Groupe HEADLIGHT Réalisation des visites de classement des hôtels de tourisme Pour le compte de l UMIH 75 Siret : 52216801200014 1 1
Préambule Aujourd hui, la loi de modernisation et de développement des services touristiques a réformé les classements des hébergements touristiques. Le nouveau classement national est entré en vigueur le 23 décembre 2009 pour les hôtels de tourisme. L hôtelier doit faire réaliser une visite d inspection de son établissement par un organisme accrédité ou réputé accrédité par le COFRAC. Ce dernier validera ou pas le classement et délivrera via Atout France le rapport de contrôle ainsi que la grille de contrôle pour la catégorie indiquée par le rapport conformément à l arrêté du 23 décembre 2009. Le Groupe HEADLIGHT se propose d intervenir pour la réalisation de ces visites d inspection à travers une de ses filiales, la société HEADLIGHT AUDIT, accréditée depuis 2010 par le COFRAC selon la norme ISO/CEI 17020 pour la réalisation de ce type d inspection. 2
Nos métiers autour des hébergements touristiques et de la restauration Groupe HEADLIGHT HEADLIGHT Consulting HEADLIGHT Audit - Etude, Diagnostic & Conseil - Expertise - Démarche Qualité - Accompagnement dans la préparation au classement des hébergements touristiques - Formation - Société accréditée par le COFRAC pour les visites d inspection des hôtels de tourisme, des campings, des résidences de tourisme, des meublés de tourisme dans le cadre du nouveau classement 3
Présentation de la société Headlight Audit Adresse 11 A, rue de Courtalin 77 700 Magny le Hongre FRANCE Téléphone + 33 (0) 1.60.42.71.71 Fax + 33 (0) 1.60.43.75.42 e-mail Site internet contact@headlight-audit.com www.headlight.fr Date de création Mars 2010 Forme juridique SARL au capital de 5 000 Code APE : 7022Z N SIRET : 52216801200014 N de TVA Intracommunautaire : FR2652216801200014 Dirigeant Effectif Jean Yves PROUST 3 personnes Identité Portée d accréditation Organisme d inspection accrédité par le COFRAC, spécialisé dans le classement des hébergements touristiques Hôtels de tourisme, terrains de camping, résidences de tourisme et meublés de tourisme 4
Mission du cabinet Objectifs de la visite de contrôle A partir : - de l analyse «pré diagnostic» déposé sur Atout France par le l hôtelier. - d une visite détaillée du site - de la connaissance des données disponibles La visite de contrôle devra servir à : Analyser la situation de l établissement concerné au regard des exigences du nouveau classement conformément à la réglementation en vigueur (arrêté du 23 décembre 2009 fixant les normes et la procédure de classement des hôtels de tourisme) Emission d un rapport et validation du classement : - le rapport de contrôle - la grille de contrôle Ce rapport est transmis à l hôtelier via Atout France dans les délais fixés par la loi. La décision de classement est validée sur le site d Atout France par la société en charge du contrôle. 5
Mission du cabinet Mise en place de mission Commande de la visite Dès réception de la demande, qu elle soit formulée par téléphone, par courrier ou par mail, une offre commerciale personnalisée sera envoyée à l hôtelier. Dès réception du contrat (daté, paraphé, signé) accompagné du chèque de règlement et validation du pré diagnostic sur Atout France par le cabinet HEADLIGHT AUDIT, une date pour la visite d inspection sera fixée. Dans la mesure du possible, les visites d inspection seront réalisées sous 1 mois et regroupées en fonction des demandes N.B. : pour les classement en 4 et 5 étoiles, une visite mystère visant à vérifier la qualité de l accueil et du service sera réalisée par l inspecteur avant la visite d inspection. 6
Ce formulaire devra être transmis au cabinet via Atout France. Formulaire règlementaire «Pré diagnostic» Il doit impérativement être complété l hôtelier et doit être retourné au cabinet qui réalisera la visite. En effet, il comporte : - Les coordonnées complètes de l établissement - Le classement visé - le descriptif de l hôtel et des services proposés - un état des lieux complet A réception par le prestataire, ce formulaire sera analysé de façon à s assurer que toutes les questions importantes ont été validées, que les réponses soient cohérentes. L inspecteur du cabinet peut selon les cas, reprendre contact avec l hôtelier afin de d échanger avec lui sur certains points mal compris, incohérents ou non saisis afin de préparer au mieux son intervention sur site. Si nécessaire, le dossier peut être complété par : une documentation à jour sur l'établissement (catalogue, brochure, lien internet) une copie papier ou numérique des plans dont il dispose le cas échéant tout élément complémentaire susceptible de préciser la situation de l'établissement au regard des exigences du classement des meublés de tourisme. 7
Visite d inspection Le cabinet prestataire aura préalablement pris rendez-vous avec l hôtelier afin de déterminer un jour et une heure de visite, ces éléments seront confirmés par écrit. Une fois sur place l inspecteur effectuera la visite en compagnie de la personne responsable. Un échantillon représentatif des chambres sera inspecté. Cette échantillonnage sera défini sur place par l inspecteur avant la visite. L inspecteur devra passer en revue l ensemble des critères des chapitres 1, 2 et 3. - Chapitre 1 : Equipements et aménagements Aménagement général (surfaces, agencement, et équipement ) des parties commune, des chambres et des sanitaires. Environnement et extérieurs, état et propreté des installations et équipements. - Chapitre 2 : Service aux clients Qualité et fiabilité de l information client, les services proposés - Chapitre 3 : Accessibilité et Développement durable L ensemble des grilles de contrôle comprennent 246 critères qui ont une valeur spécifique et qui sont répartis en critères obligatoires et en critères optionnels (à la carte). En fonction de la catégorie souhaitée, le nombre de points obligatoires à obtenir sera différent. Pour obtenir son classement, l établissement doit totaliser au minimum 95 % des points obligatoires. La proportion des 5 % restants devant être compensée par 3 fois plus de critères à la carte (si le minimum requis est là aussi atteint). 8
A l issue de la visite, contrairement à certaines démarches suivies d une mission de conseil, l inspecteur ne peut pas prodiguer de conseil mais présente de façon synthétique les critères obligatoires non validés. Une fois la visite terminée, l inspecteur a un délai de 15 jours pour valider le rapport et le classement sur Atout France. Le rapport comprend : l attestation de visite et rapport détaillé (rapport de contrôle) la grille de contrôle et la grille de classement Dans la semaine qui suit la visite, l hôtelier peut adresser certains éléments à HEADLIGHT AUDIT afin de confirmer certains critères ou demander une contre-visite. - Si le rapport n a pas été envoyé, ces éléments viennent compléter le dossier. - Si le rapport a déjà été envoyé, il faudra alors réaliser un rapport indicé prenant en compte les éléments reçus. 9
Prix pour une visite avec émission d un rapport d inspection Nb de chambres 1 étoile 2 étoiles 3 étoiles 4 étoiles 5 étoiles 6 à 30 375,00 418,00 482,00 621,00 697,00 31 à 50 450,00 514,00 578,00 697,00 771,00 51 à 75 514,00 578,00 664,00 771,00 857,00 76 à 100 557,00 643,00 728,00 835,00 964,00 Les tarifs d inspection et de fourniture du certificat de visite comprennent : L instruction du dossier de candidature et des pièces jointes, la vérification des éléments demandés, la demande des éléments manquants La planification de la / des visite(s) d inspection La préparation et la réalisation de la / des visite(s) d inspection La rédaction et l émission du / des rapport(s) d inspection La validation du / des rapport(s) d inspection par HEADLIGHT Audit Les frais d hébergement et de restauration : Pour les demandes de classement de 1 à 3 étoiles, les tarifs d'inspection incluent les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration des inspecteurs (hors DOM COM). Pour les demandes de classement en 4 et 5 étoiles, les tarifs d'inspection incluent les frais de déplacement. Les frais d'hébergement, de restauration et autres consommations entrant dans le cadre de la visite mystère ne sont pas inclus. Ces frais (comprenant au minimum : une nuit, un petit déjeuner, un dîner (ou plateau repas), le recours au room service et le test du service de boissons) ne seront pas réglés par l'inspecteur lors de la présentation de la facture par le Professionnel à l'issue de son séjour. 10
Cas particuliers Exceptionnellement, dans la semaine suivant la visite d inspection, si l hôtelier fournit par mail ou courrier un complément d information permettant de valider un critère obligatoire ou «à la carte» non conforme, cette prestation ne sera pas facturée. Si le classement visé n est pas atteint et que le professionnel souhaite un classement inférieur, il a la possibilité de faire une nouvelle demande de classement par écrit. Cette nouvelle demande devra intervenir au maximum 8 jours après la visite d inspection. Un nouveau rapport d inspection pourra être émis par Headlight Audit. Cette prestation sera facturée 100 HT. Dans le cas où une contre-visite serait nécessaire et pourrait être programmée dans le délai réglementaire d émission du rapport, celle-ci serait facturée à 50 % du tarif de la visite d inspection initiale. Dans le cas où l hôtelier souhaiterait au contraire obtenir un classement en catégorie supérieure, une nouvelle demande de classement et une nouvelle visite d inspection sont obligatoires. En fonction du travail à réaliser, un nouveau devis correspondant à la mission à effectuer sera envoyé par Headlight Audit pour accord. 11
Quelques références en matière de classement Meublés de tourisme Hôtellerie de Plein Air Association «Accueil touristique Brévinois» Office de Tourisme de Eymoutiers (87) CDT de la Haute-Vienne (87) loueurs indépendants dans les départements suivants : Dordogne, Finistère, Loiret, Morbihan, Seine Maritime, Yonne et Paris Aquadis Les Castels Vancansoleil Comité Départemental du Tourisme du Jura HOMAIR Vacances Hôtellerie Fédération Autonome Générale de l Industrie Hôtelière Touristique Associations départementales Logis de Loire Atlantique (44) et d Anjou (49) UMIH Bretagne et Paris Destination Anjou, Comité départemental du tourisme de l'anjou Comité Régional de tourisme de Franche-Comté Hôteliers indépendants Groupe Ferré 12