EDI Guidelines F r a n c e INVOIC - EANCOM 97, D.96A Complément à l'accord d'interchange EDI Gestion de la facture dématérialisée avec France UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+3014531200102:14+4007731000015:14+0601 13:1403+0601701++++++1'UNH+00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'B GM+380:::V02P01+5777111+9'DTM+137:20060107:102'DTM+35:2006 0105:102'PAI+::42'FTX+REG+++FACTURE PAR:SOCIETE ANONYME :250000 EUR'RFF+DQ:80062193'DTM+171:20060108:102'RFF+ON:05 EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Annexe Page 1
Table des matières 1 Introduction... 4 2 Domaine d'application de ce document... 4 3 Standards EDI... 4 4 Technologies EDI... 4 4.1 EDI - Classique... 4 4.2 Web-EDI... 5 5 Etapes d'implémentation EDI... 5 5.1 Etape Préparation... 5 5.2 Etape Test... 5 5.3 Etape Production... 5 6 Transmission de données... 5 7 Données de base... 6 7.1 Données de base: Metro C&C France... 6 7.2 Données de base: Article... 6 8 Types de documents EDI-INVOIC... 7 8.1 Facture... 7 8.2 Avoir (envoyé par le fournisseur)... 7 9 Envoi des documents via EDI... 7 9.1 Documents en erreur mais déjà traités... 7 9.2 Documents en erreur mais non traités... 7 10 Conditions spécifiques à Metro C&C France... 8 11 Quelques explications sur le standard EANCOM 97 (D.96A)... 10 11.1 Identification du fournisseur/facturé par... 10 11.2 Identification de l'acheteur/facturé à... 10 11.3 Taux de TVA différents dans une facture... 10 11.4 Remises et charges... 10 11.4.1 Charges au niveau facture... 11 11.4.2 Remises et charges au niveau ligne article... 11 11.5 Représentation et valorisation des lignes articles... 11 11.5.1 Article simple... 11 11.5.2 Le colis mixte (taux de TVA identiques)... 11 11.5.3 Le lot hétérogène (taux de TVA différents par sous-ligne)... 11 11.5.4 Articles consignés... 12 EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 2
11.6 Remarque sur les conditions de paiement... 12 12 RAPPORT DE CONTRÔLE EDI... 13 12.1 Contenu du rapport... 13 12.2 Niveaux d'erreurs et de rejet... 13 13 GESTION DES ERREURS... 14 13.1 Rejet d'un fichier EDI complet... 14 13.2 Rejet de factures individuelles... 14 14 Etapes suivantes... 15 15 Annexes... 16 15.1 Personnes en charge de l'edi... 16 15.2 Formulaire d'initialisation fournisseur... 17 15.3 Planning EDI: du papier à l'edi dématérialisé... 18 15.4 Vue d'ensemble de la phase de test... 19 15.5 Structure et construction du fichier EDI... 20 15.6 Diagramme de branchement... 21 15.7 Description des segments... 23 15.8 Transmission de données X.400... 28 15.9 Transmission de données EDIINT/AS2... 29 15.10 Éléments de données utilisés en EDI INVOIC... 30 15.10.1 Facture simple... 37 15.10.2 Facture complexe... 39 15.11 Table des taxes parafiscales et assimilées (disponible auprès de GS1 France)... 45 15.12 Exemple: Accord de passage en production EDI... 47 15.13 Editeurs / Prestataires de services... 48 15.14 Informations sur le thème EDI... 49 15.15 Adresses Internet sur le thème EDI... 50 15.16 Glossaire des termes EDI... 51 15.17 Questionnaire EDI METRO MGP... 53 EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 3
1 Introduction Ce document décrit les exigences EDI (Echange de Données Informatisé) dans la gestion de la facture électronique dématérialisée avec MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH, appelé ultérieurement MGP, pour le compte de Metro Cash&Carry France qui a désigné MGP pour gérer la sauvegarde et l'archivage de ses factures fournisseurs envoyées via EDI; simultanément MGP assistera les fournisseurs dans la phase de passage à l'edi suivant les règles EANCOM. La documentation présente est à voir comme complément au profil GS1 FRANCE profil INVOIC EANCOM 1997 version 2, et apporte des informations quant aux règles de gestion propres à Metro Cash&Carry France. Veuillez prendre note également de nos exemples EDI situés en annexe comprenant des études de cas sélectionnées de factures et leur transposition EDI. Les éléments nécessaires à la dématérialisation ont été pris en compte dans l élaboration de ce contrat d interchange. Seul un passage en EDI INVOIC dématérialisé est possible, l'envoi de factures papier en parallèle doit être stoppé une fois le processus validé par les deux parties, client et fournisseur. 2 Domaine d'application de ce document Ce document est valable pour les factures et avoirs EDI de marchandises uniquement. Les informations spécifiques à Metro Cash&Carry France décrites plus loin sont à prendre en compte. Notez qu'en ne tenant pas compte de ce guide vos factures pourraient ne pas être traitées correctement. En conséquence (codes GLN erronés par exemple), la date de paiement de vos factures pourrait en être affectée. 3 Standards EDI MGP propose un Standard EDI pour l'envoi des factures: - Subset EDIFACT EANCOM 97 (D.96A), INVOIC Ce guide fait référence aux données facture échangées d'après le profile GENCOD INVOIC EANCOM 1997 version 2. Aucun autre subset ou version d'edifact ne sera acceptée par MGP, dans un premier temps. Dans la suite du document, sous le terme général EDI, nous sous-entendons EANCOM 97 (D.96A). 4 Technologies EDI Plusieurs technologies vous sont proposées pour communiquer via EDI: EDI-Classique ou Web- EDI. Chaque fournisseur peut choisir quelle méthode est la plus adaptée à ses propres besoins. Ce guide est valable quel que soit la technologie EDI utilisée mais se concentre principalement sur l'edi classique. Concernant le Web-EDI, veuillez-vous référer également aux guides des prestataires de service EDI. 4.1 EDI - Classique Avec cette forme d'edi, le fournisseur utilise son propre traducteur EDI ou passe par un prestataire EDI externe qui traduira ses données facture au format EANCOM 97 puis les enverra à MGP. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 4
4.2 Web-EDI Le Web-EDI est une solution EDI basée sur les standards EDI et Internet. Cette solution permet aux fournisseurs de traduire leurs factures, puis de les envoyer au format EANCOM à MGP. Voir également en annexe les coordonnées de sociétés proposant leurs services EDI. 5 Etapes d'implémentation EDI La mise en œuvre EDI s'effectue en trois étapes: Préparation, test puis production 5.1 Etape Préparation Les fournisseurs avec lesquels un premier contact a déjà été établi ou des informations ont été échangées, mais qui n'ont encore envoyé aucun fichier EDI à MGP sont en "préparation". Dans cette phase de préparation nous définissons les personnes en charge de l'edi et des données de base. Nous clarifions les questions ouvertes en référence à notre guide EDI ou nos exemples EDI. En cas de besoin, nous discutons des détails de la facture et nous définissons un planning plausible allant de l'introduction EDI jusqu'au passage en production. 5.2 Etape Test Dès qu'un fournisseur a envoyé un premier fichier EDI test à MGP, il passe en statut "test". Les données de test doivent toujours être des données réelles issues de la production et ne doivent pas être des données fictives. Les données de test doivent être marquées comme test. Afin de procéder à un rapprochement entre les messages EDI et les factures papier, nous demanderons au fournisseur de nous transmettre des copies (maximum 3) des factures papier correspondantes (la totalité des factures contenues dans le fichier EDI est en effet inutile) par fax au +49 7851 949-129 ou scannées par email. Remarque: durant la phase de test vous devrez continuer à envoyer vos factures papier originales par la voie habituelle, afin que le traitement quotidien des factures papier ne soit pas perturbé. Chaque fichier test transmis est contrôlé par MGP et le fournisseur obtient un compte-rendu correspondant. En retour nous attendons que les erreurs rapportées soient corrigées rapidement et qu'un nouveau fichier test soit transmis. Avec le premier compte-rendu nous vous enverrons les coordonnées du chef de projet EDI chez MGP, qui sera en charge de votre dossier durant toute la phase de test et jusqu'au passage en production. 5.3 Etape Production Le but commun est le passage à la facture dématérialisée ; dès lors des économies d'échelle pourront être obtenues pour chaque partenaire. Le passage en production sera défini à une date fixe, après avoir validé la phase de test, plus aucune erreur ne devant apparaître dans les fichiers test. Les factures papier ne devront plus être transmises à partir de cette date : MGP réceptionnera les factures via EDI. Toute modification ultérieure, côté fournisseur, influençant le processus EDI dématérialisé avec MGP ou le contenu de la facture doit être contrôlé et le cas échéant testé au préalable avec MGP. 6 Transmission de données En EDI classique, les données doivent être envoyées à l'adresse X.400 de MGP. Pour le Web-EDI nous obtenons les données directement de votre prestataire de service EDI. Les détails doivent être coordonnés en amont avec MGP (voir également les remarques et informations en annexes). Il est à noter qu'un fichier EDI est constitué de toutes les factures générées lors d'un traitement de facturation (il en découle qu'au maximum un fichier EDI est à envoyer par journée de facturation et par GLN fournisseur). EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 5
7 Données de base Les données de base erronées sont le cas d'erreur le plus fréquemment rencontré en EDI. L exactitude de ces données de base est donc primordiale. Les critères décisifs de l'identification sont : a) le code GLN (= Global Location Number) ou lieu-fonction identifie les partenaires impliqués, en particulier le GLN fournisseur, acheteur, réglé à, facturé à et livré à. b) le code GTIN/EAN (= European Article Number, GTIN) identifie les biens et services facturés. Chaque Organisme GS1 national GS1 France (nouveau nom de Gencod EAN France) attribue les GLN (ici fournisseur = émetteur de facture) aux fournisseurs nationaux. Parmi les codes lieux-fonctions d une entreprise, on distingue: Le code lieu-fonction "membre" est attribué par GS1 France lors de l adhésion d une entreprise. Les autres codes lieu-fonction: lorsque les relations commerciales ou administratives avec ses partenaires le justifient, l entreprise peut définir autant de codes lieux-fonctions qu elle le souhaite. C est l entreprise qui codifie et assure la gestion de ses lieux-fonctions, (sauf dans le cas des lieux-fonctions membre). Dans ce cas, ces codes sont rattachés au lieufonction membre De plus amples informations sont disponibles auprès de votre organisme GS1 national. 7.1 Données de base: Metro C&C France Les codes GLN des "facturé à" et "livré à" peuvent être téléchargés via le lien www.metro-mgp.com, ceux-ci sont régulièrement mis à jour. MGP informe régulièrement ses fournisseurs en cas de modifications de ces données. Tenez nous informé de la personne en charge de ces données de base ainsi que de son email, cela nous permettra de vous tenir au courant en cas de mise à jour. Chaque fournisseur est responsable du maintien de ses données de base. Notez que des données de base erronées dans les fichiers EDI entraîneront le rejet des factures correspondantes. Les fournisseurs recevant leur commandes via EDI ORDERS, doivent tenir compte du fait que les GLN de l'acheteur, du "facturé à" et du "livré à", contenus dans l'orders, peuvent avoir été modifiés entre la réception de l'orders et l'envoi de la facture. Seuls les GLN actifs pourront être traités. Les codes GLN invalides ou incorrects ne pouvant être traités, les factures seront rejetées. Cellesci devront être corrigées et re-transmises par EDI à MGP. Le GLN 4007731000015 de MGP doit apparaître dans la DE UNB_0010 (GLN Destinataire de l'interchange) du fichier EDI. Les "facturé à" et "livré à" sont identifiés par leur code GLN et pour certains leur adresse. Les GLN doivent être saisis sur 13 positions, clé de contrôle incluse. 7.2 Données de base: Article L'utilisation de codes EAN/GTIN est une condition préalable impérative dans un processus EDI avec MGP. Chaque fournisseur crée ses propres EAN/GTIN (un EAN/GTIN par code interne fournisseur). Si nécessaire, les fournisseurs doivent faire la demande de GLN supplémentaires auprès de leur organisme GS1 national afin de fournir un code EAN/GTIN non équivoque pour chaque article. Seuls les EAN/GTIN référencés chez Metro C&C France peuvent être utilisés pour la facturation. Les bases de données articles sont à synchroniser exclusivement avec Metro C&C France. Les EAN/GTIN doivent être saisis sur 13 positions, clé de contrôle incluse; seuls les codes DUN (EAN14) doivent être saisis sur 14 positions et les EAN court (EAN8) sur 8 chiffres. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 6
Le code article Metro France peut être ajouté dans la DE PIA_7140 avec le qualifiant PIA_7143=IN. De même le code interne fournisseur peut être ajouté dans la DE PIA_7140 avec le qualifiant PIA_7143=SA. 8 Types de documents EDI-INVOIC En principe seuls les types de document suivants peuvent être échangés avec MGP: factures marchandises et notes de crédit. En cas de questions, celles-ci sont à clarifier avec Metro C&C France dès que possible. 8.1 Facture Une et une seule facture doit être produite par bon de livraison. Le numéro de bon de livraison est obligatoire et doit apparaître sur la facture de même que le numéro de commande client. Remarques: la date de la facture ne peut pas être antérieure à la date du bon de livraison. Les factures ne doivent pas être postdatées (date de facture <= date du jour). La séquence des lignes articles sur la facture papier et sur la facture électronique doit être identique (durant la phase de test). 8.2 Avoir (envoyé par le fournisseur) En cas d écart sur la facture, MCCF paye la facture du fournisseur et envoie simultanément une note de débit pour la différence. Ce document est fait pour le compte du fournisseur (Avoir pour compte) et ne doit pas donner lieu à la création d un avoir chez le fournisseur comme indiqué dans les contrats cadres annuels signés des deux parties. Si cette règle ne peut être respectée par le fournisseur il doit en aviser MCCF, après accord le fournisseur pourra transmettre un avoir de rectification de facture. Dans ce cas l'indication du numéro de facture originale est obligatoire ainsi que le numéro d'avis de comptabilisation MCCF si disponible; en supplément le numéro de l'avis d'expédition original peut être indiqué. Pour les avoirs résultants d'un retour de marchandises ou de consignes, le numéro de retour marchandise (numéro de référence du retour) donné par Metro C&C France doit être indiqué dans le message EDI (DE RFF_1153=04G). 9 Envoi des documents via EDI A partir de la date de démarrage en production EDI, les factures papier ne sont plus à envoyer. Seuls les factures/avoirs originaux doivent être contenus dans le fichier EDI. Remarque: nous vous recommandons de classer les documents au sein du fichier EDI comme suit: d'abord les factures (DE BGM_1001=380), puis les avoirs (DE BGM_1001=381). 9.1 Documents en erreur mais déjà traités En cas de factures erronées (trop facturé par le fournisseur) Metro C&C France peut envoyer une note de débit ou le fournisseur envoie un avoir. Les deux méthodes sont possibles avec Metro C&C France. Contactez Metro C&C France à ce sujet afin de savoir comment procéder. Si vous avez reçu une note de débit de Metro C&C France, prenez garde à ne pas envoyer d'avoir interne via EDI. 9.2 Documents en erreur mais non traités Les factures rejetées doivent être annulées en interne et transmises après correction avec un nouveau numéro de facture. Notez que les factures doivent être transmises via EDI - dès que possible. Une erreur de structure dans le fichier EDI provoque le rejet du fichier physique complet. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 7
10 Conditions spécifiques à Metro C&C France Les points suivants sont valables pour Metro C&C France, ceux-ci ne divergent pas des recommandations de GS1 France: (1) Le signe des montants d'une facture comme d'un avoir est implicitement positif dans le message EDI. Le contenu de la DE BGM_1001 indique le type de document. (2) Signe des zones: Tout montant négatif doit être signé (généralement pour les déconsignes). Le signe "-" est placé devant le montant. Dans tous les cas, le produit algébrique "quantité x PU = montant" doit être respecté. La quantité doit donc également être signée. (3) La fonction du message doit toujours correspondre à un document original (DE BGM_1225=9). (4) La facture EDI étant le reflet de la facture papier, les longueurs de zone retenues pour les deux supports doivent être les mêmes, en particulier en ce qui concerne les décimales gérées au niveau des prix. (5) La base du prix unitaire dans la DE PRI_5284 (ex. : prix pour 100 pièces) doit être comprise entre 1 et 1000 inclus. (6) Le numéro de facture doit comporter un maximum de 16 positions (DE BGM_1004). (7) Les factures ne doivent pas être postdatées (date de facture <= date du jour). (8) Les fichiers EDI doivent être identifiés clairement au moyen d'une référence unique de contrôle d'interchange (DE UNB_0020) (9) N'envoyez qu'une seule facture par bon de livraison. (10) Les factures dont le montant total est nul sont également à envoyer. (11) Dans le message facture, les partenaires EDI sont identifiés par leur code GLN et pour certains leur adresse. (12) Les coordonnées bancaires (code IBAN et SWIFT dans DE SG2-FII_3194 sous SG2-NAD+RE) sont impératives en cas d'adresse de paiement divergente. En temps normal elles sont nécessaires mais leur absence n'est pas bloquante, nous recommandons toutefois fortement de les envoyer systématiquement. (13) Date et numéro de bon de livraison sont des données obligatoires (SG1-RFF+DQ/AAK, DTM+171). Le numéro de bon de livraison sur le BL original et sur la facture EDI doivent être identiques (Longueur et contenu identiques). (14) La date de livraison doit être indiquée sans heure (DE DTM_2380 avec DTM_2005=35). (15) Le numéro de commande client doit obligatoirement être indiqué s'il a été transmis par Metro C&C France (SG1-RFF+ON, DTM+171). (16) Une facture peut contenir au maximum trois taux de TVA différents. (17) Le code monnaie est à indiquer systématiquement (DE SG7-CUX_6345). (18) Les unités de mesure sur les factures doivent être identiques à l'avis d'expédition. (19) Le n de compte fournisseur Metro C&C France (5 positions) peut être indiqué dans le segment SG3-RFF+API sous SG2-NAD+SE. (20) Avis d'expédition et facture correspondantes doivent être identiques dans la mesure du possible; en complément la séquence des lignes articles doit être identique sur les deux documents (sauf réserves légales). (21) Remise et charge au niveau ligne: Les taxes parafiscales (TPF) sont impérativement à indiquer comme remises/ charges à l article (groupe de segments SG38-ALC). (22) Remise et charge au niveau facture: Sauf accord contraire avec Metro C&C France et exception faite des frais de transport, les charges et taxes parafiscales ne sont pas acceptés au niveau facture (groupe de segments SG15-ALC). Les remises au niveau factures ne sont pas autorisées. (23) Les taxes parafiscales ne sont pas remisables. (24) En cas d'accord avec Metro C&C France sur l'envoi de notes de débit à la place d'avoirs fournisseurs, veillez à ne pas envoyer d'avoir EDI en supplément. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 8
(25) Les gratuits sont gérés avec une quantité facturée nulle (DE -QTY_6060=0 avec QTY_6063=47) et une quantité gratuite (DE -QTY_6063=192), dans une ligne article séparée. (26) Les poids des produits frais sont à indiquer en KGM avec maximum 3 décimales (DE -QTY obligatoire et -MEA optionnel). (27) En cas de produit consigné sur la facture, ce produit doit être identifié avec un qualifiant particulier. (DE -IMD_7077 = C et IMD_7009 = RC pour Consigne) (28) Si un article possède sa propre consigne, celle-ci devra être facturée comme sous-ligne de ce même article (DE -LIN_5495=1 et LIN_7083=A). Les supports consignés sont à facturer comme un article normal. Les déconsignes doivent être facturées comme un article normal (ligne article séparée), de préférence en dernière position avec une quantité et un montant négatifs (DE -QTY_6063=47, SG26- MOA+203, pas de -LIN_5495 ni de LIN_7083). (29) Les déconsignes (particulièrement les palettes) non facturées ne doivent pas apparaître dans la facture, ceux-ci ne font en effet pas l'objet d'une commande et ne sont pas pris en compte en entrée marchandise. (30) Traçabilité des produits: Les numéros de lot peuvent être indiqués au niveau de la ligne article (-PIA_7140 avec PIA_7143=NB). Si un article comporte plusieurs n lots, il faudra ne générer qu une seule ligne article sans indication de lot. (31) La SG50 doit être utilisée afin d'indiquer par taux de TVA les montants taxables et montants de taxe (y compris les TPF). (32) Les taxes parafiscales (TPF) sont à indiquer comme remise/charge à l'article. Le profil général INVOIC GENCOD V2 doit être utilisé afin d'identifier les TPF par un code EAN/GTIN spécifique dans DE SG38-ALC_1230 (cf. document en annexe). (33) Les escomptes négociés (c.à.d. qui s'appliquent immédiatement sur la facture) sont à codifier obligatoirement au niveau ligne article dans le groupe SG38-ALC-PCD-MOA-TAX (qualifiant CAC dans l ALC_7161). (34) Les conditions d'escompte conditionnel (qui dépendent de la date à laquelle intervient le règlement) sont obligatoires et à indiquer dans le groupe SG8-PAT-DTM-PCD-MOA ou dans le segment FTX+AAB si non codifiable. (35) Les conditions de pénalités sont obligatoires et à indiquer dans le segment FTX+PMD même si codifiables. Le groupe SG8-DTM-PCD-MOA n'est pas exploité pour les pénalités. (36) Les données test doivent être marquées avec 1 dans la DE UNB_0035 (indicateur d'essai). (37) Les montants ne doivent pas excéder la somme de 9.999.999,99. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 9
11 Quelques explications sur le standard EANCOM 97 (D.96A) 11.1 Identification du fournisseur/facturé par Le GLN du "facturé par" (qualifiant "SE" dans la DE SG2-NAD_3035) doit être indiqué dans la DE SG2-NAD_3039. Le numéro de TVA avec le qualifiant DE SG3-RFF_1153=VA, doit être indiqué dans la DE SG3-RFF_1154, le numéro de RCS dans la DE SG3-RFF_1154 (qualifiant XA dans la DE SG3-RFF_1153) et le numéro de SIREN dans la DE SG3-RFF_1154 (qualifiant GN dans la DE SG3-RFF_1153). Seules ces clefs seront utilisées pour identifier l'émetteur d'une facture. Le "siège social" "CO" n'est à envoyer que si le "SE" correspond à un établissement. Dans ce cas, les numéros de RCS et de SIREN correspondants doivent être envoyés également sous le NAD+CO. Le "régler à" "RE" doit obligatoirement figurer sur la facture. Les coordonnées bancaires (codes IBAN et SWIFT) peuvent être envoyées dans le segment SG2-FII, même si les codes GLN "facturé à" et "régler à" sont identiques. L'affactureur "DL" n'est à envoyer que s'il est différent du "régler à" "RE". Dans le cas d'un représentant en France déclarant la TVA, celui-ci est à envoyer avec le qualifiant "LC" s'il est différent du "facturé par" "SE" (DE SG2-NAD_3035). Des différences entre les données de bases fournisseur (n de compte bancaire divergent, ) et les données envoyées dans le message EDI ne mèneront pas à un rejet de la facture. Néanmoins, en cas de changement de GLN, de numéro de TVA ou de compte bancaire, veuillez tenir informé Metro C&C France rapidement, afin que le traitement automatique de la facture n'en soit pas affecté. 11.2 Identification de l'acheteur/facturé à Le GLN du "facturé à" (qualifiant "IV" dans la DE SG2-NAD_3035) doit être indiqué dans la DE SG2-NAD_3039. Le numéro de TVA avec le qualifiant DE SG3-RFF_1153=VA, est à envoyer dans la DE SG3-RFF_1154 pour les échanges intra-communautaires, le numéro de SIREN est à envoyer dans la DE SG3-RFF_1154 (qualifiant GN dans la DE SG3-RFF_1153) en cas d'échange francofrançais. Nous demandons d'envoyer systématiquement le livré à "DP". En cas de livraison directe magasin (autre que dépôt Metro), le code lieu-fonction associé devra être indiqué dans la DE SG2-NAD_3039 (qualifiant DP dans SG2-NAD_3035). En cas de livraison à un particulier, le code lieu-fonction devra être celui du magasin associé indiqué dans la DE SG2-NAD_3039 (qualifiant DP dans SG2-NAD_3035) avec l'adresse du particulier dans la DE SG2-NAD_3036 et suivants. Le "commandé par" "BY" n'est à envoyer que s'il est différent du "facturé à" "IV". 11.3 Taux de TVA différents dans une facture Les factures ou avoirs peuvent contenir jusqu'à trois (3) taux de TVA différents (actuellement 0, 5.5, 19.6). Certains groupes de segments (SG50) doivent être répétés par taux de TVA, afin que les montants puissent être représentés par taux de TVA. Le groupe de segment SG6-TAX d'en-tête n est à utiliser qu en cas d exonération de taxe. Le taux de TVA est obligatoire par ligne article. 11.4 Remises et charges Les charges au niveau facture doivent être représentées dans un groupe de données SG15-ALC par taux de TVA. Le taux de TVA est toujours à indiquer dans le SG21 correspondant. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 10
Au cas où plusieurs taux de TVA devaient apparaître sur la facture, il faudra générer autant de groupes SG15-SG21 que de taux de TVA relatifs aux biens ristournables. Le qualifiant de la DE ALC_5463 est utilisé pour identifier une remise (=A) ou une charge (=C). La règle est la même qu'il s'agisse d'une facture ou d'un avoir. Vous trouverez plus d'informations dans les exemples en annexe de ce document. Recommandation: nous vous recommandons de convenir de prix nets avec Metro C&C France afin d'éviter d'avoir recours, dans la mesure du possible, aux remises et charges au niveau article dans la facture EDI 11.4.1 Charges au niveau facture Il faudra bien distinguer les charges "transport", avec leurs qualifiants respectifs (DE SG15- ALC_7161 = FC). Elles sont à représenter dans un groupe de segment SG15-ALC-PCD-MOA- TAX. Remarque: les charges doivent être représentées dans l'ordre dans lequel elles se produisent. Le montant de base augmenté de la première charge servira de montant de base pour la charge suivante et ainsi de suite (selon l'accord passé avec Metro C&C France). Le montant total des taxes parafiscales est à indiquer obligatoirement en pied de facture par TPF dans le groupe de segment SG51-ALC-MOA. 11.4.2 Remises et charges au niveau ligne article De même, les remises et charges au niveau ligne article doivent être représentées dans l'ordre dans lequel elles se produisent. Le montant de base réduit/augmenté de la première remise/charge servira de montant de base pour la remise/charge suivante et ainsi de suite (selon l'accord passé avec Metro C&C France). Le détail des remises/charges articles est indiqué dans le groupe de segments SG38-ALC. Le montant total des remises/charges au niveau ligne article n'est pas indiqué dans le message EDI. Les taxes parafiscales (TPF) sont à indiquer comme remise/charge à l article 11.5 Représentation et valorisation des lignes articles Quatre types d'articles existent en principe: l'article simple (unité consommateur), le colis mixte, le lot hétérogène, et la consigne (voir aussi nos exemples en Annexe). Les lignes articles correspondent en principe à la commande. 11.5.1 Article simple Un article simple est représenté et facturée dans un groupe de segments LIN standard. L'unité facturée est l'unité consommateur, telle que définie par le fournisseur en accord avec Metro C&C France. 11.5.2 Le colis mixte (taux de TVA identiques) L'unité facturée est soit le composé ou tous les composants indiqués en sous-lignes. Le code A de la DE -LIN_7083 est utilisé pour indiquer que les informations contenues dans la sous-ligne s'ajoutent aux informations de la ligne. Le code I de la DE -LIN_7083 est utilisé pour indiquer que les informations contenues dans la sous-ligne sont incluses dans les informations de la ligne. La notion de prix est déjà incluse. Les sous-lignes sont indiquées à l'aide du qualifiant "A" dans la DE LIN_7083. 11.5.3 Le lot hétérogène (taux de TVA différents par sous-ligne) L'unité facturée sera toujours le(s) composant(s) indiqué(s) en sous-ligne. Les segments PRI de la SG28 sont à indiquer au niveau article principal comme au niveau sousligne. Les sous-lignes sont indiquées par l'indicateur "1" dans la DE -LIN_5495 et à l'aide du qualifiant "I" dans la DE -LIN_7083. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 11
En supplément le taux de TVA de chaque sous-ligne est à indiquer dans le segment TAX de la SG33. 11.5.4 Articles consignés Chaque article doit avoir sa propre consigne indiquée sous forme de sous-ligne (qualifiant "1" dans la DE -LIN_5495). Il est à noter qu'il faudra de même indiquer le qualifiant "A" dans la DE -LIN_7083. En plus de l'indicateur de sous-ligne, le qualifiant "RC" est à indiquer dans la DE -IMD_7009 (qualifiant C dans la DE -IMD_7077). Les déconsignes ne doivent pas être indiquées comme sous-ligne mais comme article à part entière en fin de facture. Leur quantité doit être signée ainsi que le montant correspondant, le prix unitaire étant toujours donné sans signe. 11.6 Remarque sur les conditions de paiement L'escompte conditionnel (qui dépend de la date à laquelle intervient le règlement) est à indiquer obligatoirement et doit apparaître dans le groupe de segment SG8-PAT-DTM-PCD-MOA, en utilisant autant que possible les segments normés. Même s il n y a pas d escompte conditionnel dans la Facture, il est obligatoire de l indiquer, son taux est alors égal à 0 (zéro). En cas de conditions complexes d'escompte, celles-ci sont à indiquer à la fois dans le segment PAT, le détail devant être indiqué dans le segment FTX+AAB. L'usage de ce segment n'est pas recommandé car il ne permet pas de traitement automatique de la facture. Les conditions de pénalités sont obligatoires et à indiquer dans le segment FTX+PMD même si codifiables (avec DE SG8-PAT_4279=20). Les escomptes négociés (c.à.d. qui s'applique immédiatement sur la facture) sont à codifier obligatoirement au niveau ligne article dans le groupe SG38-ALC-PCD-MOA-TAX (qualifiant CAC dans l ALC_7161). Cet escompte négocié est traité arithmétiquement comme une remise article (groupe de segments ALC). EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 12
12 RAPPORT DE CONTRÔLE EDI Pour chaque fichier envoyé test et production contenant une erreur, MGP génère un rapport de contrôle. 12.1 Contenu du rapport Le rapport contient les informations suivantes: + Date et type (production ou test) de traitement + Données statistiques sur le fichier EDI - GLN Emetteur, référence de contrôle de l'interchange, date de création du fichier, n d'archive, etc. + Liste détaillée des entités rejetées avec libellé d'erreur: - unité facture, fichier physique 12.2 Niveaux d'erreurs et de rejet MGP distingue différents niveaux d'erreur ou de rejet. Les unités rejetées sont distinguées de la même manière que la structure du fichier: - Unité fichier physique (UNB UNZ) - Unité facture (BGM_1001 = 380 ou 381) Une erreur se réfèrera toujours à l'une de ces entités. Les entités correctes et sans erreur seront traitées normalement. Les erreurs sont considérées comme des exceptions. Normalement les données EANCOM sont traitées correctement. Les fournisseurs ne sont pas avertis si leurs données ont pu être traitées correctement, mais l'accusé de réception X.400 leur est envoyé. En cas d'erreur le fournisseur recevra un rapport de contrôle par email; si un fichier complet a été rejeté, il sera également averti par email. Il est donc primordial de nous indiquer une adresse email valide et accessible par les personnes habilitées à traiter les factures de votre société. Merci de tenir compte des congés, d'absences éventuelles, etc. Veuillez nous indiquer la personne à contacter en remplissant le formulaire d'initialisation en annexe de ce document. Voir également la gestion des erreurs page suivante. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 13
13 GESTION DES ERREURS 13.1 Rejet d'un fichier EDI complet Si un fichier physique complet est rejeté, il doit être corrigé et re-transmis après correction(s). 1. Informez impérativement votre contact MGP au préalable. 2. Veuillez re-transmettre le fichier corrigé. 13.2 Rejet de factures individuelles Si des factures individuelles sont rejetées, veuillez re-transmettre ces factures avec l'une de vos prochaines transmissions. Remarques: Sauf avis contraire, n'envoyez pas ces factures corrigées sous forme papier Ne re-transmettez que les factures mentionnées en erreur dans le rapport de contrôle Transmettez les factures mentionnées en erreur avec un nouveau numéro de facture EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 14
14 Etapes suivantes Veuillez compléter le questionnaire en annexe et nous le renvoyer! Si vous souhaitez des informations plus détaillées et un support individuel sur le thème "l'edi avec MGP" nous pouvons vous proposer nos conseils dans le cadre d'un groupe de travail sur le thème EDI INVOIC; nous vous assistons également durant la phase de test et préparons ensemble le passage en production. Remarques: Si la phase de démarrage ou de test devait être différée de plus de 2 semaines, merci de nous tenir informés sur les raisons de ce retard afin de définir un nouveau planning. Avant de nous envoyer le premier fichier test, veuillez nous contacter au préalable par téléphone, fax ou email. En annexe, vous trouverez d'autres informations sur le sujet l'edi au sein du groupe METRO. NEWS: Venez visiter notre site web: www.metro-mgp.com. Vous y trouverez les dernières informations en date et les dernières nouvelles MGP sur le sujet EDI INVOIC. Des informations plus générales sur le sujet EDI peuvent être trouvées à l'adresse: www.metro-edi-portal.com. (Particulièrement le menu EDI Details Subset Layouts) N'hésitez pas à nous contacter en cas de questions. MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH - Département EDI - EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 15
15 Annexes 15.1 Personnes en charge de l'edi Contacts METRO MGP: Nom Tél. E-mail Responsabilité +49 (0) 7851 949-0 M. Wittmann -130 alfred.wittmann@metro-mgp.com Responsable Département EDI M. Abeldt -191 dirk.abeldt@metro-mgp.com Chef de Projet EDI M. Cammisar -171 philippe.cammisar@metro-mgp.com Chef de Projet EDI M. Kaya -193 yasin.kaya@metro-mgp.com Chef de Projet EDI M. Neugebauer -194 ruediger.neugebauer@metro-mgp.com Chef de Projet EDI M. Unger -131 jeanjacques.unger@metro-mgp.com Chef de Projet EDI Mme Schulze -178 heike.schulze@metro-mgp.com Chef de Projet EDI TELEFAX -129 Département EDI Hotline EDI MGP edi-fr@metro-mgp.com Hotline EDI MGP Contacts EDI additionnels du groupe METRO: Société/Nom Tél./e-mail Responsabilité Metro Nanterre +33 (0) 1 47 86 64 31 Département EDI MCCF edi-mccf@metro.fr METRO LINK info@metro-link.de Supplier Portal METRO International AG (MIAG C.V. Diemen NL), Branch Baar/Suisse Customer Care Center +41 (0) 41 7687-444 Remittance Advise, REMADV info@miag.com D'autres contacts EDI sont disponibles à l'adresse EDI-Portal du groupe METRO: www.metro-link.com EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 16
15.2 Formulaire d'initialisation fournisseur Merci de bien vouloir compléter ce formulaire afin d éviter des erreurs au démarrage de la phase de test, et de nous le renvoyer par email ou fax au: edi-fr@metro-mgp.com +49 7851 949-129 Votre Société Dénomination Sociale (*): Rue (*): Capital Social (*): Forme juridique (*): Code postal (*): Pays / Ville (*): N TVA (*): N RCS (*): N SIREN / N SIRET: GLN (*): Code(s) fournisseur MCCF (5 caractères) (*): Votre contact EDI Destinataire du rapport de contrôle Nom (*): Fonction (*): Téléphone (*): E-mail (*): Nom (*): Téléphone (*): Fax (*): E-mail (*): Prestataire de Services EDI Contact Nom de la Société: Rue: Code postal: Ville: Nom: Téléphone: Fax: E-mail: Attention: Merci d utiliser un seul formulaire par GLN! (*)Champs obligatoires EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 17
15.3 Planning EDI: du papier à l'edi dématérialisé Gestion manuelle des factures papier Factures/avoirs sous forme papier Saisie manuelle des données Obtentions d'informations EDI MGP Guidelines EDI INVOIC (www.metro-mgp.com), EDI-Layouts/-documents du groupe METRO (www.metro-edi-portal.com), Documentations GS1 (www.gs1.fr) Informations/Conseils auprès de spécialistes EDI (Consultants EDI, MGP, etc.) Choix de la technologie EDI 1. EDI Classique (traducteur EDI propre ou EDI Outsourcing) 2. Web-EDI (prestataire de service EDI) Etapes jusqu'au Go Live EDI Rassembler les informations, sélectionner un traducteur, programmation, mapping, Comparaison des données de base, démarrage/phase de test, Date de démarrage en production Définition des personnes en charge Organisation, données de base, phase de test, consultant EDI externe Vérification de l'interface facture Système d'information vers EDI Informations standardisées dans champs normés Contrôle des champs de données EDI obligatoires Comparaison des données de base / actualisation GLN facturé à et livré à Metro C&C France Codes articles EAN/GTIN Phase de Test Tests de la syntaxe, et du contenu Go Live EDI (dématérialisé) Factures/avoirs via EDI Traitement automatisé des données EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 18
15.4 Vue d'ensemble de la phase de test 1. MGP GUIDELINE EDI Le Guideline EDI d'mgp est la base de démarrage en test EDI et plus tard de la mise en production. 2. ANNONCE DU 1 er FICHIER TEST Mettez-vous tout d'abord en contact avec notre Service EDI à Kehl avant d'envoyer le premier fichier afin de nous indiquer sa date d'arrivée et la personne responsable. Un seul fichier test est à envoyer, accompagné d un duplicata de maximum 3 des factures papier correspondantes par fax ou email. N'envoyez pas de données supplémentaires avant d'avoir reçu les résultats du test! 3. DONNÉES FACTURE RÉELLES PAS DE DONNÉES FICTIVES Il est essentiel de nous envoyer exclusivement des données réelles durant la phase de test. 4. GESTION DES ERREURS ORGANISATION DÈS LE DÉPART Mettez en place dès le départ votre organisation quant au traitement des erreurs pour la future phase de test par rapport au guideline EDI de MGP. 5. AGRÉMENT DE PASSAGE EN PRODUCTION APRÈS UNE PHASE DE TEST RÉUSSIE L'agrément écrit ne pourra être conclu qu'après avoir validé la phase de test. C'est dans le cadre d'un dernier test concluant effectué dans des conditions réelles, que votre chef de projet MGP conviendra avec vous de la date de démarrage. Vous recevrez de la part de Metro C&C France la convention d'interchange que vous voudrez bien contresigner et renvoyer à Metro France ainsi que l'accord de passage en production également à contresigner et à renvoyer à MGP par Fax au +49 (0) 7851 949-129. EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 19
15.5 Structure et construction du fichier EDI UNB Interchange Header UNH BGM ::: LIN ::: LIN ::: UNS ::: UNT ::: Nachrichtenbeginn Message Header - INVOICE first invoice Rechnung/Gutschrift-Kopfteil Begin of Message - first invoice ::: Rechnung/Gutschrift-Positionsteil Detail Section - first invoice ::: Rechnung/Gutschrift-Positionsteil Detail Section - first invoice ::: Rechnung/Gutschrift-Fußteil Summary Section - first invoice ::: Nachrichtenende Message Trailer - first invoice "single invoice or credit note" "pyhsical" transmission file (mandatory) UNH BGM ::: LIN ::: LIN ::: UNS ::: UNT ::: UNH BGM ::: LIN ::: LIN ::: UNS ::: UNT Message Header - last invoice Begin of Message - last invoice ::: Detail Section - last invoice ::: Detail Section - last invoice ::: Summary Section - last invoice ::: Message Trailer - last invoice Message Header - last invoice Begin of Message - last invoice ::: Detail Section - last invoice ::: Detail Section - last invoice ::: Summary Section - last invoice ::: Message Trailer - last invoice "single invoice or credit note" "single invoice or credit note" UNZ Interchange Trailer EDI-Rili-MCCF_V39.docx (C) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Page 20