Votre Infrastructure est-elle? La gestion de contenus d entreprise. mieux structurée et connectée

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1 Votre Infrastructure est-elle? La gestion de contenus d entreprise mieux structurée et connectée

2 Tous les contenus d entreprise à portée de main Aujourd hui, au sein de toutes les organisations, l information nous parvient sous diverses formes. Aux écrits traditionnels (courriers, notes internes, formulaires et documents divers) se sont ajoutées des informations structurées : données traitées au travers de bases, de logiciels, de progiciels, de tableurs, etc. Depuis quelques années, la communication électronique et le multimédia ont déposé une nouvelle couche de «sédiments numériques» : pages Web, courriers électroniques, images ou schémas. Quelles en sont les conséquences pour les employés du secteur privé et les agents du secteur public? Le risque est d être confronté au morcellement dans leur travail quotidien mais aussi de perdre du temps à réunir les contenus nécessaires à la réalisation de leurs missions. Dans le cas du traitement d un dossier client ou d une procédure légale, plusieurs intervenants doivent recourir successivement à des informations de natures diverses, stockées en partie sur des postes de travail et en partie sur des serveurs. Dès lors, comment éviter qu une pièce du dossier introuvable ou qu une procédure mal définie ne vienne «gripper» toute la machine? En assistant les collaborateurs à l aide de systèmes informatiques de gestion des contenus d entreprise (Enterprise Content Management).

3 Une approche globale des contenus Cinq domaines fonctionnels sont englobés par cette appellation : 1. La gestion électronique des documents (GED), 2. L archivage légal de documents électroniques et la mise en conformité, 3. La recherche d informations ou de compétences, 4. Les flux de traitement (workflow) et les formulaires, 5. La publication de contenus en ligne. Face à une vision classique de stations informatiques dédiées à la gestion des contenus d entreprise, Microsoft propose une approche simple et intégrée au poste de travail et au système d information, qui connecte les personnes, les données et les processus, en respectant des règles d accès et de sécurité. Des bénéfices multiples Les utilisateurs disposent de logiciels dont les interfaces leur sont familières (Microsoft Office, navigateur Web). Ils prennent ces outils en main rapidement, gagnant en confort et en efficacité. De leur côté, les services informatiques utilisent des technologies connues et maîtrisées, en phase de déploiement puis de maintenance. Plus globalement, les organisations étendent les possibilités de travail et l efficacité tout en automatisant leurs procédures. «Microsoft propose une approche simple et efficace. Intégrée au poste de travail comme au système d information, cette démarche consiste à connecter les collaborateurs, les données et les processus». L Enterprise Content Management constitue non seulement une part essentielle des processus d entreprise, mais aussi l une des clés importantes de leur réussite. Erin Raynaud, directeur de produits Office system, Microsoft France En résumé Jusqu à présent, la gestion des contenus d entreprise peinait à se généraliser, principalement en raison du coût élevé et de la complexité des logiciels spécifiques à mettre en oeuvre. Aujourd hui, Microsoft démocratise ces outils en termes de coûts de déploiement, de mise en œuvre (en les intégrant avec la gamme Office system) et de simplicité d utilisation grâce à des interfaces familières pour les employés du secteur privé comme du service public (Microsoft Office, navigateur web).

4 Des contenus structurant dans l activité des organisations Un cadre réglementaire de plus en plus strict Ces dernières années, le législateur a durci les règles encadrant l activité économique, suite à des scandales financiers (malversations comptables d entreprises cotées) ou de santé publique. De fait, la circulation de l information et des données impliquent fréquemment l enregistrement des opérations effectuées à chaque étape du traitement d un document. La justice peut en effet effectuer un contrôle a posteriori de ces données et exiger d une entreprise ou d une administration qu elle fournisse les éléments de traçabilité nécessaires. Une volonté d optimisation Les organisations ont également tout intérêt à mieux gérer leurs contenus dans l optique d une plus grande efficacité commerciale et d une meilleure qualité de service. Ainsi, il est judicieux de faciliter la recherche d informations au sein des différentes sources de l entreprise, et de créer des répertoires communs par projet, par service ou par dossier client, en fournissant une vue centralisée de ces différents espaces de collaboration. D autres pistes sont à explorer en vue d améliorer la gestion des contenus numériques : le traitement automatisé des formulaires, l archivage centralisé de contenus clés (contrats, documentations, courriers électroniques actant une décision), la visualisation des compétences des collaborateurs sous la forme de réseaux sociaux ou encore la mise en ligne de documents sur un réseau public (Internet, intranet, extranet ou blog professionnel).

5 Facteurs de succès Faciliter l usage L adoption de nouvelles méthodes de travail ou de nouvelles technologies bute sur la difficulté des utilisateurs à s approprier l interface informatique. La gestion des contenus ne déroge pas à cette règle. La façon la plus efficace de faciliter cette prise en main consiste à préserver les habitudes de travail des employés ou des agents, en leur donnant accès aux outils de gestion des contenus à travers un navigateur Web, un traitement de texte ou une messagerie électronique standard. S adapter aux spécificités La gestion des contenus demande de la souplesse afin que les processus et les technologies mis en place correspondent aux métiers concernés et à l organisation de l entreprise ou de l administration. Les outils de gestion de contenu, historiquement utilisés par des experts, tendent à se généraliser dans toute l entreprise grâce à des nouvelles solutions permettant une mise en œuvre plus rapide et une appropriation simple pour les collaborateurs ; tout ceci grâce à l intégration de ces outils dans l environnement de travail existant ainsi que la prise en compte globale du système d information de l entreprise. ECM : quels sont les écueils habituels? Déploiement réservé à certains départements Faible adoption utilisateur Coûts importants de déploiement et de maintenance Lenteur du retour sur investissement

6 Les logiciels Microsoft pour la gestion des contenus d entreprise Microsoft Office SharePoint Server 2007 : pivot d une gestion efficace de tous types de contenus Office SharePoint Server 2007 constitue le socle technologique sur lequel reposent les fonctions de gestion de contenu pour l entreprise : gestion électronique de documents (création, suivi, gestion du cycle de vie, publication ) ; stockage, archivage légal et rétention du contenu ; recherche ; automatisation des flux (workflow) ; publication en ligne. Tous ces services prennent en compte les aspects liés à la sécurité, afin de contrôler l accès à l information par utilisateur, par fonction ou par service, tout en garantissant une pérennité de l information. Gestion électronique des documents À chaque étape de la vie des documents (création, modification, validation, publication ou partage), Office SharePoint Server 2007 fournit des règles et des bibliothèques documentaires centralisées afin d assurer la gestion et la traçabilité des documents. En termes d indexation et d organisation des contenus, Microsoft propose un service centralisé qui relie les contenus issus de différentes sources, aux collaborateurs de l entreprise. Windows SharePoint Services facilite ensuite le partage et la validation des documents : chaque contributeur dispose de droits d accès distincts pour enrichir les informations réunies dans un espace de travail collaboratif. Ce dernier associe à la gestion documentaire «classique» des outils d échange tels que les blogs, les wikis, le partage de contacts, de calendriers, d événements.

7 Recherche d informations Fondé sur les algorithmes de recherche développés par les laboratoires de Microsoft, le moteur de recherche intégré dans les technologies SharePoint est capable d indexer de multiples sources de contenu : Internet, messageries électroniques, espaces de travail Windows SharePoint Services, documents électroniques, progiciels de gestion, bases de données clients, fichiers textes, images À ces données structurées et non structurées, le moteur autorise l ajout des contenus concernant l un des capitaux essentiels de l entreprise : le collaborateur. Il aide en effet à créer et à explorer les réseaux sociaux, afin d identifier des compétences ou des experts. Archivage et respect du cadre réglementaire Associé aux bibliothèques documentaires gérées par les technologies SharePoint, un système d enregistrement des événements autorise un audit ultérieur si nécessaire : quand un document a-t-il été visualisé, modifié, diffusé, imprimé, et par qui? Concernant les droits d accès, Office SharePoint Server 2007 propose, en plus d une gestion fine des droits utilisateurs sur les documents, un outil de gestion des droits numériques (Information Right Management) couplé au serveur Windows Right Management Server. L ensemble s assure que les droits et la confidentialité des documents sont bien respectés. Selon les autorisations dont ils disposent, les utilisateurs seront en mesure ou non d accéder aux documents, en lecture ou en écriture. Flux de traitement automatisés et formulaires Grâce aux outils de workflow intégrés aux technologies SharePoint et à la gamme Office 2007, les organisations sont en mesure de construire rapidement des tâches automatisées et des flux de traitement autour de leurs documents et formulaires. Ils se créent aisément à l aide d Office SharePoint Designer 2007 ou de Visual Studio. Office SharePoint Server 2007 et Office Forms Server 2007 mettent à disposition des collaborateurs des «formulaires métiers» en ligne. Les formulaires sont accessibles via un navigateur Web. Associés ou non à des workflows, ils servent à alimenter des progiciels de gestion ou des bases de données clients Pour faciliter leur construction, il est possible d importer et d enrichir dans Office InfoPath 2007 des modèles issus d Office Word ou Excel. Publication de contenus sur le Web Office SharePoint Server 2007 intègre un outil de construction et d alimentation de sites Web. Un collaborateur est ainsi en mesure, de mettre en ligne des contenus et de gérer leur mise à jour. Il peut s assurer de leur publication sur les différents sites de l entreprise (Web, Intranet, Extranet ) en respectant des modèles adaptés aux différentes audiences. Enfin, il permet de prendre en charge des sites publiés en plusieurs langues et leurs processus de publication.

8 Des partenaires spécialisés L offre de Microsoft bénéficie de technologies complémentaires développées par des spécialistes dans les domaines suivants : Imagerie et reconnaissance de caractères Classification d éléments et de métadonnées à l échelle de l organisation Archivage de longue durée, archivage des messages électroniques Intégration de contenus tiers dans SharePoint Server 2007 Gestion d images numériques (vidéos, multimédia) Solutions spécifiques pour les administrations, les cabinets juridiques, les sociétés financières, etc. Pour aller plus loin Sites Web : Gestion des contenus : Office SharePoint Server 2007 : Interactions avec les postes de travail : Contact Microsoft France : Benjamin Nathan, Chef de produit Office system bnathan@microsoft.com Microsoft France SAS au capital de , avenue du Québec Courtaboeuf Cedex 1 RCS Evry B MRM Worldwide 11/06 BROCHURE ECM Crédits 2006 Microsoft France - Rédaction : PLEON - Maquette : MRM