E-invoicing portal Guide de l utilisateur Client BT E-invoicing Green Bill Combining environmental benefit and customer satisfaction enhancement
Papier vs Dématérialisation Flux Papier Traditionnel Transfert dématérialisé 100 documents entrants en 2 heures 15 / document 100 documents entrants en 2 secondes 1 / document* Et c est vert! L Europe pourrait sauver plus de 1,000,000 d arbres par an ou 83.000 barils de pétrole, 171 millions de kilowatts d électricité, 2.000 tonnes de polluants atmosphériques *Chiffres provenant d études reconnues en passant à la facturation électronique. 2
Aperçu du portail E-Invoice BT Le portail E-Invoicing BT offre différentes fonctionnalités: Présentation de factures dématérialisées légales et des détails de factures Réception de vos factures BT par email au format pdf signé électroniquement Moteur de recherche pour retrouver une facture (par date, montant ou référence) Section Administration qui permet d inviter, d éditer ou de supprimer des utilisateurs Section Mon profil : changement des infos personnelles ou du mot de passe FAQ sur la facturation électronique et l utilisation du portail Mise à jour de vos données de facturation Les factures dématérialisées EA sont légales: Les factures sont contrôlées afin d'assurer la présence des données et mentions légales minimum Signées électroniquement par des certificats fournis par des autorités Européennes qualifiées Horodatées en suivant l horloge atomique officielle Archivées légalement Transférées par protocole sécurisé 3
Accès au Portail E-invoicing Un utilisateur ayant reçu les accès nécessaires peut se connecter sur le portail depuis n importe quelle connexion internet au moyen d un brower et ses des informations d identification personnelles (adresse email & mot de passe). URL: http://e-invoice.globalservices.bt.com Support et questions: Email: greenbill@bt.com Téléphone: 0800 8007 (Belgique) et 020 203 8123 (Pays-Bas) (entre 9h et 17h du Lundi au Vendredi) 4
Accueil Une fois connecté, vous serez redirigé vers la page personnelle d accueil. Cette page affiche les dernières factures disponibles pour votre compte client. Pour consulter toutes les factures, ou chercher une facture particulière, veuillez naviguer vers la page de recherche ou cliquez sur ici dans l entête de la page d accueil. Vous pouvez accéder à toutes les fonctionalités via le menu Cliquez ici pour accéder à votre archive complète Vous pouvez accèder à vos détails de factures à partir de cette page. Pour télécharger une facture légale, sélectionner la ligne and cliquez sur Télécharger l enveloppe légale. 5
Recherche La page de recherche est un outil puissant vous permettant de rechercher des factures spécifiques. L écran ci-dessous vous décrit les différents champs de sélection pouvant être combinés pour effectuer une recherche plus précise. Pour rechercher toutes les factures, les champs doivent être vides. Vous pouvez rechercher des factures pour une période déterminée ou dans une certaine tranche de montants Pour le champs Nom du Compte, vous pouvez utiliser la liste déroulante ou le champ de texte libre. 6 Vous pouvez utiliser % comme wild card dans les champs marqués par (*) Par exemple: 1006% dans le champs Order Ref retournera toutes les factures débutant avec 1006 Lorsque vos filtres sont définis, cliquez sur Chercher pour lancer la recherche. Cliquez sur Effacer pour effacer vos critères de recherche.
Résultats de recherche Les résultats de la recherche sont affichés sous forme de liste de factures. Vous trouverez sur cette page des liens (icone loupe) qui permettent de télécharger les formats lisibles des factures (format pdf). Les flèches de navigation permettent de parcourir les différentes pages et vous pouvez trier les résultats de recherche en cliquant sur le titre de la colonne choisie. Pour télécharger les enveloppes légales, sélectionnez les en cochant les cases en face des lignes correspondantes puis cliquez sur le bouton Télécharger l enveloppe légale en bas de la page. Vous téléchargerez alors un fichier zip contenant les pdf signés. Vous pouvez triez les résultats de recherche en cliquant sur le titre d une colonne Lorsqu une facture est échue, la date d échéance et le montant dû seront affichés en rouge 7 Vous pouvez télécharger plusieurs factures en une fois en cochant les cases sur la gauche Cliquez sur la loupe pour voir la facture
Téléchargement de la facture légale Vous pouvez télécharger vos factures légales depuis la page de résultats de recherche. Ces factures sont des documents dématérialisées légalement signés électroniquement par BT. Ce procédé assure l intégrité des données et l authenticité de la facture. Dans Adobe Reader, cet icône signifie que la signature digitale a été correctement ajoutée au document La signature peut être validée en cliquant sur ce lien dans le menu La signature sécurise : - l authenticité de l émetteur de la facture, - La validité des données relatives à la facture - Le fait qu il n y a eu aucune modification sur la facture 8 Note: Pour les factures intégrées avant Août 2011, la signature digitale apparaît dans l enveloppe légale en tant que fichier séparé et n est pas directement intégrée au document pdf.
Visualisation de la facture Sur cette page, vos factures apparaissent sous leur format pdf. L image de la facture est directement affichée sur cette page. Merci de noter que le programme Adobe Reader est requis pour permettre la visualisation des factures (disponible gratuitement sur www.adobe.com). Les détails de facturation sont également disponibles pour le téléchargement (sous forme compressée ou pas). Les annexes de facture comprenant les détails de la facture sont disponibles dans cette section L historique du statut de la facture est affichée dans cette section: - facture visualisée, - facture imprimée, - facture téléchargée, - facture envoyée par email La facture pdf est directement visible sur cette page 9
Configurer E-Invoice Cette page affiche la configuration de votre compte afin de recevoir les factures éléctroniques légales par email. Vous pouvez visualiser cette configuration ainsi que la modifier en définissant le(s) compte(s), le(s) destinataire(s), le sujet de l email ainsi que le format. Premièrement, veuillez sélectionner la société à partir de la liste déroulante Vous pouvez éditer ou supprimer une configuration pour chaque compte Vous pouvez ajouter une configuration pour un nouveau compte avec le formulaire ci-dessous La configuration existante apparaîtra dans la table cidessous 10
Invitation d un utilisateur (1/3) Les utilisateurs ayant un rôle Administrateur ont la possibilité d inviter d autre utilisateurs sur le portal. Ce processus d invitation est décris ci-dessous. Il est possible de définir un compte utilisateur et de préciser ses paramètres: administrateur ou utilisateur et comptes accessibles). Lorsque l invitation est terminée, le système enverra un mail au destinatire avec un code d activation personnel. Veuillez sélectionner dans cette liste la société pour laquelle vous désirez ajouter un utilisateur Par la suite, sélectionner et transférer le(s) compte(s) concerné(s) de la gauche vers la droite au moyen des flèches. Les comptes transférés vers la droite seront les comptes sur lesquels l utilisateur aura la visibilité. Veuillez fournir l email de l utilisateur ainsi que le type d utilisateur et la langue de notification 11
Invitation d un utilisateur (2/3) Lors d une invitation, le système va envoyer un email au destinataire avec son code d activation personnel. Login user Code d activation personnel 12
Invitation d un utilisateur (3/3) 1 Le nouvel utilisateur doit se ouvrir la page du portal et cliquer sur le lien Activez votre compte 2 Entrer le code d activation fourni dans le mail d invitiation ainsi que l adresse qui a été définie en tant que login 3 Remplir le formulaire d activation et accepter les Terms & Conditions avant de cliquer sur Activer mon compte 4 Si l activation s est correctement déroulée, vous recevez le message ci-dessous. Votre compte est immédiatement opérationel. 13
Modification de facture Le formulaire ci-dessous permets d enregistrer une demande de modification de données d une facture BT. Vous pouvez spécifier les changements: adresse, Numéro de TVA, PO, etc.). La première table comprends les détails des contacts. La seconde table est disponible pour afficher les détails de facture. Les détails de contact seront automatiquement copiés à partir de votre profile. Veuillez entrer les changements sur les champs concernés Insérer vos commentaires dans le texte ci-contre Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquez sur Send. Vos remarques seront automatiquement envoyées à BT 14
Mon Profil Vous pouvez modifier votre profil d utilisateur via la page Mon Profil. Ces informations sont utilisées par BT pour vous contacter. L utilisateur peut modifier son profil L utilisateur peut changer ses détails de profil, son password, son numéro de téléphone, etc. 15
Aide La section aide regroupe les détails de contact, le guide de l utilisateur et les FAQ du portail. Cette section est regulièrement mise à jour. 16