OPTIMISER LA PLANIFICATION DE CONGÉ: UNE RESPONSABILITÉ PARTAGÉE ENTRE LES INFIRMIÈRES ET LES MÉDECINS

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1 OPTIMISER LA PLANIFICATION DE CONGÉ: UNE RESPONSABILITÉ PARTAGÉE ENTRE LES INFIRMIÈRES ET LES MÉDECINS Adele Ferrante, inf., M.Sc.(A). Directrice des soins infirmiers Dr Irwin Kuzmarov M.D. FRCS Directeur des services professionnels et hospitaliers HÔPITAL SANTA CABRINI Colloque CII 5 mai 2010

2 INTRODUCTION PROFIL DE L HÔPITAL SANTA CABRINI: Services offerts; Clientèle desservie. SALLE D URGENCE DE L HÔPITAL SANTA CABRINI: Quelques données statistiques; Problème d achalandage; Orientations ministérielles en regard des salles d urgences.

3 PLANIFICATION DE CONGÉ LACUNES CONSTATÉES: Manque de concertation et d arrimage entre intervenants; Des retards ou des annulations de congés; PLANIFICATION DE CONGÉ BIEN AMORCÉE ASSURE: Prise en charge rapide de l usager; Suivi étroit de l évolution de santé de l usager; Soins orchestrés par une équipe; Soutien au MD traitant.

4 MODÈLE PROPOSÉ Modèle interdisciplinaire par unité de soins; Modèle inter-direction clinique: DSI et DSPH; Modèle favorisant le regroupement des intervenants à même une unité de soins;

5 MODÈLE PROPOSÉ Le modèle interdisciplinaire proposé visait à: 1. Favoriser la prise en charge de la clientèle et la continuité des soins avec une équipe stable; 2. Faire un suivi plus serré relié au plan d intervention et la planification de congé; 3. Diminuer la DMS;

6 MODÈLE PROPOSÉ Tenait compte du fait que : 1. Le status quo n était plus acceptable; 2. Des changements dans la culture organisationnelle et façons de faire seraient avantageux; 3. Une collaboration étroite et un engagement de l équipe médicale seraient essentiels.

7 ÉTAPES POUR IMPLANTATION DU MODÈLE 1. Appui de la haute direction; 2. Rencontres organisées par les 2 directions cliniques DSI et DSPH avec: Le président du CMDP; Tous les chefs de département médicaux; Le coordonnateur médical de l urgence; Le coordonnateur médical à la gestion des lits; Tous les chefs de services des directions cliniques (unités de soins et services hospitaliers).

8 AVANTAGES DU MODÈLE POUR: 1. L usager et sa famille; 2. Les médecins et les membres de l équipe soignante; 3. L organisation

9 AVANTAGES DU MODÈLE 1. Pour l usager et sa famille Communication claire

10 AVANTAGES DU MODÈLE 2. Pour les médecins et les membres de l équipe soignante Stabilité d une équipe sur place à chaque jour favorisant le travail d équipe.

11 AVANTAGES DU MODÈLE 3. Pour l organisation La satisfaction de la clientèle, et la satisfaction d un travail d équipe accompli.

12 L ÉQUIPE INTERDISCIPLINAIRE CHEF D UNITÉ MÉDECINS TRAITANTS MÉDECINS CONSULTANTS INFIRMIÈRES PSYCHOLOGUE ASSISTANTE INFIRMIÈRE CHEF INFIRMIÈRES AUXILIAIRES INFIRMIÈRE DE LIAISON PATIENT/ FAMILLE TRAVAILLEUSE SOCIALE NUTRITIONNISTE PHARMACIEN COMMIS AUTRES (AU BESOIN) (EX. BÉNÉVOLES, PASTORALE ) ERGOTHÉRAPEUTE OU PHYSIOTHÉRAPEUTE TRAVAILLEUSE SOCIALE/ INFIRMIÈRE DE LIAISON PAB

13 RÔLE ET RESPONSABILITÉ DE L ÉQUIPE INTERDISCIPLINAIRE Contribution aux rencontres quotidiennes; Mise à jour des données dans le Kardex; Communication des données pertinentes sur l évolution de santé de l usager; Coordination avec partenaires externes; Respect de la procédure de gestion et admission et des départs;

14 LES ÉQUIPES attitrées sur 8 unités de soins le 8 janvier 2008; urgence, l unité des soins intensifs, et l unité de soins prolongés exclus; composées de: infirmière de liaison, physiothérapeute ou ergothérapeute, et un travailleur social.

15 OBJECTIFS VISÉS DU MODÈLE IMPLANTÉ 1. Diminuer la DMS des lits de courte durée à < 9 jours. 2. Prioriser les interventions selon les durées de séjours prévues tenant compte de l état de santé de l usager.

16 PRÉMICES DU MODÈLE 1. Planification de congé est la responsabilité de chaque intervenant et doit débuter dès le premier contact avec l usager; 2. Planification de congé est une priorité organisationnelle.

17 CONDITIONS PRÉALABLES 1. Que le médecin traitant inscrive la durée de séjour prévue sur la demande d hospitalisation; 2. Que le médecin traitant inscrive dans ses notes d évolution, le congé probable dans les 24 à 72 heures et informe l équipe de soins; 3. Que le kardex soit mis à jour au quotidien; 4. Que chaque professionnel concerné inscrive ses notes d évolution dans le dossier de l usager.

18 MODALITÉS DU MODÈLE IMPLANTÉ 1. Modèle implanté sur 8 unités de soins le 8 janvier Rencontres quotidiennes avec les équipes dédiées tenues à chaque matin sur les unités de soins à 08h45 pour une durée de 20 minutes. 3. Rencontres dirigées par l AIC. 4. Rencontres visant à identifier les congés probables dans les 24 à 72 heures.

19 MODALITÉS DU MODÈLE IMPLANTÉ 5. Kardex est l outil de communication privilégié lors des rencontres. 6. Consensus en équipe est établit. 7. Suivi des interventions priorisées assuré par l équipe.

20 MODALITÈS DU MODÈLE IMPLANTÉ 8. Formulaire «suivi quotidien» complété à chaque jour par l AIC. 9. Rencontre hebdomadaire avec les directeurs cliniques et d autres intervenants. 10. Suivi régulier du projet implanté au comité des directeurs et aux comités des cadres de la DSI.

21 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION Identifier les éléments positifs et les éléments à améliorer, à partir des constats observés ou des commentaires apportés par: Les chefs d unités et chefs de services; Les équipes de soins; Les équipes médicales; Les para-professionnels attitrés sur les unités de soins;

22 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION ÉLÉMENTS POSITIFS: Travail d équipe présent et bien amorcé; Suivi adéquat de l évaluation des usagers; Communication rapide entre intervenants; Engagement et implication concertés des équipes; Plan d intervention clair et détaillé inscrit dans le dossier; Congés probables de 24 à 72 heures annoncés par les médecins.

23 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION ÉLÉMENTS À AMÉLIORER: Visites médicales pour prescriptions de départ; Inscription de la date de séjour prévue dans le Kardex par l équipe nursing; Indicateurs de résultats avec tableau de bord; Standardisation des outils sur les unités de soins; Élaboration d une politique de planification de congé;

24 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION DONNÉES STATISTIQUES QUANTITATIVES: 1. DMS globale à l urgence. 2. DMS globale des unités de soins. 3. Moyenne de congés par 24 heures sur les unités de soins.

25 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION SALLE D URGENCE : PÉRIODE 8 janvier au 8 juin janvier au 8 juin 2008 DURÉE MOYENNE DE SÉJOUR GLOBALE (EN HEURES) ANNÉE FINANCIÈRE DURÉE MOYENNE DE SÉJOUR GLOBALE (EN HEURES)

26 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION UNITÉS DE SOINS : PÉRIODE 8 janvier au 8 juin janvier au 8 juin 2008 DURÉE MOYENNE DE SÉJOUR GLOBALE (EN JOURS) ANNÉE FINANCIÈRE DURÉE MOYENNE DE SÉJOUR GLOBALE (EN JOURS)

27 ÉVALUATION 6 MOIS POST-IMPLANTATION MOYENNE DU NOMBRE DE CONGÉS PAR 24 HEURES SUR UNITÉS DE SOINS : PÉRIODE 8 janvier au 8 juin janvier au 8 juin 2008 NOMBRE DE CONGÉS PAR 24 HEURES ANNÉE FINANCIÈRE NOMBRE DE CONGÉS PAR 24 HEURES

28 IMPRÉVUS SURVENUS LORS DU DÉROULEMENT DU MODÈLE IMPLANTÉ Périodes d instabilités avec les équipes d intervenants, soit les para-professionnels, ou les équipes médicales en raison d absences pour motifs divers, non-remplacement des absences et une pénurie d effectifs.

29 MOYENS PRIS POUR FAIRE FACE AUX IMPRÉVUS Équipes rencontrées par les directeurs cliniques; Décision de maintenir le modèle en place; Rôle et responsabilités de l AIC définis pour agir en tant que mobilisateur et facilitateur dans la tenue des rencontres quotidiennes de planification de congé.

30 RÔLE ET RESPONSABILITÉ DE L AIC Préparer et recueillir informations pour rencontres quotidiennes; Diriger les rencontres quotidiennes; Assurer le suivi auprès des intervenants; Compléter les données sur le formulaire «suivi quotidien»; Assurer un soutien au médecin traitant; Assurer la mise à jour du Kardex.

31 ENGAGEMENT DES DIRECTIONS CLINIQUES Pour supporter et soutenir les équipes lors de la période critique dans la poursuite du modèle implanté: Tournées régulières sur les unités de soins lors de la tenue des rencontres quotidiennes, effectuées par les directeurs cliniques et autres cadres.

32 AUTRES MESURES MISES EN PLACE EN DÉCOULANT DU MODÈLE IMPLANTÉ 1. Révision et standardisation des outils à travers les unités de soins pour la tenue des rencontres matinales et les données transmises à la DSPH pour le suivi des indicateurs d un tableau de bord. 2. Mise en place d une politique de planification de congé. 3. Mise en place de rencontres par la direction générale 3 fois par semaine pour dresser le bilan de la situation des congés et la gestion des lits.

33 AUTRES MESURES MISES EN PLACE EN DÉCOULANT DU MODÈLE IMPLANTÉ 4. Abolition d un poste de coordonnatrice des activités et responsable de l équipe volante et liste de rappel pour la création d un poste de gestionnaire de séjours hospitaliers (GSH). 5. Dépistage des usagers, 2 fois par semaine, effectué sur les unités de soins par la gestionnaire des séjours hospitaliers. 6. Rencontres avec les AIC de jour et de soir par la gestionnaire des séjours hospitaliers, afin de clarifier son rôle ainsi que et la contribution importante des AIC dans la planification de congé. 7. Coaching soutenu auprès des AIC par la GSH.

34 AUTRES MESURES MISES EN PLACE EN DÉCOULANT DU MODÈLE IMPLANTÉ 8. Instauration de salons de courtoisie sur les unités de soins, avec des critères d inclusion et exclusion. 9. Planification de congé assurée 7 jours/sur 7 avec implication des coordonnatrices des soins, soir/nuit et fin de semaine, avec des outils de communication et de suivi élaborés par la GSH. 10. Développement d outils de communication et de contrôle par la GSH afin de poursuivre le dépistage des usagers avec des séjours dépassant 9 jours ainsi que la planification de congé 7 jours sur 7.

35 AUTRES MESURES MISES EN PLACE EN DÉCOULANT DU MODÈLE IMPLANTÉ 11. Réajustement dans l organisation du travail du service de la salubrité afin d augmenter le % de départs avant 11hoo et 14h Développement d un projet informatique relié à la gestion des lits avec le déploiement de «moniteurs de gestion de lits» sur les unités de soins. (en cours). 13. Création de 2 unités fermées en médecine avec un tandem de 2 médecins responsables d une unité de soins et une équipe de professionnels dédiée sur l unité.

36 CONCLUSION La réussite d une bonne planification de congé est tributaire: 1. Des efforts de collaboration entre les équipes nursing, médicales, et les autres professionnels. 2. De l appui de la haute direction qui est un incontournable. 3. Des mécanismes de communication clairs. 4. Du courage à confronter les imprévus et se réajuster en conséquence avec un consensus d équipe. 5. D un engagement de travail en partenariat lorsque la vision est partagée par l équipe.

37 «Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success.» (Henry Ford) «Se concerter est un début; Cheminer ensemble est le progrès; Collaborer est la clé du succès» (Henry Ford)

38 Merci! Questions