APLON FRANCE. GéDéON Comptabilité. GéDéON Comptabilité

Transcription

1 APLON FRANCE GéDéON Comptabilité GéDéON Comptabilité

2 INTRODUCTION MISE A JOUR LE 01/04/2004 INTRODUCTION GENERALE GéDéOn compta est le logiciel Aplon pour le traitement de la comptabilité simplifiée des écoles. Il s'adresse à de petites et moyennes structures scolaires. Ce logiciel peut être utilisé de façon autonome ou en lien avec l'application Cloée (Gestion des élèves et de la comptabilité famille). Bien que simplifié, il comporte toutes les fonctions de base d'une comptabilité classique adaptée aux écoles. Il va de la simple saisie des écritures jusqu'à l'édition du bilan et la clôture de l'exercice. GéDéOn intègre deux méthodes de démarrage de la gestion comptable. 1 - Pour une comptabilité toute nouvelle, il fournit un ensemble de données prêtes à l'emploi : un plan comptable standard, le bilan pré-paramétré aux normes FNOGEC 2 - GéDéOn sait reprendre toutes les données d'une comptabilité existante sous Progress ou sous Sage 500. GéDéOn est un logiciel évolué. Il intègre les outils classiques de sauvegarde et restauration, ainsi que les procédures de mise à jour automatique et de télémaintenance via internet. Gédéon Comptabilité

3 SOMMAIRE MISE A JOUR LE 01/04/2004 A SAVOIR Utilisation des touches Ctrl et Shift. Intro - 1 SYNOPTIQUE Les 3 étapes de la mise en œuvre de GéDéOn. Intro - 2 PREPARATION INITIALISATION Première utilisation de GéDéOn... I -1 Page d accueil de GéDéOn... I -2 Démarrer avec GEDEON Démarrer avec le standard GéDéOn... II -1 Récupérer un historique PROGRESS... II -2 Récupérer un historique SAGE... II -4 LE MENU FICHIER - LES PARAMETRAGES D AJUSTEMENT Paramétrage...III -1 Nature de compte...iii -3 Comptes...III -4 Journaux...III -7 Centres analytiques... III-9 Clés analytiques en saisie... III-10 Clés en édition (Budget et compte de résultat)... III-11 Clients... III-12 Fournisseurs... III-14 Gédéon Comptabilité

4 SOMMAIRE MISE A JOUR LE 01/04/2004 EXPLOITATION La SAISIE Généralités sur la saisie... IV -1 Saisie compta générale (sans analytique)... IV -3 Saisie compta générale (avec analytique)... IV -6 Relevés bancaires : la saisie... IV -7 Relevés bancaires : les recherches... IV -9 Recherche et modifications groupées d écritures... IV-10 Lettrage automatique... IV-13 Le SUIVI COMPTA Consultations de comptes Modification d écritures - Editions d extrait de compte... V > Avec lettrage manuel... V > Avec rapprochement bancaire... V > Avec ventilations analytiques... V -5 Consultations des journaux Edition d extrait de journal... V -6 Edition de la balance générale... V -7 Edition de la balance tierce... V - 9 Edition des journaux... V-11 Edition du grand livre général... V-12 Edition des balances analytiques... V-13 Edition du grand livre analytique... V-15 Les ETATS FINANCIERS LE BUDGET Paramétrage du bilan... VI -1 Edition du bilan... VI -6 Paramétrage du compte de résultat... VI -8 Edition du compte de résultat... VI -12 Budget - généralités... VII -1 Table de répartition... VII -2 Grille... VII -3 Format d édition... VII -5 Saisie Budget... VII -6 Editions... VII -8 Gédéon Comptabilité

5 SOMMAIRE MISE A JOUR LE 01/04/2004 La CLOTURE Ouvrir/fermer une période... VIII -1 La procédure de clôture d exercice... VIII -2 L édition des à nouveaux... VIII -4 Compactage des écritures... VIII -5 Les TRAITEMENTS Importation Paie Aplon... IX -1 Importation des immobilisations... IX -2 Exportation vers Sage... IX -3 La SECURITE et la MAINTENANCE Sauvegarde... X -1 Récupération... X -2 Mise à jour par Intenet... X -3 Télémaintenance... X -4 Gédéon Comptabilité

6 SOMMAIRE MISE A JOUR LE 01/04/2004 LES ANNEXES Utilisation du filtre de sélection... Annexe 1 Liste fichier Nature de compte... Annexe 2 compte... Annexe 3 journaux... Annexe 4 Centres analytiques... Annexe 5 Clés analytiques en saisie (Clé de répartition)... Annexe 6 Clés analytiques en édition (Budget, CDR)... Annexe 7 Clients (familles) Liste et Etiquettes... Annexe 8 Fournisseurs (Liste et compte privilégiés)... Annexe 9 Balance analytique et grand livre Analytique... Annexe 10 Balance générale / Balance famille... Annexe 11 Grand livre général... Annexe 12 Edition d un journal... Annexe 13 FICHES PRODUITS Comment faire du lettrage... Fiche 1 Gédéon Comptabilité

7 A SAVOIR MISE A JOUR LE 01/04/2004 UTILISATION DES TOUCHES CTRL ET SHIFT Cette touche vous permet de sélectionner plusieurs lignes consécutives. Sélectionnez la première ligne. Pour cela, positionnez vous sur le carré marron devant la ligne et cliquez sur le bouton gauche de la souris : Cette touche vous permet de sélectionner plusieurs lignes non consécutives. Sélectionnez la première ligne. Pour cela, positionnez vous sur le carré marron devant la ligne et cliquez sur le bouton gauche de la souris : Enfoncez la touche SHIFT du clavier. Sélectionnez la dernière ligne de la même manière que vous avez sélectionné la première EN MAINTENANT LA TOUCHE SHIFT ENFONCEE. Toutes les lignes sont sélectionnées : Enfoncez la touche CTRL du clavier. Sélectionnez une à une les différentes lignes à sélectionner EN MAINTENANT LA TOUCHE CTRL ENFONCEE. Les lignes sont alors sélectionnées : Si vous avez sélectionné une ligne non désirée, vous pouvez recliquer sur cette ligne EN MAINTENANT LA TOUCHE CTRL ENFONCEE, celle-ci sera alors désactivée. Gédéon Comptabilité Page Intro - 1

8 SYNOPTIQUE MISE A JOUR LE 01/04/2004 La mise en exploitation du logiciel GéDéOn passe par trois grandes étapes : la première, dite étape d'initialisation, démarre à la suite de l'installation des programmes. la deuxième étape consiste à choisir entre les trois options de démarrage du logiciel et à procéder à la mise en place des paramètres de la comptabilité. la troisième étape est l'exploitation régulière du logiciel ETAPE 1 - initialisation GEDEON initialisation Cf Gédéon Initialisation page I ETAPE 2 - paramétrage Accueil Gédéon Page I2 GEDEON STANDARD Paramètres de base GEDEON PROGRESS La comptabilité est issue de Progress GEDEON SAGE La comptabilité est issue de Sage 500 Cf Gédéon Standard p. II-1 Cf Gédéon Progress p. II-2 Cf Gédéon Sage p. II-4 GEDEON MENU FICHIER - Paramétrages d ajustement Cf Gédéon Menu Fichier p. III ETAPE 3 exploitation, suivi compta Saisie des écritures Exploitation comptable Les états financiers et budgétaires Clôtures Traitements Cf Gédéon Saisie p. IV-1 Cf Gédéon Suivi Compta p.v-1 Cf Gédéon Finance Budget p. VI-1 et VII-1 Cf Gédéon Clôture p. VIII-1 Cf Gédéon Traitement p. IX-1 Gédéon Comptabilité Page Intro -2

9 INITIALISATION MISE A JOUR LE 01/04/2004 INITIALISATION Première utilisation de GéDéOn... I -1 Page d accueil de GéDéOn... I -2 Gédéon Comptabilité Page I- 0

10 INITIALISATION MISE A JOUR LE 01/04/2004 Au premier lancement de GéDéOn, l écran ci-dessous apparaît. Cliquer sur l option Gédéon est ma comptabilité. La fenêtre suivante apparaît ensuite : Les zones en gras sur le masque écran, sont à renseigner obligatoirement. Indiquer le code rectoral et les coordonnées de l établissement. Il n est pas utile de renseigner ces zones Une période s affiche par défaut pour l exercice comptable en cours. Il est possible de changer les dates avec une durée maximale de 24 mois. Modifiez la devise pour un établissement situé en Afrique ou au Moyen Orient. Pour permettre les traitements analytiques, il faut choisir un nombre d axes différent de zéro. Le logiciel peut gérer jusqu à 4 axes analytiques indépendants: Secteur, gestion, analytique 3 et analytique 4. Renseignez un mot de passe administrateur et un mot de passe utilisateur. Validez les données saisies en cliquant sur ce bouton. Si tout est correct, la fenêtre suivante apparaît : Gédéon Comptabilité Page I- 1

11 INITIALISATION MISE A JOUR LE 01/04/2004 Lancement du logiciel GéDéOn Pour lancer l application Gédéon, cliquer deux fois sur l icône suivante : La fenêtre ci dessous apparaît. Saisir le mot de passe qui a été choisi au premier lancement de Gédéon et valider. (Administrateur ou Utilisateur simple). Deux types de connections sont possible avec GéDéOn : 1 - L administrateur qui va pouvoir changer à la fois les mots de passe, les divers paramétrages du logiciel, et modifier toutes les écritures de comptabilité générale et les ventilations analytiques. 2 Un utilisateur classique qui ne pourra faire que la saisie, consulter et imprimer. Après authentification du mot de passe par Gédéon, l écran d accueil ci-dessous s affiche : Barre d icônes pour accéder directement aux fonctions de GéDéOn. Les accès par la barre des menus offrent des fonctions supplémentaires. Les comptes de trésorerie Les comptes de résultat (charges et produits). Si le budget est géré, les colonnes budgété, réalisé et écart sont affichées. Noter que les montants affichés sont calculés en fonction du paramétrage du tableau de compte de résultat (dans le menu Etat Financier _ Compte de résultat_ Paramétrage). Il faut noter que le titre de ce tableau apparaîtra en ROUGE si le compte de résultat est faux. Les créances des familles cumulées par compte collectif. Les dettes fournisseurs cumulées par compte collectif. Les données de la page d accueil ne sont pas calculées de façon dynamique. Il faut cliquer sur ce bouton pour les actualiser. La date de la dernière actualisation est affichée. Gédéon Comptabilité Page I -2

12 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 Démarrer avec GEDEON Démarrer avec le standard GéDéOn... II 1 Récupérer un historique PROGRESS... II 2 Récupérer un historique SAGE... II -4 Gédéon Comptabilité Page II- 0

13 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 Après installation du logiciel et le premier accès étant fait, trois possibilités sont offertes pour démarrer la comptabilité avec GéDéOn. 1 - GéDéOn standard par défaut, avec plan comptable et bilan. 2 - GéDéOn récupère les données comptables depuis Progress. 3 - GéDéOn récupère les données comptables depuis Sage 500 Pack. I GEDEON EN STANDARD Dans ce standard, GéDéOn génère automatiquement un plan comptable général et analytique, une liste de nature de compte, et les lignes de bilan prêtes à l emploi. Le plan comptable standard correspond à celui élaboré par la FNOGEC. Il est modifiable pour l adapter au besoin spécifique de l Ecole. Que reste t il à faire obligatoirement : 1 - Il faut compléter le paramétrage du dossier comptable (Voir documentation page III -1). Onglet Divers les champs de la clôture, et si besoin, la coche du champ Utilisation des tables de répartition mensuelle du budget (option budget). 2 - Si l option analytique est validée pour l Ecole, alors il faut créer les centres et clés analytiques (Voir documentation page III -9 et III -10). 3 - Dans le plan comptable, il faut préciser le paramétrage des comptes collectifs clients et fournisseurs et leur affecter les types de tiers (Voir documentation page III -5). Si l option analytique est validée pour l Ecole, il faut affecter les centres et clés analytiques sur les comptes de charges et produits. 4 - Il faut créer les journaux (Voir documentation page III -7). 5 - Il faut créer les clients (Voir documentation page III -12). Si le logiciel Cloée est utilisé dans l Ecole et qu il est paramétré de la façon suivante : l option comptes distincts est cochée le type de tiers et le compte familles sont les mêmes que sous Gédéon, la création des clients n est pas à faire. Les familles seront créées automatiquement lorsqu on accèdera à Gédéon. 6 - Il faut créer les fournisseurs, si besoin (Voir documentation page III -14). Gédéon Comptabilité Page II - 1

14 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 II GEDEON RECUPERE UN DOSSIER COMPTA PROGRESS La comptabilité était tenue anciennement sous Progress. Il existe un procédurier de migration de cette comptabilité (disponible dans les centres Aplon). Il faut rigoureusement respecter ce procédurier, et particulièrement les conditions d équilibre comptable au départ, dans Progress. REMARQUE : Ce traitement de transfert des données comptables de Progress vers GéDéOn est à faire par le centre Aplon. Il doit être fait avant toute saisie d écriture dans GéDéOn. IMPORTANT : Ce qu il faut faire avant de commencer l intégration des données Progress : Dans paramétrage du dossier, mettre à jour les dates d exercices (Voir documentation page III -1). Si l analytique existait déjà sous Progress, alors renseigner le champ Axes analytiques sur l onglet Saisie (Voir documentation page III -1). Indiquer le même nombre d axes que sous Progress, compte non tenu de l axe 1 (Nature). Pour accéder au module d intégration des données : A partir de l écran d accueil principal (voir documentation page I -2), aller dans le menu Traitement et cliquer sur Importation données Progress. Au préalable, les donnés de Progress ont été extraites avec l outil approprié (o0cptsag) et les fichiers sont copiés sur le support de votre choix. Ce masque écran décrit les opérations à faire pour l intégration de Progress Cliquer sur ce bouton, la fenêtre de recherche de ficher ci-dessous apparaît. Champ de recherche de l emplacement des fichiers Progress Il faut sélectionner au moins un fichier avec l extension.sag dans la liste Cliquer sur ce bouton pour continuer Dans la liste des types de tiers, cliquer sur chaque ligne : une liste de compte collectif apparaît. Sélectionner le compte collectif qui doit être associé au type de tiers. Gédéon Comptabilité Page II - 2

15 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 Sur les lignes, cocher uniquement les clients Cliquer pour lancer l intégration des données dans GéDéOn. Cliquer Oui pour démarrer. Ce traitement ne doit pas être interrompu, sinon il faudra repartir d une base vide GéDéOn. Que reste t il à faire après l intégration de Progress : 1 Tout d abord s assurer que le transfert des données s est bien déroulé. Editer la balance générale, le grand livre et les journaux pour comparaison avec les mêmes documents édités préalablement sous Progress. 2 Compléter le paramétrage du dossier comptable (Voir documentation page III -1) : Onglet Divers les champs de la clôture, et si besoin, la coche du champ Utilisation des tables de répartition mensuelle du budget (option budget). 3 Faire les affectations au bilan soit à partir du plan comptable (Voir documentation page III -5) soit dans le module Etat Financier. 4 Mettre à jour les paramètres de contrepartie des journaux de trésorerie, et les compteurs de pièces (Voir documentation page III -7). 5 Mettre à jour les champs Appellation pour les clients (Voir documentation page III -12). Gédéon récupère la liste des Appellations à partir du logiciel Cloée si ce dernier est utilisé dans l Ecole. 6 Saisir, si besoin, les comptes privilégiés des fournisseurs (Voir documentation page III -14). Gédéon Comptabilité Page II - 3

16 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 III GEDEON RECUPERE UN DOSSIER COMPTA SAGE 500 PACK La comptabilité était tenue anciennement sous Sage. Il faut rigoureusement s assurer des conditions d équilibre comptable au départ depuis Sage. REMARQUE : Ce traitement de transfert des données comptables de Sage vers GéDéOn est à faire par le centre Aplon. Il doit être fait avant toute saisie d écriture dans GéDéOn. IMPORTANT : Ce qu il faut faire avant de commencer l intégration des données Sage : Dans paramétrage du dossier, mettre à jour les dates d exercices (Voir documentation page III -1) et vérifier l option équilibre par jour Si l analytique existait déjà sous Sage, alors renseigner le champ Axes analytiques sur l onglet Saisie (Voir documentation page III -1). Indiquer le même nombre d axes que sous Sage. Pour accéder au module d intégration des données : A partir de l écran d accueil principal (voir documentation page I -2), aller dans le menu Traitement et cliquer sur Importation données Sage. Ce masque écran décrit les opérations à faire pour l intégration de Sage Dans la liste des dossiers compta Sage, cliquer sur la ligne pour sélectionner le bon dossier à transférer dans GéDéOn Cliquer pour lancer l intégration des données dans GéDéOn. Cliquer Oui pour démarrer. Ce traitement ne doit pas être interrompu, sinon il faudra repartir dune base vide GéDéOn. Gédéon Comptabilité Page II - 4

17 DEMARRER AVEC GEDEON MISE A JOUR LE 01/04/2004 Que reste t il à faire après l intégration de Sage : 1 Tout d abord s assurer que le transfert des données s est bien déroulé. Editer la balance générale, le grand livre et les journaux pour comparaison avec les mêmes documents édités préalablement sous Sage. 2 Il faut compléter le paramétrage du dossier comptable (Voir documentation page III -1) : Onglet Divers les champs de la clôture, et si besoin, la coche du champ Utilisation des tables de répartition mensuelle du budget (option budget). 3 Il faut faire les affectations au bilan soit à partir du plan comptable (Voir documentation page III -5) soit dans le module Etat Financier. 4 Il faut mettre à jour les champs Appellation pour les clients (Voir documentation page III -12). Gédéon récupère la liste des Appellations à partir du logiciel Cloée si ce dernier est utilisé dans l Ecole. 5 Il faut saisir, si besoin, les comptes privilégiés des fournisseurs (Voir documentation page III -12). Gédéon Comptabilité Page II - 5

18 MENU FICHIER - PARAMETRAGE D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 01/04/2004 MENU FICHIER LES PARAMETRAGES D AJUSTEMENT Paramétrage... III 1 Nature de compte... III 3 Comptes... III 4 Journaux... III 7 Centres analytiques... III-9 Clés analytiques en saisie... III-10 Clés en édition (Budget et compte de résultat)... III-11 Clients... III-12 Fournisseurs... III-14 Gédéon Comptabilité Page III - 0

19 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 I Paramétrage POUR ACCEDER AU MODULE DE PARAMETRAGE, CLIQUER SUR LE BOUTON FICHIER, PUIS PARAMETRAGE Ces masques écrans, déjà vus dans la phase d'initialisation, sont accessibles uniquement par l'administrateur. Onglet Ecole Onglet Saisie Pour ajouter le logo de l'ecole, cliquer sur ce bouton puis sélectionner votre fichier Image. Apporter des corrections si besoin. pour ajuster, à tout moment, la durée de l'exercice (24 mois maximum) Pour permettre les traitements analytiques, il faut choisir un nombre d axes différent de zéro. On peut modifier le nombre d'axe analytique à tout moment. Si des écritures sont déjà saisies, alors un traitement de mise à jour des écritures sur l exercice en cours se lance automatiquement. Cette coche indique que dans la saisie des écritures, l'équilibre débit/crédit devra être obtenu par date de saisie comptable. Voir exemple ci-dessous de l enregistrement d'une facture d'électricité : Avec la coche Sans la coche Au crédit du compte EDF : 500 le 15/01/04 Au crédit du compte EDF : 500 le 15/01/04 Au débit du compte : 500 obligatoirement le 15/01/04 Au débit du compte : 500 n importe quel jour du mois 01 et année 04 Gédéon Comptabilité Page III -1

20 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Onglet Divers La gestion de mots de passe détermine les niveaux d'accès à certains traitements. Seul l'administrateur a tous les droits. Les paramètres budget : Cette coche autorise l'accès à la gestion des tables de répartition mensuelle du budget. Cette fonctionnalité sera plus détaillée dans le chapitre budget Page VI -1. En général, seuls les comptes de charges et produits sont accessibles dans le module d'affectation du budget. Cette coche permet d effectuer par exemple, un budget de trésorerie ou d immobilisation. La page d accueil de Gédéon affiche un tableau de compte de résultat avec, en standard les colonnes Libellé et Réalisé. Sélectionner ici un code de saisie de budget pour obtenir une présentation plus complète de ce tableau avec, en plus, les colonnes Budgété et Ecart. Les paramètres de clôture d'exercice : Saisir ici le code du journal de clôture, les comptes d'affectation de résultat débiteur et créditeur. GéDéOn passera automatiquement le résultat sur le bon compte en fonction du sens du résultat. Ces paramètres doivent avoir été créés au préalable par le menu Fichier_Journal, et Fichier_Compte. Gédéon Comptabilité Page III -2

21 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 II NATURE DE COMPTE Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Nature de compte Les natures de compte constituent un critère de regroupement des comptes utilisés lors des éditions de balance et de grand livre. Elles ne sont pas indispensables. Elles permettent une lecture simplifiée des états comptables. Par exemple, les comptes (Contribution famille préscolaire) et (Contribution famille école) seront regroupés sous la nature 7061 (Participation famille : Enseignement). Elles sont créées, très simplement, à l'aide du masque ci-dessus, Cliquer sur le bouton 'Ajouter', saisir un code et un libellé, puis cliquer sur Valider. Leur codification est libre, mais par commodité, il est conseillé de s'appuyer sur les racines des numéros de comptes généraux de gestion. Une liste de natures de compte est proposée dans Gédéon standard. Les natures de compte peuvent provenir d'un transfert de la comptabilité Progress ou Sage vers GéDéOn. En compta analytique Progress, les natures de compte correspondent à l'axe 1, avec Sage elles correspondent à l axe 3. Les natures de compte sont affectées aux comptes dans le paramétrage du plan comptable par le menu Fichier_Comptes. Plusieurs comptes peuvent être regroupés sous la même nature. Ces regroupements se fondent sur une logique d'analyse de gestion. Gédéon Comptabilité Page III -3

22 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 III COMPTE Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Compte GéDéOn standard propose un plan comptable de base. Les affectations des comptes sur les lignes de bilan sont paramétrées d office. Le plan comptable peut être issu d un transfert de comptabilité Progress, ou Sage. Le paramétrage des natures de compte et des comptes collectifs provient de ce même transfert. Il faudra cependant, refaire toutes les affectations au bilan. Créer tous les comptes avec le masque écran ci-dessous. Les comptes de clôture et doivent être reportés dans les paramètres de clôture (Menu Fichier _ Paramétrage, aller sur l'onglet Divers). Masque de création de compte de bilan (sauf compte de classe 4) La barre des icônes : Pour ajouter un nouveau compte, cliquer sur le bouton ajouter. Pour modifier ou supprimer un compte, il faut d'abord faire la sélection au point n puis cliquer sur le bouton approprié. Un compte qui comporte des écritures ne peut pas être supprimé avant une durée de deux ans. Pour modifier l'ordre d'affichage de la liste des comptes, cliquer dans l'entête de colonne, respectivement sur compte ou sur libellé. Pour sélectionner un compte, saisir les premiers caractères du code ou du libellé, selon l'ordre d'affichage choisi. Remarque : Le masque écran à droite de la liste des comptes, change dynamiquement en fonction du type de compte sélectionné. Les mêmes paramètres ne sont pas requis pour tous les types de comptes. Pour les comptes de la classe 1 à la classe 3, on obtient le masque ci-dessus (champs no à) Gédéon Comptabilité Page III -4

23 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Le no de compte comporte 12 caractères. En création de compte, saisir les premiers chiffres du no de compte, GéDéOn complète avec des zéro. Cette coche autorise ou non l accès à un compte au moment de la saisie d écriture (Ouvert/Fermé). Elle permet de ne plus saisir par erreur, d écritures sur un compte, celui-ci ne pouvant être supprimé avant deux ans. Sélectionner une nature de compte. La nature de compte est un code permettant de regrouper des comptes comptables par type, pour des besoins d'analyse. Ces codes sont surtout utilisés dans les états analytiques. Ils sont créés dans le menu Fichier_Nature de Compte. L'affectation au bilan consiste à sélectionner pour le compte comptable une ligne de bilan dans une liste proposée. Il faut être en modification ou en création de compte. L affectation au bilan peut être faite plus rapidement dans le module de paramétrage du bilan Sa mise en pratique demande quelques connaissances comptables. Il est possible de saisir un commentaire sur le compte. Cette donnée n est pas exploitée pour le moment. Saisir un mot clé pour faciliter la recherche des comptes en saisie d écriture. Masque de paramétrage de compte collectif Paramétrage de compte de charge/produit Compléter le paramétrage des comptes collectifs en sélectionnant à la fois une ligne d'actif et une ligne de passif pour le bilan. Cette coche détermine si le compte est collectif. Un compte collectif n est pas accessible en saisie d écriture. Il faut cocher client ou fournisseur. Cette distinction est importante pour la suite des paramétrages. La création des comptes de familles et fournisseur se fait par le menu Fichier _ Client ou Fichier _ Fournisseur. Rappel: Si le logiciel Cloée est utilisé dans l'ecole, il alimente automatiquement la comptabilité Gédéon, par le transfert des comptes de famille. Gédéon Comptabilité Page III -5

24 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Saisir le type de tiers sur deux caractères de votre choix. Ce code permet : un regroupement des tiers Famille et Fournisseur. (en général, on utilise FA pour Famille et FR pour fournisseur). Ces paramètres sont définis dans le logiciel Cloée dans le menu (Fichier _ Paramètre) d associer les tiers aux comptes collectifs. Ces champs d'affectation analytique apparaissent uniquement pour les comptes de charges et produits si l'option 'Analytique' est validée pour l'ecole (Choix d'un nombre d'axes analytiques dans le Menu Fichier _ Paramétrage sur l'onglet Saisie). L'affectation se fait, soit axe par axe, soit selon une clé analytique Il est possible de saisir un commentaire sur le compte. Cette donnée n est pas exploitée pour le moment. Saisir un mot clé pour faciliter la recherche des comptes en saisie d écriture. Dans l'exemple ci dessus, deux centres analytiques ont été choisis (Secteur et Gestion). La création des centres analytiques et des clés analytiques se trouve dans le menu Fichier _ Centres analytiques (Voir dans cette documentation Page III -9 et III -10) En plus des boutons classiques 'Ajout', 'Modifier','Supprimer' et 'Quitter', il y a le bouton 'Ouvert/Fermé'. Ce bouton permet de modifier la case à cocher Ouvert/Fermé pour un ensemble de comptes. Il s agit uniquement de comptes qui n'ont pas eu d'écritures depuis plus de deux ans. Le grand intérêt de cette case à cocher est d éviter de saisir par erreur, des écritures sur un compte, celui-ci ne pouvant être supprimé avant deux ans. Cocher compte par compte ou cliquer sur le bouton 'Tout Ouvert' ou 'Tout Fermé' pour modifier l ensemble des comptes en une seule fois. Cliquer sur le bouton Valider pour conserver les modifications, sinon cliquer sur Annuler. Remarque : Au démarrage de la comptabilité, implicitement, tous les comptes sont déclarés ouverts. Gédéon Comptabilité Page III -6

25 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 IV JOURNAUX Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Journaux. GéDéOn ne contient pas de paramétrage standard de journaux. La création des journaux est donc obligatoire. Les journaux peuvent provenir d un transfert de Progress, ou de Sage. Un complément de paramétrage demeure nécessaire dans certains cas : 1 Pour permettre la contrepartie automatique des écritures de trésorerie 2 Pour permettre le suivi des pièces. Il faut créer le journal d'à-nouveaux et le reporter dans le paramétrage de clôture (Menu Fichier _ Paramétrage, aller sur l'onglet Divers). Le code journal est libre. Il identifie le journal. Le libellé du journal doit être le plus explicite possible Le champ contrepartie concerne les journaux de type trésorerie. Sa fonction est de permettre le passage automatique d'écritures de contrepartie. La contrepartie peut être passée soit en global soit en détail ligne par ligne. La sélection du compte de contrepartie se fait à partir de la liste. Seuls les comptes de trésorerie sont accessibles dans cette liste. Cette coche 'Contrepartie détaillée' est étroitement liée au champ. Avec la coche, le passage automatique de la contrepartie se fait en détail, c'est à dire que dans la séquence de saisie des écritures, GéDéOn va générer une ligne de contrepartie pour chaque mouvement. Sans la coche, le passage automatique de la contrepartie se fait en global. C'est à dire que dans la séquence de saisie des écritures, le cumul des crédits passe sur le débit du compte banque et le cumul des débits passe sur le crédit de la banque. Exemple Les écritures à passer Génération automatique de la contrepartie en banque A Avec la coche Sans la coche Famille1 : Règlement facture crédit 125 Au débit banque 125 Au débit banque 225 Famille2 : Règlement facture crédit 100 Au débit banque 100 Famille3 : facturation débit 70 Au crédit banque 70 Au crédit banque 150 Famille4 : facturation débit 80 Au crédit banque 80 Gédéon Comptabilité Page III -7

26 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Ce champ permet le suivi des pièces par journal. Il n'est pas obligatoire, mais il peut s'avérer intéressant pour certains contrôles comptables, ou même pour des classements de dossier. Il rend la saisie des écritures plus rigoureuse en obligeant l'équilibre des écritures par pièce et par jour. Dans ce champ, indiquer la valeur initiale du compteur de pièce. Ce compteur contient deux zones séparées par une barre '/' : 1 Pour la première zone, saisir une simple chaîne de 3 ou 4 caractères sans la barre. Exemple ACH pour achat, VTE pour vente; OD pour opération diverses, etc 2 La deuxième zone se crée automatiquement avec des zéros. C'est le compteur. Il va s'incrémenter de 1 à chaque écriture dès que le montant débit = montant crédit. Avec l'exemple du compteur d'achat, on obtient le compteur suivant ACH/ Le compteur est modifiable à tout moment par l'administrateur. Cette coche est une commodité de saisie. Elle n'est pas obligatoire. Elle permet de rajouter automatiquement le nom du tiers au libellé de l'écriture de contrepartie de ce tiers. Pour ce faire, saisir obligatoirement en premier lieu, le compte de la famille ou du fournisseur, puis le compte produit ou de charge. Par exemple, dans le cas d'une contre passation automatique d'écritures de trésorerie en détail, le libellé de l'écriture de chaque ligne de banque est complété par le nom du tiers correspondant. Ce rajout du nom du tiers automatise la saisie des libellés et permet une lecture aisée des comptes de banques, de charges et de produit (en consultation compte ou sur les extraits de compte et grand livre). Gédéon Comptabilité Page III -8

27 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 V CENTRES ANALYTIQUES Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Centres Analytiques. Ce module n apparaît dans le menu que si les axes analytiques sont validés dans le menu Fichier _ Paramétrage. La création des centres analytiques est obligatoire pour faire de l'analytique. Chaque centre sera créé depuis ce masque. Ils peuvent également provenir soit d'une ancienne comptabilité Progress, soit Sage. Les centres analytiques sont définis à l'intérieur des axes analytiques. Le nombre d axes analytiques est déterminé dans le menu Fichier _ Paramétrage, puis sous l'onglet 'Saisie'. Remarque : La comptabilité analytique nécessitant une analyse des besoins de gestion, il est conseillé de prendre contact avec le centre Aplon. Sélectionner l'axe analytique. Le libellé des axes est défini par avance. Le 1 er axe sera dénommé 'Secteur', le 2 ème sera 'Gestion' le 3 ème et 4 ème seront 'Analytique 3 et Analytique 4. Cliquer sur le bouton 'Ajouter' pour créer de nouveaux centres analytiques dans l'axe sélectionné. Saisir un code pour identifier le centre analytique. Cette codification est libre, mais il existe un standard que Aplon peut mettre à disposition. Le libellé définit le centre analytique Rappel : Il est conseillé de pré affecter les centres analytiques sur les comptes comptables de charges et produits (Voir documentation Page III -6) Gédéon Comptabilité Page III -9

28 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 VI CLES ANALYTIQUE EN SAISIE Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Clé Analytique en saisie Une clé analytique permet l'éclatement d'un montant entre plusieurs centres analytiques de différents axes. Cette ventilation analytique se fait soit en pourcentage, soit en montant. En dehors de la clé, une ventilation analytique ne peut être faite qu en totalité sur un seul centre par axe. Les clés ou les centres analytiques sont affectés aux comptes de gestion (Classe 6 et 7) dans le menu Fichier _ Compte. Au même compte, il est affecté soit une clé unique, soit un centre unique par axe. Saisir un code de 6 caractères maximum pour identifier la clé. Saisir un libellé descriptif. Sélection d'une méthode de répartition : Si 'pourcentage', il faudra saisir un pourcentage de ventilation sur chaque ligne dans le tableau du dessous. Le total de ces pourcentages ne peut être différent de 100. Si 'Autre', il faudra saisir un montant dans le tableau du dessous. Le pourcentage est calculé automatiquement au moment de la totalisation de ces montants. Dans ce tableau, on retrouve les axes analytiques en colonnes. La dernière colonne contient le champ de saisie des pourcentages ou des unités d oeuvres. Sur les lignes, sélectionner les centres analytiques de chaque axe choisi. Les centres analytiques ont été créés par le menu Fichier _ Centres Analytiques. Dans la colonne 'Répartition' saisir soit un pourcentage, soit un montant selon la méthode de répartition. Au final, en saisie des écritures, l'éclatement analytique se fera automatiquement, selon ce pourcentage, dans les différents centres contenus dans la clé. Rappel : Il est conseillé de pré affecter les clés de répartitions analytiques sur les comptes comptables de charges et produit (Voir documentation Page III -6) Gédéon Comptabilité Page III -10

29 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 VII CLES EN EDITION (BUDGET - COMPTE DE RESULTAT) Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Clé en Edition (Budget, CDR) Une clé en édition est utilisée pour les budgets. Elle permet d effectuer un regroupement de plusieurs centres analytiques. La clé est utilisable pour préparer un budget ou un compte de résultat analytique. Par exemple : On dispose de deux centres analytiques (Préscolaire et Primaire). Pour obtenir une édition d un tableau de résultat regroupant ces deux centres, il faudra créer une clé en édition Ecole et sélectionner les deux centres Préscolaire et Primaire. Cliquer sur le bouton Ajouter et saisir un libellé pour la clé. Sélectionner les centres de l axe secteur, devant être regroupés pour l édition. Sélectionner les centres de l axe gestion, devant être regroupés pour l édition. Gédéon Comptabilité Page III -11

30 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 VIII CLIENTS Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Clients Rappel : Pour les familles, c'est 'Cloée' qui alimente GéDéOn automatiquement à chaque transfert comptable, et inversement, toute modification apportée aux fiches familles dans GéDéOn est reportée dans Cloée. Par le module 'client' on enregistre toutes les familles par type de tiers. Le type de tiers a été défini préalablement pour chaque compte collectif dans le menu Fichier _ Compte. Dans la barre des menus, on retrouve l'ensemble des boutons déjà vu dans le menu Fichier _ Compte, pour les mêmes fonctions. Il y a un bouton supplémentaire d'édition des étiquettes clients. Il faut d'abord sélectionner les familles puis cliquer sur le boutons 'Etiquette'. Avant toute opération sur les clients (Familles), il faut d'abord choisir le type de tiers. GédéOn affiche alors le compte collectif associé. Ce champ est accessible uniquement en création. Saisir un code famille (10 caractères maximum). Au final, le code famille sera composé du type de tiers suivi du code saisi. Par exemple, si le type sélectionné en est FA, le code saisi en est 200, alors le compte famille sera identifié sous le code FA200. Saisir le nom de la famille. Pour faciliter les recherches, il est conseillé de ne pas saisir de code de civilité ou de code appellation comme Mr, Mme, Ste, etc devant le nom de la Famille. Le champ 'libellé court' reprend les 20 premiers caractères du nom de la famille. Il est possible de mettre toute autre chaîne de caractères. Le libellé court sert pour la recherche alphabétique des clients (Famille). Gédéon Comptabilité Page III -12

31 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Le champ 'Appellation' sert à stocker les codes de civilité et autres appellations (Mr, Mme, Ste, Ass etc ) Il sera édité sur les étiquettes. Pour les familles, ce champ Appellation se trouve dans les paramètres du logiciel Cloée Ce bouton Ouvert/Fermé autorise ou non la saisie des écritures sur les comptes famille. Avec la coche Fermé, il ne sera plus possible de saisir par erreur, des écritures sur un compte famille, celui-ci ne pouvant être supprimé avant deux ans. Saisir les champs Adresse, Code postal, Ville, Téléphone et Fax. Saisir les coordonnées bancaires si la famille veut régler par prélèvement. La clé RIB se calcule automatiquement, elle permet de contrôler une éventuelle erreur de saisie dans les coordonnées bancaires. A renseigner obligatoirement si la famille règle par prélèvement. Les coordonnées bancaires peuvent ne pas être celles du tiers en compta. Gédéon Comptabilité Page III -13

32 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 IX FOURNISSEURS Pour accéder à ce module, cliquer sur le bouton Fichier, puis Fournisseurs Par le module 'Fournisseur' on enregistre tous les fournisseurs par type de tiers. Le type de tiers a été défini préalablement pour chaque compte collectif dans le menu Fichier _ Compte. Dans la barre des menus, on retrouve l'ensemble des boutons déjà vu dans le menu Fichier _ Compte, pour le mêmes fonctions. Il y a un également un bouton supplémentaire d'édition des étiquettes fournisseurs. Il faut d'abord sélectionner les fournisseurs puis cliquer sur le boutons 'Etiquette'. Avant toute opération sur les fournisseurs, il faut d'abord choisir le type tiers. GédéOn affiche alors le compte collectif associé pour contrôle. Ce champ est accessible uniquement en création. Saisir un code fournisseur (10 caractères maximum). Au final, le code fournisseur sera composé du type de tiers suivi du code saisi. Par exemple, si le type sélectionné en est FR, le code saisi en est 200, alors le compte fournisseur sera identifié sous le code FR200. Saisir le nom du fournisseur. Pour faciliter les manipulations, il est conseillé de ne pas saisir de code de civilité ou de code appellation comme Mr, Mme, Ste, etc devant le nom du fournisseur Le champ 'libellé court' reprend les 20 premiers caractères du nom du fournisseur. Il est possible de mettre toute autre chaîne de caractères. Le libellé sert pour la recherche alphabétique des fournisseurs. Gédéon Comptabilité Page III -14

33 MENU FICHIER PARAMETRAGES D AJUSTEMENT MISE A JOUR LE 06/04/2004 Le champ 'Contact' permet de désigner la personne à contacter chez le fournisseur. Ce bouton Ouvert/Fermé autorise ou non la saisie des écritures sur les comptes fournisseur. Avec la coche Fermé, il ne sera plus possible de saisir par erreur, des écritures sur un compte fournisseur, celui-ci ne pouvant être supprimé avant deux ans. Saisir les champs Adresse, Code postal, Ville, Téléphone et Fax. Ce masque permet d'afficher la liste des comptes privilégiés que l'on affecte au fournisseur. Cette notion de compte privilégié est une aide à la saisie des écritures de contrepartie. A la suite de l'enregistrement de la ligne de facture fournisseur et au moment de passer l'écriture de contrepartie, la liste des comptes privilégiés s'affiche en tout premier dans le champ de recherche des comptes. Par exemple, on enregistre une facture du fournisseur EDF/GDF, pour lequel deux comptes privilégiés sont affectés ( électricité et gaz). Au moment de la saisie de la ligne de contrepartie et sur le champ de recherche des comptes, les deux comptes et seront proposés en tête de liste de sélection de compte. En création ou modification, ce bouton permet l'affectation des comptes privilégiés pour le fournisseur, (Cf le point no 9 ci dessus) Cette fenêtre est activée par le bouton du point n 10. C'est la liste de sélection de comptes privilégiés à affecter au fournisseur, (Cf le point no 9 ci dessus) Gédéon Comptabilité Page III -15

34 GEDEON MENU SAISIE MISE A JOUR LE 06/04/2004 LA SAISIE DES ECRITURES Généralités sur la saisie... IV 1 Saisie compta générale (sans analytique)... IV 3 Saisie compta générale (avec analytique)... IV 6 Relevés bancaires : la saisie... IV 7 Relevés bancaires : les recherches... IV 9 Recherche et modifications groupées d écritures... IV-10 Lettrage automatique... IV-13 Gédéon Comptabilité Page IV -0

35 GEDEON MENU SAISIE GENERALITES SUR LA SAISIE DES ECRITURES Le module de la saisie des écritures s'appuie sur l'ensemble des paramètres enregistrés à partir du menu Fichier. Ce module concerne à la fois la saisie classique des écritures de comptabilité générale (Documentation page IV -3), analytique (Documentation page IV -6), et celle des simples relevés bancaires (Documentation page IV -7). Il englobe aussi les fonctions de modification groupée (Documentation page IV -10), et de lettrage automatique des écritures de tiers. Si les comptes familles sont gérés dans Cloée, aucune écriture ne doit être saisie sur ces comptes. Les écritures des comptes familles proviennent exclusivement du logiciel Cloée (Voir documentation logiciel Cloée, module Transfert en comptabilité ). Les écritures saisies dans Gédéon ont le statut Comptabilisé. Seul l'accès 'Administrateur' permet de les modifier si elles ne sont pas déjà clôturées. Gédéon Comptabilité Page IV - 1

36 GEDEON MENU SAISIE I LES ICONES DE LA FENETRE DE SAISIE DES ECRITURES Pour accéder à la saisie des écritures, cliquer sur le bouton nommé 'Saisie', ou cliquer dans la barre de menu sur 'Saisies' puis 'Saisie comptable'. La fenêtre de saisie apparaît avec une barre contenant plusieurs boutons de fonction. Ce bouton de contrepartie n apparaît que pour les journaux de trésorerie pour lesquels l option de contrepartie automatique est activée dans le menu Fichier _ Journaux. Voir documentation page III -7 point no 3. Ce bouton permet de consulter les mouvements du compte comptable en cours de saisie. La fenêtre s'ouvre et affiche les écritures du compte. Ce bouton permet de supprimer la ligne d'écriture sélectionnée, et uniquement cette ligne Ce bouton permet d'imprimer les lignes en cours de saisie. Le document obtenu ne peut pas être considéré comme pièce comptable. Il ne s'agit ni d'une édition de journal, ni même d'un brouillard comptable. Ce bouton permet de faire une pause en cours de saisie afin de mémoriser ces dernières ou d effectuer d autres taches. Les écritures sont simplement mises en attente, elles ne sont pas transférées dans les comptes. Le journal n'est pas nécessairement équilibré. Il ne sera pas possible de faire de nouvelles saisies d'écritures ailleurs que dans ce journal. Gédéon se repositionne automatiquement dans cette même séquence de saisie qui a été mise en attente, et ceci, jusqu'à sa validation définitive. Ce bouton enregistre la saisie. Cette opération ne sera acceptée que si toutes les options d'équilibre par journal, par pièces (si option cochée dans le journal), et par date (si option cochée dans le paramètrage société) sont vérifiées. Ce bouton annule la saisie. Toutes les lignes sont supprimées exceptées celles mémorisées lors d une mise en attente. Gédéon Comptabilité Page IV - 2

37 GEDEON MENU SAISIE II SAISIE DES ECRITURES DE COMPTABILITE GENERALE (SANS ANALYTIQUE ) Saisir un code journal ou sélectionner un journal dans la liste obtenue en cliquant sur la petite flèche noire. Ces journaux ont été crées par le menu 'Fichier _ Journal. Apres le choix du journal, appuyer sur la touche de tabulation pour atteindre le champ suivant. Cette touche tabulation permet de se déplacer de champ en champ après chaque saisie de champ. Saisir la date comptable de l'écriture. Le mois et l'année doivent être saisis sous la forme 0904 et Gédéon affiche SEPT/2004. Gédéon vérifie que cette date est bien comprise dans la fourchette de date définie dans les paramètres du menu 'Fichier _ Paramétrage' puis l'onglet 'Saisie'. Saisir le jour du mois pour compléter la date comptable. Pour alléger la saisie, le jour sera dupliqué automatiquement sur la ligne suivante. Il est modifiable, mais il faut tenir compte des conditions d'équilibre par jour définies dans le menu 'Fichier _ Paramétrage' puis l'onglet 'Saisie'. (voir détail dans Doc page III -1 point No 7). Gédéon Comptabilité Page IV - 3

38 GEDEON MENU SAISIE Saisir partiellement ou entièrement le no de compte, ou tabuler simplement pour obtenir la liste du plan comptable. Dans la fenêtre de recherche de compte, cliquer sur l entête de colonne pour afficher la liste de sélection soit par numéro de compte soit par libellé de compte. Dans le champ de recherche de cette fenêtre, on peut saisir soit un début du No de compte, soit une partie du libellé du compte ou du mot clé. Cliquer sur OK et GéDéOn affiche une liste de compte correspondant à la recherche. Sélectionner une ligne de la liste, GéDéOn affiche en bas d écran le commentaire associé au compte, cliquer sur VALIDER pour continuer ou ANNULER pour abandonner la recherche. Les comptes ont été crées par le menu 'Fichier _ Compte. Cas particulier de saisie de facture fournisseur : Il est conseillé de commencer la saisie des écritures par la ligne du fournisseur afin de bénéficier de deux options : 1 - La reprise du nom du fournisseur sur la ligne de la charge si l option est cochée dans les paramètres journal 2 - L affichage des comptes privilégiés dans la liste de sélection de compte (voir documentation page III - 14 point no 9). Le champ compteur de pièce se calcul automatiquement si le compteur de pièce a été défini dans le journal dans le menu 'Fichier _ Journaux' (voir documentation page III -7 point no 5). Le compteur est modifiable. Cependant il faut tenir compte des conditions d'équilibre par journal, par pièces (si option cochée dans le journal), et par date (si option cochée dans le paramètrage société). Saisir le libellé de l'écriture. Il sera automatiquement dupliqué sur la suivante après validation de la ligne courante. Il est toujours modifiable. Cas particulier : Si l'option 'Reprendre le nom du tiers' est cochée dans le journal et que ce dernier n a pas de contrepartie, alors le nom du tiers est ajouté au libellé saisi. Cette option est choisie dans le menu 'Fichier _ journaux' (voir documentation Page III -8 point no 6). Le positionnement dans les champs Débit/Crédit est fait automatiquement en fonction du paramétrage du compte (Documentation page III -4). La touche de tabulation permet néanmoins de se repositionner soit au débit soit au crédit. Ce champ affiche le libellé et le solde du compte en cours de saisie. Ce champ affiche le solde de la saisie du journal. Il est calculé au fur et à mesure de la saisie des écritures. Il correspond au Total Débit Total crédit. Ces champs totalisent les lignes débit d'une part et les lignes crédit d'autre part. Ils sont calculés au fur et à mesure de la saisie des lignes écritures. Le montant de la ligne est pris en compte dès sa validation en appuyant sur la touche tabulation. Gédéon Comptabilité Page IV - 4

39 GEDEON MENU SAISIE Remarque : En cours de saisie, au bout de 7 minutes environ, une alerte automatique vous propose de mettre en mémoire votre travail. Cette action est fortement conseillée, elle vous assure de ne pas perdre vos écritures en cas de coupure de courant. Saisie d écriture dans un journal de trésorerie avec les options de contrepartie, définie dans le menu Fichier _ Journaux : Les lignes de contrepartie de trésorerie ne doivent pas être saisies. La génération des écritures de contrepartie en banque est automatique en cliquant sur le bouton contrepartie. Avant de valider définitivement votre écriture, cliquer sur le bouton Contrepartie en haut de l écran de saisie. Ce bouton de contrepartie n apparaît que pour les journaux de trésorerie pour lesquels l option de contrepartie automatique est activée. (Voir détail dans la documentation page III -7 point no 3). Gédéon Comptabilité Page IV - 5

40 GEDEON MENU SAISIE III SAISIE DES ECRITURES DE COMPTABILITE GENERALE (AVEC ANALYTIQUE) L ensemble des fonctionnalités décrites précédemment reste valable. L analytique permet l éclatement d une ligne d écriture de charge ou de produit entre différents centres analytiques. L option analytique doit être définie dans le menu Fichier _ Paramétrage puis sur l onglet Saisie (cf documentation Page III -1 point no 5). Le masque de saisie des écritures fait apparaître deux à cinq nouveaux champs : un champ par axe analytique et un champ pour la clé de répartition. Dans l exemple ci-dessous, un champ pour la clé de répartition et deux champs pour les deux axes choisis. Ces champs ne sont accessibles que pour les comptes de charge et produit. La clé de répartition permet de répartir une charge ou un produit sur plusieurs centres analytiques. Elle s affiche automatiquement si elle est pré affectée sur le compte comptable. La clé est créée dans le menu Fichier _Clé analytique en saisie (voir documentation page III -10). La clé est modifiable en cours de saisie. Dans ce cas, Gédéon affiche la fenêtre de répartition analytique et l éclatement des montants peut être modifié, sous contrôle d égalité avec le montant saisi sur le compte. Il est possible de supprimer la clé et saisir des affectations directes dans les champs et. Il n est pas possible d avoir à la fois une clé et des affectations directes. Les champs axe affichent les affectations possibles pour le compte. Ils permettent d affecter 100% du montant de la ligne sur un centre. Les axes analytiques sont créés dans le menu Fichier _Centre analytique (voir documentation page III -9). Les axes analytiques affectés au compte peuvent être modifiés ou simplement remplacés par une clé de répartition pour la saisie en cours. Gédéon Comptabilité Page IV - 6

41 GEDEON MENU SAISIE IV SAISIE DES RELEVES BANCAIRES Ce module de saisie est une forme très simplifiée de la saisie des écritures de trésorerie. Il sert à enregistrer exclusivement les relevés bancaires. La saisie n est possible que sur les journaux de trésorerie avec contrepartie. Ces journaux sont créés par le menu Fichier _ Journaux (voir documentation Page III -7 point No 3). On accède au module par le menu Saisies _ Relevés bancaires_ Saisie. La barre des icônes propose cinq boutons. Le bouton Supprimer permet de supprimer la ligne d'écriture sélectionnée, et uniquement cette ligne. Le bouton Imprimer permet d'imprimer les lignes en cours de saisie, avec deux possibilités de format d édition. Le document obtenu ne peut pas être considéré comme pièce comptable. Il ne s'agit ni d'une édition de journal, ni même d'un brouillard comptable. Le bouton En attente permet de faire une pause dans la séquence de saisie. Les écritures sont mises en attente. Il est possible de faire de nouvelles saisies d'écritures dans un autre journal. Si le journal est sélectionné, Gédéon se repositionne automatiquement dans cette même séquence de saisie qui a été mise en attente, et ceci, jusqu'à sa validation définitive. Le bouton Valider valide la séquence de saisie. Cette validation permet de générer les contreparties automatiques en banque et de verrouiller la saisie. Aucun autre relevé ne sera saisi pour cette fourchette de dates. Les modifications ne seront possibles que par l Administrateur dans le module de saisie classique. Le bouton Annule efface la séquence de saisie. Toutes les lignes seront supprimées. Ce bouton n efface pas les lignes qui ont été mises en attente au moins une fois. Gédéon Comptabilité Page IV - 7

42 GEDEON MENU SAISIE Choisir le journal de saisie en appuyant sur la petite flèche noire. La liste obtenue ne contient que les journaux de trésorerie ayant un compte de contrepartie. Saisir les dates début et fin du relevé. Une seule saisie de relevé par journal est autorisée pour cette fourchette de dates. La prochaine saisie pour ce même journal sera faite à partir de la date immédiatement supérieure. Les dates doivent être comprises dans la fourchette définie dans le menu Fichier _ Paramétrage et l onglet Saisie. Après sélection du journal, si un solde précédent apparaît, celui ci correspond au montant final du relevé précédemment saisi. Sinon saisir le solde de départ du relevé. Cette donnée permet à l utilisateur de contrôler la fin de sa séquence de saisie. Le montant saisi peut être positif (Gédéon affiche le champ sur un fond vert) ou négatif (Gédéon affiche le champ sur un fond rouge). Saisir les lignes qui figurent sur le relevé. Lorsque le mois de début du relevé est le même que le mois de fin, ne saisissez que le jour et appuyez sur la touche tabulation. Sinon saisissez le jour, le mois, l année et appuyez sur tabulation. Le n de pièce n est pas obligatoire mais vous pouvez renseigner le n du chèque par exemple. Aucun équilibre par pièce n est exigé dans ce module. Saisir partiellement ou entièrement le no de compte, ou tabuler simplement pour obtenir la liste du plan comptable. Ces comptes ont été crées par le menu 'Fichier _ Compte. Dans la fenêtre de recherche de compte, cliquer sur l entête de colonne pour afficher la liste de sélection soit par numéro de compte soit par libellé de compte. Dans le champ de recherche de cette fenêtre, on peut saisir soit un début du No de compte, soit une partie du libellé du compte ou du mot clé. Cliquer sur OK et GéDéOn affiche une liste de compte correspondant à la recherche. Sélectionner une ligne de la liste, GéDéOn affiche en bas d écran le commentaire associé au compte, cliquer sur VALIDER pour continuer ou ANNULER pour abandonner la recherche. Après la saisie du libellé, Gédéon se positionne automatiquement dans la colonne Dépenses ou Recettes en fonction du type de compte. Il est possible de changer ce positionnement et de saisir le montant dans le champ souhaité, en respectant la cohérence comptable et celle du relevé. Ces champs totalisent les lignes dépenses d'une part et les lignes recettes d'autre part. Ils sont calculés au fur et à mesure de la saisie des lignes écritures. Le montant de la ligne est pris en compte dès sa validation en appuyant sur la touche tabulation. Dès que vous passez à la ligne suivante, le nouveau solde se calcule automatiquement. A la fin de la saisie, bien contrôler si le nouveau solde correspond bien au solde final qui figure sur le relevé. Gédéon Comptabilité Page IV - 8

43 GEDEON MENU SAISIE V LA RECHERCHE DANS LES RELEVES BANCAIRES Ce module permet de visualiser tous les relevés saisis, de rechercher un montant précis sur un compte ou un journal. On y accède par le menu Saisies _ Relevés bancaires _Recherche La recherche est possible selon trois options. Une liste de sélection s affiche pour chaque option : - La recherche par journal propose la liste de tous les journaux. Sélectionner un ou plusieurs journaux de relevé bancaires. - La recherche par relevé permet de sélectionner, un ou plusieurs relevés, par date de relevé, dans la liste proposée. - La recherche par comptes permet de sélectionner un ou plusieurs comptes dans la liste proposée. Sélectionner une période. Sélectionner un critère pour affiner la recherche. Affiner la recherche par montant et/ou par pièce. Affichage de la liste de sélection variable en fonction des choix du point n. Avec la recherche par no de compte, sélectionner un ou plusieurs comptes. Cette coche permet d obtenir l édition compte par compte, avec le détail des écritures pour chaque compte. Sans la coche, l édition présente une seule ligne de cumul par compte. Après les différentes sélections, cliquer sur ce bouton pour lancer l édition. Cliquer sur ce bouton pour quitter le module de recherche. Gédéon Comptabilité Page IV - 9

44 GEDEON MENU SAISIE VI LA RECHERCHE/MODIFICATION GROUPEE Ce module permet de visualiser et de modifier rapidement plusieurs écritures en tableau. Seuls les champs extra comptables sont modifiables avec cette option : le libellé et les centres de ventilation analytiques. Pour modifier les champs comptables, il faut aller en consultation compte ou journal, sélectionner la ligne puis cliquer sur le bouton Modifier. Cette dernière opération n est possible que sur les écritures non clôturées. Dans la modification groupée, les champs affichés sur un fond vert ne sont pas modifiables. L accès à ce module se fait par le menu Saisie _ Rech/Modif. Groupée. Liste de champs à partir de laquelle il faut faire la sélection pour alimenter le tableau. Cliquer sur un champ puis appuyer la flèche pour alimenter les critères de sélection. Le tableau des opérateurs et des valeurs s affiche pour qualifier le critère de sélection. Sélectionner un opérateur puis une valeur. Cliquer sur un des boutons pour compléter ou finir la fenêtre des critères de sélection. Il est possible de combiner plusieurs critères, par exemple pour sélectionner les écritures du journal ACH pour une date supérieure au 10/09/2003, suivre les étapes ci-dessous : 1- Sélectionner le champ Journal dans la liste. 2- Clic sur l opérateur Egal 3- Clic sur le choix du journal ACH dans la colonne Valeur 4- Clic sur le bouton ET pour permettre d ajouter le critère suivant. 5- Sélectionner le champ Date 6- Clic sur l opérateur Supérieur 7- Clic sur le choix d une date dans la colonne Valeur 8- Clic sur le bouton FIN pour terminer la définition des critères de sélection. Cette fenêtre liste les critères de sélections qui ont été définis, en lien direct avec la flèche Gédéon Comptabilité Page IV - 10

45 GEDEON MENU SAISIE Cette fenêtre liste les critères de tri sélectionnés avec la flèche Par exemple pour trier les écritures par no de compte puis par date d écriture : 1- Sélectionner le champ Compte dans la liste, 2- Clic sur la flèche 3- Sélectionner le champ Date dans la liste 4- Clic sur la flèche Cette fenêtre liste les éléments à afficher, en lien direct avec la flèche Les éléments à afficher et l ordre dans lequel ils apparaissent en colonne sont listés dans cette fenêtre. Sélectionner les champs dans la liste puis cliquer sur la flèche. L ordre dans lequel la sélection des champs est faite, déterminera également l ordre d affichage des colonnes dans le tableau des modifications. Liste des opérateurs pour la constitution des critères de sélection. Ce point est étroitement lié au point Liste des valeurs pour la constitution des critères de sélection. Ce point est étroitement lié au point Ces boutons permettent d imbriquer plusieurs lignes de critères. Ce point est étroitement lié au point Ces deux boutons permettent de modifier l ordre des champs dans les fenêtres Par exemple pour modifier l ordre d affichage des colonnes du tableau final, sélectionner une des lignes de la fenêtre puis appuyer sur l un des deux boutons pour déplacer la ligne. Gédéon Comptabilité Page IV - 11

46 GEDEON MENU SAISIE Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans les fenêtres Au terme de la constitution des critères (sélection, tri, champs à afficher), cliquer sur ce bouton pour afficher le tableau ci dessous et procéder aux modifications des données autorisées. 11 Faire les modifications. A la fin des modifications, cliquer sur le bouton Valider pour conserver les changements effectués. 11 Cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer le tableau modifié. Cliquer sur le bouton Annuler pour effacer le tableau, les modifications ne sont pas enregistrées. Rappel : Dans la modification groupée, les champs affichés sur un fond vert ne sont pas modifiables. Pour modifier les champs comptables, il faut aller en consultation compte ou journal, sélectionner la ligne puis cliquer sur le bouton Modifier. Cette dernière opération n est possible que sur les écritures non clôturées. Gédéon Comptabilité Page IV - 12

47 GEDEON MENU SAISIE VI LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage est activé systématiquement pour tous les comptes de tiers. Le module de lettrage automatique parcoure toutes les écritures du compte de tiers jusqu à une date butoir. L accès à ce module se fait par le menu Saisie _ Lettrage automatique. Saisir la date butoir. Gédéon lettre les écritures jusqu à la limite de cette date. Sélectionner les types de tiers. Les écritures lettrables de tous ces comptes de tiers seront pointées par ce traitement. Les autres types de compte lettrables (Comptes non collectifs) ne sont pas traités par ce module. Sélectionner le mode de lettrage. 1- Par montant, Gédéon recherche l égalité entre un montant débit et un montant crédit. 2- Par compte soldé, Gédéon recherche les comptes dont le solde à la date butoir est égal à zéro et lettre toutes les écritures du compte. 3- Par écriture soldée, Gédéon recherche par numéro d écriture dans le compte et lettre toutes les lignes entre elles, dès que le cumul débit est égal au cumul crédit. Gédéon Comptabilité Page IV - 13

48 GEDEON MENU SUIVI COMPTA Le SUIVI de la COMPTABILITE Consultations de comptes Modification d écritures - Editions d extrait de compte... V 1 ---> Avec lettrage manuel... V 3 ---> Avec rapprochement bancaire... V 4 ---> Avec ventilations analytiques... V 5 Consultations des journaux Edition d extrait de journal... V 6 Edition de la balance générale... V 7 Edition de la balance tierce... V 9 Edition des journaux... V-11 Edition du grand livre général... V-12 Edition des balances analytiques... V-13 Edition du grand livre analytique... V-15 Gédéon Comptabilité Page V - 0

49 SUIVI COMPTA I CONSULTATION DE COMPTE GENERALITES SUR LE SUIVI DE LA COMPTABILITE Cette partie de la documentation traite les différents aspects du suivi de la comptabilité générale et analytique. Cela concerne : La simple consultation des écritures par journal et par compte (documentation page V -2) Le lettrage manuel des comptes de tiers (documentation page V -3) Le pointage des comptes de trésorerie (documentation page V -4) Les consultations analytiques (documentation page V -3) Les éditions de balance, grand livre, journaux (documentation page V -6) On accède à la consultation des comptes soit directement en cliquant sur le bouton Consult., soit par le menu Consultation _Consult. d un compte. Le module de consultation donne accès à la modification des écritures en cliquant sur le bouton Modifier après sélection d une ligne d écriture. Le mode d affichage des lignes d écriture varie en fonction de trois types de compte : Compte lettrable, compte rapprochable, compte de gestion. Pour les comptes de tiers et autre compte lettrable, l affichage des lignes sera affinée avec les cases à cocher Ecritures lettrées / Non léttrées Pour les comptes rapprochables, l affichage des lignes sera affinée avec les cases à cocher Ecritures rapprochées/ Non rapprochées Pour les comptes de gestion, l affichage des lignes est intégral. Il n y a pas de sélection complémentaire. Rappel : Pour faire des sélections à partir d une liste, l utilisation des touches de clavier CTRL et SHIFT est expliquée dans la documentation en page Intro 1. Gédéon Comptabilité Page V - 1

50 SUIVI COMPTA a) Masque de base de la consultation des comptes Remarque : Les commentaires ci dessous sont valables pour les autres masques de consultation ci après. Ce bouton permet à l Administrateur de modifier une ligne d écriture préalablement sélectionnée dans la liste. Le masque de saisie des écritures s affiche avec l ensemble des lignes de l écriture. Rappel des deux modes de modification d écritures : 1 - La modification groupée permet de modifier les champs extra comptables : le libellé, les centres de ventilations analytiques. 2 La modification des champs comptables n est possible que sur les écritures non clôturées. (Pour plus de détail sur la saisie et la modification des écritures, voir documentation Gédéon page IV -2.) Ce bouton permet d imprimer l ensemble des lignes de la fenêtre de consultation du compte. Cette édition est un extrait de compte. Le champ de sélection du compte. Saisir le no de compte ou sélectionner dans la liste obtenue en cliquant sur la petite flèche noire. On peut saisir les premiers caractères du code du compte, puis faire 'TAB', Gédéon affiche la liste des comptes à partir de cette chaîne de caractères. Saisir une fourchette de dates définissant la période de consultation. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général. Ces boutons permettent de faire défiler les comptes précédents ou suivants, à partir du compte sélectionné. Liste de lignes d écritures obtenues en fonction des paramètres de sélection. Les soldes de début et fin de période définie au point. Les cumuls débit/crédit des lignes en consultation. Gédéon Comptabilité Page V - 2

51 SUIVI COMPTA b) Masque de la consultation des comptes de tiers Lettrage manuel Ce bouton apparaît seulement pour les comptes tiers, les comptes de classe 4 et les comptes de classe 5 qui ne commencent pas par 512 ou 514. Il permet de lancer le module de lettrage manuel de compte. Cette fenêtre de sélection apparaît pour les comptes lettrables (cf point n 1). Les deux cases à cocher permettent l affichage ou non des lignes d écritures selon la position du lettrage. Exemple d utilisation : Dans le cas d un lettrage à jour, en cochant uniquement les écritures non lettrées, on obtient automatiquement le dû à une date donnée. Le clic sur le bouton fait apparaître cette fenêtre de lettrage manuel. Cette case à cocher permet l affichage ou non des lignes déjà lettrées, en vue d une éventuelle modification de lettrage. Cocher les lignes de facture et règlement (Débit / Crédit). Dans la même séquence de lettrage, il est possible d associer plusieurs lignes débit et plusieurs lignes crédit. Gédéon affiche dans la colonne une même chaîne de caractères alphabétiques (code lettrage) sur chaque ligne cochée, jusqu à l obtention d un équilibre du total débit et total crédit. Il est possible de décocher (dé-lettrage) les lignes déjà lettrées, mais attention à l équilibre du lettrage. Les codes lettrage : Il est possible de modifier ces codes, mais le lettrage ne sera validé qu à la condition d équilibre du total débit et total crédit, par code lettrage. Les champs ci-dessous permettent de contrôler le solde débit crédit par code lettrage. Cliquer pour terminer et valider le lettrage. Gédéon vérifie le solde sur chaque code lettrage. Pour annuler les modifications de lettrage, cliquer sur le bouton Annuler. Gédéon Comptabilité Page V - 3

52 SUIVI COMPTA c) Masque de la consultation des comptes de trésorerie Rapprochement bancaire Ce bouton apparaît seulement en consultation des comptes qui commencent par 512 ou 514. Il permet de lancer le module de rapprochement bancaire (pointage bancaire). Cette fenêtre de sélection apparaît si le compte est déclaré rapprochable (cf point n 1). Les deux cases à cocher permettent l affichage ou non des lignes d écritures en fonction de l état de rapprochement. Exemple d utilisation : Dans le cas d un rapprochement à jour, en cochant uniquement les écritures non rapprochées, on obtient automatiquement les écritures en décalage de trésorerie. Le clic sur le bouton fait apparaître cette fenêtre de rapprochement bancaire. Dans le masque, cette case à cocher permet l affichage ou non des lignes déjà rapprochées, en vue d une éventuelle modification. Cocher les lignes (Débit / Crédit) à rapprocher. Gédéon affiche dans la colonne une même chaîne de caractères alphabétiques (code rapprochement) sur chaque ligne cochée. Les codes de rapprochement : Il est possible de modifier ces codes. Les champs ci-dessous permettent de contrôler le total débit crédit par code rapprochement. Ce solde doit correspondre à celui qui est sur le relevé de la banque. Il permet un contrôle progressif du pointage Cliquer pour imprimer le rapprochement. Pour annuler les modifications de rapprochement, cliquer sur le bouton Annuler. Avant de cliquer sur ce bouton de validation du rapprochement, s assurer que le champ correspond bien au solde du relevé de la banque. Gédéon Comptabilité Page V - 4

53 SUIVI COMPTA d) Masque de la consultation des comptes de gestion Consultation des ventilations analytiques Ce bouton apparaît seulement en consultation de compte de gestion (charge et produit). Il permet de lancer le module de consultation des ventilations analytiques du compte. Le masque de consultation ci-contre apparaît. On y retrouve toutes les ventilations analytiques par axe. Dans l exemple ci-dessus, il y a l axe secteur et l axe gestion uniquement, conformément au paramétrage fait dans le menu Fichier _ paramétrage et onglet Saisie. Affichage implicite des lignes d écritures générales. Affichage des lignes d écritures éclatées en analytique. Cet affichage est obtenu en cliquant sur le bouton La clé utilisée en saisie n est pas visible ici, seul le résultat de l éclatement analytique est affiché. Il est cependant possible d accéder à la clé en allant dans le module de modification d écritures (documentation page IV -6). Ce bouton permet d afficher alternativement les lignes d écritures générales ou les ventilations analytiques. Le bouton Imprimer édite les lignes d écriture fidèlement à ce bouton. Attention, ce bouton ne donne pas accès directement à la modification de la ventilation analytique, mais à celle de l écriture générale et par conséquent à l analytique. Les conditions d équilibre par écriture, journal, et pièces sont à respecter. Gédéon Comptabilité Page V - 5

54 SUIVI COMPTA II CONSULTATION DE JOURNAL On retrouve ici les mêmes grandes fonctionnalités des boutons de la barre d outil, que dans le module de consultation des comptes. En cours de consultation, il est possible de faire des modifications d écritures, uniquement par Administrateur, et/ou d imprimer un extrait de journal. On accède à la consultation des journaux par le menu Consultation _Consult. d un journal. Ce bouton permet à l Administrateur de modifier une ligne d écriture préalablement sélectionnée dans la liste. Le masque de saisie des écritures s affiche avec l ensemble des lignes de l écriture. Rappel des deux modes de modification d écritures : 1 - La modification groupée permet de modifier les champs extra comptables : le libellé, les centres de ventilations analytiques. 2 La modification des champs comptables n est possible que sur les écritures non clôturées. (Pour plus de détail sur la saisie et la modification des écritures, voir documentation Gédéon page IV -2.) Ce bouton permet d imprimer l ensemble des lignes de la fenêtre de consultation. Cette édition est un simple extrait de journal, à ne pas confondre avec une vraie édition de journal. Les cases à cocher du point permettent de tenir compte ou d exclure certaines écritures. Le champ de sélection du journal. Saisir le code journal ou sélectionner dans la liste obtenue en cliquant sur la petite flèche noire. Saisir une fourchette de dates définissant la période de consultation. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général. Ces cases à cocher permettent d affiner la recherche des écritures. Liste de lignes d écritures obtenues en fonction des paramètres de sélection. Cliquer sur le bouton pour afficher soit les codes de lettrage et de rapprochement, soit les codes de ventilation analytique en bout de ligne d écriture. Le bouton Imprimer édite les lignes d écriture fidèlement à ce bouton. Les cumuls débit/crédit des lignes en consultation. Ce bouton permet d afficher alternativement soit les codes de lettrage et de rapprochement, soit les codes de ventilations analytiques du compte. Gédéon Comptabilité Page V - 6

55 SUIVI COMPTA III EDITION DE LA BALANCE GENERALE Cette fonction permet d éditer une balance générale par compte ou par nature de compte. Il est possible d obtenir une balance en excluant les comptes non mouvementés et/ou les comptes soldés. On accède à l édition de la balance générale directement en cliquant sur le bouton Balance de l écran d accueil, ou par le menu Editions _ Balance générale. L édition de la balance se fait implicitement par no de comptes généraux. Gédéon offre la possibilité d éditer une balance par nature de compte. Les natures de compte sont une classification ou regroupement de comptes. (Pour les natures de compte, voir la documentation page III -3) Cliquer sur ce bouton pour lancer l impression de la balance définie par cette fenêtre de sélection. Saisir une fourchette de dates définissant la période de calcul et d édition de la balance. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général. Ces cases à cocher permettent de faire des sous-totalisations par plage de compte. Par exemple, pour avoir un sous-total par classe et un autre par sous classe en second niveau, il faut cocher la case 1 et la case 2. On obtiendra alors un sous-total pour chaque groupe de numéro de compte commençant par 1,2,3,,6,7 et un autre sous-total pour chaque groupe de numéro de compte commençant par 10, 11, 12 20,21,22,,77,78,79 Ces cases à cocher permettent d inclure dans la balance les comptes soldés et/ou les comptes non mouvementés. Gédéon Comptabilité Page V - 7

56 SUIVI COMPTA Pour obtenir un fichier Ascii de la balance, cocher cette case. Définir ensuite un nom et un emplacement pour ce fichier à l aide de la fenêtre ci dessous. 1 Indiquer l emplacement du fichier 2 Saisir le nom du fichier 3 Enregistrer ce fichier Un fichier Ascii est généralement destiné à un traitement externe avec un tableur, ou à être intégré dans un autre logiciel. Cliquer sur l entête de colonne des libellés ou des numéros de compte pour permettre une sélection soit par no de compte soit par libellé. Tous les comptes de cette liste sont implicitement sélectionnés pour l édition de la balance. On peut limiter l édition de la balance à une simple sélection manuelle. Gédéon Comptabilité Page V - 8

57 SUIVI COMPTA IV EDITION DE LA BALANCE TIERS Ce module permet d éditer des balances clients ou des balances fournisseurs. On accède à l édition de la balance tiers soit directement en cliquant sur le bouton Balance Tiers de la page d accueil, soit par le menu Editions _ Balance tiers. La conception d une balance s effectue de la façon suivante : Indiquer la période concernée. Par défaut, les dates correspondent aux dates de l exercice en cours. Indiquer ensuite le type de balance souhaitée. La distinction client et fournisseur a été faite au moment de la mise en place des paramètres du dossier comptable. Pour affiner la sélection des tiers et modifier l ordre dans lequel ils seront édités, cliquez sur ce bouton. Le principe du filtre est expliqué en annexe. Sélectionnez les comptes selon la position de leur solde. Cette fenêtre de critères permet d affiner d avantage la balance tiers en définissant un taux de couverture et/ou un montant minimum. Ces critères sont en lien avec la sélection des soldes créditeurs ou débiteurs faite au point n. Par exemple : 1- saisir 300 en montant minimum et cocher débiteurs au point pour obtenir une liste de tiers qui doivent 300,00 et plus à l établissement. 2 - Saisir un taux de couverture égal à 60 et cocher débiteurs pour obtenir la liste des tiers qui n ont pas remboursé au moins 60% de leur dette. Le taux de couverture est calculé de la façon suivante : Gédéon Comptabilité Page V - 9

58 SUIVI COMPTA Pour obtenir un fichier Ascii de la balance tiers, cocher cette case et cliquer sur le bouton associé pour définir un nom et un emplacement pour ce fichier à l aide de la fenêtre ci dessous. 1 Indiquer l emplacement du fichier 2 Saisir le nom du fichier 3 Enregistrer ce fichier Un fichier Ascii est généralement destiné à un traitement externe avec un tableur ou à être intégré dans un autre logiciel. Si vous avez conservé précédemment des critères, vous pouvez les réafficher en choisissant le libellé qui leur a été associé. Cliquer pour lancer l édition. Cette fenêtre apparaît, elle permet de sauvegarder les critères définis dans le masque de sélection sous un libellé que vous donnez. Lors d une prochaine édition à l identique, il sera possible de sélectionner ce dernier, évitant ainsi de redéfinir les mêmes critères de sélection. Gédéon Comptabilité Page V - 10

59 SUIVI COMPTA V EDITION DES JOURNAUX L édition des journaux s obtient à partir de la liste proposée par ce masque de sélection. On accède à ce module soit directement en cliquant sur le bouton Journaux de la page d accueil, soit par le menu Edition _ Journaux. Saisir une fourchette de dates définissant la période de sélection des écritures. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général. Ces cases à cocher permettent de mettre en forme l édition : si la période choisie couvre plusieurs mois, il est possible de faire une totalisation par mois des journaux. Si l option écritures condensées est cochée, on obtient un état avec seulement le cumul par mois le détail des ventilations analytiques est obtenu seulement en cochant la case appropriée en sélectionnant plusieurs journaux, cocher cette case pour obtenir un saut de page entre chaque journal. Un tableau récapitulatif est fait pour chaque journal en fin d édition. Cliquer sur ce bouton pour lancer l édition. Gédéon Comptabilité Page V - 11

60 SUIVI COMPTA VI EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL L édition du grand livre donne le détail des mouvements de l exercice en cours pour tous les comptes (comptes généraux et tiers). Gédéon autorise de faire certaines sélections (date, no de compte, lettrage de compte) par le masque de sélection ci-dessous. L édition obtenue sera nommée Grand livre si la période d édition (fourchette de date d édition) correspond aux dates d exercice en cours et si tous les comptes sont sélectionnés. Dans le cas contraire, l édition sera nommée Extrait de compte. Un tableau récapitulatif par classe de compte est édité à la fin du grand livre si tous les comptes ont été sélectionnés. On accède à ce module soit directement en cliquant sur le bouton Grand livre de la page d accueil, soit par le menu Edition _ Grand livre. Saisir une fourchette de dates définissant la période de sélection des écritures. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage du dossier. Cette case à cocher permet d exclure les mouvements des comptes de tiers de l édition. Cette case à cocher permet d exclure les écritures pointées de l édition du grand livre. Il s agit là d exclure toutes les écritures lettrées des comptes de tiers de l édition du grand livre. Le grand livre est naturellement détaillé. Si la période choisie couvre plusieurs mois, il est possible de faire une totalisation par mois du grand livre. Cocher le saut de page permet d imprimer sur une nouvelle page chaque compte avec le détail des écritures Cliquer sur l entête de colonne des libellés ou des numéros de compte pour obtenir une édition triée dans l ordre alphabétique ou du numéro de compte. Tous les comptes de la liste sont implicitement sélectionnés pour l édition du grand livre. On peut limiter l édition du grand livre à une simple sélection individuelle de comptes à l aide des touches CTRL et SHIFT. Cliquer sur ce bouton pour une édition du grand livre par nature de compte. Cliquer sur ce bouton pour lancer l édition Gédéon Comptabilité Page V - 12

61 SUIVI COMPTA VII EDITION DES BALANCES ANALYTIQUES PAR COMPTE ET PAR CENTRE Ce module n est accessible que si l option analytique est définie dans les paramètres. (Cf documentation Page III -1 point no 5). Cette balance peut être éditée soit par compte, soit par centre : 1 Avec l édition par compte, on obtient pour chaque compte le détail des ventilations analytiques. 2 Avec l édition par centre, on obtient pour chaque centre analytique, le détail des comptes auxquels ils sont affectés. On accède à ce module par le menu Edition _Balance analytique. Saisir une fourchette de dates définissant la période de sélection des écritures. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général du dossier. Ces cases à cocher permettent de faire des sous totalisations par plage de compte. Par exemple pour avoir un sous total par classe et un autre par sous classe en second niveau, il faut cocher la case 1 et la case 2. On obtiendra alors un sous total pour chaque groupe de numéro de compte commençant par 1,2,3,,6,7 et un autre sous total pour chaque groupe de numéro de compte commençant par 10, 11, 12 20,21,22,,77,78,79 Ces cases à cocher permettent de mettre en forme l édition. Cocher le saut de page permet d imprimer sur une nouvelle page chaque compte (ou centre selon qu il s agisse d une balance par centre) avec le détail des écritures. La 2eme case à cocher permet d avoir le détail des écritures analytiques du compte (ou du centre selon qu il s agisse d une balance par centre). Sans la coche on obtient une seule ligne de total. Sélectionner l axe analytique en appuyant sur la petite flèche noire. Les axes analytiques ont été définis dans les paramètres par le menu Fichier _ Paramétrage puis sur l onglet Saisie Gédéon Comptabilité Page V - 13

62 SUIVI COMPTA Cliquer sur l entête de colonne des libellés ou des numéros de compte pour obtenir une édition triée dans l ordre alphabétique et inversement. Tous les comptes et tous les centres des deux listes et sont implicitement sélectionnés pour l édition de la balance. On peut limiter l édition de la balance à une simple sélection manuelle de comptes et/ou de centres. Liste des centres de l axe analytique choisi au point Cliquer pour une édition de balance par nature de compte Cliquer sur ce bouton pour lancer l édition Gédéon Comptabilité Page V - 14

63 SUIVI COMPTA VIII EDITION DU GRAND LIVRE ANALYTIQUE PAR COMPTE ET PAR CENTRE Ce module n est accessible que si l option analytique est définie dans les paramètres. (Cf documentation Page III -1 point no 5). Le grand livre peut être édité soit par compte, soit par centre : 1 Avec l édition par compte, on obtient pour chaque compte le détail des ventilations analytiques. 2 Avec l édition par centre, on obtient pour chaque centre analytique, le détail des comptes auxquels ils sont affectés. On accède à ce module par le menu Edition _Grand livre analytique. Remarque : Globalement, les commentaires sur l édition de la balance analytique sont applicables à celle du grand livre analytique. Saisir une fourchette de dates définissant la période de sélection des écritures. Cette fourchette doit être comprise dans les dates des mois du paramétrage général du dossier. Le grand livre est naturellement détaillé. Si la période choisie couvre plusieurs mois, il est possible de faire une totalisation par mois du grand livre analytique, avec cette coche. Sélectionner l axe analytique en appuyant sur la petite flèche noire. Les axes analytiques ont été définis dans les paramètres par le menu Fichier _ Paramétrage puis sur l onglet Saisie Cliquer sur l entête de colonne des libellés ou des numéros de compte pour obtenir une édition triée dans l ordre alphabétique et inversement. Tous les comptes et tous les centres des deux listes et sont implicitement sélectionnés pour l édition du grand livre. On peut limiter l édition à une simple sélection manuelle de comptes et/ou de centres. Liste des centres de l axe analytique choisi au point Cliquer pour une édition par nature de compte avec les mêmes conditions de sélections que celles ci-dessous. Cliquer sur ce bouton pour lancer l édition. Gédéon Comptabilité Page V - 15

64 ETATS FINANCIERS Les ETATS FINANCIERS Paramétrage du bilan... VI -1 Edition du bilan... VI 6 Paramétrage du compte de résultat... VI -8 Edition du compte de résultat... VI -12 Gédéon Comptabilité Page VI - 0

65 ETATS FINANCIERS Le module des Etats financiers permet la préparation et l édition du bilan et des comptes de résultats. Un paramétrage spécifique sera fait pour chacun des deux documents. RAPPEL : Gédéon propose en standard un paramétrage complet de bilan et compte de résultat sur la base du plan comptable standard. Une adaptation pourrait s avérer nécessaire. Nous conseillons fortement de demander conseil et assistance auprès du centre Aplon pour le paramétrage de Bilan et compte de résultat. I PARAMETRAGE DU BILAN On accède à ce module en cliquant sur le bouton Etat financier de la barre de menu puis Bilan et enfin Paramétrage Un état se compose de plusieurs lignes. Pour chaque ligne vous devez indiquer différentes informations : Le numéro de la ligne permet d indiquer l ordre dans lequel les lignes vont apparaître sur l état. Deux lignes ne peuvent pas avoir le même numéro. Par défaut les lignes sont créées de 10 en 10, ce qui permet d en insérer facilement. Pour ajouter une nouvelle ligne, vous devez vous déplacer à la fin du tableau, cliquer sur la dernière ligne et saisir les données. La ligne ne se repositionne pas aussitôt dans le tableau. Il faut valider le paramétrage et lorsque vous y reviendrez elle sera mise au bon endroit. Pour supprimer une ligne, il faudra d abord la sélectionner puis appuyer sur la touche Suppr. Les libellés qui apparaissent ici sont standards, ils sont modifiables. Il existe plusieurs types de lignes : Libellé : libellé Normal : permet d affecter un ou plusieurs comptes Résultat : résultat de l exercice S1,S2,S3 : lignes de sous-total Total : total de l actif ou du passif Affectation à l Actif A ou au Passif P du bilan. Pour un bilan, vous devez donc définir toutes les lignes de l actif puis celles du passif. Il est fortement déconseillé de mélanger les lignes de type A et P, car à chaque fois que cette valeur change, le logiciel effectue un saut de page. Gédéon Comptabilité Page VI - 1

66 ETATS FINANCIERS Ces deux boutons Brut et Amort sur les lignes de bilan ne sont actifs que si le type de ligne est N. En cliquant sur ces boutons, une fenêtre de sélection apparaît pour l affectation des comptes comptables sur ces lignes (Voir documentation Page VI -3). Dès qu un compte est affecté, le libellé Oui apparaît dans la colonne correspondante. La liste des comptes affectés apparaît, en rappel, dans deux fenêtres distinctes en bas de page. Une fenêtre pour le Brut et l autre pour les Amortissements. Le bouton Calcul n est actif que si le type de ligne est S1,S2,S3 ou T. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de sélection apparaît avec toutes les lignes de bilan (Voir documentation Page VI -3). Il faut sélectionner celles qui doivent constituer le calcul de la ligne courante. Un opérateur permettra de définir le type de calcul à effectuer. Par défaut toutes les lignes sont éditées. Si vous souhaitez qu une ligne ne soit pas imprimée, décochez cette option (il faut cliquer deux fois : la case doit être blanche). Les comptes affectés à cette ligne seront tout de même pris en compte dans le calcul. Ce bouton permet de paramétrer les colonnes à éditer et l ordre dans lequel elles doivent apparaître. Mais aussi la police, la taille ou la couleur des caractères pour chaque type de ligne (Voir documentation Page VI -4). En cliquant sur le bouton des colonnes brut, amort ou calcul, les fenêtres suivantes apparaissent : Fenêtre de sélection des comptes comptables Fenêtre de sélection des lignes de bilan Le titre de la fenêtre rappelle le numéro et le libellé de la ligne en cours de paramétrage. Sélectionner les comptes ou les lignes avec la touche Shift (éléments qui se suivent) ou avec CTRL (éléments non adjacents). Cliquer ensuite sur la flèche pour déplacer les éléments dans le tableau de droite. En cas d erreur, il suffit de sélectionner le ou les éléments dans le tableau de droite et de cliquer sur la flèche. Les comptes passés dans la colonne de droite viendront alimenter la ligne de bilan en cours de paramétrage. Il est possible d affecter un compte à l actif, au passif ou à la fois à l actif et au passif. Le résultat du calcul est différent en fonction de cette affectation. Gédéon Comptabilité Page VI - 2

67 ETATS FINANCIERS Prenons par exemple deux comptes: (compte général) (compte collectif) Le solde d un compte général est la somme des écritures passées au débit la somme des écritures passées au crédit de ce compte. Imaginons que le compte soit créditeur de 15000,00. Un compte collectif recense les soldes de tous les tiers qui lui sont rattachés. Tous les tiers débiteurs vont au débit, tous les tiers créditeurs vont au crédit. Imaginons que la somme des soldes débiteurs soit de 10000,00 et que celle des soldes créditeurs soit de 20000,00. Si le compte est affecté seulement à l actif, on obtiendrait dans cet exemple : pour le compte : 15000,00 pour le compte : ,00 (10000, ,00) Si le compte est affecté seulement au passif, on obtiendrait : pour le compte : ,00 pour le compte : 10000,00 (20000, ,00) Si le compte est affecté à l actif et au passif, on obtiendrait : pour le compte : 15000,00 à l actif 0,00 au passif pour le compte : 10000,00 à l actif 20000,00 au passif La même règle s applique dans les colonnes concernant l exercice N-1. Il peut donc arriver qu un compte général apparaisse à l actif en N et au passif en N-1, ou inversement. Gédéon Comptabilité Page VI - 3

68 ETATS FINANCIERS Il est possible de personnaliser le bilan. Cliquer sur ce bouton pour faire apparaître la fenêtre de personnalisation du bilan. Les données à personnaliser ont été regroupées dans trois onglets différents. Vous avez un aperçu de l état et des modifications que vous effectuez. On obtient l aperçu dans cette partie de la fenêtre. Il s agit simplement d une préfiguration de la forme final de l état qui sera obtenu, ce n est pas l état définitif, qui demande plus de calcul avant affichage. Ce bouton permet d imprimer sur papier le format de l état tel que vous l avez paramétré. Valide toutes les modifications effectuées. Annule toutes les modifications effectuées. L onglet Entête correspond aux éléments qui seront imprimés en haut de chaque page de l état. Cet entête est découpé en trois parties : un libellé établissement, l intitulé de l état et un logo. Seule la première ligne du libellé de l établissement est obligatoire. Les libellés saisis sont automatiquement centrés. Leur position au niveau de l entête est modifiable avec les boutons Gauche, Centre, Droit, mais sous condition (Voir point ) Ce bouton permet de modifier la police, la taille, la couleur, le format (gras, italique, souligné ) du texte saisi. Ce bouton permet de modifier la couleur de fond du texte saisi. Les trois éléments de l onglet entête doivent être positionnés à des endroits différents : Gauche - Centré - Droit. Vous ne pouvez pas avoir par exemple le logo et le libellé de l établissement à gauche. Gédéon Comptabilité Page VI - 4

69 ETATS FINANCIERS En cliquant sur l onglet Tableau le masque ci-dessous s affiche pour permettre d indiquer les colonnes à imprimer et leur ordre : La case à cocher Visible indique les colonnes qui seront imprimées. Seules les colonnes cochées seront éditées. Indiquez ensuite l ordre dans lequel vous voulez les voir apparaître. CERTAINES COLONNES SONT OBLIGATOIRES : IL S AGIT DE libellé, valeur brute, amort et prov., valeur nette N Cliquer sur l onglet Lignes pour personnaliser le format du texte pour chaque type de ligne. Ce bouton permet de modifier la police, la taille, la couleur, le format (gras, italique, souligné ) du texte saisi. Ce bouton permet de modifier la couleur de fond du texte saisi. A combiner avec la case à cocher, il permet d indiquer comment seront édités les libellés du type actif circulant, actif immobilisé Gédéon Comptabilité Page VI - 5

70 ETATS FINANCIERS II EDITION DU BILAN Pour lancer l édition des états financiers, cliquer dans le menu Etats financiers, Bilan puis Edition. Choisir les périodes pour l exercice N. Il est possible de modifier les dates de la période N, les dates de la période N-1 se callent automatiquement sur la même fourchette de date. On peut donc obtenir un état sur par exemple le 1 er trimestre, ou le deuxième, etc Sélectionner le type d état souhaité : synthétique (état avec les montants par lignes de bilan), détaillé (le montant des différents comptes affectés sur chaque ligne) ou résumé (seules les lignes de sous-total et de total sont éditées). Cette coche permet d imprimer les lignes déclarées non éditables dans le paramétrage. Il est parfois utile d éditer ces lignes pour obtenir les résultats des calculs intermédiaires. Si vous voulez extraire le contenu de l état (lignes et comptes avec les différents montants) pour le retravailler ensuite sur un tableur tel qu Excel, cochez cette case. Vous devez ensuite cliquer sur le bouton icône pour définir le nom et l emplacement du fichier ASCII. 2. saisissez le nom du fichier 1. indiquez l emplacement du fichier 3. validez par enregistrer Ne sélectionnez pas de type défini. Chaque champ du fichier est séparé par défaut par un point-virgule. Cliquer pour lancer l édition du bilan. Gédéon Comptabilité Page VI - 6

71 ETATS FINANCIERS En demandant une nouvelle édition de bilan avec les mêmes critères, la fenêtre ci-dessous s affiche. S agissant d une simple ré édition, on peut répondre Non au calcul, sinon répondre Oui pour tenir compte des éventuels nouveaux éléments comptables. Si le bilan est faux, un trait apparaîtra sur les états édités. Un bilan est considéré non équilibré si le total actif est différent du total passif pour l exercice N. Gédéon Comptabilité Page VI - 7

72 ETATS FINANCIERS II PARAMETRAGE COMPTE DE RESULTAT Les comptes de résultats ou comptes de gestion sont un outil indispensable pour le gestionnaire. Ils regroupent les comptes de charges et produits selon une logique d analyse élaborée. RAPPEL : Gédéon propose en standard un paramétrage complet de compte de résultat sur la base du plan comptable standard FNOGEC. Une adaptation pourrait s avérer nécessaire. Nous conseillons fortement de demander conseil et assistance auprès de centre Aplon pour le paramétrage du compte de résultat. On accède à ce module en cliquant sur le bouton Etat financier de la barre de menu puis Compte d exploitation et enfin Paramétrage. Le numéro de la ligne permet d indiquer l ordre dans lequel les lignes vont apparaître sur l état. Deux lignes ne peuvent pas avoir le même numéro. Par défaut les lignes sont créées de 10 en 10, ce qui permet d en insérer facilement. Pour ajouter une nouvelle ligne, vous devez vous déplacer à la fin du tableau, cliquer sur la dernière ligne et saisir les données. La ligne ne se repositionne pas aussitôt dans le tableau. Il faut valider le paramétrage et lorsque vous y reviendrez elle sera mise au bon endroit. Pour supprimer une ligne, il faudra d abord la sélectionner puis appuyer sur la touche Suppr. Cette colonne donne une liste de racine de compte comptable pour mémoire. Il doit guider dans le choix des comptes devant composer le montant calculé de la ligne. Il existe plusieurs types de lignes : Libellé : libellé Normal : permet d affecter un ou plusieurs comptes Résultat : résultat de l exercice S1,S2,S3 : lignes de sous-total Total : total des charges, des produits, du financier ou de l exceptionnel Affectation pour les charges C ou les produits P Pour un compte de résultat, il faut définir toutes les lignes de charge puis celles de produit. Il est fortement déconseillé de mélanger les lignes de type C et P, car à chaque fois que cette valeur change, le logiciel effectue un saut de page. Gédéon Comptabilité Page VI - 8

73 ETATS FINANCIERS Le bouton Compte n est actif que si le type de ligne est N. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de sélection apparaît pour l affectation des comptes comptables sur la ligne (Voir documentation Page VI -10). Dès qu un compte est affecté, le libellé Oui apparaît dans la colonne correspondante. La liste des comptes affectés apparaît, en rappel, dans une fenêtre en bas de page. Le bouton Calcul n est actif que si le type de ligne est S1,S2,S3 ou T. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de sélection apparaît avec toutes les lignes saisies (Voir documentation Page VI -10). Il faut sélectionner celles qui doivent constituer le calcul de la ligne courante. Un opérateur permettra de définir le type calcul à effectuer. Par défaut toutes les lignes sont éditées. Si vous souhaitez qu une ligne ne soit pas imprimée, décochez cette option (il faut cliquer deux fois : la case doit être blanche). Les comptes affectés à cette ligne seront tout de même pris en compte dans le calcul. Ce bouton permet de paramétrer les colonnes à éditer et l ordre dans lequel elles doivent apparaître. Mais aussi la police, la taille ou la couleur des caractères pour chaque type de ligne (Voir documentation Page VI -11). En cliquant sur le bouton des colonnes brut ou calcul, les fenêtres suivantes apparaissent : Fenêtre de sélection des comptes comptables Fenêtre de sélection des lignes de bilan Le titre de la fenêtre rappelle le numéro et le libellé de la ligne en cours de paramétrage. Sélectionner les comptes ou les lignes avec la touche Shift (éléments qui se suivent) ou avec CTRL (éléments non adjacents). Cliquer ensuite sur la flèche pour déplacer les éléments dans le tableau de droite. En cas d erreur, il suffit de sélectionner le ou les éléments dans le tableau de droite et de cliquer sur la flèche. Les comptes passés dans la colonne de droite viendront alimenter la ligne de bilan en cours de paramétrage. Gédéon Comptabilité Page VI - 9

74 ETATS FINANCIERS Il est possible de personnaliser le compte de résultat. Cliquer sur le bouton pour faire apparaître la fenêtre de personnalisation de l état. Les données à personnaliser ont été regroupées dans trois onglets différents. Vous avez un aperçu de l état et des modifications que vous effectuez. On obtient l aperçu dans cette partie de la fenêtre. Il s agit simplement d une préfiguration de la forme final de l état qui sera obtenu, ce n est pas l état définitif, qui demande plus de calcul avant affichage. Ce bouton permet d imprimer sur papier le format de l état tel que vous l avez paramétré. Valide toutes les modifications effectuées. Annule toutes les modifications effectuées. L onglet Entête correspond aux éléments qui seront imprimés en haut de chaque page de l état. Cet entête est découpé en trois parties : un libellé établissement, l intitulé de l état et un logo. Seule la première ligne du libellé de l établissement est obligatoire. Les libellés saisis sont automatiquement centrés, modifiables avec les boutons Gauche, Centre, Droit, mais sous condition (Voir point ) Ce bouton permet de modifier la police, la taille, la couleur, le format (gras, italique, souligné ) du texte saisi. Ce bouton permet de modifier la couleur de fond du texte saisi. Les trois éléments de l onglet entête doivent être positionnés à des endroits différents : Gauche - Centré - Droit. Vous ne pouvez pas avoir par exemple le logo et le libellé de l établissement à gauche. Gédéon Comptabilité Page VI - 10

75 ETATS FINANCIERS En cliquant sur l onglet Tableau le masque ci-dessous s affiche pour permettre d indiquer les colonnes à imprimer et leur ordre : La case à cocher Visible indique les colonnes qui seront imprimées. Seules les colonnes cochées seront éditées. Indiquez ensuite l ordre dans lequel vous voulez les voir apparaître. CERTAINES COLONNES SONT OBLIGATOIRES : IL S AGIT DE libellé, total N et total N-1 Cliquer sur l onglet Lignes pour personnaliser le format du texte pour chaque type de ligne. Ce bouton permet de modifier la police, la taille, la couleur, le format (gras, italique, souligné ) du texte saisi. Ce bouton permet de modifier la couleur de fond du texte saisi. Gédéon Comptabilité Page VI - 11

76 ETATS FINANCIERS III EDITION DU COMPTE DE RESULTAT Pour lancer l édition des comptes résultats, cliquer dans le menu Etats financiers, Compte de résultat puis Edition. Choisir les périodes pour l exercice N. Il est possible de modifier les dates de la période N, les dates de la période N-1 se callent automatiquement sur la même fourchette de date. On peut donc obtenir un état sur par exemple le 1 er trimestre, ou le deuxième, etc Sélectionner le type d état souhaité : synthétique (état avec les montants par lignes de Compte résultat), détaillé (le montant des différents comptes affectés sur chaque ligne) ou résumé (seules les lignes de sous-total et de total sont éditées). Cette coche permet d imprimer les lignes déclarées non éditable dans le paramétrage. Il est parfois utile d éditer ces lignes pour obtenir les résultats des calculs intermédiaires. Si vous voulez extraire le contenu de l état (lignes et comptes avec les différents montants) pour le retravailler ensuite sur un tableur tel qu Excel, cochez cette case. Vous devez ensuite cliquer sur le bouton icône pour définir le nom et l emplacement du fichier ASCII. 2. saisissez le nom du fichier 1. indiquez l emplacement du fichier 3. validez par enregistrer Ne sélectionnez pas de type défini. Chaque champ du fichier est séparé par défaut par un point-virgule. Il est possible de saisir un libellé et une unité d œuvre. Les unités d œuvres sont des données externes à saisir comme par exemple un nombre d élèves, des surfaces, etc. Le compte de résultats affichera une colonne pour chaque unité d œuvre. Le montant de ces colonnes correspond au montant de la ligne divisé par la valeur de l unité d œuvre. Cliquer pour lancer l édition du compte de résultat Gédéon Comptabilité Page VI - 12

77 ETATS FINANCIERS En demandant une nouvelle édition de compte résultat avec les mêmes critères, la fenêtre ci-dessous s affiche. S agissant d une simple ré édition, on peut répondre Non au calcul, sinon répondre Oui pour tenir compte des éventuels nouveaux éléments comptables. Gédéon Comptabilité Page VI - 13

78 BUDGET LE BUDGET Budget - généralités... VII 1 Table de répartition... VII 2 Grille... VII -3 Format d édition... VII -5 Saisie Budget... VII 6 Editions... VII -8 Gédéon Comptabilité Page VII - 0

79 BUDGET Ce module permet d obtenir une analyse comparative entre le réalisé comptable de l exercice, celui de l exercice précédent et les montants budgétés saisis. L exploitation de ce module passe tout d abord par la mise en place de quelques paramétrages. 1 - Le paramétrage d une table de répartition va permettre d éclater un budget annuel sur plusieurs mois, soit selon un pourcentage, soit par des montants saisis. Cette option doit être cochée dans le paramétrage pour être accessible. (voir page VII -2) 2 - Le paramétrage d une grille d édition permet de personnaliser les éditions de budget. Cela va consister à créer des lignes de budget auxquelles seront affectées des comptes de charges et produits. Une ligne de budget peut également être constituée de plusieurs autres lignes combinées entres elles par des opérateurs arithmétiques. Le paramétrage des grilles d édition a beaucoup de ressemblance par rapport à celui des lignes des Etats financiers. Il est possible de créer plusieurs grilles d éditions (voir documentation page VII - ). 3 - Le paramétrage des formats d édition consiste à choisir les éléments à éditer (budget période, cumulé, annuel ) et l ordre dans lequel ils doivent apparaître en édition. Il est possible de créer plusieurs formats d éditions (voir page VII - ). La saisie du budget peut se faire selon différents modes, soit par compte soit pour un groupe de comptes prédéterminés (voir page VII - ). Gédéon Comptabilité Page VII -1

80 BUDGET I PARAMETRAGE DES TABLES DE REPARTITION Ce module est accessible si vous avez coché l option du même nom dans le paramétrage général. La mise en place des tables de répartition n est pas obligatoire, cependant leur utilisation automatise l éclatement mensuel des budgets au moment de leur saisie. Chaque clé de répartition apporte un éclatement spécifique en fonction de la nature des différents comptes de produit et charge. L accès à ce module se fait à partir de la barre des menus Budget _ Table de répartition La liste des tables précédemment créées apparaît par ordre alphabétique. Ce bouton permet de créer une nouvelle table de répartition. Vous pouvez modifier le contenu d une table après l avoir sélectionnée dans la grille. Ce bouton permet de supprimer une table. Ce bouton permet d éditer le détail de toutes les tables de la grille. Saisir le libellé de la table de répartition en cours de création ou de modification Cette coche définit le mode de saisie de la répartition, soit en pourcentage soit en montant. La saisie par montant se re-transforme en pourcentage. Selon la coche du champ, il faudra saisir soit des montants qui génèreront des pourcentages, soit de saisir directement des pourcentages Dans le cas de la saisie en pourcentage, ce champ cumule les pourcentages, le total ne peut être supérieur à 100%. Dans le cas de la saisie en montant, il correspond au total des montants saisis. Gédéon Comptabilité Page VII -2

81 BUDGET II PARAMETRAGE DES GRILLES BUDGETAIRES Ce module permet de regrouper des comptes qui font partie du même poste budgétaire. Le contenu et le format des lignes d une grille sont donc complètement personnalisables. L accès à ce module se fait à partir de la barre des menus Budget _ Grille d édition Ce bouton permet de dupliquer une grille sélectionnée dans la liste Ces deux boutons permettent, l une de créer une nouvelle grille budgétaire, et l autre de modifier une grille sélectionnée dans la liste. Ce bouton permet d éditer le détail de toutes les tables de la grille. Liste des grilles qui sont créées En création et modification, saisir un libellé pour la grille Saisir un numéro pour chaque ligne. Ce numéro est très important car il indique au programme l ordre dans lequel les lignes seront éditées. Il est conseillé de saisir des numéros qui ne se suivent pas afin de permettre d insérer de nouvelles lignes. Pour ajouter une nouvelle ligne, il faut se positionner sur la dernière ligne de la grille (celle qui commence par un astérisque *). Apres validation de cette grille, les lignes se replaceront dans l ordre des numéros. Pour supprimer une ligne, sélectionnez la et appuyez sur la touche Suppr du clavier Le type de ligne est obligatoire. Lors de l édition, il permet d associer à la ligne le format qui est défini au point. Il existe plusieurs types de lignes : Libellé : Ligne simple, sans aucun montant Normal : permet d affecter un ou plusieurs comptes Résultat : résultat de calcul associant plusieurs autres lignes avec des opérateurs arithmétiques S1,S2,S3 : lignes de sous-total de plusieurs autres lignes Total : total de plusieurs sous totaux. Gédéon Comptabilité Page VII -3

82 BUDGET 11 Pour une ligne de type N, il faut indiquer les comptes qui lui seront associés. Sélectionner les comptes dans la liste obtenue en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le bouton de la colonne Compte. Le libellé Oui dans la colonne signifie que des comptes ont été saisis. Le contenu est détaillé dans le tableau Pour une ligne de type S, R ou T, sélectionner les lignes dans la liste obtenue en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le bouton de la colonne Calcul. En face de chaque ligne sélectionnée, choisir un opérateur, le signe + est implicite. Le libellé Oui dans la colonne signifie qu une formule de calcul a été saisie. Le contenu est détaillé dans le tableau 11 Pour chaque type de ligne, ces deux boutons permettent de choisir une police de caractère et une couleur de fond. Ce tableau affiche les comptes sélectionnés pour les lignes de type N, ou les lignes sélectionnées pour le calcul des lignes de type R, S, T. Fenêtres de sélections de comptes du point no Fenêtre de sélection de lignes du point no Le titre de la fenêtre indique le numéro et le libellé de la ligne en cours de modification. Pour sélectionner les comptes ou les lignes utiliser la touche Shift (éléments qui se suivent) ou la touche CTRL (éléments non adjacents). Cliquer ensuite sur la flèche pour déplacer les éléments dans le tableau de droite. En cas d erreur, il suffit de sélectionner le ou les éléments dans le tableau de droite et de cliquer sur la flèche. Gédéon Comptabilité Page VII -4

83 BUDGET III PARAMETRAGE DES FORMATS BUDGETAIRES Grille Ce module permet de composer les colonnes pour l édition du budget. L accès à ce module se fait à partir de la barre des menus Budget _ Format d édition La liste des formats précédemment créés apparaît par ordre alphabétique. Ce bouton permet de créer un nouveau format. Ce bouton permet de modifier le contenu d un format après l avoir sélectionné dans la liste Ce bouton permet d éditer le détail de tous les formats de la grille. Le libellé du format en cours de création ou de modification Ces coches définissent les colonnes à éditer. Il convient de choisir judicieusement ces zones afin de permettre une bonne lisibilité de l état budgétaire. Cochez les colonnes dans l ordre où elles doivent apparaître sur l édition. En décochant une colonne, la numérotation se réajuste automatiquement. L édition du budget se fait automatiquement au format portrait ou paysage en fonction du nombre de colonnes définis par les coches. Gédéon Comptabilité Page VII -5

84 BUDGET IV LA SAISIE DU BUDGET Ce module permet de saisir les montants budgétaires. Il est possible d en saisir plusieurs en vue de faire des simulations. L accès à ce module se fait à partir de la barre des menus Budget _ Saisie du budget Budget Cette grille contient la liste des budgets créés précédemment. Cliquez sur ce bouton pour saisir un nouveau budget. Cliquer pour modifier le contenu d un budget après l avoir sélectionné. Cliquer pour dupliquer un budget après l avoir sélectionné. La fenêtre suivante apparaît pour indiquer éventuellement un coefficient qui sera attribué aux montants déjà saisis dans le budget choisi. Ce bouton permet d éditer le détail du budget sélectionné. Ce bouton permet de supprimer le budget sélectionné. Gédéon Comptabilité Page VII -6

85 BUDGET Ecran de saisie des budgets Indiquez un libellé explicite Saisir pour chaque compte le montant estimé pour l année. Si l utilisation des tables de répartition mensuelle est cochée dans le paramétrage, alors il sera possible d éclater le budget saisi sur plusieurs mois. Dans ce cas, après la saisie du montant du budget, appuyer sur la touche de tabulation pour passer dans la colonne Clé de répartition. Dans le cas contraire, le montant budgété est annuel. Cette colonne n apparaît que si vous avez coché l option Table de répartition dans le paramétrage général Sélectionner une des clés de répartition précédemment créées. Le montant du budget se trouve automatiquement éclaté sur les mois et selon les pourcentages définis par la clé. La fenêtre donne l éclatement mensuel du budget en fonction de la clé de répartition. Il est possible de faire un éclatement mensuel du budget sans sélectionner de clé de répartition, alors la fenêtre ci-dessous s ouvre automatiquement pour la saisie de la répartition souhaitée. La répartition peut être faite par montant ou par pourcentage sur les mois concernés. Si vous saisissez un montant, le pourcentage se calcule aussitôt et inversement. Gédéon Comptabilité Page VII -7

86 BUDGET IV LES EDITIONS DES BUDGETS Deux modes d édition sont proposés : - le budget mensuel : il permet d éditer le budget mois par mois. Les colonnes de l état final sont prédéfinis par le programme. - le budget libre : C est l utilisation d un des formats mis en place. Les colonnes de l état final sont définies par le format créé par l utilisateur. On accède au module d édition des budgets mensuels par le menu Budget _ Budgets mensuels Deux possibilités de sélection de comptes sont offertes pour l édition du budget : 1 Soit sélectionner les comptes dans la fenêtre avec les touches Shift (pour des comptes adjacents) ou CTRL (pour des comptes qui ne se suivent pas). On peut rechercher et atteindre un compte en tapant ses premiers caractères. 2 - Soit choisir une grille dans la fenêtre de sélection des grilles. Avec ce choix, il est possible de cocher la case Détail des lignes pour obtenir le détail des comptes qui ont servi à constituer les lignes de la grille. Il est également possible de ne sélectionner que certaines lignes de la grille (avec les touches Shift ou CTRL ). Cette case à cocher n est accessible que si une grille est sélectionnée en. Avec cette coche, l édition du budget fera apparaître le détail des comptes qui ont servi à constituer les lignes des grilles. Fenêtre de sélection des comptes suivis en budget. Sélection individuelle ou multiple en utilisant les touches Shift (pour des comptes adjacents) ou CTRL (pour des comptes qui ne se suivent pas). Il est possible de rechercher et atteindre un compte en tapant ses premiers caractères du numéro. Sélectionner le budget dans la liste des budgets saisis. Sélectionner la fourchette de date de l exercice en cours. Les dates de l exercice N-1 s alignent automatiquement sur la même fourchette pour le comparatif N et N-1. Ces trois cases à cocher permettent une mise forme des montants édités sur l état du budget. La case Edition en Kilodevise permet d exprimer les montants en millier. La case Projection donne une estimation de la tendance annuelle de l évolution du réalisé en se basant sur une fourchette de mois écoulés. Il ne faut donc pas sélectionner une fourchette de date couvrant tout l exercice. Voir explication détaillée en page VII -11. Gédéon Comptabilité Page VII -8

87 BUDGET La case Détail des mois est en rapport direct avec la case à cocher Projection. Elle permet d obtenir un tableau avec une colonne budgété/réalisé pour chaque mois en plus des colonnes Période, Cumulé, Annuel. Cette case à cocher permet d obtenir un fichier de type ASCII du budget. Il faudra ensuite définir l emplacement de ce fichier sur le disque dur en cliquant sur le bouton de dossier Cliquer sur ce bouton pour lancer l édition. Le tableau final du budget sera complété par trois colonnes de totalisation : période : regroupement des écritures pour la période indiquée cumulé : regroupement des écritures depuis la date de début d exercice jusqu à la date de fin de période annuel : regroupement des écritures sur l exercice comptable entier Remarque: Si l option table de répartition n est pas cochée dans le paramétrage général, la répartition mensuelle dans l édition du budget sera calculée en fonction du réalisé N-1. Détail de la case à cocher projection du point : le mode de calcul de la projection est : TOTAL DU REALISE CUMULE DE LA PERIODE INDIQUEE % du budget cumulé de la période X 100 exemple : du 01/09/01 au 31/12/01 du 01/09/01 au 31/08/ : budget 20435, , : réalisé 23397, ,45 % budget cumulé : / * 100 = 34,06 projection du compte : 23397,67 * ,06 = 68695,45 Gédéon Comptabilité Page VII -9

88 BUDGET Exemple d un budget mensuel : Exemples d un budget libre : Les comptes ont été sélectionnés individuellement. Une grille a été choisie au moment de l édition. Exemples d une projection : Gédéon Comptabilité Page VII -10

89 GEDEON - LA CLOTURE La CLOTURE Ouvrir/fermer une période... VIII 1 La procédure de clôture d exercice... VIII 2 L édition des à nouveaux... VIII 4 Compactage des écritures... VIII -5 Gédéon Comptabilité Page VIII - 0

90 GéDéOn La clôture La clôture est un traitement lourd qui affecte la structure des données de la base de comptabilité GéDéOn. Avant de lancer ce traitement il convient de respecter certaines procédures. Le module couvre plusieurs fonctions : 1 - ouvrir/fermer une période (Voir page VIII -1) 2 - la clôture d exercice (Voir page VIII -2) 3 - l édition des à nouveaux (Voir page VIII -3) 4 - le compactage des écritures (Voir page VIII -4) I OUVRIR/ FERMER UNE PERIODE On accède à ce module par le menu Clôture _ Ouvrir/Fermer une période. Cette fonction permet de fermer des périodes comptables afin d interdire tout mouvement comptable sur ces périodes. Les périodes clôturées ne sont pas accessibles par cette fonction. L action Ouvrir/Fermer une période ne supprime aucune écriture. Avec l assistance de votre centre Aplon et l autorisation du trésorier de l OGEC, il sera possible ré-ouvrir ces mêmes périodes. Il ne faut pas décider, à la légère, de clôturer une période car le passage de nouvelles écritures sur la période clôturée est impossible. Ce champ indique le statut de la période pour chaque mois. Cliquer pour changer la valeur Ouvert à Fermer et inversement. Pour passer de Fermer à Ouvert, un mot de passe est nécessaire. Ce champ va servir à votre centre Aplon pour la réouverture de période clôturée. Cliquer pour valider les modifications apportées au statut des périodes. Comptabilité Gédéon Page VIII -1

91 GéDéOn La clôture II LA CLOTURE D EXERCICE On accède à ce module par le menu Clôture _ Clôture. Il est indispensable de faire une double sauvegarde sur support externe (ZIP, DAT) pour archivage. L utilisation des disquettes classiques est fortement déconseillée. Il s agit là d un traitement lourd qui affecte la structure des données. Il est conseillé de faire toutes les éditions de Balance, Grand livre et Journaux. Après ce traitement, il ne sera plus possible de saisir d écritures antérieures à la date de clôture. Le traitement ne sera effectif que sous certaines conditions de contrôle que le programme effectue. Le programme vérifie que - les périodes sont correctes (exercice en cours et prochain ne peuvent pas comporter plus de 18 mois) - les écritures dans Cloée ont été transférées dans Gédéon - il n y a pas d écriture mise en attente sur la période de l exercice - les comptes 120 et 129 sont soldés - le bilan et le compte de résultat ont été édités si c est le cas et qu ils sont corrects (total actif = total passif, résultat calculé par le compte de résultat correspond à la somme des écritures crédit la somme des écritures débit), les états sont clôturés si c est le cas mais que les états ne sont pas justes, le programme en informe l utilisateur mais lui laisse le choix de poursuivre ou non la clôture s ils n ont pas été édités, la clôture se poursuit - les champs obligatoires ne doivent pas être invalides : compte vide ou compte= libellé vide journal vide date incorrecte pas de montant ou montant égal à 0 numéro écriture vide ou égal à 0 si on gère de l analytique, les centres doivent être renseignés sur chaque axe pour les comptes 6 et 7 - total débit = total crédit pour chaque n d écriture - total débit = total crédit par journal et par n écriture - les écritures sont équilibrées par jour si l option du même nom a été cochée dans le paramétrage - les écritures sont équilibrées par pièce et par n d écriture (pour les journaux dont la pièce est obligatoire) - chaque lettrage est équilibré Si tout est correct, le programme - modifie les périodes du nouvel exercice dans le paramétrage - met à jour les périodes - met à jour les comptes privilégiés - crée les à nouveaux et les affiche à l écran.il est fortement conseiller de l imprimer afin de procéder à des comparaisons avec la balance et le bilan d avant clôture. Cette édition reste toujours possible par le menu Clôture _ Edition des a nouveaux. - affiche les comptes non mouvementés depuis deux ans. Il est alors possible de les fermer. En cas d anomalie de clôture, il faudra contacter votre centre Aplon pour complément d information et conseil. Il sera nécessaire de récupérer la sauvegarde faite avant clôture avant de relancer le traitement de clôture. Comptabilité Gédéon Page VIII -2

92 GéDéOn La clôture Rappel des conseils et procédure à respecter impérativement. La date de fin de l exercice est modifiable. Il est possible d ajuster la durée de l exercice, mais la durée maximum d un exercice est de 18 mois. La durée de l exercice futur s adapte automatiquement à celle de l exercice en cours de clôture, mais reste modifiable si on ne souhaite pas conserver la même durée pour les deux exercices. Ces paramètres sont renseignés dans les paramètres généraux du dossier comptable. Cliquer sur ce bouton pour lancer la clôture. Comptabilité Gédéon Page VIII -3

93 GéDéOn La clôture III L EDITION DES A NOUVEAUX On accède à ce module par le menu Clôture _ Edition des A nouveaux. Ce document est identique à celui obtenu lors de la clôture de l exercice précédent. Sélectionner la date de clôture concernée par l édition Cliquer sur ce bouton pour obtenir les à nouveaux. Comptabilité Gédéon Page VIII -4

94 GéDéOn La clôture IV LE COMPACTAGE DES ECRITURES On accède à ce module par le menu Clôture _ Compactage des écritures. Attention, cet traitement affecte la structure des données de la base. Il est indispensable de faire une double sauvegarde sur support externe (ZIP, DAT) pour archivage. L utilisation des disquettes classiques est fortement déconseillée. Il est fortement conseiller d éditer une balance générale avant de lancer ce traitement et une autre après, puis faire une comparaison des ces deux états. Il ne doit y avoir aucune différence, sinon contacter le centre Aplon. Il faut se rappeler que la clôture d exercice ne supprime pas les écritures de la base Gédéon. Ces écritures antérieures restent disponibles pour consultation et édition. Le compactage va supprimer physiquement ces écritures après contrôle des conditions par le programme. - le programme vérifie que la date butoir est inférieure au début de l exercice précédent pour le calcul du compte de résultat. Si l exercice en cours est 01/09/ /08/2004, le programme ne voudra pas de date supérieure au 31/08/ le programme supprime ensuite les écritures de tous les comptes pour les comptes rapprochables (qui commencent par 512 ou 514), vérification si au moins une écriture est rapprochée pendant la période indiquée. Si aucune écriture rapprochée trouvée, suppression de toutes les écritures. Si au moins une écriture rapprochée est trouvée, suppression seulement des écritures rapprochées. pour les autres comptes lettrables, vérification de l équilibre pour chaque code lettrage et suppression si c est le cas. Si aucune écriture n est lettrée sur la période mais que l équilibre débit crédit est confirmé, les écritures sont tout de même supprimées. - affichage des comptes non mouvementés pour les fermer éventuellement. Rappel des recommandations et procédures qu il faudra respecter. Saisir la date butoir au-delà de laquelle le compactage ne se fera pas. Cliquer pour lancer le compactage Comptabilité Gédéon Page VIII -5

95 GéDéOn Les traitements Les TRAITEMENTS Importation Paie Aplon... IX 1 Importation des immobilisations... IX 2 Exportation vers Sage... IX -3 Comptabilité Gédéon Page IX -0

96 GéDéOn Traitements Ce module Traitements est l interface de la comptabilité GéDéOn. Il propose d une part l importation de données externes de Paie Aplon et des Immobilisations Sage et d autre part l exportation vers la comptabilité Sage. I IMPORTATION DE LA PAIE APLON On accède à ce module par le menu Traitements _ Importation Paie Aplon GéDéOn procède d abord par des contrôles de cohérence avant d intégrer ces nouvelles écritures. Une sauvegarde préalable de la base de comptabilité est indispensable. - le programme vérifie le format des fichiers générés par la Paie Aplon - contrôle de la date du fichier par rapport à l exercice en cours et si elle se trouve dans une période ouverte - vérification de l existence des centres analytiques du fichier - vérification que le compte existe et que les affectations analytiques sont les mêmes que celles définies dans Gédéon - contrôle de l équilibre débit crédit - Cas particulier si compte collectif salarié/enseignants: pour le fichier des salariés : contrôle de la présence d un type tiers dans le fichier. Il faut que le type tiers trouvé corresponde à un compte collectif client. pour le fichier des enseignants : contrôle de la présence d un type tiers dans le fichier. Il faut que le type tiers trouvé corresponde à un compte collectif fournisseur. - si tout est correct, alors GéDéOn procède comme suit : si le journal contient un compteur de pièce, le programme affecte le même numéro à toutes les écritures. marquage des fichiers de paie et de cotisations enseignants pour empêcher une double intégration création ou mise à jour des salariés et des enseignants. - Les recommandations à respecter - Sélectionner le journal de paie, puis dans le champ suivant il faut indiquer le chemin des fichiers générés - par la Paie Aplon. Ces données seront par la suite enregistrées dans les paramètres généraux et rappelées - lors de la prochaine intégration. Idem que le point mais pour les cotisations enseignant Indiquer l emplacement du fichier Salarié généré par la Paie Aplon, (Si cas particulier compte collectif). Indiquer l emplacement du fichier Enseignant généré par la Paie Aplon(Si cas particulier compte collectif). Cocher les éléments qu il faut importer dans GéDéOn Cliquer sur ce bouton pour démarrer l intégration de la Paie Aplon. Comptabilité Gédéon Page IX -1

97 GéDéOn Traitements II IMPORTATION DES IMMOBILISATIONS SAGE La comptabilité GéDéOn ne traite pas les immobilisations. Elle intègre la comptabilisation des immobilisations traitées par le logiciel Sage. On accède à ce module par le menu Traitements _ Importation des Immobilisations. GéDéOn procède d abord par des contrôles de cohérence avant d intégrer ces nouvelles écritures d immobilisation. Une sauvegarde préalable de la base de comptabilité est indispensable. - le programme vérifie le format du fichier Ficamm généré par Sage et s il a déjà été intégré dans Gédéon - contrôle de la date du fichier par rapport à l exercice en cours et si elle se trouve dans une période ouverte - si l école gère de l analytique, vérification de l existence des centres secteur et gestion du fichier - vérification que le compte existe et que les affectations analytiques sont les mêmes que celles définies dans Gédéon - contrôle de l équilibre débit crédit - si le journal contient un compteur de pièce, le programme affecte le même numéro à toutes les écritures. - Indiquer l emplacement du fichier Ficamm généré par le logiciel Immo de Sage. Demander conseil au centre Aplon pour indication du chemin de ce fichier. - Cliquer sur ce bouton pour lancer l intégration Comptabilité Gédéon Page IX -2

98 GéDéOn Traitements III EXPORTATION VERS LA COMPTABILITE SAGE GéDéOn va générer un ensemble de fichiers permettant de reconstituer le dossier comptable complet dans Sage. Un intérêt particulier pour ce transfert porte sur le fait de pouvoir regrouper plusieurs dossiers GéDéOn dans une même base de donnée Sage. On accède à ce module par le menu Traitements _ Exportation vers Sage. Après avoir indiqué la période, le programme génère les fichiers sur une disquette formatée installée dans le lecteur. Il faut ensuite les récupérer sous Sage par une procédure précise. Contacter le centre Aplon pour conseil et assistance. - Conseil d utilisation - Indiquer la période à exporter vers Sage Cliquer pour lancer l exportation, le fichier sera généré sur la disquette. Comptabilité Gédéon Page IX -3

99 GéDéOn Sécurités / maintenance SECURITE / MAINTENANCE Sauvegarde... Page X - 1 Récupération... Page X - 2 Mise à jour par Internet... Page X - 3 Télémaintenance... Page X - 4 Comptabilité Gédéon Pages X -0

100 GéDéOn Sécurités / maintenance I LA SAUVEGARDE GéDéOn stocke des données sensibles sur le disque de l ordinateur. Ces données proviennent soit de la saisie soit générées par un certains nombre de traitements. Il est indispensable de protéger ces données en faisant des sauvegardes. Ces dernières sont périodiques (journalières), et /ou faites à la demande, par sécurité, avant de lancer certains traitements. Il est donc fortement conseiller d observer les consignes de sauvegarde. Les sauvegardes sont faites sur différents supports : Les supports externes - sur des disquettes simples pour lesquelles il est prudent de faire en double jeu - sur des disquettes ZIP, cartouches DAT les supports internes - sur disque dur (prudence, il est conseillé d avoir un jeu de sauvegarde sur support externe). Pour lancer la sauvegarde cliquer sur le menu Fichier, puis Sauvegarde. Le masque ci-dessous s affiche Si Cloée est utilisée, il est conseillé de mettre les deux coches. La coche détermine la base à sauvegerder Cliquer sur ce bouton pour choisir l emplacement de la sauvegarde. GédéOn gardera en mémoire ce Chemin pour les prochaines séquences de sauvegarde. Cliquer sur le bouton OK pour lancer la sauvegarde Comptabilité Gédéon Pages X -1

101 GéDéOn Sécurités / maintenance II LA RECUPERATION / REPARATION En cas de problème dans la base ou suite à une erreur de manipulation, une récupération de donnée peut s averer nécessaire. Il est bon de tenir informé votre centre Aplon avant de faire une restauration (récupération), pour avoir des conseils éclairés. La récupération consiste à remplacer, donc effacer, les fichiers existants à un moment donné, par le même fichier mais une date antérieure. Vous perdez ainsi les données saisies et traitements effectués entre ces deux moments. Vous devez disposer d un jeu de sauvegarde en bon état. Pour lancer la restauration, il faut aller dans le menu Fichier Récupération. Un message vous préviendra que l application Gédeon va être fermée, puis vous accedez à la fenêtre ci-dessous. Cliquer sur ce bouton pour choisir l emplacement de la sauvegarde. GédéOn a gardé en mémoire ce chemin lors de la précedente séquence de sauvegarde. Selectionner le fichier sauvegardé (Le nom standard est ecole.zip si vous ne l avez pas modifié). Cliquer sur le bouton OK pour démarrer le processus de récupération. La date de la dernière sauvegarde apparaît et une liste de nom de fichier est affichée dans la fenêtre ci-dessous. - Il est faut sélectionner le ou les noms de fichiers en cliquant sur la ligne. Pour sélectionner plusieurs lignes A la fois, il faut appuyer sur la touche CTRL du clavier + clic gauche de la souris. - Si un logo a été mis en place, son nom apparaît ici dans la liste des fichiesr sauvegardés - Si le logiciel Cloée est utilisé, son nom apparaît ici dans la liste des fichiesr sauvegardés. - Le nom de la base Gédéon apparaît ici dans la liste des fichiesr sauvegardés Après les sélections, cliquer sur ok pour lancer la récupération. Ce tableau Réparation donne accès à un outil de correction automatique de la base. Vous lancerez ce genre de traitement uniquement à la demande du technicien d Aplon. Comptabilité Gédéon Pages X -2

102 GéDéOn Sécurités / maintenance III LA MISE A JOUR PAR INTERNET Ce module est commun à tous les programmes Aplon. Il s agit d un outil qui s appuie sur Internet pour apporter les nouvelles versions de l ensemble des programmes Aplon installés sur votre ordinateur. Cela suppose donc que vous un accès internet depuis votre ordinateur. Son lancement régulier est conseillé afin d être le plus à jour possible. Le traitement est automatique et les manipulations sont reduites au minimum. Il faut simplement cliquer sur le bouton suivant dèsque cela est possible. Le téléchargement et la mise en place sont automatiques. Comptabilité Gédéon Pages X -3

103 GéDéOn Sécurités / maintenance IV LA TELEMAINTENANCE Ce module est commun à tous les programmes Aplon. Il s agit d un outil qui s appuie sur Internet. Il permet au technicien Aplon de prendre la main sur votre ordinateur à distance. Il peut ainsi travailler sur votre ordinateur et vous voyez en directe toutes les manipulations qu il effectue. Le lancement de ce programme doit être fait à la demande du technicien Aplon. A partir du menu Fichier télémaintenance, la fenêtre ci-dessous apparaît et vous indiquez au technicien Aplon, les informations qui s y trouvent. Comptabilité Gédéon Pages X -4

104 GéDéOn Les annexes LES ANNEXES Utilisation du filtre de sélection... Annexe 1 Liste fichier Nature de compte... Annexe 2 compte... Annexe 3 journaux... Annexe 4 Centres analytiques... Annexe 5 Clés analytiques en saisie (Clé de répartition)... Annexe 6 Clients (familles) Liste... Annexe 7 Clients (familles) Etiquettes... Annexe 8 Fournisseurs (Liste et compte privilégiés)... Annexe 9 Balance analytique et grand livre Analytique... Annexe 10 Balance générale / Balance famille... Annexe 11 Grand livre général... Annexe 12 Edition d un journal... Annexe 13 Comptabilité Gédéon Annexe 0

105 LES ANNEXES Utilisation du Filtre de sélection Le filtre vous permet de sélectionner les tiers sur lesquels vous voulez travailler ainsi que l ordre dans lequel ils doivent apparaître au moment de l impression. Après avoir sélectionné le champ concerné, cliquez sur l une des deux flèches pour insérer le champ dans les critères de sélection et/ou dans les critères de tri. Dans le cas où vous insérez un champ comme critère de sélection, la fenêtre ci-dessous apparaît. Le mode de fonctionnement vous est expliqué plus bas. Liste des tiers sur lesquels vous allez travailler. Ordre dans lequel les tiers vont apparaître sur les différents états. Si vous double-cliquez sur une ligne, l ordre croissant passe à décroissant et inversement. Si vous voulez modifier l ordre dans lequel les champs doivent être triés, cliquez sur l une de ces deux icônes pour déplacer le champ en question. Permet de supprimer un champ soit en sélection, soit dans le tri. La liste des différentes valeurs du champ sélectionné apparaît. Sélectionnez les valeurs qui vous intéressent avec les touches Shift (plage de données adjacentes) ou CTRL (données qui ne se suivent pas). Le programme choisit par défaut l opérateur qui semble le plus approprié en fonction des éléments que vous avez sélectionnés. Vous pouvez choisir un autre opérateur s il ne vous convient pas. Si la sélection est terminée, cliquez sur l un de ces boutons. Si vous devez ajouter une autre condition, cliquez sur Et ou sur Ou. Si vous connaissez la valeur que vous recherchez ou si vous voulez indiquer une autre valeur que celles qui vous sont proposées, il faut cliquer sur l entête de colonne. Saisissez dans la ligne qui apparaît la valeur que vous recherchez. Comptabilité Gédéon Annexe -1

106 ANNEXE LISTE NATURE DE COMPTE Gédéon Comptabilité Annexe - 2

107 ANNEXE LISTE DE COMPTE Gédéon Comptabilité Annexe - 3

108 ANNEXE LISTE DES JOURNAUX Gédéon Comptabilité Annexe - 4

109 ANNEXE LISTE CENTRES ANALYTIQUES Gédéon Comptabilité Annexe - 5

110 ANNEXE LISTE CLE DE REPARTITION ANALYTIQ. Gédéon Comptabilité Annexe - 6

111 ANNEXE LISTE FAMILLE Gédéon Comptabilité Annexe - 7

112 ANNEXE LISTE ETIQUETTES FAMILLE Gédéon Comptabilité Annexe - 8

113 ANNEXE LISTE FOURNISSEUR Gédéon Comptabilité Annexe - 9

114 ANNEXE EDITION BALANCE ANALYTIQUE Gédéon Comptabilité Annexe - 10

115 ANNEXE EDITION BALANCE BALANCE FAMILLE Gédéon Comptabilité Annexe - 11

116 ANNEXE EDITION GRAND LIVRE Récapitulatif en fin d édition de grand livre Gédéon Comptabilité Annexe - 12

117 ANNEXE EDITION JOURNAL Gédéon Comptabilité Annexe - 13

118 FICHE PRODUIT LE LETTRAGE MANUEL FICHES PRODUITS Comment faire du lettrage... Fiche 1 Gédéon Comptabilité Fiche produit

119 FICHE PRODUIT LE LETTRAGE MANUEL Le lettrage est une opération comptable qui consiste en un marquage de certaines écritures comptables ensemble, les unes étant au débit et les autres au crédit. Une chaîne de caractères alphabétique est ainsi portée sur les dites lignes d écritures dont le total des débits égale le total des crédits. GéDéOn propose deux méthodes de lettrage : 1 Le lettrage manuel est fait par le comptable. Il affiche l ensemble des écritures d un compte de tiers et procède à leur marquage. 2 Le lettrage automatique est un traitement interne qui recherche et lettre les écritures des comptes de tiers. Le lettrage automatique est expliqué dans la documentation Page IV -13. I LETTRAGE MANUEL Aller dans le menu Consultation puis Consult. d un compte. Le masque ci-dessous s affiche Sélectionner un compte lettrable puis définir une période pour le choix des lignes d écriture Cocher la case Ecritures non lettrées puis cliquer sur le bouton Ce bouton permet de lancer le module de lettrage et le masque de lettrage ci-dessous s affiche Cocher les cases sur les lignes d écriture de votre choix. Une même chaîne de lettre alphabétique marque ces lignes. Cette chaîne de caractères évolue automatiquement dès qu il y a équilibre Débit/crédit des lignes sélectionnées, Exemple : Code lettrage AAB, puis AAC Ces champs affichent le cumul progressif des sélections de lignes débit et crédit. Cliquer sur le bouton pour terminer le lettrage. Le lettrage ne peut être validé que si le champ par Code lettrage est égal à zéro. II LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est expliqué dans la documentation Page IV -13 Gédéon Comptabilité Fiche produit