HRS GROUP Online Invoice Portal Manuel d utilisation & FAQs

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1 HRS GROUP Online Invoice Portal Manuel d utilisation & FAQs Cher partenaire hotelier, HRS GROUP a développé HRS GROUP Online Invoice Portal pour vous. Dès à présent avec cette application vous pouvez gérer vos factures de commission avec HRS GROUP, les corriger, et les payer en ligne. Si besoin, vous pouvez également modifier l adresse de facturation et prendre contact avec votre interlocuteur du service comptabilité de HRS GROUP. Vos avantages: pas d'attente, moins de charges administratives, soit plus de temps pour votre hôtel. L'utilisation du portail est gratuite et n'est soumise à aucune obligation. Veuillez considérer qu'à compter du 1er Juin 2017 la modification des factures ne sera possible que via ce portail. Dès que votre inscription est terminée, vous avez accès à vos données sur HRS GROUP Online Invoice Portal ( Pour toutes questions, nous sommes à votre disposition par téléphone au (disponible de 9h00 à 17h00) ou par à [email protected]. Meilleures salutations, Votre équipe HRS GROUP

2 Le HRS GROUP Online Invoice Portal en résumé Vous pouvez utiliser le portail HRS GROUP Online Invoice pour effectuer les changements suivants: Pour modifier o Les dates d arrivées et de départ o Le nombre de nuitées, de chambres, ou le petit déjeuner o Le prix de la chambre ou du petit déjeuner Pour annuler o Les réservations o Certains aspects de la réservation o Annuler des Hot Deals, qualité de la réservation (réclamation) et BV automatique (annulation confirmée pour les No-show fees) sont uniquement possible si vous choisissez une raison. Vous ne pouvez pas effectuer les changements suivants: o Factures marketing, factures pour des charges additionnelles o Factures de commission et reservations après 7 jours Veuillez noter que la modification d une facture est possible sous 7 jours. Après ce délai, aucun changement ne peut être effectué.

3 Pour commencer Nous vous avons envoyé un sur l adresse où vous recevez habituellement vos factures mensuelles. Veuillez vérifier votre boîte mail correspondante, ainsi que dans vos spam ou dans votre corbeille. Veuillez suivre les instructions suivantes : 1. Dans l que vous avez reçu, vous trouverez un lien. En cliquant dessus, vous serez redirigé sur notre site où vous devez vous inscrire une première fois. 2. Une fois que vous avez indiqué vos coordonnées, vous recevrez un de confirmation. Cliquez sur le lien inclus dans cet pour finaliser les derniers pas votre inscription. 3. Vous serez alors redirigé sur notre site, et vous y recevrez la confirmation que votre compte a bien été activé. Vous aurez alors immédiatement et à tout moment accès à HRS GROUP Online Invoice Portal ( avec vos informations. Pour commencer (chaînes et groupes hôtelier) Nous vous avons envoyé un sur l adresse où vous recevez vos factures mensuelles. Veuillez vérifier votre boîte mail correspondante, ainsi que dans vos spam ou dans votre corbeille. Veuillez suivre les instructions suivantes : 1. Dans l que vous avez reçu, vous trouverez un lien. En cliquant dessus, vous serez redirigé sur notre site où vous devez vous inscrire une première fois 2. Une fois que vous avez indiqué vos coordonnées, vous recevrez un de confirmation. Cliquez sur le lien inclus dans cet pour finaliser les derniers pas votre inscription. 3. Vous serez alors redirigé sur notre site, et vous y recevrez la confirmation que votre compte a bien été activé. 4. Une fois le processus pour le premier hôtel achevé, cliquez sur le lien que vous avez reçu par concernant l hôtel suivant. 5. Sur le site, vous devez simplement vous rendre sous la section «se connecter» et utiliser vos codes utilisateur déjà entré pour le premier hôtel. Ceci permet de centraliser tous vos hôtels sous un seul et même compte. Veuillez ne pas vous inscrire une deuxième fois pour l hôtel suivant. Si vous souhaitez avoir des comptes séparés, alors vous pouvez créer un nouveau compte sans avoir besoin de vous déconnecter. Vous aurez alors immédiatement et à tout moment accès à HRS GROUP Online Invoice Portal ( avec vos informations. J aimerais trouver une réservation/ une facture

4 Veuillez utiliser la barre de recherche: dans la page d accueil de la facture, vous pourrez chercher par numéro de réservation, nom des invités ou nom de l entreprise. Aussi vous pouvez affiner votre recherche en incluant les dates d arrivées et de départs en utilisant la combinaison clavier CTRL + F. Suivant votre moteur de recherche, la barre de recherche peut se trouver en haut ou en bas à gauche ou à droite de votre écran. Aussi, vous avez accès à l historique d au moins un an, ainsi que l année civile complète sous le portail HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Historique. Si vous avez modifié une facture, vous aurez uniquement la version corrigée à disposition dans votre historique. Notez que dans votre historique, vous aurez aussi accès aux fonctions : paiements, détails, corrections. J aimerais modifier une facture Suivez le lien HRS GROUP Online Invoice Portal ( et enregistrez-vous. 1. Recherchez la facture désirée. Vous pouvez chercher une facture en particulier dans la section chercher une réservation/ facture. Autrement vous pouvez rechercher une facture manuellement. 2. Cliquez sur corriger une facture dans le menu déroulant de cette même facture. 3. Cherchez la facture en suivant le point Effectuez les corrections ou annulation de la facture puis cliquez sur «sauvegarder». Le statut de la réservation s affiche maintenant comme étant «modifiée». 5. Vous pouvez faire plusieurs corrections simultanément de la même facture. Si vous avez complété vos modifications, cliquez sur «valider les modifications» et fermer la procédure. 6. Le statut changera alors en «modifications enregistrées» Les corrections que vous avez enregistrées vont être éditées et une nouvelle facture sera disponible dans quelques instants. Vous recevrez aussi une notification par . Enfin vous pourrez effectuer le paiement, soit manuellement, soit directement via le portail HRS GROUP Online Invoice Portal.

5 J aimerais régler une facture Suivez le lien HRS GROUP Online Invoice Portal ( et enregistrez-vous. 1. Recherchez la facture désirée. Vous pouvez chercher une facture en particulier dans la section chercher une réservation/ facture. Autrement vous pouvez rechercher une facture manuellement. 2. Cliquez sur Régler dans le menu déroulant de la facture désirée. Si vous désirez régler plusieurs factures à la fois, sélectionnez les factures concernées en cliquant sur les cases à côté, et cliquez sur «régler», le bouton se trouve en haut de votre écran. 3. Vous verrez s afficher les factures sélectionnées ainsi que la somme totale à régler. Cliquez sur «continuer». 4. Maintenant, vous pouvez sélectionner la méthode de paiement désirée. Du moment que vous avez enregistré vos coordonnées pour un débit direct via SEPA, cette option s affichera automatiquement. Veuillez cliquer sur «accepter les conditions de paiements», une fois lu, vous pouvez cliquer sur «continuer» 5. Completez les champs nécessaires et vérifiez les détails prédéfinis. Enfin, validez en cliquant sur «régler maintenant. Vous recevrez le détail de vos paiements, les résultats seront affichés sous l onglet statut. Vous pouvez fermer cette fenêtre et continuer vos activités dans le portail, ou vous déconnecter. J aimerais change l adresse de facturation d un hôtel 1. Suivez le lien HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Hôtels. Sous la colonne de droite vous pouvez sélectionner le mode «éditer» 2. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur sauvegarder 3. Enfin, vous recevrez la confirmation de vos modifications par . Vos modifications seront automatiquement enregistrées pour de futures factures. J aimerais effectuer un débit direct via SEPA 1. Suivez le lien HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Hôtels. 2. Sous la section Soumettre un débit direct via SEPA vous pourrez télécharger les informations nécessaires en cliquant sur «télécharger» 3. Veuillez compléter le formulaire et nous l envoyer par fax au numéro indiqué.

6 J ai oublié mon mot de passe Suivez le lien HRS GROUP Online Invoice Portal ( et cliquez sous Mot de passe oublié» en haut de votre écran. Les instructions à suivre s afficheront sur votre écran.