34 Mon carnet d adresses MON CARNET D ADRESSES Le carnet d adresses regroupe des informations sur des contacts personnels, des membres des communautés dont vous êtes membre et les employés ou élèves inscrits sur le Portail Édugroupe de la commission scolaire (le bottin). Il est composé d'adresses d'individus et de listes de distribution. Éléments du module du carnet d adresses Ajouter Permet de créer un nouveau contact. Composer un nouveau message Compose un nouveau message à partir de contacts sélectionnés dans le carnet d adresses. Copier Crée une nouvelle liste de distribution, ajoute des utilisateurs dans une liste ou copie des utilisateurs dans une autre communauté. Permet d effacer un contact. Cette option n est pas disponible dans le bottin. Sélectionner le carnet d adresses actif Permet de retourner à la section précédente. Recherche rapide Recherche une adresse par une chaîne de caractères. Case à cocher Active la case du contact sur lequel on veut agir (supprimer, déplacer, copier, etc.).
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 35 Sélectionner toutes les adresses Lorsque la case est cochée dans l'en-tête vis-à-vis le nom des contacts, tous les contacts sont sélectionnés. Nom complet de la personne tel qu entré dans le carnet d adresses Adresse de courrier électronique de la personne Nombre d'éléments affichés par page. Le nombre par défaut est à 50. Vous pouvez accéder à la page d adresses précédente en cliquant sur le triangle rouge pointant vers la gauche ou à la page d adresses suivante en cliquant sur le triangle rouge pointant vers la droite. Vous pouvez accéder directement à une page en inscrivant le numéro puis en appuyant sur la touche Tab. Indique si la personne est en ligne dans le portail (vert) ou absente (gris). Vous permet d envoyer un courriel directement au contact. Vous permet de consulter ou de modifier les informations d un contact.
36 Mon carnet d adresses Nouveaux messages NOUVEAU MESSAGE À UN DESTINATAIRE Pour envoyer un nouveau message à un destinataire, cliquez sur l adresse de courrier du destinataire ou sur l icône Envoyer un courriel à la fin de la ligne du contact. NOUVEAU MESSAGE À PLUSIEURS DESTINATAIRES À PARTIR DU CARNET D ADRESSES 1. Sélectionnez le carnet d adresses désiré en cliquant sur la liste déroulante du champ Afficher. 2. Cochez les cases correspondant aux personnes à qui vous voulez envoyer un courriel.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 37 3. Cliquez le bouton Composer un nouveau message pour envoyer un courriel aux personnes sélectionnées. 4. Écrivez votre courriel et cliquez sur l icône Envoyer.
38 Mon carnet d adresses Recherche d un utilisateur dans les carnets d adresses RECHERCHE D UN UTILISATEUR DANS UN CARNET D ADRESSES 1. Accédez au carnet d adresses et sélectionnez, via la liste déroulante Afficher, votre carnet d adresses personnel, le bottin des employés ou le carnet d une des communautés dont vous êtes membres. 2. Inscrivez dans la zone Recherche les mots clés qui vous serviront de critères de recherche. 3. Inscrivez votre critère de recherche et cliquez sur le bouton OK. Vous obtenez le résultat de votre recherche. 4. Pour expédier un courriel, cochez les destinataires voulus (ou cliquez sur la case à cocher dans l en-tête qui sélectionnera toutes les entrées ), puis cliquez sur l icône Composer un nouveau message. 5. Pour revenir à l affichage de toutes les personnes inscrites, enlevez les mots clés et cliquez sur le bouton Annuler.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 39 ACCÉDER AU BOTTIN DE LA COMMISSION SCOLAIRE Les employés peuvent utiliser le bottin de la commission scolaire pour communiquer avec d autres employés, de même qu avec certains élèves présents dans le portail. Voici les droits d'accès selon le profil des usagers. Profil de l usager Administrateurs Administrateurs délégués Employés : Droits d accès Accès à tous les dossiers Accès à tous les dossiers Gestionnaires Accès aux dossiers des employés et à ceux des élèves des écoles autorisées Professionnels Accès aux dossiers des employés et à ceux des élèves des écoles autorisées Enseignants Accès aux dossiers des employés et à ceux des élèves des écoles autorisées Soutien technique etaccès aux dossiers des employés et à ceux des élèves des écoles administratif autorisées Soutien manuel Accès aux dossiers des employés Élèves Aucun accès Invités Aucun accès Parents Aucun accès Pour y accéder, cliquez sur la liste déroulante de la section Afficher et sélectionnez le Bottin. Vous pouvez accéder aux destinataires par la première lettre du nom de famille (en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de la fenêtre) ou en faisant une recherche.
40 Mon carnet d adresses Rechercher dans le bottin de la commission scolaire RECHERCHER DANS LE BOTTIN DE LA COMMISSION SCOLAIRE 1. Accédez au carnet d adresses et, via la liste déroulante Afficher, sélectionnez Bottin (des employés). 2. Inscrivez dans la zone Recherche les mots clés qui vous serviront de critères de recherche.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 41 Recherche avancée Le bottin de la CS vous permet de faire une recherche en mode avancé. Voyez les différents critères de recherche qui vous sont offerts. 1. À partir du menu déroulant Dans, sélectionnez Recherche avancée. 2. Inscrivez votre ou vos clés de recherche. Vous devez obligatoirement cocher une des cases de la Catégorie. Vous pouvez inscrire une ou plusieurs clés pour effectuer votre recherche (voir plus loin les explications des clés de recherche). Note : Au besoin, cliquez sur Blanchir pour effacer simultanément tous les champs de recherche. 3. Cliquer sur l icône Accepter. Vous obtenez le résultat de votre recherche. La zone des règles de recherche sera en jaune.
42 Mon carnet d adresses Rechercher dans le bottin de la commission scolaire 4. Pour expédier un courriel, cochez les destinataires voulus (ou Sélectionner tout, qui sélectionnera toutes les entrées de toutes les pages), puis cliquez sur l icône Composer un nouveau message. 5. Pour revenir à l affichage de toutes les personnes inscrites, cliquez sur le bouton Annuler.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 43 AJOUTER UN EXPÉDITEUR À SON CARNET D ADRESSES 1. Dans le dossier Boîte de réception, ouvrez le message de l expéditeur à inclure à votre carnet d adresses. Note : Si l expéditeur n est pas inscrit dans votre carnet d adresses, l icône Ajouter au carnet d adresses apparaîtra; s il est déjà inscrit, l icône n apparaîtra pas. 2. Cliquer sur l icône Ajouter au carnet d adresses. À ce moment, la fenêtre suivante apparaîtra : 3. Au besoin, ajouter ou modifier les informations. Enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer.
44 Mon carnet d adresses Créer un nouveau contact CRÉER UN NOUVEAU CONTACT 1. À partir de la fenêtre Carnet d adresses, cliquez sur l icône Ajouter. 2. Entrez le nom de famille, le prénom et l adresse complète de courrier électronique de la personne. 3. Vous pouvez entrer jusqu à trois numéros de téléphone par adresse. Cliquez d abord dans le menu déroulant pour choisir la destination du numéro à inscrire, puis tapez le numéro de téléphone dans la zone de texte. 4. Vous pouvez ajouter d autres informations sur le contact en les saisissant dans la zone de texte Commentaire. 5. Pour sauvegarder l information, cliquez sur l icône Enregistrer. 6. Après avoir sauvegardé l information sur le nouveau contact, vous pouvez créer une nouvelle entrée à partir de cette même fenêtre en cliquant sur l icône Ajouter. 7. Pour annuler les modifications, cliquez sur l icône Annuler.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 45 CONSULTER OU MODIFIER LES INFORMATIONS D UN CONTACT 1. Pour consulter ou modifier les informations d un contact, cliquez sur l icône Accéder au détail à la fin de la ligne du contact. 2. Modifiez les informations et sauvegardez.
46 Mon carnet d adresses Créer une liste de distribution CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION Une liste de distribution vous permet de sélectionner automatiquement plusieurs membres d un carnet d adresses afin d expédier un message. 1. À partir de la fenêtre Carnet d adresses, cochez devant un ou des contacts à ajouter dans la liste de distribution (provenant du carnet personnel, du bottin ou des communautés). 2. Dans la barre des boutons, cliquez sur le bouton Copier les contacts et créer une liste de distribution. 3. Dans la zone de saisie Nouvelle liste, inscrivez le Nom de la nouvelle liste. 4. Cliquez sur l icône Accepter.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 47 COPIER DES CONTACTS Pour ajouter des contacts, vous devez d'abord les sélectionner, puis les inclure dans la liste de distribution. 1. À partir de la fenêtre Carnet d adresses, cochez devant un ou des contacts à copier dans le carnet personnel ou dans une autre communauté (provenant du carnet personnel, du bottin ou des communautés). 2. Dans la barre des boutons, cliquez sur le bouton Copier ou déplacer. 3. Dans la zone suivant Copier dans, à partir du menu découlant, sélectionnez l endroit où vous voulez copier ces contacts. 4. S il s agit d une liste de distribution, sélectionnez la liste existante ou une nouvelle liste. 5. Cliquez sur l icône Accepter.
48 Mon carnet d adresses Ajouter des contacts dans une liste de distribution AJOUTER DES CONTACTS DANS UNE LISTE DE DISTRIBUTION Pour ajouter des contacts, vous devez d'abord les sélectionner, puis les inclure dans la liste de distribution. 1. À partir de la fenêtre Carnet d adresses, cochez devant un ou des contacts devant faire partie de la liste de distribution (provenant du carnet personnel, du bottin ou des communautés). 2. Dans la barre des boutons, cliquez sur le bouton Copier ou déplacer. 3. Dans la zone Liste de distribution, à partir du menu déroulant, sélectionnez la liste dans laquelle vous voulez ajouter ces contacts. 4. Cliquez sur l icône Accepter.
LE PORTAIL ÉDU-GROUPE Guide de l utilisateur 49 SUPPRIMER DES ADRESSES 1. Dans la fenêtre Carnet d adresses, cochez les noms/adresses que vous désirez supprimer 2. Cliquez sur l icône Supprimer.