OPERATIONS DE FIN D EXERCICE COMPTABLE Sommaire L INVENTAIRE... 2 LA DETERMINATION DES CHARGES ET DES PROVISIONS... 3 LES IMMOBILISATIONS... 3 LES AMORTISSEMENTS... 4 LES PROVISIONS POUR DEPRECIATION... 11 LES REGULARISATIONS... 11 L'AJUSTEMENT DES STOCKS... 13 REVISION COMPTABLE... 15 LA DETERMINATION DU RESULTAT... 15 LE BILAN... 17
A la clôture de chaque exercice, les entreprises doivent déterminer leur résultat comptable et fiscal. Cette obligation suppose préalablement la réalisation d'un inventaire et l'enregistrement d'opérations de régularisation. L INVENTAIRE Au moins une fois par an, les entreprises doivent procéder à un inventaire L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif (les immobilisations, les stocks, les créances et les dettes et les comptes financiers), au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan. L'inventaire consiste à recenser l'ensemble des éléments figurant en comptabilité et de l'évaluer à la valeur actuelle. Si la valeur actuelle est inférieure à la valeur comptable, il est nécessaire de passer les provisions. Le recensement des immobilisations et des stocks fait partie de l'inventaire physique. Mais, il y a également un recensement des litiges en cours, des valeurs financières (actions, obligations,...) détenus, des charges constatées d'avance, des produits constatés d'avance, des factures non parvenues, des factures à établir, etc. C'est ce que l'on peut appeler inventaire comptable. Pour ma part, je préfère parler des révisions des comptes. Les données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire. Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d'inventaire, sauf lorsqu'ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés. Sur la base des données fournies par l'inventaire, des régularisations devront être effectuées. Lors de l inventaire : Les achats enregistrés en charge lors de leur comptabilisation peuvent ne pas avoir été effectivement consommés dans l exercice et se retrouver dans les stocks parmi les actifs de l entreprise (c est le principe des variations de stocks). Certaines des immobilisations inscrites à l actif se sont dépréciées au cours de l exercice. Cette dépréciation, doit être constatée : Par la diminution de la valeur inscrite à l actif dont la contrepartie est une consommation partielle de l immobilisation qui sera inscrite dans un compte de charge.
C est ainsi que les immobilisations finissent ; comme les achats, par être entièrement consommées, mais celle-ci se réalisent progressivement, étalées sur plusieurs exercices comptables par le biais de l amortissement. LA DETERMINATION DES CHARGES ET DES PROVISIONS Les comptes de l'entreprise doivent donner une image fidèle et sincère de la situation patrimoniale de l'exploitation. Or, au cours de l'exercice, cette situation a évolué. Aussi est-il nécessaire de procéder, à la clôture de l'exercice, à la correction de ces valeurs patrimoniales. Pour cela, l'entreprise doit constater en charges : les amortissements des biens immobilisés à l'actif du bilan ; des provisions qui ont pour objet d'anticiper une perte ou une charge qui risque de se produire ultérieurement. LES IMMOBILISATIONS Les immobilisations (non financières) sont des biens (ou éléments) destinés à servir durablement (pour une durée supérieur à un exercice comptable) à l'activité de l'entreprise et ayant un montant supérieur ou égal à 500 hors taxe (dans le cas d'un montant inférieur, il s'agira d'une charge). Les immobilisations incorporelles : compte 20 : ce sont des biens immatériels comme le fonds commercial, les brevets, licences... Les immobilisations corporelles : compte 21 : ce sont des biens matériels, il peut s'agir de biens acquis ou réalisés par l'entreprise comme les terrains, les constructions, les bâtiments,... Les immobilisations sont comptabilisées pour leur coût d'acquisition, c'est à dire; le prix H.T. + les frais accessoires comme le transport, les frais d'installation..., les droits de douane, etc... Par contre, les droits d'enregistrement ainsi que les honoraires d'intermédiaires ou de notaires seront comptabilisés comme charges (comme par exemple dans le cas de transactions concernant les terrains ou constructions qui font l'objet d'actes notariés) : 635 000 : pour les droits de mutation (autres impôts, taxes et versements assimilés (administration des impôts) 622 000 : pour les frais d'actes et les honoraires (rémunérations d'intermédiaires et honoraires)
Les comptes d'immobilisations sont débités, à la date d'entrée des biens dans le patrimoine de l'entité : de la valeur d'apport ; du coût d'acquisition ; du coût de production du bien ; Par le crédit, suivant le cas : du compte 101 " Capital ", ou du compte 456 " Associés - Opérations sur le capital " (comptes d'apport en société) ; du compte 404 " Fournisseurs d'immobilisations " ou autres comptes concernés ; du compte 72 " Production immobilisée " LES AMORTISSEMENTS Certaines immobilisations (hormis par exemple les terrains) sont des actifs amortissables en fin d'exercice comptable et leur durée d'utilisation est parfois déterminable. Les amortissements et les provisions pour dépréciation des immobilisations sont à porter aux subdivisions des comptes 28 «Amortissements des immobilisations» et 9 «Dépréciations des immobilisations». L'AMORTISSEMENT LINEAIRE débute le premier jour de la mise en service du bien. Prenons un exemple : Notre entreprise passe une commande d'une machine auprès de son fournisseur qui envoie, à la date du 23/10/N, la facture correspondant à cette nouvelle acquisition en nous informant que sa mise en service s'effectuera le 26/10/N :
machine 3 000.00 installation de la machine 200.00 frais de transport 200.00 total H.T 3 400.00 TVA 19.6% 666.40 NET A PAYER 4 066.40 Nous enregistrons cette facture : www.activformations.com N COMPTE LIBELLÉ DÉBIT CRÉDIT 215 400 matériel industriel 3 400.00 445 620 tva/immo 666.40 404 000 fournisseur d'immobilisation 4 066.40 Nous créons un plan d'amortissement linéaire : Les amortissements sont calculés sur une année de 360 jours et l'exercice comptable correspond avec l'année civile. Comment obtient-on le taux linéaire? Il est en fonction de la durée d'utilisation, sa formule est : TAL = 100/durée. Taux d'amortissement Linéaire = 100/ par la durée d'utilisation Dans l'exemple ci dessous le taux linéaire = 100/5 = 20% Comment obtient-on la première annuité? Elle est calculée prorata temporis si le bien est acquis en cours d'exercice. Le calcul se fait à partir du jour de la mise en service compris en nombre de jours jusqu'à la date de fin d'exercice. On compte en sachant que les années équivalent à 360 jours (en principe), soit 12 mois de 30 jours. A noter que dans certaines entreprises, le nombre de jours se calcule sur une base de 365 jours.
Sa formule est : 1ère annuité = (valeur du bien x Taux linéaire x nombre de jours) / 360 Dans notre exemple cela donne : Valeur du bien = 3 400 Taux linéaire = 20% Nombre de jours = 5 pour le mois d'octobre + 30 pour le mois de Novembre + 30 pour le mois de Décembre donc le nombre de jour = 65 Appliquons la formule de la première annuité : 1ère annuité = (valeur du bien x Taux linéaire x Nombre de jours) / 360 = (3 400 x 20/100 x 65) / 360 = 123 (en fait le résultat est 122.777... on applique la règle de l'arrondi) Comment obtient-on les annuités complètes? Annuité complète = valeur du bien x Taux linéaire Soit l annuité complète = 3 400 x 20 / 100 = 680 Donc les annuités complètes seront de 680 Comment obtient-on la dernière annuité? Dernière annuité = (valeur du bien x taux linéaire x nombre de jours) / 360 Le nombre de jours = de janvier à septembre ( 30 x 9 ), 270 jours + 25 jours pour le mois d'octobre = 295 Appliquons la formule : Dernière annuité = (3400 x 20 / 100 x 295) / 360 = 557 (le résultat est 557.2222..mais là encore on applique la règle de l'arrondi.
A présent, en se servant de toutes nos informations, rien de plus simple pour remplir ce plan d'amortissement linéaire : MATÉRIEL : machine industriel TAUX LINÉAIRE : 20% COUT D'ACHAT H.T : 3400 DATE D'ACQUISITION : 23/10/N DURÉE D'UTILISATION : 5 ans DATE DE MISE EN SERVICE : 26/10/N Années Base de l'amortissement Annuités d'amortissement Amortissements cumulés Valeur nette comptable (VNC) N 3 400 123 123 3 277 (3400-123) N + 1 3 400 680 803 (123 + 680) N + 2 3 400 680 1 483 (803 + 680) N + 3 3 400 680 2163 (1483 + 680) 2 597 (3277-680) 1 917 (2597-680) 1237 (1917-680) N + 4 3 400 680 2843 (2163 + 680) N + 5 3 400 557 3400 (2843 + 557) 557 (1237-680) 0 (557-557) Remarque : la VNC (valeur nette comptable) signifie la valeur résiduelle de l'immobilisation. Elle est toujours égale à la valeur du bien à amortir moins le total des amortissements pratiqués sur ce bien. A la fin de la dernière année, le total des amortissements est égal au coût d'acquisition, de ce fait la VNC est nulle puisque le bien est totalement amorti. Vous noterez que le plan d'amortissement a toujours une ligne en plus (ici 6) que le nombre d'années d'utilisation (ici 5) car l'amortissement se calcule sur une année entière (soit 65 jours pour la première année + 295 pour la dernière année qui nous donne bien une année complète de 360 jours).
Enregistrement comptable de l'annuité d'amortissement de la première annuité : N COMPTE LIBELLÉ DÉBIT CRÉDIT 681 100 dotations aux amortissements des immobilisations 123.00 281 500 machine 123.00 L'AMORTISSEMENT DEGRESSIF est autorisé par les services fiscaux mais reste facultatif. Il est destiné à inciter les entreprises à investir car cet amortissement permet de "gonfler" les annuités pendant les premières années d'utilisation d'un bien. Les biens admis à l'amortissement dégressif doivent être acquis neuf, leur durée d'utilisation doit être supérieure à 3 ans. Ce système concerne les biens tels que le matériel industriel, les véhicules de transport, les investissements hôteliers (immeubles + meubles), le matériel de bureau. Les biens exclus à l'amortissement dégressif : les véhicules de tourisme, les camionnettes de moins de deux tonnes, les mobiliers de bureau, la plupart des constructions. L'amortissement dégressif débute le premier jour du mois de l'acquisition du bien. Le tableau des coefficients à appliquer pour les biens acquis, suivant leur durée normale d'utilisation : DURÉE D'AMORTISSEMENT égale à 3 ou 4 ans 1.25 égale à 5 ou 6 ans 1.75 supérieur à 6 ans 2.25 COEFFICIENT A APPLIQUER Prenons un exemple : Notre entreprise a acquis le 20/10/N, une machine neuve dont la durée d'utilisation est estimée à 5 ans. La valeur de cette machine neuve est de 45 000
1ère étape : retrouvons le coefficient à appliquer dans le tableau ci-dessous, pour cette machine dont la durée d'utilisation est de 5 ans. DURÉE D'AMORTISSEMENT égale à 3 ou 4 ans 1.25 égale à 5 ou 6 ans 1.75 supérieur à 6 ans 2.25 COEFFICIENT A APPLIQUER 2ème étape : Retrouvons le Taux d'amortissement Dégressif (TAD). La formule pour trouver ce taux est : TAD = (100/par la durée d utilisation) x le coefficient Le Taux d'amortissement Dégressif (TAD) = (100/5) x 1.75 = 35% 3ème étape : Créons le tableau d'amortissement dégressif en nous servant des éléments déjà trouvés : IMMOBILISATION véhicule DATE DE MISE EN SERVICE 25/10/N N DE COMPTE 215400 DURÉE D'UTILISATION 5 ans BASE A AMORTIR 45 000 TAUX 35% DATE D'ACQUISITION ANNÉE 20/10/N BASE A AMORTIR MODE D'AMORTISSEMENT dégressif ANNUITÉ CUMUL ANNUITÉ Valeur Nette Comptable (VNC) N (voir étape 4 et 5) 45 000 3 938 3 938 41 062 N + 1 (voir étape 6) 41 062 14 372 18 310 26 690 N + 2 26 690 9 342 27 652 17 348 N + 3 17 348 8 674 36 326 8 674 N + 4 8 674 8 674 45 000 0
4ème étape : Complétons la première ligne du tableau pour l'année N. La première annuité est calculée au prorata temporis, ce qui revient à dire que la première annuité se calcule en mois, depuis le premier mois d'acquisition. Dans l'exemple, la date d'acquisition est le 20/10/N, donc 3 mois (octobre, novembre et décembre. La formule de la première annuité est : 1ère annuité = (coût d'achat x TAD x nombre de mois) / 12 1ère annuité = (45 000 x 35% x 3) / 12 1ère annuité = 47 250 /12 1ère annuité = 3 937.50 = 3 938 (on applique la règle de l'arrondi) 5ème étape : Complétons la première ligne : VNC = 45 000-3 938 = 41 062 6ème étape : Complétons la deuxième ligne : ANNÉE = N +1 BASE A AMORTIR = 41 062 (la VNC de l'année précédente) ANNUITÉ = 41 062 x 35% = 14 372 (on applique la règle de l'arrondi) CUMUL ANNUITÉ = 3 938 + 14 372 = 18 310 VNC = 41 062-14 372 = 26 690 Vocabulaire concernant les amortissements : Valeur d origine (VO) : valeur d acquisition de l immobilisation. Cette valeur est relative au prix d achat Hors Taxe, plus, les frais accessoires (douane, transport, installation). Elle figure au débit d un compte de la classe 2 et ce, tant que l immobilisation est conservée par l entreprise. Annuité d amortissement ou dotation aux amortissements (DAP) : fraction de l immobilisation consommée au cours de l exercice. Cette consommation est enregistrée en charges au débit du compte 681 Amortissement : montant total de la dépréciation de l immobilisation depuis sa date d acquisition. Il s agit d un cumul des dotations qui est comptabilisé au crédit d un compte 28.
Valeur nette comptable : valeur réelle de l immobilisation à ce jour. Elle ne figure dans aucun compte mais se calcule par la différence entre les comptes 2 et 28.Cela représente donc la valeur d origine moins les amortissements cumulés. LES PROVISIONS POUR DEPRECIATION En comptabilité, une provision est théoriquement une somme d argent qu il faut prévoir pour une perte quelconque prévue durant l exercice. Qui dit perte, dit : diminution du bénéfice. Constater une provision (résultat d une moins value qui ne peut concerner que les dépréciations diverses au niveau de l entreprise) est un simple jeu d écritures comptables qui se fait en fin d exercice pour constater une diminution du bénéfice. Les comptes (crédités, provisions pour dépréciation des éléments d actifs) concernés sont dans: La classe 2 : 29 : provisions pour pertes et charges. La classe 3 : 39 : provisions pour dépréciation des stocks. La classe 4 : 49 : Provisions pour dépréciation des créances. La classe 5 : 50 : Provisions pour dépréciation des valeurs mobilières de placement Les comptes (débités, de charges) sont dans la classe 68 «dotations aux provisions pour dépréciations - charge d exploitation» Exemple : Un client doit à mon entreprise 100.000, 00. Il a déjà versé 70.000,00. Je viens d apprendre qu il a fait faillite et je risque donc de ne pas recevoir les 30.000,00 restants. Il se pourrait que je sois payé en entier, après liquidation de sa société comme il se pourrait que je sois payé en partie (la moitié de la somme restante) comme il se pourrait que je ne sois jamais payé. En fonction de la situation, je crée une provision sur mon journal comptable ou je constate la perte probable, qui sera déduite de mon bénéfice brut en fin d exercice si, entre temps, la dette n est pas honorée. Si elle l est, la constatation de la provision est annulée par une autre écriture comptable qui soldera le compte en question. LES REGULARISATIONS Selon le principe d'indépendance des exercices, les travaux d'inventaire comportent des tâches permettant la détermination du résultat. Il est donc nécessaire de rattacher une charge ou bien un produit à l'exercice comptable le concernant. Les régularisations se font au moment de l'inventaire en procédant à une écriture qui sera contrepassée lors de l'ouverture du prochain exercice.
L'entreprise doit concilier 2 principes : le principe des " droits constatés ", en vertu duquel l'enregistrement des charges et des produits est réalisé à la réception ou à l'émission de la pièce justificative (facture) ; le principe de " l'indépendance des exercices " selon lequel les charges et les produits ne peuvent être rattachés qu'à l'exercice auquel ils se rapportent. Or, il arrive souvent que des charges et des produits soient enregistrés dans l'exercice mais ne le concernent pas ou que des charges et des produits concernent l'exercice de l'année mais ne soient pas encore comptabilisés. Lors de l'arrêté des comptes, il est donc nécessaire d'effectuer des régularisations afin : de rattacher à l'exercice comptable toutes les charges et tous les produits le concernant : ce sont " les charges à payer et les produits à recevoir " ; D exclure ceux qui ne le concernent pas : ce sont " les charges et produits constatés d'avance ". La régularisation des charges à payer Les charges à payer sont des charges courantes qui se rapporte à l'exercice N mais qui ne sont enregistrées comptablement qu'au cours de l'exercice N+1. Prenons un exemple : Le 30 décembre de l'année N, nous avons reçu pour 4 000 H.T de marchandises mais la facture ne sera établie qu'en N+1. Dans le journal des OD (Opérations Diverses), la constatation des charges s'enregistrera : N COMPTE LIBELLÉ DÉBIT CRÉDIT 607 000 achat de marchandises 4 000.00 445 860 tva 19.6%/factures non parvenues 4.00 408 100 fournisseur facture non parvenue 4 4.00 au 2/01/N+1, cette écriture devra être contrepassée, pour éviter le double enregistrement...
La régularisation des charges constatées d'avance www.activformations.com Les charges comptabilisées d'avances sont des charges déjà enregistrées au cours de l'exercice mais elles ne concernent pas cet exercice. Prenons cet exemple : Nous avons reçu, le 07/06/N, une quittance d'incendie pour la période allant du 01/06/N au 31/05/N+1 d'un montant de 300. Calcul pour trouver le montant de l'assurance correspondant à l'exercice comptable N+1 : montant de la quittance : 300 nombre de mois correspondant à N+1 : 5 nombre de mois dans l'année : 12 le calcul pour la régularisation de la charge déjà comptabilisée sera : 300 x 5 / 12 = 125 Dans le journal des OD (Opérations diverses) : N COMPTE LIBELLÉ DÉBIT CRÉDIT 486 000 charges constatées d'avance 125.00 616 000 prime d'assurance 125.00 L'AJUSTEMENT DES STOCKS Quand ils sont achetés, les biens constitutifs de stocks sont comptabilisés en charges d'exploitation. Dès qu'ils sont vendus, ils sont comptabilisés en produits d'exploitation. Tant qu'ils ne sont pas cédés, ils constituent un élément du patrimoine de l'entreprise et doivent ainsi apparaître à l'actif du bilan. À la fin de l'exercice, l'entreprise doit recenser et évaluer ses stocks afin de comptabiliser leur variation entre le début et la fin de l'exercice. Sur le plan comptable, il convient donc d'annuler les stocks initiaux correspondant au stock final de l'exercice précédent et de constater le nouveau stock final. La gestion des stocks répond à un double objectif : - minimiser les coûts liés aux stocks et aux approvisionnements. - assurer la sécurité des approvisionnements afin d'éviter la rupture.
Exemple dans la balance avant inventaire 311 000 Stocks mat 1 ère 1 000.00 371 000 Stocks 7 000.00 marchandises 601 100 Achat mat 1 ère 86 000.00 607 100 Achat 104 000.00 marchandises A l inventaire nous avons en montant des stocks Mat 1 ère : 4 000.00 Marchandises : 2 000.00 Annulation des stocks initiaux 603 100 Annulation stocks 1 000.00 initiaux mat 1ère 603 700 Annulation stocks 7 000.00 marchandises 311 000 Mat 1ère 1 000.00 371 000 marchandises 7 000.00 Constatation des stocks finaux 311 000 Constatations des 4 000.00 stocks finaux 371 000 2 000.00 603 100 4 000.00 603 700 2 000.00
REVISION COMPTABLE La révision des comptes constitue la majeure partie du travail de comptable. Cette tâche est très précise (les objectifs à suivre sont identiques, ou presque, pour tous les comptes), mais également diversifiée, du fait de la nature des comptes divergente et des multiples situations possibles. La révision comptable consiste à justifier chaque montant, à en évaluer d'autres et à contrôler chaque affectation. Elle se fait tout au long de l'exercice, quand les comptables lettrent les comptes et posent des questions aux clients, par exemple pour obtenir des renseignements ou encore des pièces comptables. La révision comptable par cycle A. La trésorerie et le financement B. Les achats et fournisseurs C. Les charges externes D. Les ventes et clients E. Les stocks et travaux en cours F. Les immobilisations G. Le personnel H. L'Etat I. Les capitaux et provisions J. Autres comptes LA DETERMINATION DU RESULTAT Après avoir réalisé l'inventaire et enregistré les opérations de régularisation, l'entreprise doit clôturer ses comptes et déterminer son résultat. Le résultat comptable est égal à la différence entre la somme des charges et celle des produits. Techniquement, ce calcul s'effectue en 2 temps. D'abord, les différents comptes de charges et comptes de produits sont soldés entre eux. Puis, les soldes respectifs obtenus sont inscrits sur un compte intitulé " Compte de résultat de l'exercice ". L'entreprise présente alors un bénéfice si la somme des produits est supérieure à la somme des charges, un déficit dans le cas contraire
CHARGES Débit Charges d exploitation achats loyers salaires Charges financières intérêt escomptes accordés Charges exceptionnelles pénalités - dons Total Charges S bénéfice TOTAL GENERAL PRODUITS Crédit Produits d exploitation ventes loyers reçus Produits financiers intérêts reçus escomptes obtenus Produits exceptionnels dons Total Produits S perte TOTAL GENERAL
LE BILAN Le bilan faisant apparaître les éléments suivants : Au passif o Ressources stables Ressources propres Ressources empruntées o Passif circulant Dettes circulantes Trésorerie négative A l'actif o Emplois stables Actifs immobilisés o Actif circulant Stocks Créances Trésorerie positive