FOIRE AUX QUESTIONS Fonctionnelle Entreprise de travail temporaire Version du 11/12/2015 1
SOMMAIRE PAGE 3 PAGE 9 Le régime Intérimaires Santé Le décompte horaire d ancienneté PAGE 13 PAGE 17 Consulter la liste de mes salariés pour établir mes cotisations L outil de consultation des heures travaillées mis à disposition de mes salariés intérimaires 2
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ LE RÉGIME FRAIS DE SANTÉ OBLIGATOIRE PAGE 4 PAGE 5 PAGE 6 PAGE 8 PRÉSENTATION GÉNÉRALE SOUSCRIRE AU CONTRAT D ASSURANCE VOTRE COTISATION EMPLOYEUR LES DÉMARCHES DE MES SALARIÉS INTÉRIMAIRES 3
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ Présentation générale Qui est en charge de la gestion du régime? Siaci Saint Honoré est le gestionnaire d Intérimaires Santé, sélectionné au terme d'un appel d'offres lancé par la branche. Il sera votre interlocuteur privilégié pour la gestion de votre contrat et le suivi de vos cotisations. Qui est l assureur? Le régime Frais de santé des salariés intérimaires est est co-assuré par AG2R Réunica Prévoyance et APICIL, deux assureurs spécialistes des complémentaires santé d'entreprises. Quelles sont les garanties? Le régime prévoit une couverture santé avec un bon niveau de remboursement : visites chez le médecin, hospitalisation, frais dentaire et optiques. Il propose aussi un forfait maternité. Les intérimaires qui le souhaitent pourront opter pour une garantie supplémentaire qui complètera ces remboursements. Mes salariés permanents sont-ils concernés par le régime Intérimaires Santé? Non, le régime Intérimaires Santé ne concerne que vos salariés intérimaires (y compris les CDI intérimaires). Pour vos salariés permanents, vous devez adhérer à une mutuelle ou complémentaire santé dédiée. Qu est-ce qu intérimaires santé? Intérimaires Santé est le régime collectif de complémentaire santé des salariés intérimaires adapté aux spécificités de l intérim qui a été spécialement négocié par la branche dans le cadre de la généralisation de la complémentaire maladie (accords ANI du 11 janvier 2013). Avec Intérimaires santé, vous bénéficiez de nombreux avantages : vous remplissez votre obligation de répondre aux exigences légales et conventionnelles, en vous appuyant sur l'expertise d un groupe reconnu en santé, sélectionné au terme d'un appel d'offres lancé par la branche. Votre gestion des salariés multi-employeurs est simplifiée et vous profitez de l exonération de charges fiscales et sociales sur la cotisation patronale d assurance santé. Vous bénéficiez également d une tarification assurantielle compétitive, grâce à la mutualisation du risque au niveau de la branche et à la négociation résultant d un appel d offres national. Vos salariés intérimaires bénéficient d une couverture performante dès qu ils ont travaillé plus de 414 heures sur les 12 derniers mois, à un prix attractif tout en bénéficiant d'une cotisation calculée uniquement sur les heures travaillées, et de la gratuité entre deux missions. Ils ont la possibilité de couvrir leurs famille et d améliorer leurs garanties de façon individuelle et facultative. Enfin, cette offre santé intègre de nombreux services : tiers payant national, décomptes et analyses de devis en ligne, remboursements rapides, etc. Pour en savoir plus, consultez la FAQ intérimaires téléchargeable sur le site www.interimairessante.fr 4
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ Souscrire au contrat d assurance Ai-je des démarches à réaliser pour l affiliation de mes salariés intérimaires? Non. INTERIMAIRES SANTE se charge de l'affiliation de vos salariés intérimaires. Ils seront automatiquement affiliés dès lors qu'ils auront travaillé plus de 414h sur les 12 derniers mois. Il est donc très important que chaque entreprise déclare tous les mois les heures travaillées par ses salariés intérimaires Certains de mes intérimaires sont actuellement gérés par la mutuelle du FASTT (FASTT-MUT). Suisje concerné? Oui, les salariés intérimaires actuellement couverts par la mutuelle du FASTT (FASTT-MUT) sont concernés par le nouveau régime. Vos salariés qui auront travaillé plus de 414h sur les 12 derniers mois seront automatiquement affiliés au régime Intérimaires Santé. Ils pourront résilier sans frais et sans délais leur contrat FASTT-MUT dès leur affiliation au régime obligatoire. Vos salariés qui n ont pas atteint la condition d ancienneté peuvent également choisir de s affilier au régime facultatif Intérimaire santé. Dans ce cas, ils devront attendre la date anniversaire de leur contrat pour demander la résiliation. Qu est-ce que je risque si je n adhère pas à un régime frais de santé pour mes salariés intérimaires? Vous encourrez notamment un risque prud'homal de la part des salariés et des instances de représentation du personnel si l'entreprise n'est pas en conformité avec la réglementation à compter de janvier 2016. Comment remplir mon obligation d information auprès de mes salariés intérimaires de l arrivée du régime? Vous avez l obligation de remettre au salarié intérimaire la notice d information rédigée par les co-assureurs. Comment adhérer au contrat d assurance collectif Intérimaires santé? Pour adhérer vous devez procéder en 2 étapes : 1.Compléter et renvoyer signé le contrat de service de décompte horaire d ancienneté disponible en téléchargement sur le site www.interimairessante.fr 2.Compléter et renvoyer signé le contrat d assurance après avoir envoyé la demande d adhésion au contrat d assureur disponible en téléchargement sur le site www.interimairessante.fr J'ai déjà mis en place une complémentaire santé pour mes salariés intérimaires dans mon entreprise. Suis-je obligé d'adhérer à la complémentaire INTERIMAIRES SANTE? Les partenaires sociaux de votre branche ont désigné Intérimaires Santé comme gestionnaire et recommandé AG2R / Apicil comme co-assureurs du régime frais de santé des salariés intérimaires. En adhérant à Intérimaires Santé, vous répondez à vos obligations légales au meilleur prix. En tout état de cause, vous avez l'obligation de souscrire au contrat de service pour le décompte des heures de vos salariés intérimaires. 5
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ Votre cotisation employeur Qui prélève la cotisation du salarié intérimaire? En tant qu entreprise, c est vous qui êtes en charge de prélever mensuellement la cotisation de vos salariés intérimaires. Cette part salariée vous sera appelée par Intérimaire santé trimestriellement en même temps que votre part employeur. Comment et par qui suis-je prélevé de ma cotisation employeur? La cotisation employeur est appelée trimestriellement à terme échu par Intérimaires Santé et doit être réglée par chèque ou virement bancaire. A partir de quand dois-je cotiser? La cotisation démarre à compter du 1 er jour du mois qui suit le passage de la 414ème heure, dès la première heure travaillée au sein de votre entreprise. Le calcul des cotisations utilise t il un taux arrondi? Non, aucun arrondi n est appliqué sur les taux définis, les cotisations seront calculées et dues sur la base des taux à quatre décimales. Comment est répartie le coût de la cotisation? Pour les salariés qui auront travaillé plus de 414 heures sur les 12 derniers mois, la cotisation est répartie à parts égales (50/50) entre l'employeur et le salarié intérimaire Les salariés qui choisissent une affiliation facultative s'ils ne répondent pas à la condition d'ancienneté paieront à 100% la cotisation. Ils pourront demander une aide financière du FASTT sous condition de ressources. Est-ce que la cotisation facultative doit apparaitre sur le bulletin de paie? Non. La cotisation a faire apparaitre sur le bulletin de paie est uniquement la cotisation du salarié au régime frais de santé obligatoire. Les adhésions au régime facultatif sont souscrites à titre individuel par le salarié intérimaire qui porte seul la cotisation (avec le cas échéant aide financière du FASTT) Que faire apparaitre sur le bulletin de paie du salarié intérimaire? Les cotisations au régime frais de santé obligatoire employeur et salarié doivent apparaitre sur le bulletin de salaire. A contrario, les adhésions au régime facultatif sont souscrites à titre individuel par le salarié intérimaire qui paye seul la cotisation (sauf aide financière du FASTT) et ne doivent pas apparaitre sur le bulletin de paie. En effet, le salarié règle ses cotisations facultatives et optionnelles par prélèvement sur son compte bancaire 6
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ Votre cotisation employeur Quelles sont les heures prises en compte pour le calcul de la cotisation? Sont prises en compte toutes les heures soumises à cotisations sociales selon le code de la sécurité sociale, notamment les heures supplémentaires et les heures correspondant à des contrats de mission-formation relatives à la formation professionnelle continue. Où vont mes cotisations? Mes cotisations appelées sont reversées à l assureur. 3% du montant de la cotisation finance le fonds de solidarité géré par le Fonds d Action Sociale du Travail Temporaire (FASTT). Quel est le montant de la cotisation? Vous ne cotisez qu à hauteur des heures rémunérées mensuellement par votre salarié intérimaire dans votre entreprise. Garantie de base du Régime obligatoire Cotisations réglées à 100% par l employeur et financées à 50% par l employeur et à 50% par le salarié intérimaire Salariés intérimaires ayant travaillés plus de 414h sur les 12 derniers mois Coût global Coût pour chacune des parties (employeur + salarié) Régime Général 0,2396 /h 0,1198 /heure Régime Alsace Moselle 0,1524 /h 0,0762 /heure Garantie de base du régime facultatif Cotisations réglées et financées à 100% par le salarié intérimaire Adultes Enfants Régime Général 34,29 /mois 13,97 /mois Régime Alsace Moselle 21,66 /mois 9,15 /mois Garantie + Cotisations réglées et financées à 100% par le salarié intérimaire Adultes Enfants Régime Général 11,87 /mois 7,72 /mois Régime Alsace Moselle 11,87 /mois 7,72 /mois 7
LE RÉGIME INTÉRIMAIRES SANTÉ Les démarches de mes salariés intérimaires Pour toute information, consultez la FAQ intérimaire. 8
LE DÉCOMPTE HORAIRE D ANCIENNETÉ LE RÉGIME FRAIS DE SANTÉ OBLIGATOIRE PAGE 10 PAGE 12 SOUSCRIRE AU CONTRAT DE SERVICE LA DÉCLARATION MENSUELLE DES HEURES TRAVAILLÉES PAR VOS INTÉRIMAIRES 9
LE DÉCOMPTE HORAIRE D ANCIENNETÉ Souscrire au contrat de service Où trouver ce contrat? Ce contrat est disponible au téléchargement sur votre espace entreprise du site www.interimairessante.fr Il est à renvoyer en deux exemplaires originaux, complets, signés par un représentant habilité et avec le cachet de l entreprise, paraphé sur chaque page du contrat et de ses annexes, à l'adresse suivante : SIACI SAINT HONORE A l attention d Emmanuelle LE COR 18, rue de Courcelles 75008 PARIS. Ce contrat est distinct du contrat d assurance. Quel est l objet de ce contrat? Ce contrat a pour objet d autoriser la société S2HConsulting à consolider les heures travaillées par vos salariés intérimaires mois par mois pour établir (par simple consultation), qui de vos salariés rempli la condition d ancienneté pour l affiliation au régime obligatoire. Suis-je obligé de souscrire au contrat de service? Oui, votre adhésion est obligatoire. L accord de branche du 4 juin 2015 prévoit que toutes les entreprises de travail temporaires doivent déclarer mensuellement les heures travaillées par leurs intérimaires Quel est le calendrier de déclaration? Entre le 15 et le 20 de chaque mois, vous devez déclarer les heures travaillées au cours sur le mois précédent par chacun de vos salariés intérimaires Par exemple, en mars 2016, vous déclarerez les heures travaillées par vos salariés intérimaires pour le mois de février 2016 Qu en est-il de la confidentialité des données que je transmets? S2H Consulting, s engage à la plus stricte confidentialité des données que vous déclarerez. Vous seul pourrez avoir accès à ces données. A aucun moment ces données ne seront utilisées à des fins commerciales ou communiquées à un tiers. Le contrat du décompte horaire d ancienneté précise explicitement ces points. Qui est S2H Consulting? S2HConsulting est une filiale à 100% du groupe SIACI SAINT HONORE. 10
LE DÉCOMPTE HORAIRE D ANCIENNETÉ Souscrire au contrat de service Comment s effectue la facturation? Le paiement de la contribution s effectuera sur une base trimestrielle à terme échu. La facturation est établie par S2HConsulting. Comment est calculée ma contribution? L'assiette de la cotisation est horaire comptetenu de la spécificité du régime Quelles sont mes charges sur ma contribution? La contribution, à la charge exclusive de l'employeur, est soumise à la TVA. Combien cela coûte? La contribution pour la gestion du système de décompte horaire d ancienneté a été fixée par l accord de branche du 4 juin 2015 à 0,0284 HT par heure travaillée. La prestation est facturée dès la première heure de travail de chacun des intérimaires du Bénéficiaire. L'assiette mensuelle des heures constituant la base de facturation au titre du présent contrat est constituée du nombre d'heures effectuées par les intérimaires non encore couverts par l'obligation d'affiliation au contrat de complémentaire santé obligatoire au titre de l'accord cité en référence. La prestation est donc facturée : A partir de la première heure de travail réalisée à compter du 1ier janvier 2016, Jusqu à la fin du mois de passage à la 414ème heure comptabilisée sur les 12 derniers mois glissants. A l exception : des salariés intérimaires dispensés de l obligation d affiliation au contrat de complémentaire santé obligatoire pour lesquels toutes les heures réalisées sont incluses dans l assiette, tant que la dispense est active, des salariés CDI intérimaires, pour lesquels l obligation d affiliation au contrat de complémentaire santé obligatoire étant dès la première heure, aucune heure n entrera dans l assiette. 11
LE DÉCOMPTE HORAIRE D ANCIENNETÉ La déclaration des heures Quelles sont les démarches pour déclarer mes heures en ligne? Connectez vous sur le site www.interimairessante.fr et déposez en ligne votre fichier d'heures effectuées par vos salariés intérimaires. Vous trouverez toutes les informations techniques sur la FAQ technique dédiée. Quelles sont les démarches pour mettre en place un flux automatisé? Vous trouverez toutes les informations techniques sur la documentation technique et la FAQ technique dédiée. Quelles sont les heures prises en compte pour le calcul de l ancienneté? Sont prises en compte toutes les heures soumises à cotisations sociales selon le code de la sécurité sociale, notamment les heures supplémentaires et les heures correspondant à des contrats de mission-formation relatives à la formation professionnelle continue. Comment traiter le cas du forfait jour? Pour les salariés en forfait jour, il est nécessaire de convertir les jours ne heures dans la remontée du flux 1. Sauf règles particulière définie au sein de l entreprise, nous recommandons de convertir chaque jours sur une base de 7H par jour, ce qui correspond aux règles les plus couramment utilisées. 12
ÉTABLIR LES COTISATIONS INTÉRIMAIRES LE RÉGIME FRAIS DE SANTÉ OBLIGATOIRE 13
ETABLIR MES APPELS DE COTISATIONS D ASSURANCE Comment suis-je informé des salariés éligibles à la complémentaire santé pour le précompte des cotisations sur les bulletins de paie? Mensuellement, vous pourrez vous connecter sur votre espace entreprise du site www.interimairessante.fr pour connaître l éligibilité de vos salariés intérimaires. Vous saurez ainsi qui de vos intérimaires est éligible et pourrez prélever la cotisation du salarié intérimaire directement sur son bulletin de paie. Quelles sont les démarches? 1. Renseignez le modèle de fichier mis à votre disposition sur votre espace entreprise du site www.interimairessante.fr ou utilisez le web service mis à votre disposition avec l ensemble des numéros de sécurité sociales des salariés pour lesquels vous établissez une paie. 2. Déposez ce fichier en ligne 3. Après quelques minutes, le fichier vous est renvoyé avec l ensemble des données renseignées. A partir de quand les données sont mises à jour? A partir du 27 de chaque mois, vous pourrez interroger le site pour savoir qui de vos salariés sont éligibles au régime frais de santé obligatoire. Comment est-ce que je réintègre le fichier d éligibilité dans mon système? Pour réintégrer le fichier d éligibilité, vous devrez développer une interface. Quelles sont les données qui me sont communiquées à partir du 27? A compter du 27 de chaque mois, vous pouvez charger sur le site votre fichier de demande pour les salariés pour lesquels vous avez une paie à établir. En retour, vous recevrez cette liste complétée avec les personnes éligibles au premier jour du mois M (sur la base des heures travaillées le mois précédent). Les informations qui vous seront retournées vous indiqueront qui est éligible, qui est dispensé ou qui n'est pas éligible. Exemple : le 27 mars, vous recevrez la liste des personnes éligibles à compter du 1 er mars. Pour plus d informations, reportez vous à la documentation technique 14
PRÉLÈVEMENT ET CALCUL DES COTISATIONS D ASSURANCE DES SALARIÉS INTÉRIMAIRES Quelles heures doivent-être prises en compte pour le calcul des cotisations? Sont prises en compte toutes les heures soumises à cotisations sociales selon le code de la sécurité sociale. Qui prélève la cotisation du salarié intérimaire? La cotisation au régime frais de santé obligatoire garantie de base, est prélevée par l employeur sur le bulletin de paie des salariés intérimaires. Les heures supplémentaires entrent-elles dans le calcul de la cotisation? Oui, les heures supplémentaires entrent dans le calcul de la cotisation. Que se passe-t-il si le salarié a souscrit une option facultative (affiliation de ses ayants droits ou affiliation à la Garantie +)? Le coût des options facultatives est prélevé directement auprès du salarié intérimaire par Intérimaires Santé. En tant qu employeur, vous ne prélevez sur le salaire que la cotisation du régime frais de santé obligatoire. Quel est le traitement des heures supplémentaire? Le flux 1 prévoit de remonter pour chaque mission : Un volume horaire brut : correspondant aux heures «non supplémentaires», Un volume horaire supplémentaire : correspondant aux heures «supplémentaires», Les deux types d heure sont incluses dans l assiette du calcul du décompte horaire d ancienneté et du calcul de la cotisation d assurance pour les salariés assujetti. A réception, les deux volumes horaires seront sommés : Le décompte horaire d ancienneté sera calculé sur : Volume horaire brut + volume horaire supplémentaire, Les cotisation d assurance seront calculées le cas échéant sur : volume horaire brut + volume horaire supplémentaire. Dans la présentation des heures sur les extranets ETT et TT, ainsi que dans les statistiques de suivi du régime, les deux volumes d heure continueront à être présentés séparément. Il est donc demandé de maintenir la remonté distincte dans le flux 1 des heures «non supplémentaires (I.e Brutes)» et «supplémentaires» dans les deux zones prévues a cet effet. 15
Mes actions RÉSUMÉ DE MES ACTIONS EN TANT QU EMPLOYEUR Du 15 au 20 mars : Déclaration des heures travaillées durant le mois de février (flux 1) A partir du 27 mars: consultation du statut de mes salariés (cotisant /non cotisant/dispensés) (flux 2) Avril: Décompte de la cotisation sur la paie du mois de mars de mes salariés éligibles FÉVRIER MARS AVRIL Fin janv/ début février : Envoi par Intérimaires Santé du bulletin individuel d affiliation au domicile des salariés intérimaires s approchant des 414 heures Passage des 414 heures sur les 12 derniers mois. 1 er mars : affiliation au régime frais de santé obligatoire 21 mars : Envoi par Intérimaires Santé du bulletin individuel d affiliation au domicile de mes salariés intérimaires s approchant des 414 heures. 16
L OUTIL DE CONSULTATION DES HEURES MIS À DISPOSITION LE RÉGIME DES FRAIS DE INTÉRIMAIRES SANTÉ OBLIGATOIRE 17
L OUTIL DE CONSULTATION DES HEURES MIS À LA DISPOSITION DES SALARIÉS INTÉRIMAIRES Comment suis-je informé d une demande de modification d un salarié intérimaire? Le salarié intérimaire vous contactera directement s il observe un écart entre ses heures travaillées et les heures que vous aurez déclaré. Que faire si mon salarié intérimaire conteste son ancienneté? Vérifiez que les heures déclarées correspondent aux heures travaillées. S il n y a pas d erreur, alors vérifiez auprès de votre salarié qu il a bien pris en compte le système de décalage mensuel d un mois. 18
MERCI! SIACI SAINT HONORE, société par actions simplifiée au capital de 14.143.816 euros, dont le siège social est sis 18, rue de Courcelles - 75008 Paris immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 572 059 939, 19 enregistrée à l ORIAS sous le numéro 07 000 771.