NUMÉRO DU PROJET : 0001 TITRE DU PROJET : FEUILLES DE TEMPS 0002 FEUILLES DE TEMPS Responsable : Responsable SYGIF INTERNATIONAL INC Document approuvé Version : V01 Date de dernière mise à jour : 2010-08-23
HISTORIQUE DU BIEN LIVRABLE Version no Date Commentaires Intervenants V00.01 2010-08-05 Création du document Juan Pablo Arias V00.01 2010-08-23 Révision du document Jean-Philippe Chenel SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 1
TABLE DES MATIÈRES Table des matières HISTORIQUE DU BIEN LIVRABLE... 1 TABLE DES MATIÈRES... 2 INFORMATIONS GÉNÉRALES... 4 CARTE DU SITE... 4 PAGE DE CONNEXION... 5 PAGE PRINCIPAL... 6 GERER LES ACTIVITÉS... 7 AJOUTER UNE ACTIVITÉ... 7 MODIFIER UNE ACTIVITÉ... 8 EFFACER UNE ACTIVITÉ... 9 COPIER L ACTIVITÉ... 10 LES FEUILLES DE TEMPS... 11 LES FEUILLES DE TEMPS... 11 AFFICHER LES RAPPORTS... 14 GÉRER LES RÉFÉRENCES... 16 GÉRER LES CLIENTS... 17 GÉRER LES CONTACTS... 17 GÉRER LES RÉFÉRENCES... 18 GÉRER LES STATUTS... 19 SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 2
AVANT-PROPOS SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 3
INFORMATIONS GÉNÉRALES Modules Administration Activités Feuilles de temps Commentaires Gestion des tables de référence. Gestion des activités. Gestion des feuilles de temps. CARTE DU SITE Administration Gestion des: clients / contacts / domaines / références / départements / activités / taux / statut / conseillers Page principale Gérer les activités Gérer les dépenses Connexion / Déconnexion Feuilles de temps Impression du rapport de dépense et feuille de temps SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 4
PAGE DE CONNEXION Identification de l utilisateur à l aide d un nom d utilisateur et d un mot de passe. L administrateur du logiciel doit vous créer un nom d utilisateur pour accéder au logiciel ainsi qu un mot de passe. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 5
PAGE PRINCIPAL À partir de la page principal vous pouvez gérer les activités saisies et en ajouter de nouvelles. À la fin de la semaine, vous devez exporter toutes vos activités et aller sur le module des feuilles de temps pour les faire imprimer. Si vous avez le rôle d administrateur vous pourrez accéder à la gestion des tables de clients, contacts, domaines, références, départements, activités, taux, statut et conseillers. Semaine affichée. Date de début et fin de la période. Code et nom de l utilisateur connecté. Connexion/Déconnexion du logiciel. Ajouter une nouvelle activité. Si vous avez le rôle d administrateur vous aurez ce lien. Les activités saisies pour la période courante. Accès à la gestion des feuilles de temps. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 6
AJOUTER UNE ACTIVITÉ GERER LES ACTIVITÉS Dans la page principal cliquez sur «Nouvelle activité» Afin de générer un nouveau numéro d activité, cliquez ici. Sélectionnez cette option pour associer une dépense à cette activité. Activité : Nº. : Cliquez sur «nouveau» pour générer un nouveau numéro d activité. Statut : Le statut de l activité (en cours, terminée, etc.) Durée (h) : Le temps en heures que l activité a prise. % réalisé : Le pourcentage (0-100%) réalisé de l activité. Date du jour : La date de saisie de l activité. Si l activité a été réalisée dans le passé vous pouvez changer cette date au besoin. Date prévue réalisation : La date que vous pensez finir l activité à 100% SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 7
Date de fin de réalisation : La date ou l activité a été résolue. Priorité : 0 pour une priorité base et 100 pour une priorité haute. Description de la référence : Client : Choisissez le client pour lequel vous avez fait l activité. Contact : Choisissez le nom du contact. Description de l activité : Domaine : Choisissez le domaine où se trouve l activité. Référence : Choisissez la référence de l activité. Description : Description de ce que vous avez fait dans l activité. Compte rendu : Compte rendu de l activité. Administration : Département : Choisissez le département duquel vous faites partie. Affecté à : Choisissez l utilisateur affecté. Code d activité : Choisissez le code de l activité. Dépense : Si des dépenses sont reliées à cette activité, cochez la case afin d identifier les détails dans le module feuille de temps. MODIFIER UNE ACTIVITÉ Cliquer sur l icône «Modifier l activité» de l activité que vous voulez changer. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 8
Modifiez les informations désirés et enregistrez. EFFACER UNE ACTIVITÉ Cliquez sur l icône «supprimer» pour effacer l activité désirée. Confirmez la suppression. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 9
COPIER L ACTIVITÉ Vous pouvez dupliquer une activité et changer l information nécessaire. Cliquez ici pour copier cette activité. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 10
LES FEUILLES DE TEMPS Avant de générer la feuille de temps vous devez cliquer sur «Exporter les activités». Ensuite, vous pouvez accéder au module des feuilles de temps. Confirmation de l exportation. Cliquez ici pour exporter les activités saisies. Accédez au module des feuilles de temps. LES FEUILLES DE TEMPS A partir de ce module vous pouvez effacer une activité exportée, gérer les dépenses ou afficher les rapports de dépenses et de feuille de temps. Effacer cette activité exportée. Gérer les dépenses. Résumé des activités saisies. Générer le rapport de dépenses. Générer le rapport de feuille de temps. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 11
GÉRER LES DÉPENSES Quand vous créez une activité il y a un champ que vous devez cochez si vous avez fait des dépenses liées à cette activité Si vous l avez coché, dans le module de feuilles de temps, après avoir fait l exportation de l activité. Vous devrez cliquer sur le bouton «Dépenses» pour compléter les informations. Toutes les dépenses sont liées à une activité. Supprimer la dépense. Cliquez sur ce bouton pour montrer les dépenses de la semaine. Modifier ou ajouter des informations pour cette dépense. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 12
Vous pouvez modifier ou ajouter des informations à la dépense. Après avoir cliqué sur le lien «Modifier» le registre change pour vous laisser saisir des informations complémentaires. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 13
AFFICHER LES RAPPORTS Vous pouvez afficher et imprimer deux types de rapports : 1. Rapport de dépenses. 2. La feuille de temps. Les informations de votre entreprise. Le détail des dépenses. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 14
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GÉRER LES RÉFÉRENCES Si vous avez le rôle d administrateur vous pouvez accéder à ce module pour la gestion des tables de références. Si vous n avez pas le rôle d administrateur vous ne verrez pas ce lien. À partir du module des références vous pouvez gérer : 1. Les clients 2. Les contacts 3. Les domaines 4. Les références 5. Les départements 6. Les activités 7. Les taux de kilométrage relié aux dépenses 8. Les statuts 9. Les conseillers SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 16
GÉRER LES CLIENTS Remplissez les champs vides et cliquez sur «Ajouter» pour ajouter un client. Cliquez sur cet onglet pour gérer les clients. Modifiez les clients. GÉRER LES CONTACTS Choisissez le client pour qui vous voulez afficher les contacts. Ajoutez un nouveau contact. Modification de contacts GÉRER LES DOMAINES Choisissez le client pour qui vous voulez afficher les domaines. Ajoutez un nouveau domaine. Modification de domaines. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 17
GÉRER LES RÉFÉRENCES Choisissez le client pour qui vous voulez afficher les références. Choisissez le domaine. GÉRER LES DÉPARTEMENTS Les départements à qui les utilisateurs appartiennent sont gérés ici. GÉRER LES ACTIVITÉS Choisissez le département pour gérer ses activités. Ajouter une nouvelle activité. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 18
GÉRER LES TAUX Ajouter un nouveau taux. GÉRER LES STATUTS Ajouter un nouveau statut d activité. GÉRER LES CONSEILLERS Modifier un conseiller ou le changer de département. SYGIF International inc. 2010-08-23 / Document approuvé / V01 Page 19