COMPTA.COM Compta.com v7 Nouvelles fonctionnalités Date de la version : 23/04/2012
SOMMAIRE 1. Nouvelle charte graphique, nouvelle page d accueil... 3 2. Comptabilisation automatique des factures... 4 3. Comptabilisation automatique des relevés de banque papier... 5 4. Aide en ligne... 6 5. Création de dossier : champs par défaut... 6 6. Tiers : import des fiches tiers... 7 7. Facturation : import des fiches produits... 7 8. Recherche de factures comme dans Google... 7 9. Facturation : saisie en TTC... 8 10. Facturation : email du client sur les factures... 9 11. Facturation : envoi d email en texte enrichi... 9 12. Gestion : afficher la balance N-1... 9 13. Echéancier : sélection par case à cocher... 10 14. Echéancier : règlement/encaissement sans facture... 10 15. Echéancier : virement selon la norme SEPA XML... 11 16. Echéancier : courrier de prévenance... 11 17. Remise de chèque et centralisation de l écriture... 11 18. Lettrage automatique... 11 19. Saisie caisse mensuelle... 12 20. Saisie de la caisse avec code de TVA (en TTC ou en HT)... 13 21. Saisie étendue : option recopie du libellé du compte... 13 22. Plan comptable : supprimer les comptes non utilisés... 13 23. Plan comptable : bloquer la saisie de l analytique... 14 24. Plan comptable : enregistrer un paiement en 58... 14 25. Document : lien direct à partager... 14 26. Tâches à traiter : reconnaitre facilement la dernière tache... 15 27. Saisie des fichiers PDF... 15 28. Saisie du relevé : affichage du compte de contrepartie... 16 29. Processus : nouveau droit pour libérer ou supprimer les tâches... 17 Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 2/17
1. NOUVELLE CHARTE GRAPHIQUE, NOUVELLE PAGE D ACCUEIL Compta.com fait peau neuve, avec un style résolument moderne et épuré. Les tons sont pastels et les icônes plus nettes. L accueil du module Gestion a aussi été rénové et est maintenant personnalisable. Par défaut, nous avons conservé les soldes des postes les plus importants : clients, fournisseurs et trésorerie. Au lieu d un seul graphique, maintenant vous en visualisez 4! Ce paramétrage par défaut dépend de l étalon que vous avez sélectionné pour votre dossier. Cela permet de proposer des tableaux de bords spécifiques à l agriculture par exemple. Vous avez la possibilité d afficher vos propres indicateurs qui font la particularité de votre société. Personnalisation Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 3/17
2. COMPTABILISATION AUTOMATIQUE DES FACTURES La nouveauté majeure de Compta.com v7.0 réside dans la reconnaissance automatique des factures. Vous scannez ou déposez un PDF et Compta.com comptabilise automatiquement votre dépense. 1. Vous scannez une facture ou un lot de factures 2. Compta.com lit l image grâce à un OCR (Optical Characters Recognition : Reconnaissance optique des caractères). On retrouve les montants, les dates, le numéro SIREN du fournisseur, etc. 3. Compta.com interroge les fiches fournisseurs de votre dossier, à la recherche du SIREN. Si aucune fiche n est trouvée, Compta.com interroge la base SIREN et vous propose la création du fournisseur. 4. Si le fournisseur ne possède pas une écriture type, Compta.com vous propose les comptes de charges les plus probables pour ce fournisseur. Ce système fait l objet d une demande de brevet (N 1253178 déposée le 05 avril 2012). On a vu que Orange se comptabilisait généralement en 626100 5. Vous choisissez et contrôlez l écriture automatique. 6. La prochaine facture sera directement proposée avec une écriture déjà saisie. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 4/17
3. COMPTABILISATION AUTOMATIQUE DES RELEVES DE BANQUE PAPIER De la même façon que la comptabilisation automatique des factures, il vous est maintenant possible de scanner vos relevés et de laisser Compta.com le lire automatiquement. Grâce au module «Banque Automatique» Compta.com interprète ensuite les lignes du relevé pour en faire automatiquement de la comptabilité. Applique le paramétrage de la banque automatique Permet d associer un libellé du relevé à un compte comptable Reconnaissance automatique des libellés, montants, etc. à partir de l image du relevé Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 5/17
4. AIDE EN LIGNE L aide en ligne a entièrement été revue. Compta.com s appuie maintenant sur MediaWiki (le moteur de Wikipédia) pour vous présenter une page d aide spécifique au module que vous êtes en train d utiliser dans Compta.com. Nous avons publié aussi une dizaine de tutoriaux en vidéo pour vous présenter des fonctionnalités de Compta.com. N hésitez pas à les regarder. 5. CREATION DE DOSSIER : CHAMPS PAR DEFAUT Lors de la création de dossier, certains champs seront remplis automatiquement avec un paramétrage par défaut, en particulier les échéances fixées à 30 jours nets et la description des conditions de règlement à faire apparaitre sur les factures. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 6/17
6. TIERS : IMPORT DES FICHES TIERS Cette nouvelle fonctionnalité, très pratique pour démarrer avec Compta.com, permet de récupérer la liste de vos fournisseurs ou de vos clients, issue par exemple de votre CRM. 7. FACTURATION : IMPORT DES FICHES PRODUITS Au démarrage d un nouveau dossier, il est possible d importer dans le module de facturation de Compta.com les fiches produits issues d un ancien logiciel de CRM. 8. RECHERCHE DE FACTURES COMME DANS GOOGLE Le filtre de recherche de factures de ventes émises s enrichit. Il est maintenant possible de rechercher un texte sur tous les champs des factures : objet, tiers, numéro, libellé, détail, unité, etc. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 7/17
9. FACTURATION : SAISIE EN TTC Il vous est maintenant possible de saisir des factures en respectant scrupuleusement votre prix en TTC. Pour cela, vous pouvez définir des produits avec un prix TTC (case à cocher prix TTC). Quand vous appelez ce produit sur votre nouvelle facture, elle passe automatiquement en calcul TTC (case à cocher «Saisie de la facture en TTC»). Et au lieu de vous demander de saisir des prix unitaires HT, Compta.com demande à saisir des prix unitaires TTC. Le montant HT est automatiquement recalculé. Vous garantissez ainsi lors de la vente d une marchandise à un particulier, la préservation du prix unitaire TTC. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 8/17
10. FACTURATION : EMAIL DU CLIENT SUR LES FACTURES Il est maintenant possible d indiquer l email de votre client sur vos factures. Pour cela n hésitez pas à vous référer au modèle standard fourni par Compta.com. 11. FACTURATION : ENVOI D EMAIL EN TEXTE ENRICHI Lors de votre envoi d email (envoi de facture, de devis, lettre de relance ), vous pouvez maintenant enrichir votre texte en le soulignant, le mettant en couleur, etc. 12. GESTION : AFFICHER LA BALANCE N-1 Grâce à un nouveau bouton (flèche bleue vers le haut) vous pouvez afficher la balance N-1, N-2, puis N-3. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 9/17
13. ECHEANCIER : SELECTION PAR CASE A COCHER Le sous-onglet sélection a été remplacé par une case à cocher sur la vue listing afin de faciliter la sélection et la mise en paiement des factures. Cases de sélection de factures 14. ECHEANCIER : REGLEMENT/ENCAISSEMENT SANS FACTURE Sans sélectionner au préalable une facture de vente ou d achat, vous pouvez maintenant saisir un encaissement ou un règlement. C est en quelque sorte une grille simplifiée de saisie d écriture. Cela permet aussi de constituer une remise de chèque comme pour la grille de paiement déjà en place. Dernière nouveauté : quand on sélectionne un journal lors d un paiement on vient chercher le dernier numéro de chèque connu. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 10/17
15. ECHEANCIER : VIREMENT SELON LA NORME SEPA XML En plus du bouton ETEBAC permettant de générer des virements ou des prélèvements selon la norme CFONB120, vous avez maintenant la possibilité de faire des virements européens (en Euro en Europe) et internationaux (en devise dans le monde) selon la norme SEPA XML. Le prélèvement SEPA suivra dans la prochaine version. 16. ECHEANCIER : COURRIER DE PREVENANCE Il y avait dans Compta.com la possibilité de gérer jusqu à 3 niveaux de relance pour les factures arrivées à échéance. Maintenant il est aussi possible de générer un courrier ou un email de prévenance pour informer votre client que votre facture arrive à échéance. 17. REMISE DE CHEQUE ET CENTRALISATION DE L ECRITURE Lors du verrouillage de votre remise de chèque pour pouvoir l imprimer, Compta.com centralise vos écritures dans votre compte banque. C est ainsi beaucoup plus facile de faire son rapprochement bancaire. Attention toutefois à ne pas modifier vos écritures de règlement avant d éditer votre remise, car la centralisation ne pourra plus se faire. 18. LETTRAGE AUTOMATIQUE Compta.com est maintenant capable de lettrer automatiquement vos comptes. Pour cela vous avez un nouveau bouton affiché sur la balance qui permet de lettrer tous les comptes «lettrables». Compta.com analyse compte par compte, trie les lignes par date, et à chaque fois que le solde passe à zéro, applique un lettrage. Nouveau bouton Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 11/17
Le lettrage automatique se retrouve aussi sur la page lettrage déjà connue. Le nouveau bouton «Lettrage automatique» ouvre une nouvelle fenêtre et propose différentes options. Et nouveauté fortement appréciable : le cadre du lettrage manuel reste toujours visible quand vous lettrez! Le cadre reste en position fixe Ouvre la fenêtre de lettrage automatique 19. SAISIE CAISSE MENSUELLE La saisie de la caisse mensuelle fait maintenant apparaitre les totaux mensuels des entrées et des sorties pendant la saisie. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 12/17
20. SAISIE DE LA CAISSE AVEC CODE DE TVA (EN TTC OU EN HT) Si votre dossier est paramétré avec des codes de TVA, Compta.com a adapté une grille de saisie de caisse spécifique. Vous pouvez ainsi saisir votre caisse en HT ou en TTC, Compta.com recalcule automatiquement vos montants. 21. SAISIE ETENDUE : OPTION RECOPIE DU LIBELLE DU COMPTE En saisie étendue, pour recopier l intitulé du compte dans le champ libellé, il suffit de taper «*» (étoile). Maintenant, pour la saisie de relevé uniquement, vous disposez d une option qui, si elle est activée, recopie systématiquement l intitulé des comptes. 22. PLAN COMPTABLE : SUPPRIMER LES COMPTES NON UTILISES Au bout de quelques exercices, on constate généralement un accroissement du nombre de comptes comptables. Vous pouvez maintenant rendre non saisissables (dépréciés si déjà utilisés, sinon supprimés définitivement) les anciens comptes, en sélectionnant la date limite à partir de laquelle le compte n est plus utilisé. La liste des dates correspond aux dates de début de vos exercices comptables. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 13/17
23. PLAN COMPTABLE : BLOQUER LA SAISIE DE L ANALYTIQUE Il est maintenant possible de bloquer la saisie de l analytique sur certains comptes de votre plan comptable, par exemple les comptes de bilan. Cela peut vous faire gagner du temps et éviter de faire des erreurs. 24. PLAN COMPTABLE : ENREGISTRER UN PAIEMENT EN 58 Il est maintenant possible d associer un journal de trésorerie avec un compte 58. Cela permet en particulier d enregistrer les règlements de l échéancier dans un compte de virement interne : par exemple pour l émission d un fichier de prélèvements ou de virements. 25. DOCUMENT : LIEN DIRECT A PARTAGER Si vous souhaitez partager une image d une facture stockée dans Compta.com, vous pouvez copier le lien encrypté qui est présenté et le communiquer à vos contacts. Cela vous évitera d envoyer des pièces jointes trop lourdes pour votre email. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 14/17
26. TACHES A TRAITER : RECONNAITRE FACILEMENT LA DERNIERE TACHE Quand vous avez une liste conséquente de tâches à traiter (factures, relevé ), il est fréquent oublier quelle tâche vous venez d ouvrir. Compta.com indique maintenant, grâce à une puce verte sur le bouton d ouverture quelle était la dernière tâche ouverte. Dernière tâche ouverte 27. SAISIE DES FICHIERS PDF Compta.com affiche maintenant l image en miniature des fichiers PDF, lorsqu ils sont importés depuis un disque dur avec le bouton «Ouvrir». On aperçoit alors la 1 ère page du fichier. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 15/17
28. SAISIE DU RELEVE : AFFICHAGE DU COMPTE DE CONTREPARTIE Au lieu d afficher «Ecriture» quand la ligne de relevé donnait lieu à une saisie, on affiche maintenant le compte de contrepartie. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 16/17
29. PROCESSUS : NOUVEAU DROIT POUR LIBERER OU SUPPRIMER LES TACHES Un nouveau droit, appelé «Administrateur des tâches» permet à l utilisateur de sélectionner plusieurs tâches à traiter (factures, relevés ) dans les tâches à traiter ou dans la recherche pour les libérer ou les supprimer. Bien entendu ce droit est uniquement destiné à des administrateurs ou à des responsables de dossiers. Ce même droit permet de remettre à disposition des relevés bancaires. Ce document, propriété de COMPTACOM, ne peut être communiqué et reproduit sans autorisations préalables 17/17