MONACCES. Guide monaccès. Tâches administratives. Bernard Manzerolle, agent pédagogique provincial

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1 MONACCES Guide monaccès Tâches administratives Bernard Manzerolle, agent pédagogique provincial Ministère de l Éducation et du développement de la petite enfance du N.-B.

2 Table des matières Inscription d un élève... 2 Transfert d un élève... 6 Mise à l horaire de l élève... 7 Modifier l horaire de l élève... 7 Nouvelles pages personnalisées... 8 Imprimer les horaires des élèves (Rapport)... 8 Imprimer des listes de classe... 9 Imprimer les étiquettes d adresses... 9 Ajouter un membre du personnel enseignant demande d aide technique Modifier l horaire de l enseignant Imprimer l horaire de l enseignant Vérifier les inscriptions à l école Vérifier les inscriptions par section (par cours) Vérifier les élèves non inscrits à des cours Calendrier et horaire des sonneries

3 Inscription d un élève Le processus d inscription d un élève varie selon les situations suivantes; 1. L élève est déjà inscrit dans une école du DSFNO - (un transfert est d abord nécessaire) o L école qui libère l élève (transfert) o L école qui libère l élève (inscrit) 2. L élève provient d un district du N.-B. autre que le DSFNO. 3. L élève n a jamais été inscrit auparavant dans les écoles publiques du N.-B. (nouveau numéro d élève) 4. L élève a déjà été inscrit dans le système scolaire du N.-B. auparavant, mais présentement inactif. Pour tous les cas d inscription, cliquer sur «inscrire un nouvel élève» Pour toutes les situations, cette fenêtre s affiche. Les champs obligatoires sont; le Nom de Famille et le Prénom. Par contre, plus il y a d information inscrite dans les autres champs, plus la liste des choix des noms d élèves sera courte. Important : - la date d entrée doit être effective le plus tôt possible pour le rendre actif dans l école. - L élève devra être «configuré pour l horaire» afin de lui assigner une classe et des cours. Sélectionner Oui ou Non selon la situation 2

4 Situation 1 L élève est déjà inscrit dans une école du DSFNO - (Transfert est d abord nécessaire) Un élève du DSFNO peut être inscrit à l école (B) uniquement lorsque l école (A) a effectué les procédures de transfert. Il sera nécessaire de communiquer avec les écoles concernées. Si vous avez le numéro d élève (NÉNB) > indiquez «Oui» et faire «Trouver» L élève s affichera avec l option de l inscrire. Si l icône du côté gauche du nom est représentée par une ampoule, ceci indique que l élève est déjà inscrit dans une autre école du DSFNO. L école «B» doit faire un transfert (voir procédure de transfert). Si l icône est représentée par un «crochet vert», on clique sur celui-ci pour compléter l information demandée. Si vous n avez pas le numéro de l élève, complétez les champs suivants pour trouver l élève : Nom de famille, Prénom, date de naissance et nom de fille de la mère. Les champs «Nom de famille» et «Prénom» sont obligatoires. Soumettre Choisir l élève qui correspond à la demande. Quatre types d icônes s affichent près du nom de l élève. En passant la souris sur ces icônes, on obtient les renseignements sur l élève. 3

5 Situation 2 L élève provient d un district du N.-B. autre que le DSFNO. Compléter les champs suivants : nom de famille, prénom, date de naissance et nom de fille de la mère. Les champs «Nom de famille» et «Prénom» sont obligatoires. Plusieurs noms peuvent être proposés. Si l élève provient d un autre district scolaire du N.-B., un crochet vert s affiche et on peut cliquer sur celui-ci pour l inscrire à l école. Sélectionner l élève qui correspond à celui recherché. Dans ce cas, un élève pourrait être actif dans deux écoles. Un élève devient actif dans l école selon la date d entrée 4

6 Situation 3 L élève n a jamais été inscrit auparavant dans les écoles publiques du N.-B. (nouveau numéro d élève - NÉNB) Compléter les champs suivants : Nom de famille, Prénom, date de naissance et nom de fille de la mère. 1. S il n y a pas de correspondance d élève dans le système, un nouveau numéro d élève sera attribué à cette nouvelle inscription et la fiche de renseignements démographiques généraux s affichera pour permettre l ajout d information. L élève sera inscrit à l école selon la date indiquée dans le champ «Date d entrée». 2. Soumettre S il y a une correspondance possible, un choix apparaîtra en bas de page afin d éviter le dédoublement d une inscription. 4. Soumettre Situation 4 L élève a déjà été inscrit dans le système scolaire du N.-B., mais il est présentement inactif. Compléter les champs suivants : Nom de famille, Prénom, date de naissance et nom de fille de la mère. Sélectionner le crochet vert de l élève qui correspond à celui recherché. Selon l élève et son niveau scolaire, on pourrait voir le celui-ci s afficher d une couleur différente le représentant comme inactif ou supprimé. 5

7 Transfert d un élève Trouver l élève à transférer dans une autre école du DSFNO 2 étapes importantes 1. JOUR 1 -- Transfert à l extérieur de l école pour le rendre l élève inactif dans l école d origine. o Page d accueil sélectionner l élève o Sous «Inscriptions», choisir «Fonctions» o Fonction transférer à l extérieur de l école Choisir le code de sortie Indiquer la date du transfert; celle-ci doit être après le dernier jour de classe de l élève. Si le code de sortie est «W4 Transfert à l intérieur du système d éducation publique du N.- B.» et que l élève se rend dans une autre école du DSFNO, suivre l étape JOUR 2 - Transfert vers une autre école du DSFNO o Page d accueil- sélectionner l élève à transférer dans une autre école du DSFNO o Fonction transférer dans une autre école; choisir l école du DSFNO L école qui reçoit cet élève pourra l inscrire à la date du transfert. 6

8 Mise à l horaire de l élève Par défaut, tous les élèves sont «inscrits» à l horaire de l école. Pour permettre la configuration de l horaire de l élève (cas d un nouvel élève) suivre les étapes suivantes; 1. Afficher la page de l élève et les menus. 2. En bas de la page de l élève, dans la section «Mise à l horaire» cliquer sur Configuration pour l horaire 3. Cocher «Mettre cet élève à l horaire 4. Soumettre Modifier l horaire de l élève La création des horaires est un processus de fin d année scolaire. Néanmoins, des changements peuvent être apportés en tout temps durant l année scolaire. Choisir l élève dont l horaire doit être modifié. Cliquer sur «modifier l horaire» On peut faire la recherche selon le code de cours, la période et la section. Le plus simple pour les petites écoles et de choisir la période et cliquer sur «rechercher». 7

9 Une liste de cours s affichera Sélectionner le cours désiré et celui-ci s ajoutera à l horaire de l élève et à la liste de classe de l enseignant-e. Pour enlever un cours, la case «Enlever» à la droite de la liste de cours doit être sélectionnée. Par la suite cliquer sur «supprimer les éléments sélectionnés». Nouvelles pages personnalisées Les pages personnalisées pour le MEDPE. 1. Renseignements démographiques a. Contiens aussi les contacts b. Nouveautés 4 types de programmes scolaires i. 1-Régulier, 2- Adapté, 3- Compétences essentielles et 4- PCEMT 2. Urgence et problème médical a. Information du médecin et NAS b. Il faudra ajouter les autres informations 3. Informations supplémentaires a. Nouvelles entrées à faire (casier, numéro de cassier, permission en dossier) 4. PI Plan intervention a. Nouvelle entrée 5. Anciennes notes (à venir) 6. Incidents (à venir) a. Importation partielle des données de WinÉcole nouvelle norme Imprimer les horaires des élèves (Rapport) À partir de la page d accueil, Sélectionner un groupe d élèves Sélectionner «Rapport sur les horaires des élèves» Compléter ou modifier les paramètres et «Soumettre» 8

10 Imprimer des listes de classe À partir de la page d accueil Choisir «Rapports» En bas de cette liste, on retrouve «Liste des élèves (PDF)» Choisir les enseignants Insérer les noms de champs à imprimer dans les boîtes «Texte du titre» et Colonnes de la liste. Les codes pour le gabarit seront fournis aux adjointes administratives. Imprimer les étiquettes d adresses À venir! Ajouter un membre du personnel enseignant demande d aide technique. Ce processus doit faire l objet d une demande d aide technique. 9

11 Modifier l horaire de l enseignant La fiche de consultation rapide «Mise à l horaire pendant l année scolaire» présente les étapes pour modifier l horaire de l enseignant et celui de l élève. Le guide se trouve sur le site Imprimer l horaire de l enseignant À partir de la page d accueil, cliquer sur «Personnel» filtrer en sélectionnant «Enseignant» Cliquer sur le bouton «Fonctions Dans cette liste de fonctions, choisir «Rapport sur l horaire de l enseignant» Vérifier les inscriptions à l école Consulter «Résumé des inscriptions» pour les inscriptions globales de l école. 10

12 Vérifier les inscriptions par section (par cours) Pour consulter les inscriptions par cours, cliquer sur «horaire principal». Modifier les «préférences» selon les configurations de l horaire de l école; o Périodes, Jours, Salles, Enseignants et Trier selon L affichage «selon la liste» est préférable. La liste détaillée s affiche avec l information demandée. 11

13 Vérifier les élèves non inscrits à des cours À partir de la page d accueil Choisir «Rapport» Dans la section «participation et inscriptions» sélectionner «Vérification des inscriptions de la section. Seuls les élèves n étant pas inscrits à des cours s afficheront. Configuration du calendrier et les horaires des sonneries Note : Afin de protéger les renseignements personnels et privés des élèves, les utilisateurs ne devraient jamais partager leur compte à d autres utilisateurs. Pour en connaître plus sur la loi concernant la protection de la vie privée, consultez 12