Chapitre IV : Lire efficacement mon mail Ce chapitre est consacré aux fonctions plus avancées de Mail qui vous permettront de traiter efficacement le mail reçu. Vous apprendrez à classer vos messages, lutter contre le courrier indésirable (spam), rechercher des messages, les archiver, etc. 1. Affichage du courrier dans la fenêtre principale Gestion du tri Cliquez ici pour trier le mail selon les critères sélectionnés Par défaut, le mail est trié par date décroissante : les messages les plus récents s affichent en haut de la liste. Il peut aussi être trié en fonction de la présence de pièces jointes ou de drapeaux, par expéditeur ou destinataire, par taille, par objet et par état lu ou non lu du message. Vous pouvez ajouter d autres informations depuis le menu Présentation > Attributs des messages. Vous pouvez personnaliser les barres d outils des fenêtres de Mail afin d y ajouter des fonctions que vous utilisez fréquemment en sélectionnant dans le menu Présentation l article Personnaliser la barre d outils. Procédez comme pour la personnalisation de la barre d outils des fenêtres du Finder. Un fil de conversation est un échange de mail sur un même sujet entre deux correspondants, l un répondant au message de l autre. Mail repère automatiquement les conversations. 50
2. La conversation est sélectionnée (bleu foncé) 1. Nombre de messages reçus dans cette conversation ; cliquez dessus pour développer l'affichage 4. Les messages reçus et envoyés sont affichés, du plus récent au plus anciens 3. Les messages de la conversation sont surlignés en bleu clair 5. Cliquez ici pour déplier et afficher les niveaux de citation du message 6. Approchez le pointeur de la souris pour afficher des boutons d'actions (suppression, réponses et transfert) Cliquez sur le message d une conversation dans le panneau central de la fenêtre de principale de Mail : il est surligné en bleu foncé et est affiché dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez aussi réaliser une sélection de tous les messages d une conversation en sélectionnant l un des messages de ce fil puis en cliquant dans le menu Présentation > Choisir l article Tous les messages de cette conversation. Une fois la conversation sélectionnée, vous pouvez par exemple la réexpédier vers un tiers sous la forme d un message unique pour lui faire part d une correspondance. Pour limiter l affichage des messages à ceux sélectionnés, cliquez dans le menu Présentation sur l article Afficher uniquement les messages sélectionnés. La barre de titre de la fenêtre indique alors le nombre de messages affichés. Retrouvez l affichage normal en sélectionnant dans le menu Présentation l article Afficher tous les messages. 51
Un message d une conversation étant sélectionné, vous pouvez parcourir le fil en cliquant dans le menu Présentation > Choisir les articles Le prochain message de cette conversation ou Le précédent message de cette conversation. Si vous décochez dans le menu Présentation l article Organiser par conversation, entre les messages reçus s intercalent d autres messages reçus relatifs à d autres sujets. 1. Un message d'une conversation est sélectionné (bleu foncé) 2. Les autres messages de la conversation sont surlignés en bleu clair Rendez-vous dans les préférences de Mail, cliquez sur le bouton «Présentation» : vous pouvez choisir de surligner ou non (et dans votre couleur préférée) les messages d une conversation en cochant ou décochant la case «Colorier les messages non groupés pour les mettre en évidence». Décochez la case de l option «Inclure les messages associés» si vous ne souhaitez pas voir apparaître vos réponses dans les conversations. L option «Afficher les messages les plus récents en haut» détermine l ordre de présentation à l intérieur d une conversation. Sélectionnez dans le menu Présentation les articles Développer toutes les conversations ou Condenser toutes les conversations pour développer ou condenser simultanément l ensemble des fils de la boîte aux lettres. 52
Signalement d un message d un drapeau ou comme non lu Lorsqu un message vous semble particulièrement important, vous pouvez le sélectionner, cliquer dans le menu Message > Drapeau et choisir le drapeau de la couleur désirée. Un bouton est aussi disponible depuis la barre d outils. 1. Cliquez ici Cliquez ici pour ajouter un drapeau d'une couleur particulière 3. Une boîte aux lettres dédiée regroupe tous les messages marqués d'un drapeau 2. Ce message est signalé d'un drapeau Pour qu un message lu reprenne l état non lu, sélectionnez-le dans la liste des messages puis cliquez dans le menu Message > Signaler sur l article comme non lu. Impression du courrier Lorsqu un mail est sélectionné dans la liste des messages, vous pouvez l imprimer en sélectionnant dans le menu Fichier l article Imprimer. Lorsqu un mail est affiché dans une fenêtre séparée, vous pouvez l imprimer en cliquant dans la barre d outils sur le bouton «Imprimer». Nombreux sont les expéditeurs vous invitant à n imprimer un mail électronique qu en cas d absolue nécessité! 2. Utilisation des détecteurs de données Les détecteurs de données de Mail permettent de créer des fiches dans Contact, de planifier des événements dans Calendrier, d afficher des cartes Google, etc. en recherchant dans les messages des chaînes de caractères ressemblant à des informations de contact, des dates et des heures, des adresses. 53
Détection des informations de contact, des adresses et des noms 1. Placez le pointeur au-dessus du texte ; les données détectées sont encadrées ; cliquez sur le triangle blanc 2. Différentes actions sont possibles Nouv. contact : il vous est proposé de créer une fiche dans Contacts avec le maximum de données détectées (nom, adresse, numéros de téléphone) ; vérifiez, corrigez, complétez la fiche puis cliquez sur le bouton «Créer». Ajout à un contact : il vous est proposé de compléter une fiche de Contacts avec les nouvelles données détectées (elles sont écrites en vert) ; vérifiez, corrigez, complétez la fiche puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». Le texte sélectionné dans le message avant de créer un contact ou d ajouter à un contact existant est automatiquement inclus dans les remarques de la fiche! 1. Cliquez ici 2. Des actions supplémentaires sont disponibles Situer sur une carte : votre navigateur Web se connecte au site Google Maps et affiche le plan correspondant à l adresse détectée. 54
Copier comme étiquette d adresse : l adresse est copiée dans le Presse-papiers pour être réutilsée dans un autre logiciel en sélectionnant dans le menu Édition l article Coller. Copier l URL de la carte : l adresse Internet permettant d afficher la carte sur le site Google Maps est copiée dans le Presse-papiers. Lorsqu un numéro de téléphone est détecté, les actions possibles sont les mêmes, excepté bien sûr l affichage de la carte ; vous pouvez l afficher à l écran en surimpression et en très gros caractères (fonction très pratique pour composer un numéro de téléphone). Lorsqu un nom correspondant à une fiche dans Contacts est détecté, l action possible est son affichage dans Contacts. Les adresses de mail ne sont pas prises en charge par les détecteurs de données. Vous pouvez toutefois faire un clic droit sur une adresse et vous retrouverez dans le menu contextuel les actions Créer un nouveau contact et Ajouter à un contact existant. Détection des dates et des heures Les détecteurs de données savent interpréter une date telle que «samedi 26 juillet à 12H00», «demain à 17H00» mais aussi «ce dimanche à 13H00» et «dimanche prochain à 14H00»! À défaut d une heure indiquée, ils comprennent des mots tels que «déjeuner» (12H00) et «dîner» (20H00). 1. Placez le pointeur au-dessus du texte ; les données détectées sont encadrées ; cliquez sur le triangle blanc 55