EXTRANET ORGANISMES DE FORMATION GUIDE DE L UTILISATEUR A DESTINATION DES ORGANISMES DE FORMATION 1. Objectifs PRESENTATION DE L EXTRANET ORGANISMES DE FORMATION A travers la mise en place d un «extranet organismes de formation», l Agefiph se dote d un outil destiné à améliorer le pilotage et à renforcer les bilans des actions de formation qu elle finance ou cofinance. Les données collectées permettent ainsi : d assurer un suivi plus précis des formations et de leur déroulement, dans l objectif, notamment, d accroitre la fréquentation des actions, par le renforcement du lien prescription/entrée effective en formation ; d analyser finement les caractéristiques des bénéficiaires, des formations, et de mettre en évidence les résultats (en terme de volume de formation réalisé, et d insertion professionnelle à l issue de la formation, notamment), afin d améliorer, en continu, les dispositifs mis en œuvre par l Agefiph dans le cadre de sa politique de formation. Les données recueillies dans ces bilans sont également destinées à : nourrir le dialogue entre l Agefiph et les organismes de formation sur le déroulement des actions, alimenter les analyses relatives au diagnostic des besoins emploi / formation des personnes handicapées. Si cet outil de bilan est le support essentiel des retours d information produits par les organismes de formation, il n exclut pas d autres éléments d information quantitative ou qualitative que l Agefiph est susceptible de demander aux organismes de formation. Les bilans de formation sont considérés comme des pièces contractuelles, dans le cadre de la convention ou de la lettre d attribution de marché vous liant à l Agefiph. 2- Principes généraux du dispositif : L organisme de formation (OF) est chargé de produire, en ligne via le site www.agefiph.fr, un état des entrées des stagiaires au démarrage des actions et un 1
bilan des actions de formation qu il organise, à la fin de celles-ci et trois mois plus tard. L unité d observation est le «groupe de bénéficiaires», correspondant à. un ou plusieurs stagiaires travailleurs handicapés, suivant la même formation (contenu, modalités), dans un même lieu de formation, au cours de la même période (date de début et de fin de formation communs). L organisme de formation renseigne une «fiche bilan» par groupe de bénéficiaires. Une même convention d action ou bon de commande se compose d un ou plusieurs groupes de bénéficiaires, et comptera donc autant de fiches bilan que de groupes. Un groupe de bénéficiaires peut être composé de stagiaires travailleurs handicapés ou non handicapés. Dans ce cas, les informations renseignées concernent uniquement les travailleurs handicapés. 3- Présentation de la fiche bilan La fiche bilan est composée de 4 volets : VOLET 1 : Ces informations sont renseignées préalablement par l Agefiph, pour chaque fiche bilan : 1. Informations administratives relatives à la formation Rappel des principaux éléments de l action de formation (convention d action ou lettre d attribution de marché). VOLET 2 : Ces informations doivent être renseignées au démarrage de la formation du groupe de bénéficiaires : 2. Caractéristiques générales de la formation du groupe de bénéficiaires Contenu de la formation et modalités (objectifs et secteurs de la formation, nombre d heures de formation en centre et en entreprises, nombre de bénéficiaires entrés au démarrage de la formation, rythme et date de début et de fin de formation). Ce volet permet d assurer un suivi des entrées en formation. VOLET 3 : Ces informations doivent être renseignées à la fin de la formation du groupe de bénéficiaires : 3. Bilan général de la formation du groupe de bénéficiaires Nombre de bénéficiaires accueillis, nombre de bénéficiaires ayant abandonné leur formation ou ayant suivi la formation jusqu à son terme, nombre d heures stagiaires réalisées. 4. Caractéristiques des bénéficiaires accueillis Nombre de bénéficiaires, par sexe, tranche d âge, niveau de formation, nature du handicap, qualité de bénéficiaire TH, durée d inactivité professionnelle, durée de l expérience professionnelle, durée d inscription à l ANPE, nature de l allocation perçue avant l entrée en formation, dernier emploi exercé. 5. Situation des bénéficiaires à l issue de la formation 2
Nombre de bénéficiaires dans l emploi et hors emploi, et caractéristiques des emplois occupés par les bénéficiaires dans l emploi (type de contrat, type d entreprise). VOLET 4 : Ces informations doivent être renseignées 3 mois après la fin de la formation du groupe de bénéficiaires : 6. Situation des bénéficiaires 3 mois après la fin de la formation Mêmes indicateurs qu à l issue de la formation. Ce volet permet de recenser le devenir des stagiaires. 4- Vous arrivez sur la page : Suivi des formations Vous y retrouver toutes vos DI triées par ordre décroissant (sur les dates de début d action); et pour chacune d elles le nombre de groupes créés, ainsi que l intitulé. Vous cliquez sur la DI pour laquelle vous souhaitez saisir des informations. 3
5- Vous arrivez sur la page : Suivi des formations, Fiche Bilan, Volet 1 Ce volet est renseigné automatiquement par l Agefiph. Il est commun à l ensemble des fiches bilans d un même dossier. Cliquer sur le bouton «créer un groupe» pour créer un nouveau groupe (utiliser l ascenseur pour descendre en bas de l écran de saisie). Vous pourrez créer autant de groupes que nécessaire. 6- Vous accédez ensuite au volet 2 du groupe Le volet 2 doit être renseigné au démarrage de la formation d un groupe de bénéficiaires. Ce volet permet de décrire les caractéristiques générales de la formation du groupe de bénéficiaires. Il permet également d assurer un suivi des entrées en formation. Vous devez renseigner tous les champs de ce volet. Seul celui concernant «le Centre de formation, si différent de l organisme», est optionnel. 4
Ce champ est renseigné automatiquement lorsque vous créez des groupes. Vous devez utiliser le calendrier pour saisir les dates de formation. Attention, ces dates doivent être cohérentes avec celles indiquées dans la DI. Cette icône, indique que vous avez un menu déroulant pour choisir la réponse adaptée. Les bulles d aide, sont destinées à vous expliquer certains champs au fur et à mesure. Les pavés sur fond orange, sont des pavés qui effectuent automatiquement les calculs. Vous ne pouvez rien saisir sur ces pavés, mais contrôler vos saisies. 5 A la fin de ce volet vous avez deux options : 1 Enregistrer les données afin de pouvoir y revenir ultérieurement. 2- Valider les données. Dans ce cas les données sont directement transmises à l Agéfiph et ne sont plus modifiables.
7- Ecran intermédiaire Cet écran intermédiaire apparait après l enregistrement ou la validation de chaque volet. Lorsqu un volet est enregistré ou validé vous accédez à un tableau récapitulatif de l ensemble des fiches bilan renseignées. Cela vous permet de visualiser l état d avancement de la saisie de vos données et leur statut : enregistré, validé ou non renseigné. En cliquant dans la zone correspondante, vous pourrez : visualiser les données validées ; modifier un volet enregistré (attention, pas de modification de volet validé); saisir les données d un volet non renseigné. Vous pouvez également créer un nouveau groupe. 6
8- Le volet 3 doit être renseigné à la fin de la formation du groupe de bénéficiaires Il est composé de 3 parties : Bilan général du groupe de bénéficiaires Caractéristiques des bénéficiaires accueillis Situation des bénéficiaires à l issue de la formation (c est à dire leur situation dans un délai maximum d une semaine après la fin de formation). Tous les champs de ce volet doivent être renseignés dans l ordre et avec des «0», lorsque c est le cas. En effet, certains calculs et contrôles de cohérence sont réalisés tout au long de la saisie. Ainsi, certains champs sont bloqués par défaut, et sont déverrouillés au fur et à mesure. Vous devez saisir le premier champ pour que le suivant se déverrouille. Lorsqu un champ est grisé, il est verrouillé. Tant que vous n aurez pas saisi les données précédentes, il ne se déverrouillera pas. 7
Les champs sur fond orange, calculent automatiquement le total des champs précédents. Les champs sur fond violet sont les champs renseignés à partir des données que vous avez saisies précédemment, ils vous permettent de vérifier la cohérence des données saisies. Attention : Le total de chacun de ces deux champs doit être identique. Si une différence existe, les champs suivants ne se déverrouilleront pas. - A la fin du formulaire, vous disposez des mêmes possibilités d enregistrement et de validation que pour le volet 2. Des contrôles de cohérence sont effectués au moment de la validation. - Une fois le volet 3 enregistré ou validé, vous accédez au tableau récapitulatif. - Le volet 3 doit être validé pour accéder au volet 4. 8
9- Le volet 4 Ce volet doit être renseigné 3 mois après la fin de formation du groupe de bénéficiaires. Il permet de recenser la situation des bénéficiaires et donc le devenir des stagiaires 3 mois après la fin de la formation. - Tout comme pour le volet 3, tous les champs de ce volet doivent être renseignés dans l ordre et avec des «0», lorsque c est le cas - A la fin du formulaire, vous disposez des mêmes possibilités d enregistrement et de validation que pour le volet 2 et 3. Des contrôles de cohérence sont effectués au moment de la validation. - Une fois le volet 4 enregistré ou validé, vous accédez au tableau récapitulatif 9
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