Guide d administration Intégration à un système de paie RÉGIME VOLONTAIRE D ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) RÉGIME DE PENSION AGRÉÉ COLLECTIF (RPAC)

Transcription

1 Guide d administration Intégration à un système de paie RÉGIME VOLONTAIRE D ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) RÉGIME DE PENSION AGRÉÉ COLLECTIF (RPAC)

2 Gestion de votre RVER/RPAC Vous avez eu raison de mettre en place un régime d épargne au travail pour vos employés. En établissant un RVER/RPAC, vous avez donné une plus-value à votre programme d avantages sociaux et démontré votre engagement à aider vos employés à épargner en vue de la retraite. Le RVER/RPAC de Manuvie est simple et facile à gérer, puisque Manuvie se charge de la majorité des tâches administratives, comme la vérification de l admissibilité de vos employés et l adhésion automatique des employés admissibles. De plus, grâce à l intégration à un système de paie, vous bénéficierez d autres avantages qui simplifieront encore plus la gestion de votre régime. Voici les responsabilités qui vous incombent au chapitre de la gestion du régime : remettre les cotisations à Manuvie en vue de leur traitement l intégration de votre régime à votre système de paie permettra à Ceridian de s acquitter de cette tâche pour vous; signaler à Manuvie et à Ceridian l arrivée de nouveaux employés et les changements de situation d emploi; protéger la confidentialité des renseignements personnels de vos employés. Pour gérer votre régime, ouvrez une session dans le site Web sécurisé de Manuvie à l intention des employeurs (manuvie.ca/src) en cliquant sur Entrer, puis sur Employeur dans le menu déroulant. Remarque : Si vous n avez encore jamais utilisé ce site, vous devrez d abord vous y inscrire en cliquant sur Inscription à la page d accueil. Nous sommes à votre service! Si vous avez des questions au sujet du présent guide ou de la gestion de votre régime, veuillez composer le du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est, pour parler à un représentant du Service à la clientèle. Si vous êtes un participant à un RVER du Québec, veuillez envoyer un courriel à l adresse rver@manuvie.com. Si vous participez à un RPAC d une autre province ou d un autre territoire, veuillez envoyer un courriel à l adresse rpac@manuvie.com. 2

3 Sommaire du guide Préparation de l intégration...4 Ajout d employés...5 Instructions relatives aux retenues sur le salaire...7 Versement de vos cotisations...7 Rapport sur les cotisations maximales de l employeur...9 Mise à jour des renseignements personnels des employés...10 Sortie du régime...10 Modification du régime...11 Relevés en ligne

4 Achèvement de la préparation du processus d intégration Comme vous êtes un client de Ceridian, l intégration de votre RVER ou de votre RPAC est automatiquement activée pour vous dans les systèmes d administration de Manuvie. Pour achever la préparation du processus d intégration, vous devez accéder à la plateforme de gestion de la paie de Ceridian. Ceridian enverra un courriel renfermant un NIP exclusif à l adresse de courriel qui a été saisie pour l administrateur de votre régime dans la demande de souscription en ligne d un RVER ou d un RPAC de Manuvie. Ouvrez une session dans la plateforme de gestion de la paie de Ceridian et entrez votre NIP exclusif afin de terminer le processus d inscription du régime d épargne-retraite. Inscription de vos employés auprès de Ceridian Pour ajouter des participants à votre RVER ou votre RPAC, vous devez les inscrire au régime au moyen de la plateforme de gestion de la paie de Ceridian. Prévoyez suffisamment de temps pour inscrire tous les employés d un seul coup. Si vous cliquez sur Enregistrer et Transmettre de façon répétée, plusieurs fichiers de renseignements seront créés et vous seront envoyés. Lorsque vous procédez à l inscription d un employé, vous devez obligatoirement fournir à son sujet certains renseignements liés au RVER ou au RPAC de votre entreprise. Les champs obligatoires sont les suivants : Adresse de courriel Adresse postale Numéro d assurance sociale (NAS) Date de naissance Sexe Type d emploi Un employé ne peut pas être inscrit au RVER ou au RPAC de votre entreprise tant que tous les champs obligatoires n ont pas été remplis à l écran indiquant le profil de l employé. Si vous avez des questions sur le processus d inscription, veuillez communiquer avec votre représentant de Ceridian. IMPORTANT : Les données seront reproduites exactement comme vous les avez saisies dans le fichier de données dans le système d administration de Manuvie. Assurez-vous que toutes les données sont exactes et à jour. 4

5 Ajout d employés Maintenant que l intégration de votre régime au système de paie est terminée, vous devez transmettre à Manuvie les données sur vos employés. Ces données permettront à Manuvie de savoir à quel moment vos employés deviendront admissibles au régime. Veuillez suivre à la lettre les instructions ci-après. Toute autre façon de procéder pourrait entraîner la saisie de données inexactes dans le système. Dès que vos employés deviendront admissibles au régime, Manuvie procédera à leur adhésion automatique et leur fera parvenir un avis d adhésion conformément à la loi applicable. CONSEIL : DE LA MÉTHODE Pour commencer, créez un nouveau dossier consacré à l administration de votre régime. Rangez-y tous les documents pertinents pour faciliter la gestion de votre régime. Lorsque vous embaucherez de nouveaux employés, répétez ces étapes pour les inscrire au RVER ou au RPAC de votre entreprise établi auprès de Manuvie. REMARQUE IMPORTANTE : Afin que tous les employés admissibles adhèrent au régime conformément à la législation applicable, vous devez transmettre à Manuvie les données sur vos employés dans les 30 jours suivant la date d effet du régime. suite à la page suivante 5

6 ÉTAPE N O 1 : Obtenez votre fichier de données sur les employés Lorsque vous aurez inscrit vos employés à son système de paie, Ceridian vous enverra un fichier de données au moyen de son application sécurisée d envoi de courriels. Vous devrez vous servir de ce fichier pour transmettre des données sur vos employés à Manuvie. Suivez les instructions ci-après pour enregistrer la pièce jointe sur votre système local. Si vous ne recevez pas le fichier, veuillez communiquer avec Ceridian. a. Le fichier joint s affiche dans la liste Attachment Filename (nom du fichier joint) située dans la partie inférieure de l application de messagerie sécurisée de Ceridian. Le nom du fichier se présente comme suit : «participants.[date. heure].csv». Le segment «date.heure» correspond à la date et à l heure de création du fichier; ces éléments sont séparés par un point. b. Cochez la case située à gauche du nom du fichier que vous souhaitez télécharger. c. Cliquez sur le bouton Enregistrer les fichiers sélectionnés. Ce bouton permet d enregistrer la pièce jointe dans un fichier comprimé appelé «Attachments.zip». Le navigateur Web vous invitera peut-être à naviguer vers un dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier. Sinon, le fichier sera automatiquement enregistré dans le dossier de téléchargement par défaut de votre navigateur Web. d. Ouvrez l Explorateur de Windows et accédez au répertoire contenant le fichier «Attachments.zip». Ce fichier se comporte comme un répertoire. Double-cliquez sur le fichier pour voir son contenu; vous y trouverez le fichier renfermant les données qui ont été importées. e. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur le bouton Unzip ou Extract. Le système vous invite alors à choisir un répertoire dans lequel enregistrer le fichier. Accédez au répertoire voulu et cliquez sur Enregistrer. Ne modifiez pas le contenu du fichier. Nous vous suggérons de conserver les fichiers n ayant pas encore été importés dans un même répertoire. Après avoir importé un fichier, classez-le dans un répertoire d archivage. Si vous ne recevez pas le courriel contenant votre fichier de données sur les employés ou si vous avez des questions sur la façon d enregistrer un fichier sur votre ordinateur, veuillez communiquer avec votre représentant de Ceridian. ÉTAPE N O 2 : Envoyez le fichier de données sur les employés à Manuvie Après vous être procuré le fichier de données, ouvrez une session dans le site Web sécurisé de Manuvie, au Cliquez sur Gestion du régime, puis sur l option Ajouter des employés du menu. Cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez le fichier de données sur les employés que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Envoyer le fichier. Manuvie vous enverra un courriel confirmant le traitement de votre fichier de données. Remarque : Si un employé souhaite adhérer au régime avant d y devenir admissible, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle de Manuvie au Prochaines étapes Une fois le fichier de données dûment traité, Manuvie surveillera l admissibilité de vos employés. Dès qu un employé deviendra admissible, Manuvie procédera à son adhésion au régime et lui fera parvenir directement une trousse d information. Si l employé préfère ne pas participer au régime, il disposera de 60 jours pour en aviser Manuvie. CONSEIL : ATTRIBUTION D UN NOM Ajoutez la date dans le nom du fichier pour qu il soit plus facile à retrouver ultérieurement. 6

7 Instructions relatives aux retenues sur le salaire Manuvie recueille les instructions relatives au taux de cotisation de chaque employé participant au régime. Chaque employé peut choisir de verser un certain pourcentage de sa rémunération ou un montant fixe par période de paie. Si le nouveau participant ne choisit pas de taux de cotisation durant la période de 60 jours suivant son adhésion, le taux par défaut s applique. Versement de cotisations Ceridian transmet automatiquement les cotisations à Manuvie en votre nom. Les cotisations sont traitées et affectées au compte des participants le jour ouvrable suivant. Les participants se voient attribuer les valeurs unitaires du jour ouvrable suivant. Durant la première semaine de chaque mois, Manuvie envoie automatiquement à Ceridian, en votre nom, un rapport sur les instructions relatives aux retenues salariales des participants faisant état des instructions de chaque employé qui vient d adhérer au régime ou qui a modifié son taux de cotisation le mois précédent. Les instructions s appliqueront automatiquement aux documents sur la paie de vos employés la prochaine fois que leur paie sera produite. DÉFINITIONS : RVER Le salaire brut correspond au salaire de base que l employé reçoit de son employeur (selon la définition du paragraphe de la Loi sur les impôts), à l exclusion des primes et de la rémunération des heures supplémentaires. RPAC La rémunération des employés servant au calcul des cotisations est établie par l employeur. suite à la page suivante 7

8 Une fois que Ceridian a envoyé un fichier de cotisation, vous pouvez vérifier son état dans la section Employeurs du site Web sécurisé de Manuvie, au Pour voir l état du fichier, cliquez sur Gestion du régime, puis sur Versement fichier de cotisation. Vous pouvez voir l état des cotisations versées antérieurement et des cotisations courantes. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : La loi sur les RVER oblige l employeur à remettre les cotisations de ses employés au plus tard à la fin du mois de leur perception ou de leur versement ou du mois suivant si leur perception ou leur versement a eu lieu le dernier jour du mois. Si les cotisations ne sont pas remises au plus tard à cette date, l employeur doit payer des intérêts sur les cotisations à verser et s expose à des amendes en vertu de la loi applicable. La loi sur les RPAC oblige chaque employeur à remettre les cotisations salariales au plus tard 30 jours après la fin de la période où elles sont prélevées. Les cotisations patronales doivent être transmises au moins une fois par mois et au plus tard 30 jours après la fin de la période au cours de laquelle elles doivent être versées en vertu de la loi sur les RPAC. suite à la page suivante 8

9 Rapport sur les cotisations maximales de l employeur Si vous versez des cotisations au nom de vos employés et que vous vous êtes fixé un plafond annuel par employé, Manuvie surveillera vos cotisations totales et vous fera parvenir un Rapport sur les cotisations maximales de l employeur dès que vos cotisations à l égard d un employé atteindront 85 % de ce plafond. Vous recevrez un avis par courriel dès que ce rapport pourra être consulté dans le site sécurisé. Aucun rapport n est produit s il n y a rien à signaler. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : Manuvie n interrompra pas automatiquement vos cotisations si elles atteignent le plafond que vous vous êtes fixé. Il vous incombe de modifier vos cotisations futures à l égard des employés visés pour ne pas dépasser votre plafond annuel. Pour apporter des modifications à vos cotisations futures, rendez-vous dans la section Employeurs du site Web sécurisé, au Manuvie transmettra, en votre nom, les modifications à Ceridian. 9

10 Mise à jour des renseignements personnels des employés Si les renseignements personnels d un employé (voir ci-dessous) sont inexacts ou doivent être modifiés, vous devez en aviser Manuvie ou votre fournisseur de services de paie. De plus, vous devez communiquer avec Manuvie et votre fournisseur de services de paie lorsqu un employé sort du régime. Date de naissance Sexe Langue Adresse postale Date d embauche Type d emploi Province d emploi Sortie du régime Si un participant quitte votre entreprise, il vous incombe de modifier sa situation d emploi auprès de Manuvie et de votre fournisseur de services de paie. Pour modifier la situation d emploi d une personne dans la section Employeurs du site sécurisé, au : Cliquez sur, puis sur Gestion des employés. Servez-vous de la fonction de recherche pour repérer le dossier de l employé, cliquez sur Fin de participation et indiquez le motif pertinent cessation d emploi, départ à la retraite ou décès. Indiquez la date du départ et la date de fin de la dernière période de cotisation pour laquelle vous transmettrez à Manuvie des cotisations à l égard de l employé (le cas échéant). Pour modifier des renseignements avant qu un employé adhère au régime : Cliquez sur, puis sur Gestion des employés. Servez-vous de la fonction de recherche pour repérer le dossier de l employé, puis mettez à jour ses données. Une fois qu un employé a adhéré au régime, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle de Manuvie pour apporter des modifications à ses renseignements personnels. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : RVER : Lorsqu un employé sort du RVER ou fixe son taux de cotisation à zéro, vous devez faire un suivi tous les deux ans et donner à l employé la possibilité d adhérer de nouveau au régime. Remarque : Une fois qu un employé a adhéré au régime, il lui incombe d aviser Manuvie de tout changement d adresse. 10

11 Modification du régime Pour apporter des modifications à votre régime, sélectionnez l élément dont vous avez besoin dans le menu Données sur le compte : Renseignements sur les cotisations modification du taux, du montant ou de la fréquence de vos cotisations. Remarque : Si vous modifiez votre taux de cotisation, il est impératif d en aviser l administrateur (Manuvie) de même que vos employés. Si vous réduisez le montant des cotisations patronales, le nouveau taux doit entrer en vigueur au moins 30 jours après l envoi de l avis à l administrateur et aux employés. Renseignements sur l entreprise mise à jour de l adresse postale de votre entreprise. Relevés en ligne Vous trouverez les rapports suivants sous Rapports : Rapport sur les opérations financières présente des données sur les opérations financières effectuées dans le cadre du régime au cours des périodes visées. Il indique entre autres le total des cotisations et des retraits. Rapport sur les opérations financières par fonds présente des données sur les opérations financières effectuées à l égard de chaque fonds dans le cadre du régime au cours des périodes visées. Il vous renseigne sur les fonds choisis par vos employés et sur le rendement de ces fonds. Pour produire ces rapports, indiquez une période de référence ou programmez des rapports périodiques selon vos préférences. Personnes-ressources mise à jour des coordonnées des signataires autorisés ou de l administrateur du régime. Modification Renseignements sur l administrateur changement d administrateur. Seul le signataire autorisé a le pouvoir de changer l administrateur du régime. 11

12 Le nom Manuvie, le logo qui l accompagne, les quatre cubes et les mots «solide, fiable, sûre, avant-gardiste» sont des marques de commerce de La Compagnie d Assurance-Vie Manufacturers qu elle et ses sociétés affiliées utilisent sous licence. CS0987F 01/15