NOTICES FICHES D'ENREGISTREMENTS
Ces fiches doivent être correctement tenues à jour et conservées pendant une durée de dix années à partir de l'année de vente de vos produits.
Notice registre des clients Pour établir la base de votre traçabilité, il faut créer une fiche pour chacun de vos clients (société à qui vous vendez des produits). Activité Négociant, bouilleur de profession, coopérative, caviste ou restaurateur Rappel Seuls les clients professionnels doivent être répertoriés dans le registre clients. Société Indiquez le nom ou la raison sociale de votre client. N SIREN ou RCS Indiquez le numéro d identification SIREN ou le numéro d identification au Registre du Commerce et des Sociétés de votre client (9 chiffres). Vous pouvez les trouver sur les bons de commande de la société ou interroger le site internet des tribunaux de commerce (infogreffe).
Notice registre des fournisseurs Pour établir la base de votre traçabilité, il faut créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs (sociétés d'exploitation ou négociant à qui vous achetez des produits ou services). Activité Pépiniériste, distributeur de produits phytosanitaires, transporteur, laboratoire d'analyses Rappel La traçabilité est obligatoire pour tous les fournisseurs (prestataires extérieurs auxquels votre exploitation fait appel : fournisseurs de produits œnologiques, de produits phytosanitaires, organismes de formation, prestataires ). Société Indiquez le nom ou la raison sociale de votre fournisseur. N SIREN ou RCS Indiquez le numéro d identification SIREN ou le numéro d identification au Registre du Commerce et des Sociétés de votre fournisseur (9 chiffres). Vous pouvez les trouver sur les bons de livraisons ou factures de la société ou interroger le site internet des tribunaux de commerce (infogreffe).
Notice fiche parcellaire N cadastre C'est le numéro sous lequel votre parcelle est enregistrée au cadastre et que vous trouverez sur votre relevé parcellaire fourni tous les ans par les services de la DGDDI. Nom C'est le nom sous lequel vous désignez habituellement cette parcelle. Il peut s'agir, par exemple, du lieu-dit. Surface Indiquez la surface plantée en hectares. Cru (pour le Cognac) FC (Fine champagne), GC (Grande Champagne, PC (Petite Champagne), BO (Borderies), FB (Fins Bois), BB (Bons Bois). Type de sol CH (Champagne), GR (Groie), PB (Pays- Bas), DO (Doucin). Analyse de sol Indiquez la date de la dernière analyse de sol, s il y a lieu. Porte-greffe/clone Indiquez votre porte-greffe et le numéro de clone. Cépage/clone Indiquez le cépage et le numéro de clone. L Onivins fournit une liste des cépages et de leurs clones agréés. Date de plantation Indiquez l année de la plantation quand vous la connaissez. Densité ceps/ha Indiquez le nombre de ceps à l hectare réel. Fumure de fond Indiquez (oui/non) s il y a eu apport de fumure de fond au moment de la plantation. Pépiniériste Renseignez le nom de votre pépiniériste. Vous devez avoir préalablement rempli une fiche fournisseur. Destination C (Cognac), P (Pineau), VDP (vin de pays), M (moûts), JR (jus de raisins), VT (vin de table)
Notice fiche d'îlot de production Cette fiche doit être remplie si vous décidez de regrouper différentes parcelles ayant un mode de production identique (par exemple : même traitement phytosanitaire, même destination ). Destination / Usage Indiquez la destination prévue pour la production de cet îlot : C (Cognac), P (Pineau), VDP (vin de pays), VT (vin de table), M (moût), JR (jus de raisins) Cette fiche doit être renouvelée si, à la campagne suivante, vous décidez de modifier vos îlots. Observations Indiquez les raisons pour lesquelles vous avez constitué cet îlot (même destination, client identique, même traitement ). Nom de l îlot C est le nom sous lequel vous désignez habituellement cet îlot. À défaut, vous pouvez lui attribuer une lettre (îlot A, îlot B ) ou un chiffre (îlot 1, îlot 2 ). Référence des parcelles Indiquez les références cadastrales des parcelles composant l îlot (cf. fiche parcellaire).
Notice fiche d'intervention sur la vigne Date Indiquez la date d intervention sur la parcelle. Dose Ha appliquée Indiquez la quantité appliquée à l hectare. Parcelle ou îlot Indiquez le lieu de l intervention. Nécessite l enregistrement préalable de cette parcelle ou de cet îlot dans les fiches : «fiche parcellaire» et/ou «fiche d îlot de production». Opération ou maladie C est la raison pour laquelle vous intervenez sur cette parcelle : désherbage, engrais, épandage, produits phytosanitaires Produit Indiquez la dénomination complète du ou des produit(s) utilisé(s) lors de l intervention. Matériel Indiquez le matériel utilisé pour cette opération. Mode d application Application face par face, ou un rang sur deux ou sous le rang Opérateur Renseignez le nom de la personne qui a effectué l intervention parmi votre personnel. S il s agit d un tiers extérieur, indiquez le nom ou la raison sociale de la société prestataire de services. Une fiche fournisseur devra être préalablement établie. N de lot Il s agit du numéro figurant sur l emballage du produit utilisé. Fournisseur Entrez le nom ou la raison sociale de la société qui vous a fourni le produit. Nécessite l enregistrement préalable d une fiche fournisseur.
Notice fiche de suivi des opérations de vendange Suite aux vendanges, un numéro de lot de vendange doit être constitué pour assurer la traçabilité. Date Indiquez la date de la vendange concernée. Parcelle ou îlot Indiquez quels sont les parcelles ou îlots récoltés. Nécessite l enregistrement préalable de la «fiche parcellaire» ou de la «fiche d îlots de production». N lot vendange Vous devez attribuer un numéro de lot au raisin récolté. Exemples : Vous avez vendangé l îlot A : N lot = R (raisin)/date/îlot = R 121005 A, c est-à-dire lot de raisins provenant de l îlot A récoltés le 12 octobre 2005 ; Vous avez vendangé la parcelle AB15 : N lot = R (raisin)/date/parcelle = R 121005 AB15, c est-à-dire lot de raisins provenant de la parcelle AB15 récoltés le 12 octobre 2005. Matériel Précisez le matériel utilisé pour cette opération (tracteur, benne, machine à vendanger ). Opérateur Indiquez les personnes ayant participé aux vendanges (chef d exploitation, personnel, prestataire de services ).
Notice fiche de suivi de lot de vinification Il s agit de retracer toutes les opérations effectuées sur un lot de raisins lors de son entrée au chai et de lui associer un numéro de cuve. N lot de vendange Indiquez le numéro de lot de raisins après les vendanges. Il doit y avoir une correspondance avec les numéros attribués sur la fiche «Suivi des opérations de vendanges». N de cuve Indiquez le numéro de cuve que vous allez utiliser (C1, C2, C3 ). Date remplissage Indiquez la date à laquelle vous remplissez la cuve. Opération Indiquez la date de l opération, le type (ajout de levure ) et le nom du produit avec son numéro de lot et la dose employée. Ouillage Indiquez la date, les cuves d origine (C1 + C2 ) et la quantité prélevée dans chacune d elles. N cuve stockage Indiquez le numéro de la dernière cuve qui stocke le produit fini. Destination Cochez la destination du lot de vendange vinifié. Fin de remplissage Date à renseigner si le remplissage s étend sur plusieurs jours. Date soutirage Indiquez la date de l opération.
Notice Pineau des Charentes fiche de suivi de lots Lexique Entretien des récipients Lavage/désinfection : description succinte du protocole, produit, dose, origine, n lot, fournisseur. Rinçage : durée, protocole. Mouvements Entrées : (encuvage ou apports complémentaires) : origine du Pineau (récipients) ou du moût (parcelles, cuve de transit...), quantité ajoutée et nouveau volume de la cuve. Sorties (totales ou partielles) : récipients de destination. Volume transvasé et volume restant. Traitements Mutage et surmutage : origine du Cognac (compte, récipients, TAV...), volume de Pineau obtenu, éventuellement calcul, durée, fréquen ce, intensité du brassage, remplir le document officiel (= registre d élaboration). Le surmutage est soumis à déclaration auprès des services de la D.G.D.D.I. Désacidification : attention, la désacidification n est autorisée que sur moût. Elle est soumise à déclaration auprès des services de la D.G.C.C.R.F., formulation du produit, origine (marque, n lot, fournisseur...), dose apportée, analyse de vérification. Sulfitage : formulation du produit (métabisulfite...), origine (marque, n lot, fournisseur...), dose apportée, analyse de vérification. Traitement par le froid : objet (débourbage ou précipitations tartriques), groupe de froid utilisé, date et opérateur de la dernière révision, contrôle du niveau de liquide de refroidissement avant et après traitement. Collage : origine (marque, n lot, fournisseur...), dose apportée. Traitement ferrocyanure : attention, l utilisation de ce produit doit être effectuée sous le contrôle d un œnologue. Il est soumis à déclaration auprès des services de la D.G.C.C.R.F., origine du ferrocyanure. Nom et adresse de l'œnologue. Filtration (dégrossissante, de finition...) : filtre utilisé (pla que, terre, cartouche...), diamètre du média filtrant, fréquence de changement du média filtrant. Date et opérateur de la dernière révision du filtre. Analyse de vérification (turbidité). Pasteurisation : pasteurisateur utilisé, date et opérateur de la dernière révision. Suivi et contrôles Dégustations : note, commentaires, défauts éventuels. Analyses : laboratoire, résultats ou référence du bulletin d analyse. Inventaire : détail de l inventaire. Agrément et concours : composition du lot et volume si assemblage. Date de la dégustation, décision et motif si ajourné.
Notice fiche de sortie de lot de produits Il s agit de tracer les sorties des produits de votre exploitation. Date Indiquez la date à laquelle le produit quitte votre exploitation. N cuve stockage Reporter le numéro de cuve renseigné dans la «fiche suivi de lot de vinification». Type de produit Indiquez le type de produit sorti de votre exploitation (jus de raisin, vin, Pineau ou eau-de-vie). Volume Indiquez le volume correspondant à la sortie. TAV % Indiquez le titre alcoométrique volumique. Client Indiquez le nom ou la raison sociale de votre client destinataire du produit. Nécessite préalablement l enregistrement d une fiche client. Rappel La réglementation n impose que la traçabilité des clients professionnels (bouilleurs professionnels, coopératives, négociants, restaurateurs, cavistes ). Les sorties à destination de clients particuliers (en cas de vente directe à la propriété) ne doivent pas être reprises dans ce tableau. Échantillon (contrôle) Indiquez la date si un échantillon pour contrôle ou analyse a été prélevé. N titre de mouvement (DCA) Reportez le numéro figurant sur le document d accompagnement de la marchandise vendue.
Notice fiche d'enregistrement d'opérations d'hygiène Il s agit de l enregistrement des opérations de nettoyage du matériel en contact avec votre production : benne, conquet, pompe à vin, pressoir, cuve Date Indiquez la date de l opération. Signature Indiquez le nom de l opérateur et faites le signer. S il s agit d une personne extérieure, une fiche fournisseur doit être préalablement remplie. Méthode Indiquez le mode opératoire choisi et les produits utilisés. Pour faciliter votre démarche, il est conseillé d établir une procédure unique pour chaque type de matériel et de la numéroter. Ainsi, l enregistrement dans cette colonne sera facilité : il suffira d y noter le numéro de la méthode (voir pages 18 et 19 du «Manuel H.A.C.C.P. pour les viticulteurs charentais»). Matériel Indiquez le type de matériel et son numéro si vous en possédez plusieurs (par exemple : pulvérisateur n 1, benne n 3).
Notice fiche d'intervention sur les matériels liés à l'hygiène Pour l enregistrement des opérations d'entretien et de maintenance importantes, notamment celles sur des équipements en contact avec votre production. Date Indiquez la date de l intervention. Matériel Indiquez le matériel concerné (tracteur, cuve, pressoir, pulvérisateur ). Opérateur Indiquez le nom de la personne parmi votre personnel qui réalise l intervention, ou Renseignez la case Prestataire si l'opération a été sous-traitée à un tiers. S il s agit d une personne extérieure, indiquez le nom ou la raison sociale du prestataire de services. Une fiche fournisseur doit être préalablement remplie. Opération Indiquez la (ou les) opération(s) réalisée(s) (maintenance, révision annuelle ) et les produits utilisés (nom du produit, fournisseur, dose, numéro de lot ). Produit / dose Indiquez le nom du produit utilisé pour l'opération et la dose.
Notice fiche de suivi d'incident La démarche H.AC.C.P. exige un enregistrement des incidents notables pour garantir l hygiène de vos produits. Date Indiquez la date de l incident. Description Indiquez la (ou les) cause(s) de l incident (par exemple : rupture d'un flexible hydraulique). Traitement de l incident Décrivez les mesures prises pour traiter l incident (réparation du flexible, isolement du raisin touché pour analyse ). Visa Signature du chef d exploitation qui valide la procédure choisie pour traiter l incident et son résultat. Origine (cause) Décrire la (ou les) cause(s) ayant provoqué l'incident. Matériel ou opération concernés Indiquez à quel moment est intervenu l incident (vendange, ouillage ), le matériel concerné (machine à vendanger, pressoir ). Pour plus d informations, voir le «Manuel H.A.C.C.P. pour les viticulteurs charentais».
Notice fiche de suivi de formation La formation générale du personnel, et plus particulièrement en H.A.C.C.P. et traçabilité, est une obligation à la charge de l employeur. Objet Décrire le contenu de la formation : formation H.A.C.C.P., sur les I.C.P.E., sur la taille de la vigne, Date Indiquez les dates de la formation. Identité Indiquez le nom des personnes ayant suivi cette formation. Visa La signature du chef d exploitation est nécessaire quand la formation est réalisée par l un des salariés de l exploitation. Organisme Indiquez le nom de l organisme formateur. S il s agit d un prestataire de services extérieur à l exploitation, une fiche fournisseur doit être renseignée.
Ces fiches doivent être correctement tenues à jour et conservées pendant une durée de dix années à partir de l'année de vente de vos produits.