LES SPECIFICITES D UNE COMPTABILITE INFORMATISEE

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1 LES SPECIFICITES D UNE COMPTABILITE INFORMATISEE

2 Système classique : 1 ) Enregistrement des pièces comptables dans un seul livre-journal appelé JOURNAL GENERAL 2 ) Report des écritures dans un seul grand-livre appelé GRAND-LIVRE GENERAL 3 ) Elaboration de la BALANCE GENERALE 4 ) Elaboration des documents de synthèse : bilan, compte de résultat et annexe aux comptes. LA DIVISION DU JOURNAL EN JOURNAUX (OU JOURNAUX DIVISIONNAIRES) EXTRAIT DU PLAN COMPTABLE Article (extrait) Le livre-journal et le grand-livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l importance et les besoins de l entité l exigent. JOURNAL DES ACHATS : pour enregistrer toutes les factures reçues (achats de biens et de services) JOURNAL DES VENTES : pour enregistrer toutes les factures envoyées (ventes de biens et de services) JOURNAL DE BANQUE: pour tous les paiements par chèques, cartes ou virements bancaires (reçus ou émis) JOURNAL DE CAISSE : pour enregistrer tous les paiements en espèces (reçues ou versés) JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES (O.D.): pour enregistrer toutes les opérations qui ne concernent pas un autre journal Remarque: Tout comme le journal général, les journaux auxiliaires enregistrent des écritures équilibrées.

3 CAS DES OPERATIONS CONCERNANT PLUSIEURS JOURNAUX Il faut : - décomposer l écriture en deux opérations distinctes concernant des journaux différents - éventuellement utiliser le compte 580 "VIREMENTS INTERNES" (ce compte sera débité dans un journal auxiliaire et crédité dans l'autre, donc soldé après l'enregistrement complet de l'opération). Exemples : Le 09/02/N, paiement d une note de restaurant : 53 en espèces (facture n 148, pièce de caisse n 286) TICKET COMPTABLE N 1 TICKET COMPTABLE N 2 Journal : Achats Journal : Caisse Date : 09/02/N Date : 09/02/N 625 Facture n , Pièce de caisse 53, , n ,00 Dans le journal des achats est utilisé un compte de classe 6 (achats) alors que dans le journal de caisse doit forcément être utilisé le compte 530 CAISSE. C est le compte 401 FOURNISSEURS qui permet de faire le lien entre les deux tickets comptables. Une fois ces deux tickets comptables enregistrés, le compte 401, qui a été débité dans un ticket et crédité dans l autre, est donc soldé. Le 10/02/N, vente de marchandises à notre client qui paie comptant (chèque n , facture V6490) : 570. TICKET COMPTABLE N 3 TICKET COMPTABLE N 4 Journal : Ventes Journal : Banque Date : 10/02/N Date : 10/02/N 411 Facture 570, Chèque 570, n V , n ,00 Dans le journal des ventes est utilisé un compte de classe 7 (ventes) alors que dans le journal de banque doit forcément être utilisé le compte 512 BANQUES. C est le compte 411 CLIENTS qui permet de faire le lien entre les deux tickets comptables. Une fois ces deux tickets comptables enregistrés, le compte 411, qui a été débité dans un ticket et crédité dans l autre, est donc soldé.

4 Le 11/02/N, retrait de 100 de la banque pour alimenter la caisse. (chèque n , pièce de caisse n 287). TICKET COMPTABLE N 5 TICKET COMPTABLE N 6 Journal : Banque Journal : Caisse Date : 11/02/N Date : 11/02/N 580 Chèque 100, Pièce de caisse 100, n , n ,00 Dans le journal de banque est utilisé le compte 512 BANQUES alors que dans le journal de caisse est utilisé le compte 530 CAISSE. C est le compte 580 VIREMENTS INTERNES qui permet de faire le lien entre les deux tickets comptables. Une fois ces deux tickets comptables enregistrés, le compte 580, qui a été débité dans un ticket et crédité dans l autre, est donc soldé. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS AVEC LE LOGICIEL COMPTABLE La saisie des bordereaux ou des tickets comptables s'effectue dans des documents appelés BROUILLARDS. L entreprise utilise un brouillard différent pour chacun des journaux divisionnaires qu elle a créés. Les écritures saisies dans les brouillards sont provisoires et sont transférées au journal au moment de la clôture. Au moins une fois par mois, l entreprise effectue une CLOTURE PERIODIQUE : les écritures provisoires enregistrées dans les brouillards sont transférées dans les journaux correspondants et deviennent alors des écritures définitives. Les logiciels comptables permettent de réaliser d autres traitements utiles au gestionnaire, parmi lesquels : Le lettrage des comptes de tiers L édition d une balance âgée

5 Une comptabilité informatisée pourra donc être schématisée ainsi : Les enregistrements utiliseront les numéros de comptes individuels. les montant seront alors reportés automatiquement dans le compte individuel concerné et dans le compte collectif dont il dépend. BROUILLARDS JOURNAUX COMPTE COLLECTIF: compte regroupant les tiers de même nature. (Exemple: le compte 401 regroupe tous les fournisseurs, le compte 411 regroupe tous les clients) COMPTE INDIVIDUEL: compte qui concerne un tiers spécifique (Exemple: comptes , , ). On les appelle aussi des COMPTES. COMPTE GENERAL: compte qui n'est ni individuel, ni collectif (cas de la plupart des comptes) Le grand-livre global répertorie tous les comptes généraux et collectifs et indique le détail des opérations au débit et au crédit et le solde du compte. La balance globale répertorie les totaux au débit et au crédit de chaque compte ainsi que son solde (elle ne donne pas le détail des opérations) GRAND-LIVRE GLOBAL BALANCE GLOBALE GRANDS-LIVRES BALANCES Les grands-livres auxiliaires donnent le détail d'un compte collectif en le séparant en ses différents comptes auxiliaires Pour chaque compte auxiliaire, est indiqué le détail des opérations qui l'ont concerné pendant la période. Les balances auxiliaires (ou relevés nominatifs) donnent les totaux et les soldes des comptes individuels composant un compte collectif déterminé. Le total des soldes des comptes individuels donne le solde du compte collectif correspondant. BILAN COMPTE DE RESULTAT LA CLOTURE DES COMPTES Elle s'effectue en fin d'exercice et a pour conséquences de solder tous les comptes et de rouvrir les comptes de bilan pour l'exercice suivant. Cette opération est irréversible et les documents de synthèse (bilan et compte de résultat) doivent avoir été préalablement imprimés.