Cahier des charges du logiciel de gestion des ordres LGO 5. Gestion des cotisations Start : 21septembre 2013 Last Update : jeudi, janvier 07, 2016 V 1.0 Contact : ph.informatique@avocats.be TM TM... 1 Objectifs... 1 Contraintes... 2 Postulat... 2 Fonctionnalités de l application de gestion des cotisations... 3 contrôle des informations fournies par l avocat.... 20 Droits d accès et profils utilisateurs... 21 Ergonomie... 22 Interopérabilité... 22 Architecture et hébergement... 22 OBJECTIFS L objectif global est de gérer les cotisations que les barreaux locaux réclament aux avocats membres des ordres locaux et des jeunes barreaux (même si pour la suite de ce LG0, il ne sera plus question que de barreaux). L application de gestion des cotisations doit outiller la gestion administrative des cotisations, en lien avec leur gestion comptable et l annuaire. L application de gestion des cotisations doit permettre : 1
La collecte d informations servant à la définition du montant des cotisations ; La définition du montant des cotisations ; La gestion des envois ; Les interactions avec les avocats ; La gestion des rappels et convocation ; Le suivi des paiements. Le contrôle des informations fournies par l avocat. Elle doit s insérer dans le système d information de chaque barreau ou celui de l OBFG, notamment le SI Comptable, l annuaire et la gestion des dossiers. L application de gestion des cotisations n a pas vocation à se substituer au SI Comptable du barreau ou à remplir les fonctions d une application comptable. CONTRAINTES Cette application devra gérer les cotisations des différents barreaux et de l'obfg. Les cotisations sont calculées selon différents processus et méthodes et sa gestion devra être intégrée dans le logiciel de gestion des ordres, de manière transparente pour l'utilisateur. Si le processus complet d appel à cotisation intervient généralement une seule fois en début d année civile ou d année judiciaire pour tous les avocats présents dans le barreau B à un instant T, le logiciel doit pouvoir intégrer des appels individualisés ou groupés pour des avocats inscrits au barreau au cours de l année, avec éventuellement des montants réduits proportionnellement à leur présence effective au barreau pendant cette année (exemple : les stagiaires inscrits en septembre reçoivent une demande de cotisation réduite). Chaque barreau pourra définir le niveau d autonomie qu il souhaite avoir sur : Le stockage et l administration des données, au niveau local, c est-à-dire le barreau, ou au niveau central dans le cloud de l OBFG ; Le stockage et l administration de l applicatif, au niveau local ou central ; L intégration avec le SI Comptable local ; La mise en œuvre des fonctionnalités ; La définition des règles (calcul, envoi, etc.) définis dans le présent document. POSTULAT Les liens entre le logiciel à développer ici et le logiciel de comptabilité se feront avec le logiciel Bob 50 de Sage. 2
FONCTIONNALITÉS DE L APPLICATION DE GESTION DES COTISATIONS COLLECTE D INFORMATION POUR PERMETTRE LE CALCUL L application de gestion des cotisations permet de recueillir des informations auprès des avocats et de les enregistrer. Les informations recueillies servent à calculer le montant de la cotisation. Liste des renseignements à recueillir L application de gestion des cotisations permet de recueillir les informations suivantes auprès des avocats : Information Format Caractéristiques Déclaration de revenus Assurances souscrites Liste de valeurs correspondant à des tranches de revenus Choix unique Liste de valeurs Choix multiples Chaque barreau choisit de demander ou non cette information. Chaque barreau peut déterminer la liste des tranches de revenus proposées : o Nombre de tranches ; o Bornes de chaque tranche. Chaque barreau choisit de rendre le renseignement de cette information facultatif ou obligatoire. Chaque barreau peut lister les assurances facultatives qu il propose aux avocats. Cette liste n est pas commune aux barreaux. Chaque avocat doit pouvoir sélectionner une ou plusieurs assurances. A des fins de contrôle, chaque barreau peut demander des compléments d informations aux avocats. L application de gestion des cotisations permet de recueillir auprès des avocats : Liste des informations complémentaires ; o Les documents justificatifs de la déclaration de revenus (Formulaires et pièces justificatives pour vérifier la déclaration sur l honneur concernant les revenus). Formulaires qui doivent être disponibles sur l extranet + possibilité de joindre des pièces externes justificatives. Des pièces jointes. Modalités de collecte des informations Chaque barreau peut choisir le mode de collecte d information : Saisie par l avocat des informations depuis l extranet du barreau ; Saisie par le barreau des informations retournées par l avocat sous un autre format (exemple : papier). 3
Saisie des informations par l avocat au travers d un formulaire L application de gestion des cotisations permet à chaque avocat de saisir ces informations via un formulaire disponible depuis l extranet du barreau. L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notification de l extranet pour informer les avocats des informations à renseigner. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : L extranet du barreau doit inclure l exposition aux avocats des formulaires de collecte d informations et de compléments d information de l application de gestion des cotisations. L extranet du barreau doit également pouvoir notifier les avocats pour les informations à renseigner (contenu de la notification, date de son envoi). Envoi d une demande d information à l avocat et saisie des informations a posteriori par le barreau Chaque barreau peut envoyer aux avocats une demande ( courrier papier, email. ) contenant les informations demandées. Au travers de l application de gestion des dossiers qui elle-même inclut la gestion de courriers types, l application de gestion des cotisations doit permettre la préparation de ce courrier (contenu type, ajout des informations «dynamiques» jusqu à la préparation de l impression). L envoi du courrier papier est du ressort du barreau, hors application de gestion des cotisations. Le barreau se charge de saisir dans l application de gestion des cotisations les informations retournées par les avocats. A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : La gestion des dossiers doit permettre la préparation du courrier, ainsi que le stockage du courrier dans le dossier de l avocat, partie «cotisation». A prévoir ultérieurement si phase de numérisation des documents papiers : la possibilité de lire les informations renseignées par l avocat dans le courrier papier ainsi que le stockage automatique du courrier retourné par l avocat dans son dossier, partie «cotisation» Enregistrement des informations collectées Quel que soit le mode de saisie des informations, les données recueillies viennent alimenter le «compte de l avocat» dans le dossier de l avocat. 4
A confirmer dans le LGO2 «Annuaire" et LGO 3 "«Gestion des dossiers» : La fiche avocat dans l annuaire et son dossier doit pouvoir évoluer pour inclure ces données, si ce n est déjà le cas. L annuaire et le dossier de l avocat centralisent les données relatives à l avocat. Ils doivent permettre l enregistrement des données nécessaires pour le calcul des cotisations de l année de référence, mais également d autres données recueillies à d autres fins (cf. autres LGO). Ils doivent également permettre la conservation de ces informations à d autres fins (clignotants, reporting, etc.). La durée de conservation est à définir en fonction des besoins des barreaux et de l OBFG,, après leur anonymisation. Des contraintes sur le compte de l avocat dans l annuaire et dans le dossier de l avocat sont relevées dans le présent LGO mais doivent être traitées au niveau de ces 2 logiciels. Les données financières de l avocat ne peuvent être conservées individuellement dans certains barreaux au-delà de 5 ans. DÉFINITION DU MONTANT DES COTISATIONS Il existe, notamment (mais pas uniquement), deux modes de calcul des cotisations : sur base du revenu de l avocat ou sur base de son ancienneté. Il existe deux types de cotisations : La cotisation primaire : correspond au frais fixes, à savoir les services individualisables : ensemble des charges que l Ordre supporte pour le compte de ses membres, au prorata de leur nombre, à savoir, par exemple à Liège : à la date du1er janvier les primes d assurances responsabilité civile, indélicatesse, soins de santé, revenus garantis, la participation au Fonds de solidarité de la Caisse de prévoyance, la redevance REPROBEL, la cotisation à l O.B.F.G. et les cotisations aux organisations internationales d avocats auxquels l Ordre est affilié, lorsque ces cotisations sont proportionnelles au nombre d avocats que compte le barreau. La cotisation secondaire destinée à participer à la couverture des coûts des autres services que l Ordre rend à ses membres et des coûts des missions qui lui sont confiées par la loi. Le montant total de la cotisation est la somme des montants des cotisations primaire et secondaire. Chaque barreau est libre de définir un montant pour la cotisation primaire et/ou pour la cotisation secondaire, selon des critères et des règles qui lui sont propres. L application de gestion des cotisations doit permettre : De manière optionnelle, de calculer le montant des cotisations (ou de proposer un montant adéquat : aide à la décision) ; De saisir le montant des cotisations lorsque celui-ci est calculé hors application ; D enregistrer le montant calculé ou saisi. Calcul du montant des cotisations et saisie des échéances L application de gestion des cotisations permet au barreau de : 5
Sélectionner les critères rentrant dans le calcul du montant de la cotisation : o pour la cotisation primaire ; o pour la cotisation secondaire. Affecter un montant à chaque valeur possible : o Un montant par valeur si le critère est une liste prédéfinie (par exemple, le statut de l avocat) ; o Un montant par tranche de valeurs (par exemple, l âge de l avocat) ; Sommer les montants en fonction des informations de chaque avocat et ainsi indiquer pour chaque avocat les montants : o De la cotisation primaire ; o De la cotisation secondaire. Sommer les cotisations primaire et secondaire et ainsi indiquer le montant total de la cotisation Saisir l échéance de la cotisation. Les critères et les valeurs actuellement (donc susceptible d évoluer ultérieurement par ajouts, suppression ) possibles sont : Critère Valeurs possibles Affectation d un montant Liste finie : Avocat en exercice Avocat poursuivant son activité mais admis au bénéfice de la pension légale ( avocat pensionné) 1 montant par valeur Statut de l avocat Classe de l avocat Avocat d un barreau extérieur ayant un cabinet secondaire dans le barreau considéré Avocat honoraire Liste finie : Avocat inscrit au Tableau Avocat inscrit à la liste des avocats communautaires (ou liste E) Stagiaire de première année Stagiaire de deuxième année Stagiaire de troisième année Stagiaire de plus de 3 ans Avocat inscrit sur la liste B Avocat inscrit à la liste des membres associés Avocat honoraire non judiciaire Avocat honoraire judiciaire Avocat inscrit au tableau d un autre Ordre membre de l OBFG ayant un cabinet secondaire au barreau considéré Pensionné 6
Date d inscription au stage Ancienneté de l avocat Format date Numérique Calculé automatiquement 1 montant pour : Inscription avant telle date Inscription entre telle date et telle date Inscription après telle date 1 montant pour : Ancienneté inférieure à XX d années Ancienneté comprise entre XX années et YY années Ancienneté supérieure à XX année Tranches de revenus Date de l inscription au tableau Date de naissance Assurance souscrite Liste finie 1 montant par tranche de revenus Format date Format date Liste finie Définie par chaque barreau 1 montant pour : Inscription avant telle date Inscription entre telle date et telle date Inscription après telle date 1 montant pour : Naissance avant telle date Naissance entre telle date et telle date Naissance après telle date 1 montant par valeur Les valeurs possibles pour les différents critères peuvent évoluer. Il est important de conserver la cohérence entre les valeurs proposées dans le module de calcul et celles présentes dans le compte de l avocat. A confirmer dans le LGO2 «Annuaire» : La présence et le format de ces informations dans le compte de l avocat est à valider. Les données correspondant à ces critères pour chaque avocat sont stockées dans le compte de l avocat dans l annuaire. Le calcul du montant de chaque cotisation primaire, secondaire et totale est le suivant : Le montant de la cotisation primaire égale la somme des montants définis par le barreau en fonction des valeurs de chaque avocat ; Le montant de la cotisation secondaire = Somme des montants définis par le barreau en fonction des valeurs de chaque avocat ; Le montant de la cotisation totale égale la somme de la cotisation primaire et de la cotisation secondaire. 7
Les exonérations ne sont pas traitées par ce module de calcul. Les montants calculés par ce module doivent pouvoir être modifiées et doivent être validés par barreau avant leur enregistrement dans les données des avocats. Proportionnalité La cotisation est généralement calculée et exigible pour une année civile ou judiciaire complète. Le processus d appel à cotisation est le plus souvent enclenché au début de l année. Cependant, l application devra permettre d enclencher le processus à un ou plusieurs moments différés, notamment pour calculer et réclamer les cotisations des avocats arrivés en cours d année. Le système permettra de calculer une cotisation proportionnelle aux nombres de mois effectivement prestés au sein du barreau. Les processus décrits dans le présent document pour des cotisations complètes s appliquent également aux cotisations «partielles». Importation des données dans l application de gestion des cotisations Pour les barreaux utilisant un autre outil pour calculer le montant des cotisations et définir leur échéance, l application de gestion des cotisations intègre un module d import des données. Ce module accepte l import des données au format CSV ou XML. Il permet de renseigner les informations suivantes pour chaque avocat : Cotisation primaire ; Cotisation secondaire ; Cotisation ; Échéance ; Les montants des cotisations primaire et secondaire doivent être enregistrés dans le dossier de l avocat au niveau de la gestion de dossier (LGO3) Il s appuie sur l identifiant unique de l OBFG de l avocat pour faire le rapprochement entre la données dans le fichier importé et les avocats dans l application de gestion des cotisations. Les montants importés par ce module doivent pouvoir être modifiées et doivent être validés par barreau avant leur enregistrement dans les comptes des avocats. Saisie du montant des cotisations primaires, secondaires et totales et des échéances L application de gestion des cotisations doit permettre à chaque barreau de saisir directement le montant des cotisations primaires et secondaires, sans passer par le module de calcul. L application doit permettre au barreau de : 8
Sélectionner les avocats répondant à un ou plusieurs critères ; De saisir les montants à appliquer aux avocats répondant à ces critères. Les critères de sélection des avocats sont les suivants : Critère Statut de l avocat Classe de l avocat Date d inscription au stage Ancienneté de l avocat Tranches de revenus Date de l inscription au tableau Date de naissance Assurance souscrite Caractéristiques Sélection d une valeur dans une liste Sélection d une valeur dans une liste Avant «date saisie» Après «date saisie» Entre «date saisie» et «date saisie» Inférieure à «valeur saisie» Supérieure à «valeur saisie» Entre «valeur saisie» et «valeur saisie» Sélection d une ou plusieurs valeurs dans une liste Avant «date saisie» Après «date saisie» Entre «date saisie» et «date saisie» Avant «date saisie» Après «date saisie» Entre «date saisie» et «date saisie» Sélection d une ou plusieurs valeurs dans une liste Le barreau peut saisir les informations suivantes, à appliquer à l ensemble des avocats répondant aux critères recherchés : Champ Format Complément obligatoire? Cotisation primaire Numérique Saisie une fois et s applique aux avocats répondant aux critères Modifiable pour chaque avocat Facultative Cotisation secondaire Numérique Saisie une fois et s applique aux avocats répondant aux critères Modifiable pour chaque avocat Cotisation Champ calculé Somme de la cotisation primaire et de la cotisation secondaire Échéance Date JJ/MM/AAAA Saisie une fois et s applique aux avocats répondant aux critères Les informations suivantes sont enregistrées dans le compte de l avocat dans le dossier : Cotisation primaire ; Cotisation secondaire ; Cotisation ; Échéance ; 9
A confirmer dans le LGO2 «Annuaire» : La présence et le format de ces informations dans le compte de l avocat est à valider. Enregistrement du montant de la cotisation dans le SI Comptable Le montant de la cotisation est stocké dans les données financières dans le compte de l avocat dans le logiciel comptable. L application de gestion des cotisations pilote la mise à jour du SI Comptable. A confirmer dans le LGO2 «Annuaire» : Il faut s assurer que cette information est stockée dans les données financières de l avocat. Il faut déterminer qui pilote le fait que le SI Comptable récupère le montant de la cotisation dans l annuaire : l annuaire lui-même ou l application de gestion des cotisations? ENVOI DE L APPEL À COTISATION Sélection des avocats à contacter L application de gestion des cotisations permet de lister les avocats se trouvant dans tel ou tel statut à un instant t. Elle permet de figer cette liste et de la garder pour utilisation ultérieure. Ces informations existent au préalable dans le compte de l avocat dans l annuaire. A confirmer dans le LGO2 : L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de faire des snapshots de l annuaire pour sélectionner des avocats répondant à des critères. L application de gestion des cotisations permet : De sélectionner un, plusieurs ou tous les avocats de la liste précédemment générée ; D enregistrer cette sélection : o La nommer ; o La dater ; o Pouvoir la consulter ultérieurement. L application de gestion des cotisations devra transmettre l appel à cotisation aux avocats contenus dans cette liste. Préparation de l appel à cotisation L application de gestion des cotisations permet d émettre l appel à cotisation à transmettre à l avocat, en s appuyant sur : Les informations administratives de l avocat, contenues dans le compte de l avocat ; Les informations relevant de la prestation, contenues dans l annuaire. A minima : o Le montant de la cotisation (généré par l application et stockée dans le dossier de l avocat) ; 10
o o L échéance du paiement (généré par l application et stockée dans le dossier de l avocat) ; La communication structurée à rappeler au moment du paiement (générée facultativement par l application dans le cas où le barreau n utilise pas le logiciel de comptabilité Bob, et stockée dans le dossier de l avocat) ; Toute autre mention obligatoire sur l appel à cotisation. L appel à cotisation est un document numérique émis au format PDF. Il est enregistré dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers, partie «Cotisation». L application doit également permettre de joindre à la «facture» un courrier circulaire expliquant, par exemple, comment est calculée la cotisation, quelles sont les tranches prises en considération, comment a été calculé le budget, A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : Les documents générés pour un avocat, à destination de celui-ci ou reçu de sa part, sont à enregistrer dans un dossier «Cotisation» inclus dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers. Préparation des courriers accompagnant l appel à cotisation L application de gestion des cotisations s appuie sur l application de gestion des dossiers (LGO3) pour établir les courriers qui sont transmis à l avocat avec l appel à cotisation. Ces courriers sont générés à partir de courriers types, eux-mêmes générés et gérés dans l application de gestion des dossiers, tels que : Courrier du bâtonnier ; Explication du montant de la cotisation ; Etc. Le courrier type est établi dans l application de gestion des courriers, en définissant : Le contenu statique du courrier ; Les informations relatives à l avocat, contenues dans le compte de l avocat et le cas échéant dans l application de gestion des cotisations ; Le cas échéant, les informations relatives à l appel à cotisation. Les courriers sont des documents numériques émis au format PDF. Ils sont enregistrés dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers, partie «Cotisation». A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : Les documents générés pour un avocat, à destination de celui-ci ou reçu de sa part, sont à enregistrer dans un dossier «Cotisation» inclus dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers. 11
Transmission de l appel à cotisation et des courriers à l avocat Les canaux possibles de transmission sont : La voie postale ; La voie électronique ; L extranet du barreau. Par défaut, le canal privilégié est l extranet du barreau. L application de gestion des cotisations s appuie sur l espace de l avocat dans l extranet pour mettre à disposition de l avocat les documents relatifs à la cotisation (appel et courriers). L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notification de l extranet pour notifier aux avocats la mise à disposition de l appel à cotisation. Cependant, le barreau qui le souhaite devra pouvoir notifier la décision par courrier ou par e-mail. A confirmer avec les LGO3 «Gestion des dossiers» et LGO11 «Extranet» : Possibilité d exposer dans l extranet les documents stockés dans la gestion des dossiers. Possibilité de notifier les avocats (contenu et date de notification). Chaque barreau doit pouvoir choisir un autre canal de transmission : Le courrier postal : transmission par voie postal des pièces (appel à cotisation, courriers accompagnateurs) L application de gestion des cotisations peut piloter l impression des documents en s appuyant sur les services de l application de gestion des dossiers ; Le courrier électronique : envoi par courrier électronique du courrier et de la facture ; A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : Existence d un service pilotant l impression en masse des documents. GESTION DU PAIEMENT DES COTISATIONS PAR LES AVOCATS 1. Fonctionnalités indispensables Modalités de paiement et lien avec les flux bancaires Les cotisations peuvent être payées par différents moyens entre les avocats et les barreaux, dont le paiement électronique, le virement, etc. Les cotisations peuvent être payées en ligne via des services tels que Zoomit (https://www.zoomit.be/), Ingenico ou PayPal. Le paiement par voie électronique est traité par le LGO17 relatif au paiement électronique. A confirmer dans le LGO17 : S assurer que les différents modes de paiement en ligne sont prévus. S assurer que ces services sont appelables par d autres applications telles que l application de gestion des cotisations. S assurer que via les moyens de paiement électronique, la communication structurée est incluse de sorte qu elle est retournée dans le flux bancaire. 12
Lorsque la cotisation est réglée, la banque transmet au barreau l information de paiement, parmi d autres informations, au format CODA. La communication structurée mentionnée dans le flux permet de faire le lien entre la cotisation et son règlement. L application de gestion des cotisations doit permettre de récupérer et lire les informations bancaires au format CODA et de mettre à jour les informations de paiement de chaque avocat. Cette récupération doit pouvoir se faire au niveau de l application de gestion des cotisations et/ou au niveau du SI comptable. Modification manuelle des informations de paiement En plus de la réponse aux demandes des avocats, l application de gestion des cotisations permet à chaque barreau de modifier manuellement les informations financières dans le compte de l avocat. L annuaire, stockant ces données financières, assure la traçabilité des modifications : date, ancienne valeur, nouvelle valeur. 2 Fonctionnalités facultatives Délégation du paiement La cotisation d un avocat peut être réglée par une entité tierce, par exemple le cabinet auquel appartient l avocat. Cette délégation est à l initiative de l avocat qui dispose de l appel à cotisation et de la communication structurée permettant de faire le lien entre la cotisation et son paiement. L application de gestion des cotisations n est pas sollicitée dans cette opération. Demande d échelonnement des paiements Chaque barreau peut permettre à des avocats de régler les cotisations en plusieurs fois, sur la base de critères décidés localement, et sur un nombre d échéances également fixé localement. L application de gestion des cotisations met à disposition de l avocat, au travers de l extranet, un formulaire de demande d échelonnement des paiements. Ce formulaire est visible ou non, au choix du barreau. Via ce formulaire, l avocat : Peut introduire sa demande ; Peut transmettre des pièces jointes pour accompagner sa demande (ex : ordre de paiement permanent auprès de sa banque). A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à exposer à l avocat les formulaires relatifs aux cotisations, y compris le formulaire de demande d échelonnement des paiements. 13
L application de gestion des cotisations doit permettre au barreau de valider les demandes et d enregistrer les informations dans les données financières dans le compte de l avocat, voire dans le SI Comptable du barreau si nécessaire : Echelonnement des paiements Nombre de réglements attendus Montant de chacun des réglements Echéance de chacun des réglements Caractéristiques des informations Donnée définie au niveau de chaque barreau Le nombre de paiement est imposé par le barreau Par défaut, correspond au montant total de la cotisation divisé par le nombre d échéance A définir A confirmer dans le LGO3 «Dossiers» : Prise en compte de l échelonnement du paiement dans les données financières dans le compte de l avocat : nombre, montant et échéance de chacun des montants. Traçabilité des modifications (date, ancienne valeurs, nouvelles valeurs). Prise en compte des informations dans le SI Comptable du barreau : si les informations doivent être répercutées dans le SI Comptable, le logiciel de gestions de dossiers doit pouvoir piloter le transfert des informations Par ailleurs, l acceptation ou le rejet de la demande de l avocat doit lui être notifié. L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notifications de l extranet pour notifier sa décision à l avocat. Le barreau qui le souhaite devra pouvoir notifier la décision par courrier ou par e- mail. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à notifier à l avocat l acceptation ou le rejet de sa demande d échelonnement. Demande de délai Un avocat pouvant demander à un barreau un délai pour régler la cotisation, il est rappelé que l administrateur doit pouvoir gérer ce délai. L application de gestion des cotisations met à disposition de l avocat, de préférence au travers de l extranet, un formulaire de demande de délai pour le paiement de la cotisation. Ce formulaire doit pouvoir également être transmis par e-mail ou par papier pour le barreau qui le souhaite. Ce formulaire est visible ou non, au choix du barreau. Via ce formulaire, l avocat : Peut introduire sa demande ; Peut transmettre des pièces jointes pour accompagner sa demande. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à exposer à l avocat les formulaires relatifs aux cotisations, y compris le formulaire de demande de délai de paiement. 14
L application de gestion des cotisations doit permettre au barreau de valider les demandes et d enregistrer les informations dans les données financières dans le compte de l avocat, voire dans le SI Comptable du barreau si nécessaire : Information dans le compte de l avocat Nouvelle échéance pour le paiement attendu Nouvelle date Caractéristiques de l information A confirmer dans le LGO3 dossier» : Prise en compte du délai de paiement dans les données financières dans le compte de l avocat : nouvelle échéance. Traçabilité des modifications (date, ancienne valeurs, nouvelles valeurs). Prise en compte des informations dans le SI Comptable du barreau : si les informations doivent être répercutées dans le SI Comptable, le logiciel de gestions de dossiers doit pouvoir piloter le transfert des informations Par ailleurs, l acceptation ou le rejet de la demande de l avocat doit lui être notifié. L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notifications de l extranet pour notifier sa décision à l avocat. Le barreau qui le souhaite devra pouvoir notifier la décision par courrier ou par e- mail. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à notifier à l avocat l acceptation ou le rejet de sa demande de délai. Demande de dispense de paiement Un avocat peut demander à un barreau une dispense, totale ou partielle, du paiement de sa cotisation. L application de gestion des cotisations met à disposition de l avocat, au travers de l extranet, un formulaire de demande de dispense. Le barreau qui le souhaite devra pouvoir transmettre le formulaire par courrier ou par e-mail. Ce formulaire est visible ou non, au choix du barreau. Via ce formulaire, l avocat : Peut introduire sa demande ; Peut transmettre des pièces jointes pour accompagner sa demande. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à exposer à l avocat les formulaires relatifs aux cotisations, y compris le formulaire de demande de délai de paiement. L application de gestion des cotisations doit permettre au barreau de valider les demandes et d enregistrer les informations dans les données financières dans le compte de l avocat, voire dans le SI Comptable du barreau si nécessaire : 15
Dispense de paiement Nouveau montant de la cotisation Caractéristiques des informations Donnée définie au niveau de chaque barreau A confirmer dans le LGO3 «Dossier» : Prise en compte du délai de paiement dans les données financières dans le compte de l avocat : nouveau montant. Traçabilité des modifications (date, ancienne valeurs, nouvelles valeurs). Prise en compte des informations dans le SI Comptable du barreau : si les informations doivent être répercutées dans le SI Comptable, le logiciel de gestions de dossiers doit pouvoir piloter le transfert des informations Par ailleurs, l acceptation ou le rejet de la demande de l avocat doit lui être notifié. L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notifications de l extranet pour notifier sa décision à l avocat. Le barreau qui le souhaite devra pouvoir notifier la décision par courrier ou par e- mail. A confirmer dans le LGO11 «Extranet» : Capacité à notifier à l avocat l acceptation ou le rejet de sa demande de délai. SUIVI DU PAIEMENT DES COTISATIONS Tableau de bord Construction du tableau L application de gestion des cotisations permet de suivre l avancement des paiements au moyens de tableaux de bord, de mises en exergue et de notifications. L application de gestion des cotisations présente un tableau de bord avec les informations suivantes : Information affichée Caractéristiques Identifiant unique de l avocat Numéro OBFG Nom et Prénom de l avocat Montant de la cotisation Valeur à la date de la génération du tableau de bord Montant déjà réglé par l avocat Valeur à la date de la génération du tableau de bord Montant restant dû Valeur à la date de la génération du tableau de bord Prochaine échéance de paiement Valeur à la date de la génération du tableau de bord Appel à cotisation envoyé Oui/Non Date de l envoi de l appel 1 er rappel envoyé Oui/Non Date de l envoi du 1 er rappel 2 ème rappel envoyé Oui/Non Date de l envoie du 2 ème rappel Convocation envoyée Oui/Non Date de l envoi de la convocation 16
Ces informations sont présentes dans le compte de l avocat dans l annuaire. Fonction de tri et de filtre Chaque colonne est : Triable : o Ordre alphabétique ou antialphabétique ; o Ordre chronologique ou antéchronologique. Filtrable sur les valeurs affichées dans la colonne. Mise en exergue d informations L application de gestion des cotisations permet de mettre en exergue des informations relatives aux avocats répondant à certains critères. Ces critères sont (liste non exhaustive) : Critères Caractéristiques Montant restant dû Si supérieur à un montant, à définir par le barreau Retard de paiement Si l écart entre l échéance prévue et la date du jour est supérieur à un certain nombre de jours, à définir par le barreau 1 er rappel envoyé Si oui 2 ème rappel envoyé Si oui Convocation envoyée Si oui L application de gestion des cotisations permet la mise en exergue des informations répondant à ces critères selon un moyen à définir, qui peut être : Un jeu de couleurs ; L extraction des lignes des avocats répondant aux critères ; Autre (à définir). Export des données de suivi L application de gestion des cotisations offre une capacité d export de ces données, a minima au format CSV et XML. Reporting A terme, les reporting devront être gérés par le LGO reporting. Dans un 1 er temps, l application de gestion des cotisations porte les fonctions de reporting propres à la gestion des cotisations. A confirmer dans le LGO «Reporting» : Capacité à générer les reporting liés à la gestion des cotisations. 17
ENVOI DES RAPPELS Sélection des avocats à relancer L application de gestion des cotisations permet de lister les avocats qui seront considérés comme étant débiteurs à une certaine date, en procédant de la sorte : Le barreau définit la date cible à laquelle un avocat sera considéré comme débiteur : o Si le montant déjà réglé est inférieur au montant attendu à cette échéance. L application de gestion des cotisations liste les avocats répondant à ce critère. Ces informations existent au préalable dans le compte de l avocat dans l annuaire. A confirmer dans le LGO2 : L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de faire des snapshots de l annuaire pour sélectionner des avocats répondant à des critères. L application de gestion des cotisations permet de : Enregistrer la liste générée précédemment : o La nommer ; o La dater ; o Pouvoir la consulter ultérieurement. La modifier (après contrôle) ; Envoyer les rappels aux avocats présents dans la liste. Préparation des courriers accompagnant le rappel L application de gestion des cotisations s appuie sur l application de gestion des dossiers (LGO3) pour établir le courrier qui sont transmis à l avocat avec le rappel. Ce courrier est généré à partir de courriers types, eux-mêmes générés et gérés dans l application de gestion des dossiers. Le courrier type est établi dans l application de gestion des courriers, en définissant : Le contenu statique du courrier ; Les informations relatives à l avocat, contenues dans le compte de l avocat et le cas échéant dans l application de gestion des cotisations ; Les informations relatives au rappel (échéance, montant restant dû, etc.). Les courriers sont des documents numériques émis au format PDF. Ils sont enregistrés dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers, partie «Cotisation». A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : Les documents générés pour un avocat, à destination de celui-ci ou reçu de sa part, sont à enregistrer dans un dossier «Cotisation» inclus dans le dossier de l avocat dans l application de gestion des dossiers. 18
Transmission du rappel à l avocat Par défaut, le canal privilégié est l extranet du barreau. L application de gestion des cotisations s appuie sur l espace de l avocat dans l extranet pour mettre à disposition de l avocat les documents relatifs à la cotisation (rappel). L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de notification de l extranet pour notifier aux avocats la mise à disposition de l appel à cotisation. Le barreau qui le souhaite devra pouvoir notifier la décision par courrier ou par e-mail. A confirmer avec les LGO3 «Gestion des dossiers» et LGO11 «Extranet» : Possibilité d exposer dans l extranet les documents stockés dans la gestion des dossiers. Possibilité de notifier les avocats (contenu et date de notification). Chaque barreau doit pouvoir choisir un autre canal de transmission : Le courrier postal : transmission par voie postal des pièces (lettre de rappel) L application de gestion des cotisations peut piloter l impression des documents en s appuyant sur les services de l application de gestion des dossiers ; Le courrier électronique : envoi par courrier électronique du courrier et de la facture ; A confirmer dans le LGO3 «Gestion des dossiers» : Existence d un service pilotant l impression en masse des documents. Ou alors mise à disposition à un endroit déterminer de l ensemble des pièces à imprimer, organisées en dossier «avocat». Lorsqu un avocat est relancé, son compte avocat est mis à jour avec : L information du premier rappel envoyé ; La date de l envoi du premier rappel. Envoi d un deuxième rappel L envoi d un deuxième rappel suit les mêmes étapes que le premier rappel, aux compléments précisés ci-dessus : Sélection des avocats à relancer : o Complément : ajout d un critère supplémentaire «avocat ayant déjà reçu un 1 er rappel». Préparation des courriers accompagnant le rappel : o Complément : le courrier type est différent entre le 1 er et le 2 ème rappel. Transmission du rappel à l avocat. Lorsqu un avocat est relancé, son compte avocat est mis à jour avec : L information du deuxième rappel envoyé ; La date de l envoi du deuxième rappel. 19
PRÉPARATION DE LA CONVOCATION DEVANT LE BÂTONNIER OU LE CONSEIL DE L ORDRE Sélection des avocats à relancer L application de gestion des cotisations permet de lister les avocats à convoquer : Le barreau définit la date cible à laquelle un avocat sera considéré comme étant à convoquer ; L application de gestion des cotisations liste les avocats répondant à ce critère parmi les avocats : o Débiteur vis-à-vis du barreau ; o Ayant déjà reçu 2 rappels. Ces informations existent au préalable dans le compte de l avocat dans l annuaire. A confirmer dans le LGO3 : L application de gestion des cotisations s appuie sur les capacités de faire des snapshots de l annuaire pour sélectionner des avocats répondant à des critères. L application de gestion des cotisations permet de : Enregistrer la liste générée précédemment : o La nommer ; o La dater ; o Pouvoir la consulter ultérieurement. La modifier (après contrôle) ; Édition du rapport pour la convocation Le rapport est un cliché «comptable» de l avocat à un moment T. Il peut être conservé dans le dossier de l avocat. EF Informations du rapport sont : o Dans les données financières de l avocat o Dans le SI Comptable? Préparation des dossiers pour la comparution Sur la base de la liste des avocats précédemment générée Préparation des documents : o Émis vers l avocat ou reçus de sa part o Gérés dans l application de gestion des dossiers CONTRÔLE DES INFORMATIONS FOURNIES PAR L AVOCAT. L application doit permettre de sélectionner un nombre déterminé d avocats à contrôler (exemple : basé sur le numéro de d Ordre), de contacter ces avocats (via les mêmes canaux que pour l appel à 20
cotisations) pour leur signaler que des informations complémentaires leur sont demandées par rapport, par exemple, à leur déclaration de revenus sur l honneur. Pour cela des formulaires supplémentaires doivent être disponibles via l extranet et des pièces justificatives doivent pouvoir être transmises en annexe via le même canal. Une échéance pour la transmission de ces documents doit pouvoir être instaurée dans le dossier de l avocat. Par la suite, le barreau doit pouvoir examiner ces pièces et éventuellement rectifier le montant de la cotisation ou émettre une facture complémentaire, dont le suivi sera assuré de la même manière que la cotisation.. GESTION DU WORKFLOW DU CONTRÔLE Critères de sélection des avocats contrôlés Notification de contrôle à l avocat Formulaires : déclaration de revenus et pièces justificatives à transmettre Gestion de l échéancier du contrôle GESTION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES ENVOYÉES PAR L AVOCAT DROITS D ACCÈS ET PROFILS UTILISATEURS AUTHENTIFICATION Les utilisateurs doivent être identifiés et authentifiés pour accéder à l application (cf notre système SSO). PROFILS UTILISATEURS Avocat Peut consulter, remplir et transmettre les formulaires de l application de gestion des cotisations exposés dans l extranet. Gestionnaire des cotisations au sein du barreau Peut consulter et modifier les données financières dans le compte de l avocat Peut calculer, saisir ou modifier le montant des cotisations, les échéances, l avancement des paiements, etc. 21
ERGONOMIE Application web pour les formulaires exposés aux avocats. A déterminer pour les interfaces de gestion et d administration des données. INTEROPÉRABILITÉ SYSTÈMES DE PAIEMENT EN LIGNE Les outils comptables devront être compatibles avec les outils bancaires pour la récupération des données (envoi et récupération de lots de paiements). APPLICATION DE GESTION DES DOSSIERS Est le pivot des données financières et administratives de l avocat, en lien avec l application de gestion des cotisations, le SI Comptable, l extranet, la gestion des dossiers. Stocke l intégralité des dossiers de l avocat, y compris le montant des cotisations. Stocke les données de l année de référence. Anonymise les données historiques Stocke dans le compte de l avocat de l ensemble des pièces transmises ou reçues dans le cadre de la gestion des cotisations (courrier, facture, relance, etc.) Stocke l historique des pièces transmises ou reçues sur les 5 dernières années EXTRANET Expose les formulaires de collecte d information et de demandes des avocats Notifie les avocats SYSTÈMES DE PAIEMENT ÉLECTRONIQUE Fait l objet d un LGO spécifique. LOGICIEL COMPTABLE DU BARREAU Logiciel de comptabilité de SAGE (application BOB) Si le barreau ne dispose pas d un logiciel comptable et ne souhaite pas s interfacer avec un système de gestion comptable, l application de gestion des cotisations devra permettre de conserver les données nécessaires à la gestion des cotisations ; ARCHITECTURE ET HÉBERGEMENT Plusieurs cas doivent être possibles : Données et application dans le Cloud de l OBFG ; Données en local, application à l OBFG ; Données et application en local. 22
Cet aspect est détaillé dans le LGO 1. Le candidat détaillera les coûts de maintenance liés à ces différents modes d hébergement. 23