Office fédéral des assurances sociales Circulaire sur les subventions aux organisations de l aide privée aux personnes handicapées Applicable aux subventions pour les exercices 2004 à 2006 OFCL, Diffusion publications, CH-3003 Berne www.bbl.admin.ch/bundespublikationen 318.507.10 f 6.03 800
Table des matières 1 Droit aux subventions 1.1 Définition de l organisation 1.2 Définition d «exploitation selon l art. 74 LAI» 1.3 Définition des prestations et des catégories de prestations 1.4 Définition de la prestation spécifique 1.5 Définition de l échelon national et de la région linguistique 1.6 Définition de la personne handicapée 1.7 Définition de la large mesure 1.8 Définition des tiers 2 Prestations 2.1 Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches 2.2 Cours 2.2.1 Cours pour handicapés et/ou leurs proches 2.2.2 Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés 2.3 Prestations ayant pour objet de soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3 Conditions 3.1 Informations de base concernant chaque organisation 3.2 Preuve du besoin 3.2.1 Définition des prestations spécifiques fournies jusqu ici 3.2.2 Définition des prestations spécifiques élargies 3.2.3 Définition des nouvelles prestations spécifiques 3.3 Accord avec d autres organisations 3.4 Enregistrement des prestations 3.4.1 Définition de l activité bénévole 3.4.2 Conseil et aide 3.4.3 Cours
3.4.4 Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3.5 Comptabilité 3.5.1 Exigences en matière de comptabilité financière 3.5.2 Exigences en matière de comptabilité analytique 3.6 Qualité de l offre de prestations 4 Contrat de prestations 4.1 Types de contrats 4.1.1 Contrat de prestations avec une organisation 4.1.2 Contrat de prestations avec un groupement (société simple) 4.1.3 Contrat-cadre de prestations 4.2 Durée 4.3 Voies de droit 4.4 Rapport de droit 5 Montant de la subvention AI/AVS 5.1 Prestations supplémentaires 6 Procédure 6.1 Présentation de la preuve du besoin pour la période contractuelle 2004 à 2006 6.2 Negotiations contractuelles 6.3 Annonce de modifications 6.4 Données annuelles du controlling 6.5 Délais 6.6 Versement de la subvention AI/AVS 6.7 Procédure en cas de non-respect du contrat par le mandataire 6.7.1 Non-respect des objectifs quantitatifs convenus 6.7.2 Non-respect des objectifs qualitatifs convenus 7 Dispositions transitoires 8 Entrée en vigueur
9 Annexe 9.1 Définition des informations de base relatives aux organisations (selon le chapitre 3003) 9.2 Explications relatives aux informations de base pour les organisations parties à plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI 9.3 Tableaux pour l enregistrement des prestations concernant le conseil, l aide et les cours 9.4 Programme d activité/enregistrement des prestations PROSPREH 9.5 Définitions relatives à la comptabilité financière 9.6 Explications relatives à la comptabilité analytique 9.6.1 Comptabilité analytique par organisation liée par un contrat de prestations (mandataire et soustraitants) 9.6.2 Comptabilité analytique consolidée au niveau du contrat de prestations 9.6.3 Considérations générales 9.6.4 Exigences minimales en matière de comptabilité analytique (postes de frais/unités d imputation) 9.7 Ordonnance sur les exigences professionnelles posées aux réviseurs spécialement qualifiés 9.8 Conditions de qualité 9.9 Extrait de la Loi sur l AI (LAI) 9.10 Extrait du Règlement sur l AI (RAI)
1 Droit aux subventions Pour pouvoir bénéficier de subventions conformément à l art. 74 LAI, une organisation doit remplir toutes les conditions énoncées aux chapitres 1.1 à 1.8 et 3.4 à 3.6. 1.1 Définition de l organisation 1001 L organisation (fondation ou association) doit être une institution de droit privé, reconnue d utilité publique, et avoir son siège en Suisse. Le but de l organisation, défini par les statuts, doit être d intérêt public et œuvrer pour le bien de tiers. L organisation ne poursuit pas un but lucratif. Ses ressources doivent être utilisées rationnellement; en particulier, nul ne saurait en tirer un avantage excessif au détriment des intérêts de l organisation. En sa qualité d organisation de l aide privée aux personnes handicapées, elle fournit des prestations énoncées dans la présente circulaire. On différencie l organisation de l aide spécialisé et l organisation d entraide. Définition d «organisation d entraide»: Toutes les conditions énumérées ci-dessous doivent être remplies: L organisation est organisée de manière associative; Les intéressés ou leurs proches sont majoritaires au sein de l organe directeur de l organisation; L entraide apparaît nettement dans la définition des objectifs (statuts, lignes directrices, objectifs stratégiques). L organe directeur de l organisation (comité directeur, conseil de fondation) travaille à titre honorifique, le versement d indemnités dépassant le remboursement des frais effectifs ou une indemnisation adéquate pour l exécution de tâches particulières étant exclu. Dans le souci d être suffisamment représenté et pour être en mesure de remplir en permanence les tâches lui incombant, l organe directeur se compose de 5 personnes au moins, 2 d entre elles au plus pouvant être unies par des liens familiaux (personnes mariées, parentes ou lien par alliance).
Dans ce cas, l organe directeur est formé de 7 membres au moins. Le/la président/e (et son remplaçant) et le/la directeur/trice de l organisation (et son remplaçant) ne peuvent pas avoir de liens de parenté, sauf s ils exercent leur activité à titre honorifique. Le/la directeur/trice de l organisation (et son remplaçant) n a pas le droit de vote au sein de l organe directeur. La direction exceptée, au maximum un/une collaborateur/ trice rémunéré/e peut faire partie, avec droit de vote, de l organe directeur. Les comptes annuels de l organisation (bilan et compte de résultats, éventuels comptes annexes) sont vérifiés tous les ans par deux personnes compétentes, habilitées à cet effet et indépendantes de l organe directeur et de la direction de l organisation. L OFAS recommande de confier cette tâche à un organe de révision professionnel. A partir d une subvention AVS/AI de 300 000 francs, la révision doit impérativement être effectuée conformément à l ordonnance sur les exigences professionnelles posées aux réviseurs spécialement qualifiés (voir annexe 9.7). Le bilan et le compte des résultats doivent être rendus publics sous la forme d un rapport et complétés par un rapport d activité. Un éventuel bénéfice au terme de l exercice comptable ne peut être ni distribué ni détourné de sa destination première; il doit être répercuté sur l exercice suivant pour la réalisation des objectifs fixés. En cas de dissolution de l organisation, les obligations en cours sont honorées et un éventuel actif est remis à une organisation privée reconnue d utilité publique qui poursuit des objectifs identiques ou similaires. 1.2 Définition d «exploitation selon l art. 74 LAI» 1002 On entend par exploitation toutes les activités en lien avec la fourniture de prestations selon l art. 74 LAI et les flux financiers associés.
1.3 Définition des prestations et des catégories de prestations 1003 Dans le domaine d application de la présente circulaire, les prestations et les catégories de prestations reconnues ont été subdivisées de la manière suivante: Prestations Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches Cours pour handicapés et/ou leurs proches Catégories de prestations Brefs conseils Conseil social et aide aux handicapés (individuellement ou en groupe) Conseil social et aide aux proches et aux personnes de référence (individuellement ou en groupe) Aide aux handicapés dans des lieux d accueil (en groupe ou, exceptionnellement, de manière individuelle) Conseil en matière de construction aux handicapés Conseil juridique aux handicapés Cours d un jour Cours en bloc Cours annuels et semestriels subdivisés selon les types de cours suivants: Cours de réadaptation Cours de formation continue Cours de loisirs et sport
Prestations Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (LUFEB/PROS- PREH/PSPIA) Catégories de prestations Cours d un jour Cours en bloc Cours annuels et semestriels Information et relations publiques Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques Travail de fond/participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique Prestations de base pour l encouragement de l entraide/ conseil aux organisations et groupes d entraide ainsi qu aux particuliers 1.4 Définition de la prestation spécifique 1004 Est considérée comme une prestation spécifique, une prestation faisant partie d une certaine catégorie de prestations et destinée à un (des) groupe(s) cible(s) défini(s). 1.5 Définition de l échelon national et de la région linguistique Les partenaires d un contrat de prestations avec l OFAS doivent proposer leurs prestations spécifiques (voir chapitre 2) dans toute la Suisse ou dans une région linguistique. 1005 Pour un rayon d action à l échelon national, l offre de prestations spécifiques doit satisfaire aux conditions suivantes:
Les prestations spécifiques sont fournies durablement et systématiquement dans au moins deux des trois langues officielles (allemand/français/italien). Les prestations spécifiques sont fournies de manière décentralisée dans deux (ou trois) régions linguistiques; c està-dire, en cas de: conseils et renseignements par téléphone: les appels téléphoniques proviennent de plusieurs cantons, sans concentration géographique particulière; consultations: les éventuels centres locaux de consultation sont répartis dans les deux (trois) régions linguistiques concernées. Pendant toute la durée contractuelle, les consultations sont proposées à une clientèle provenant à raison de 80% au moins des cantons des deux (trois) régions linguistiques, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; cours: pendant toute la durée contractuelle, les participants proviennent à 80% au moins des cantons des deux (trois) régions linguistiques, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (PROSPREH): les prestations offertes doivent présenter un intérêt national. Le matériel d information est distribué dans au moins 80% des cantons des deux (trois) régions linguistiques et est imprimé dans la langue de la région concernée. 1006 Pour un rayon d action à l échelle d une région linguistique, l offre des prestations spécifiques doit satisfaire aux exigences suivantes: Les prestations spécifiques sont fournies durablement et systématiquement dans toute la région linguistique (Suisse allemande, Suisse romande ou Suisse italienne). Les prestations spécifiques sont fournies sur l ensemble de la région linguistique, sans concentration géographique particulière; c est-à-dire, en cas de:
conseils et renseignements par téléphone: les appels téléphoniques proviennent de toute la région linguistique, sans concentration géographique particulière; consultations: les éventuels centres locaux de consultation sont répartis sur toute la région linguistique concernée. Pendant la durée contractuelle, les consultations sont offertes à une clientèle provenant à raison de 80% au moins des cantons de la région linguistique, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; cours: pendant toute la durée contractuelle, les participants proviennent à raison de 80% au moins des cantons de la région linguistique concernée, sans concentration particulière. Dans des cas dûment justifiés, l OFAS peut autoriser des exceptions; prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation de personnes handicapées (PROSPREH): les prestations offertes doivent revêtir un intérêt pour la région linguistique. Le matériel d information est distribué dans au moins 80% des cantons de la région linguistique et est imprimé dans la langue de la région concernée. 1.6 Définition de la personne handicapée 1007 La définition de la personne handicapée se base sur l art. 8 de la Loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA). Dans ce sens, sont reconnues comme personnes handicapées: les bénéficiaires d une prestation de l AI (prestations individuelles de l AI telles que mesures médicales, mesures de réadaptation professionnelle, rentes, allocations pour impotents, moyens auxiliaires, etc.) les personnes ayant une décision de l AI attestant une incapacité de gain d au moins 10%. 1008 Toute organisation doit être en mesure d apporter la preuve qu elle s occupe de personnes handicapées. L OFAS règle la procédure.
1009 Les personnes handicapées qui atteignent l âge ouvrant le droit à la rente de vieillesse de l AVS continuent à être assimilées à des handicapés au sens de la présente circulaire. 1010 Les personnes dont l invalidité ne se manifeste qu après l ouverture du droit à une rente de vieillesse AVS ne sont pas considérées comme handicapées au sens de la présente circulaire (voir à cet effet la Circulaire sur les subventions aux organisations de l aide privée à la vieillesse, n de commande: 318.303.02 f). 1.7 Définition de la large mesure 1011 Un mandataire doit consacrer ses activités entièrement ou dans une large mesure à l aide aux handicapés. Cette orientation doit pouvoir être perçue dans ses statuts, dans ses objectifs stratégiques ainsi que dans les données sur les prestations offertes, recueillies de façon continue et systématique (voir chapitre 3.4). Si un mandataire ne consacre pas la totalité mais seulement la majeure partie de ses activités à l aide aux handicapés, il peut bénéficier de subventions à la condition qu au moins la moitié des heures de travail fournies soit consacrée à des prestations au sens de la présente circulaire en faveur des personnes handicapées ou qu au moins la moitié de sa clientèle soit composée de personnes handicapées. 1.8 Définition des tiers 1012 Les mandataires actifs à l échelle nationale ou dans une région linguistique ne sont pas tenus de fournir seuls toutes les prestations spécifiques convenues par contrat. Ils peuvent faire appel à des tiers (sous-traitants) (voir chapitre 3.3). 1013 Les tiers sont en premier lieu des organisations de l aide privée aux handicapés reconnues d utilité publique, qui consacrent leurs activités entièrement ou dans une large mesure
aux intérêts des handicapés, à l échelon national, dans une région linguistique, au niveau régional, cantonal ou local. 1014 D autres institutions reconnues d utilité publique peuvent également être associées, à la condition qu aucune organisation appropriée d aide aux handicapés reconnue d utilité publique ne soit en mesure de fournir des prestations conformes aux besoins. Les justificatifs correspondants doivent être présentés à l OFAS. 1015 Dans des cas exceptionnels, des organisations non reconnues d utilité publique peuvent aussi intervenir en qualité de tiers. L organisation doit alors préalablement prouver à l OFAS qu il ne lui est pas possible pour des raisons économiques et techniques de fournir elle-même ou avec des organisations tierces reconnues d utilité publique des prestations conformes aux besoins.
2 Prestations 2001 Des subventions de l AI/AVS sont accordées pour des prestations adéquates et économiques perçues et fournies en Suisse. 2002 Ne peuvent pas être prises en compte: l activité des organes d associations/fondations; les assemblées d associations et les assemblées de délégués; les tâches de représentation incombant aux organes d une association; les campagnes de récolte de fonds. 2.1 Conseil et aide aux handicapés ou à leurs proches 2003 Par conseil et aide, on comprend les activités fournies par du personnel spécialement qualifié pour le conseil en faveur de personnes handicapées, de leurs proches et des personnes de référence et centrées sur les problèmes desdites personnes. Sont considérées comme des personnes de référence les personnes qui sont directement en contact avec la personne handicapée, par exemple son partenaire. 2004 Les catégories de prestations sont définies comme suit: Brefs conseils: contact personnel ou téléphonique unique, par lequel le personnel spécialisé communique des informations ou effectue un tri envers d autres services, jusqu à 1 heure au plus. Conseil social et aide aux handicapés: conseil et aide qualifiés, traitant en premier lieu des problèmes rencontrés par les handicapés, avec tenue d un dossier. On fait une distinction entre conseil individuel et conseil en groupe. Conseil social et aide aux proches et aux personnes de référence: conseil qualifié traitant en premier lieu des problèmes ren-
contrés par les proches et les personnes de référence, avec tenue d un dossier. On fait une distinction entre conseil individuel et conseil en groupe. Aide aux handicapés dans des lieux d accueil: aide dans des lieux d accueil, avec horaire d ouverture régulier et défini, dans l optique de favoriser les contacts et les activités en société, en groupe ou, exceptionnellement, de manière individuelle. Conseil en matière de construction: conseil concernant des problèmes personnels de logement et de construction fourni par des spécialistes formés en matière de construction. Conseil juridique: conseil personnel sur des questions de droit, fourni par une personne ayant suivi une formation juridique. 2005 Ne sont assimilées ni au conseil ni à l aide notamment les activités suivantes: Les prestations ménagères, les soins, les mesures thérapeutiques ou médicales; Les mesures de prévention ou celles destinées à la réhabilitation médicale; Les tâches relevant de l activité d écoles spécialisées, d établissements de réadaptation professionnelle, des offices AI, d ateliers, de homes et de centres de jour; Les tâches en rapport avec la fabrication, la distribution, la remise en état de moyens auxiliaires et avec le conseil technique en la matière; Les travaux manuels et techniques en rapport avec la fabrication d imprimés; L entretien et le nettoyage de machines et d équipements; Les procédures en cas de litiges juridiques; Les révisions comptables; Les tâches administratives en rapport avec les collectes, la récolte de fonds et les campagnes publicitaires.
2.2 Cours 2006 Il convient de distinguer entre les offres suivantes (catégories de prestations): Cours en bloc Cours de plusieurs jours, généralement avec logement hors du domicile Cours d un jour cours d une demi-journée ou d une journée entière Cours semestriels et annuels Cours consacrés à des thèmes spécifiques, avec un horaire hebdomadaire fixe ou selon un programme annuel fixe. A l intérieur de chaque catégorie de prestations, on fait la distinction entre les types de cours suivants: réadaptation: cours permettant de recouvrer des aptitudes et des connaissances; formation continue: cours servant à acquérir des capacités et des connaissances supplémentaires; loisirs et sport: cours destinés à entretenir les contacts sociaux, à organiser les loisirs au quotidien et pendant les vacances et à pratiquer des activités sportives. La méthode, la didactique et la forme de réalisation se réfèrent à l objectif, au contenu, aux thèmes et au cercle des participants concernés. 2007 Le programme des cours et les horaires doivent être définis à l avance. 2008 Les cours doivent se dérouler en Suisse et être fréquentés par cinq personnes au moins. 2.2.1 Cours pour handicapés et/ou leurs proches 2009 Sont considérées comme des cours pour les handicapés et leurs proches les manifestations qui servent à améliorer la situation des personnes concernées par rapport au handicap et à surmonter les problèmes étroitement liés à celui-ci.
Les cours à l attention des handicapés visent à améliorer la situation spécifique d une personne résultant de son atteinte à la santé, à rendre cette personne apte à défendre ses intérêts et à gérer autant que possible son existence de manière autonome. Les cours à l attention des proches visent à maîtriser les problèmes psychologiques, sociaux et pratiques étroitement liés au handicap. Le contenu et le thème des cours doivent correspondre aux objectifs énoncés ci-dessus. 2010 L offre de cours est nécessaire du fait qu une fréquentation spontanée de l offre existante n est pas possible ou difficilement exigible. C est le cas lorsque: L objectif et le contenu d un cours nécessitent une orientation spécifique en raison du handicap; La didactique, la méthode et la forme de réalisation doivent être adaptés à un handicap; L offre existante ne peut pas être utilisée en raison d obstacles architectoniques, de problèmes de transport ou de tout autre motif lié au handicap. 2011 Ne sont pas assimilées à des cours: Les visites d exposition, exhibition et autres (dans la mesure où celles-ci ne font pas partie intégrante d un cours); Les manifestations faisant partie du programme courant d un établissement au sens de l art. 73 LAI (écoles spécialisées, centres de réadaptation, ateliers, homes, centres de jour); L application de mesures de réadaptation de l AI; L application de mesures médicales ou thérapeutiques et les soins dans le cadre d un traitement; Les compétitions par groupe ou individuelles (championnats); Les manifestations religieuses ou culturelles (dans la mesure où celles-ci ne font pas partie intégrante d un cours); Les rencontres prévues par les statuts d une organisation (notamment assemblée générale, assemblée des délégués, séances de comité, de commissions et autres).
2.2.2 Cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat des organisations de l aide privée aux handicapés 2012 Sont considérées comme des cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat (y compris les bénévoles et les personnes occupées à titre honorifique) les manifestations qui permettent au personnel des organisations de l aide privée aux handicapés d acquérir les connaissances et les capacités spécifiques dont ils ont besoin en matière de handicap pour l accomplissement de leurs tâches. 2.3 Prestations ayant pour objet de soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 2013 Ces prestations ne s adressent pas exclusivement à une personne handicapée ou à des groupes de handicapés mais aussi à d autres personnes ou groupes. Elles comprennent: Information et relations publiques information auprès des médias et du public médias et publications propres à l organisation, accessibles au public centre d information et de documentation Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques développement, élaboration et diffusion de matériel d information et de supports médiatiques à l attention des handicapés sensoriels ou ayant des difficultés d apprentissage mise en relation avec des services d aide mise en relation avec des services d interprètes Travail de fond/participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique Prestations de base pour favoriser l entraide Conseil et aide à des organisations et groupes d entraide et à des personnes individuelles
Le mandataire présentera à l OFAS un programme d activité pour la durée du contrat. Ce programme indiquera pour chaque prestation les points suivants: La description qualitative de la prestation; Les données de la planification (quantités et fréquences); L objectif de la prestation et, si possible, le groupe cible; Les différentes mesures; Les mesures de référence utilisées pour contrôler si l objectif est atteint. Les indications fournies seront aussi détaillées que celles utilisées par le mandataire pour son propre controlling interne. L annexe 9.4 contient une énumération des prestations ainsi que des indications concernant l enregistrement des prestations. 2014 Les frais de toute participation au travail de groupements communaux, cantonaux ou fédéraux nécessaire pour soutenir et promouvoir la réadaptation des personnes handicapées de même que ceux de l exercice d une tâche dans des commissions ou des groupes de travail et de coordination seront imputés à la catégorie de prestations donnant droit à une subvention. 2015 Les prestations qui n ont pas pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés sont énumérées dans l annexe 9.4.
3 Conditions 3001 Les conditions formelles suivantes doivent être remplies cumulativement. 3.1 Informations de base concernant chaque organisation 3002 Chaque organisation liée par un contrat de prestations (mandataires et sous-traitants) met à la disposition de l OFAS les informations de base suivantes, celles-ci ne leur étant demandées qu une seule fois: statuts, actes de fondation, but visé, etc. structure de l organisation, organigramme brève description du champ d activité, objectifs stratégiques, schéma directeur L organisation qui modifie l un ou l autre de ces documents est tenue d adresser la nouvelle version à l OFAS. 3003 Les mandataires présenteront chaque année à l OFAS sur papier, avec les données consolidées du controlling, les informations de base suivantes de chaque organisation partie au contrat de prestations (mandataires et sous-traitants): le rapport annuel (y compris les comptes de l exercice); le rapport de l organe de révision la comptabilité analytique (CA) dûment remplie, selon l annexe 9.6.1; les données de l organisation relatives au dernier exercice bouclé, notamment (pour les définitions voir l annexe 9.1 de la présente circulaire): a) Nombre de collaborateurs (postes à plein temps) x dont nombre de collaborateurs handicapés (postes x à plein temps) b) Volume du travail bénévole (postes à plein temps) (estimation) dont nombre de bénévoles handicapés (postes à plein temps) (estimation) x x
c) Volume du travail honorifique (postes à plein temps) (estimation) dont nombre de handicapés assumant une fonction honorifique (postes à plein temps) (estimation) d) Coûts de personnel, charges sociales comprises (v. cellule W7 de la CA) e) Coûts globaux après la répartition des coûts indirects/généraux (v. cellule W16 de la CA) f) Total des produits (v. cellule W23 de la CA) x g) Subventions AI/AVS (art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS) (v. cellule W18 de la CA, après déduction du bonus handicapés) h) Bonus handicapés reçu x Ces informations de base doivent être fournies sous l angle de l exploitation visée par l art. 74 LAI, soit pour toutes les prestations régies par cet article, qu elles soient cofinancées ou non par l AI. Les organisations parties à plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI trouveront une indication concernant la répartition des informations de base dans l annexe 9.2 «Explications relatives aux informations de base». 3004 En présentant les rapports de révision, le mandataire signale à l OFAS toute réserve émise à son égard ou à l égard de l un de ses sous-traitants dans l un de ces rapports. x x x x x 3.2 Preuve du besoin 3005 La preuve du besoin doit être apportée pour les prestations spécifiques nouvelles et/ou élargies selon le chapitre 2. Le besoin supplémentaire de prestations spécifiques doit être plausible et démontrable. La preuve du besoin doit être fournie au moyen des formulaires établis par l OFAS et comprend les parties suivantes: données des organisations
indications qualitatives concernant les prestations + estimation des coûts/financement indications quantitatives concernant les prestations 3.2.1 Définition des prestations spécifiques fournies jusqu ici 3006 Pour déterminer les prestations fournies jusqu ici, on se base sur les prestations contractuelles fournies jusqu ici ainsi que sur les prestations nouvelles/élargies pour la période 2001 à 2003; pour vérifier la plausibilité des données et pour l extrapolation, on tient compte également des indications de la statistique des prestations 2001 et 2002 du mandataire. 3.2.2 Définition des prestations spécifiques élargies 3007 Les prestations élargies pour la période 2004 à 2006 sont des prestations spécifiques que le mandataire a déjà fournies quant à leur contenu durant la période 2001 à 2003 et pour lesquelles il a reçu une subvention de l AI/AVS; en revanche la quantité ou la qualité de ces prestations élargies est supérieure à celle des prestations convenues pour la période 2001 à 2003, et la preuve peut en être apportée, ce qui amène le mandataire à demander une subvention plus élevée. 3008 Une demande d élargissement de prestations spécifiques exige une coordination de l élargissement entre toutes les organisations fournissant des prestations spécifiques semblables et la preuve de cette coordination doit être apportée. Il y a lieu également d exploiter les éventuelles ressources libérées par les synergies. 3.2.3 Définition des nouvelles prestations spécifiques 3009 Une prestation spécifique est réputée nouvelle lorsque la catégorie de prestations et/ou le groupe cible sont nouveaux,
que l AI n a pas encore versé de subventions pour la prestation en question et que celle-ci n a pas encore été proposée à l échelle nationale ou dans une région linguistique. 3.3 Accord avec d autres organisations 3010 Les organisations qui fournissent des prestations spécifiques semblables à l échelon national ou dans une région linguistique sont tenues de se concerter et de coordonner leurs offres. 3011 L accord liant les organisations est fixé par écrit et a force obligatoire. Cette manière de procéder permet de définir concrètement les termes de la collaboration, de tirer profit des synergies et d éviter d éventuels doublons. 3012 Sont aussi considérées comme des prestations spécifiques semblables celles qui se distinguent uniquement par des caractéristiques non spécifiques au handicap (p. ex. nationalité, religion, âge des personnes handicapées). 3013 Le cas échéant, le mandataire est tenu de prouver à l OFAS qu il a fait ce qui était en son pouvoir en vue de concrétiser les accords existants. 3.4 Enregistrement des prestations 3014 Les organisations sont tenues de saisir en permanence et systématiquement les prestations fournies et les bénéficiaires des prestations sur les tableaux statistiques de l OFAS. Le mandataire établit chaque année, à l intention de l OFAS, les tableaux statistiques consolidés des prestations (voir annexe 9.3) de toutes les organisations liées par le contrat de prestations. Les tableaux pour la statistique des prestations peuvent être téléchargés sous www.ofas-pratique.ch.
3015 La statistique des prestations indiquera toutes les prestations, donc également celles couvertes par un financement externe (par des dons, etc.), pour autant qu elles relèvent de l art. 74 LAI, à l exception de l activité bénévole. Le mandataire est libre d établir une statistique séparée des prestations bénévoles. 3.4.1 Définition de l activité bénévole 3016 On entend par activité bénévole les prestations fournies selon le chapitre 2 de la présente circulaire si leur rémunération ne va pas au-delà de la couverture des frais de repas, de voyage et de matériel. 3.4.2 Conseil et aide 3017 Le temps consacré à l activité de conseil est saisi en unités de 30 minutes au maximum. Les prestations plus brèves sont additionnées pour former des unités entières. Les appels téléphoniques, les contacts uniques, principalement la remise d informations, le tri, etc. par un personnel spécialisé, jusqu à concurrence d une heure au maximum sont considérés comme de «brefs conseils». Le type du handicap n est pas enregistré dans le cas d un bref conseil. 3018 Il y a lieu d enregistrer le temps de travail que les conseillers formés à cet effet consacrent spécifiquement aux clients. Le temps de travail spécifiquement consacré aux clients comprend le contact direct (personnel ou téléphonique), l établissement des faits avec le client et la recherche d informations, la préparation des entretiens, la correspondance, la rédaction de demandes, les contacts avec les personnes de référence, la négociation du partage du travail avec d autres services, la discussion des cas et l évaluation de la prestation de conseil. Les temps de déplacement et les attentes qui n ont pas pu être mises à profit pour effectuer une autre tâche font partie des contacts.
3019 Ne sont pas considérées comme du temps de travail spécifiquement consacré aux clients: Les séances d équipe (à l exception de la discussion d un cas), les entretiens avec les supérieurs, la supervision de l équipe, la collaboration au sein de groupes de travail et de commissions, les contacts et la liaison avec d autres organisations, les relations publiques, l administration générale, l aide aux personnes qui suivent une formation initiale, une formation continue ou un perfectionnement, la lecture de revues et d ouvrages spécialisés, la préparation de mémentos; Les absences payées (maladie, vacances, visites chez le médecin et autres affaires personnelles urgentes) ainsi que les pauses durant le travail. 3020 Pour les prestations de conseil social et d aide aux handicapés ainsi qu aux proches et aux personnes de référence, il faut distinguer entre conseils individuels une seule personne handicapée ou une seule personne de référence et conseils en groupe plusieurs personnes handicapées ou plusieurs personnes de référence. Dans les deux cas, il faut enregistrer la totalité du temps de travail du conseiller. 3021 Une personne recevant des conseils, avec tenue d un dossier, n est comptée qu une fois par année, même si le dossier a été clôturé puis rouvert durant cette même période. 3022 Doivent être enregistrées les personnes handicapées qui sollicitent des prestations de conseil et d aide. Les accompagnants ne doivent pas être considérés comme des personnes ayant bénéficié d un conseil. 3023 Les proches et les personnes de référence ne sont enregistrés que si les conseils se réfèrent spécifiquement aux problèmes et aux besoins que ces personnes rencontrent face au handicap. 3024 Pour les lieux d accueil il y a lieu d enregistrer le nombre de heures d encadrement et le nombre de visites (présences).
3025 Le classement selon le groupe cible, le droit à la subvention et le canton de domicile dans les tableaux de la statistique des prestations se réfèrent toujours à la personne handicapée. Il en va de même lorsque le conseil s adresse aux proches ou aux personnes de référence, c est-à-dire lorsque ce sont surtout les proches ou les personnes de référence qui se trouvent confrontés à des problèmes. 3026 En cas de handicap multiple, il y a lieu d indiquer le handicap principal et d inscrire les informations voulues sous la rubrique «handicapés multiple». 3.4.3 Cours 3027 Les données relatives aux cours doivent toujours être indiquées dans l optique de l organisation qui les propose. 3028 Pour les cours en bloc et les cours d un jour, l unité de prestation, par jour et par participant, est la journée de cours. Si un cours ne débute que l après-midi ou prend fin à midi, on ne comptera qu une demi-journée. 3029 Pour les cours semestriels ou annuels, l unité de prestation, par participant et par heure de cours, est l heure de cours. Le nombre d heures de cours est enregistré par unité de 1 heure. 3030 Il y a lieu d enregistrer le nombre de cours dispensés, le nombre de participants (sans responsables de cours et auxiliaires) et la fréquentation. La fréquentation résulte du rapport entre le nombre de journées ou d heures de cours effectivement suivies et le nombre de journées ou d heures de cours théoriquement proposées. Nombre de participants: Le nombre de participants représente le nombre de personnes qui ont effectivement suivi (un jour au moins) le cours. Nombre effectif de journées/d heures de cours: Somme de toutes les personnes présentes durant les journées/ heures de cours proposées.
Nombre potentiel de journées/d heures de cours: Somme de toutes les personnes inscrites pour toutes les journées/heures de cours proposées. 3031 S agissant des cours destinés aux handicapés et à leurs proches, il y a lieu de distinguer les prestations selon le droit des participants à percevoir des subventions (AVS, AI, pas de droit à des subventions). 3032 Les «cours pour les handicapés et leurs proches» donnent lieu à une statistique des clients. Les informations fournies se réfèrent toujours à la personne handicapée. Il en va de même lorsqu un cours est suivi par des proches ou des personnes de référence. 3033 Pour ce qui est des cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat, le nombre de journées/d heures de participants travaillant dans l aide aux handicapés doit être inscrit dans la colonne «Droit à une subvention, art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS», celui des autres participants dans la colonne «Sans droit à une subvention». 3.4.4 Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des personnes handicapées (PROSPREH) 3034 Le mandataire enregistre les prestations fournies et leur volume et justifie l offre réalisée à la lumière des données prévisionnelles selon la grille en annexe 9.4. 3.5 Comptabilité 3035 L OFAS n impose pas un plan comptable uniforme. 3036 Les exigences minimales suivantes doivent toutefois être remplies en ce qui concerne la comptabilité financière et la comptabilité analytique.
3.5.1 Exigences en matière de comptabilité financière 3037 Le principe de comptabilité brute est systématiquement appliqué; les produits et les frais font donc l objet d une comptabilisation séparée et ne sont pas compensés entre eux. En cas de diminution patente des frais, il est possible de s écarter de ce principe (voir annexe 9.5). 3038 La comptabilité financière doit être subdivisée conformément à la structure prescrite (voir annexe 9.5). 3039 Les activités qui peuvent être comptabilisées comme des exploitations annexes et celles devant faire l objet de comptes séparés seront définies d entente avec l OFAS. 3.5.2 Exigences en matière de comptabilité analytique 3040 Le compte des coûts doit être présenté à l OFAS et respecter les directives fixées (voir annexe 9.6). 3041 Le compte des coûts indique les coûts liés à la fourniture d une prestation. Il ne prend donc pas en considération les frais et les produits externes à l exploitation ou qui relèvent d autres exercices. Ces frais et ces produits doivent être sortis de la comptabilité financière. 3042 Pour déterminer les coûts par catégorie de prestations, il y a lieu de tenir une comptabilité analytique avec répartition des frais par centre de coûts et par unité d imputation (voir annexe 9.6). 3043 Toute organisation liée par un contrat de prestations (mandataire et sous-traitants) tient une comptabilité analytique. Celle-ci est remise à l OFAS avec les autres informations de base (voir chapitre 3.1) par l intermédiaire du mandataire. Les organisations dont l activité se concentre sur un seul poste de frais ou sur quelques postes seulement peuvent exploiter une
forme simplifiée du compte des coûts. Les mandataires établissent, à l attention de l OFAS, une comptabilité analytique consolidée de toutes les organisations liées par un contrat de prestations. 3.6 Qualité de l offre de prestations 3044 L organisation est tenue de satisfaire aux conditions de qualité posées par l OFAS (voir annexe 9.8). 3045 Le mandataire est responsable du respect des conditions de qualité (respect des délais inclus) en son nom et au nom des tiers participant au contrat de prestations (voir annexe 9.8). A l égard des tiers, il fixe toutefois librement les critères de contrôle. Si un mandataire n est pas en mesure de satisfaire à une condition de qualité, il est tenu de l annoncer sans délai à l OFAS. 4 Contrat de prestations 4001 Les organisations peuvent conclure un contrat de prestations avec l OFAS pour les prestations spécifiques qu elles fournissent à l échelle d une région linguistique ou au plan national. 4.1 Types de contrats 4.1.1 Contrat de prestations avec une organisation 4002 Les conditions suivantes doivent être remplies: L organisation consacre son activité entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés et fournit la prestation spécifique au plan national ou à l échelle d une région linguistique. Aucune autre organisation ne fournit des prestations spécifiques semblables au niveau national ou dans la même région linguistique. Dans les domaines de l information et
des relations publiques, l OFAS peut admettre des exceptions. L organisation fournit la prestation spécifique seule ou en association avec des tiers. Toute collaboration avec des tiers est réglementée par un sous-contrat de prestations. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat. 4.1.2 Contrat de prestations avec un groupement (société simple) 4003 Les conditions suivantes doivent être remplies: Les organisations consacrent leur activité entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés et fournissent une prestation spécifique semblable pour le même groupe cible au plan national ou à l échelle d une région linguistique. Ensemble, ces organisations forment un groupement (société simple). La collaboration interne, les droits et les obligations réciproques ainsi que le choix de l organisation interlocutrice de l OFAS sont fixés par contrat. Une copie du contrat est remise à l OFAS. Le groupement d organisations soumet son offre de prestations à l OFAS sous forme coordonnée et consolidée. Chaque organisation rattachée au groupement fournit sa prestation spécifique seule ou en collaboration avec des tiers. Ce type de collaboration est réglementé par un souscontrat de prestations. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat. 4.1.3 Contrat-cadre de prestations 4004 Les conditions suivantes doivent être remplies: Les organisations fournissent une prestation spécifique semblable pour différents groupes cibles, un groupe cible au moins en recoupant un autre. Les organisations participant au contrat-cadre fournissent leur prestation spécifique à l échelle nationale ou au niveau
d une région linguistique et consacrent leurs activités entièrement ou principalement aux intérêts des handicapés. Le contrat-cadre détermine pour toutes les organisations concernées l objectif des prestations spécifiques, la description de ces prestations, les exigences de qualité applicables aux prestations, le controlling ainsi que l organisation interlocutrice de l OFAS. Le contrat-cadre est signé par toutes les organisations participantes et par l OFAS. Chaque organisation conclut avec l OFAS un avenant au contrat-cadre dans lequel sont précisés les bases de l organisation, les groupes cibles et la subvention de l AI. Chaque organisation rattachée au contrat-cadre fournit la prestation spécifique seule ou en collaboration avec des tiers. Un sous-contrat de prestation réglemente cette collaboration. Le cas échéant, l OFAS peut se faire remettre une copie dudit contrat. 4.2 Durée 4005 Le contrat prend force le 1 er janvier 2004. 4006 La durée d un contrat de prestations est en règle générale de trois ans au maximum. 4007 Une durée plus courte est envisageable dans des situations exceptionnelles dûment justifiées. C est le cas notamment lorsqu il est établi que la fourniture de prestations spécifiques était imprévisible et qu elle répond à un besoin urgent et important. Il en va de même quand des prestations spécifiques conformes aux besoins et annoncées dans les délais ne peuvent vraisemblablement pas être fournies sur toute la durée du contrat. 4.3 Voies de droit 4008 Si l organisation et l OFAS ne parviennent pas à un accord, l organisation a la possibilité de demander une décision.
Celle-ci peut être attaquée par voie de recours auprès de la Commission fédérale de recours en matière de prestations collectives de l assurance-vieillesse et invalidité. 4.4 Rapport de droit 4009 Le contrat de prestations avec l OFAS règle uniquement le rapport de droit entre l OFAS et le mandataire. Lorsque les prestations à fournir sont confiées en partie à des tiers, les droits et les obligations réciproques ainsi que la procédure de conciliation doivent être réglés dans des sous-contrats de prestations. Ces règles relèvent de la seule compétence du mandataire du contrat et des mandataires des sous-contrats. Demeurent réservées les dispositions du chapitre 1.8 de la présente circulaire. 5 Montant de la subvention AI/AVS 5001 La présente circulaire régit exclusivement le montant de la subvention AI/AVS pour les années 2004 à 2006. On ne saurait en déduire un droit à une subvention fixe pour les années suivantes. 5002 Les subventions AI/AVS sont versées aux mandataires, ceux-ci étant chargés de les transmettre à qui de droit conformément aux contrats passés avec d autres organisations. 5003 La subvention annuelle de l AI/AVS est calculée de la manière suivante: Montant de base pour les prestations fournies jusqu ici (sous réserve de réduction) + majoration au titre du renchérissement + le cas échéant: montant au titre des prestations spécifiques nouvelles/élargies + le cas échéant: montant au titre d une adaptation des salaires réels
5004 Montant de base pour les prestations fournies jusqu ici: La subvention destinée à une partie au contrat pour un exercice correspond en règle générale à la subvention AI/AVS versée pour l exercice précédent, à la condition toutefois que le mandataire ait satisfait aux conditions du contrat de prestations et aux exigences selon l art. 108 ter, al. 2, RAI. 5005 Majoration au titre du renchérissement: Au montant de base s ajoute le renchérissement moyen de l année précédente selon l indice suisse des prix à la consommation de l Office fédéral de la statistique. 5006 Montant pour les prestations spécifiques élargies/nouvelles: L OFAS dispose d une somme fixe (B) pour financer les prestations spécifiques élargies/nouvelles par rapport à la période 2001 à 2003 (y compris une éventuelle adaptation des salaires réels). Cette somme est exclusivement utilisée pour des prestations qui s adressent de manière univoque à des personnes handicapées selon le chiffre 1007 et qui remplissent au moins un des critères suivants: prestations en faveur de groupes cibles/régions sousapprovisionnés; prestations en faveur de personnes gravement ou très gravement handicapées; prestations ayant un caractère d entraide. 5007 La somme (B) est utilisée pour les prestations nouvelles/ élargies considérées comme prioritaires par l AI, pour autant que la preuve du besoin soit fournie de manière plausible. Si la somme mise à disposition s avère insuffisante pour couvrir les besoins dans ce domaine, l OFAS sélectionne un certain nombre de prestations à financer. 5008 Montant pour l augmentation des salaires réels Si l évolution moyenne des salaires réels durant les trois ans précédant l année de négociation est positive, le pourcentage correspondant de la subvention globale de l AI/AVSde la dernière année de la période contractuelle précédente, mais au plus 33,3% du montant (B) visé au chiffre 5006, est réparti entre tous les mandataires pour l augmentation des salaires
réels, et cela proportionnellement à la subvention AI/AVS de la dernière année de la période contractuelle précédente. 5009 Supplément pour l engagement de personnes handicapées: La subvention AI/AVS peut être majorée en raison de l engagement de personnes handicapées. Ce supplément s applique si les salaires des handicapés, consolidés au niveau du contrat de prestations (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur), atteint 5% au moins de l ensemble de la masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur). Le supplément dépend de la part de handicapés engagés et du nombre de demandes présentées par l ensemble des mandataires. Il ne doit pas dépasser la plus petite des deux valeurs suivantes: 5% de la subvention de base de la dernière année de la période contractuelle précédente ou 5% de la masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur). Si les suppléments dus au titre de l engagement de personnes handicapées dépassent la somme disponible, les suppléments individuels sont réduits proportionnellement. Sont considérées comme des collaborateurs handicapés les personnes qui, en raison d une infirmité congénitale, d un accident ou d une maladie, sont notablement désavantagées dans la recherche d un travail ou sérieusement limitées dans leur performance. Le cas échéant, l OFAS peut demander la présentation d un certificat médical. Le supplément pour l engagement de personnes handicapées est versé annuellement. Il est calculé sur la base de la comptabilité des salaires de l année précédant celle de son versement. Le mandataire joindra les documents suivants à sa demande de versement d un supplément: La masse salariale consolidée (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur) des handicapés engagés dans le domaine de l art. 74 LAI; La masse salariale consolidée imputable (y compris les charges sociales des salariés et de l employeur) de tous les collaborateurs dans le domaine de l art. 74 LAI;
Une copie du décompte AVS avec la caisse de compensation pour tous les handicapés à prendre en compte. Les données intervenant dans ce calcul doivent être remises chaque année avec les données de controlling. 5.1 Prestations supplémentaires 5010 Les prestations supplémentaires sont des prestations spécifiques qui dépassent le cadre des prestations spécifiques convenues par contrat. 5011 Les prestations supplémentaires ne donnent pas droit à une subvention AI/AVS supérieure à ce qui a été convenu par contrat. 5012 Si un besoin urgent et important de prestations supplémentaires, impossibles à prévoir au moment de la conclusion du contrat, apparaît, l OFAS peut, exceptionnellement, donner suite à la requête d une organisation en vue d obtenir une renégociation des dispositions contractuelles. 5013 Si les parties ne parviennent pas à un accord, l OFAS rend une décision, celle-ci pouvant faire l objet d un recours (voir chapitre 4.3). 6 Procédure 6.1 Présentation de la preuve du besoin pour la période contractuelle 2004 à 2006 6001 La preuve du besoin concernant les prestations nouvelles et/ou élargies pour les années 2004 à 2006 doit être transmise à l OFAS au plus tard le 30 avril 2003, le cachet de la poste faisant foi. 6002 La preuve du besoin parvenant à l OFAS après le 30 avril 2003 (cachet de la poste) ne donnera plus droit à une subvention pour les prestations nouvelles et/ou élargies.
6003 La preuve du besoin doit être accompagnée des documents suivants: Les questionnaires dûment remplis concernant la preuve du besoin pour des prestations nouvelles/élargies selon le chapitre 3.2 (consolidés au niveau du contrat de prestation), y compris le programme d activité 2004 à 2006 pour d éventuelles prestations nouvelles/élargies dans le domaine PROSPREH selon les directives de l OFAS, voir chapitre 9.4; Les statuts, l acte de fondation, les buts, etc. (pour les organisations déjà sous contrat de prestations uniquement s il y a eu des changements entre-temps); La structure de l organisation/l organigramme (pour les organisations déjà sous contrat de prestations uniquement s il y a eu des changements entre-temps); Les objectifs stratégiques actuels et le schéma directeur (pour les organisations déjà sous contrat de prestations uniquement s il y a eu des changements entre-temps); Le dernier rapport annuel, y compris le rapport de révision (uniquement pour les nouveaux candidats à un contrat de prestations). 6.2 Negotiations contractuelles 6004 Aux négociations contractuelles, le mandataire doit remettre la documentation suivante: Les conditions qualitatives signées Une brève description des prestations pour les domaines du conseil, aide et cours Le cas échéant, le programme d activité pour les prestations fournies jusqu ici dans le domaine PROSPREH adapté pour les années 2004 à 2006.
6.3 Annonce de modifications 6005 En cas de modification des documents de base du mandataire (statuts, organigramme, objectifs stratégiques, etc.), les nouvelles versions en vigueur seront remises à l OFAS. 6006 Toute modification des coordonnées du mandataire (nom de l organisation, personne de contact, adresse pour le versement, adresse postale, téléphone, fax, e-mail) sera communiquée à l OFAS par écrit. 6007 Toute modification de l adresse pour le versement de la subvention AI/AVS sera communiquée à l OFAS par écrit et avec double signature. 6008 Le mandataire annoncera à l OFAS, en les motivant, les entrées et les sorties ainsi que les changements de nom de sous-traitants durant la période contractuelle. 6.4 Données annuelles du controlling 6009 Au plus tard 6 mois après la clôture de l exercice annuel (en cas de non-respect du délai, procédure selon l art. 110, al. 2, RAI), le mandataire met à disposition de l OFAS, intégralement et en totalité, les données suivantes: les informations de base selon l annexe 9.1; la comptabilité analytique de toutes les organisations liées par un contrat de prestations selon l annexe 9.6; la comptabilité analytique consolidée au niveau de contrat de prestations selon l annexe 9.6.2; la statistique consolidée des prestations et des clients selon l annexe 9.3; l enregistrement des prestations PROSPREH fournies selon l annexe 9.4; les indications relatives au supplément pour l engagement de personnes handicapées conformément au chiffre 5009.
6010 Les données de controlling doivent être transmises à l OFAS sur papier et sous forme électronique via Internet (www.art74ivg.ch). 6.5 Délais 6011 Les délais ci-dessous doivent être respectés: Annonce selon le chapitre 6.1 30 avril 2003 Négociation du contrat de prestations dès août 2003 Données annuelles du controlling figurant au chapitre 6.4 à remettre à l OFAS: pour l exercice 2004 30 juin 2005 pour l exercice 2005 30 juin 2006 pour l exercice 2006 30 juin 2007 6012 L inobservation sans motif valable du délai pour la remise des données du controlling entraînera une réduction de la subvention d un cinquième par mois de retard selon l art. 110 l al. 2 RAI. 6013 Ce délai peut être reporté ou rétabli pour des motifs valables et sur demande écrite. La demande correspondante doit aussi être adressée à l OFAS jusqu au 30 juin, dernier délai. 6.6 Versement de la subvention AI/AVS 6014 Le versement de la subvention annuelle s effectue en deux tranches, en mars et septembre. 6015 A cet effet, le mandataire présente une demande écrite, dans laquelle il indique le montant à verser et l adresse où il doit être versé (joindre un bulletin de versement). 6016 La demande de versement d une subvention AI/AVS peut être présentée au plus tôt le 1 er février pour la première tranche et le 1 er août pour la seconde.
6.7 Procédure en cas de non-respect du contrat par le mandataire 6017 Les objectifs inscrits dans le contrat liant l organisation et l OFAS doivent être remplis. 6018 Si le mandataire s aperçoit qu il n arrivera pas à honorer son engagement et qu il lui sera impossible d atteindre tant qu plan qualitatif que quantitatif les objectifs, de fournir les prestations convenues ou de répondre aux exigences fixées, il doit en informer l OFAS sans délai, par écrit, et lui soumettre une proposition. L OFAS dispose de deux mois pour se prononcer sur la situation et la proposition faite par l organisation. 6019 Si le mandataire et l OFAS parviennent à un accord, le contrat de prestations est adapté le cas échéant. 6020 A défaut d accord, l OFAS peut être amené à refuser la conclusion d un nouveau contrat à l échéance du contrat en cours, le mandataire concerné pouvant recourir contre cette mesure (voir chapitre 4.3). 6.7.1 Non-respect des objectifs quantitatifs convenus 6021 L appréciation porte sur toute la durée du contrat. 6022 Si, quantitativement, la prestation est inférieure de plus de 5% à ce qui a été convenu dans le contrat de prestations, la subvention AI/AVS peut être réduite (en %) de la part excédant les 5%. 6023 Le remboursement du montant perçu en trop s effectue l année qui suit l échéance du contrat.
6.7.2 Non-respect des objectifs qualitatifs convenus 6024 Le non-respect des objectifs qualitatifs convenus par contrat peut donner lieu à un réajustement du contrat en cours ou amener l OFAS à refuser de conclure un nouveau contrat à l échéance du contrat en cours. 7 Dispositions transitoires 7001 Pour les organisations qui ne s occupent pas uniquement de handicapés selon chapitre 1.6 et qui avaient reçu pour ces personnes avant 2003 des subventions de l AI en vertu de l art. 74 LAI, celles-ci seront adaptées progressivement, de 2004 à 2009, au pourcentage de handicapés selon chapitre 1.6. 8 Entrée en vigueur 8001 La présente circulaire prend effet le 1 er mars 2003. Elle s applique aux subventions versées pour les exercices 2004 à 2006. La circulaire du 1 er mars 2000 est ainsi remplacée au 1 er janvier 2004. Domaine d activité assurance invalidité Béatrice Breitenmoser, vice-directrice
9 Annexe 9.1 Définition des informations de base relatives aux organisations (selon le chapitre 3003) Nombre de collaborateurs: Indiquer le nombre de collaborateurs converti en postes à 100% en moyenne annuelle. Si p. ex. une personne travaille à 100% et une autre à 30%, indiquer le nombre de collaborateurs comme chiffre 1.3. Les collaborateurs qui rejoignent ou quittent l organisation en cours d année sont pris en compte au prorata. Sont considérées comme des collaborateurs les personnes qui touchent un salaire, mensuel ou horaire, conforme aux conditions du marché. La conversion des salaires horaires en postes de travail s effectue sur la base de 1900 heures de travail par an = 100%. Les personnes rémunérées sur la base d honoraires, qui établissent donc elles-mêmes le décompte de leurs cotisations aux assurances sociales, ne sont pas assimilées à des collaborateurs. Nombre de collaborateurs handicapés: Est considérée comme un collaborateur handicapé la personne qui, en raison d une atteinte à sa santé physique, mentale ou psychique, est notablement désavantagée dans sa recherche d un travail ou sévèrement limitée dans ses aptitudes. Volume du travail bénévole: Il y a lieu d indiquer le volume du travail bénévole enregistré. Sont considérées comme du travail bénévole les heures de travail fournies sans contrat de travail, gratuitement ou contre une rétribution dont le montant est nettement inférieur aux salaires pratiqués sur le marché (participation aux frais, remboursement des frais, etc.). La formule de conversion 1900 heures = 100% vaut également pour le travail bénévole. Ces données peuvent aussi se fonder sur une estimation. Volume du travail honorifique: Il y a lieu d indiquer le volume du travail honorifique enregistré. Sont considérées comme du travail honorifique les heures de travail fournies par le comité, les commissions du comité, le conseil de fonda-
tion ou d autres commissions. Ces données peuvent aussi se fonder sur une estimation. Coûts de personnel: Indiquer le total des coûts de personnel selon la comptabilité analytique. Coûts globaux après la répartition des coûts indirects/généraux: Indiquer les coûts globaux selon la répartition conformément à la comptabilité analytique. Total des produits: Indiquer le total des produits selon le tableau de la CA (ligne 23, voir annexe 9.6.1). Ici ne sont pas compris: d éventuels autres produits (p. ex. dons), qui doivent être indiqués sous «Autres produits» du tableau CA (ligne 28). les produits hors exploitation, qui sont compris sous «Résultat hors exploitation» du tableau de la CA (ligne 30). Subventions AI/AVS (art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS): Subventions versées par l AI et l AVS pendant la période considérée selon l art. 74 LAI/art. 101 bis LAVS, sans bonus handicapés. Bonus handicapés: Subventions versées pendant la période considérée pour l engagement de personnes handicapées. 9.2 Explications relatives aux informations de base pour les organisations parties à plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI Si une organisation est liée par plus d un contrat de prestations selon l art. 74 LAI, les données de l organisation et la comptabilité analytique doivent être réparties en fonction des contrats. Les données réparties seront communiquées avec les autres données au mandataire compétent, qui les traitera à son tour et les transmettra ensuite à l OFAS.
Exemple de répartition: L organisation X a conclu avec le mandataire A un sous-contrat de prestations pour le conseil juridique et avec le mandataire B un sous-contrat de prestations pour le conseil en matière de construction. Répartition des données de l organisation relatives au dernier exercice bouclé: L organisation X présente ses données dans deux tableaux séparés: l un pour le mandataire A, l autre pour le mandataire B (voir le tableau au chiffre 3003). Les indications concernant le nombre de collaborateurs (a), le volume du travail bénévole (b) et le volume du travail honorifique (c) sont réparties entre les deux sous-contrats de prestations A et B (p. ex. proportionnellement aux heures selon la statistique des prestations). Les indications concernant les frais de personnel (d), les coûts globaux (e) et les produits (f) sont reprises de la comptabilité analytique (CA) (voir le point suivant) structurée en conséquence. Les indications concernant les subventions AI/AVS (g) sont reprises des deux sous-contrats de prestations. «Bonus handicapés reçu» (h): si un montant pour l engagement de collaborateurs handicapés a été versé, il est indiqué dans les données correspondantes de l organisation. Répartition de la comptabilité analytique (CA): L organisation a trois possibilités: 1 re possibilité: 1 CF, 1 tableau CA Avec la répartition des coûts entre les unités d imputation «Conseil juridique» et «Conseil en matière de construction», les données sont déjà réparties. L organisation X fait deux copies de la CA achevée, biffe sur l une l unité d imputation «Conseil juridique» et sur l autre «Conseil en matière de construction» et envoie, avec les autres données pertinentes, l une des copies au mandataire A, l autre au mandataire B.
2 e possibilité: 1 CF, 2 tableau CA L organisation X tient une seule comptabilité financière (CF). Elle insère dans la CA pour les sous-contrats de prestations A et B les mêmes frais et produits. Dans la CA pour le sous-contrat de prestations A (conseil juridique), elle indique, dans la colonne «Régularisation CF-CA», tous les frais qui concernent le sous-contrat de prestations B (conseil en matière de construction). Dans la CA pour le sous-contrat de prestations B (conseil en matière de construction), elle indique, dans la colonne «Régularisation CF-CA», tous les frais qui concernent le sous-contrat de prestations A (conseil juridique). Elle procède ensuite, dans les deux CA, à la répartition habituelle des frais entre les unités d imputation et les postes de frais. 3 e possibilité: 2 CF, 2 tableau CA L organisation X tient deux CF séparées pour ses deux catégories de prestations, l une pour le conseil juridique, l autre pour le conseil en matière de construction. Elle indique les frais et les produits du conseil juridique dans la CA pour le sous-contrat de prestations A, ceux du conseil en matière de construction dans le sous-contrat de prestations B. Elle procède ensuite, dans les deux CA, à la répartition habituelle des frais entre les unités d imputation et les postes de frais. Rapport annuel (comptes annuels compris) et rapport de l organe de révision L organisation X remet à chacun des mandataires A et B un exemplaire du rapport annuel (comptes annuels compris) et du rapport de l organe de révision. L OFAS disposera ainsi d une série complète de données pertinentes par contrat de prestations. Des exceptions peuvent être convenues avec l OFAS.
9.3 Tableaux pour l enregistrement des prestations concernant le conseil, l aide et les cours Statistique pour le conseil et l aide pour l année. Bref conseil Conseil social + aide aux handicapés Nombre Conseil individuel Conseil en groupe Total d heures Nombre d heures Nombre d heures Nombre de handicapés selon le groupe cible Handic. mentaux/ayant des difficultés pour apprendre x x x Handicapés de l ouïe x x x Handicapés physiques x x x Handicapés par suite de maladie x x x Handicapés psychiques x x x Handicapés de la vue x x x Handicapés du langage x x x Handicapés par suite de dépendance Total x x x x x x x dont handicapés multiples x x x ayants droit aux subventionnés selon l art. 74 LAI x x x prestations subv. selon l art. 101 bis LAVS x x x Total x x x non ayants droit Total x x x selon le canton AG x d établissement 1.. x ZH x Autre provenance Total x x selon l année d entrée nouveaux clients x repris de l année précédente Total x x 1 L ordre de saisie suivant doit être maintenu: AG, AI, AR, BE, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, LU, NE, NW, OW, SG, SH, SO, SZ, TG, TI, UR, VD, VS, ZG, ZH, Autre provenance
Statistique pour le conseil et l aide pour l année. selon le groupe cible Conseil aux proches et aux personnes de référence Conseil individuel Nombre d heures Conseil en groupe Nombre d heures Nombre de proches et des pers. de réf. conseillés Aide dans des lieux d accueil Nombre d heures d encadrement Nombre de visites (présences) Handic. mentaux/ayant des difficultés pour apprendre x x x x x Handicapés de l ouïe x x x x x Handicapés physiques Handicapés par suite de maladie x x x x x x x x x x Handicapés psychiques x x x x x Handicapés de la vue x x x x x Handicapés du langage x x x x x Handicapés par suite de dépendance x x x x x Total x x x x x dont handicapés multiples x x x x x ayants droit subventionnés selon l art. 74 LAI x x x x x aux prestations subv. selon l art. 101 bis LAVS x x x x x Total x x x x x non ayants droit Total x x x x x selon le canton AG x x d établissement 1.. x x ZH x x Autre provenance x x Total x x selon l année nouveaux clients x N d entrée repris de l année précédente Total x x N N N = Nombre de clients (personnes handicapées) 1 L ordre de saisie suivant doit être maintenu: AG, AI, AR, BE, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, LU, NE, NW, OW, SG, SH, SO, SZ, TG, TI, UR, VD, VS, ZG, ZH, Autre provenance
Statistique pour le conseil et l aide pour l année. Conseil en matière de construction Nombre d heures Nombre de handicapés Nombre d heures Conseil juridique Nombre de handicapés selon le groupe cible Handic. mentaux/ayant des difficultés pour apprendre x x x x Handicapés de l ouïe x x x x Handicapés physiques x x x x Handicapés par suite de maladie x x x x Handicapés psychiques x x x x Handicapés de la vue x x x x Handicapés du langage x x x x Handicapés par suite de dépendance x x x x Total x x x x dont handicapés multiples x x x x ayants droit aux subventionnés selon l art. 74 LAI x x x x prestations subv. selon l art. 101 bis LAVS x x x x Total x x x x non ayants droit Total x x x x selon le canton AG x x d établissement 1.. x x ZH x x Autre provenance x x Total x x selon l année d entrée nouveaux clients x x repris de l année précédente x x Total x x 1 L ordre de saisie suivant doit être maintenu: AG, AI, AR, BE, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, LU, NE, NW, OW, SG, SH, SO, SZ, TG, TI, UR, VD, VS, ZG, ZH, Autre provenance
Statistique des clients Cours pour les handicapés et leurs proches pour l année. Différenciation selon le groupe cible Nombre de handicapés Cours en bloc Cours d un jour Cour semestriels/annuels Nombre de proches Nombre de handicapés Nombre de proches Nombre de handicapés Nombre de proches Handic. mentaux/ayant des difficultés pour apprendre x x x x x x Handicapés de l ouïe x x x x x x Handicapés physiques x x x x x x Handicapés par suite de maladie x x x x x x Handicapés psychiques x x x x x x Handicapés de la vue x x x x x x Handicapés du langage x x x x x x Handicapés par suite de dépendance x x x x x x Total x x x x x x dont handicapés multiples x x x x x x selon le canton AG x x x x x x d établissement 1.. x x x x x x ZH x x x x x x Autre provenance x x x x x x Total x x x x x x 1 L ordre de saisie suivant doit être maintenu: AG, AI, AR, BE, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, LU, NE, NW, OW, SG, SH, SO, SZ, TG, TI, UR, VD, VS, ZG, ZH, Autre provenance
Statistique des prestations Cours pour les handicapés et leurs proches pour l année. Cours en bloc 1 Cours d un jour 1 Cours semestriels/ annuels 2 Types de cours Catégorie de prestations Nombre de cours Nombre de participants Fréquentation ayant droit aux subventions selon l art. 74 LAI Jours/heures de cours effectifs pour les handicapés (présence effective) Jours/heures de cours effectifs pour les proches (présence effective) Prestations pour personnes: ayant droit aux subventions selon l art. 101 bis LAVS Jours/heures de cours effectifs pour les handicapés (présence effective) Jours/heures de cours effectifs pour les proches (présence effective) non-ayant droit aux subventions Jours/heures de cours effectivement suivis par les participants (présence effective) Réadaptation x x % x x x x x Formation continue x x % x x x x x Loisirs et sport x x % x x x x x Total x x x x x x x Réadaptation x x % x x x x x Formation continue x x % x x x x x Loisirs et sport x x % x x x x x Total x x x x x x x Réadaptation x x % x x x x x Formation continue x x % x x x x x Loisirs et sport x x % x x x x x Total x x x x x x x 1 Pour les cours en bloc et les cours d un jour, l unité de prestation est la journée de cours 2 Pour les cours semestriels/annuels, l unité de prestation est l heure de cours
Statistique des prestations pour la formation continue du personnel spécialisé et de secrétariat pour l année. Catégorie de prestations Nombre de cours Nombre de participants Fréquentation ayant droit aux subventions selon les art. 74 LAI et 101 bis LAVS Jours ou heures de cours effectivement suivis par les participants (présence effective) Prestations pour personnes: non-ayant droit aux subventions Jours ou heures de cours effectivement suivis par les participants (présence effective) Cours en bloc 1 x x % x x Cours d un jour 1 x x % x x Cours semestriels/ annuels 2 x x % x x 1 Pour les cours en bloc et les cours d un jour, l unité de prestation est la journée de cours 2 Pour les cours semestriels/annuels, l unité de prestation est l heure de cours
Exemple pour deux cours de réadaptation: Durée (jours) Participants annoncés Participants effectifs Jours de cours possibles pour les participants (présence maximale) Participation au cours Cours 1 2 9 6 18 1 er jour 6 pers. 2 e jour 5 pers. Cours 2 3 8 7 24 1 er jour 7 pers. 2 e jour 7 pers. 3 e jour 6 pers Jours de cours effectivement suivis par les participants (présence effective) 11 20 Fréquentation Total 5 17 13 42 31 0.74 = 31/42
Reprise de ces données dans la statistique des prestations Cours pour les handicapés et leurs proches Types de cours Catégorie de prestations Nombre de cours Nombre de participants 1 Fréquentation Prestations pour personnes: ayant droit aux subventions selon l art. 74 LAI Jours/heures de cours effectifs pour les handicapés (présence effective) Jours/heures de cours effectifs pour les proches (présence effective) ayant droit aux subventions selon l art. 101 bis LAVS Jours/heures de cours effectifs pour les handicapés (présence effective) Jours/heures de cours effectifs pour les proches (présence effective) non-ayant droit aux subventions Jours/heures de cours effectivement suivis par les participants (présence effective) Cours en bloc Réadaptation 2 13 0.74 31 Formation continue Loisirs et sport 1 Le nombre de participants représente le nombre de personnes qui ont effectivement suivi (un jour au moins) le cours. La fréquentation résulte du rapport entre le nombre effectif de journées/d heures de cours et le nombre potentiel de journées/d heures de cours. Nombre effectif de journées/d heures de cours: somme de toutes les personnes présentes durant les journées/heures de cours proposées. Nombre potentiel de journées/d heures de cours: somme de toutes les personnes inscrites pour toutes les journées/heures de cours proposées.
9.4 Programme d activité/enregistrement des prestations PROSPREH Remarques préliminaires La grille suivante et l énumération des prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés (LUFEB-PROSPREH ) sont obligatoires pour tous les mandataires et s appliquent tant au programme d activité (planification) qu à l enregistrement annuel des prestations (réalisation). Programme de travail (planification): Le mandataire présentera à l OFAS un programme d activité pour la durée du contrat. Ce programme indiquera, pour chaque prestation que le mandataire souhaite fournir durant la période contractuelle, les points suivants: la description qualitative de la prestation; les données de la planification (quantités et fréquences); l objectif de la prestation et, si possible, le groupe cible; les différentes mesures; la méthode utilisée pour contrôler si l objectif est atteint. Les indications fournies seront aussi détaillées que celles utilisées par le mandataire pour son propre controlling interne. Enregistrement des prestations (réalisation): Le mandataire indiquera chaque année, pour chacune des prestations selon le programme d activité, si la prestation fournie répondait aux exigences qualitatives et quantitatives et si son objectif a été atteint. Les écarts doivent être justifiés.
1. Information et relations publiques Sous-catégories de prestations Information générale des médias et du public Médias et publications accessibles au public appartenant au mandataire Description détaillée (énumération des activités appartenant à la sous-catégorie de prestations) contacts avec les médias et les journalistes; interviews accordées (journaux, radio, TV); publication d articles (en dehors de la revue ou du site de l organisation); conférences, exposés; planification et organisation de conférences de presse; (collaboration à la) planification et organisation de séances d information; (collaboration à la) planification et organisation de campagnes d information; renseignements fournis et tri pour des organisations, institutions, médias, personnes (par écrit, par téléphone, par contact personnel); contacts avec des faiseurs d opinion, des décideurs issus d institutions, de l administration, des milieux politiques et de l économie; conseil aux journalistes (notamment pour ce qui est de la manière de présenter les personnes handicapées dans les médias). revues de l organisation (publications périodiques) ou collaboration à une revue publiée en collaboration avec d autres organisations de l aide privée aux handicapés; circulaires paraissant périodiquement; brochures d information; fiches d information, mémentos; site Internet du mandataire ou collaboration à un site partagé avec d autres organisations de l aide privée aux handicapés. Unité de mesure (par souscatégorie de prestations) Total heures Total heures nombre de publications et tirage (par média, imprimés seulement) nombre de personnes ayant consulté le site Internet = personnes atteintes
Sous-catégories de prestations Service d information et de documentation Description détaillée (énumération des activités appartenant à la sous-catégorie de prestations) gestion d un service de documentation (collecte systématique d informations, de livres, de vidéos, etc., relatifs au thème concernant l organisation), supports physiques ou électroniques; renseignements; documentation destinée à des tiers (envoi de matériel d information et de documentation). Unité de mesure (par souscatégorie de prestations) Total heures N entrent pas dans ce cadre les prestations suivantes: la défense des intérêts particuliers de membres collectifs (personnes juridiques); la défense des intérêts d une profession; l activité au sein d une association (assemblées, séances), le rapport annuel, le rapport de révision; renseignements fournis par un personnel spécialement qualifié pour le conseil et centrés sur les problèmes de la personne handicapée brefs conseils/conseil social; les conseils fournis aux handicapés et à leurs proches (concernant leur handicap) par un personnel formé brefs conseils/conseil social; les séances d information ayant un caractère de perfectionnement pour les handicapés, les proches, le personnel spécialisé de l aide aux handicapés cours; les tâches et les campagnes en rapport avec des mesures médicales et de prévention; les appels de dons, la collecte de fonds; les mesures purement publicitaires en faveur du mandataire; le service de documentation à usage exclusivement interne.
2. Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques Sous-catégories de prestations Développement, élaboration et diffusion de matériel d information destiné aux handicapés sensoriels ou ayant des difficultés d apprentissage Mise en relation avec des services d aide Mise en relation avec des services d interprètes Description détaillée (énumération des activités appartenant à la sous-catégorie de prestations) matériel destiné aux handicapés de la vue (livres-cassettes, médias audio, matériel en braille); matériel destiné aux handicapés de l ouïe (vidéos, DVD, films); matériel destiné aux aphasiques; matériel destiné aux handicapés ayant des difficultés d apprentissage. Concerne uniquement les services de relève, c est-àdire les services qui, en vue de soulager les proches des handicapés, mettent ces derniers en relation (coordination des interventions) avec du personnel d encadrement. Les prestations d encadrement et de relève proprement dites sont soit fournies par des bénévoles, soit financées par des tiers, par exemple par la famille. détermination des besoins, recherche, mise en relation et proposition d interprètes; déroulement administratif de la mise en relation. Unité de mesure (par souscatégorie de prestations) Total heures nombre de médias développés ou exploités, par type de média nombre de prêts ou d abonnements Total heures consacrées à la coordination et aux interventions Nombre de demandes de mise en relation Nombres de mises en relation/ interventions Nombre de clients (familles p. ex.) Total heures nombre de mises en relation/de prestations N entrent pas dans ce cadre les prestations suivantes: les moyens auxiliaires figurant sur la liste de l ordonnance concernant la remise de moyens auxiliaires par l AI; les médias en rapport avec l information et les relations publiques et qui ne sont pas spécifiquement destinés aux handicapés sensoriels ou ayant des difficultés d apprentissage; la traduction simultanée en langue parlée; Encadrement et relève; Coordination et mise en relation en rapport avec l accompagnement à domicile.
3. Travail de fond/projets ayant pour objet un thème spécifique Sous-catégories de prestations Travail de fond ayant pour objet un thème spécifique/participation à des projets Description détaillée (énumération des activités appartenant à la sous-catégorie de prestations) élaboration d instruments de travail et de concepts (prestations de services, campagnes d information, etc.); élaboration de bases qualitatives (enquêtes, études, documents de base pour différents thèmes); élaboration de projets dans des groupes de travail; collaboration aux consultations; appartenance à des organes/collaboration dans ces derniers, commissions spécialisées, commissions d experts, etc. (niveaux régional, national, international). Unité de mesure (par souscatégorie de prestations) Total heures N entrent pas dans ce cadre les prestations suivantes: l activité au sein d une association; le soutien d activités de recherche médicale ou autre qui figurent déjà dans d autres budgets ou ont pour but la formation.
4. Prestations de base pour l encouragement de l entraide Sous-catégories de prestations Prestations de base pour l encouragement de l entraide/conseil aux organisations et groupes d entraide ainsi qu aux particuliers Description détaillée (énumération des activités appartenant à la sous-catégorie de prestations) renseignements/brefs conseils donnés par des personnes concernées (sans qualification particulière pour le conseil) à des personnes, organisations et institutions de l entraide handicap (par écrit, par téléphone, par contact personnel); indication de contacts, d adresses, etc.; soutien, conseil et suivi professionnel en faveur d organisations et de groupes d entraide; coordination d activités d entraide (organisations, groupes, groupes de travail), fonction de plaque tournante; planification, organisation et tenue de réunions informelles de personnes concernées et de proches à des fins d échange d opinions et d expériences; travail de fond pour l encouragement de l entraide (concepts, études, guides, etc.); information et conseil aux organisations d aide spécialisée concernant l encouragement de l entraide. Unité de mesure (par souscatégorie de prestations) Total heures nombre de participants N entrent pas dans ce cadre les prestations suivantes: la supervision de directions de groupes (d entraide); le conseil en matière de handicap à des personnes et groupes de handicapés/de proches par un personnel spécialisé ayant suivi une formation conseil social/brefs conseils.
9.5 Définitions relatives à la comptabilité financière Total frais: Frais de personnel Frais de locaux Autres frais d exploitation Total produits: Produit de la vente de marchandises et de prestations Subventions AI, AVS, de la Confédération, des cantons et des communes Résultat financier Résultat des immeubles d exploitation Résultat d exploitation: Total produits Total frais Résultat hors exploitation: Produits hors exploitation frais hors exploitation Résultat de l entreprise: Résultat d exploitation + résultat hors exploitation Dans le détail, on observera ce qui suit: Personnel Les frais de personnel comprennent: les salaires (allocations, etc. comprises, sans honoraires) les charges sociales les autres frais de personnel (p. ex. la formation continue, le remboursement des frais, la supervision, le recrutement de personnel, les réunions de personnel, les cadeaux d anniversaire, etc.) les indemnités versées au personnel bénévole les prestations de travail acquises (p.ex.: les indemnités pour les moniteurs des cours) doivent être indiqués séparément dans les frais de personnel sous «Honoraires». Les prestations des APG, les indemnités journalières de l assurance-maladie et de l assurance-accidents, etc., sont portées en diminution des frais (principe de comptabilisation nette).
Les prestations des collaborateurs destinées à des activités annexes ou à des tiers sont comptabilisées au plan interne et portée en diminution des frais de personnel (principe de comptabilisation nette). Locaux Les frais en la matière englobent: les loyers de locaux appartenant à des tiers et/ou la valeur locative de l immeuble l eau et l énergie le nettoyage (le matériel et les frais de nettoyage par des tiers) l entretien et les réparations des immeubles (à charge du locataire) les frais accessoires liés à l immeuble. En cas d utilisation de locaux propres, on applique la valeur locative selon les usages au lieu de l organisation. Les produits d une sous-location sont portés en diminution des frais liées aux locaux (principe de comptabilisation nette). Autres frais d exploitation La subdivision des autres frais d exploitation est, dans une large mesure, laissée à la libre appréciation des organisations. Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Les organisations partiellement soumises à l obligation d acquitter la TVA mentionnent la charge correspondante dans les positions déterminantes, sans les impôts anticipés imputables. Les produits soumis à la TVA doivent également être indiqués sans les taxes TVA encaissées. Résultat financier (produits moins frais) Le résultat financier se compose des éléments suivants: produits financiers: intérêts créditeurs sur l ensemble des avoirs. frais financiers: intérêts débiteurs sur l ensemble des obligations frais et taxes de gestion du compte
Résultat des immeubles utilisés par l exploitation (produits moins frais) Le résultat des immeubles utilisés par l exploitation se compose des éléments suivants: produits des immeubles utilisés par l exploitation valeur locative propre des immeubles utilisés par l exploitation loyers des sous-locations frais des immeubles utilisés par l exploitation intérêts hypothécaires entretien de l immeuble (à charge du locataire) frais accessoires amortissements Résultat hors exploitation (produits moins frais) Le résultat hors exploitation se compose des frais et des produits des activités qui ne font pas partie des objectifs proprement dits de l organisation. Il peut s agir notamment d immeubles qui ne sont pas nécessaires à l exploitation, de fonds juridiquement liés et d exploitations annexes.
9.6 Explications relatives à la comptabilité analytique 9.6.1 Comptabilité analytique par organisation liée par un contrat de prestations (mandataire et sous-traitants)
9.6.2 Comptabilité analytique consolidée au niveau du contrat de prestations
9.6.3 Considérations générales La comptabilité analytique (voir l annexe 9.6.1) indiquera les coûts résultant normalement de la fourniture de prestations. Tous les frais et les produits qui ne concernent pas l art. 74 LAI ne doivent pas être considérés dans la comptabilité analytique (CA): Ceux-ci seront sortis de la comptabilité financière et inscrits dans la colonne C de la CA. Cela vaut aussi pour tous les frais et les produits d autres exercices qui n appartiennent pas à l année d exercice en question. Le travail bénévole ne sera pas indiqué dans la statistique des prestations. Pour éviter des distorsions dans le système de chiffresclés, les frais d infrastructure et de coordination de bénévoles seront indiqués à part et inscrits dans la colonne D de la CA s ils excèdent 50 000 francs par an. S ils sont inférieurs à ce montant, le mandataire est libre de les indiquer séparément. Frais et produits externes à l exploitation: Sont notamment considérés comme externes à l exploitation les exploitations accessoires et les immeubles non nécessaires à l exploitation. Frais et produits d autres exercices: Les frais d autres exercices qui n ont pas encore été séparées selon les périodes concernées au moyen d écritures transitoires n entrent pas dans le compte des coûts. Il s agit p. ex. de paiements rétroactifs pour des créances correspondant à des périodes comptables précédentes. Il en va de même, mais dans le sens contraire, des produits imprévus résultant de prestations fournies au cours de périodes comptables déjà bouclées (résultats d autres exercices). Frais et produits extraordinaires: Sont considérés comme des frais extraordinaires les amortissements extraordinaires, les provisions extraordinaires ainsi que les pertes et les réévaluations extraordinaires. Les produits extraordinaires résultent de la dissolution de réserves et de provisions, de revalorisations comptables et de gains extraordinaires provenant de la vente d actifs immobilisés.
Coûts et amortissements théoriques calculés: On renonce à une rémunération calculée du capital nécessaire à l exploitation. Dans le compte des coûts, les frais de capital réellement échus sont portés en déduction du résultat financier. Les organisations dont les activités requièrent l engagement de capitaux particulièrement élevés peuvent, avec l accord de l OFAS, prendre en considération les coûts calculés pour le capital nécessaire à l exploitation. Le montant des amortissements est en principe proportionnel à la durée d utilisation prévue. Si les amortissements selon la comptabilité financière ne correspondent pas à la durée d utilisation prévue, les amortissements théoriques calculés sont inscrits dans le compte des coûts. Les montants publiés par l Administration fédérale des contributions (impôt fédéral direct) représentent les limites supérieures des amortissements.
9.6.4 Exigences minimales en matière de comptabilité analytique (postes de frais/unités d imputation) La comptabilité analytique a pour but l imputation adéquate des frais aux différents unités d imputation (= catégories de prestations). Dans la mesure du possible, les coûts sont directement imputés à un poste. L objectif consiste finalement à répartir de manière adéquate et complète l ensemble des coûts entre les différents unités d imputation. Centres de charges auxiliaires: Les centres de charges auxiliaires suivants doivent être prévus pour les coûts qui ne peuvent pas être directement imputés à un poste particulier ou au poste de frais principal: personnel locaux Le centre de coûts auxiliaire «personnel» sert à l imputation des coûts de personnel des collaborateurs qui ne peuvent pas être imputés directement à un poste de frais ou à une unité d imputation. Il en va de même du centre de coûts auxiliaire «locaux» pour les frais concernant les locaux. Centre de coûts principal: Direction, administration et organes: ce centre de coûts regroupe l ensemble des coûts indirects/généraux. Clés de répartition: Les clefs de répartition servent à l imputation la plus adéquate possible des coûts indirects/généraux aux différents postes. Les répartitions seront motivées. Les unités de mesure suivantes peuvent être utilisées comme clés de répartition: Poste de frais Clés de répartition Source des données Personnel Heures de travail Saisie de la prestation Locaux m 2 (le cas échéant, pondération selon la qualité des locaux) Plan du bâtiment
Poste de frais Clés de répartition Source des données Direction, administration et organes Part des coûts totaux des unités d imputation, après répartition des frais de personnel et de locaux Comptabilité analytique D entente avec l OFAS, les organisations qui disposent déjà d une comptabilité analytique (postes de frais/unités d imputation) peuvent conserver provisoirement leurs clés de répartition, pour autant qu une ventilation correcte des coûts soit garantie. Unités d imputation des frais On distingue les unités suivantes: conseil et aide aux handicapés et à leurs proches (brefs conseils inclus) aide dans des lieux d accueil conseil en matière de construction (brefs conseils compris) conseil juridique (brefs conseils compris) cours en bloc pour les handicapés et leurs proches cours d un jour pour les handicapés et leurs proches cours semestriels/annuels pour les handicapés et leurs proches cours en bloc pour la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat cours d un jour pour la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat cours semestriels/annuels pour la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat prestations ayant pour objet de soutenir et promouvoir la réadaptation des handicapés (PROSPREH) transports de handicapés pour des activités de loisirs accompagnement à domicile récolte de fonds Pour les brefs conseils selon le chiffre 2004, il n existe pas d unité d imputation séparée. Ces frais sont répartis entre les unités «Conseil et aide aux handicapés et aux proches», «Conseil en matière de construction» et «Conseil juridique».
9.7 Ordonnance sur les exigences professionnelles posées aux réviseurs spécialement qualifiés du 15 juin 1992 Le Conseil fédéral suisse, vu l article 727b, 2 e alinéa, du code des obligations 1 (CO), arrête: Article premier Qualifications professionnelles 1 Sont considérés comme réviseurs particulièrement qualifiés au sens du code des obligations: a. les experts-comptables diplômés; b. les experts-fiduciaires diplômés, les experts fiscaux diplômés et les comptables/contrôleurs de gestion diplômés ayant une expérience pratique de cinq ans; c. les personnes ayant accompli des études universitaires en gestion d entreprises, en sciences économiques ou en droit, ainsi que les titulaires d un diplôme d une école supérieure de cadres pour l économie et l administration reconnue par la Confédération ayant une expérience pratique de douze ans; d. les titulaires d un certificat de capacité étranger équivalent à ceux qui sont mentionnés aux lettres a à c, pour autant qu ils aient une expérience pratique correspondante et qu ils possèdent les connaissances de droit suisse nécessaires pour la révision d entreprises suisses; e. les personnes autorisées, conformément à la huitième directive des CE en matière de droit des sociétés 2, à examiner les comptes annuels, pour autant qu elles aient les connaissances de droit suisse nécessaires. 2 L expérience pratique requise doit avoir été acquise principalement dans les domaines de la comptabilité et de la révision des comptes; deux tiers au moins de cette expérience doivent avoir été acquis RO 1992 1210 1 RS 220 2 Journal officiel des Communautés européennes n L 126 du 12 mai 1984, p. 20.
sous la surveillance d une personne qui remplit les exigences de la présente ordonnance. Les stages accomplis au cours de la formation professionnelle peuvent être imputés pour autant qu ils satisfassent à ces exigences. Art. 2 Sociétés de révision Si les tâches d un réviseur particulièrement qualifié sont confiées à une société commerciale ou coopérative suisse ou étrangère, celleci veille à ce que la personne qui dirige la révision remplisse les exigences de l article premier (art. 727d CO). Art. 3 Election des réviseurs particulièrement qualifiés 1 Lorsque l assemblée générale doit élire un ou plusieurs réviseurs particulièrement qualifiés comme organe de révision, le conseil d administration examine si l organe de révision qu il propose remplit les exigences de la présente ordonnance. Il présente un rapport à l assemblée générale. 2 Lors de la demande d inscription de l organe de révision au registre du commerce (art. 640, 2 e al., et art. 641, ch. 10, CO), le conseil d administration doit déposer les documents établissant que l organe de révision élu remplit les exigences de la présente ordonnance. 3 Il est possible de renoncer à ce dépôt si l organe de révision a déposé les documents auprès de l office du registre du commerce du lieu où il a son siège; dans ce cas, le lieu du dépôt doit être indiqué lors de la demande d inscription de l organe de révision. Les organes de révision étrangers peuvent déposer les documents auprès de n importe quel office du registre du commerce en Suisse. 4 Si l organe de révision est désigné par le juge, celui-ci doit procéder à la demande d inscription au registre du commerce et annexer à cette demande les documents nécessaires.
5 Les documents déposés peuvent être consultés par les personnes ayant qualité pour demander en justice la révocation de l organe de révision (art. 727e, 3 e al., CO). Art. 4 Abrogation du droit en vigueur L ordonnance du 5 juillet 1972 1 concernant la reconnaissance de syndicats de révision et de sociétés fiduciaires comme offices de révision en vue de la réduction du capital de sociétés commerciales et de sociétés coopératives est abrogée. Art. 5 Droit transitoire Les personnes qui, lors de l entrée en vigueur de la présente ordonnance, ont achevé une des formations prévues à l article premier et exercent déjà une activité dans le domaine de la révision des comptes sont dispensées de prouver qu elles ont acquis leur expérience pratique sous la surveillance d une personne qui remplit les exigences de la présente ordonnance. Elles doivent cependant apporter la preuve de la durée exigée de l expérience pratique. Art. 6 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er juillet 1992. 1 [RO 1972 1565]
9.8 Conditions de qualité Remarques préliminaires: Le mandataire devra remplir les conditions de qualité suivantes dès le 1 er janvier 2004, les confirmer par écrit à l OFAS et lui communiquer sans délais d éventuelles divergences. Par ailleurs, il est responsable du respect des conditions de qualité par toutes les organisations mentionnées dans le contrat de prestations (voir le chapitre 4.4), mais reste libre de définir comme il l entend les critères de contrôle applicables. Les documents mentionnés ci-après, qui ne sont pas envoyés à l OFAS, doivent être conservés pendant cinq ans.
Conditions de qualité Domaine Qualité de la structure Conditions 1. Organisation Organisation d intérêt public dont l organe directeur travaille à titre honorifique 1.1 Finalité/Objectifs Définition de la finalité et des objectifs stratégiques 1.2 Support juridique et direction 1.3 Personnel rémunéré Définition des tâches, des compétences et de la responsabilité de l organisation et de la direction. Présentation claire des relations et des rapports de subordination. Profil des exigences et descriptif du poste pour chaque fonction Tous les collaborateurs ont un contrat de travail juridiquement valable. Fixation par écrit des exigences en matière de formation continue, de perfectionnement et de supervision Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Confirmation par l organe de révision de l organisation Statuts, objectifs stratégiques, schéma directeur Statuts, structure de l organisation, év. règlement interne Descriptif des postes, cahiers de charges Contrat de travail Pièces existantes Disponible; à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations ou d une modification Disponible; à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations ou d une modification Disponible; à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations ou d une modification Disponible au siège de l organisation Disponible au siège de l organisation Disponible au siège de l organisation
Conditions de qualité Domaine 1.4 Personnel bénévole* Conditions Recommandation de l OFAS: Régler par écrit le droit à l encadrement et à la formation, au remboursement des frais et à l assurance durant l engagement. Recommandation de l OFAS: Les personnes travaillant à titre bénévole ont droit à une attestation de leur engagement et, le cas échéant, de la formation y relative. 1.5 Sous-traitants Les droits et les obligations réciproques du mandataire et des sous-traitants ainsi que la procédure de conciliation font l objet d une réglementation. 1.6 Comptabilité Une comptabilité analytique avec répartition des frais par centre de coûts et unité d imputation fournie les données nécessaires au calcul des coûts globaux Qualité des processus 2. Prestations Les prestations sont définies séparément: a) différenciées selon les groupes cibles et le rayon d action b) accompagnées des objectifs fixés, des mesures pour les atteindre et des critères de contrôle du résultat Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Règlement Attestation type (p. ex. certificat de travail social) Contrat Comptabilité avec ces données, voir annexe 9.5 et 9.6 Documentation détaillée ou concept de prestations Disponible au siège de l organisation Disponible au siège de l organisation Disponible au siège de l organisation Disponibles; données selon chapitre 6.4 à remettre chaque année à l OFAS par le mandataire Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations * Le respect de cette condition est facultatif. L OFAS recommande cependant, dans l intérêt du personnel bénévole, de respecter cette condition.
Conditions de qualité Domaine Conditions 2.1 Conseil et aide Définition du genre de conseil et des groupes cibles. Distinguer les catégories suivantes de conseils: brefs conseils conseil social et aide aux handicapés conseil social et aide aux proches et autres personnes de référence aide aux personnes handicapées dans des lieux d accueil conseil aux handicapés, à leurs proches et autres personnes de référence en matière de construction conseil juridique aux handicapés, à leurs proches et autres personnes de référence Qualification des collaborateurs selon la catégorie de conseil: Conseil social et aide: formation dans le domaine du travail social ou formation équivalente ou plusieurs années d expérience pratique dans le travail social avec perfectionnement. Les stagiaires bénéficiant d un encadrement par des collaborateurs qualifiés sont également reconnus. Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Statistiques de prestations établies selon chapitre 3.4 Diplôme ou curriculum vitae Disponibles; données selon chapitre 6.4 à remettre chaque année à l OFAS par le mandataire Disponible au siège de l organisation
Conditions de qualité Domaine Conditions Conseil en matière de construction: formation spécialisée dans le domaine de la construction ou plusieurs années de pratique dans ce secteur avec perfectionnement Conseil juridique: juriste 2.2 Cours Définition du genre et du nombre de cours ainsi que des groupes cibles selon les catégories suivantes: cours pour les handicapés et leurs proches cours d un jour cours en bloc cours annuels et semestriels subdivisés selon les types de cours suivants: Cours de réadaptation Cours de formation continue Cours de loisirs et sport cours destinés à la formation continue du personnel spécialisé et du personnel de secrétariat cours d un jour cours en bloc cours annuels et semestriels Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Diplôme ou curriculum vitae Diplôme Statistiques de prestations établies selon chapitre 3.4 Disponible au siège de l organisation Disponible au siège de l organisation Disponibles; données selon chapitre 6.4 à remettre chaque année à l OFAS
Conditions de qualité Domaine 2.3 Prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés (PROSPREH) Information et relations publiques Prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques Conditions Qualification de tous les chargés de cours: formation dans le domaine du cours proposé, formation pédagogique ou expérience pratique (plus formation continue dans le domaine concerné) Définition des objectifs, du genre et de l étendue de l information et des relations publiques. Cette définition doit être axée sur les groupes cibles et compréhensible. Définition des objectifs, du genre et de l étendue des prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques. Cette définition doit être axée sur les groupes cibles et compréhensible. Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Diplôme ou curriculum vitae Tableau de la statistique des prestations selon annexe 9.4 Tableau de la statistique des prestations selon annexe 9.4 Disponible au siège de l organisation Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations
Conditions de qualité Domaine Travail de fond/ participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique Prestations de base pour l encouragement de l entraide/conseil aux organisations et groupes d entraide ainsi qu aux particuliers Qualité du résultat 3. Clients, public cible 3.1 Satisfaction des clients/utilité du conseil et de l aide, des cours ainsi que des prestations ayant pour objet des thèmes spécifiques Conditions Définition des objectifs, du genre et de l étendue du travail de fond/de la participation à des projets ayant pour objet un thème spécifique. Cette définition doit être axée sur les groupes cibles et compréhensible. Définition des objectifs, du genre et de l étendue des prestations de base pour l encouragement de l entraide/du conseil aux organisations et groupes d entraide ainsi qu aux particuliers. Cette définition doit être axée sur les groupes cibles et compréhensible. Définition écrite de la méthode et de sa fréquence d application (tous les 3 à 5 ans) en vue de cerner la satisfaction des clients, par catégorie de prestations (voir 2.1 et 2.2). Application de la méthode dès 2004. Information des clients quant à leurs droits et obligations Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Tableau de la statistique des prestations selon annexe 9.4 Tableau de la statistique des prestations selon annexe 9.4 Documentation Matériel d information/règles éthiques Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations Disponible au siège de l organisation
Conditions de qualité Domaine 3.2 Degré de réalisation de l objectif visé par les prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés Conditions Communication d informations à des tiers uniquement avec l accord des clients Analyse périodique (tous les 3 à 5 ans), dès 2004, des effets des différentes prestations (information et relations publiques, prestations relatives à un thème, etc.). Critère de contrôle Etat au 1.1.2004 Matériel d information/règles éthiques Documentation Disponible au siège de l organisation Disponible et à remettre à l OFAS lors de la négociation du contrat de prestations
9.9 Extrait de la Loi sur l AI (LAI) Art. 74 Organisations d aide aux invalides et centres de formation de personnel spécialisé 1 L assurance alloue des subventions aux organisations faîtières de l aide privée aux invalides aide spécialisée et entraide actives à l échelle nationale ou dans une région linguistique, ainsi qu aux organismes formant des spécialistes de la réadaptation professionnelle, en particulier pour l exercice des activités suivantes: a. Conseiller et aider les invalides; b. Conseiller les proches d invalides; c. Favoriser et développer l habileté des invalides en organisant des cours spéciaux à leur intention. d. Former et perfectionner le personnel enseignant et spécialisé dans l assistance, la formation et la réadaptation professionnelle des invalides. 2 Les subventions continuent à être versées lorsque les invalides concernés ont atteint l âge ouvrant le droit à la rente de vieillesse de l AVS. Art. 75 Dispositions communes 1 Le Conseil fédéral fixera le montant des subventions prévues aux articles 73 et 74. Il peut en subordonner l octroi à d autres conditions encore ou à l accomplissement de certaines obligations. 2 Les subventions de l assurance ne sont allouées que dans la mesure où les dépenses prévues aux articles 72 à 74 ne sont pas l objet de subventions accordées en vertu d autres lois fédérales.
9.10 Extrait du Règlement sur l AI (RAI) Etat au 21 mai 2003 Art. 108 Bénéficiaires de subventions 1 Ont droit à des subventions les organisations reconnues d utilité publique de l aide privée aux invalides aide spécialisée et entraide pour les prestations qu elles fournissent dans l intérêt des invalides à l échelle nationale ou dans une région linguistique. Les organisations doivent se consacrer entièrement ou dans une large mesure à l aide aux invalides et peuvent déléguer à des tiers une partie des prestations à fournir. En cas de prestations similaires, elles sont tenues de conclure des arrangements entre elles afin d harmoniser leurs offres respectives. 2 L office fédéral conclut avec les organisations au sens de l al. 1 des contrats de prestations d une durée maximale de trois ans, portant sur les prestations considérées. S il s avère impossible de conclure un contrat, l office fédéral rend une décision susceptible de recours sur le droit aux subventions. Art. 108 bis Prestations considérées 1 Des subventions sont accordées pour financer les prestations suivantes, à condition qu elles soient fournies en Suisse, de manière appropriée et économique: a. Conseil et aide aux invalides ou à leurs proches b. Cours destinés aux invalides ou à leurs proches c. Cours visant à assurer le perfectionnement professionnel des spécialistes et du personnel de secrétariat d. Prestations visant à soutenir et encourager l intégration des invalides. 2 L office fédéral définit les prestations dans le détail. Ni l activité des comités, ni celle des assemblées générales ou des délégués, ni les dépenses occasionnées par des collectes ne donnent droit à des subventions.
Art. 108 ter Conditions 1 Des subventions ne sont accordées que si le besoin en prestations au sens de l art. 108 bis est prouvé. L office fédéral édicte des directives à cet effet. 2 Les organisations effectuent le relevé statistique des prestations et de leurs bénéficiaires, remplissent les conditions relatives à la comptabilité et assurent la qualité des prestations fournies. L office fédéral édicte des directives à cet effet. Art. 108 quater Mode de calcul et montant des subventions 1 La subvention versée au partenaire contractuel pour une année déterminée correspond au maximum à la subvention accordée pour l année précédente, adaptée au renchérissement selon l indice suisse des prix à la consommation. Est réservé le versement de subventions pour des prestations nouvelles ou élargies dont le besoin est prouvé conformément à l art. 108 ter. 2 L office fédéral peut octroyer pour chaque nouvelle période contractuelle un supplément pour des prestations nouvelles ou élargies au sens de l art. 108 bis. Ce supplément est calculé de la manière suivante: le total des subventions accordées pour la dernière année de la période contractuelle précédente est multiplié par un taux de majoration. Ce taux correspond au taux d augmentation moyenne du nombre de bénéficiaires de prestations individuelles de l assurance-invalidité durant les trois années précédant l année de négociation. L année de négociation est celle qui précède une période contractuelle. 3 Le taux de majoration s applique à chacune des années de la période contractuelle et ne doit pas dépasser la croissance potentielle du produit intérieur brut réel. 4 Le département définit le mode de calcul et les critères de la répartition du montant global réservé aux majorations parmi les organisations ayant droit à une subvention.
Art. 110 Procédure 1 Les organisations au sens de l art. 108, al. 1, qui demandent des subventions doivent soumettre à l office fédéral une requête. L office fédéral détermine, en relation avec la conclusion d un contrat de prestations, quels sont les documents à remettre. 2 L office fédéral détermine les documents qui doivent lui être remis pendant la durée du contrat de prestations au plus tard dans les six mois à compter de la fin de l exercice annuel. Ce délai peut être prolongé sur demande écrite avant son échéance, pour des raisons suffisantes. L inobservation sans raison plausible du délai ordinaire ou du délai prolongé entraîne une réduction de la subvention d un cinquième en cas de retard allant jusqu à un mois, et d un autre cinquième pour chaque mois de retard supplémentaire. 3 Les versements de subventions se font en deux tranches par an. 4 Le versement d une subvention plus élevée, en échange de prestations élargies excédant celles prévues dans le contrat, ne peut intervenir qu exceptionnellement durant la durée du contrat de prestations et moyennant une modification du contrat. 5 L organisation est tenue de renseigner en tout temps l office fédéral sur l emploi des subventions et d autoriser les organes de contrôle à prendre connaissance de la comptabilité. Dispositions transitoires 1 L office fédéral peut octroyer un supplément pour l embauche d invalides dans les organisations. Le département détermine les conditions pour l octroi de ce supplément et son montant. Pour les années 2004 à 2006, un supplément annuel de 2% au maximum, calculé sur le total des subventions versées pour la dernière année de la période contractuelle précédente, est à disposition.