Ces écritures «A» doivent être impérativement rattachées à un engagement validé Ex Tx Ax avant le 5 du mois M+1.

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1 PROCESSUS FINANCES GUIDE Guide de Contrôle OFA A - T(a) - T(b) -T(c) - T(d) - T(e) - T(t) Le Guide de Contrôle OFA est destiné aux comptables, aux CTP de chaque Projet et aux AdminFi des Bureaux régionaux inscrits respectivement au module OFA et au module AdminfiTools (Procédure FIN_11_fr). Ce Guide permet de s assurer que les écritures encodées aux niveaux des engagements spécifiques qui sont A - T(a) - T(b) - T(c) - T(d) - T(e) - T(t) soient comptabilisées correctement. 1. (A) : ENGAGEMENT EN ATTENTE Cet engagement permet de saisir dans OFA toute dépense ou remboursement effectué dans l attente de la validation d un engagement, autrement dit cet engagement joue le rôle de «brouillard de saisie». Ces écritures «A» doivent être impérativement rattachées à un engagement validé Ex Tx Ax avant le 5 du mois M+1. Au 31 décembre de l année N, il ne doit pas y avoir d écriture en attente d affectation. 2. T(a) : FONDS REÇUS T(a) correspond à l enregistrement des transactions suivantes : soldes de départ qui correspondent aux soldes OFA de l année précédente ; avances externes non remboursées à la fin de l année précédente, à inscrire en début d année comme les soldes bancaires (explication partie 3.). Libellé : Solde avance Td Opeid N xxx de l année (indiquer l année de l écriture) ; montant TVA ou BIC non remboursé ou non payé à la fin de l année précédente, à inscrire en début d année comme les soldes bancaires (explication partie 4.). Libellé : Solde TVA-BIC Opeid N xxx de l année (indiquer l année de l écriture) ; dépenses AAA 1 /*** non remboursées à la fin de l année précédente, à inscrire en début d année comme les soldes bancaires (explication partie 6.). Libellé : Solde Dépenses AAA/*** Opeid N xxx de l année (indiquer l année de l écriture) ; fonds envoyés par le Siège (Encaissement). 3. T(b) : TRANSFERT INTER-COMPTES T(b) permet d enregistrer les transferts entre des comptes internes au Projet. Pour chaque transfert, il doit y avoir deux écritures créées : une écriture en décaissement doit avoir obligatoirement comme contrepartie une écriture en encaissement. L intitulé de ces écritures doit être identique. transfert d un compte banque à un autre compte banque : le montant est inscrit au niveau du décaissement : l intitulé = Transfert du compte banque BB1 vers le compte banque BB2, le bénéficiaire est le Projet ; 1 AAA/*** = Projets relatif à la mise à disposition d Assistants techniques juniors (ATJ) au sein de Projets/Programmes gérés par LuxDev. Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 1/10

2 le montant est inscrit au niveau de l encaissement : l intitulé = Transfert du compte banque BB1 vers le compte banque BB2, le bénéficiaire est le Projet ; transfert d un compte banque à un compte caisse (ou vice-versa) : le montant est inscrit au niveau du décaissement : l intitulé = Transfert du compte banque BB1 vers le compte caisse CC1, le bénéficiaire est le Projet ; le montant est inscrit au niveau de l encaissement : l intitulé = Transfert du compte banque BB1 vers le compte caisse CC1, le bénéficiaire est le Projet. 4. T(c) : CARBURANT La T(c) sert à enregistrer les encaissements et les décaissements du carburant, liés à l utilisation d une carte carburant. Ce type d engagement est destiné à suivre le solde disponible sur la carte. Il ne concerne évidemment que les Projets utilisant ce système et il ne doit y avoir qu une carte utilisée par véhicule. Chaque alimentation de carte faite par le Projet doit être matérialisée par une écriture. Le libellé et le bénéficiaire doivent être respectivement les mêmes durant toute l année, ç est-à-dire «Alimentation carte N xxx du véhicule N vvv» comme libellé et le Projet comme bénéficiaire. Exemple : Date : Libellé : Alimentation carte N 25/AH du véhicule N AH-7851-TG Engagement : T(c) Montant OUT : XOF Pour l enregistrement de la consommation de carburant deux options sont possibles : l enregistrement mensuel, qui fait l objet de deux écritures ; l enregistrement de chaque ticket carburant, qui fait alors, l objet de deux écritures datées du jour de l obtention du ticket (cf. Illustration pratique). Exemple : 1. Diminution du solde disponible de la carte carburant Date : Libellé : Consommation de carburant janvier, carte N 25/AH du véhicule N AH-7851-TG Engagement : T(c) Montant IN : XOF 2. Enregistrement du carburant consommé au niveau de la tâche et l activité concernée Date : Libellé : Consommation de carburant janvier, carte N 25/AH du véhicule N AH-7851-TG Engagement : T0 A5 Montant OUT : XOF Bénéficiaire : Fournisseur carburant Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 2/10

3 Illustration pratique Chaque bonus de carburant octroyé par le fournisseur doit être matérialisé par une écriture. Le libellé et le bénéficiaire doivent être respectivement les mêmes durant toute l année, ç est-à-dire «Bonus carte N xxx du véhicule N vvv» comme libellé et le Projet comme bénéficiaire. Exemple : Date : Libellé : Bonus carte N 30/AH du véhicule N AH-9830-TB Engagement : T(c) Montant OUT : XOF Le bonus fait l objet d une écriture à la fin de chaque mois en cas d enregistrement mensuel ou alors de toutes les écritures correspondantes au nombre de bonus carburant reçus dans le mois, datées du jour de l obtention de chaque bonus. Exemple : Illustration pratique Enregistrement du bonus octroyé au niveau de la tâche et l activité concernée Date : Libellé : Bonus carte N 30/AH du véhicule N AH-9830-TB Engagement : T0 A5 Montant IN : XOF Bénéficiaire : Fournisseur carburant Carburant non consommé au 31 décembre de l année N-1 Les soldes des cartes carburant de chaque véhicule au 31 décembre de l année N-1 doivent être enregistrés de la façon suivante au début de l année N. Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 3/10

4 1 e écriture : L enregistrement doit être fait en T(a) Date : NNNN Libellé : Solde au (N-1) carte carburant N xxx du véhicule AH-969-VG-98 Engagement : T(a) Montant IN : Solde de la carte ( XOF dans l illustration ci-dessous) 2 e écriture : L enregistrement du carburant non consommé en N-1 Illustration pratique Date : NNNN Libellé : Solde au (N-1) carte carburant N xxx du véhicule AH-969-VG-98 Engagement : T(c) Montant OUT : Solde de la carte ( XOF dans l illustration ci-dessous) 5. T(d) : AVANCES EXTERNES La T(d) n est pas prévue pour les déboursements du Projet, elle est utilisée uniquement pour enregistrer les fonds reçus ou versés ou prêtés par un tiers. L avance doit être remboursée par le bénéficiaire de l avance. Chaque avance externe et chaque remboursement d avance doit faire l objet de deux écritures, le libellé et le bénéficiaire devant être les mêmes. avance décaissée : libellé : Avance pour bénéficiaire (Personne, Projet, etc.) ; avance remboursée : libellé : Remboursement Opeid N xxx (indiquer l année de l écriture si année différente de l année en cours) : Avance pour bénéficiaire (Personne, Projet, etc.). Illustration pratique Avances externes non remboursées au 31 décembre de l année N-1 Les avances externes doivent être remboursées au plus tard le 31 décembre de l année en cours - Procédure FIN_18_fr. Si cela ne devait pas être le cas, le Projet doit expliquer en début d année N les raisons pour lesquelles ces avances n ont pas été remboursées. Un mémo justificatif sera adressé au Bureau régional en ce sens. Illustration pratique Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 4/10

5 Les avances non remboursées au 31 décembre de l année N-1 doivent être enregistrées de la façon suivante en début d année N (voir illustration ci-dessus) : 1 e écriture : L enregistrement doit être fait en T(a) Libellé : Solde avance Td Opeid N 305/500/510 de 2008 Engagement : T(a) Montant IN : XOF 2 e écriture : L enregistrement des avances non remboursées en N-1 Libellé : Solde avance Td Opeid N 305/500 de 2008 Engagement : T(d) Montant OUT : XOF Bénéficiaire : M. Pierre 3 e écriture : L enregistrement des avances non remboursées en N-1 Libellé : Solde avance Td Opeid N 510 de 2008 Engagement : T(d) Montant OUT : XOF BKF/xxx En cas de remboursement durant l année N de l avance octroyée au cours de l année N-1, l enregistrement du remboursement doit être fait de la façon suivante : Date : JJ.MM.NNNN Libellé : Remboursement avance Opeid N xxx : Solde avance Td Opeid N xxx de l année N-1 Engagement : T(d) Montant IN : Montant remboursé Bénéficiaire : (Personne, Projet, etc.) Compte : Le même compte Illustration pratique (cas du remboursement de l Opeid N 510 de l année 2008) Pour rappel, la liste des avances non remboursées doit être envoyée trimestriellement au Bureau régional. 6. MONTANT TVA/BIC ET T(t) En principe la TVA ou le BIC déclaré(e) doit être identique à la TVA/BIC enregistré(e) dans OFA (sous «Montant TVA/BIC») et au remboursement effectué par l État ou au montant payé à l État. En réalité ce n est pas toujours le cas pour diverses raisons 2. Aussi pour minimiser l écart entre la TVA/BIC déclaré(e)/enregistré(e) et le montant remboursé/payé, il est requis : 2 Les conditions de remboursement de la TVA doivent être clairement connues par les Projets. En cas d incertitude, le Bureau régional pourra jouer utilement le rôle de conseiller. Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 5/10

6 une copie des montants déclarés TVA/BIC accompagnée des copies des factures concernées, qui est à envoyer mensuellement au Bureau régional et en tout cas avant que le Projet ne soumette sa déclaration ; une copie de la notification du remboursement de la TVA par l État ou du règlement du BIC à l État qui doit être envoyée au Bureau régional pour réconciliation avec TVA/BIC déclaré(e) / enregistré(e) et remboursé(e)/réglé(e). L enregistrement du remboursement de la TVA ou du règlement BIC en T(t) doit être contrôlé mensuellement par le Bureau régional. L enregistrement ainsi que le remboursement ou le paiement du montant TVA/BIC doit être fait de la façon suivante : Cas de la TVA enregistrement de la dépense : le montant HT de l écriture doit être inscrit dans la case «amount» en OUT, le montant de la TVA doit être inscrit dans la case «VAT/BIC amount» en OUT, engagement : Engagement sur la tâche et activité du Projet ; enregistrement du remboursement de la TVA : la case «amount» en OUT doit être à 0, le montant de la TVA doit être inscrit dans la case «VAT/BIC amount» en OUT en NEGATIF, libellé de l écriture : Remboursement TVA Opeid N xxx, engagement : T(t) l écriture de remboursement de TVA doit indiquer le remboursement de l Opeid ou des Opeid concernée(s) conformément à l exemple ci-dessous : Si la TVA n est pas remboursée dans son intégralité, l enregistrement doit se faire de manière suivante : libellé de l écriture : Régulation TVA non remboursement Opeid N xxx : Cas du BIC enregistrement de la dépense : le montant HT additionné du montant du BIC de l écriture doit être inscrit dans la case «amount» en OUT, le montant du BIC doit être inscrit dans la case «VAT/BIC amount» en OUT en NEGATIF, engagement : Engagement sur la tâche et activité du Projet ; enregistrement du règlement du BIC : la case «amount» en «OUT» doit être à 0, le montant du BIC doit être inscrit dans la case «VAT/BIC amount» en OUT en POSITIF, libellé de l écriture : Règlement BIC Opeid N xxx, engagement : T(t), l écriture de règlement de BIC doit indiquer le règlement de l Opeid concerné conformément à l exemple ci-dessous : Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 6/10

7 Si le Projet a réglé un montant trop élevé de BIC et que l État restitue de l argent au Projet, l enregistrement doit se faire de la manière suivante : libellé de l écriture : Régulation BIC trop payé Opeid N xxx : TVA/BIC non remboursé/non réglé au 31 décembre de l année N-1 Le BIC doit être réglé avant le 31 décembre de l année en cours. Si cela ne devait pas être le cas, le Projet doit expliquer dans un mémo justificatif les raisons pour lesquelles cela n a pas été payé et il doit envoyer au Bureau régional la liste des BIC non réglés. La TVA n est pas toujours remboursée au 31 décembre de l année en cours. Le Projet doit dès lors envoyer au Bureau régional le détail de la TVA qui reste en attente d un remboursement. La TVA/BIC restés ouverts au 31 décembre de l année N-1 (ex. : écriture 211/212 illustration cidessus) doivent être enregistrées de la façon suivante au début de l année N : Cas de la TVA 1 e écriture : L enregistrement doit être fait en T(a) Libellé : Solde TVA Opeid N 211/212 de 2008 Engagement : T(a) Montant IN : XOF 2 e écriture : L enregistrement de la TVA non remboursée de l année N-1 Libellé : Solde TVA Opeid N 211 de 2008 Montant : 0 Montant VAT/BIC OUT : XOF Bénéficiaire : Aprohdes Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la facture Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 7/10

8 3 e écriture : L enregistrement de la TVA non remboursée de l année N-1 Illustration pratique Libellé : Solde TVA Opeid N 212 de 2008 Montant : 0 Montant VAT/BIC OUT : XOF Bénéficiaire : Simba Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la facture En cas de remboursement durant l année N de la TVA non remboursée au cours de l année N-1, l enregistrement du remboursement de la TVA doit être fait de la façon suivante : Date : JJ.MM.NNNN Libellé : Remboursement TVA Opeid N xxx : Solde TVA Opeid N xxx de l année N-1 Montant case «AMOUNT» OUT : 0 Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT : Montant négatif du remboursement Bénéficiaire : Trésor public Illustration pratique (cas du remboursement de l Opeid N 211 de l année 2008) Cas du BIC 1 e écriture : L enregistrement doit être fait en T(a) Libellé : Solde BIC Opeid N 211/212 de 2008 Engagement : T(a) Montant IN : XOF 2 e écriture : L enregistrement du BIC non réglé de l année N-1 Libellé : Solde BIC Opeid N 211 de 2008 Montant VAT/BIC OUT : XOF Bénéficiaire : Aprohdes Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la facture 3 e écriture : L enregistrement du BIC non réglé de N-1 Libellé : Solde BIC Opeid N 212 de 2008 Montant VAT/BIC OUT : XOF Bénéficiaire : Simba Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la facture Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 8/10

9 Illustration pratique En cas de règlement durant l année N du BIC non réglé au cours de l année N-1, l enregistrement du règlement du BIC doit être fait de la façon suivante : Date : JJ.MM.NNNN Libellé : Règlement BIC Opeid N xxx : Solde BIC Opeid N xxx de l année N-1 Montant case «AMOUNT» OUT : 0 XOF Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT : Montant réglé Bénéficiaire : Trésor public Illustration pratique (cas du remboursement de l Opeid N 213 de l année 2008) 7. ANNULATION ECRITURES Il y a deux possibilités d annulation d écritures : annulation par le bouton «Cancel» : avant envoi au Bureau régional, suite à la demande de l AdminFi via AdminfiTools ; annulation par extourne : après envoi au Bureau régional et régularisation de l écriture par l AdminFi. Dans ce cas, le Projet doit créer une contre écriture dont le libellé sera communiqué par le Bureau régional, la date de la contre écriture et de la nouvelle écriture doit être identique à celle de l écriture extournée. 8. DEPENSES RELATIVES AUX PROJETS AAA les dépenses relatives aux Projets AAA sont enregistrées comme un déboursement : L intitulé doit être : «AAA/xxx : dépenses de...» Engagement : T(e) Montant case «AMOUNT» OUT positif Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT positif le remboursement des dépenses relatives aux Projets AAA est fait par le Siège à travers une fiche de paiement. Le remboursement des dépenses du Siège est enregistré de la façon suivante : Libellé : Remboursement Opeid N xxx de l année (indiquer l année de l écriture si différente de l année en cours) Engagement : T(e) Montant case «AMOUNT» OUT négatif Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT négatif La dépense et le remboursement doivent être fait dans la même devise et être annulés si devise différente. La différence ne peut provenir que d une différence de taux de change. La dépense et le remboursement doivent être faits au cours de la même année. Le Bureau régional doit s assurer que toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses AAA ont été envoyées au Siège (Assistant Finances Opérations) pour que ce dernier puisse rembourser le Projet. Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 9/10

10 Dépenses AAA non remboursées/non réglées au 31 décembre de l année N-1 Les dépenses AAA doivent être remboursées par le Siège avant le 31 décembre de l année en cours. Si tel ne devait pas être le cas, le Projet doit transmettre un état récapitulatif explicatif au Bureau régional. Les dépenses restées ouvertes au 31 décembre de l année N-1 doivent être enregistrées de la façon suivante au début de l année N : 1 e écriture : L enregistrement doit être fait en T(a) Date : Libellé : Solde Dépenses AAA Opeid N 320/338 de 2009 Engagement : T(a) Montant case «AMOUNT» OUT négatif : -20,00 EUR Montant case «VAT/BIC AMOUNT» négatif : -10,00 EUR Compte : Le même compte que celui utilisé lors de la dépense (EUR BANK) 2 e écriture : L enregistrement de la dépense AAA non remboursée de l année N-1 Date : Libellé : Solde dépenses AAA Opeid N 320 de 2009 Engagement : T(e) Montant case «AMOUNT» OUT positif : 12,00 EUR Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT positif : 6,00 EUR Bénéficiaire : Le même que celui utilisé lors de la dépense (Monsieur X) Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la dépense (EUR BANK) 3 e écriture : L enregistrement de la dépense AAA non remboursée de l année N-1 Date : Libellé : Solde dépenses AAA Opeid N 338 de 2009 Engagement : T(e) Montant case «AMOUNT» OUT positif : 8,00 EUR Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT positif : 4,00 EUR Bénéficiaire : Le même que celui utilisé lors de la dépense (Monsieur Y) Compte : Le même compte que celui utilisé lors de l enregistrement de la dépense (EUR BANK) En cas de remboursement durant l année N de dépenses effectuées au cours de l année N-1, l enregistrement du remboursement doit être fait de la façon suivante : Date : JJ.MM.NNNN Libellé : Remboursement dépenses AAA Opeid N xxx : Solde dépenses AAA Opeid N xxx de l année N-1 Engagement : T(e) Montant case «AMOUNT» OUT négatif : Montant remboursé HT Montant case «VAT/BIC AMOUNT» OUT négatif : Montant TVA/BIC Bénéficiaire : Le même que celui utilisé lors de la dépense (Monsieur X) Compte : Le compte bancaire sur lequel le projet/programme reçoit le remboursement de la dépense (EUR BANK) Guide - Guide de Contrôle OFA - FIN_45_fr.pdf Page 10/10