REPUBLIQUE DE GUINEE PROGRAMME NATIONAL D APPUI AUX ACTEURS DES FILIERES AGRICOLES (PNAAFA) DOCUMENT DE CONCEPTION DE PROGRAMME RAPPORT PRINCIPAL

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1 REPUBLIQUE DE GUINEE PROGRAMME NATIONAL D APPUI AUX ACTEURS DES FILIERES AGRICOLES (PNAAFA) DOCUMENT DE CONCEPTION DE PROGRAMME RAPPORT PRINCIPAL Annexe IV : Passation des marchés, décaissements, comptabilité et vérification des comptes A. Passation des marchés 1. Les travaux et fournitures ainsi que les services de consultants nécessaires au Programme et devant être financés au moyen de l accord de financement seront livrés conformément aux Directives du FIDA pour la Passation des Marchés et au code des marchés publics en vigueur au Guinée. Le Gouvernement guinéen est engagé dans une réforme du code des marchés publics. La nouvelle réglementation nécessite la mise en place d un nouveau dispositif institutionnel sur le contrôle, la régulation et le suivi de la passation des marchés. Un dispositif institutionnel conforme aux standards internationaux. Un plan d action a été adopté par le Gouvernement pour la mise en place du nouveau dispositif qui devra être opérationnel en Un premier plan de passation des marchés de 18 mois a été préparé. Le plan de passation des marchés précise, entre autres, la méthode de passation des marchés pour chaque contrat, les seuils et préférences applicables dans le cadre du Programme. Un Plan de Passation de Marchés relatif à la première année de mise en œuvre du programme sera élaboré par l UNC et soumis à non objection du FIDA. Il mentionnera pour chaque marché, la méthode et les seuils proposés. Ensuite et pour chaque année suivante, un plan annuel de passation de marché sera élaboré et intégré au PTBA. Il fera l objet d une approbation par le Comité de pilotage et d une non objection par le FIDA avant sa mise en œuvre. B. Décaissements, comptabilité et vérification des comptes. 2. Compte spécial et comptes du Programme. Les flux financiers sont présentés en ci-dessous. Pour faciliter les décaissements du don et du prêt FIDA, ainsi que du financement OFID, l Etat ouvrira au nom du Programme: trois comptes spéciaux en Euro dans une banque commerciale à Conakry d un montant autorisé de Euro (compte du prêt FIDA), Euro (compte du don FIDA), Euro (compte du prêt OFID), selon des modalités et des conditions jugées satisfaisantes par le FIDA (ii) un compte de programme en GNF auprès d une institution financière satisfaisante pour le FIDA à Conakry pour y recevoir les fonds de contrepartie (iii) quatre comptes d opération pour recevoir le don FIDA, le prêt du FIDA, le prêt OFID et les fonds de contrepartie en monnaie locale. Un premier dépôt de 200 millions de GNF sera effectué par l Etat sur le compte de Programme comme condition d entrée en vigueur du don FIDA, pour couvrir les besoins pour la première année. Les comptes spéciaux, les comptes d opération et le compte de programme seront conjointement gérés (double signature) par le Coordonnateur du Programme et le Responsable administratif et financier (RAF). 3. Comptabilité, contrôle interne financier et de gestion et rapports. Le suivi de la réalisation financière du Programme s'appuiera sur une organisation comptable efficace et sur un contrôle de gestion rigoureux, grâce: a) au recrutement d un RAF qui supervisera la production des états comptables et financiers, sera chargé du contrôle budgétaire et interne de gestion du Programme, veillera à la régularité des opérations de gestion et à l'utilisation rationnelle du patrimoine du Programme, et contresignera les chèques avec le coordonnateur du programme, après vérification de la régularité des dépenses et du respect des procédures administratives, comptables et financières; b) à l utilisation d un logiciel de gestion comptable et financière de programme adapté. Une assistance technique internationale de courte durée assistera la mise en place du logiciel de gestion de Programme (codification) et des procédures de contrôle interne financier et de gestion au démarrage du Programme; c) à la mise en place et au suivi de tableaux de bord financiers et de gestion par le RAF et le Responsable du PRSE; et d) à la production de rapports d exécution technique et financière périodiques (semestriels et annuels) par ces deux cadres, qui seront soumis au MA, au CP, au FIDA et à l OFID. Ces 1

2 rapports couvriront les activités des antennes, de l UNC, celles des prestataires de services contractuels ainsi que celles des OPA. 4. Vérification des comptes. Les comptes et la gestion du programme seront vérifiés annuellement par un cabinet d'audit indépendant et qualifié, acceptable pour le FIDA, sélectionné par appel d offres national. Son mandat inclura: a) la vérification de la comptabilité et des états financiers du Programme; des procédures administratives, financières et comptables ainsi que du contrôle interne financier et de gestion en vigueur; b) l appréciation objective des procédures de programmation, d élaboration des PTBA et de choix des procédures d achat; des modalités effectivement utilisées durant l exercice pour la passation des marchés; de la légitimité des dépenses imputées au compte spécial; de l'utilisation des biens du Programme; de la rigueur dans la gestion du personnel et des partenaires; c) la fourniture d une opinion séparée sur les états certifiés de dépenses et sur l utilisation du compte spécial; et d) un appui-conseil au RAF pour la mise en œuvre du contrôle interne de gestion et pour proposer les amendements nécessaires au manuel de procédures administratives, financières et comptables et au manuel d exécution du Programme. Les honoraires du cabinet seront payés à partir du compte de prêt/don FIDA. Les rapports d audit seront transmis au FIDA et à l OFID dans les six mois suivant la clôture de l exercice fiscal; le défaut de soumission du rapport dans ce délai constituera une clause de suspension des décaissements. 5. Rapport d audit. Le rapport annuel d audit sera transmis au MA, au FIDA au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l exercice fiscal. Le rapport d audit contiendra un avis sur (i) le fonctionnement du compte spécial et du compte du Programme (ii) la programmation et l établissement des budgets et les procédures d achat (iii) la rigueur dans la gestion du personnel et des prestataires de services spécialisés (iv) les amendements à proposer au manuel des procédures et (v) un avis séparé sur les états certifiés de dépenses effectuées à partir des fonds du Programme. 2

3 Flux financiers du PNAAFA 3

4 C. Passation de marchés (18 mois) I. Contexte général des procédures de passation des marchés en Guinée 1. Situation actuelle En matière de passation des marchés publics, l une des faiblesses récurrentes constatées en Guinée est la faible capacité opérationnelle des agents et des structures chargés de la mise en œuvre des procédures de passation, d exécution et de contrôle. Cette situation a conduit à des dérives dans la passation des marchés (utilisation abusive de la procédure du gré à gré). Conformément à la Déclaration de Paris, le Gouvernement de la Guinée a engagé une réforme des procédures de passation des marchés publics. Un nouveau code des marchés publics est en cours d élaboration. Il remplacera le code de 1997 actuellement en vigueur. Mais ce nouveau code ne sera opérationnel qu en Il sera aligné sur le standard international et garantira le libre accès à la commande publique, l égalité de traitement des candidats ainsi que la transparence des procédures d attribution. Le nouveau code nécessitera la mise en place de différents organes parmi lesquels : (i) l Agence de régulation des marchés publics ; (ii) le Comité de règlement des différents ; (iii) la Commission d évaluation et d attribution des offres des marchés publics ; (iv) les Divisions des marchés publics au niveau des ministères. Un plan d action (sur financement de la Banque mondiale) a été adopté par le Gouvernement pour la mise en place du nouveau dispositif qui devra être opérationnel en La passation des marchés publics dans la mise en œuvre du PNAAFA Du fait que le nouveau code et le dispositif institutionnel qui encadrent et réglementent les procédures de passation des marchés aux niveaux national et régional ne seront opérationnels qu en 2009, les travaux et fournitures ainsi que les services de consultants nécessaires au PNAAFA et devant être financés au moyen de l Accord de Financement seront livrés conformément aux Directives du FIDA pour la Passation des Marchés. Mais le fait que le Programme appuie les organisations paysannes dans le développement des filières, les directives du FIDA relatives à la participation communautaire s appliqueront pour certaines activités. Ainsi, pour les raisons d efficacité et de justice sociale au sein des communautés, les marchés en dessous de $ seront traités avec la participation communautaire. La référence à la communauté en tant qu exécutant ou fournisseur/entrepreneur de fournitures, travaux et services répond à une stratégie d apprentissage des acteurs des filières au niveau local dans la gestion administrative des procédures de passation des marchés. 3. Actions proposées A mi-parcours, en fonction de l état d avancement de la mise en œuvre de la réforme des procédures de passation des marchés, le PNAAFA appliquera les procédures nationales de passation des marchés. Pour préparer les différents acteurs locaux à cette phase (administrer de façon fiable les procédures de passation des marchés), le Programme financera des formations et une campagne de sensibilisation sur les procédures de passation des marchés publics. Compte tenu de l engagement du Gouvernement de conduire la réforme nous estimons qu à mi-parcours, le dispositif sera opérationnel et garantira la transparence et l équité dans les procédures de passation de marché. 4

5 II. Procédures de passation des marchés Pour des raisons d économies d échelle et d efficacité, certains marchés ont été regroupés en lot : les pistes, les infrastructures commercialisation, les moyens de moyens de transport (véhicules et motos), les biens d équipement (matériel informatique et autres) et le mobilier de bureau. 1. Information sur le programme Pays : Guinée Conakry Nature du financement : Nom du projet : Programme d appui aux acteurs des filières agricoles 2. Date d approbation du Plan de passation des marchés par le FIDA Initial : Révisé : 3. Date de l avis Général de passation des marchés par le FIDA : 4. Période couverte par le présent plan : 18 mois 5. Seuils d examen préalable par le FIDA : USD III. Fournitures et travaux et services autres que services de consultants 1. Seuils relatifs aux méthodes de passation de marché Méthode de passation des marchés Fournitures et travaux Observations 1. Appel d offre international (AOI) Supérieur ou égal à US$ 2. Appel d offre national (AON) De US$ à US$ 3. Consultation Restreinte ( CR) Inférieur à US$ 3 consultations minimum 4. Entente directe (ED) Par exemple : achats de semences améliorées au niveau d un centre de recherche 2. Présélection 3. Participation communautaire à la passation des marchés 4. Manuel de procédure de référence : Manuel d exécution du PNAAFA qui sera élaboré avec l aide d un consultant et approuvé par le FIDA 5. Autres arrangements spécifiques en matière de passation de marchés : non applicable 5

6 6. Marchés à passer avec les méthodes suivantes : (cf tableau ci-dessous) N de ref G1 G1.2 Description contrat du Génie civil et rural Aménagement des bas-fonds - infrastructures Etudes aménagement et réhabilitation périmètres Aménagement et réhabilitation périmètres Etudes hangars, magasins Coût en USD «000» Nombre de lots Méthode de passation Présélection (oui ou non) CR/AON Préférence nationale Examen préalable du FIDA Date probable d'ouverture des offres Juillet CR/AON Sept CR Hangar, magasin de stockage CR/AON Sept 10 Juillet -10 Construction des bureaux des OPA 37 5 CR Dec-10 G1.3 Pistes rurales d accès et ouvrages de franchissement Etudes pistes 137,8 5 AON Août 10 Travaux pistes AON Août-10 Etudes ouvrages 50 3 AON Août-10 Travaux d ouvrage de franchissement AON Août-10 G1.4 Entretien des pistes Achèvement infrastructures PDPEF Gestion du programme AON Sept AON Juillet 10 Aménagement des bureaux de l UNC Aménagement des 20 1 RS Sept RS Sept-10 6

7 N de ref Description contrat du bureaux Antenne de Labé Coût en USD «000» Nombre de lots Méthode de passation Présélection (oui ou non) Préférence nationale Examen préalable du FIDA Date probable d'ouverture des offres Aménagement des bureaux Antenne de Nzérékoré 75 1 AON Sept-10 G2 Moyens de transport G2.1 Double cabine 4x4 (8) et 4x4 station wagon (1) Mobilier, matériel G3 informatique et autres équipements (*) G3.1 Renforcement des capacités des OPA Semences AOI 20 1 ED Juin - 10 Juin-10 G3.4 Coordination et gestion du programme Matériel informatique et équipements pour UNC, MA, partenaires AON Août 10 IV. Sélection de consultants 1. Seuil d examen préalable Méthode de passation des marchés Contrats Observations 1. Sélection fondée sur la qualité et le coût Quelque soit le montant (SQC) 2. Sélection de consultants à titre personnel Quelque soit le montant par comparaison de CV (CCV) 3. Sélection basée sur les qualifications des Quelque soit le montant Consultants (SBQC) 4. Sélection par entente directe (SED) Quelque soit le montant 2. Liste restreinte composée entièrement de consultants nationaux : Pour les missions dont le montant du contrat est estimé à moins de $US. 3. Autres arrangements spécifiques : non applicable. 7

8 4. Missions de services de consultants avec les méthodes de passation. No. de réf. Description Coûts USD «000» C1 Formation et information : C1.1 C1.2 Renf. des capacités des OPA Formation cadres CNOP Appui aux investissemen ts des OPA Formation diverse Nombre de lots Méthode de passation Présélection (oui ou non) Préférenc e nationale 23 - SBQC Alphabétisation 107,5 - Formation en commercialisati on Formation professionnel artisanat Appui institutionnel aux services techniques publics Formation des agents du MA Pistes rurales et ouvrages de franchisseme nt Formation des CVEP Coordination et gestion du programme Formation des cadres de l UNC et Antennes D.1 Etudes D11 Appui à la CNOP-G 305 Examen préalable du FIDA SBQC SBQC SBQC 10 SBQC 48 SBQC 20 SBQC 98 SBQC Date d ouverture des offres Juin -10 8

9 No. de réf. Description Etude thématique de filière Coûts USD «000» Nombre de lots Méthode de passation Présélection (oui ou non) Préférenc e nationale 20 - CCV Examen préalable du FIDA Date d ouverture des offres 9