Enquête ACHATS Santé. Factea Healthcare et Pragma

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1 Enquête ACHATS Santé Factea Healthcare et Pragma

2 Présentation de l enquête ACHATS Santé Le Baromètre ACHATS Santé offre une synthèse annuelle permettant d'évaluer le niveau de confiance et le niveau d'engagement des établissements de santé sur le thème des achats. L'étude propose une vision globale des problématiques de la gestion des achats pour le secteur sanitaire, social et médico-social. 169 participants de 140 établissements différents - ont répondu au questionnaire, permettant à Factea Healthcare en association avec le cabinet Pragma d identifier les évolutions de la fonction ACHATS dans les établissements de santé et d analyser les résultats selon différents critères. Le questionnaire a été adressé à des directeurs d établissements, à des directeurs ou responsables achats, à des directeurs logistiques, à des pharmaciens, à des responsable des ressources humaines, et à des acheteurs d établissements de nature et de tailles différentes. Suite aux réponses apportées par les participants, impliqués dans la gestion de la fonction achats au sein de leur établissement de santé, Factea Healthcare en association avec Pragma a analysé les principaux enjeux révélés par le questionnaires et identifié des tendances et messages clefs intéressants à étudier, notamment dans le contexte actuel des dernières demandes de la DGOS concernant le plan de performance achats et le développement des compétences achats, répondant à l objectif de professionnalisation de la fonction achats. 2

3 La diversité des établissements ayant participé à l enquête représente fidèlement la structure des établissements de santé en France Statut de l établissement Nombre de lits Taille établissement (Nb de lits) Public 6 moins de % CHU / CHR de 100 à % CHT / CHS / CH 50% Privé 6% MR / EHPAD / MS 8% de 201 à % Privé non lucrati f de 501 à 1000 Autres 30% Non réponse Total 1000 et plus Tota l Total Tous les établissements de santé sont concernés par la politique achats 3

4 Factea Healthcare et Pragma ont décidé d intégrer les acteurs les plus directement concernés par les achats, en particulier les pharmaciens en charge de plus de la moitié des achats des établissements de santé Fonction occupée par les participants Directeur d'établissement 9% Responsable / Directeur ACHATS 27% Directeur Logistique 11% Pharmacien 2 Directeur des Ressources humaines 1% Acheteur Autres Non réponse 19% Total 4

5 Résultats synthétiques de l enquête : quatre axes d analyse permettent d appréhender globalement la maturité achats Engagement de l Etablissement 10,0 8,0 6,0 4,0 3,8 Evaluation du niveau de mobilisation des acteurs, du niveau de priorisation du sujet et de l investissement sur des projets achats Les établissements de santé se sont fixés des objectifs ambitieux, concernant les performances économiques, la qualité de la prise en charge des patients et leur notoriété Les établissements s engagent dans le domaine du développement durable C ompé te nce s Acte urs Compétences acheteurs Evaluation de la perception de la fonction achats, du niveau de maitrise et des outils à disposition Le sujet achats n est pas partagé au niveau global de l établissement. La question de la valorisation de la fonction est majeure Le rôle et les compétences des acheteurs ne sont pas toujours bien identifiés 4,2 2,0-4,4 Satisfaction Satisfaction des Acteurs acheteurs Evaluation du niveau de satisfaction sur les performances achats et sur les gains réalisés Les répondants estiment que des marges de manœuvre sont significatives, tant du point de vue des coûts que des indicateurs et outils 6,8 Maturité, Vision Etablissement M aturité Vision Etablisse me nt Evaluation du niveau d information et de reconnaissance de la fonction achats Tous les établissements sont concernés par le sujet Achats: le thème des achats est pour 88% des répondants un sujet prioritaire Le manque d indicateurs et d outils freine l amélioration des performances achats Les établissements de santé sont convaincus que le sujet achats est un sujet stratégique, mais il reste des progrès à effectuer dans la mise en œuvre des actions et dans la valorisation de la fonction achats 5

6 Relation acheteur-fournisseurs Parmi les 25 questions de l enquête, 6 questions traitent de la relation acheteur-fournisseurs Focus de l enquête Factea Healthcare Pragma sur le thème de la relation acheteur-fournisseurs 6

7 Selon les répondants, l innovation fournisseurs et le développement des offres fournisseurs vers plus de services font partie des évolutions qui auront un impact plutôt favorable pour les établissements de santé Les évolutions suivantes vous semblent favorables à l'optimisation des ACHATS au sein de votre établissement L'assouplissement de la règlementation L'adhésion à une centrale d'achats ou de référencement 23% 23% 1% 3% 10% 38% 38% 3 27% Le développement de coopérations au sein de votre territoire de référence 2 2% 3 26% Les innovations fournisseurs 29% 42% 10% Le développement des offres fournisseurs par plus de prestations de services 32% 16% 40% 9% La mise en place de la délégation de gestion 37% 10% 22% 23% 8% Les initiatives du ministère pour structurer les ACHATS 33% 10% 20% 33% Le déploiement de la tarification à l'activité La certification des comptes en % 8% 17% 2 2 La mise en place des tarifs de remboursements pour les DMI La dérégulation du marché de l'énergie 43% 4 6% 17% 31% 8% 2 19% Sans opinion Non concerné Non pas du tout Plutôt non Plutôt oui Oui tout à fait L intégration des offres fournisseurs et l amélioration des prestations de service dans les établissements supposent de la part de l acheteur une très bonne connaissance des offres fournisseurs 7

8 Pour moins de la moitié des répondants, la démarche de révision du panel fournisseurs semble être en place dans leur établissement La fonction ACHATS de votre établissement est dotée De l'adhésion groupement d'achats De la Dématérialisation Procédures de marchés Des procédures de sécurisation des marchés D'une révision régulière du panel fournisseurs D'une politique d' "ACHATS durables" D'une mesure en coût global des coûts d'achats 2 20% 23% 7% 30% 38% 39% 50% 78% 47% 43% 43% 38% 31% Factea Healthcare observe que les décideurs au sein des établissements de santé ont beaucoup de difficultés à changer de fournisseurs. Pourtant, on observe des pratiques de référencement très différentes d un établissement à un autre pour des achats similaires De la dématérialisation des commandes 21% 50% 30% D'une cartographie régulière des ACHATS 21% 50% D'une mesure systématique de la satisfaction des services ACHATS 20% 66% 1 Sans opinion Non concerné Non Oui 8

9 Les établissements de santé semblent plutôt satisfaits de la tenue des engagements par les fournisseurs Au Au sein sein de de votre votre établissement, et dans et dans le domaine le domaine ACHATS, ACHATS, vous vous êtes êtes satisfait Vous Vous souhaitez que que des des progrès progrès soient soient réalisés réalisés sur sur : : Du choix de produits/matériels réalisés Du respect des engagements par vos fournisseurs Du respect des procédures De l'articulation entre ACHATS et LOGISTIQUE De la gestion des litiges De la relation entre services Des délais de renouvellement des marchés Du niveau de professionnalisation des acteurs ACHATS Du coût de la fonction ACHATS Du niveau d'intégration des différents systèmes d'information Des indicateurs de suivi mis à votre disposition Du dispositif d'évaluation de la fonction ACHATS 11% 11% 2 6% 8% 1 2% 1% 8% 2% 10% 11% 17% 9% 16% 1 21% 1% 1 33% 41% 21% 20% 49% % 20% 2% 71% 67% 52% 21% 61% 11% 8% 10% 59% 10% 8% 10% Les indicateurs de suivi à votre disposition Le dispositif d évaluation de la fonction ACHATS La rationalisation des ACHATS entre services Le niveau de professionnalisation des acteurs ACHATS Le niveau d intégration des différents systèmes d information (facturation, stock, etc) Le coût de la fonction ACHATS Les choix de produits/ matériels réalisés Le respect des engagements par vos fournisseurs L articulation entre ACHATS et LOGISTIQUE Les délais de renouvellement des marchés Le respect des procédures 4 31% 27% 2 22% 22% 36% 36% 63% Pourtant, sur le terrain, Factea Healthcare constate que le suivi des prestataires externes est souvent insuffisant et source de non qualité et de surcoûts internes Sans opinion Non concerné Non pas du tout Plutôt non Plutôt oui Oui tout à fait La gestion des litiges 1 9

10 Les attentes vis-à-vis du responsable achats sont nombreuses, dont une très bonne connaissance des fournisseurs Personnellement, vous attendez d'un responsable ACHATS Une forte capacité d'écoute des besoins 1 59% Une capacité à dialoguer avec des experts techniques 1 1% 3 52% Une capacité à expliciter les choix auprès des utilisateurs 2% 3 49% Une capacité à animer une réflexion stratégique 16% 39% 42% Des compétences de gestion de projet 1% 6% 37% 38% Une très bonne connaissance des fournisseurs 2% 46% 37% Une maîtrise des techniques d'achats issues du privé 2 1% 3 2 Une diffusion régulière de l'actualité ACHATS dans le secteur de la santé 21% 2% 41% 2 Sans opinion Non concerné Non pas du tout Plutôt non Plutôt oui Oui tout à fait Pour des familles d achats très techniques et ou très prescripteur-dépendants, l acheteur peut apporter sa valeur ajoutée par rapport au référent technique, au médecin, au pharmacien par une analyse fine des opportunité du marché fournisseurs 10

11 Parmi les multiples sources d informations pour développer sa connaissance des marchés et des achats, celle en provenance des fournisseurs est relativement bien en place Vous êtes personnellement informé sur les évolutions dans le domaine ACHATS par : Les journaux spécialisés 2 4 Les groupements d'achats 23% Votre réseau de pairs Les fournisseurs Les formations Les salons professionnels Les séminaires Les centrales ACHATS et de référencement Votre responsable ACHATS Les prestataires extérieurs intervenants dans le domaine ACHATS Les agences de votre secteur (ARS, ) 2 21% 2 27% 31% 30% 36% 27% 26% 8% 22% 6% 8% 20% 23% 31% 1 16% 27% 1 8% 20% 7% 32 % 26% 2 40% 37% 43% 41% 41% 7% 7% 17% 10% 19% 11% 1 Il n existe pas de sources d informations exhaustives et sures. Le travail de l acheteur consiste à exploiter les multiples sources d informations à sa disposition et les mettre en cohérence Sans opinion Non concerné Non pas du tout Plutôt non Plutôt oui Oui tout à fait 11

12 Synthèse de l enquête sur l analyse de la relation acheteur-fournisseurs Le renforcement de l axe acheteur-fournisseurs est une source de performance achats à privilégier : Introduction de l innovation Ajout de services à forte valeur ajoutée Contrôle de la prestation L acheteur peut/doit être leader de la mise en œuvre de ces leviers de par sa très bonne connaissance des marchés fournisseurs et de sa relation régulière avec les fournisseurs Si vous souhaiter recevoir des informations complémentaires, vous pouvez consulter le site de Factea Healthcare : et accéder à l étude via le lien suivant : 12

13 Contacts Pragma et Factea Healthcare Factea Healthcare 16, rue de Solferino Boulogne-Billancourt Contact Enquête Achats Santé Thierry Brigodiot Associé Gérant Mob. : Visitez notre site : Bernard d Ortho Directeur PRAGMA - 28 rue de Naples Paris - Tel bdortho@factea.com Conseil en organisation et conseil en achats pour le secteur sanitaire, social et médicosocial 13