KRZN SÉMINAIRE VIRTUEL L organisme de formation : Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Centre de collecte de données pour les collectivités locales de la région du Niederrhein (ville de Krefeld et districts de Kleve, Viersen et Wesel). Adresse postale : Drennesweg 5, D-47445 Moers, Allemagne. Adresse électronique E-mail : info@krzn.de andreas.zboralski@krzn.de roland.schewe@krzn.de Tél. : 00 49 28 41 782 269 Fax : 00 49 28 41 782 266 Statut juridique de l organisme : association à but non lucratif. ALLEMAGNE L ACTION DE FORMATION Intitulé de l action Virtuelle seminare (séminaire virtuel) Validation Attestation de présence avec indication de la durée et des contenus de formation. Principaux débouchés Augmenter le niveau de compétences et de maîtrise. Pour 5 % des apprenants : changement de position professionnelle. Nom et fonction du responsable de l action Roland Schewe, formateur - manager du projet Date de création de cette formation Novembre 2000 Partenaires pour cette action Appel à partenariat en cours au niveau technique (logiciels, design, performance des communications...) Financement de l action KRZN, avec en plus un budget spécial alloué par les districts de la région du Niederrhein et par la ville de Krefeld. CONDITIONS D ADMISSION ET PUBLIC VISÉ Public visé 8 000 salariés des communes de la région du Niederrhein (employés des bureaux des collectivités territoriales). Nombre de formés par session Environ 25. Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 73
Diplôme ou niveau requis Niveau minimum de compétences en matière d utilisation d un ordinateur et des logiciels de traitement de texte, d un logiciel de navigation, de Lotus Notes et des outils de communication sur Intranet. Expérience professionnelle requise Aucune. Types d employeurs des salariés en formation Les employeurs sont tous des collectivités territoriales et locales : mairies, sociétés dépendantes des communes (par exemple, les sociétés de services communaux, de ramassage des déchets...). PROGRAMME ET CONTENUS DE LA FORMATION Objectifs pédagogiques Introduction de nouveaux logiciels, maîtrise des compétences liées à son utilisation (par exemple, un logiciel spécifique aux collectivités territoriales, actuellement développé par une entreprise privée ou le nouveau Pack office 2000...). Contenus (matières enseignées) Les contenus de formation sont diffusés sur l Intranet de KRZN et sont également accessibles dans le cadre d un réseau élargi (Extranet), par le biais d une plate-forme pédagogique permettant une organisation en classe virtuelle. Pour faciliter la maîtrise du nouveau logiciel, des cours sont proposés sur Lotus Notes et sur des pages HTML, accompagnés d exercices, avec la possibilité d imprimer et de télécharger l ensemble du matériel pédagogique. Dans la formation, des périodes spécifiques sont consacrées au tutorat qui s effectue par e-mail, forums de discussion, espaces de communication synchrone ou téléphone. Des échanges asynchrones entre les formés sont également encouragés sur les espaces prévus à cet effet sur Learning Space. Des questionnaires à choix multiples d évaluation sont par ailleurs disponibles sur Learning Space, avec une procédure de correction automatique. Des possibilités de travaux en petits groupes sont aussi ménagées. MÉTHODES ET OUTILS PÉDAGOGIQUES Modalités de formation La formation s effectue en parallèle de l utilisation dans le travail du logiciel pour lequel les personnes se forment. Des périodes de regroupement présentiels sont envisagés mais restent à l étude pour des raisons de budget (déplacements des participants, absence du lieu de travail, restauration...). Au moins un regroupement au KRZN est prévu, au tout début de la formation, afin que les participants et les formateurs puissent faire connaissance et pour expliquer l environnement pédagogique de Learning Space. Un regroupement sera également organisé en fin de formation pour obtenir un feed back de la part des participants. Intervenants de l action de formation Les intervenants sont des formateurs du KRZN ou certains des 100 formateurs vacataires des communes. Une formation de formateurs est prévue pour les initier à la formation à distance sur Learning Space et partager les expériences : trois jours de formation assurée par le KRZN. 74 Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation
Supports et ressources pédagogiques mis à disposition des formés Le dispositif de formation fonctionne sur un réseau Extranet (Intranet élargi à des partenaires extérieurs) avec une plate-forme pédagogique (Learning Space). Un support papier est distribué aux apprenants pour l utilisation de la plate-forme. Les formés ont accès à une base de données sur l utilisation des logiciels, de la plate-forme pédagogique et de l ensemble de l environnement pédagogique. Les participants disposent aussi de questionnaires à choix multiple (QCM) en ligne. De plus, ils bénéficient d un outil de suivi de la progression de chaque formé, fonction de son avancement dans l atteinte des objectifs, identiques pour tous. Les modules sont accessibles successivement : le module suivant ne pourra être suivi qu après maîtrise et validation par QCM du module précédent. Les relations administratives de l organisme avec les formés et les formateurs passent par l Extranet. L intégration de séquences multimédia dans le dispositif de formation est envisagée pour le début de l année 2001, pour des raisons de débit du réseau qui sera alors augmenté. Méthodes d évaluation à l issue de la formation Des QCM sont utilisés pour évaluer les acquis et l organisme organise également, à l issue de la formation, le recueil de l opinion des formés sur cette formation (évaluation à chaud). Ce dernier type d évaluation s effectue par e-mail. ORGANISATION Durée totale de la formation 25 heures, soit 3 jours. Périodicité de l action Formation répartie sur deux mois environ. Rythmes de la formation Les horaires de formation sont choisis par les participants. Le rythme du déroulement des séances est donc individualisé. Cependant, certaines parties de la formation, qui requièrent une relation synchrone, impliquent une connexion simultanée de tous les participants ou de petits groupes de formés. Dates de début et de fin de l action De novembre 2000 à Janvier 2001, pour la première session. Date de son renouvellement et périodicité Cinq participants au minimum sont nécessaires pour démarrer un cours (pour les cours classiques) et c est plus ou moins identique pour un cours sur Extranet. Frais de participation à la charge du formé Les employeurs des participants financent la formation dont le prix est de 700 DM (soit 360 euros) pour trois jours. Prix de l heure par stagiaire 30 DM (soit 15 euros). SUPPORTS TECHNIQUES Caractéristiques du matériel utilisé par les formés Un PC connecté par LAN (réseau privé) Extranet et la plate-forme pédagogique. Coût d acquisition de ce matériel et prise en charge Le matériel nécessaire pour la formation est déjà utilisé par les salariés participants dans le cadre du travail. Il est donc pris en charge par leurs employeurs. Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 75
Lieux où ce matériel est disponible Sur le lieu de travail uniquement et non au domicile, car pas la grande majorité des participants n est connecté au réseau dans le privé. Caractéristiques du réseau utilisé pour les enseignements Extranet, accessible à partir d un PC connecté par LAN et la plate-forme pédagogique. Coût de la mise en place de ce système d enseignement Non communiqué. Protection des connexions Une procédure d identification est mise en place pour accéder à Lotus Notes (reconnaissance d un inscrit). Des mots de passe sont également attribués à chaque participant après paiement. ENJEUX POUR L ORGANISME DE FORMATION Quels changements (quelles innovations) l utilisation d Internet introduit-elle dans les pratiques de l organisme (techniques, pédagogiques, de gestion )? Nous avons besoin d un réseau plus rapide (Internet/extranet) et d un système de codes pour protéger le réseau. Pourquoi ces innovations ont-elles étaient introduites? L e-mail est le moyen de communication le plus facile, efficace et rapide. Internet est également le moyen le plus rapide pour trouver et diffuser de l information. Quels sont pour l organisme promoteur et ses partenaires, les enjeux, les atouts et les bénéfices du développement de ce type de formation sur Internet? Nous avons créé des classes virtuelles pour pouvoir former davantage de personnes qu en formation présentielle. Les salles de classe étant déjà utilisées à près de 95 %. Quels sont les freins au développement de ce type de formation sur Internet? Un frein important est que la connexion Internet des utilisateurs est parfois trop lente, d où une perte d efficacité des modules de formation. Il ne faut pas perdre de vue que les salariés ont besoin de temps pour se former. Les difficultés techniques rencontrées sont, par exemple, une vitesse de connexion insuffisante et des problèmes d équipement en micro-ordinateurs. En termes pédagogiques, on peut noter l absence de possibilité réelle pour les apprenants d échanger en live (en face-à-face) avec le tuteur sur leurs difficultés concrètes. Quels sont les facteurs de succès d une formation sur Internet? Le manager doit tenir compte du fait que le salarié a besoin de temps pour se former depuis son poste de travail. Quelle est la valeur ajoutée de l utilisation d Internet? C est un média moderne. Les salariés sont très motivés pour travailler avec Internet. Quelles sont les limites? Moins de communication interpersonnelle. L utilisation d Internet est-elle rentable du point de vue économique? Nous allons voir. 76 Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation
o p i n i o n s LES FORMATEURS Synthèse des réponses des formateurs Quels changements (quelles innovations) l utilisation d Internet introduit-elle dans les pratiques des formateurs (techniques, pédagogiques, de gestion )? En tant que centre de formation à l informatique, nous n utilisons pas Internet dans toutes nos formations. Mais nous proposons des programmes spécifiques pour la formation des employés à l utilisation d Internet. Nous n avons donc pas eu de changements à apporter à nos méthodes pédagogiques. Techniquement, nous avons seulement dû prévoir une connexion permanente à Internet sur tous les micro-ordinateurs, dans toutes les salles de classe. Nous n avons pas rencontré de difficultés particulières. Comment vivent-ils l innovation constituée par l utilisation d Internet? C est sensationnel d avoir la possibilité de s en servir. Nous en avons besoin notamment pour présenter aux étudiants de niveau avancé certains sites intéressants où trouver des informations, par exemple des informations utiles pour utiliser au mieux Lotus Notes. Quels bénéfices en retirent-ils? Le bénéfice pour nous est de pouvoir enseigner via Internet ou Intranet. La première télé-formation que nous avons développée a obtenu un grand succès. Les salariés acquièrent la possibilité de se former le soir ou quand ils le souhaitent, et où ils le souhaitent. Quelle est la valeur ajoutée de l utilisation d Internet? Pour moi, c est le fait de savoir que l on peut aller chercher l information, dont on a besoin, partout dans le monde et à n importe quel moment. LES FORMÉS Synthèse des réponses des formés Quels changements (quelles innovations) l utilisation d Internet introduit-elle dans les pratiques des formés? J ai dû organiser mon temps de travail de façon à avoir suffisamment de temps pour ma formation. J ai aussi dû trouver un endroit calme où personne ne vient me déranger, je n arrivais pas à travailler avec mon téléphone qui sonnait tout le temps. Le chat ne fonctionnait pas toujours. C est le seul problème que j ai rencontré. Comment vivent-ils l innovation constituée par l utilisation d Internet? Il m a paru étrange d être seul, sans formateur dans la pièce. Mais j ai eu la chance de pouvoir me former d une façon individualisée et au moment où j avais le temps de le faire. Quels bénéfices en retirent-ils? Je n ai pas eu à faire de trajet (à conduire) pour aller à la salle de classe ou à l école. Cela m a permis d économiser beaucoup de temps et d argent. J ai pu choisir les moments où je voulais me former et j ai pu apprendre à mon rythme. Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 77