Chargement des emplois du temps dans l ENT 1/8
1. Préambule Le système d information de l établissement repose sur plusieurs sources d informations : les applications de l Éducation Nationale et le logiciel d emploi du temps. Ces applications couvrent la gestion des élèves, de la vie scolaire, des personnels enseignants et non enseignants. Les Espaces Numériques de Travail (ENT) sont alimentés par l annuaire académique fédérateur qui permet notamment la création automatique des comptes. Les informations de l annuaire académique fédérateur sont collectées depuis les bases institutionnelles des établissements, à partir des outils de l Éducation Nationale (STS Web et Siècle). La mise en place des ENT implique donc une base de données établissement fiable et complète afin que les utilisateurs disposent d un ENT cohérent conforme à l organisation des établissements. Le bon fonctionnement d un ENT requiert notamment la remontée vers STS-Web, c est pourquoi il est impératif de la réaliser dès que possible, même si l emploi du temps n est pas complètement finalisé. Cela n a aucune conséquence puisqu il est possible de faire autant de remontées que l on souhaite. Cette remontée servira à associer les professeurs avec leurs classes et de remonter les regroupements sur SIECLE. (Il est également important d affecter les élèves aux groupes dans Siècle, voir fiche 132 du manuel EDT) Ce guide technique s appuie sur la documentation technique du site d Index Éducation (http://tele5.indexeducation.com/telechargement/edt/v25.0/exe/install_documentation_edtfr2014.exe), et a pour objectif de vous accompagner dans la récupération des données d'emplois du temps de votre établissement pour les importer dans les cahiers de textes de l'ent. 2/8
2. Interactions entre l ENT, les outils académiques et le logiciel EDT Avant l import des fichiers EMP - STS et STS - EMP dans l ENT, qui seront respectivement extraits de l emploi du temps et de STS-WEB, les étapes suivantes sont à réaliser : Import dans EDT des données STS WEB Cette étape est essentielle pour l ensemble du dispositif notamment pour la création des comptes dans l ENT. Elle doit être réalisée au plus tôt avant la rentrée scolaire. Les enseignants, les divisions, les groupes et les nomenclatures des matières sont exportés depuis STS-Web vers le logiciel d emploi du temps. Import dans EDT des données Siècle Base élèves Cette étape permet de récupérer les élèves dans le logiciel emploi du temps. Les fichiers XML à importer sont les suivants : Nomenclature, Géographie, Structures, Élèves avec adresses, Responsables avec adresses et Communs. Il convient de vérifier les rattachements matière/enseignant/discipline lors de l import dans EDT. 3/8
Transfert des données EDT vers STS - WEB Avant d effectuer cette remontée, il est important de vérifier la correspondance entre les matières EDT et STS-WEB. Faire de même avec les groupes n ayant pas de correspondant. Conseil : Nous vous préconisons de ne pas travailler directement sur votre emploi du temps pour faire l'export vers STS-WEB. Il est préférable de réaliser une copie de votre emploi du temps. Vous pourrez ainsi apporter des modifications sans altérer votre emploi du temps. Pour ce faire, cliquer sur 'Fichier / Faire une copie de sauvegarde...' A noter : Le délai de mise à jour suite à une remontée des services est de 22h pour les outils STSWEB / Siècle et de 48h pour l'ent. L'initialisation du cahier de textes ne sera que partielle si vos bases STS - WEB et Siècle ne sont pas à jour. 4/8
3. Génération du fichier STS - EMP Les étapes à parcourir sont décrites ci-dessous : 1. Aller dans STS-Web, menu «Exports», puis «Emploi du temps». 2. Cliquer sur «Emploi du temps» 3. Sélectionner l option «Enregistrer le fichier», puis cliquer sur «OK» Ce fichier sera placé, à priori, dans votre dossier qui contient déjà un fichier portant ce nom-là, il sera renommé en sts_emp_rne_année(1).xml ou (2) ou (3) selon le nombre d exports déjà réalisés. 5/8
4. Génération du fichier EMP - STS Pour exporter les emplois du temps réalisés vers STS-Web, cliquer sur «Fichier» -> «Avec STSWeb» puis sur «Exporter avec l assistant». L assistant va permettre un export en testant la conformité des informations, et éventuellement, identifier les «bloquants». Une option permet de continuer l export en ignorant les éléments non-conformes. On obtient alors un fichier nommé : EDT_vers_STS_RNE_année.xml. Ce fichier doit être renommé en emp_sts_rne_année.xml pour les importations qui vont suivre. Enregistrez ce fichier dans votre dossier habituel pour plus de clarté. Ce fichier sera placé, à priori, dans votre dossier qui contient déjà un fichier portant ce nom-là, il sera renommé en emp_sts_rne_année(1).xml ou (2) ou (3) selon le nombre d exports déjà réalisés. Nous vous invitons également à consulter les fiches 130 et 131 du manuel EDT, accessible depuis le lien fourni dans le paragraphe «Préambule». 6/8
5. Gestion du cahier de texte Les étapes à réaliser sont les suivantes : 1. Se connecter à l ENT 2. Sur la page d accueil, cliquer sur le menu Vie scolaire Scolarité 3. Après ouverture du service «Scolarité», cliquer sur l onglet Import : 7/8
4. Import du fichier STS a. Indiquer le chemin d accès au fichier que vous avez exporté depuis STS-WEB (bouton «Parcourir») b. Cliquer sur le bouton «Importer le fichier STS» 5. Import des cours a. Définir la période sur laquelle vous souhaitez importer le fichier, en documentant la date de début et la date de fin Conseil : Nous vous invitons à tester votre import une première fois sur une courte période de 2 semaines par exemple. Puis s il est correct de le réaliser pour l année complète. b. Si vous désirez importer tous les enseignants et pour toutes les classes, ne renseigner pas les champs «Enseignants» et «Classes» c. Si vous désirez importer un emploi du temps pour un enseignant et/ou une classe en particulier, sélectionner les valeurs souhaitées dans les menus adéquats. d. Indiquer le chemin d accès au fichier que vous avez exporté depuis votre EDT (bouton «Parcourir») e. Cliquer sur le bouton «Importer le fichier EDT» Remarque : La procédure d'import vérifie le quadruplé «date/heures, enseignant, classe, matière» et si ce quadruplé existe déjà dans le cahier de textes la procédure ne fait rien. Les cours ne sont pas écrasés. Conseil : En début d'année, votre emplois du temps n'est pas encore stabilisé, aussi nous vous conseillons la stratégie suivante : Fixez-vous un délai pour stabiliser l emplois du temps, 3 semaines dans notre exemple. Utiliser le champ période pour limiter l initialisation du cahier de texte à 3 semaines à partir de votre emplois du temps provisoire. Une fois votre emplois du temps stabilisé, vous pouvez initialiser à nouveau le cahier de textes sur la période désirée (du jour ou s'arrête le provisoire jusqu'à la fin de l'année scolaire par exemple). Au besoin, vous avez la possibilité de supprimer des évènements importés d EDT : 1. Cocher la case «Choisir une période», puis sélectionner la date de début et la date de fin de la suppression des cours 2. Si vous souhaitez supprimer selon un enseignant et/ou une classe, filtrer sur le(s) champ(s) associé(s) A noter : si aucun filtre n est appliqué, la suppression porte sur tous les cours importés par lot positionnés sur la période sélectionnée. Cette procédure est à appliquer dans le cas d un mauvais import. 3. Cliquer sur le bouton «Supprimer» Remarque : La suppression n impacte pas les cours créés manuellement par les enseignants. Vérifier bien vos champs avant de cliquer sur le bouton 'Supprimer', pour éviter l'effacement non souhaité des contenus du cahier de textes. 8/8