FNQ - FNQ - P.2009.08.17 Révision 26 mai 2011 POLITIQUE de la Fédération de natation du Québec «Gestion des associations de clubs»
FÉDÉRATION DE NATATION DU QUÉBEC Page 2 POLITIQUE DE GESTION DES ASSOCIATIONS DE CLUBS La Fédération de natation du Québec ayant opté pour un mode de gestion fondé sur un ensemble de politiques, il apparaît nécessaire de se doter d une politique de gestion des associations de clubs afin d établir des règles équitables pour les nageurs des clubs et des associations de clubs. Buts : La présente politique vise à mettre en place des règlements afin d encadrer de façon équitable les nageurs des associations de clubs, les clubs des associations de clubs ainsi que les associations de clubs. Reconnaître les besoins comblés par les associations de clubs pour les régions périphériques, étendues sur de très grandes distances ou autres et ce tout en étant équitables avec tous les nageurs. Démontrer et respecter l importance du club de natation comme cellule prioritaire du développement de la natation au Québec. Définition et encadrement des associations de clubs : L association de club est un organisme légalement constitué en corporation et il doit être un membre de la Fédération de natation du Québec, reconnu au même titre qu un club de natation. Le club membre d une association de club doit être un organisme légalement constitué en corporation et doit être lui aussi membre de la Fédération de natation du Québec au même titre que tous les clubs de natation de la FNQ. Chaque association de club doit avoir son compte de banque enregistré sous le nom de son association de club. Cette information sera exigée par la FNQ pour l acceptation de l inscription de l association de club. Toute nouvelle association de club devra exercer ses activités avec des clubs d une même association de natation régionale reconnue par la Fédération de natation du Québec et respecter les règlements et politiques de la FNQ. Tarification annuelle d une association de club : Le frais annuel d inscription d une association de club à la FNQ sera de 150$ plus taxes. Cette tarification est en sus de la tarification de chacun des clubs pour s inscrire à la FNQ. Inscription des associations de clubs : Les associations de clubs doivent aussi respecter l encadrement exigé de Natation Canada afin d être reconnues comme association de club. (Voir document en annexe 1) Plan annuel du directeur technique de l association de club : Avant le 30 septembre de chaque année, le directeur technique de l association de club doit présenter son plan annuel qui inclut un horaire de sessions d entraînement planifiées régulièrement avec tous les nageurs de même niveau, des camps d entraînement regroupés des clubs de l association, des occasions de formation des entraîneurs/de mentorat, des activités auxiliaires et un horaire de compétitions regroupant tous les clubs, qui seront présentés avec un document écrit au directeur technique et au directeur-général.
FÉDÉRATION DE NATATION DU QUÉBEC Page 3 Les exigences minimales annuelles pour les associations de clubs des régions périphériques seront d un minimum de 3 sessions d entraînement planifiées par année avec tous les nageurs de catégorie provincial de même niveau dans la même piscine et un minimum de un camp d entraînement annuel des clubs de l association de clubs pour les nageurs de catégorie provincial de même niveau dans le même centre. Les exigences minimales annuelles pour les associations de clubs regroupant des clubs situés dans un rayon de 50 kilomètres seront d un minimum de 8 sessions d entraînement planifiées par année avec tous les nageurs de catégorie provincial de même niveau regroupés dans la même piscine et un minimum de un camp d entraînement annuel des clubs de l association de clubs pour les nageurs de catégorie provincial de même niveau dans le même centre. L association de club ne sera pas acceptée tant et aussi longtemps que l horaire des sessions d entraînement regroupées et du camp d entraînement ne seront pas présentés et acceptés par la Fédération de natation du Québec. Entre-temps, aucun nageur ne pourra nager sous la bannière de l association de club. Les activités planifiées du plan annuel (qui inclut des sessions d entraînement de l association régulièrement planifiées, des camps d entraînement, des occasions de formation/supervision des entraîneurs, des activités auxiliaires et un horaire de compétition) seront suivies régulièrement au cours de l année par le directeur technique et le directeur général. Le non respect majeur du plan ou une répétition de manquement au suivi du plan entraînera une suspension de l association de club et un retour des nageurs dans leur club local. Mesures d équité entre les clubs et les associations de clubs pour les pointages de relais : Il n y a pas de pointage pour les relais des associations de club lors de Championnats provinciaux Groupes d âge et Senior, Championnats par équipe, Festivals de natation d hiver et d été, Coupe Canada/Coupe du Québec. Gestion des opérations des associations de club : Un seul registraire est autorisé pour une association de club. Un seul fichier d inscription en ligne est permis pour les inscriptions aux compétitions de natation. Des frais de 20% additionnels seront exigés par le comité organisateur si les fichiers d inscriptions proviennent de plusieurs clubs de l association de club. Un seul chèque provenant du compte bancaire de l association de club pour le paiement des inscriptions des nageurs à une compétition. Des frais de 20% additionnels seront exigés par le comité organisateur si le paiement provient de plusieurs clubs de l association de club. Le chèque pour le remboursement des factures de la Fédération de natation devra provenir de l association de club qui a été facturée. Des frais de 20% seront facturés pour tout paiement provenant directement de ou des clubs de l association et non tel que requis de l association de club. Moratoire sur les associations de clubs : Aucune nouvelle association de club ne sera acceptée au cours des saisons 2011-2012 et 2012-2013..
FÉDÉRATION DE NATATION DU QUÉBEC Page 4 ASSOCIATIONS DE NATATION SNC adopte le concept des associations comme moyen d obtenir des «économies d échelle» pour donner une meilleure atmosphère à l entraînement et en compétition pour les nageurs. Les OPS auront la tâche d examiner les candidatures dans leur association respective et d assurer un respect annuel concernant la structure d opération. Les politiques suivantes gèrent la formation et les fonctions des associations de natation membres: 1. Les équipes de clubs et universitaires doivent s enregistrer auprès de leur OPS comme clubs individuels 2. Deux équipes de clubs et/ou universitaires ou plus peuvent demander à leur OPS respective pour constituer une association 3. Une équipe de club et/ou universitaire peut être membre de seulement une association à la fois 4. Une association enregistrée n aura pas de droit de vote dans les juridictions provinciale ou nationale 5. Les procédures de transfert d un athlète ne seront pas affectées par l existence d une association; toutefois, les nageurs qui changent de clubs dans une association peuvent encore représenter l association dans une compétition pendant la période sans attache de 30 jours 6. Les OPS établiront leurs frais annuels de membre de l association, payables au plus tard le 31 octobre de chaque année, ou lors de l approbation du nouveau statut d association par le directeur administratif / le directeur technique Structure d opération: 1. Toutes les associations doivent être des entités légales (une société enregistrée «sans but lucratif» ou une incorporation enregistrée) 2. Toutes les associations doivent avoir des ententes formelles écrites, signées par le président et l entraîneur chef de chaque programme 3. Toutes les associations doivent avoir un conseil d administration constitué et une structure formelle de prise de décision 4. Un directeur technique ou un consultant doit être nommé dont le rôle est d améliorer la qualité de la natation dans l association; spécifiquement, le directeur technique créera un plan annuel, qui inclut des sessions d entraînement de l association régulièrement planifiées, des camps d entraînement, des occasions de formation/supervision des entraîneurs, des activités auxiliaires et un horaire de compétition, qui sera envoyé au directeur administratif/directeur technique de l OPS avant le 30 septembre de chaque année 5. Une équipe de club et/ou universitaire peut se joindre à une association en tout temps 6. Une équipe de club et/ou universitaire ne peut pas transférer ou changer d association sauf après les championnats nationaux d été et avant le 30 septembre de chaque année 7. Une équipe de club et/ou universitaire peuvent participer à des compétitions comme équipe individuelle de club/équipe ou de leur association respective dans n importe quelle compétition, mais tous les nageurs du programme doivent participer aux compétitions comme membres de cette entité pendant toute la compétition Examen annuel: Les associations seront examinées chaque année par le directeur administratif/directeur technique de l OPS. L objectif est d assurer le respect des exigences indiquées dans la structure d opération. Le directeur administratif donnera une période de trois mois à l association en faute pour effectuer les changements appropriés à leur structure d opération. Ne pas respecter cela entraînera une suspension de l association.
FÉDÉRATION DE NATATION DU QUÉBEC Page 5 Procédure de candidature: 1. En demandant le statut en tant qu association, la candidature doit envoyer au directeur administratif de son OPS: La preuve que l association est une entité légale dans sa province. 2. Une entente formelle écrite signée par le président et l entraîneur chef de chaque programme 3. Une liste des membres du conseil d administration de l association et du directeur technique/consultant 4. Une description de la structure formelle de prise de décision de l Association. 5. Une description du plan d entraînement annuel de l association, incorporant les occasions d entraînement de l association, les camps d entraînement, les occasions de formation/supervision des entraîneurs, les activités auxiliaires et un horaire des compétitions. 6. Les résultats attendus et les mesures des performances pour les années 1, 2 et 3.