E.RESIDENT Historique internes des corrections Préambule Ce document récapitule les nouveautés, les améliorations et les corrections. Version v20120913 au 13/11/2012 Rappel Afin de pouvoir utiliser certaines des nouveautés décrites ci-dessous, il est préalablement nécessaire de les activer. Aller dans Administration puis «Profils et menu». Double cliquer sur le profil à mettre à jour. Cocher la fonctionnalité à ajouter, par exemple ici «Liste d attente». Remarque : l icône signale les menus dont certains éléments ne sont pas activés. Cliquer sur Enregistrer. Se déconnecter et s identifier à nouveau pour utiliser la/les fonctionnalité(s) activée(s). Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 1/16
Listes de travail Il est possible de créer des requêtes de sélection, appelées Listes de travail. Ces listes permettent de consulter une liste d usagers, filtrée selon différents critères. Aller dans Dossiers puis «Listes de Travail» : Cette nouvelle fonctionnalité permet de partager des listes de travail publiques (gestion des droits particulière sur ce type de liste) mais aussi de créer ses propres listes (dîtes «privées»). L écran d édition d une liste de travail permet de choisir un nombre illimité de critères et de construire une requête entièrement personnalisable via notamment la possibilité de grouper les critères. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 2/16
Pour chaque liste il est possible de choisir quelles informations, ou colonnes, du dossier usager afficher. Structure Etablissement Ajout de la saisie du premier numéro de facture sur l onglet «Facturation» de l établissement. Attention : ce numéro n est plus modifiable dès lors qu un cycle de facturation est présent sur l établissement. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 3/16
Unité Règles de tarification des absences pour tout mode d entrée/sortie avec ou sans prise en compte d une heure charnière. o o Ces règles viennent remplacer le paramètre «Heure charnière» qui était auparavant disponible dans la configuration d un établissement (onglet Facturation.) Ces règles sont éditables depuis l écran de configuration des règles de tarification. Désormais cet écran gère tous les modes d entrée/sortie. Il n y a donc plus de limitation aux modes de type absence. L écran reprend sur la partie gauche la règle de tarification. Sur la droite se trouve la configuration des règles de prise en compte des mouvements. Pour un mode d entrée/sortie de type absence, 2 règles sont à définir, une pour le début du mouvement et l autre pour le retour d absence. Pour les autres modes, seule la règle de départ est présentée. Ex : pour une heure charnière auparavant définie à 13h00, l expression de la nouvelle règle d absence sera [Mouvement.HeureDebut] <= HEURE(13:00:00). Pour chacune des règles le résultat des conditions est un choix entres : J-1 : la facturation s arrête la veille du mouvement. J : la facturation se poursuit jusqu au jour du mouvement J+1 : la facturation s arrêtera le jour suivant le début du mouvement. Mise à disposition de la règle d absence nationale résultant de la combinaison de l'article 7 du décret n 99-316 du 26 avril 1999 et de l'article 12 du décret n 2001-1085 du 20 novembre 2001, qui est la suivante : o Pour les 3 premiers jours : Dépendance non facturée, APA et tarif hébergement facturés au tarif normal. o Du 4 ème au 30 ème jour : Dépendance non facturée, APA facturée au tarif normal et tarif hébergement au tarif minoré du forfait hospitalier. o Au-delà du 30 ème jour d absence : APA et dépendance non facturées, tarif hébergement facturé au tarif minoré du forfait hospitalier. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 4/16
Etats Etiquettes par usager Comme pour le contrat de séjour, il est maintenant possible d éditer des étiquettes par usager. Paramétrages des modèles : o Dans Administration, «Thèmes documentaires», sélectionner «Mouvement». o Cliquer sur «Ajouter un document», sélectionner le modèle pour l édition des étiquettes. o Tout comme les modèles de factures, il doit s agir de fichier au format docx (Microsoft Word 2007 ou supérieur.) o Un exemple de modèle d étiquette est disponible, pour des planches de 8 lignes de 4 étiquettes (largeur 4,75cm, hauteur 3,25cm). Remarque : nous contacter pour paramétrer un modèle différent d étiquettes. Edition d une planche : o Dans le Dossier usager, synthèse «Mouvement». Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 5/16
o L édition de la planche se fait sur le bouton Editer : Liste d attente Admission d un usager en liste d attente Ajout de la fonctionnalité d admission d un usager depuis son dossier de liste d attente. Cette fonctionnalité ouvre un assistant de création de séjour contenant seulement 5 étapes : o Création du séjour, o Questionnaire d entrée, o Carnet d adresses, o Profil de l usager, o Contrat de séjour. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 6/16
Finances Pilotage de la gestion documentaire pour les documents de facturation Dans Administration, l écran «Thème documentaire» à été modifié pour ne permettre que la gestion de modèle de document. Un nouvel écran, dans Finances, a été créé pour afficher tous les documents liés aux établissements et aux entreprises et qui ne sont pas des modèles. C est via cet écran que l on pourra désormais consulter les éditions générées. Ces 2 écrans permettent désormais de lier les documents à un établissement. Une zone de liste permet alors de sélectionner un établissement particulier pour accéder à ses documents ou de choisir «Commun» pour afficher les documents liés à l entreprise. La recherche des modèles de document (ex : éditions de factures) a été modifiée afin de sélectionner en priorité les modèles liés à l établissement s ils existent. Si ce n est pas le cas, les modèles sélectionnés sont ceux de l entreprise. L application sauvegarde désormais les éditions dans la gestion documentaires. Il s agit : o Des éditions de facturation dès verrouillage du cycle de facturation. o Des éditions de caisse dès arrêt de caisse. La sauvegarde des éditions se pilote via de nouveaux paramètres d application accessibles depuis le menu «Paramétrage». Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 7/16
Imputations comptables des prestations La saisie des lignes de prestation a été modifiée afin de permettre la saisie de différents comptes. Ces comptes sont toujours accessibles sauf dans le cas de la caution. Il est maintenant possible de faire la distinction entre les usagers payants et les assistés (prise en charge hébergement). Ces comptes sont toujours accessibles sauf dans le cas de la caution. Cette modification permet notamment de gérer la déduction de l APA sur la dépendance en configurant les mêmes comptes pour les parts usager et organisme sur les lignes Dépendance et APA. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 8/16
Dossier Usager Aide sociale : gestion de la prise en charge du Ticket modérateur Administration/Facturation/Prises en charge par tiers Pour les prises en charges du sous type de ligne «Forfait dépendance jour» et toutes les lignes de prestation de ce sous type, une propriété «Contexte de prise en charge» a été ajoutée. Cette propriété permet de définir le contexte dans lequel la prise en charge à lieu : - soit «Hébergement dans les établissements pour personnes âgées», - soit «Allocation personnalisée d autonomie». Dans les 2 cas, il est préconisé de sélectionner en Type de prise en charge «Montant calculé». Dossier usager/droits sociaux Dans les droits ASD Prise en charge hébergement des établissements pour personnes âgées, la case à cocher «Prise en charge du ticket modérateur» a été modifiée pour une zone de liste «Prise en charge du ticket modérateur dépendance» ayant 3 choix possibles : Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 9/16
Lors du passage de version, si l ancienne case à cocher est cochée alors la zone est initialisée avec la valeur «Hébergement et Ticket modérateur», sinon avec la valeur «Hébergement». Dossier usager/profil de facturation/prise en charge Les intitulés des regroupements ont été modifiés. - Hébergement => Aide sociale départementale Hébergement dans les établissements pour personnes âgées. - Dépendance => Aide sociale départementale Allocation personnalisée d autonomie. - Soins => Assurance maladie obligatoire. Dans le cas ou le ticket modérateur est pris en charge par l ASD, on a la ligne dépendance (Ticket modérateur). Lors du passage de version, une prise en charge par tiers est crée pour chaque organisme utilisé dans un droit ASD - Hébergement pour le sous type de ligne Forfait dépendance avec en «Contexte de prise en charge» = «Hébergement dans les établissements pour personnes âgées». Suppression de Droits sociaux et autres éléments o Ajout de la suppression des droits sociaux depuis la liste des droits de l usager. Cette suppression ne peut être faite que si le droit n est pas utilisé dans le profil de facturation. Si une ressource est associée au droit, cette dernière sera automatiquement supprimée. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 10/16
o Ajout de la suppression des ressources non liées à un droit depuis la liste des ressources de l usager. Bandeau, usagers liés o Dans le dossier usager, cliquer sur le bouton. o Dans la troisième partie du bandeau, apparaissent les usagers liés ainsi que leur lien de parenté. o Un clic sur le nom d un usager lié permet d accéder à son dossier. Gestion de l identifiant Médic Or Dans le dossier usager, synthèse «Coordonnées bancaires». L identifiant est automatiquement proposé si vide. Règle : o Si dans Administration / Paramétrage / Paramètres Applications il n y a pas de définition du Format IP, alors on propose l IP complété de 0 (zéro) à gauche sur 8 caractères. o Si un Format IP est définit, alors on utilise une fontaine à numéro complété de 0 (zéro) à gauche sur 8 caractères. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 11/16
Accueil de jour Dans le cadre de la gestion d une unité de type Accueil de jour, il est maintenant possible de facturer à la demi journée, que ce soit une matinée ou un après-midi. Administration/Facturation/Grilles de tranches Ajout d une nouvelle grille de tranche «Présence accueil de jour» qui comporte une seule tranche «Journée» de 00h00 à 23h59. Seule la tranche «journée» est crée par défaut pour la cohérence avec les anciennes versions. Administration/Facturation/Lignes de prestation Dans la création/modification d une ligne de prestation, plusieurs caractéristiques ont été ajoutées. Sous type de ligne Prix de journée Forfait dépendance jour Forfait soins jour Caractéristique Par tranches de période de présence Par tranches de période de présence Par tranches de période de présence et par GIR Par tranches de période de présence Par tranches de période de présence et par GIR Dans tous les cas, on sélectionne une grille de période de présence. Dans le cas de la caractéristique «Par tranches de période de présence et par GIR», il faut sélectionner 2 grilles, la grille de période de présence et la grille de GIR. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 12/16
Les grilles ne sont pas sélectionnées par défaut, car on peut créer autant de grille que l on veut. Administration/Structures/Structures Lors du passage de version, toutes les unités d accueil de jour sont mises à jour avec la grille de période de présence créé par défaut. Dans l onglet Activité, il faut obligatoirement sélectionner la grille à utiliser pour l accueil de jour. Dans la liste des lignes de prestation, on ne pourra pas sélectionner de ligne dont la grille de période de présences est différente de celle sélectionnée. Attention : la modification de la grille de période de présence d un profil implique obligatoirement une création d un nouveau profil de facturation. Dossier usager Lors du passage de version, tous les mouvements d entrée des usagers en accueil de jour sont mis à jour avec la tranche «Journée». Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 13/16
La période de présence est obligatoire lors de la création d un séjour en accueil de jour. Elle permet de définir quelle période est facturée pour le jour d entrée (puisqu il n est pas saisi via le calendrier). Dans le planning, on a 2 cas : La grille ne comporte qu une seule tranche. Dans ce cas, la saisie est inchangée. Un clic sur une journée suffit pour définir la présence. La grille comporte plus d une tranche. Lors d un clic sur une journée, une pop up apparait permettant de sélectionner la période voulue. Une fois sélectionnée, le libellé de la période est affiché dans la case. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 14/16
Finances Contrôle et création des alias e.gf Ajout d une case à cocher «Calculer les alias e.gf» sur l écran de transfert vers la comptabilité. Cette case, cochée par défaut, permet d activer la création automatique des alias s ils n existent pas. Si des doublons sont trouvés, les alias calculés sont suffixés par 0001, 0002, 0003 afin de les rendre uniques. Sans calcul des alias Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 15/16
Avec calcul des alias Création de séjour Amélioration d ergonomie à l étape «Carnet d adresse» Lors de la création d un nouveau séjour pour un usager ayant déjà été hébergé par l établissement, il est demandé dans l assistant de création de séjour de réactiver si besoin les différentes adresses enregistrées lors du précédent séjour. Afin de clarifier cette fonctionnalité, les données concernées n apparaissent plus rayées et un choix est proposé entre «Utiliser cette adresse» et «Ne pas utiliser». Dans cet exemple : - L adresse de Mme DUPONT sera utilisée dans le nouveau séjour. - L adresse de M DURAND ne sera pas reprise pour le nouveau séjour. Copyright Octobre 2012 Berger-Levrault 16/16