Capsule Word- Le publipostage

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1 Capsule Word- Le publipostage Table des matières Capsule Word- Le publipostage Tutoriels Fonctionnement... 2 a. La source de données... 3 b. Le document de base... 3 c. Les documents finalisés Effectuer un publipostage pour générer des lettres... 4 a. Le type de document à générer... 4 b. Choisir le document de base à utiliser... 5 c. Choisir la source de données... 5 d. Exemple d utilisation d une liste existante avec Excel... 6 e. Ajouter les champs réservés et les blocs d adresses... 7 f. Exemple d un bloc d adresse... 7 g. Exemple de correspondance des champs... 8 h. Exemple pour les autres éléments... 8 i. Exemple de résultat... 9 j. Aperçu du résultat de la fusion... 9 k. Fin de la fusion Les étiquettes Tutoriels

2 2. Fonctionnement La source de données, ex. un classeur Excel Le document de base : texte fixe et champs variables (réservés) Les documents finalisés F U S I O N Page 2 de 11

3 a. La source de données Les informations des destinataires sont regroupées dans une source de données. o Fichiers : Excel, Access, liste de contacts d Outlook Les colonnes représentent un type d information. Ex. : le nom, prénom Les lignes représentent les informations complètes d un destinataire. b. Le document de base C est le point de départ : une lettre, une enveloppe, une étiquette, un courriel C est un document séparé du résultat de la fusion Contient o Le contenu qui est identique dans chaque exemplaire. Ex. : la date, le corps du texte o Les champs réservés (entre ) pour les informations provenant de la source de données. Ex. : «Nom», «Prénom» c. Les documents finalisés C est le résultat de la fusion entre le document de base et les informations de la source de données. Des lettres, des courriels, des étiquettes Fichier différent du document de base. Page 3 de 11

4 3. Effectuer un publipostage pour générer des lettres Ouvrez un document Word vierge ou un document Word contenant une lettre typique. Onglet Publipostage -> bloc Démarrer la fusion et le publipostage -> icône Démarrer la fusion et le publipostage->cliquer sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas a. Le type de document à générer Choisir le type de document o Lettre o Courriel o Enveloppes o Étiquettes o Répertoire (liste sans saut de page) Pour cet exemple, nous choisirons une lettre. Cliquer sur Suivante : document de base (en bas de la fenêtre). Page 4 de 11

5 b. Choisir le document de base à utiliser Vous pouvez utiliser le document présentement ouvert, un modèle Word ou un autre document comme document de base. À cette étape, seul le contenu fixe, identique d un document à un autre doit être entré. Par exemple, vous pouvez écrire la date et le corps du texte dans le document courant. Cliquer sur Suivante : Sélection des destinataires (en bas de la fenêtre). c. Choisir la source de données Sélection des destinataires Utilisation d une liste existante o Un fichier Excel, Access ou même un tableau Word d un autre document. Sélection à partir des contacts Outlook o Permets d extraire les contacts Outlook Saisie d une nouvelle liste o Vous permet d entrer vos données dans un tableau. Le tableau est sauvegardé dans un fichier Access qui peut être réutilisé. Utilisation d une liste existante Parcourir o Permets de sélectionner le fichier contenant les données. Cliquer sur Suivante : Écriture de votre lettre (en bas de la fenêtre). Page 5 de 11

6 d. Exemple d utilisation d une liste existante avec Excel Choisir la feuille contenant vos données. Cocher la case à cocher «La première ligne» si votre première ligne de votre tableau Excel est une ligne de titre. Les options : Décocher les lignes que l on ne désire pas importer Trier les données par ordre alphabétique ou les filtrer Faire des recherches pour sélectionner certaines personnes (ex. provenant de Montréal, travaillant pour les ventes ). Page 6 de 11

7 e. Ajouter les champs réservés et les blocs d adresses Bloc d adresse (champs de fusion) o Bloc contenant généralement le titre, le prénom et le nom, l adresse Ligne de salutation o On peut choisir certains modèles tels que : M. Bourry Daniel Bourry Autres éléments o On peut insérer le contenu de n importe quel champ provenant de la source de données : Nom Client depuis Cliquer sur Suivante : Aperçu de vos lettres f. Exemple d un bloc d adresse Cliquer sur «Faire correspondre les champs» afin d aider le système à comprendre dans quelle colonne de votre source de données se trouve le nom, le prénom, l adresse, le code postal (voir l image sur l autre page) 2. Choisissez le format pour afficher le nom du destinataire. 3. Cocher la case afin que l adresse postale soit ajoutée au bloc. 6 Page 7 de 11

8 4. Vérifier que le format affiché est correct. 5. Naviguer d un champ à un autre afin de vérifier que tout est à votre goût. 6. Cliquer sur OK pour insérer le bloc. g. Exemple de correspondance des champs 1 2 Vous devez faire correspondre le type d information de gauche avec les titres de vos colonnes de votre source de données à droite. 1. À gauche se trouve le type d information que le système de fusion peut utiliser pour un bloc d adresse. 2. À droite se trouvent des listes déroulantes contenant le nom des titres des colonnes extraites de votre source de données. h. Exemple pour les autres éléments Choisir «Champs de base de données» afin de voir le nom des titres des colonnes extraites de votre source de données. Choisir le champ désiré dans la liste. Cliquer sur «Insérer» Page 8 de 11

9 i. Exemple de résultat j. Aperçu du résultat de la fusion Aperçu de vos lettres Vous pouvez naviguer d une lettre à une autre et voir le résultat. Modifications Modifier la liste de destinataires o Permets de faire réapparaître la fenêtre permettant de trier, filtrer, rechercher ou sélectionner des lignes de la source de données. Exclure ce destinataire o Permets d exclure le destinataire que l on voit à l écran Cliquer sur Suivante : fin de la fusion. Page 9 de 11

10 k. Fin de la fusion Imprimer o Imprimera chacune des lettres sur des pages différentes. Modifier les lettres individuelles o Affiche dans un nouveau document les lettres avec des sauts de page entre chaque destinataire. Il sera possible de sauvegarder et de modifier ce nouveau document. ATTENTION : le document de base et le résultat de la fusion sont deux documents différents! Page 10 de 11

11 4. Les étiquettes Onglet Publipostage -> bloc Créer -> cliquer sur Étiquettes Cliquer sur le bouton Options 2. Choisir le fournisseur d étiquettes (ex. : Avery US letter) 3. Choisir le modèle d étiquette et cliquer sur OK. Si vous n avez pas de modèle, cliquer sur le bouton «Nouvelle étiquette» et entrer les informations. 4. Choisissez si vous désirez imprimer une ou plusieurs étiquettes. Si vous choisissez une étiquette, indiquez la position sur la feuille. 5. Si au point 4 vous avez choisi : a. Page d étiquettes identiques : vider la section (5) b. Une seule étiquette : entrer les informations à imprimer sur l étiquette dans la section (5). 6. Vous pouvez soit imprimer les étiquettes ou choisir de générer un nouveau document. Exercice: à partir de la liste Excel données, faites imprimer le nom et l'adresse de toutes les personnes sur des étiquettes Avery #27881 (format lettre). Page 11 de 11