyses efficaces. Vous verrez ensuite comment les filtrer, les classer et synthétiser les données de nombreuses feuilles en tableaux de synthèses pertinents en utilisant parfois des fonctions méconnues d Excel. Vous utiliserez ensuite les outils permettant de mettre en forme ces données pour en faciliter l analyse : les mises en forme conditionnelles et les graphiques proposés par Excel. Vous irez plus loin dans l analyse grâce aux outils de simulation, aux tableaux croisés dynamiques. Pour terminer, vous concevrez des tableaux de bord pour le suivi de vos données et découvrirez PowerPivot. Les exemples présentés dans ce livre sont disponibles en téléchargement sur le site des Editions ENI Pierre RIGOLLET ISBN : Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Tableaux de synthèse et tableaux de bord Tableaux de synthèse et tableaux de bord Tableaux de synthèse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Pierre RIGOLLET

2 Table des matières 1 Chapitre 1 Introduction A. Introduction Préliminaires L obtention des données sources La préparation des données sources Les outils d analyse et de simulation Les outils de présentation des informations B. Les données Définitions Fiabilité Phase préparatoire Exemple de données sources Recommandations Editions ENI - All rights reserved Chapitre 2 Importation et préparation des données A. Importer des informations à partir de sources diverses Présentation de quelques types de fichiers Comment convertir les données au format Excel a. À partir d un fichier CSV b. À partir d un fichier texte délimité c. À partir d un fichier texte fixe d. À partir d une base données Access e. À partir d un fichier Adobe Acrobat (PDF) f. À partir d un fichier XML g. À partir d une page Web B. Préparer vos données pour utiliser des éléments conformes Préparer ses données, pourquoi? a. Transformer des valeurs stockées sous forme de textes en nombres b. Mettre en forme des codes postaux importés c. Préparer et adapter les textes à vos besoins d. Être efficace avec les données de type date e. Éliminer les doublons

3 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 2 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Chapitre 3 Techniques de travail sur des grands ensembles de données A. Trier les informations Classer les données sur un niveau a. Trier des textes par ordre alphabétique b. Trier des valeurs numériques par ordre décroissant c. Trier des dates de la plus ancienne à la plus récente d. D autres méthodes de tris e. Trier une colonne sans modifier l ordre des autres colonnes Classer les données sur plusieurs niveaux a. Trier sur trois critères b. Trier sur deux critères en respectant la casse Classer les données horizontalement B. Filtrer les données Préliminaires Filtrer une base de données a. Par valeur de liste b. Par couleur c. Par icône de cellules d. Filtres textuels e. Filtres numériques f. Filtres chronologiques g. À l aide de segments h. Vers un autre emplacement Chapitre 4 Réaliser des calculs sur des ensembles de données A. Effectuer vos premières synthèses À l aide de formules Insérer des sous-totaux puis organiser les résultats à l aide du mode plan B. Maîtriser les fonctions de calcul importantes Quelles fonctionnalités et fonctions utiliser pour des synthèses simples? a. Présentation b. Les fonctions nb.si, somme.si et moyenne.si Synthèses multicritères, les fonctionnalités à maîtriser a. Présentation b. Comment utiliser des listes déroulantes pour filtrer vos synthèses calculées

4 Table des matières 3 c. Construire un tableau quadridimensionnel Obtenir une information ciblée dans une base de données a. Présentation b. Comment utiliser la fonction RechercheV pour rechercher une information exacte c. Simplifier les calculs qui utilisent des tranches de valeurs Maîtriser les fonctions de base de données afin de combiner les critères complexes a. Présentation b. Mettre en œuvre les fonctions de base de données c. Quelques exemples de critères utilisables d. Rechercher une information en fonction de plusieurs critères C. Gérer les problèmes complexes grâce au calcul matriciel Principe Appliquer cette technique à quelques exemples concrets a. Nombre d'hommes âgés de plus de 30 ans b. Totaliser uniquement les parties entières d un ensemble de valeurs c. Obtenir une statistique pour un type de client d. Calculer le nombre moyen de salariés absents pour chaque jour de la semaine e. Obtenir la dernière valeur correspondant à un critère dans une liste D. Consolider les données issues de plusieurs feuilles Intérêt Synthèses multifeuilles a. Totaliser les données de plusieurs feuilles à l aide de formules b. Totalisez les données de plusieurs feuilles sans utiliser de formules Editions ENI - All rights reserved Chapitre 5 Mise en forme des résultats A. Introduction B. Statistiques de dépenses de sections de club Mise en forme des valeurs Insertion d'un graphique sparkline C. Dépenses personnelles Mise en forme des valeurs Conception d'un graphique en barres D. Suivi de commerciaux Mise en forme des valeurs Conception d'un histogramme avec axe secondaire

5 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 4 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel Afficher la série des pourcentages a. Recouvrement partiel des barres b. Modification de l'échelle des pourcentages c. Affichage des points uniquement d. Affichage des étiquettes à proximité des points E. Gestion d'heures Présentation Paramétrage du format horaire Appliquer une mise en forme conditionnelle en fonction des durées F. Suivi de chantier de construction Présentation Insérer une barre de données dans les cellules Intégrer un indicateur visuel de dépassement du prévisionnel Chapitre 6 Utiliser les utilitaires d'analyse et de simulation A. Introduction B. Les tables de données Créer une table de données à une variable Créer une table de données à deux variables Aller plus loin avec les tables de données C. Obtenir des prévisions Principe Effectuer une simulation dans l avenir à partir de données antérieures connues a. DROITEREG D. Concevoir un diagramme de Pareto à partir de vos données Construire un diagramme de Pareto, dans quel but? Présentation Mise en pratique a. Conception du premier tableau b. Conception du deuxième tableau c. Réalisation du graphique E. Effectuer des simulations À l'aide de la valeur cible a. Calcul d'un taux de marge b. Calcul d'un capital à emprunter en fonction de notre capacité de remboursement

6 Table des matières 5 c. Calcul d'une quantité de produits à vendre pour dégager une marge précise d. Calcul d'une note pour arriver à une certaine moyenne Réaliser des simulations avancées avec le solveur a. Placement financier b. Seuil de rentabilité Editions ENI - All rights reserved Chapitre 7 Les tableaux croisés dynamiques A. Introduction Préliminaires Objectif Schéma de principe B. Les tableaux croisés dynamiques Définitions Les limites des tableaux croisés dynamiques Les données sources Recommandations Analyse Les différentes zones d un tableau croisé dynamique a. Illustration des différentes parties Dans quels cas utiliser un tableau croisé dynamique? C. Notre premier tableau croisé dynamique Les données sources Première synthèse D. Mettre en forme le tableau croisé Modifier la disposition du tableau croisé dynamique Modifier le format des nombres Modifier le titre du tableau Modifier les étiquettes de lignes et de colonnes Calculer les montants des plus petites et plus grosses ventes par secteur Mettre à jour les données Calculer des pourcentages E. Statistiques sur un fichier de salariés Fonctions standard a. Effectif par service et par sexe b. Ancienneté mini, maxi et moyenne par statut et sexe

7 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 6 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 F. Les tableaux croisés dynamiques recommandés Objectif Utilisation Chapitre 8 Tableaux de bord et indicateurs A. Objectif B. Présentation C. Conception du premier tableau de bord Indicateur du taux de refus moyen Indicateur du délai de livraison moyen Indicateur du délai de règlement moyen Indicateur de l objectif des menuiseries Alu Graphique du chiffre d affaires cumulé D. Tableau de bord relatif aux chiffres d affaires Graphique des chiffres d affaires mensuels E. Tableau de bord relatif aux règlements clients et aux taux de refus des produits Taux de refus Délais Chapitre 9 Power Pivot A. Introduction B. Importation des sources de données C. Création d'un tableau croisé dynamique Index

8 Chapitre 3 : Techniques de travail sur des grands ensembles de données 67 Chapitre 3 : Techniques de travail sur des grands ensembles de données Tableaux de synthèse et tableaux de bord A. Trier les informations Editions ENI - All rights reserved 1. Classer les données sur un niveau Lorsque vous utilisez des listes d informations comportant de nombreuses lignes, il est possible que vous ayez besoin d effectuer un tri sur un champ particulier. Quelle que soit l information contenue dans ce champ (texte, nombre, date ), un tri croissant ou décroissant sera possible si vous respectez quelques règles simples. y En général, il vaut mieux éviter que des cellules soient fusionnées à l intérieur d une liste. Afin que le tri soit réalisable, si votre liste contient des cellules fusionnées, veillez à ce que chaque groupe de cellules fusionnées ait la même taille que le plus grand groupe. y N effectuez pas de tri sur une colonne contenant des formules qui font référence à des données situées sur une autre ligne que celle de la formule. y Lorsque vous triez sur des textes, vérifiez que vos données sont bien stockées en tant que texte. y De la même manière, lorsque vous triez sur des nombres, vérifiez que vos données sont bien stockées en tant que nombre. y Par sécurité, affichez les lignes et colonnes éventuellement masquées. y Vérifiez qu aucune colonne vide n est présente dans le tableau. Nos premières manipulations vont être effectuées sur le fichier TRIS.xlsx. b Ouvrez le fichier TRIS.xlsx. La feuille Factures de ce fichier contient la liste des factures clients émises par une société de vente de produits bureautiques. La colonne H contient une formule qui calcule la différence entre la date de règlement et la date d échéance. Les valeurs négatives indiquent que la facture a été réglée en avance, les valeurs positives indiquent que la facture a été réglée en retard. Si une facture n est pas réglée, le décalage est calculé par rapport à la date du jour.

9 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 68 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Certaines lignes ont été placées manuellement en police rouge, ceci afin de suivre certains clients. Cette liste est classée par dates de factures croissantes (colonne A). Nous allons la reclasser par familles de produits. a. Trier des textes par ordre alphabétique b Cliquez sur une cellule de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer le tri, en B2 par exemple. b Onglet Accueil - groupe Édition, cliquez sur le bouton Trier et filtrer. b Sélectionnez l option Trier de A à Z. Le tableau est automatiquement reclassé. Vous pouvez remarquer que chaque famille de produits est classée par dates croissantes. L action de trier par famille a conservé dans chaque famille le classement par dates croissantes. Ceci parce que plusieurs dates sont incluses dans la même famille. Lorsque vous venez d effectuer un tri et que le résultat ne vous convient pas, utilisez le G raccourci-clavier C Z pour revenir à l état précédent de votre liste.

10 Chapitre 3 : Techniques de travail sur des grands ensembles de données 69 Notre fichier comportant une colonne listant les dates de factures, il sera toujours possible de revenir à l état initial en effectuant un tri sur cette colonne, même si plusieurs tris successifs ont été appliqués à la base. Cependant, dans le cas où votre liste de données importées ne comporte aucun tri, il sera pratiquement impossible de revenir à l ordre originel. Une petite astuce vous permettra en cas de besoin de toujours revenir au premier état de votre liste : b Revenez tout d abord au fichier tel qu il était classé initialement en effectuant C Z. b Insérez une colonne vierge à gauche de la première colonne de votre liste ; dans notre base de données, cliquez sur le A de la colonne A puis effectuez au clavier C +. b Saisissez un titre puis saisissez en A2 la formule =ligne(). b Dupliquez cette formule sur toute la hauteur de votre liste en effectuant un double clic sur la poignée de recopie. La formule est recopiée et la plage est automatiquement sélectionnée. b Effectuez C C au clavier pour copier ces données. b Effectuez un clic droit dans la cellule A2 puis, dans Options de collage, sélectionnez Editions ENI - All rights reserved l option (Coller des valeurs).

11 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 70 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 b Appuyez sur la touche e pour terminer la copie. Les formules sont maintenant remplacées par leurs résultats. Quels que soient les tris successifs que vous pourrez réaliser, un tri croissant sur cette colonne reviendra toujours à l ordre initial de votre liste. b. Trier des valeurs numériques par ordre décroissant Le précédent tri effectué consistait à classer des textes par ordre alphabétique. Nous allons maintenant classer nos factures du plus gros montant au plus petit montant. La technique est similaire à la manipulation effectuée précédemment. b Positionnez votre curseur dans la colonne J. b Onglet Accueil - groupe Édition, cliquez sur le bouton Trier et filtrer. b Sélectionnez l option Trier du plus grand au plus petit. Excel a reconnu automatiquement que la colonne comportait des valeurs numériques et a adapté automatiquement le menu. Les plus gros montants sont maintenant situés sur les premières lignes de notre liste. c. Trier des dates de la plus ancienne à la plus récente Le dernier type de données présent dans notre fichier est le type Date. Un tri sur des dates s effectue de manière identique aux autres tris. b Positionnez votre curseur dans la colonne B. b Onglet Accueil - groupe Édition, cliquez sur Trier et filtrer.

12 Chapitre 3 : Techniques de travail sur des grands ensembles de données 71 b Sélectionnez l option Trier du plus ancien au plus récent. Excel a de nouveau reconnu automatiquement que la colonne comportait des dates et a encore adapté automatiquement le menu. Les dates les plus anciennes sont affichées sur les premières lignes de notre liste. Les valeurs de la colonne A doivent être croissantes. d. D autres méthodes de tris Pour appliquer les méthodes de classement précédentes, nous avons utilisé l onglet Accueil. Vous disposez de deux autres possibilités pour trier vos données. y En utilisant l onglet Données. y En utilisant les menus contextuels. L onglet Données intègre des options de tri dans le groupe Trier et filtrer. b Pour effectuer un tri, positionnez votre curseur dans la colonne à trier. b Cliquez directement sur l un des deux boutons de tri ou. Ceci est instantané car Excel n affiche pas de sous-menu. La dernière méthode pour trier des tableaux est d utiliser le clic droit de la souris (menu contextuel). b Effectuez un clic droit sur une valeur de la colonne à trier b Dans le menu contextuel, pointez l option Trier. Un sous-menu apparaît avec les options de tri. Ce menu présente ses options en fonction du type de données présentes dans la colonne à trier. Editions ENI - All rights reserved

13 Tableaux de synthèse et tableaux de bord 72 Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016 Les deux premières modalités correspondent aux tris que nous avons déjà réalisés. Ces tris ont été effectués par rapport aux contenus des cellules. Excel permet aussi d effectuer des tris par rapport à la mise en forme des cellules, que cette mise en forme soit manuelle ou bien définie par une mise en forme conditionnelle. Lorsque vous avez appliqué une couleur de remplissage à des cellules, l option Placer la couleur de cellule sélectionnée sur le dessus positionne en haut de tableau les cellules dont la couleur de remplissage correspond à la cellule sur laquelle vous avez cliqué. L option Placer la couleur de police sélectionnée sur le dessus réalise le même type de tri mais en fonction de la couleur de police. La dernière option est relative à une mise en forme conditionnelle et sera étudiée plus loin dans cet ouvrage. e. Trier une colonne sans modifier l ordre des autres colonnes Dans quelques rares cas, vous aurez peut-être besoin de trier les données d une colonne sans impacter l ordre des colonnes adjacentes. Manipulez cette fonctionnalité avec précaution car cela peut engendrer des résultats inattendus et erronés. Nous vous exposons ci-après la technique à employer. b Pour préciser à Excel quelle colonne trier, cliquez sur la cellule de titre de la colonne puis effectuez au clavier Csb. Ceci doit sélectionner toutes les données de la colonne concernée. b Onglet Données - groupe Trier et filtrer - cliquez sur l un des deux boutons de tri. La boîte de dialogue Attention s'affiche. b Sélectionnez l'option Continuer avec la sélection en cours. b Cliquez sur le bouton Tri. Seule la colonne sélectionnée est triée, les colonnes adjacentes ne sont pas modifiées.