Elaborer son guide de Procédures avec l outil CAP PERFORMANCE Serge ANOUCHIAN
Plan de l intervention Le manuel du cabinet : Quelques rappels, Le GEP, un rappel nécessaire Les outils à votre disposition Et après? Applications pratiques
Quelques rappels sur le manuel de cabinet
Quelques rappels Les textes Depuis le 1 er janvier 2012, la NPMQ (norme pour la maîtrise de la qualité) est entrée en vigueur chez les EC Depuis 2005, les CAC doivent respecter le code déontologie. Ces deux textes imposent la mise en place d un système qualité permettant de s assurer que le cabinet respecte les obligations légales et réglementaires l organisation est adaptée aux missions et permet d aboutir à l émission d un rapport «approprié» Les procédures doivent être consignées dans un manuel d organisation 4
Les textes à connaître La norme NPMQ : définit les obligations d une structure d exercice professionnel concernant son système de maîtrise de la qualité décrit les politiques et les procédures à mettre en œuvre au sein d une structure d exercice professionnel visant à assurer le respect des règles professionnelles déontologiques et normatives reprend les principes des normes générales qui disparaissent est applicable à toutes les structures d exercice professionnel et pour l ensemble de leurs missions
Les textes à connaître 16 de la NPMQ : «Le cabinet doit mettre en place et assurer le suivi d'un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures couvrant chacun des domaines suivants : responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein du cabinet ; règles de déontologie pertinentes ; acceptation et maintien de relations clients et de missions particulières ; ressources humaines ; réalisation des missions ; surveillance.» 17 de la NPMQ : «Le cabinet doit consigner par écrit ses politiques et ses procédures de contrôle qualité et les communiquer à ses membres.»
Les textes à connaître Le manuel est obligatoire pour les commissaires aux comptes en application du : Code de déontologie, art. 15 Respect d'un certain nombre d obligations : disposer des moyens pour exercer ses missions dans de bonnes conditions mettre en place des procédures de contrôle interne et de contrôle qualité interne Disposer d une documentation interne qui justifie que le cabinet est organisé pour respecter ces différentes obligations. Code de commerce, Art. R 821-24
Les textes à connaître Norme ISO 9001 Définit des exigences pour tous les processus ayant un impact sur la qualité des produits À partir des principes fondamentaux nécessaires au management de la qualité Orientation client Leadership Implication du personnel Approche processus Management par une approche système Amélioration continue Approche factuelle pour la prise de décision Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Les textes à connaître La norme ISO 9001 Requiert une documentation pour apporter la preuve des procédures en faciliter leur connaissance et donc leur respect A condition d être utile pour le cabinet Nécessairement adaptée à chaque cabinet Le manuel d organisation en fait partie Il en contient même une très grande partie à lui seul Possibilité de faire un seul manuel compatible avec les 3 référentiels
«Le guide d exercice professionnel» Extrait de l AGO de la CRCC de Paris du 28-9-2010
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Les textes L utilité pour le cabinet Le contenu Exemple de contenu Expérience personnelle Les facteurs clés de succès Résultats Conclusion
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Les textes Le contexte international La situation en France - le Code de déontologie - le Code de Commerce
Le contexte international Au plan international? Deux normes n ont pas encore été transposées en France : - ISQC1 : ou Norme de maîtrise de la qualité du cabinet : «Contrôle qualité des cabinets réalisant des missions d audit ou d examen d états financiers et d autres missions d assurances et de services connexes. - ISA 220 : ou Norme de maîtrise de la qualité des missions : «Contrôle qualité des missions d audit d informations financières historiques.
L essentiel de ces normes, l esprit ou «la substantifique moelle» est contenue dans les articles 14 et 15 du Code de Déontologie. Article 14 : Conduite de la mission Article 15 : Organisation interne de la structure d exercice.
L IFAC a publié en 2009 un «Guide sur le contrôle qualité pour les cabinets de petite et moyenne taille» en mars 2009. Le petit guide (184 pages!) a été conçu pour promouvoir une application uniforme de la Norme Internationale de contrôle Qualité ISQC 1. A ne pas confondre avec celui paru en 2007 pour l application des Normes internationales par les petits cabinets (384 pages).
Les sept chapitres du Guide N TITRE BUT 1 Responsabilité du dirigeant pour la qualité au sein du cabinet Promouvoir une culture interne axée sur le contrôle qualité 2 Règles de déontologie pertinentes 3 Acceptation et maintien des missions 4 5 Ressources humaines Réalisation des Missions Fournir des lignes directrices sur les principes de base définissant l éthique professionnelle Fournir des lignes directrices sur les politiques et procédures appropriées Recrutement, formation continue et efficacité des procédures de contrôle Rôle de l associé, planification, supervision, revue et résolution des divergences d opinion. 6 7 Surveillance Documentation Obtenir l assurance raisonnable que politique et procédure sont pertinents et adéquats. Déterminer les exigences s appliquant à la documentation pour la mission et le système de contrôle qualité du cabinet
La situation en France Le Code de déontologie L existence du guide d exercice professionnel résulte à la fois du Code de déontologie et du Code de commerce. Le Code de déontologie prévoit, en son article 15d, que la structure d exercice du commissariat aux comptes, qu elle soit en nom propre ou sous forme de société, doit «constituer une documentation appropriée sur la manière dont elle satisfait aux exigences ci-dessus». Les exigences ci-dessus figurent au même article 15, sous les paragraphes a, b et c qu il est utile de rappeler.
En particulier, chaque structure doit satisfaire aux exigences suivantes : a) Disposer des moyens permettant au commissaire aux comptes d assumer ses responsabilités en matière : d adéquation à l ampleur de la mission à accomplir des ressources humaines et des techniques mises en œuvre ; de contrôle du respect des règles applicables à la profession et d appréciation régulière des risques ; d évaluation périodique en son sein des connaissances et de formation continue.
b) Mettre en œuvre des procédures : assurant une évaluation périodique des conditions d exercice de chaque mission de contrôle, en vue de vérifier que celle-ci peut être poursuivie dans le respect des exigences déontologiques, notamment en matière d indépendance vis-à-vis de la personne ou de l entité contrôlée ; permettant de décider rapidement des mesures de sauvegarde si celles-ci s avèrent nécessaires.
c) Le cas échéant, garantir : la rotation des signataires, lorsque la loi le prévoit ; la mise en place d une revue indépendante des opinions émises ; le renforcement des moyens affectés au contrôle lorsque la difficulté technique de la mission où les exigences déontologiques le commandent ; la mise en place d un dispositif de contrôle de qualité interne.
En résumé, cela revient à obliger le cabinet, à avoir une documentation sur : les moyens du cabinet en regard de ses missions ses systèmes de contrôle interne son dispositif de contrôle qualité ses procédures internes.
Le Code de commerce Le Code de commerce, en son Article R.821-24, prévoit notamment que le commissaire aux comptes est tenu de fournir tous documents, pièces et explications sur «l organisation de son cabinet», c est-à-dire la description des procédures internes au cabinet mises en œuvre pour assurer la qualité des missions de commissariat aux comptes.
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Pourquoi avoir un guide? L utilité pour le Cabinet Le Guide d exercice professionnel du commissaire aux comptes : constitue la première pierre de la démarche qualité. La mise en place d un guide pratique d exercice professionnel doit permettre à l équipe d audit d améliorer concrètement son efficacité, indispensable à la crédibilité de notre opinion ;
doit permettre au cabinet d affronter sereinement un contrôle qualité et de faire face aux attentes du législateur, les articles 14 et 15 du Code de déontologie étant en parfaite osmose avec les normes internationales ISQC1 et ISA 220 ; oblige le cabinet à mettre en place, si ce n est déjà fait, des procédures ;
permet d organiser, de façon adaptée à la taille et à l organisation du cabinet, les dossiers dans le respect des normes d exercice professionnel homologuées ; constitue un vrai guide pour l ensemble des associés et collaborateurs permettant de poser clairement les valeurs du cabinet et d être en phase avec le projet du cabinet et son éthique.
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Le contenu Le guide professionnel du cabinet décrit : Les dispositifs mis en place pour garantir le respect des règles professionnelles et la qualité des missions ; Les procédures opérationnelles du cabinet
Les domaines concernés sont principalement : L éthique et la déontologie : indépendance impartialité conflit d intérêts compétence confraternité discrétion et secret professionnel Situations à risque et mesures de sauvegarde L organisation du cabinet : responsabilité des signataires le contrôle qualité du cabinet
La coopération entre cabinets : réseau association technique sous-traitance Les ressources humaines : recrutement compétence appropriée plan de formation évaluation des collaborateurs systèmes de rémunération affectation aux missions
L acceptation et le maintien des missions : acceptation des missions honoraires : détermination, dépendance financière et publicité poursuite des missions existantes conflits et litiges La réalisation des missions supervision intervenants extérieurs/experts consultations techniques revue indépendante contrôle qualité
Et toujours Ce qui concerne le blanchiement
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Exemple de contenu
Première partie : principes directeurs 1. Intégrité, indépendance et objectivité 1.1 Obligation fondamentales 1.11 Indépendance 1.12 Confraternité 1.13 Discrétion et secret professionnel 1.2 Incompatibilité, liens familiaux 1.21 Liens personnels 1.22 Liens financiers
1.3 Dispositif complémentaire applicable à toutes missions de commissariat aux comptes 1.31 Relations personnels 1.32 Relations financières 1.4 Dispositif applicable aux services complémentaires pour des entités dont nous sommes Commissaire aux Comptes 1.41 Missions ou prestations interdites 1.42 Avis et recommandations 1.43 Interventions entrant dans la mission du Commissaire aux comptes
2. Signatures et engagement du Cabinet 2.1 Associé responsable 2.2. Directeur de mission 2.3. Acceptation et maintien des mission 2.31 Acceptation des clients et des missions 2.32 Suppléances 2.33 Examen périodique des mission en cours 2.34 Démission 2.4. Lettres de mission
3. Revue indépendante et dispositif qualité 3.1 Dispositif qualité interne 3.2 Revue indépendante 4. Honoraires de commissariat aux comptes 5. Réseau et groupement dont le Cabinet est membre 5.1 Réseau 5.2 Groupement
6. Organisation générale du Cabinet 6.1 La Direction générale 6.2 La Direction technique 6.3 La Direction qualité 6.4 La couverture assurances 7. Les outils du Cabinet - système d information - matériels et logiciels utilisés - documentation - archivage
Deuxième partie : procédures du Cabinet 1. Indépendance des professionnels 1.1 Collaborateurs techniques 1.2 Associés 1.3 Autres intervenants 2. Nouveaux clients et/ou nouvelles missions 2.1 Acceptation des clients et des missions 2.2 Lettre de mission 2.2.1 Lettre de mission complémentaire 2.2.2 Mise à jour des lettres de mission 2.3 Détermination des honoraires
3. Revue des missions existantes 3.1 A l initiative des associés responsables 3.2 Revue périodique 4. Conflits d intérêt 5. Autres conflits et litiges 5.1 Litiges en responsabilité 5.2 Litiges en matière d honoraires
6. Relation avec les tiers intervenant auprès des clients du Cabinet 7. Interruption d une mission de commissaire aux comptes ou démission 7.1 Suspension d une mission 7.2 Démission d un mandat 7.21 Décision du Cabinet 7.22 A la demande de l entité
8. Revue indépendante 8.1 Définition 8.2 Champs d application 8.3 Les principes de mise en œuvre 8.4 Modalité d application 9. Contrôle qualité
ANNEXES I - Organigramme du Cabinet II - Liste groupement des membres du réseau ou du III - Code de déontologie de la profession de Commissaire aux comptes IV - Charte d éthique et d indépendance - Modèles de déclaration d indépendance : V -. associés VI -. collaborateurs VII -. collaborateurs externes VIII - Mise à jour des mandats APE et de la rotation des associés signataires
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Expérience personnelle Respecter les obligations professionnelles Transformer une obligation (handicap) en un outil utile et efficace (outil) Les difficultés - éviter le recopiage et le remplissage - adapter à la taille et aux missions du Cabinet - respecter la phase «d appropriation collective» - encourager les «améliorations et suggestions de tous»
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Les facteurs clés de succès Une volonté et une implication forte du signataire, Une grande dose de pédagogie et d explications, La mise en place d une processus «participatif», Une mise à jour régulière.
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Résultats Une homogénéité des dossiers accrue Une formation des collaborateurs facilité, Un recrutement facilité, Un contrôle Qualité externe facilité, Une motivation et implication très largement améliorée, Une culture du progrès.
LE GUIDE D EXERCICE PROFESSIONNEL Conclusion En appliquant le Code de déontologie, En appliquant correctement les normes d exercice professionnel, En mettant en place le Guide d Exercice Professionnel, Le Commissaire aux comptes, en France, est déjà presque ISA compatible!
Cap Performance Le manuel du cabinet
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www.monmanuelcabinet.fr Outil gratuit d aide à la rédaction du manuel de procédures compatible avec les deux professions adapté aux petits cabinets 3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnelles Diffuser les bonnes pratiques du cabinet Compatible avec la norme ISO 9001 Plus de 4 000 cabinets ont créé leur manuel! 48
www.monmanuelcabinet.fr Un outil de génération du manuel du cabinet à la fois souple et évolutif Souple : chaque cabinet construit son propre manuel en adaptant sa rédaction en fonction de son activité (EC et/ou CAC), de sa taille, de son organisation, de ses besoins, de ses priorités... Sur chaque sujet, l outil propose différentes rédactions. Chacun peut aussi «piocher» certains passages, certaines phrases dans les rédactions proposées pour aboutir à une rédaction assistée mais 100 % personnalisée. In fine, l outil génère un manuel sur mesure. Evolutif : le manuel peut être généré en plusieurs étapes. Les utilisateurs créent un compte sécurisé et peuvent, par la suite, à tout moment reprendre la rédaction de leur manuel pour modifier son contenu, compléter certains thèmes
www.monmanuelcabinet.fr En quelques secondes créez votre compte et effectuez la saisie des informations relatives au cabinet pour personnaliser le manuel Simple d utilisation Elaboration du manuel de procédures se déroule en 4 étapes : 1. Identification et paramétrage En fonction du périmètre retenu (activité d expertise comptable et/ou de commissariat aux comptes), les rédactions proposées par le site seront différentes
www.monmanuelcabinet.fr 2. Composition du sommaire L outil en ligne propose un ordonnancement des paragraphes indicatif pour le manuel. Chacun peut, très simplement, en modifier l ordre.
www.monmanuelcabinet.fr 3. Le choix des rédactions Pour chaque thème du sommaire, une ou plusieurs formulations sont proposées. L utilisateur sélectionne la rédaction qui convient le mieux. Possibilité de rédiger soi-même les lignes qui seront reprises dans le manuel final. Toutes les saisies et modifications sont sauvegardées et sont récupérables lors de prochaines mises à jour.
www.monmanuelcabinet.fr 4. Un manuel clé en main Une fois sélectionnés et modifiés les paragraphes correspondant au plan, en un clic le manuel est disponible en format Word : le manuel est prêt! Le manuel ainsi généré permet de répondre aux exigences professionnelles mais plus encore dans la mesure où il ne se limite pas aux éléments strictement obligatoires des textes. De nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires, mais trouvent logiquement leur place au sein d un manuel d organisation utile et efficace pour le cabinet.
www.monmanuelcabinet.fr Un outil de travail pour l expert-comptable comme pour le commissaire aux comptes facultatif dont l utilisation est laissée à la libre appréciation de chaque confrère Chaque professionnel doit adapter les textes à la situation de son cabinet, à ses pratiques et à son organisation. Les rédactions proposées ne sont pas des modèles ou même des recommandations ni la doctrine de l Ordre ou de la Compagnie. Il s agit uniquement d exemples et d illustrations.
Des outils gratuits à votre disposition Cap Performance Elaboration par l OEC Paris-Ile de France et la CRCC de Paris d un panel d outils gratuits Pour donner les moyens à chaque cabinet de disposer des outils incontournables en matière de conformité et de performance Gratuits Création d un site dédié à la performance www.capsurlaperformance.fr
Comment accéder à tous les outils de Cap performance? A partir du portail performance : www.capsurlaperformance.fr Ou directement sur les sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr www.mondiagnosticperformance.fr www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html www.performance-acedemy.fr
Cap Performance : la performance en actions!
ET APRÈS?
Un outil au service des cabinets Outil d organisation et de sécurisation des pratiques Formaliser les pratiques Améliorer les pratiques Sécuriser les pratiques Outil de management des hommes facilite l intégration des personnes, permet de gérer les compétences (formation) participe à la création (et au maintien) de la culture du cabinet contribue à la motivation des équipes limite le turnover Outil pour le développement du cabinet permet de gagner en efficacité et en performance permet de facturer les missions effectuées sans en oublier permet de contrôler la rentabilité du dossier 59
La démarche qualité Dès lors que le cabinet dispose d un manuel d organisation, le principal frein à la démarche qualité est levé Alors plus aucune raison pour ne pas se lancer!
Convergence des textes Le respect des normes professionnelles : condition de l ISO 9001 Extrait 1.1 de la norme ISO : «Un organisme doit démontrer son aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables» Le respect des normes professionnelles : socle pour l ISO 9001 Comme la norme ISO, les normes professionnelles sont orientées sur l organisation interne du cabinet permettant de «produire» une prestation conforme aux exigences de la profession La norme ISO va au-delà en exigeant que le cabinet délivre une prestation qui réponde aux «exigences» (attentes exprimées ou implicites) du client
Norme ISO 9001 et Normes professionnelles Sont complémentaires : ISO 9001 Acceptation des missions Maîtrise de la conception Maîtrise de l exécution Compétence, formation Documentation Normes prof. Maîtrise et amélioration continue des produits livrés aux clients Contrôle de la qualité technique des missions
L après manuel Terminer son manuel d organisation : tout commence? des normes professionnelles aux normes ISO continuité dans les objectifs poursuivis De la qualité du produit à la qualité de l organisation pour gagner en efficacité, en anticipation, en adaptabilité face à des changements (quels qu ils soient), en avantage concurrentiel Quel chemin prendre? Vers une démarche qualité? Respecter les règles ISO qui ne sont pas déjà prévues par les normes professionnelles Vers une démarche de progrès?
L après manuel Qu est-ce qu une démarche de progrès? Se fixer des objectifs économiques : augmenter le résultat, réduire le nombre de dossiers en perte, augmenter la rentabilité, commerciaux : augmenter le chiffre d affaires, trouver de nouveaux marchés sociaux : réduire le turn over, réduire les emplois précaires voire plus stratégiques : se développer par croissance externe, préparer la vente de l entreprise Allouer des moyens Vérifier qu ils sont atteints par le suivi d indicateurs
L après manuel Vers une certification qualité ISO 9001? Pour obtenir la reconnaissance de l organisation mise en place et pouvoir communiquer dessus Comment? Identifier les métiers/activités à faire certifier Se mettre à niveau pour s assurer de bien respecter toutes les normes ISO sur le périmètre retenu (condition indispensable) Pratiquer un audit «à blanc» (recommandé) Se rapprocher d un organisme certificateur pour mettre en place l audit de certification proprement dit
ET maintenant un peu de pratique
Just do it! http://www.monmanuelcabinet.fr/