Stage de Préparation à l Installation 11. Comptabilité et Gestion de l entreprise

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1 Stage de Préparation à l Installation 11. Comptabilité et Gestion de l entreprise Notions de comptabilité Analyse financière (bilan et comptes de résultat) Plan de financement Budget de trésorerie

2 11.1. Notions de comptabilité Obligations, organisation et principes comptables (entreprises au régime fiscal du réel) Pourquoi tenir une comptabilité? Un enregistrement régulier et ordonné des mouvements financiers effectués dans l entreprise doit permettre au chef d entreprise de : - CONTROLER les opérations faites avec les tiers (fournisseurs, clients, salariés, banque, caisses sociales). - JUSTIFIER le montant de certains chiffres déclarés tels que : le chiffre d affaires, le bénéfice, la TVA récupérable ou collectée. (par exemple en cas de contrôle de l administration fiscale). - ETABLIR les déclarations fiscales obligatoires. - ANALYSER la rentabilité de l exploitation. La comptabilité est un moyen de preuve La comptabilité ne doit pas comporter d erreurs graves, omissions ou inexactitudes graves et répétées : erreurs de report, solde de la caisse négatif, défaut d inventaire, enregistrement global des recettes en fin de mois etc Elle doit enregistrer chronologiquement toutes les opérations affectant le patrimoine de l entreprise. Elle doit être appuyée de pièces justificatives suffisantes pour permettre le contrôle des enregistrements effectués : factures d achats, factures de ventes, reçus divers, pièces de dépenses, lettre reçues et envoyées, brouillards de caisse, bandes de caisse enregistreuse Un classement rigoureux de ces pièces est nécessaire (mettre un n chronologique sur tous les documents émis ou reçus). De plus, il est important d annoter les pièces justificatives (dates et montant réglé aux fournisseurs, etc.). Remarque : pour le commerce de détail, le fisc admet l enregistrement global des recettes en fin de journée (doc. Adm. 4G 3334). De même, pour les ventes de biens au détail ou les prestations de services rendues à des particuliers, lorsque leur montant unitaire ne dépasse pas 76 TTC (CGI art ). L entreprise doit néanmoins produire tous les documents justificatifs de recettes : brouillards de caisse, bandes de caisse enregistreuse, bordereau de banque, etc

3 Certains livres ou feuillets peuvent être cotés et paraphés, par le greffe du tribunal de commerce ou du tribunal d instance. Un visa et un numéro d identification sont apposés aux documents, rendant ces derniers officiels (le livre journal et le livre d inventaire, ne sont pas soumis à cette obligation). Les livres obligatoires doivent être tenus sans blanc, ni altération d aucune sorte. La tenue informatique est possible si les documents imprimés sont identifiés, numérotés, et datés dès leur établissement. Le système doit garantir toutes les possibilités de contrôle éventuel, établir des états périodiques numérotés et datés et interdire toute insertion intercalaire, addition, suppression. Il est toujours possible de faire coter et parapher des listings préalablement à leur impression. Une autre solution consiste à reproduire par photocopie des listings sur des registres à feuillets mobiles cotés et paraphés en original. La comptabilité est un moyen «de conservation» Tous les documents comptables (livre journal, livre d inventaire, grand-livre, relevés de caisse enregistreuse ) et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans (article 189 bis du code de commerce). La comptabilité est un moyen de justification fiscale Elle doit : - FACILITER l établissement des déclarations fiscales obligatoires concernant les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), la TVA, les salaires versés. - APPORTER les justifications nécessaires lors d un contrôle fiscal. - PERMETTRE le contrôle des impositions directes et indirectes. La comptabilité est un moyen de gestion Elle permet d apprécier la rentabilité, de connaître les points forts et les points faibles de l exploitation. Elle permet au chef d entreprise de prévoir, d organiser, de décider et de contrôler.

4 Pièces comptables justificatives : (factures, relevés des comptes bancaires, fiches de paie, avis d échéances, contrats, etc.) Journal des achats Journal des ventes Journaux de trésorerie (banque, caisse) Journal des opérations diverses (paies, charges de personnel, cotisations sociales, etc.) Journal Général (centralisateur) Grand Livre (ensemble des comptes tenus individuellement) Balance (contrôle débits=crédits) Charges Produits Exploitations Exploitations financières financières exceptionnelles exceptionnelles Bénéfice ou Perte Actif Actifs immobilisés Actifs circulants Passif Fonds propres Résultat Dettes Annexes explicatives Au bilan et au compte de résultat Compte de résultat Bilan Annexes

5 11.2. Analyse financière Le bilan Le bilan est une photographie, à un moment donné, du patrimoine de l entreprise. C est un inventaire : - de ce que possède l entreprise C est l ACTIF du bilan (investissements, stocks, créances sur clients, argent en banque ou en caisse, etc.) - de ce que doit l entreprise (ses ressources) C est le PASSIF du bilan. (sommes dues à la banque, aux fournisseurs, au chef d entreprise, etc.) Le bilan doit être en équilibre, soit : ACTIF = PASSIF Actif immobilisé : ACTIF - Immobilisations incorporelles (frais d établissement, droit au bail) - Immobilisations corporelles (outillages, véhicules ) - Immobilisations financières (dépôts et cautions ) Actif circulant : - Stocks de matières et marchandises, produits finis - Créances clients - Sommes disponibles en banque, caisse TOTAL ACTIF Capitaux propres : Capital (apports) + résultat exercice PASSIF (- prélèvements du dirigeant non salarié) - Dettes financières à long terme : emprunts bancaires ou d autres organismes - Dettes financières à court terme : découvert bancaire - Dettes d exploitation : dettes fournisseurs, dettes sociales (URSSAF), dettes fiscales (TVA) TOTAL PASSIF

6 Analyse du bilan Fonds de roulement (FR) = (capitaux propres + emprunts long terme) actif immobilisé Si le résultat est positif cela veut dire que l entreprise possède des ressources structurelles qui pourront financer l exploitation. Dans le cas contraire l entreprise a des besoins structurels de financement. Le cycle d exploitation d une entreprise entraîne nécessairement des décalages dans le temps (règlements des dettes fournisseurs et encaissement des créances clients). Ces décalages nécessitent des besoins de financement ou besoins en fonds de roulement. Besoin en fonds de roulement (BFR) = (Stocks + créances clients) - dettes fournisseurs Le fonds de roulement finance les besoins de fonds de roulement et la trésorerie. Trésorerie = Fonds de roulement (FR) - besoins en fonds de roulement (BFR) La trésorerie immédiate s estime de la façon suivante : Valeurs disponibles dettes à court terme (découverts bancaires) Le compte de résultat Chaque fin d année (ou d exercice comptable) le chef d entreprise clôture sa comptabilité. Le résultat est la conséquence de l activité. Il traduit l enrichissement ou l appauvrissement de l affaire sur une période donnée. Le RESULTAT = produits - charges Il est positif Bénéfice négatif Perte

7 Compte de résultat détaillé CHARGES HT ACHATS CONSOMMES Marchandises à revendre Matériaux utilisés - dans une fabrication - dans une prestation PRODUITS HT CHIFFRE D AFFAIRES Ventes Fabrication Prestations de services CHARGES D EXPLOITATION Petit outillage Fournitures de bureau Eau, gaz, électricité, énergie Fournitures d entretien Services Extérieurs Locations diverses Entretien et réparations Primes d assurance Honoraires Publicité Déplacements, missions, réceptions Frais postaux, téléphone Commissions bancaires Cotisations organisations professionnelles Adhésion centre de gestion agréé Divers Impôts et taxes Taxe Chambre de Métiers, Taxe professionnelle Autres taxes Charges de personnel Rémunération du personnel Rémunération de l exploitant Charges de sécurité sociale et ASSEDIC des salariés Cotisations personnelles de l exploitant Dotations aux amortissements Charges Financières Intérêts des emprunts, agios Impôt sur les sociétés (s il y a lieu) TOTAL CHARGES Résultat d exploitation (BENEFICE) Produits financiers TOTAL PRODUITS

8 Analyse du compte de résultat Les soldes intermédiaire de gestion (SIG), notion sur charges fixes/charges variables et seuil de rentabilité. VENTES DE MARCHANDISES - Achats des marchandises (+ou- variation de stocks) = MARGE COMMERCIALE (1) PRODUCTION VENDUE (+ou- variation de stocks de produits finis et en-cours) - matières premières et approvisionnements (+ ou variation de stocks) = MARGE DE PRODUCTION (2) MARGE BRUTE GLOBALE (1 + 2) - Autres achats et services extérieurs = VALEUR AJOUTEE + subvention d exploitation - impôts et taxes - salaires (sauf rémunération de l exploitant) - charges sociales = EXCEDENT BRUT D EXPLOITATION - dotation aux amortissements - dotation aux provisions = RESULTAT D EXPLOITATION + produits financiers - charges financières = RESULTAT COURANT + produits exceptionnels - charges exceptionnelles - impôts sur les sociétés (IS) = RESULTAT NET (bénéfice ou perte) Seuil de Rentabilité : charges fixes % marge brute

9 L amortissement Certains éléments d actif se déprécient de manière naturelle et irréversible avec le temps. L amortissement est la constatation comptable de cette dépréciation, à la fin de l exercice ; Amortissement annuel = Valeur du bien X Taux d amortissement (liée à la méthode utilisée) (lié à la durée de vie du bien) Même en cas d absence ou d insuffisance du bénéfice, il doit être procédé aux amortissements nécessaires. Le choix d une durée de vie appartient au chef d entreprise, en fonction : - de son expérience - des usages - du secteur économique - des conditions d utilisation - de l évolution technologique Des durées indicatives sont également fournies par le plan comptable et/ou l administration fiscale : - Frais d établissement au maximum 5 ans - Bâtiments industriels 20 ans - Bâtiments commerciaux 20 à 50 ans - Matériel 5 à 10 ans - Outillage 5 à 10 ans - Matériel de transport 4 à 5 ans - Mobilier 10 ans - Matériel de bureau 5 à 10 ans - Agencements et installations 10 à 20 ans - Ordinateurs 3 ans - Logiciels 1 an (possibilité) Le choix d une méthode de calcul appartient au chef d entreprise qui retient en général l une des deux méthodes préconisées par l administration fiscale : - Méthode de l amortissement linéaire (valeur HT du bien / durée de vie du bien). - Méthode de l amortissement dégressive (impossible pour un bien d occasion ou d une durée d amortissement inférieure à 3 ans). Attention : l amortissement est également calculé en tenant compte : - de la valeur d entrée de l investissement diminuée de la valeur résiduelle (prix de revente en fin d utilisation déterminé par le chef d entreprise). - De l utilisation réelle de l investissement dans l exercice comptable.

10 11.3. Le plan de financement de début d activité BESOINS Immobilisations incorporelles(ht) Fonds artisanal Droit au bail. Frais de création (immatriculation, Frais de notaire ) Autres (publicité.) RESSOURCES Apports personnels En espèces En nature Compte courant d associés Immobilisation corporelles (HT) Locaux Travaux d aménagement Matériel et outillage Véhicule Etc. Emprunts Bancaire (*) Autres (familial, etc.) Immobilisations financières (HT) Dépôts de garantie et cautionnements Etc. Aides à la création (**) TVA sur Immobilisations Stock de départ Besoin en Fonds de Roulement (BFR) TOTAL TOTAL (*) PCE : Prêts à la Création d Entreprise et/ou prêts classiques (**) Plates-formes d Initiatives Locales facilitant l accès à un financement bancaire, subventions.

11 11.4. Budget de trésorerie Encaissement Apports en capital Comptes courants associés Recettes clients Emprunts Encaissements divers Total des encaissements Paiements Fournisseurs matières premiers, marchandises Fournisseurs d immobilisations Charges externes TVA à payer Autres impôts et taxes Salaires, charges sociales Cotisations perso. Exploitant Prélèvements personnels Charges financières Remboursement emprunts Total des paiements Solde mensuel Solde cumulé Avant le démarrage TOTAL