L organisation de réunions, assemblées, congrès, colloques et autres évènements, nécessite une administration rigoureuse et contraignante, la parfaite maîtrise des processus de réservations et contrôles des inscriptions, moyens, ressources individuelles et collectives, vous apporte l assurance d un événement réussi et de l image positive qu il en dégagera avec Events Manager dotez-vous d un assistant complémentaire efficace. De nombreux événements sont organisés pour réunir et communiquer, de quelques dizaines à plusieurs milliers de participants ces évènements sont divers : réunions, congrès, conférences, assemblées, forums, colloques, manifestations sportives, formations leur organisation nécessite une gestion complète et rigoureuse des ressources et des participants afin d en assurer la faisabilité et le succès. De nombreux contrôles sont nécessaires : inscriptions, ressources, plannings, capacités d accueil, les suivis des ressources et disponibilités doivent parfois être assurées à chaque niveau de l événement : nombre d inscriptions, capacités des salles et des hôtels, nombre de repas, adéquation des transports D une utilisation simple et intuitive, Events Manager permet de mettre en oeuvre des procédures de saisies et de contrôles permettant d apporter sécurité et efficacité aux utilisateurs. Au-delà des processus de base : invitations, inscriptions, réservations, certains événements nécessitent des gestions complémentaires: repas, transports, hébergements, visites. et la prise en compte d éléments financiers : remboursement de frais, facturation. EVENTS MANAGER est un logiciel modulaire et personnalisable qui permet d administrer de manière indépendante les différents composants : la gestion des membres, la gestion des événements et des actions, la gestion des ressources, la gestion par structure organisationnelle ainsi que le suivi individuel et collectif des historiques et des actions, et d autres éléments spécifiques tels que cotisations, inscriptions, dons, frais, éléments de facturation. EVENTS MANAGER est un logiciel spécialisé qui réduit considérablement les temps consacrés aux contrôles, courriers, administrations, il améliore la qualité des informations et génère un rapide retour sur investissements. EVENTS MANAGER est construit autour d'une base de données spécialisée dont la vocation est d assister efficacement les utilisateurs qui assument les tâches courantes de gestion et de communication. Pour répondre à cet objectif, son organisation fonctionnelle permet d'accéder rapidement aux synthèses ou aux détails des informations concernant : les membres, les participants, les intervenants, les descriptifs d'évènements, la logistique associée à l'organisation. Grâce aux nombreux outils intégrés les gestionnaires peuvent effectuer rapidement tous types de sélections et utiliser les résultats, sans manipulation de fichiers, dans les principaux outils bureautiques ( Word, Excel... ), ils peuvent ainsi facilement générer automatiquement différents courriers, mailings, listes ou fichiers, et importer ou exporter des informations à destination d'autres systèmes (comptabilité, marketing). L architecture réseau proposée permet d'associer des profils d'utilisation en fonction de la responsabilité de chaque utilisateur. EVENTS MANAGER peut aussi être utilisé avec le module "FRONT OFFICE WEB" qui offre un accès sécurisé aux membres et participants pour procéder eux-mêmes à leur préinscription, demandes d informations, ainsi qu à toutes diffusions d informations collectives ou personnelles. Events Manager Document commercial V 1.04 FR 1 / 5
Une organisation métier Les informations nécessaires aux différents processus de gestion sont organisées en thèmes fonctionnels : - Descriptif détaillé du ou des évènements - Recueil des demandes individuelles et collectives - Confirmations d inscription - Plannings des sessions, salles, intervenants... - Gestion des éditions, lettres, formulaires, listes - Réservations hôtels, transports, repas, visites,... - Suivi administratif, Coûts, frais, courriers. - Historisation des actions, statistiques - Liens bureautiques (Word, Excel,...), L organisation modulaire d EVENTS MANAGER permet d offrir une adéquation parfaite aux besoins de chaque client. Le module "front-office WEB", solution INTERNET ou INTRANET personnalisable et sécurisé autorise un accès direct afin de s'informer sur l organisation et les modalités d inscription, de procéder directement à une demande d inscription et génère ainsi de précieuses économies de temps des services administratifs (renseignements, redondance de saisies d informations, réactivité (email), modalités de paiement, suivi des courriers ). Les fonctionnalités sont adaptées pour répondre aux besoins particuliers de gestion et apportent d importantes économies de temps d'administration et de coûts et une véritable valeur ajoutée: - qualité de services améliorée. - accessibilité des informations - gains de productivité - réduction des coûts de diffusion(impression, timbres) - suivi des historiques - contrôles de cohérences - intégration d automatismes - requêtes libres Une navigation intuitive L interface graphique apporte une convivialité appréciée par tous les utilisateurs; des procédures personnalisables permettent de produire des résultats dynamiques, d effectuer des recherches sur des situations ou évènements historisés ou planifiés, d établir des contrôles, d élaborer des formulaires et de générer les diverses listes préalablement définies. Une simple sélection permet de changer de fonctions, d accéder au planning ou d éditer un formulaire. Events Manager a été conçu pour s'adapter à l'organisation et à la terminologie métier des utilisateurs: les termes des libellés, les menus et accès aux procédures sont personnalisables et respectent notre objectif d'offrir un outil informatique efficace et proche de l'utilisateur. Une architecture informatique ouverte Afin de répondre aux différents types d'organisations, la solution EVENTS MANAGER est proposée en plusieurs versions : Monoposte, Réseau Client/Serveur, et WEB. Outre ses fonctions propres à l organisation d un événement, Events Manager permet de gérer, sans obligation et de manière indépendante, un fichier personnalisé de membres permanents (adhérents, salariés, membres ). Les processus d inscriptions évitent toute redondance de saisie et génèrent automatiquement la mise à jour du dossier de chaque membre participant et historicité automatique des actions et des suivis de courriers. La base de données contient de nombreuses informations permettant d'assurer la gestion administrative ultérieure (mailings, informations, invitations, courriers, relances, statistiques ). Events Manager Document commercial V 1.04 FR 2 / 5
Les procédures de confidentialité définissent les profils utilisateurs pour des accès réservés aux classes d informations (populations, procédures, fonctions,...). EVENTS MANAGER est doté de procédures d import-export, toutes les informations peuvent être intégrées automatiquement dans les fonctions bureautiques ou être extraites pour générer des fichiers et alimenter d autres systèmes d informations ou services externes (ex : services d imprimerie, import d informations gérées sur un autre système d informations, export vers les outils de communication). En mode WEB, gestionnaires ou participants peuvent accéder aux informations autorisées depuis un navigateur WEB standard sécurisé (Internet Explorer, Netscape) ; En fonction de chaque client et de son organisation, des paramètres définissent les fonctions autorisées, les éventuelles populations et les niveaux d accès aux informations des membres ou des participants. Le catalogue des évènements ou actions Le catalogue permet d'enregistrer les évènements récurrents sous forme générique avec leurs moindres détails : domaine, thème, description, périodicité, pré-requis, effectifs mini-maxi, matériels et supports nécessaires, coûts (directs et indirects), organisation (interne, externe), présentation,... Pour des besoins détaillés de gestion, chaque événement peut être décliné en sessions (unités de gestion). Cette souplesse d organisation offre la possibilité de gérer indépendamment chaque session pour la considérer comme un sous-ensemble de l évènement et permet ainsi l enregistrement et les contrôles des éléments individuels (financiers : cotisations, dons, inscriptions, frais,..) ou des ressources collectives (contrôles dynamiques des capacités d accueil, vérification et attribution des ressources disponibles telles que n de chambre, système de billetterie ou réservation de place, hébergements, repas, transports, logistique). Des procédures de gestion permettent à l utilisateur de transformer rapidement des demandes ou réservations d inscription en confirmation, d activer les courriers associés (confirmation d inscription, remise de chèques, liste de participants, ) et de connaître immédiatement leur impact sur les moyens nécessaires ( places, supports, transports, hôtels, visites, repas..). Le catalogue des évènements génériques sert de référentiel pour l élaboration et la planification des sessions à caractère répétitif : réunions, assemblées, congrès, réunions dont le contenu se reconduit à périodicité annuelle, trimestrielle, mensuelle, avec des publics ou lieux différents. A tout instant et pour chaque événement, ou session d un événement, le gestionnaire connaît la situation et le statut des inscriptions en cours (demandes, confirmations, annulations, liste d attente) et peut répondre aux demandes d informations des organisateurs, d'une hiérarchie, de partenaires ou prestataires de services. Des états prédéfinis permettent de fournir à la demande de nombreux formulaires et listes personnalisables. L'organisation des événements répétitifs Initialisés à partir d un évènement générique, les évènements peuvent être déclinés en sessions multiples pour lesquelles le gestionnaire peut spécifier tous les composants spécifiques et différents de son déroulement : dates de planification, lieux, intervenants, places disponibles, transports, coûts, supports, Des touches de fonction permettent d obtenir une vision immédiate des : Places disponibles, Demandes, Réservations, Liste d attente, Animateurs, Employeurs Dossiers Individuels Affectation, Frais Events Manager Document commercial V 1.04 FR 3 / 5
Moyens, Logistique La capacité de personnalisation du logiciel par des fonctions standard, permet d apporter une réponse adaptée aux besoins spécifiques de chaque gestionnaire et garantit la pérennité de la solution. Gestion des membres et participants La base de données détaillée des membres (participants potentiels) permet de gérer toutes les informations utiles et d administrer de manière individuelle ou collective (par entités ou structures) les participants afin de déclencher des recherches, des analyses ou des procédures telles que sélection de population et production de lettres ou formulaires personnalisables : lettre d invitation, courriers individuels personnalisés, confirmations d inscription, convocations, liste de participation, relances, étiquettes, badges, réservations hôtels, transports, mails, SMS, Les actions individuelles réalisées sont historisées au niveau de chaque participant et permettent au gestionnaire d'accéder à un historique individuel détaillé afin d'établir toutes analyses et statistiques sur la fréquentation du participant et/ou de sa structure d'appartenance (employeur, association, organisme, secteur ) aux évènements présents et passés. Les fonctions de navigation du logiciel permettent d'obtenir instantanément une vision précise sur tout l'aspect logistique ou budgétaire associé à chaque participant : matériel nécessaire, repas, transport, hébergement, suivi des courriers envoyés. En mode WEB, les informations de gestion au niveau «membres», peuvent être complétées par le participant lui-même, sous réserve des autorisations paramétrées par les utilisateurs. Le Suivi Administratif Le processus administratif concernant l organisation des évènements est important, de nombreuses communications à l adresse des participants, décideurs, partenaires, doivent ponctuer ces étapes. Les liens dynamiques d EVENTS MANAGER avec les outils bureautique standards du marché (WORD, EXCEL, messageries) permettent d'interfacer directement ces outils sans manipulation de fichiers d utiliser avec des modèles ou fond de pages existants et de procéder aux productions des lettres ou emails personnalisés. EVENTS MANAGER est doté d un outil d interrogation intégré qui permet de créer des populations en fonction des besoins des utilisateurs, d effectuer les sélections et les paramétrages d éditions ou de constitutions de fichiers et la constitution de filtres et requêtes. EVENTS MANAGER permet ainsi de réduire de manière importante toute la gestion associée aux productions de listes, formulaires, rapports, interfaces et offre une gestion intégrée permettant d assurer les suivis individuels des courriers adressés aux participants. EVENTS MANAGER est installé avec un catalogue très complet d états prédéfinis personnalisables : Catalogue du ou des événements organisés Détail des évènements Planning des sessions Accord de participation Accusé de réception Confirmation d'inscription Convocation, Plan d accès Lettre personnalisée Liste de présence Liste d émargement Badge, Chevalet Attestation de présence Mailings. Appréciations, Qualité Events Manager Document commercial V 1.04 FR 4 / 5
Eléments de coûts Statistiques Historique des participations L historisation automatique des actions et des sessions permet de fournir les éléments indispensables pour les statistiques: analyse des demandes, origines, refus, causes, satisfaction, qualité,.de répondre à toutes questions relatives aux participants et évènements, à leur fréquentations ou absences, et procure une aide indispensable pour l élaboration des contacts et actions ciblées. Modes d utilisation Avec EVENTS MANAGER le temps administratif dégagé permet d'accroître le temps consacré aux contacts utiles: organisation et logistique, contacts commerciaux avec les participants et intervenants, EVENTS MANAGER peut être installé sur votre site (Mode réseau) ou sur un site externalisé distant (Serveur WEB). Pour remplacer ou réduire les charges informatiques internes, PS2i propose une prise en charge partielle ou totale des services et moyens informatiques : gestion de la base d informations, administration du serveur, administration des moyens informatiques (externalisation des paramétrages, maintenances et productions). Services Conseils, Etudes, Paramétrage, Formations, Maintenances, Help Desk. Pour les évènements ponctuels ou saisonniers : Le temps d un événement, pour quelques semaines ou quelques mois, PS2i assure l'hébergement temporaire de votre solution et de votre base. PS2i propose aussi une solution complète d externalisation pour : - la gestion des membres d assemblées, d associations, fondations ou organisations diverses - les communications et organisations d évènements ponctuels ou récurrents - la prise en charge des communications entrées/sorties, renseignements et inscriptions. Contacts : FRANCE SUISSE SUD-EST International Business Park ABC-1a 36, Avenue Cardinal Mermillod F-74160 ARCHAMPS CH- CAROUGE (Genève) Email : commercial@ps2i.com Email : infos@ps2i.com Events Manager Document commercial V 1.04 FR 5 / 5