DLex Activation de la TVA Copyright Pyramiq 27 décembre 2013 La version 2.13.12.06 de DLex vous permet de passer à la TVA dès le premier janvier. Les changements se feront de manière automatique via l action d un bouton spécifique à usage unique. L implication principale de ce basculement est une modification de votre configuration comptable qui aura pour effet que toutes vos factures de sorties seront dorénavant soumises à un processus d application automatique de la TVA. Nous vous conseillons d attendre d avoir terminé l encodage des factures 2013 à 0% avant d activer la TVA. Après cette action, le comportement standard de DLex en sera affecté bien que nous ayons veillé à conserver autant de flexibilité que possible après cette action. Que vous soyez en personne physique ou en société, au regard e la TVA, ce sera désormais la facturation qui sera prise en compte. Si vous évoluez en personne physique, vous devrez donc désormais encoder vos factures d achats et de ventes afin de générer vos déclarations à la TVA En substance, dans les cas les plus simples, vos factures sortiront automatiquement majorées de 21%. DLex prévoit également des automatismes dans un certain nombre de cas particuliers (dossiers exonérés, intracom, export). Cependant, vous resterez à tout moment maitre de l application du taux que vous jugez adéquat. Cela signifie qu il vous sera toujours possible de choisir le taux que vous voulez, et par exemple de revenir à la situation antérieure au premier janvier (à savoir 0%). Vous restez donc maitre mais vous êtes aussi seul responsable: DLex ne peut en effet à lui seul prendre en compte et automatiser toute la diversité de cas particuliers en matière de TVA. Il vous appartient donc de vérifier l encodage de vos fiches clients, de vos fiches dossiers et surtout l encodage de vos factures. Pour vous aider à comprendre toutes les implications de la facturation avec TVA nous avons mis à disposition une notice explicative qui reprend l ensemble des processus de facturation avec TVA. Cette note est disponible sur le site www.pyramiq.eu/tva. DLex ne remplacera pas la collaboration nécessaire avec votre expert-comptable pas plus qu il ne vous dispensera d acquérir une compréhension fine des règles générale en matières de TVA (Code de la TVA) et des règles particulières à la profession d avocats (Circulaire TVA des avocats). Contenu Apparition du bouton «Activer la TVA»... 2 Conséquences pratiques dans DLex pour les comptabilités société... 3 Conséquences pratiques dans DLex pour les comptabilités personne physique... 4 Application automatique de la TVA sur les factures... 5 Schéma d application automatique de la TVA... 8 Configurer un facturier non centralisable (Pro Forma)... 9 Définir la TVA par défaut d un compte comptable... 10 Définir les comptes de refacturation des frais refacturés et débours comptables... 11 Activation de la TVA 1
Apparition du bouton «Activer la TVA» Dans le menu Comptabilité > Configuration un bouton apparaitra le premier janvier. L action de ce bouton entrainera un certain nombre de changements dans votre configuration. Activation de la TVA 2
Conséquences pratiques dans DLex pour les comptabilités société Activation de tous les taux TVA belges en achat et vente Nouveau taux E44 à utiliser pour les dossiers exemptés (Exemptions Art 44) Nouveau taux EXS0 à utiliser pour la comptabilité des vrais débours (Autres exemptions hors bilan) Création des comptes 451000 (tva à payer) et 411000 (Tva à récupérer) si inexistant DLex ne crée pas de compte débours automatiquement (au sens de l article 28, 5 du Code TVA) >>> à faire si nécessaire Configuration des taux de TVA par défaut de chaque compte du plan comptable Classe 2 : BSD21 Classe 6 : BSD21 Classe 4 : BSD0 Classe 7 : V21 Application de la TVA automatiquement sur les factures de vente Activation de la TVA 3
Conséquences pratiques dans DLex pour les comptabilités personne physique IMPORTANT! Pour les comptabilités en personne physique, le passage à la TVA est synonyme d une nouvelle obligation, il vous faudra tenir des journaux de factures en entrées et en sorties (achat et vente). La base de calcul de la déclaration TVA sera effectivement basée sur ces journaux. Vous pouvez donc commencer à encoder vos factures avec TVA dès que vous aurez activé la TVA. Vous pouvez continuer à encoder vos financiers comme avant. Certains développements spécifiques aux personnes physiques viendront s ajouter à la fin du mois de janvier. Il manque encore la possibilité de lier un règlement avec une facture. Activation de tous les taux TVA belges en achat et vente Nouveau taux E44 à utiliser pour les dossiers exemptés (Exemptions Art 44) Nouveau taux EXS0 à utiliser pour la comptabilité des vrais débours (Autres exemptions hors bilan) Création des comptes V99999 (tva à payer) et U99999 (Tva à récupérer) si inexistant Création d une nouvelle catégorie L pour les vrais débours (au sens de l article 28, 5 du Code TVA) Configuration des taux de TVA par défaut de chaque compte 0 à 9, F, G, H, I, J, K, V : BSD21 A, B, C, U : V21 D, E, L, W, X, Y, Z : sans TVA, comptes hors bilan Application de la TVA automatiquement sur les factures de vente Activation de la TVA 4
Application automatique de la TVA sur les factures Par défaut, la TVA d une ligne de facture est celle définie au niveau de la configuration du plan comptable. Si cette facture est encodée manuellement, il est possible de modifier le code TVA au moment de l encodage de la ligne. Si cette facture est issue de la facturation automatique (facturation automatique des frais et débours ou des prestations), il n est plus possible d affecter le code TVA ligne par ligne. DLex vous offre le choix d une application de la TVA en mode automatique ou mode manuel. Application automatique de la TVA Par défaut, la TVA est appliquée automatiquement >>Mode Auto<< Application manuelle de la TVA Il vous est cependant possible de sortir du mode auto en actionnant la touche. DLex vous propose alors de choisir un mode d application de la TVA. La TVA choisie s appliquera à l ensemble de la facture. Pour revenir en mode auto, il vous suffit d actionner la baguette magique Activation de la TVA 5
Dossiers exemptés : Code E44 Un champ «Soumis à la TVA» présent dans la fiche du dossier permet de déterminer si ce dossier est soumis à la TVA ou exempté. Cette case est cochée par défaut. Si cette case est décochée et que vous optez pour l application automatique de la TVA, toute votre facture passera en E440 : Exemptions Art.44 (sauf les EXS0) Client Belge : Code V21 Si le client comptable est non assujetti ou assujetti avec une référence tva belge (BE) Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur votre facture est celle définie au niveau de votre plan comptable (V21 par défaut sauf les EXS0) Client Européen : Code PRT0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA européenne Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur toute votre facture sera PRT0 : prestations hors Belgique (sauf les EXS0) Activation de la TVA 6
Client Non Européen : Code EXP0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA non européenne ou s il est exonéré Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. La TVA appliquée sur toute votre facture sera EXP0 : exportations (sauf les EXS0) Autres exemptions : EXS0 Tout débours encodé dans la comptabilité avec un code TVA EXS0 sera refacturé obligatoirement avec un code TVA EXS0 même en dérogeant à l application automatique de la TVA. Ce mécanisme assure que ces débours restent en dehors de la base soumise à la TVA et n affectent pas la déclaration TVA. Activation de la TVA 7
Schéma d application automatique de la TVA Débours comptable dont le code TVA est EXS0? NON OUI Application automatique de la TVA? OUI NON Choix de l utilisateur E44, V21, PRT0, EXP0, V0 Dossier Exempté? NON OUI Exemptions article 44 Code E44 Localisation du client? Belge Européen Non Européen Code déterminé par le plan comptable V21 par défaut Prestations hors Belgique Code PRT0 Activation de la TVA 8 Exportations Code EXP0 Autres exemptions Code EXS0
Configurer un facturier non centralisable (Pro Forma) Créer un facturier non centralisable est assez aisé. Pour rappel, ces facturiers que l on appelle «pro forma» ou «note d envoi» n affectent pas les comptes ni les balances mais peuvent tout de même être visibles au niveau des dossiers et permettent de gérer vos factures de sortie sans devoir les prendre en compte avant que celles-ci soient acquittées par vos clients. Pour l utilisation du facturier non centralisable, nous vous invitons à lire la note sur la facturation dans DLex. Pour créer un facturier non centralisable allez dans le menu Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Facturier. Dans ce menu vous trouvez l ensemble de vos facturiers. Pour y ajouter un facturier non centralisable cliquez sur Nouveau 2014 tapez 01/01/14 Complétez la référence de trois caractères du facturier et son libellé PRO pour pro-forma, NEV pour note d envoi, Spécifiez que c est un facturier (pas note de crédit) de vente Introduisez le numéro de la première facture pro-forma. Si vous voulez que la séquence de 6 chiffres commence par 14 tapez 140000. Introduisez la date de cette première facture Si votre première facture est en janvier Attribuez un délai de paiement par défaut si nécessaire (utile pour le module rappels) Cochez la case «Fiche compta» pour que ces factures soient visibles dans les fiches comptables des dossiers Cochez la case «Dossier requis» pour contraindre ces factures à être liées à des dossiers NE COCHEZ PAS la case «centralisable» sans quoi votre facturier sera centralisable et les mouvements seront repris dans vos comptes et balances. Activation de la TVA 9
Définir la TVA par défaut d un compte comptable Par défaut, la TVA d une ligne de facture est celle définie au niveau de la configuration du plan comptable. Si cette facture est encodée manuellement, il est possible de modifier le code TVA au moment de l encodage de la ligne. Si cette facture est issue de la facturation automatique, il n est plus possible d affecter le code TVA ligne par ligne (voir chapitres précédents). Pour définir la TVA par défaut de chaque compte comptable rendez-vous dans Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Plan comptable Comme indiqué ci-dessus, lors du passage à la TVA, des codes TVA par défaut sont appliqués à la plupart des comptes comptables. Si les codes TVA en sortie seront vraisemblablement assez homogènes (V21), les codes TVA en entrée peuvent être assez différents selon les cas et il vous est possible de les adapter afin de gagner du temps à l encodage. Par exemple ici, notre compte comptable 612005 EAU pourrait être adaptée pour correspondre à la réalité. Ouvrez la fenêtre de configuration du compte et changer son code TVA associé en BDS6 (Bien et Services divers déductibles 6%) Activation de la TVA 10
Définir les comptes de refacturation des frais refacturés et débours comptables Pour qu un débours ou un frais puisse être refacturé automatiquement dans DLex il faut qu un compte de refacturation soit défini dans la configuration de son compte comptable. A l encodage: c est la TVA du compte comptable à l entrée qui s applique Lors de la refacturation: le frais ou le débours est refacturé dans le compte de refacturation spécifié majoré de la TVA de ce compte comptable. Pour définir les comptes de refacturation rendez-vous dans Configuration > Gestionnaire d application > Comptabilité > Plan comptable Cochez éventuellement la case Compte de frais à refacturer pour ne filtrer que les comptes qui possèdent un compte de refacturation. Activation de la TVA 11
Frais de classe 6 Encodé dans une facture d achat HTVA sur un compte de classe 6 (avec un code TVA d achat) pour lequel on a défini un compte de refacturation de classe 7 (avec un code TVA de vente (V21)). OU Idem mais encodé TVAC dans un financier (attention, la TVA sera appliquée sur le montant TVAC lors de la refacturation). Ex : 612200 (TVA : BDSx) >>> 702000 (TVA : V21) Débours comptable de classe 4 Encodé dans un financier TVAC sur un compte de classe 4 (avec un code TVA EXS0 (exonéré)) pour lequel on a défini un compte de refacturation identique. Ex : 403000 (TVA : EXS0) >>> 403000 (TVA : EXS0) Activation de la TVA 12