Projet de convention de groupement de commandes «Fourniture de carburants» Version du 21 mars 2016 Entre Et Et Et La Communauté de communes Epernay Pays de Champagne, représentée par XXX, qualité, habilité par la délibération n YYY du Conseil communautaire du JJ/MM/AA, Ci-après dénommée, «La Communauté de communes Epernay Pays de Champagne» La Ville d Epernay, représentée par XXX, qualité, habilité en vertu de la délibération n YYY du Conseil municipal du JJ/MM/AA, Ci-après dénommée, «La Ville d Epernay» Le Centre communal d action sociale de la ville d Epernay C.C.A.S., représenté par XXX, habilité par délibération n du Conseil d administration du Centre communale d action sociale de la ville d Epernay du JJ/MM/AA Ci-après dénommé, «Le C.C.A.S. de la Ville d Epernay» La Compagnie de Transport du Pays de Champagne, représentée par M. GALVEZ, son directeur général, Ci-après dénommée, «La Compagnie de Transport du Pays de Champagne.».
Préambule : La Communauté de communes Epernay Pays de Champagne est propriétaire d un Centre Technique de Transport qui accueille notamment les moyens nécessaires à l exécution de son service public de transports urbains et ceux de son service de collecte des ordures ménagères. Le Centre technique de transport dispose d une station-service unique à laquelle viennent se fournir notamment les autobus, les bennes à ordures ménagères, les véhicules de service de la Communauté de communes Epernay de Champagne, ceux de la Ville d Epernay, ou encore ceux du Centre Communal d Action Sociale de la ville d Epernay. Afin d assurer le bon fonctionnement de la station-service, il est nécessaire de coordonner les commandes de carburants de chacun de ses utilisateurs. Le Code des marchés publics offre la possibilité aux acheteurs publics d avoir recours à des groupements de commandes. Ceux-ci ont vocation à rationaliser les achats en permettant des économies d échelle et à gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation des contrats. Une convention constitutive, définissant les modalités de fonctionnement du groupement, doit être signée par ses membres. Cette convention doit également désigner le coordonnateur et déterminer la Commission d appel d offres compétente s agissant de l attribution des marchés et accords-cadres passés dans le cadre du groupement. La présente convention répond à ces exigences. De plus, elle prévoit que le coordonnateur sera chargé de signer les marchés ou les accords-cadres, de les notifier et de les exécuter au nom des membres du groupement. Article 1 : Objet et membres du groupement de commandes Un groupement de commandes est constitué entre la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne, la Ville d Epernay, le C.C.A.S. de la ville d Epernay et la Compagnie de Transport du Pays de Champagne conformément aux dispositions de l article 8 du Code des marchés publics. Ce groupement a pour objet de coordonner les procédures d achat de ses membres en ce qui concerne la fourniture de carburants. Le groupement n est pas exclusif de procédures d achat en dehors de cette structure, ses membres conservent la faculté de réaliser leurs achats sans recourir aux services dudit groupement. Seront notamment concernés les marchés, accords-cadres et commandes auprès d une centrale d achats relatifs aux prestations suivantes : fourniture de produits pétroliers raffinés liquides parmi lesquels l essence sans plomb et le gasoil ; fourniture de biocarburants.
Article 2 : Coordonnateur du groupement de commandes Le coordonnateur du groupement est la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne. XXX, qualité, est désigné représentant du coordonnateur. Article 3 : Répartition des rôles Il incombe au coordonnateur désigné à l article 2 de la présente convention de procéder à l organisation de l ensemble des opérations de sélection du ou des contractants, de signer, notifier les marchés et accords-cadres au nom et pour le compte des membres du groupement. En conséquence, le coordonnateur est notamment chargé de : définir les besoins, en associant les autres membres du groupement ; choisir la procédure ; rédiger le cahier des charges et constituer le dossier de consultation ; rédiger et publier l avis d appel à la concurrence ; centraliser les questions posées par les candidats et centraliser les réponses ; réceptionner les candidatures et les offres ; analyser les candidatures et les offres ; convoquer la Commission d appel d offres si besoin, et organiser ses travaux ; s assurer de la conformité du candidat pressenti vis-à-vis de ses obligations fiscales et sociales informer les candidats évincés ; rédiger et publier l avis d intention de conclure, le cas échéant ; mettre au point le contrat ; signer le contrat ; transmettre les éléments de la procédure au contrôle de légalité, le cas échéant ; notifier le contrat ; rédiger et publier l avis d attribution, le cas échéant ; transmettre à chaque membre du groupement concernés les documents nécessaires à la bonne exécution des prestations ; Le coordonnateur du groupement a également en charge l exécution technique et financière de toutes les prestations au nom de l ensemble des membres du groupement concernés. L exécution technique et financière recouvre notamment les opérations suivantes :
envoi des ordres de service le cas échéant ; passation des commandes (envoi de bons de commande) ; gestion des marchés subséquents ; réception et paiement des factures ; refacturation des commandes auprès des autres membres du groupement. Article 4 : Procédure d achat La procédure d achat est déterminée par le représentant du coordonnateur du groupement. Le coordonnateur tient informés les membres du groupement du déroulement de la procédure. Article 5 : Obligation des membres du groupement Chaque membre du groupement s engage à : communiquer au coordonnateur une évaluation qualitative et quantitative de ses besoins en vue de la passation des marchés publics et accords-cadres ; respecter les demandes du coordonnateur en s engageant à y répondre dans le délai imparti ; participer si besoin, en collaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions administratives et techniques (élaboration du Cahier des clauses administratives particulières, Cahier des clauses techniques particulières, Règlement de la consultation, ) ; respecter les clauses du contrat signé par le coordonnateur ; informer le coordonnateur de tout litige né de l exécution des marchés et/ou accords-cadres et marchés subséquents. La gestion des litiges relève du coordonnateur du groupement. La Compagnie de Transport du Pays de Champagne a pour mission : d informer le coordonnateur du groupement de la nécessité de déclencher une commande ; de fournir au coordonnateur du groupement les données nécessaires à l établissement du bon de commande ; de réceptionner les livraisons ; de relever les consommations réelles de chacun des membres du groupement depuis la précédente livraison de carburant ; d évaluer le prix au litre du carburant après chaque livraison ; de transmettre les données relatives aux consommations et au prix du litre au coordonnateur du groupement après chaque livraison.
Article 6 : La Commission d appel d offres La Commission d appel d offres interviendra dans les conditions fixées par le Code des marchés publics. La Commission d appel d offres compétente est celle du coordonnateur, y compris pour l avis préalable relatif aux éventuels avenants et de l éventuelle attribution des marchés négociés. La Commission d appel d offres du coordonnateur se réunira en tant que de besoin. Article 7 : Le contrôle de légalité Il incombera au coordonnateur de transmettre au contrôle de légalité les marchés publics et accords-cadres conclus en application de la présente convention s ils sont soumis à cette obligation. Article 8 : Entrée en vigueur et durée La présente convention entrera en vigueur à compter de sa signature par les Parties. Article 9 : Modalités financières d exécution des marchés Le coordonnateur du groupement est chargé de l exécution financière des marchés qui consiste à engager financièrement les prestations (émission de bons de commandes, avances, ) et à régler les factures. A ce titre, il sollicitera le remboursement des prestations exécutées pour le compte des membres concernés du groupement par l émission d un titre de recettes accompagné de son justificatif. Article 10 : Frais de fonctionnement 10.1 : Procédure de marché public Le coordonnateur sera indemnisé par les autres membres du groupement pour les frais occasionnés par la gestion de la procédure (frais de personnel, avis d appel public à concurrence, avis d attribution, ) selon les modalités suivantes : pour un achat supérieur ou égal 200.000 H.T., le coût global de la procédure est évalué à 3.500,00 TTC. pour un achat inférieur à 200.000 H.T., le coût global de la procédure est évalué à 1.200,00 TTC. La participation forfaitaire de chacun des membres du groupement est égale au coût global de la procédure divisée par le nombre de membres du groupement concernés par la consultation. Pour ce faire, un titre de recettes sera émis par le coordonnateur.
10.2 : Commande La Compagnie de Transport du Pays de Champagne (CTPC) sera indemnisée par les membres du groupement concernés selon les modalités suivantes : 250 TTC par commande déclenchée par elle. Pour ce faire, une facture sera émise par la CTPC. 10.3 : Frais administratifs Les frais administratifs engendrés par la refacturation des consommations de carburant sont supportés par le coordinateur du groupement lorsqu ils concernent un membre adhérent du «service commun» mis en place par la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne et ses partenaires. Dans le cas où un adhérent à la présente convention n est pas adhérent au «service commun», des frais administratifs liés à la refacturation de sa consommation de carburant sont susceptibles de lui être comptabilisés. Article 11 : Adhésion au groupement de commandes Toute nouvelle adhésion au groupement de commandes devra faire l objet d un avenant à la présente convention, par délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles des membres. Toutefois, elle ne devra pas avoir pour conséquence de remettre en cause le schéma juridique retenu. Cet avenant, le cas échéant, mettra également en conformité la présente convention, notamment avec le statut du nouvel adhérent. Toute nouvelle adhésion ne pourra concerner que des consultations postérieures à l adhésion. Article 12 : Retrait du groupement de commandes et résiliation de la convention Chaque membre conserve la faculté de se retirer du groupement de commandes, par décision notifiée au coordonnateur. Ce retrait ne saurait concerner des consultations lancées ou des marchés et accords-cadres conclus. Il n aura d effet que pour les consultations futures lancées au nom du groupement. Le retrait sera réalisé par voie d avenant. En cas de retrait d un membre du groupement, le coordonnateur effectue le solde comptable et financier de la situation du membre sortant. Si cette sortie entraîne des modifications sur le fonctionnement du groupement, elles sont prises en compte dans une convention modificative. Le présent groupement pourra être résilié par délibération ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles de l ensemble de ses membres. Cette résiliation
sera sans effet sur les marchés notifiés au nom du groupement, dont l exécution perdurera conformément à leurs dispositions particulières. Article 13 : Substitution au coordonnateur En cas de sortie du coordonnateur du groupement ou dans toute autre hypothèse où le coordonnateur ne serait plus en mesure d assurer son rôle, une convention modificative interviendra pour désigner un nouveau coordonnateur. Cette convention sera approuvée par délibérations ou décisions concordantes des instances délibérantes ou décisionnelles de l ensemble des membres restants du groupement. Article 14 : Capacité à agir en justice Le représentant du coordonnateur peut agir en justice au nom et pour le compte des membres du groupement pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte sur sa démarche et son évolution. En cas de condamnation du coordonnateur au versement de dommages et intérêts par une décision devenue définitive, le coordonnateur se réserve la possibilité de diviser la charge financière par le nombre de membres concernés par la consultation ou le marché litigieux. Pour ce faire, un titre de recettes sera émis par le coordonnateur. Article 15 : Litiges relatifs à la présente convention Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l application de la présente convention relèvera de la compétence du tribunal administratif de Châlons-en-Champagne. Fait à Epernay, le Pour la Communauté de communes Epernay Pays de Champagne, Pour la Ville d Epernay, Qualité Nom Pour le C.C.A.S. de la ville d Epernay, Qualité Nom Qualité Nom Pour la Compagnie de Transport du Pays de Champagne Le Directeur Général M. Galvez