IVMODO. Manuel utilisateur. Pack MODO - Comptabilité. (Version 01.1) IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc. Copyright 2008 IGA

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1 IVMODO Pack MODO - Comptabilité Manuel utilisateur (Version 01.1) IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

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3 Lancement de la comptabilité. Table des Matières : 1. Lancement de la comptabilité... 5 Accès à ModoCompta... 5 Création d une société... 5 Création des utilisateurs... 6 Paramétrage de la comptabilité Le Plan comptable... 8 Rechercher un compte dans le plan comptable... 9 Afficher la balance d un compte... 9 Afficher les propriétés d un compte Création d un nouveau compte comptable Suppression d un compte comptable Choix des icônes devant les comptes comptables Impression du plan comptable Récapitulatif des paramètres de l exercice en cours Récapitulatif des comptes existants dans ModoCompta Le Journal Création d un journal Edition de la liste des journaux Le Brouillard Saisie d un brouillard Guides de saisie Confirmation du brouillard Rapprochement bancaire Consultation des comptes Lettrage/Délettrage Le Grand livre Edition du grand Livre Edition du grand livre allégé La Balance Le Compte de résultat Le Journal de centralisation général IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 3

4 Lancement de la comptabilité. 12. Le Bilan La Déclaration de TVA Les Incorporations Incorporation dans l application de Gestion (Modo Voyages) Incorporation dans l application de compta (ModoCompta) La Clôture de l exercice Les différentes Recherches Pour toutes les agences Pour les agences faisant de la fabrication de voyages (production) : Utilitaires Problèmes d affichage ou de balance déséquilibrée IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

5 Lancement de la comptabilité. 1. Lancement de la comptabilité. Accès à ModoCompta. Depuis votre Bureau des Icônes, double-cliquez sur l icône ModoCompta pour lancer l'application. Le masque suivant s'affiche : Le logiciel s ouvre, mais il n y a pas encore de société, cliquez donc sur le bouton Créer une société. Création d une société A l aide de la liste déroulante, sélectionnez votre numéro de société (001, 002, ) et saisissez les champs demandés (adresse postale, forme juridique ). IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 5

6 Création des utilisateurs Lancement de la comptabilité. Si, dans l agence, plusieurs personnes doivent avoir accès à ModoCompta et que vous souhaitez créer des utilisateurs avec mots de passe, cliquez sur l onglet Utilisateurs. Attention: Modo compta est un logiciel mono poste, ces différents utilisateurs ne pourront se connecter simultanément. 1. A partir de l onglet Utilisateurs, cochez l option Contrôle d accès à la comptabilité. 2. Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur!. 3. Saisissez votre Nom suivi de votre mot de passe dans le champ Code. (le Code doit comporter 5 caractères sans espace). 4. Cochez les cases correspondantes aux Droits d accès que vous désirez. 5. Cliquez sur le bouton Valider cet utilisateur. 6. Puis Validez et/ou renouvelez l opération pour un autre utilisateur. 6 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

7 Paramétrage de la comptabilité Lancement de la comptabilité. 1. Saisissez vos Dates d exercices. 2. Indiquez 12 dans le choix Mois de débordement. 3. Laissez cochée la case Création de compte en cours de saisie. 4. Cliquez sur le bouton Valider. Vous revenez alors sur la fenêtre de démarrage de ModoCompta. La société que nous venons de créer et vos dates d exercice apparaissent, cliquez sur le bouton Ouvrir pour accéder au menu de votre comptabilité. Si vous avez saisi un Code d accès, le système vous demande de le saisir avant de lancer l application. Le masque de travail apparaît avec différents menus qui sont pour la plupart des raccourcis (Fichiers, Paramètres, Plan comptable, journaux, brouillard ). Vos Dates d exercices ainsi que la Date limite de saisie apparaissent en bas de votre comptabilité. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 7

8 2. Le Plan comptable Le Plan comptable Avant toute manipulation ou saisie dans votre comptabilité, vous devez récupérer le plan comptable. Pour ce faire, cliquez sur les menus Paramètres > Plan de Comptes > Récupération d un plan de compte. Laissez Plan comptable Standard coché par défaut et cliquez directement sur le bouton Valide. Dorénavant le plan comptable est récupéré, et si vous cliquez sur le bouton présente de la manière suivante :, ce dernier se 1. Vous pouvez retrouver la liste de tous les comptes par classe. 2. Si vous souhaitez accéder à une classe en particulier, cliquez sur l onglet correspondant à ce dernier. 8 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

9 Le Plan comptable Rechercher un compte dans le plan comptable. Ce pictogramme vous permet d actionner la barre de recherche (1). Saisissez alors le mot clé contenu dans le compte recherché (2) et cliquez sur le bouton Rechercher pour obtenir le résultat (3). Afficher la balance d un compte Ce pictogramme vous permet d afficher (dans la partie basse de l écran) la balance du compte sélectionné dans la liste. Remarque : dans notre exemple, il s agit du compte fournisseur EUROPCAR. La balance s affiche dans la partie inférieure de l écran, ce qui permet de la visualiser rapidement sans pour autant aller sur le compte. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 9

10 Le Plan comptable Afficher les propriétés d un compte Cliquez sur la ligne correspondante au compte sur lequel vous souhaitez consulter les propriétés puis sur le pictogramme Remarque : dans notre exemple, retrouvez les propriétés du compte Fournisseur Transporteur. Pour modifier le paramétrage de ce compte, saisissez les nouvelles propriétés et cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer le changement. Remarque : Les libellés des comptes peuvent être changés à votre guise. 10 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

11 Le Plan comptable Création d un nouveau compte comptable Après avoir cliqué sur le pictogramme l écran de création d un nouveau compte s ouvre. Il vous suffit alors de renseignez le Type et Numéro de compte comptable, le Libellé et le montant en pourcentage de la TVA. Cliquez ensuite sur le bouton Valider pour enregistrer le nouveau compte. Suppression d un compte comptable Dans la liste, positionnez vous sur le compte à supprimer (en cliquant dessus) puis cliquez sur le pictogramme et confirmez la suppression en cliquant sur le bouton Oui. Attention : si le compte contient des écritures, ModoCompta le détecte et rend impossible la suppression du compte. Cependant, vous pouvez supprimer un compte avec des écritures d exercices antérieurs, la confirmation de suppression vous sera alors demandée 2 fois IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 11

12 Le Plan comptable Choix des icônes devant les comptes comptables Dans le plan comptable, il existe un menu Légende qui vous permet de définir les icônes qui apparaissent devant les comptes comptables. En cliquant dessus, la fenêtre suivante apparaît. Le petit signifie que le compte qui le possède est Lettrable. Si un compte a un libellé indéterminé, il vous suffit d aller dans les propriétés de ce compte et d en changer le libellé. Impression du plan comptable Pour imprimer votre plan comptable, à partir du menu général ModoCompta, cliquez sur le choix Paramètres > Plan de Comptes > Edition du paramétrage. Inutile de renseigner les numéros de compte, il suffit de cliquer sur Valider. 12 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

13 Le Plan comptable Le plan comptable apparaît sous cette forme (liste des comptes avec paramétrage). Il est possible d exporter ce tableau sous Excel grâce au menu Exportation dans la barre d outils. Cette fenêtre apparaît. Il suffit de sélectionner l option Démarrer Excel et visualiser les données. Remarque : il est évident que cette option fonctionne seulement si vous possédez Microsoft Excel sur votre PC. Excel s ouvre et le plan comptable apparaît. Vous pouvez alors supprimer des lignes, élargir les colonnes, modifier les libellés etc. Récapitulatif des paramètres de l exercice en cours. Pour accéder au récapitulatif des paramètres de votre comptabilité sur l exercice en cours, à partir du menu général, cliquez sur Paramètres > Préférences Comptables Générales. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 13

14 Le Plan comptable Remarque : bien vérifier que l option N Comptes Généraux Alph anumériques soit cochée Récapitulatif des comptes existants dans ModoCompta A partir du menu général, cliquez sur Paramètres > Plan de Comptes > Racines des Comptes. Important : le compte de Régénération Générale ( ) appelé aussi Compte SOS doit être impérativement soldé avant la clôture de l exercice. Il s agit d un compte qui permet l équilibrage des journaux en cas de problème technique. S il existe des écritures dans ce compte, il faut passer les OD correspondantes afin de le solder (contacter l assistance en cas de besoin). 14 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

15 Le Journal 3. Le Journal Création d un journal A partit du menu général, cliquez sur Paramètres > Journaux > Gestion. Les journaux de 1 à 19 provenant de la gestion, lorsque vous créerez un nouveau journal directement par le module comptable, ce dernier commencera à partir du Dans le champ Libellé, saisissez le nom de votre journal (A Nouveaux, Banque, Opérations Diverses, ). 2. Concernant la forme du journal : Si vous cochez Achat/Vente saisissez automatiquement de la TVA. Si vous cochez Trésorerie saisissez en contrepartie un compte de banque ou de caisse. Si vous cochez Autres il n y aura aucune contrepartie automatique. 3. Une fois votre création remplie, cliquez sur le bouton Valide. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 15

16 Le Journal Une fois créé, le journal vient s ajouter dans la liste des journaux déjà présents (le 20 Gé BANQUE dans notre exemple). Remarque : Les journaux habituellement créés manuellement dans ModoCompta sont les A nouveaux, la banque, les opérations diverses et les salaires. Tous les autres sont créés automatiquement lors des incorporations de Modo Voyages). Edition de la liste des journaux Si vous souhaitez imprimer la liste des journaux, à partir du menu général, cliquez sur Paramètres > Journaux > Edition du paramétrage. Il suffit de Valider pour afficher la totalité des journaux. Vous pouvez alors Imprimer ou Exporter les données dans un fichier Excel. 16 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

17 Le Brouillard 4. Le Brouillard Saisie d un brouillard A partir du menu général, cliquez sur Saisies > Brouillards > Ventes/Achats ou cliquez directement sur le bouton. 1. Cliquez sur l onglet Nouveau brouillard. 2. A l aide de la liste déroulante, sélectionnez le Type de brouillard. 3. Choisissez le Mois concerné (attention : vous ne pouvez saisir qu un brouillard non confirmé par mois). Les journaux concernés apparaissent. Il suffit de cliquer de fois dessus pour commencer la saisie. cours de saisie. Correspond aux informations du brouillard en IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 17

18 Le Brouillard Correspond à la ligne de saisie. Définition d une ligne de saisie : Lig. : Correspond au numéro de la ligne de saisie. ModoCompta le détermine automatiquement. Jour : correspond à la date de votre saisie. Pièce : retrouvez le numéro de pièce (c est vous qui le déterminez). Général : correspond au numéro de compte comptable où l écriture sera ventilée. Ana. : code analytique (à n utiliser que si vous avez une comptabilité analytique et plusieurs points de vente dans votre comptabilité). Auto : libellé automatique (détaillé plus bas) qui vous permet d éviter de ressaisir les mêmes libellés. Libellé : champ de texte libre. Débit et Crédit : correspond à la valeur en euros de l écriture. Définition des icônes disponibles : Permet d effacer une saisie dans le champ où l on est. Permet d effacer la totalité de la ligne en cours de saisie. Permet de faire un copier-coller champ par champ de la ligne précédemment saisie. Permet d afficher une ligne identique à la précédente (utile lorsqu on a uniquement le compte à modifier). Permet d ouvrir le plan comptable et de sélectionner un compte au lieu de le saisir manuellement dans le champ Général. Permet de solder une écriture automatiquement (vous additionne les lignes déjà saisies et affiche le total en contrepartie). Permet d ouvrir les guides de saisie déjà créés (voir plus bas). Permet de valider la ligne de saisie (attention : cet onglet ne valide pas le brouillard!!). Equivaut à appuyer sur la touche Entrée. 18 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

19 Le Brouillard Permet de transférer une somme de Débit en Crédit lors d une erreur de saisie. Evite d effacer la somme et de la retaper. Permet de créer des libellés automatiques ce qui évite de les ressaisir. Libellés les plus courants : facture, avoir, CB, chèque, virement, prélèvement, En cliquant sur?, la fenêtre suivante apparaît : Saisissez alors le libellé souhaité et cliquez sur le bouton Ajouter puis Valider. Dans ModoCompta, vous pouvez interrompre votre saisie dans un brouillard et le quitter sans forcément que ce dernier soit équilibré. Guides de saisie Le guide de saisie permet de faire un copier-coller de plusieurs écritures d un brouillard et donc d éviter de les ressaisir. En général, il s agit d écritures cycliques qui reviennent tous les mois ou tous les trimestres comme le loyer, les salaires... Pour ce faire, saisissez les écritures en question dans un brouillard et quittez ce dernier. Cliquez ensuite sur l option présente à partir de la page d accueil. Sélectionnez le brouillard concerné puis cliquez sur le pictogramme IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 19

20 Le Brouillard Confirmez la modélisation en cliquant sur le bouton Oui. 1. Saisissez ensuite le Libellé de votre guide de saisie 2. Cochez la case correspondante au type de journal dans lequel vous souhaitez l insérer 3. Cliquez sur le bouton Valider. Lors de la saisie d un brouillard, les guides de saisie apparaîtront comme suit : Cliquez sur la flèche saisie. (à droite de l option guides) pour voir apparaître la liste de vos guides de En sélectionnant votre guide de saisie, le message suivant apparaît : 20 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

21 Le Brouillard Il vous suffit de cliquer sur Non pour que les écritures de votre guide de saisie apparaissent dans le brouillard en question. Remarque : si vous cliquez sur OUI, le guide de saisie apparaîtra en superposition sur votre brouillard! Cette option est disponible dans le cas où vous souhaitez modifier votre guide de saisie. Pour supprimer un guide de saisie, il vous suffit de cliquer sur l onglet Guides de saisie, de sélectionner le guide souhaité en cliquant dessus, puis sur le pictogramme Supprimer. Confirmation du brouillard Une fois saisi, le brouillard doit être confirmé pour qu il se transforme en journaux. Attention : Prenez le temps de vérifier les écritures, car une fois confirmé, on ne peut plus revenir en arrière. Attention : par défaut, les états de ModoCompta ne tiennent pas compte des brouillards. Il faut donc demander par exemple une balance ou un grand livre qui prennent en compte les brouillards. De même, lors de la consultation d un compte, cochez l option Brouillards si vous souhaitez voir apparaître les écritures des brouillards. Pour confirmer un brouillard, sélectionnez-le en cliquant dessus puis cliquez sur le pictogramme Confirmer. Attention : le pictogramme Tout confirmer permet de valider TOUS les brouillards en attente. (A utiliser avec précaution). IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 21

22 Rapprochement bancaire 5. Rapprochement bancaire A partir du menu général, sélectionnez Saisies > Rapprochements Bancaires > Par Compte ou cliquez directement sur le raccourci applicatif 1. Dans le champ Compte, saisissez le compte bancaire souhaité. Ainsi le nom de la banque s affiche automatiquement. 2. A l aide du menu déroulant, choisissez la date. 3. Puis le type d Ecritures que vous souhaitez. 4. Et cliquez sur le bouton Edition. 5. Dans le champ Bordereau à appliquer, saisissez votre numéro de relevé bancaire (fourni par votre banque). 6. Sélectionnez les écritures concernées. Pour ce faire, maintenez enfoncé la touche Ctrl de votre clavier et (en même temps) cliquez sur les lignes à sélectionner. 7. Cliquez ensuite sur le pictogramme Pointer. Le numéro du bordereau apparaît alors sur les lignes en question indiquant qu elles sont rapprochées. 22 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

23 Rapprochement bancaire Remarque : l option Dépointer permet de dépointer les écritures rapprochées. Petite astuce : dans le champ Ecritures (ou, vous pouvez effacer Non rapprochées et saisir le numéro de relevé bancaire que vous recherchez puis cliquez sur le bouton Edition! Retrouvez alors les écritures lettrées avec ce relevé. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 23

24 Consultation des comptes 6. Consultation des comptes A partir du menu général, cliquez sur Editions > Comptes > Détail d un compte ou cliquez directement sur le raccourci applicatif 1. Saisissez le Compte comptable souhaité. Ainsi le Libellé s affiche automatiquement. Remarque : Cliquez sur le bouton un compte. si vous souhaitez accéder au plan comptable en vue de sélectionner 2. Sélectionnez la période désirée. 3. A l aide de la liste déroulante, sélectionnez le type d écritures que vous souhaitez. Il vous est possible de trier par l un de vos lettrage en tapant directement le case dans la case correspondante (ex : AB). 4. Ces champs vous permettent d effectuer une recherche par Pièce, Compte analytique, Valeur ou encore intégrer les Brouillards dans votre consultation en cochant la case correspondante. 5. Une fois votre choix effectué, cliquez sur le bouton Edition. 6. Vous avez la possibilité de classer le compte par Date, par Journal, par Pièce, par Libellé ou par Débit ou Crédit en cliquant simplement sur l onglet correspondant. 7. Vous pouvez lancer un lettrage automatique sur le compte en cours de consultation en cliquant sur le pictogramme 8. Si vous souhaitez lettrer vos écritures manuellement, maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée, cliquez en même temps sur les écritures à sélectionner, puis une fois la sélection effectuée, faites un clic droit avec votre souris et sélectionné Lettrer les écritures sélectionnées dans la liste d option qui s ouvre. 24 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

25 Consultation des comptes Remarque : en bas du compte apparaît la Reprise d exercice, le total des mouvements et le solde du compte à la fin de l exercice. A savoir : lors d une consultation de compte, si une écriture est dans un brouillard, elle apparaît grisée avec un B et le numéro du journal dans la colonne Journal. Dans la colonne Date, vous voyez apparaître des icônes : L écriture fait partie de l exercice en cours. L écriture fait partie de la reprise de l exercice. L écriture fait partie du débordement de l exercice. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 25

26 7. Lettrage/Délettrage Lettrage/Délettrage A partir du menu général, cliquez sur Saisies > Lettrage ou Délettrage > Automatique ou bien sur le raccourci applicatif Sélectionnez les comptes que vous souhaitez lettrer et cliquer sur Valider. Cliquez sur Oui. Ainsi le traitement se lance, et lorsque le résultat du traitement s ouvre, vous pouvez cliquez sur le bouton Ok car votre lettrage est terminé. A savoir : le lettrage automatique doit être lancé après chaque validation de brouillard (d où l importance des numéros de pièces lors de la saisie manuelle dans ModoCompta) et après chaque incorporation de Modo Voyages. 26 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

27 Le Grand livre 8. Le Grand livre Edition du grand Livre Le grand livre permet de connaître l ensemble des écritures de l exercice comptable (en général) et compte par compte (état le plus détaillé). Son total doit être égal au total de la balance et au total du journal de centralisation général. Pour accéder à l édition du grand livre, à partir du menu général cliquez sur Editions > Grand Livre > et l Edition de votre choix ou sur le raccourci applicatif Cliquez directement sur le bouton Valider. Le grand livre apparaît. Il vous suffit de l Imprimer. Edition du grand livre allégé Vous avez la possibilité de sortir un grand livre en version allégé qui équivaut au grand livre des écritures non lettrées. Cela permet de justifier le solde des comptes. Pour ce faire, à partir du menu général, cliquez sur Editions > Contrôle Lettrage. Sur l écran de Grand Livre de contrôle Lettrage, validez directement pour obtenir le grand livre des écritures non lettrées et ainsi l imprimer. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 27

28 La Balance 9. La Balance La balance est une vision instantanée de votre comptabilité. Il s agit de la liste de vos comptes avec le débit, le crédit et surtout le solde. Vous pouvez l obtenir sur une période précise sur la totalité de l exercice, pour tous les comptes ou une partie (par exemple, les clients ou les fournisseurs) ce qui vous permet de voir rapidement le solde des comptes concernés sans avoir le détail des écritures. (La balance doit être équilibrée, débit = crédit). Pour obtenir l édition de votre balance, à partir du menu général, cliquez sur Editions > Balance > et l Edition de votre choix ou bien sur le raccourci applicatif Vous pouvez sélectionner la période désirée, les comptes, l exercice (avec ou sans reprise) puis cliquez sur Valider. La balance apparaît. Vous pouvez alors l imprimer directement ou l exporter sous Excel. 28 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

29 Le Compte de résultat 10. Le Compte de résultat Le compte de résultat reprend uniquement les montants des comptes de la classe 7 (produits), de la classe 6 (charges) et les soustrait. Ainsi vous obtenez le bénéfice ou la perte. Pour obtenir l édition du compte de résultat, à partir du menu général, cliquez sur Clôture > Compte de Résultat (En liste) > et l Edition de votre choix. Le compte de résultat s affiche. En bas du tableau apparaît le bénéfice ou la perte. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 29

30 Le Journal de centralisation général 11. Le Journal de centralisation général Il centralise mois par mois les totaux (débits et crédits) pour chaque journal et permet donc de voir si un des journaux est déséquilibré et pour quel montant. Il permet de voir également si le mois contient des écritures manuelles et des écritures automatiques (provenant de Modo Voyages) grâce aux numéros des journaux. Rappel : les journaux de 1 à 19 proviennent directement de votre gestion (Modo Voyages). Pour obtenir cette édition, à partir du menu général cliquez sur Editions > Journaux > Journal de Centralisation Général. Le compte de résultat s affiche. En bas du tableau apparaît le bénéfice ou la perte. 30 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

31 Le Bilan 12. Le Bilan Le bilan est un état qui reprend les comptes de la classe 1 à la classe 5 sans reprendre le détail. N apparaissent que les soldes avec, d un côté l actif, et de l autre le passif. (Le total Actif est égal au total Passif). Pour obtenir le bilan, à partir du menu général, cliquez sur Clôture > Bilan > Actif ou Passif. Le compte de résultat s affiche. En bas du tableau apparaît le bénéfice ou la perte. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 31

32 La Déclaration de TVA 13. La Déclaration de TVA En tant qu agence de voyages, vous devez renseigner votre déclaration de TVA et la remettre à l administration fiscale tous les mois à la même période (entre le 20 et le 25 de chaque mois soit environ la troisième semaine). En résumé, vous avez jusqu au 25 février pour rendre votre déclaration de TVA de janvier. Attention : afin que ModoCompta vous calcule votre TVA, il faut impérativement que le mois concerné soit incorporé (voir chapitre suivant). Pour obtenir votre déclaration, à partir du menu général cliquez sur Editions > Etat Préparatoire TVA. Saisissez le Mois concerné et cliquez sur Valider. Votre déclaration de TVA apparaît en détail avec en bas du tableau la TVA déductible et la TVA à régler. Vous pouvez alors obtenir l Impression ou l Exporter. 32 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

33 Les Incorporations 14. Les Incorporations Attention : Avant toute manipulation, il faut impérativement fermer Modo Voyages sur tous les postes. Incorporation dans l application de Gestion (Modo Voyages) Au préalable : Validez la caisse de l agence du mois que vous souhaitez incorporer en comptabilité. Vérifiez que tous vos bordereaux de banque (chèque, CC, virement, ) soient validés. Vérifiez que BSP (si vous faites de la billetterie) soit correctement pointé. Ensuite, à partir du menu général de votre application de gestion, cliquez sur Utilitaire > Incorporation > Totale. Par défaut, le mois à incorporer s affiche automatiquement. Laissez la case Test cochée et cliquez sur le bouton Incorporer. Ce message doit impérativement apparaître. Dans le cas contraire (en cas de message d erreur), veuillez contacter l assistance EXECUTIV. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 33

34 Les Incorporations Décochez maintenant la case Test, puis cliquez à nouveau sur le bouton Incorporer. (L incorporation débute). Cette fonctionnalité est prévue pour les agences qui n ont pas ModoCompta et Modo Voyages sur le même poste. Dans ce cas de figure, cliquez sur le bouton Oui pour copier le fichier sur disquette ou sur Zip. Sinon, Cliquez sur le bouton Non si vous avez ModoCompta et Modo Voyages sur le même poste. Modo Voyages propose automatiquement le mois suivant. Le fichier d incorporation est maintenant généré dans le répertoire d installation C:\Gestion\Modowin. Il faut le récupérer dans ModoCompta. 34 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

35 Les Incorporations Incorporation dans l application de compta (ModoCompta) A partir du menu général de votre application comptable, cliquez sur le menu ou le raccourci applicatif ModoCompta vous propose le répertoire d installation C:\Gestion\Modowin et le fichier à incorporer s affiche. Remarque : toutefois, lors de la première incorporation, il faut définir le répertoire MODOWIN comme étant un répertoire par défaut. Pour ce faire, recherchez le répertoire MODOWIN, positionnez vous dessus, et cliquez sur le bouton Définir comme répertoire par défaut. Ainsi, lors des prochaines incorporations, ces dernières se feront automatiquement sur le bon répertoire. Cliquez sur le bouton Oui. L incorporation est terminée. A noter : les fichiers d incorporation s enregistrent sous le nom C961BM.fic dans le répertoire d installation de Modo Voyages (C:\Gestion\Modowin) et se stockent dans le répertoire C:\Gestion\Modowin\Archive sous la forme suivante : C + chiffre de l année + chiffre du mois. (Exemple : juin 2003 = C0306.fic). IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 35

36 La Clôture de l exercice 15. La Clôture de l exercice Après avoir pointé et validé les opérations de fin d exercice avec l aide de votre l expert-comptable, vous pouvez clôturer l exercice en lançant un traitement informatique dans ModoCompta. Pour ce faire, à partir du menu général, cliquez sur Clôture > Clôture de l Exercice La fenêtre suivante apparaît. Attention : Il est de votre responsabilité d effectuer impérativement toutes les opérations décrites. Une fois votre clôture terminée, il est impossible de revenir en arrière. Lorsque toutes les opérations sont effectuées, cochez les cases correspondantes puis cliquez sur le bouton Suivant. Le résultat de l exercice apparaît. Saisissez le montant dans le champ inférieur et cochez le bouton radio Bénéfice ou Perte. (Les dates de l exercice suivant se paramètrent automatiquement ainsi que les 12 mois de débordements). Cliquez alors sur le bouton Clôturer pour lancer le traitement informatique. A la fin de la clôture, fermer l application ModoCompta. Ainsi, à la prochaine ouverture du logiciel, ModoCompta propose l exercice suivant. Consultez le journal de reprise afin de voir si la clôture s est correctement déroulée. 36 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

37 Les différentes Recherches 16. Les différentes Recherches Pour toutes les agences A partir du menu général cliquez sur Editions > Recherche. La recherche peut s effectuer par Date (1) au format JJ/MM/AA, par Numéro de pièce (2), par Numéro de Compte (3), par Valeur (4). La plus fréquemment utilisée est la recherche par numéro de pièce. Exemple : Vous recherchez la pièce dans ModoCompta. Saisissez le numéro de pièce recherchée dans le champ correspondant puis cliquez sur le bouton Valider. Retrouvez alors votre résultat avec, la Date, les comptes comptables, les montants, l origine et le numéro de journal. IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 37

38 Les différentes Recherches Pour les agences faisant de la fabrication de voyages (production) : Cette manipulation permet de connaître la marge sur les dossiers de production créés et facturés dans Modo Voyages. A partir du menu général, cliquez sur Editions > Détail Analytique > Par Compte Analytique. 1. Sélectionnez vos Dates correspondantes à la période souhaitée. 2. Saisissez les numéros de dossiers de production. 3. Saisissez les comptes comptables (en général de la classe 6 à la classe 7). 4. Cliquez sur Valider. Ana : correspond au numéro de dossier production. Général : les produits (classe 7) et les charges (classe 6). J1 : correspond au numéro du journal. Sole du Compte : correspond à la marge du dossier correspondant. 38 IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc

39 Utilitaires 17. Utilitaires Problèmes d affichage ou de balance déséquilibrée Dans ModoCompta, il faut lancer un traitement informatique que l on nomme réorganisation de la base lorsque des problèmes d affichage apparaissent ou que la balance est déséquilibrée. D une manière plus générale, nous vous conseillons de lancer le traitement chaque mois mais également avant et après chaque clôture. Attention : ce traitement peut durer plusieurs heures et dépend de la taille de votre base de données comptable et de la puissance de votre ordinateur. Pour lancer le traitement, à partir du menu général cliquez sur Utilitaires > Réorganisation de la base. Cliquez sur le bouton Non. Une barre de progression apparaît. Laissez le traitement de contrôle tourner jusqu au message suivant. Rappel : ne jamais interrompre la réorganisation de la base de données. Cette dernière peut être endommagée et des données risquent d être perdues. Ce message doit impérativement apparaître. Si vous avez un message d erreur, contactez l assistance EXECUTIV par téléphone au ou par mail à l adresse hotlinemodo@iga.fr IVMODO MA Pack MODO - Comptabilite.doc 39