Informatique & Finance

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1 Informatique & Finance Analyse Gestion de trésorerie Version Finance V10 : LTI Softinvest Parc des Poteries 10, rue Paul Eluard BP 24 Tél. +33(0) Strasbourg cedex 02 Fax +33(0)

2 Sommaire 1 Présentation 3 2 Paramétrage Paramétrage des comptes prévisionnels (par entité) Paramétrage des types de mouvements bancaires Paramétrage de la comptabilisation des extraits (par entité) Paramétrage des motifs d écart prévisionnel 9 3 Prévisionnels Opérations bancaires prévisionnelles Interrogation Extraits bancaires Echéancier prévisionnel Mouvements bancaires Opérations bancaires prévisionnelles Situation instantanée de trésorerie Situation de trésorerie Sélection Affichage Graphe d évolution Editions 26 4 Paramétrage Workflow 26 5 Saisie 26 6 Paiements automatiques fournisseurs (PAF) 27 Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 2/28

3 1 PRESENTATION Ce nouveau module doit permettre de réaliser des prévisions de trésorerie. Pour ce faire quatre types de données sont nécessaires : - le solde bancaire : provient des extraits bancaires présents dans le module de Rapprochement bancaire - les détails lettrables échus non lettrés : proviennent des détails lettrables présents en compta et faisant partie d une liste de comptes paramétrés - les mouvements bancaires non rapprochés : proviennent des mouvements comptables passés sur des comptes gérant le rapprochement et non rapprochés. - des opérations prévisionnelles : sont saisies manuellement par le trésorier. Quatre paramétrages complémentaires seront réalisés : - paramétrage des comptes prévisionnels : permet de lister les comptes lettrables à prendre en compte en fonction du libellé réduit et d indiquer la domiciliation bancaire prévisionnelle - paramétrage des types de mouvements bancaires : permet de catégoriser les opérations bancaires - paramétrage de la comptabilisation des extraits : permet de définir par compte comptable et par type de mouvements bancaires le contexte comptable à prendre en compte et éventuellement de définir le compte de contrepartie à utiliser. - Paramétrage des motifs d écart de prévisionnel : permettra de typer les écarts constatés entre le réalisé et les opérations prévisionnelles. Un traitement de saisie des opérations prévisionnelles permettra de saisir ces opérations. Une fonction de duplication avancée permettra de dupliquer une opération suivant différents critères. Un module d interrogation ciblé trésorerie permettra d interroger : - les lignes d extraits bancaires : les lignes d extraits non rapprochées pourront être directement comptabilisées. - un échéancier prévisionnel : la domiciliation bancaire prévisionnelle pourra être modifiée - les mouvements bancaires - les opérations prévisionnelles : il sera possible de pointer ces opérations avec les mouvements bancaires (et de constater éventuellement des écarts), de les annuler ou de modifier la domiciliation prévisionnelle, la date d opération, le type de mouvements et le moyen de paiement. Le traitement de Situation instantanée de trésorerie permet de visualiser les soldes prévisionnels à la date du jour. Le traitement de Situation de trésorerie permet de visualiser l évolution du solde dans le temps. Rappel : les comptes bancaires sont obligatoirement dans la devise de la domiciliation bancaire qui est mono devise. Tous les montants seront donc affichés dans cette devise. Les montants des DL en devise autre seront convertis en fonction du type de cours défini au niveau de la domiciliation. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 3/28

4 2 PARAMETRAGE 2.1 PARAMETRAGE DES COMPTES PREVISIONNELS (PAR ENTITE) Ce paramétrage permettra de lister les combinaisons comptes/ libellé abrégé à prendre en compte dans les Détails lettrables échus non lettrés. Ce paramétrage s effectue par entité opérationnelle. 1 Compte lettrable : sélection parmi les comptes lettrables et les comptes collectifs 2 Libellé : affichage du libellé du compte sélectionné. 3 Domiciliation : sélection éventuelle d une domiciliation parmi les domiciliations de l entité associées à au moins un compte gérant le rapprochement bancaire. Cette domiciliation sera utilisée par défaut lors de la création des détails lettrables. Le bouton «Lib. abr.» permet d accéder à l écran de paramétrage des libellés abrégés à prendre en compte. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 4/28

5 Lorsque aucun libellé n est sélectionné, tous les libellés abrégés sont pris en compte. Le bouton «Pondérat.» permet d accéder à l écran de paramétrage des pondérations par moyen de paiement. Pondération par défaut : cette zone est alimentée par défaut à 100. Le taux ne peut dépasser 100%. 1 Mpm : choix parmi les moyens de paiement 2 Libellé 3 Pondération Les moyens de paiement sont à renseigner uniquement pour ceux qui dérogent au taux par défaut. Le bouton «Dom.» permet d accéder à l écran de paramétrage des domiciliations préférentielles par moyen de paiement et par type de tiers. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 5/28

6 1 Mpm : choix parmi les moyens de paiement 2 Libellé 3 Type de tiers 4 Domiciliation : sélection d une domiciliation parmi les domiciliations de l entité associées à au moins un compte gérant le rapprochement bancaire. Cette domiciliation sera utilisée par défaut lors de la création des détails lettrables Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 6/28

7 2.2 PARAMETRAGE DES TYPES DE MOUVEMENTS BANCAIRES Ce paramétrage permettra de personnaliser les types de mouvements bancaires gérés. 1 Type de mouvements bancaires : code sur 17 caractères max., identifiant le type de mouvements bancaires. 2 Libellé type d opérations bancaires : libellé définissant sur 35 caractères max. le contenu du type d opérations bancaires. 3 CIB : sélection éventuelle du code interbancaire parmi la liste des codes interbancaires paramétrés. 4 Libellé CIB : affichage du libellé associé au code interbancaire sélectionné. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 7/28

8 2.3 PARAMETRAGE DE LA COMPTABILISATION DES EXTRAITS (PAR ENTITE) Ce paramétrage permettra d automatiser la comptabilisation de certaines lignes d extraits. Ce paramétrage s effectue par entité opérationnelle. 1 Nature : sélection d un compte parmi les comptes gérant le rapprochement bancaire 2 Libellé : affichage du libellé de la nature sélectionnée. 3 Banque : affichage du code de la banque associé 4 Guichet: affichage du code guichet associé 5 N de compte : affichage numéro de compte associé Le bouton «Compta.» permet d accéder à l écran de paramétrage des informations de comptabilisation par type de mouvements bancaires. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 8/28

9 1 Type de mouvements bancaires : sélection parmi les types de mouvements bancaires paramétrés. 2 Contexte : sélection d un contexte comptable parmi les contextes associés à un schéma dont 1 des lignes porte sur la nature d imputation banque sélectionnée. Le journal doit être de type mixte ou automatique. 3 Nature d imputation contrepartie : sélection éventuelle d une nature parmi les natures d imputation valides et ne gérant pas le rapprochement bancaire. 4 Libellé : affichage du libellé de la nature d imputation contrepartie sélectionnée. 2.4 PARAMETRAGE DES MOTIFS D ECART PREVISIONNEL Cet écran permettra de personnaliser la liste des motifs d écart disponibles lors du pointage des opérations prévisionnelles avec les mouvements bancaires. 1 Motif : code identifiant le motif sur 17 positions alphanumériques maximum. 2 Libellé : libellé décrivant le motif d écart sur 35 positions alphanumériques maximum Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 9/28

10 3 PREVISIONNELS 3.1 OPERATIONS BANCAIRES PREVISIONNELLES Ce module permettra, par domiciliation, de saisir des opérations bancaires prévisionnelles. Domiciliation : choix parmi les domiciliations de l entité étant associées à un compte gérant le rapprochement bancaire. Le bouton «Afficher» permettra d afficher les opérations bancaires prévisionnelles associées à la domiciliation sélectionnée et dont le statut est à Prévisionnel. 1 Date de l opération : saisie de la date prévisionnelle où l opération devrait avoir lieu 2 Type mvmt bancaire : sélection parmi les types de mouvements bancaires paramétrés. 3 Décaissement : saisie du montant si l opération correspond à un décaissement. 4 Encaissement : saisie du montant si l opération correspond à un encaissement 5 Mpm : sélection éventuelle d un moyen de paiement parmi ceux paramétrés. 6 Statut : affichage du statut de l opération (A = Annulé, R = Réalisé, P = Prévision) Statut : Annulé : prévu et non suivi de réalisation / Réalisé : en banque / Prévisionnel, par défaut Prévisionnel Libellé : saisie éventuelle du libellé de l opération Tiers : saisie éventuelle du tiers associé à l opération Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 10/28

11 L icône x2 permettra de dupliquer une opération sur différentes dates, de manière mensuelle, bimestrielle, semestrielle, etc ). L icône X permettra de supprimer une opération lorsque celle-ci aura un statut positionné à Annulé ou à Prévision. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 11/28

12 3.2 INTERROGATION Extraits bancaires Domiciliation : choix parmi les domiciliations de l entité étant associées à un compte gérant le rapprochement bancaire. Extraits rapprochés : Non rapproché/rapproché/tous Extraits : Tous les extraits / Dernier extrait Sur ligne non rapprochée, il sera possible de les comptabiliser (Frais bancaires, virement reçus, remise carte bleue, rejet, prélèvement, encaissement chèque) Le bouton «Compta» sera actif sur les lignes d extraits non rapprochées. Il permettra d accéder à un écran de saisie des informations nécessaires à la comptabilisation. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 12/28

13 Nature d imputation : choix parmi les natures associées à la domiciliation. Si une seule nature possible celle-ci sera renseignée par défaut. Type de mvt bancaire : choix parmi les types associés à la nature. Si un seul type de mouvement est associé au code CIB de l extrait, celui-ci sera positionné par défaut. Date comptable : par défaut date du jour N de pièce externe : par défaut numéro de chèque de l extrait Date de pièce externe : par défaut date de l opération de la ligne d extrait Libellé : par défaut libellé de la ligne d extrait Un message d avertissement s affichera si le Type de mouvements n est pas associé au CIB de l extrait. Le bouton «Comptabiliser» permettra de générer la pièce. La fenêtre du module de saisie de pièces s affichera en étant pré rempli avec les informations précédemment renseignées. Le contexte comptable sera déduit du paramétrage de la comptabilisation des extraits par rapport type de mouvements et à la nature d imputation. Si gestion de la date de valeur, la date de valeur sera reprise de la date de valeur de la ligne d extrait. Le mouvement sur le compte de banque sera généré à l inverse de la ligne d extrait. Le mouvement contrepartie pourra être généré automatiquement si nature contrepartie a été renseignée dans le paramétrage de la comptabilisation. Question : faut-il faire un rapprochement automatique avec la ligne d extrait? La date de rapprochement serait la date maximale entre la date comptable de la pièce générée et la date de dernier rapprochement sur la domiciliation. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 13/28

14 3.2.2 Echéancier prévisionnel La case Inclusion des DL sans dom. permet de sélectionner les détails lettrables qui n ont pas de domiciliation préférentielle associée. Périodicité : par défaut la zone est renseignée à Semaine. Les choix possibles sont : Jour Semaine Mois Type de comptes : par défaut la zone est renseignée à Tous. Les choix possibles sont : Tous Natures non tiers Tiers Clients Fournisseurs Débiteurs divers Créditeurs divers Tiers créditeurs Tiers débiteurs BAP : par défaut la zone est renseignée à BAP Les choix possibles sont : Tous BAP Bloqué Litige : par défaut la zone est renseignée à Non litigieux Les choix possibles sont : Tous Non litigieux Litigieux Question : ajout d une sélection par Comptes Le bouton «Sélectionner» permet de lancer l affichage des cumuls des détails lettrables des comptes prévisionnels non lettrés par date d échéance. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 14/28

15 1 Date d échéance : est fonction de la périodicité choisie. 2 Moyen de paiement 3 Compte prévisionnel 4 Solde 5 Encaissement 6 Décaissement Les lignes correspondant à une date d échéance antérieure à la date du jour sont affichées en rouge. Le bouton «Détail» permet d afficher les détails lettrables des comptes prévisionnels non lettrés dont la date d échéance correspond à la ligne sélectionnée. Utilisation des vues de type Détails lettrables. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 15/28

16 Le bouton «Dom» permet d accéder à l écran de modification de la domiciliation prévisionnelle. Domiciliation prévisionnelle : affiche par défaut la domiciliation prévisionnelle actuelle. La modification peut se faire parmi les domiciliations de l entité associées à un compte gérant le rapprochement bancaire. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 16/28

17 3.2.3 Mouvements bancaires Mouvements rapprochés : par défaut positionné à Non rapproché. Les valeurs possibles sont : Non rapproché Rapproché Les deux Le bouton «Sélectionner» permet de lancer l affichage des mouvements comptables dont la date comptable est antérieure au jour de la sélection. Utilisation des vues de type Mouvements. Le bouton «Modif.» permet d accéder à l écran de modification des informations de trésorerie du mouvement. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 17/28

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19 3.2.4 Opérations bancaires prévisionnelles Périodicité : par défaut la zone est renseignée à Semaine. Les choix possibles sont : Jour Semaine Mois Opé. pointées : par défaut positionné à Non pointée. Les valeurs possibles sont : Non pointée Pointée Les deux Sens : par défaut positionné à Les deux. Les valeurs possibles sont : Les deux Encaissement Décaissement Le bouton «Sélectionner» permet de lancer l affichage de l échéancier correspondant aux opérations bancaires répondant aux critères sélectionnés. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 19/28

20 1 Date d opération 2 Moyen de paiement 3 Solde 4 Encaissement 5 Décaissement Le bouton «Détail» permet d afficher les opérations bancaires correspondant à la date d opération sélectionnée (date unique ou plage de date). Utilisation des vues de type Mouvements. L icône X permet de modifier le statut à Annulé : possible uniquement si statut est à Prévisionnel. Le bouton «Modif.» permet d accéder à l écran de modification des opérations bancaires. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 20/28

21 Le bouton «Pointer» permet d accéder à l écran de pointage Modification opérations bancaires prévisionnelles Cet écran permet de modifier la domiciliation prévisionnelle parmi les domiciliations bancaires qui ont au moins un compte associé gérant le rapprochement bancaire. Il permet également de décaler la date d opération, de changer de type de mouvements et / ou de moyen de paiement Pointage opé. bancaires prévisionnels Cet écran permet de rapprocher les mouvements comptables (mouvements sur compte de banque) des opérations prévisionnelles en gérant les écarts. Cet écran affiche les mouvements bancaires non pointés dont la date comptable est à +ou - 5 jours (par défaut) de la date d opération prévisionnelle et dont le montant est égal à celui de l opération. Si l opération a déjà été pointée cet écran permet d afficher le ou les mouvements comptables correspondants. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 21/28

22 Date comptables à + ou - (jours) : par défaut à 5. Montant à + ou - : par défaut à 0 Le bouton «Sélectionner» permet de relancer la sélection après avoir modifié les critères de date ou de montant. Au «Fermer» si au moins un pointage a été effectué et si le montant pointé est différent du montant de l opération, la fenêtre d écart s ouvre. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 22/28

23 3.3 SITUATION INSTANTANEE DE TRESORERIE Cette fonction sera accessible sur client lourd et sur le Web. Sous totaux : Global, par banque, par domiciliation Colonnes : Solde prévisionnel Solde bancaire : dernier solde bancaire (en date de valeur) Prévisionnel Encaissement Global / Comptabilisé / Prévision Prévisionnel Décaissement Global / Comptabilisé / Prévision Exemple Solde Sld. bq. Enc Enc cpt Enc Déc Déc. Déc prv ini. prv. cpt Global Ban Dom Dom Ban Dom Dom Sld bq ini : est alimenté à partir des derniers extraits comptables. Enc. cpt / Déc. cpt. : correspond à la somme des détails lettrables échus bon à payer non lettré à date du jour (pondéré selon la paramétrage des comptes prévisionnels) additionnée à la somme des mouvements bancaires comptables non rapprochés. Enc. prv/déc. prv. : correspond à la somme des opérations prévisionnelles dont la date d opération est antérieure ou égale à la date du jour et dont le statut est positionné à Prévisionnel. L icône d impression permettra d éditer la situation instantanée. Possibilité sur une domiciliation d effectuer un transfert en prévisionnel par clic droit : Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 23/28

24 Domiciliation destinataire : zone par défaut non renseignée Date d opération : initialisée à la date du jour Type de mouvements : par défaut positionnée au premier type de mouvement associé au CIB 44 (Transfert émis) Moyen de paiement : zone par défaut non renseignée 3.4 SITUATION DE TRESORERIE Cette fonction sera accessible sur client lourd et sur le Web Sélection Domiciliation : sélection éventuelle d une domiciliation précise Périodicité : par défaut la zone est renseignée à Semaine. Les choix possibles sont : Jour Semaine Mois Sélection : par défaut la zone est renseignée à Comptabilisé + prévision. Les choix possibles sont : Comptabilisé Comptabilisé + prévision Date analyse début : par défaut positionnée à la date du jour Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 24/28

25 Date analyse fin : par défaut j + 27 Détaillée : par défaut la zone est renseignée à Non. Les choix possibles sont : Oui Non Inclusion DL bloqués : par défaut la zone est décochée. Inclusion DL litigieux : par défaut la zone est décochée Affichage L affichage est effectué sous forme de T-view avec un détail Global, par banque et par domiciliation. Les colonnes présentent les soldes en fonction des jours définis dans la sélection (le nombre de colonnes est limité à 40). Les lignes affichées si le critère Détaillées est à : - Non : uniquement le solde prévisionnel - Oui : le détail par : Solde initial Solde encaissement réalisé MPM Solde décaissement réalisé MPM Solde intermédiaire (uniquement si demande du prévisionnel) Dont enc échu non lettré (uniquement si demande du prévisionnel) Dont déc échu non lettré (uniquement si demande du prévisionnel) Solde encaissement prévisionnel (uniquement si demande du prévisionnel) MPM (uniquement si demande du prévisionnel) Solde décaissement prévisionnel (uniquement si demande du prévisionnel) MPM (uniquement si demande du prévisionnel) Solde final L icône d impression permettra d éditer la situation de trésorerie. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 25/28

26 3.5 GRAPHE D EVOLUTION Les critères de sélection seront similaires à ceux de la situation de trésorerie avec en plus les choix : Montants : choix parmi Solde ou Encaissement / Décaissement (2 courbes). Réel / Prévisionnel : choix parmi Courbe unique ou Courbe distincte La présentation sera graphique et non chiffrée. 3.6 EDITIONS Analyse des écarts. 4 PARAMETRAGE WORKFLOW Ajout d un type d évènement Trésorerie. Ce type d évènement sera associé à un nombre de jours, un seuil et à des utilisateurs. A la périodicité indiquée si le solde prévisionnel d une domiciliation à j plus le nombre de jour indiqué est inférieur au seuil paramétré, un message sera envoyé aux utilisateurs paramétrés. 5 SAISIE Dans le module Saisie de pièces, - ajout de la zone Domiciliation prévisionnelle dans l écran Détails lettrables lorsque la combinaison compte/libellé abrégé est paramétré comme compte prévisionnel. La zone est initialisée par défaut avec la valeur issue du paramétrage. - ajout de la zone Moyen de paiement dans la fenêtre Info complémentaires lorsque le compte associé au mouvement gère le rapprochement bancaire. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 26/28

27 6 PAIEMENTS AUTOMATIQUES FOURNISSEURS (PAF) En option, un Workflow de validation des paiements sera proposé. Dans ce cas l accès au bouton «Edition» ne sera possible qu après validation via le Workflow. L utilisateur quand il jugera que son PAF est prêt devra cliquer sur le bouton «Edition», un message lui demandera confirmation de la demande de validation. La demande sera alors mise à disposition dans le Workflow de validation et un mail sera envoyé au premier utilisateur de la chaîne de validation. La demande ne sera plus modifiable dans la compta. Une validation de type validation par montant sera paramétrable. L utilisateur pourra consulter les demandes et le détail des paiements à effectuer : les pièces jointes seront consultables (accès à la facture). L utilisateur pourra valider globalement ou individuellement les paiements. En cas de refus un motif de refus sera à indiquer ainsi qu un commentaire. En cas de refus sur une demande, l utilisateur pourra renvoyer la demande à la compta. Un mail préviendra le comptable qui a créé la demande de PAF du refus accompagné d un état explicatif. Le comptable pourra alors corriger sa demande (seuls les éléments refusés seront accessibles) et pourra la renvoyer dans le workflow. Après validation du dernier utilisateur de la chaîne de validation, un mail sera envoyé au comptable pour l en informer. Il pourra alors poursuivre son traitement. Si un transfert de fichier est prévu, un mail sera envoyé automatiquement aux utilisateurs pouvant avoir accès au fichier. La demande sera alors bloquée. La demande sera à nouveau présente dans le Workflow pour validation de la réception du fichier. En cas d anomalie un motif sera demandé. Un mail sera envoyé au comptable pour qu il puisse regénérer le fichier. Après validation de la réception du fichier, un niveau Validation de l envoi sera proposé. Après la validation de l envoi, un mail sera envoyé au comptable afin qu il puisse procéder à la comptabilisation de la demande. Après comptabilisation un mail informera les utilisateurs paramétrés des numéros de pièces générées. La chaîne de validation ayant permis de générer le paiement sera consultable sur le mouvement bancaire (contrepartie) des pièces générées. Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 27/28

28 Comptable Demande PAF Contrôle Mail Refus Clic sur le bouton «Edition» Trésorier Workflow 1 er valideur Validation DAF Mail Validation Workflow Valideur n Déblocage du bouton Edition Comptable Demande PAF Edition Génération du fichier bancaire Anomalie Demande PAF Transfert fichier Trésorier Workflow Validation réception fichier Validation Trésorier Workflow Validation envoi fichier Mail Déblocage du bouton Comptabiliser Comptable Demande PAF Comptabilisation Trésorier Mail Finance TOTALINFO GESTION DE TRESORERIE Page 28/28