Cadre de référence pour la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers. Région de Montréal

Cadre de référence pour la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers Région de Montréal Adopté par le sous-comité soins infirmiers de la Table de concertation sur les stages 22 novembre 2010

Cadre de référence 2

TABLE DES MATIÈRES HISTORIQUE...3 INTRODUCTION...5 1. CONTEXTE...5 2. OBJECTIF GÉNÉRAL...6 3. GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS...6 4. ORGANISATION DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS - VALEURS ET PRINCIPES...8 4.1 Respect des objectifs pédagogiques...8 4.2 Qualité de l encadrement...9 4.3 Harmonisation...10 4.4 Équilibre dans le partage des places de stages...12 5. PRINCIPES DE GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES...13 5.1 Demandes de stages et octroi des places de stages...14 5.2 Optimisation de l utilisation des places de stages...16 5.3 Utilisation des données statistiques au fin de gestion prévisionnelle des places de stages au niveau régional...17 RÉFÉRENCES...18 ANNEXE 1 :...20 Procédure globale pour la gestion des stages à l aide de l application HSPnet...20 ANNEXE 2...22 Contexte régional de la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers...22 Contexte régional...23 Réseau scolaire...24 Réseau de la santé et des services sociaux...26 ANNEXE 3...32 Mandat du comité de concertation régional sur les stages en soins infirmiers...32 ANNEXE 4...34 Synthèse du cadre de référence...34

HISTORIQUE Les personnes suivantes, de la Table de concertation sur les stages de Montréal, ont élaboré en 2007 la première version du cadre de référence pour la gestion des stages : Céline Audette Danielle Gervais Denise Béland Francine David Ginette Hould Louise Langis Mariette Jodoin- Massé Natacha Touchet Réjean Goulet Réjeanne Dubeau Sharon Harvie Suzanne McClish Conseillère aux établissements Secteur planification et adaptation de la main-d œuvre Agence de la santé et des services sociaux de Montréal Conseillère, Secteur développement des ressources humaines CSSS Jeanne-Mance Responsable de la coordination des stages en soins infirmiers Collège de Maisonneuve Adjointe à la Direction des soins infirmiers par intérim Site Hôtel-Dieu, CHUM Coordonnatrice à la formation et à l enseignement Direction des soins infirmiers CHU Ste-Justine Coordonnatrice à l enseignement et à la formation par intérim, 2006-2007. Direction des soins infirmiers CHUM Coordonnatrice du département des soins infirmiers Collège de Maisonneuve Coordonnatrice du département des soins infirmiers Responsable de la coordination des stages Collège Bois-de-Boulogne. Adjoint à la vice-doyenne 1 er cycle. Faculté des sciences infirmières Université de Montréal Conseillère en soins spécialisés, formation, enseignement et recherche. Institut de cardiologie de Montréal Professeure invitée - Faculté des sciences infirmières, Université de Montréal Chef de secteur, formation clinique. Faculté des sciences infirmières Université de Montréal Coordonnatrice à l enseignement et à la formation par intérim, 2005-2006. Direction des soins infirmiers CHUM Mesdames Lyne de Palma, coordonnatrice du programme accéléré en soins infirmiers, formation continue au Collège John Abbott et Tania Perron, coordonnatrice de stages pour les collèges anglophones ont aussi été consultées pour l élaboration de la 1 ère version de ce cadre de référence.

Suivant l implantation, pour la gestion des stages de la session d enseignement automne 2010, de l application informatique HSPnet, ce cadre a été révisé et adapté par les nouveaux membres de la Table de concertation sur les stages en soins infirmiers en septembre 2010 : Jeanne-Évelyne Turgeon Dominique Nadeau Edith Roy Ginette Hould Isabelle Renaud Jocelyne Courchesne Karine Lemelin Linda Deroy Line Boudreault Louise Murray Lyne de Palma Maria Diffeo Mélisa Lahaie Renée Boisclair Tania Perron Albernhe- Adjointe à la directrice associée, ressources humaines, approches Qualité et affaires juridiques Agence de santé et des services sociaux de Montréal Directrice adjointe enseignement CHUM Conseillère cadre volet enseignement et planification des stages Hôpital Sacré-Cœur de Montréal Coordonnatrice à la formation et à l enseignement, direction des soins infirmiers CHU Ste-Justine Conseillère pédagogique, Secteur santé Lester B. Pearson Responsable de secteur clinique Sciences infirmières Université de Montréal Directrice adjointe École des métiers des Faubourgs, CSDM Directrice adjointe des études et formation continue Collège de Maisonneuve Adjointe au directeur de l enseignement Hôpital Louis-H.-Lafontaine Consultante pratique soins infirmiers CUSM Coordonnatrice programme intensif technique soins infirmiers Collège John-Abbott Coordonatrice des stages Université McGill Agente de planification, secteur projets GMF, CR et établissements spécialisés - Technocentre régional Agence de santé et des services sociaux de Montréal Directrice-adjointe des études Collège Bois-de-Boulogne Coordonatrice des stages Représentante collèges anglophones (J-Abbott, Vanier, Dawson) Cadre de référence 4

Viviane Fournier Conseillère aux établissements Secteur développement et disponibilité de la main-d œuvre Agence de santé et des services sociaux de Montréal INTRODUCTION Le cadre de référence pour la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers repose sur des valeurs ainsi que sur des principes qui sont définis dans ce document. Il concerne les maisons d enseignement et les établissements de santé de l île de Montréal qui offrent des cours impliquant des stages dans le secteur des soins infirmiers et il comprend deux volets : La gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers; L organisation des stages en soins infirmiers. Le cadre de référence constitue un guide qui propose des pistes orientant les démarches entourant l offre, la demande et l allocation des places de stages. Ce cadre n est pas coercitif et ne se substitue pas aux discussions requises entre les partenaires lors de problématiques aiguës ou lorsque des ajustements sont requis. La collaboration et la concertation entre les partenaires sont des principes qui soutiennent l ensemble du cadre de référence. 1. CONTEXTE Depuis 2004, les travaux de la Table de concertation sur les stages de Montréal et les sous-comités qui en ont découlé, ont permis d examiner des problématiques reliées à l offre et à la demande de stages et de prévoir de nouvelles stratégies de gestion prévisionnelle des stages. Ainsi, les travaux ont permis de : Analyser l impact du programme de la formation infirmière intégrée (programme DEC-Bacc) sur l organisation et les places de stages en soins infirmiers; Évaluer l impact de l augmentation des cohortes dans les programmes en soins infirmiers sur les places de stages, conjuguée aux difficultés rencontrées par les établissements de la santé au regard de la vulnérabilité de la main-d œuvre infirmière, et de suggérer certaines pistes de solutions; Considérer l impact du plan d action 2005-2010 en santé mentale sur l organisation et les places de stages en santé mentale pour les soins infirmiers et d instaurer des mécanismes de planification; Étudier l opportunité d instaurer un système d information intégré santé/éducation et soutenir son déploiement et son utilisation; Développer un cadre de gestion prévisionnelle des stages. Cadre de référence 5

Ces travaux ont été réalisés avec la collaboration des milieux de l éducation et de la santé et des services sociaux de Montréal. Les changements importants des dernières années dans le réseau de la santé et des services sociaux ont et auront inévitablement un impact sur les stages en soins infirmiers. En effet, la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers devra être adaptée aux nouvelles réalités des soins dans les centres hospitaliers, dans les centres offrant des services de 1 re ligne en santé mentale, dans les services de soins à domicile et autres ressources développées pour les aînés en perte d autonomie. Cette nouvelle conjoncture, multipliée à la rareté croissante de la main-d œuvre infirmière dans les établissements de santé, risque de précipiter une rupture de l équilibre entre l offre de places de stages des établissements de santé et la demande de places de stages des maisons d enseignement. 2. OBJECTIF GÉNÉRAL Développer une gestion prévisionnelle des stages et optimiser l accès aux places de stages des établissements de santé situés sur le territoire de l île de Montréal et ce, considérant tous les programmes offerts par les établissements d éducation 1 : Maîtrise en sciences infirmières; Baccalauréat en sciences infirmières : formation initiale et programme DEC- Bacc.; DEC en soins infirmiers; Formation continue collégiale : actualisation en soins infirmiers et intégration à la profession infirmière au Québec (pour les infirmières diplômées hors Québec); Santé, assistance et soins infirmiers; Assistance à la personne à domicile; Assistance à la personne en établissement de santé.2 3. GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS La gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers vise l atteinte des objectifs suivants : Prévenir et atténuer, en amont, les impacts des variations entre l offre et la demande de stage; Évaluer le processus d organisation des stages et assurer une rétroaction régulière aux partenaires; 1 Voir annexe 2 concernant le contexte régional 2 Voir annexe 2 concernant le contexte régional Cadre de référence 6

Mettre en place un système d adéquation entre l offre et la demande de places de stages, supporté par un outil informatisé; Augmenter la capacité d accueil des établissements de santé montréalais, notamment en optimisant l utilisation des places existantes. Une étroite collaboration entre les secteurs de l éducation et de la santé et des services sociaux permet d atteindre les objectifs de la gestion prévisionnelle des stages et se concrétise par : La vigie des changements dans le secteur de l éducation afin de prévoir des places de stages appropriées : Changements dans les programmes d études de soins infirmiers; Attribution de nouveaux programmes, de cohortes additionnelles ou d augmentation des cohortes; Stages dans les programmes de 2e cycle en outre, ceux des infirmières praticiennes spécialisées (IPS); Rehaussement du programme professionnel DEP 5325 (infirmière auxiliaire) pour y inclure des modules de formation en périnatalité et en pédiatrie; Activités de stages dans le programme de soins pré hospitaliers d urgence au collégial. La vigie des changements dans le secteur de la santé et des services sociaux, ainsi que les plans régionaux d organisation de services, afin de s adapter rapidement aux nouvelles réalités, dont voici quelques exemples : Plan d action 2005-2010 en santé mentale de 1 ère ligne 3 ; Plan d action 2005-2010 sur les services aux ainés en perte d autonomie 4 ; Recommandations de l Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) portant sur les stages 5 ; Intégration des IPS. 3 ASSSM (2008). Abrégé du plan d action en santé mentale 2005-2010 du MSSS. Montréal, 23 pages. Peut être consulté en ligne : http://www.santemontreal.qc.ca/pdf/plan/abrege_plan_ministeriel.pdf 4 MSSS (2005). Plan d action 2005-2010 sur les services aux aînés en perte d autonomie : Un défi de solidarité. Bibliothèque nationale du Québec, 51 pages. Peut être consulté en ligne : http://publications.msss.gouv.qc.ca/acrobat/f/documentation/2005/05-830-01.pdf 5 OIIQ (2009). Recommandations sur les stages cliniques. Rapport du comité d experts sur les stages cliniques. Montréal. 18 pages. Peut être consulté en ligne : http://www.oiiq.org/uploads/publications/autres_publications/recommandations_stages_cliniqu es_vf2.pdf Cadre de référence 7

L analyse des données recueillies dans le système de gestion des stages HSPnet, mis en place à la session d enseignement d automne 2010, et permettant d obtenir un portrait global de l offre et de la demande régionale des stages et de soutenir l évaluation et les prises de décisions : Portrait des demandes globales des stages et portrait spécifiques des différents secteurs; Portrait de la capacité d accueil des places de stages des établissements de santé et des services sociaux; Portrait de la capacité résiduelle des places de stages; Portrait des ressources pour la supervision des stages; Portrait des inscriptions dans les différents programmes d études et suivi sur le nombre de diplômées; Portrait des secteurs plus en demande (conflits) versus les autres possibilités; Optimisation de l utilisation des places de stages. L évaluation continue des paramètres prévenant ainsi une rupture entre l offre et la demande : Lorsqu un établissement de formation projette d augmenter son nombre d élèves, il doit travailler en étroite collaboration avec ses partenaires de la santé (CH, CSSS, Agence, etc.) afin de d assurer que le nombre de places de stages seront disponibles. Dans une perspective de gestion prévisionnelle régionale, lorsqu une maison d enseignement anticipe un accroissement de la demande de stages pour les prochaines années, il se doit de porter cette information à l attention des partenaires régionaux. L élaboration de pistes de solutions novatrices pour favoriser la pleine capacité d accueil des établissements hôtes par la recherche et le développement de nouvelles approches et le développement de nouveaux milieux de stages; L utilisation du plein potentiel d attraction et de rétention que représentent les stages dans le plan de relève de la main-d œuvre en soins infirmiers. 4. ORGANISATION DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS - VALEURS ET PRINCIPES 6 4.1 RESPECT DES OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES 6 Synthèse en annexe 4 Cadre de référence 8

Le respect des objectifs pédagogiques consiste à assurer des milieux de stages appropriés en fonction du niveau d apprentissage de l étudiante 7 et des compétences visées dans les différents programmes de formation. 4.2 QUALITÉ DE L ENCADREMENT Un stage satisfaisant nécessite une supervision clinique adéquate et rigoureuse ainsi qu un environnement propice permettant une formation optimale des étudiantes lors d un stage. Dans un contexte de partenariat et dans la mesure du possible : a) Favoriser l actualisation des compétences des enseignantes et des infirmières Inviter les enseignantes aux activités de formation en cours d emploi ou à la période d intégration du personnel; Actualiser, en collaboration avec la direction des soins infirmiers, les compétences des infirmières qui encadrent les stagiaires; Encourager les infirmières préceptrices et monitrices à participer aux activités de formation; Favoriser la continuité et la stabilité du préceptorat dans les établissements de santé; Encourager la continuité et la stabilité des enseignantes dans les milieux de stages. b) Favoriser l intégration des enseignantes et le développement des monitrices et des préceptrices Développer des processus d accueil et d encadrement pour les enseignantes et les monitrices dans les maisons d enseignement et les établissements de santé; Développer le rôle d enseignement des infirmières cliniciennes; Soutenir le développement des compétences en supervision et en enseignement des ressources; Valoriser le rôle des monitrices et des préceptrices dans les établissements de santé. c) Offrir un environnement clinique favorisant le développement des compétences des étudiantes Assurer une logistique d accueil (vestiaires, accès informatique, cartes d identification, etc.) en amont des stages; 7 Le terme étudiante inclut le terme élève Cadre de référence 9

Accueillir chaleureusement et positivement les étudiantes dans le milieu de stages comme une relève potentielle; Permettre l accès à la documentation scientifique et aux autres sources d informations disponibles dans les différents milieux de stages (intranet, cahier de techniques de soins, etc.); Aménager des espaces de travail réservés aux étudiantes sur des unités de soins; Rendre disponibles des locaux pour les rencontres cliniques; Impliquer les étudiantes dans des activités organisées par les milieux de stages (semaine de l infirmière, congrès, conférences, etc.); Collaborer avec les ressources médicales pour la mise en place de conditions propices aux stages pour les IPS. 4.3 HARMONISATION a) Application Web HSPnet pour la coordination régionale des stages entre les établissements À partir d une subvention conjointe du ministère de la santé et des services sociaux (MSSS) et du ministère de l éducation, du loisir et du sport (MELS), l application Web HSPnet est utilisée pour faciliter les communications et la coordination entourant la gestion des stages dans tous les programmes de soins infirmiers, et ce, de façon régionale, depuis la session d enseignement de l automne 2010. Les partenaires qui n ont pas été formés à l utilisation de l application pour ces programmes doivent être référés aux chargées de projet de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (ASSSM) qui évalueront les besoins et coordonneront l organisation des formations. La concertation entre les établissements de santé et les maisons d enseignement exige la mise à jour régulière et rigoureuse de la liste des coordonnateurs de stages des établissements des réseaux respectifs dans le système informatique HSPnet. La procédure détaillée de la gestion régionale des stages avec l utilisation de l application Web HSPnet se retrouve à l annexe 1. b) Communication nécessaire à la concertation Établir une relation qui favorise une communication ouverte ainsi que le partage d expertise et d expérience entre les membres; Partager l information en utilisant l application Web HSPnet; Cadre de référence 10

Établir un esprit d entraide qui respecte les différences locales et favorise des relations de collaboration; c) Responsabilités des établissements de santé et de services sociaux et des maisons d enseignement Les établissements d éducation s engagent à prendre les moyens nécessaires pour : Offrir une formation de qualité aux stagiaires et une préparation adéquate pour intervenir lors des stages ; Assurer la supervision pédagogique ainsi que l évaluation des étudiantes, sauf dans le contexte universitaire où ces responsabilités sont assumées par les monitrices et préceptrices; Assurer que les enseignantes aient complété une période d orientation adéquate dans les milieux de stages; Aviser l établissement de santé si des problèmes surviennent lors des stages; Respecter les clauses des contrats d affiliation ou d association; Acheminer les demandes informatisées de stages en deçà des délais impartis et des dates butoir fixées, et ce, en fonction d une utilisation optimale des milieux pouvant accueillir des stagiaires, Dans le cas ou la demande de stages excéderait la capacité de stages des établissements de santé, les établissements d éducation s engagent à mettre en place des activités complémentaires aux stages cliniques qui répondront aux besoins de formation de leurs étudiants (par exemple, activités de laboratoire, formation virtuelle ou en ligne, etc.) dans le respect des heures minimales prescrites par leurs programmes de formation. Les établissements de santé et de services sociaux s engagent à prendre les moyens nécessaires pour : Assurer une logistique adéquate lors de l orientation de l enseignante dans les milieux de stages; Aviser la maison d enseignement si des problèmes surviennent avec l enseignante ou les stagiaires; Respecter les clauses des contrats d affiliation ou d association; Faire connaitre l offre de places de stages en complétant les profils de destination dans l application HSPnet.; Accepter avec condition ou refuser les demandes de stages en deçà des délais impartis et des dates butoir fixées et ce, en fonction d une utilisation optimale des milieux pouvant accueillir des étudiants; Accueillir des étudiantes des maisons d enseignement et ce, autant pour contribuer à offrir une formation de qualité aux futurs travailleurs du réseau de Cadre de référence 11

la santé, que pour capitaliser sur l opportunité des stages en tant que moyen d attraction et de promotion de l établissement au regard d une relève de la main-d œuvre qualifiée; Fournir le support logistique requis permettant d offrir des lieux de stages propices à l apprentissage; Développer des ressources humaines pouvant encadrer les activités d enseignement nécessaires à l accueil et à l apprentissage des stagiaires. 4.4 ÉQUILIBRE DANS LE PARTAGE DES PLACES DE STAGES La notion d équilibre implique un accès aux places de stages pour tous les programmes (universitaire, collégial et secondaire) ainsi qu un partage des ressources des milieux de stages, et ce, selon les compétences à développer et la mission de chacun des établissements de santé. a) Priorité aux besoins de la région Pour répondre à sa mission de répondre aux besoins de formation, la priorité est accordée, par les établissements de santé et des services sociaux de Montréal, aux demandes de stages provenant des maisons d enseignement de l île de Montréal qui offrent les programmes de formation cités précédemment. De même, la priorité est accordée par les maisons d enseignement à l offre des établissements de santé et des services sociaux de l île de Montréal. Toutefois, en autant que les demandes des maisons d enseignement de l île de Montréal soient assurées, un pourcentage de places pourrait être réservé, dans certains établissements à vocation spécifique, pour des demandes de stages provenant des maisons d enseignement de l extérieur de Montréal, en particulier pour certains centres offrant des soins de santé spécialisées dits tertiaires. Par ailleurs, les établissements de santé peuvent prioriser les stages de leurs employés qui poursuivent leurs études dans des maisons d enseignement hors région en vue d assurer leur rétention et de répondre à leurs besoins spécifiques. b) Respect des acquis dans la région Les habitudes de collaboration ou les partenariats déjà établis entre des milieux cliniques et les maisons d enseignement devraient prévaloir et peuvent se traduire ainsi : Respecter les contrats d affiliation avec les universités et les contrats d association avec les collèges et les écoles secondaires en vigueur selon la mission des établissements de santé; Favoriser le maintien des acquis ou habitudes d organisation des stages tout en tenant compte des besoins de places de stages de la région; Cadre de référence 12

Évaluer les nouvelles demandes individuellement en respectant la capacité d accueil, les objectifs des stages et les partenaires. c) Respect des acquis hors région ou des écoles privées Les contrats d affiliation et d association avec les établissements hors région ou avec les écoles privées sont préservés, en autant que les besoins régionaux des partenaires sont priorisés, selon les termes précédents. Le partage équilibré des places de stages entre les demandeurs se concrétise par : Une première concertation de l utilisation de la capacité d accueil des milieux effectuée par les maisons d enseignement entre elles avant d acheminer les demandes aux établissements de santé. Cette première concertation vise la répartition des plages horaires de stages (jour/soir); La possibilité de cohabitation entre les différents niveaux d enseignement sur certaines unités de soins le permettant; La mise en place de groupes de travail, au besoin, entre établissements de santé et maisons d enseignement, pour assurer la concertation quant à la répartition des unités de stages. d) Développement de nouvelles places de stages dans les centres de santé et de services sociaux (CSSS) La mise en place d une actualisation de la structure d accueil des stagiaires dans les CSSS en fonction des nouvelles réalités, telles que : Le plan d action en santé mentale 2005-2010; Le plan d action 2005-2010 pour les services aux aînés en perte d autonomie; La révision ou le développement des programmes d enseignement. 5. PRINCIPES DE GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES 8 Certains principes sont essentiels pour assurer la bonne marche du processus. Ceux-ci s intéresseront plus spécifiquement aux particularités inhérentes à la gestion informatisée au moyen de l application Web HSPnet. 8 Schéma à l annexe 1 Cadre de référence 13

5.1 DEMANDES DE STAGES ET OCTROI DES PLACES DE STAGES Un établissement de santé traitera les demandes suite aux dates butoir, propres à chacun des secteurs d enseignement, par soucis d équité envers ses partenaires, et non dans un système de «premier arrivé premier servi». a) À titre indicatif, dates butoir par session d enseignement pour les demandes de stages et l octroi des places de stages 9 Pour les stages de la session d automne : 1. Les maisons d enseignement préparent leurs demandes de stages pour le 1 er mai. Les demandes de stages sont acheminées dans la boite de sortie de l application HSPnet; 2. Entre le 1 er et le 10 mai, les maisons d enseignement font, dans la mesure du possible, une première «gestion des conflits» 10 entre elles en alternant au niveau des quarts de travail disponibles (jour/soir); 3. Après cette première étape, les maisons d enseignement acheminent du 10 au 15 mai (1 er juin pour le secteur professionnel) l ensemble de leurs demandes aux établissements de santé et ceux-ci octroient les places de stages au plus tard le10 juin; 4. Entre le 10 juin et le 1 er septembre, les maisons d enseignement confirment l utilisation des places de stages et acheminent, dans la mesure du possible, les noms des étudiantes aux établissements de santé via l application HSPnet; 5. Entre le 10 juin et le 1 er septembre, les établissements de santé peuvent offrir leurs places non utilisées aux maisons d enseignement des autres régions ou aux écoles privées (se référer à la section 4.4 pour les modalités). 9 Pour le secteur universitaire, les demandes de stages sont crées, envoyées et traitées annuellement; pour le secteur professionnel, les demandes sont crées selon les besoins des compétences et envoyées en trimestre. Les établissements de santé tiennent compte de cette réalité dans l attribution des places de stages. 10 La «gestion des conflits», dans le cadre de la gestion informatisée des stages, implique un compromis entre deux établissements d éducation ayant fait tous deux des demandes de stages au même milieu clinque aux mêmes dates mais dont le milieu ne peut accueillir qu un seul groupe. Cadre de référence 14

Pour les stages de la session d hiver : 1. Les maisons d enseignement préparent leurs demandes de stages pour le 1 er novembre. Les demandes de stages sont acheminées dans la boite de sortie de l application HSPnet. Entre le 1 er et le 10 novembre, les maisons d enseignement font, dans la mesure du possible, une première «gestion des conflits» entre elles en alternant au niveau des quarts de travail disponibles (jour/soir); 2. Après cette première étape, les maisons d enseignement acheminent du 1 er novembre au 15 novembre l ensemble de leurs demandes aux établissements de santé et ceux-ci octroient les places de stages au plus tard le 10 décembre; 3. Entre le 15 novembre et le 15 janvier, les maisons d enseignement confirment l utilisation des places de stages et acheminent, dans la mesure du possible, les noms des étudiantes aux établissements de santé via l application HSPnet; 4. Entre le 15 novembre et le 30 janvier, les établissements de santé peuvent offrir leurs places non utilisées aux maisons d enseignement des autres régions ou aux écoles privées (se référer à la section 4.4 pour les principes et les modalités). Pour les stages de la session printemps-été: 1. Les maisons d enseignement préparent leurs demandes de stages pour le 1er mars. Les demandes de stages sont acheminées dans la boite de sortie de l application HSPnet. Entre le 1er et le 10 mars, les maisons d enseignement font, dans la mesure du possible, une première gestion des conflits entre elles en alternant au niveau des quarts de travail disponibles (jour/soir); 2. Après cette première étape, les maisons d enseignement acheminent du 1er au 15 mars l ensemble de leurs demandes aux établissements de santé et ceux-ci octroient les places de stages au plus tard le 1er mai; 3. Entre le 15 mars et le 31 mai, les maisons d enseignement confirment l utilisation des places de stages et acheminent, dans la mesure du possible, les noms des étudiantes aux établissements de santé via l application HSPnet; 4. Entre le 15 mars et le 31 mai, les établissements de santé peuvent offrir leurs places non utilisées aux maisons d enseignement des autres régions ou aux écoles privées (se référer à la section 4.4 pour les principes et les modalités). Cadre de référence 15

b) Demandes selon les besoins réels et anticipés des maisons d enseignement Préparer des demandes de stages de façon réaliste en fonction du nombre d étudiantes d un cours. La «réservation» excessive des milieux de stages n est pas une pratique acceptée; Identifier, à l aide d un commentaire, les demandes de stages qui risquent de changer selon les variations du nombre d étudiantes; Éviter d envoyer une demande pour un même groupe dans deux (2) établissements de santé; Considérer, dans un second temps, les demandes de stages qui risquent d être annulées selon les variations du nombre d étudiantes. 5.2 OPTIMISATION DE L UTILISATION DES PLACES DE STAGES a) Étalement des jours de stages Utiliser de façon optimale les périodes de stages de jour et de soir, et ce, de façon équilibrée entre les maisons d enseignement; Dans la mesure du possible, favoriser l étalement des stages sur une semaine complète. Exemple : un groupe ayant leur stage du lundi au jeudi, un autre du mardi au vendredi et un autre du vendredi au lundi. b) Inventaire de nouveaux lieux de stages Inventorier de nouveaux milieux de stages en tenant compte des compétences à atteindre dans les programmes; Faire connaître aux maisons d enseignement les nouveaux milieux de stages des établissements de santé par le profil de destination de l application HSPnet. L optimisation de l utilisation des places de stages se concrétise par : Une meilleure utilisation des plages horaires de stages : exemple : jour, soir, fin de semaine; L utilisation du système d information HSPnet permettant d assurer une planification stratégique et prévisionnelle de l offre et de la demande de stages; La distribution des places de stages résiduelles. Cadre de référence 16

5.3 UTILISATION DES DONNÉES STATISTIQUES AU FIN DE GESTION PRÉVISIONNELLE DES PLACES DE STAGES AU NIVEAU RÉGIONAL L Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (ASSSM) sera responsable de présenter, sur demande, aux diverses tables régionales dont la Table de concertation sur les stages ou aux différentes instances impliquant le MELS et le MSSS, les données statistiques disponibles par l'application HSPnet en lien avec l utilisation optimale de la capacité d accueil régionale pour les stages en soins infirmiers. Cadre de référence 17

RÉFÉRENCES Regroupement francophone de Montréal pour la formation infirmière intégrée de Montréal : Rapport du sous-comité des stages de la formation infirmière intégrée, Juin 2003. Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais : Cadre de référence - Coordination régionale des stages en soins infirmiers en Outaouais, 7 mai 2004. Agence de la santé et des services sociaux de Montréal : Table de concertation sur les stages de Montréal. Comptes rendus, 2004-2006. Ministère de la Santé et des Services Sociaux du Québec (MSSS) : Un défi de solidarité. Les services aux aînés en perte d autonomie. Plan d action 2005-2010. Gouvernement du Québec, 2005. Ministère de la Santé et des Services Sociaux du Québec (MSSS) : Plan d action en santé mentale 2005-2010. La force des liens. Gouvernement du Québec, 2005. Agence de la santé et des services sociaux de Montréal : Table de concertation sur les stages. Sous-comité Système d information. Groupe de travail, responsables de la coordination des stages des maisons d enseignement de Montréal (universitaire, collégial, secondaire), 2005-2006. La formation professionnelle et technique au Québec : Liste des organismes de formation professionnelle de Montréal. Octobre 2006. http://www.inforoutefpt.org Agence de la santé et des services sociaux de Montréal, Octobre 2006. http://www.santemontreal.qc.ca Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec : Table de concertation régionale pour les stages en soins infirmiers. Mandat et modalités de fonctionnement. Trois-Rivières, 9 mars 2006. Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie : Éducation Québec Montérégie. Coordination des places de stages en Montérégie. Cadre opérationnel, 8 novembre 2007. Agence de la santé et des services sociaux de Montréal : Déploiement d un système d information pour la gestion et la planification stratégique des stages en soins infirmiers, manuel d organisation de projet-montréal. Version 0.8, 13 janvier 2009. Agence de la santé et des services sociaux de Montréal : Compte rendu des ateliers de Révision /Mise à jour HSPnet des 26-27-28 mai 2010 pour les OD / OR. Montréal, Mai 2010. Site internet : (Consulté en ligne juillet et août 2010) Cadre de référence 18

http://hspcanada.net/. Cadre de référence 19

ANNEXE 1 : Procédure globale pour la gestion des stages à l aide de l application HSPnet

Schéma de la gestion des stages avec HSPnet 11 GESTION DES STAGES INFORMATISÉE AVEC HSPnet Maisons d enseignement : Organismes demandeurs (OD) Établissements de santé : Organismes receveurs (OR) Gestion profils des coordonateurs de stages, des étudiantes et des enseignantes et de l établissement Téléversement des listes d étudiantes de nouvelles cohortes Gestion des cohortes d étudiantes Mise à jour continue de coordonateurs de stage, des agents de destination (AD) (chefs de services/unités), et des superviseures et préceptrices Élaboration et mise à jour des profils de destination (unités de soins) Élaboration des demandes informatisées de stages selon les compétences à développer aux programmes Demandes acheminées dans la boite de sortie d HSPnet Dates butoirs : session Automne 1 er mai session Hiver 1 er novembre session Printemps-Été 1 er mars Réception des demandes régionales des OD Dates butoirs : session Automne 15 mai session Hiver 15 novembre session Printemps-Été 15 mars Évaluation des demandes et gestion des conflits (unités, quarts de travail, dates) Gestion des conflits entre OD (quarts de travail) Demandes acheminées aux établissements de santé : Demandes réacheminées aux AD au besoin Acceptation, acceptation avec conditions ou refus selon cadre de référence Dates butoirs : session Automne 10 juin session Hiver 10 décembre session Printemps-Été 1 er mai session Automne 1er-15 mai session Hiver 10-15 novembre session Printemps-Été 1 er - 15 mars (*FP : la date est le 1 er juin pour la session Automne) Gestion des demandes en conflits en collaboration avec OR Attribution des places restantes aux OD des autres régions et/ou écoles privées Réception des réponses des OR Réponses aux conditions 1 ère confirmation de l utilisation Création de nouvelles demandes au besoin Demandes acheminées aux AD au besoin 2 ème confirmation de l utilisation des places de stages aux OR Acheminement des noms des étudiantes / enseignantes Attribution enseignantes aux groupes Diffusion de l information aux étudiantes, enseignantes et AD Assignation d une superviseure ou préceptrice FP : Formation professionnelle 11 Pour le secteur universitaire, les demandes de stages sont crées, envoyées et traitées annuellement; pour le secteur professionnel, les demandes sont crées selon les besoins des compétences et envoyées en trimestre. Les établissements de santé tiennent compte de cette réalité dans l attribution des places de stages. Cadre de référence 21

ANNEXE 2 Contexte régional de la gestion prévisionnelle des stages en soins infirmiers

Contexte régional Le contexte régional comprend les maisons d enseignement et les établissements de santé et de services sociaux de l île de Montréal qui offrent des cours et des stages dans le secteur des soins infirmiers ainsi que les comités qui examinent les problématiques liées à la pénurie de personnel en soins infirmiers et à la gestion des stages. Cadre de référence 23

Réseau scolaire12 Le réseau scolaire comprend les établissements publics et privés des secteurs anglophone et francophone offrant des programmes en soins infirmiers et en soins préhospitaliers d urgence: Établissements Université de Montréal Université McGill 2 universités 9 collèges 4 commissions 1 école privée (CDI) scolaires 13 Programmes Secteur public Baccalauréat initial (1-630-1-1) Baccalauréat Programme DEC-Bacc (1-630-1-2) Maîtrise Maitrise IPS Doctorat Baccalauréat initial Baccalauréat Programme DEC-Bacc Maîtrise Maitrise IPS Doctorat Collège Ahuntsic DEC en soins préhospitaliers d urgence (181.A0) Collège André-Laurendeau DEC en soins infirmiers (180.AO) programmes régulier et intensif Collège Bois-de-Boulogne Collège Maisonneuve Collège du Vieux-Montréal DEC en soins infirmiers (180.AO) programmes régulier et intensif DEC en soins infirmiers (180-B0) programme offert aux infirmières auxiliaires Actualisation en soins infirmiers (CWA.0D) DEC en soins infirmiers (180.AO) programmes régulier et intensif DEC en soins infirmiers (180-B0) programme offert aux infirmières auxiliaires Actualisation en soins infirmiers (CWA.0D) DEC en soins infirmiers (180.A0) Programme offert aux infirmières diplômées hors Québec (CWA.0B) Collège St-Laurent DEC en soins infirmiers (180.A0) Collège Dawson DEC en soins infirmiers (180.A0) Collège John-Abbott DEC en soins infirmiers (180.A0) programmes régulier et intensif Programme offert aux infirmières diplômées hors Québec (CWA.0B) DEC en soins préhospitaliers d urgence (181.A0) Collège Vanier DEC en soins infirmiers (180.A0) CSDM (Commission scolaire de Montréal) École des Métiers des Faubourgs CS Pointe-de-l île École St-Exupéry CS Lester-B-Pearson DEP 5325(infirmière auxiliaire) DEP 5316 (aide à la personne en établissement de santé) DEP 5317 (aide à la personne à domicile) DEP 5316 (aide à la personne en établissement de santé) DEP 5317 (aide à la personne en établissement de santé) DEP 5325 (infirmière auxiliaire) DEP 5316 (aide à la personne en établissement de santé) DEP 5317 (aide à la personne à domicile) N.B: La Commission scolaire English-Montreal n offre pas de programme en soins infirmiers CS Marguerite-Bourgeoys DEP 5325 (infirmière auxiliaire) DEP 5316 (aide à la personne en établissement de santé) 12 Agence de la santé et des services sociaux de Montréal. Table de concertation sur les stages. Souscomité Système d information. Groupe de travail, responsables de la coordination des stages des maisons d enseignement de Montréal (universitaire, collégial, secondaire). 2005-2006. 13 La formation professionnelle et technique au Québec. Liste des organismes de formation professionnelle de Montréal. Août 2010. http://www.inforoutefpt.org Cadre de référence 24

Août 2010 Établissements CDI Montréal Programmes Secteur public DEP 5317 (aide à la personne à domicile) Secteur privé DEP 5325 (infirmière auxiliaire) DEP 5316 (aide à la personne en établissement de santé) DEP 5317 (aide à la personne à domicile) Écoles privées Préposé aux bénéficiaires (formation de 3 mois ou moins) Cadre de référence 25

Réseau de la santé et des services sociaux14 Le réseau de la santé et des services sociaux de Montréal comprend : l Agence de santé et des services sociaux de Montréal ainsi que les établissements publics et privés des secteurs anglophone et francophone suivants: 12 CSSS (6 de l ouest de l île et 6 de l est de l île) 16 centres hospitaliers de soins généraux et spécialisés (CHSGS) 62 centres d hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) 4 centres hospitaliers de soins psychiatriques (CHSPSY) 15 centres de réadaptation (CR) 2 centres jeunesse (CPEJ) 13 cliniques-réseau (CRI) et 11 GMF Plusieurs de ces établissements ont des désignations ou vocations particulières (CHU, CAU, vocation suprarégionale, etc.) : 3 centres hospitaliers universitaires (CHU) : CHUM (Centre hospitalier de l université de Montréal) CUSM (Centre universitaire de santé McGill) CHU Ste-Justine (Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine) 8 centres affiliés universitaires (CAU) : Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal Hôpital Maisonneuve-Rosemont Hôpital général Juif Centre hospitalier de St-Mary CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent CSSS de Jeanne-Mance CSSS de Cavendish CSSS de la Montagne 14 Agence de la santé et des services sociaux de Montréal. Octobre 2006. http://www.santemontreal.qc.ca Cadre de référence 26

4 instituts universitaires : Hôpital Douglas Institut de cardiologie de Montréal Institut universitaire de gériatrie de Montréal Le Centre jeunesse de Montréal Cinq (5) établissements ayant une vocation supra régionale : Centre de réadaptation Constance-Lethbridge La corporation du Centre de réadaptation Lucie-Bruneau Institut de réadaptation de Montréal Institut Raymond-Dewar Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal De plus, la région de Montréal a deux réseaux universitaires intégrés de santé (RUIS) : Université de Montréal Université McGill ** Voir cartes ci-dessous Cadre de référence 27

Cadre de référence 28

Cadre de référence 29

Pour accéder à cette carte : http://www.cmis.mtl.rtss.qc.ca/pdf/atlas/cartes_pdf/ressources/clinique_reseau_gmf.pdf Cadre de référence 30

Pour accéder à cette carte : http://www.cmis.mtl.rtss.qc.ca/pdf/atlas/cartes_pdf/ressources/inst_csss.pdf Cadre de référence 31

ANNEXE 3 Mandat du comité de concertation régional sur les stages en soins infirmiers

Mandat du sous-comité de concertation régional sur les stages en soins infirmiers Relevant de la Table de concertation multidisciplinaire régionale sur les stages, les travaux du sous-comité de concertation sur les stages en soins infirmiers sont orientés de façon à permettre prioritairement de : Tracer un portrait d ensemble de la situation des stages dans les programmes de formation en soins infirmiers ; Dégager des pistes de solutions novatrices pour favoriser l utilisation de la pleine capacité d accueil des établissements hôtes, et ce, en ayant une préoccupation des milieux cliniques et des programmes de formation; Assurer une vigie sur la situation des stages dans le réseau de la santé et des services sociaux pour les programmes de soins infirmiers de formation professionnelle, collégiale et universitaire; Émettre des recommandations afin d assurer la qualité de la supervision clinique et la qualité d intervention lors des stages ; Proposer des stratégies et des moyens pour assurer une relève enseignante formée à l encadrement des stagiaires ; Proposer toute autre modalité pour faciliter une approche intégrée entre les partenaires du réseau de l éducation et du réseau de la santé et des services sociaux permettant la gestion prévisionnelle des stages; Assurer une liaison avec d autres tables de comités internes ou externes de l Agence. Cadre de référence 33

ANNEXE 4 Synthèse du cadre de référence

SYNTHÈSE DU CADRE DE RÉFÉRENCE POUR LA GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS Le cadre de référence décrit les objectifs et les moyens assurant la gestion prévisionnelle des stages et repose sur des valeurs et des principes qui sont représentés dans ce tableau. GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES EN SOINS INFIRMIERS Soutien à la réorganisation des services de santé et de services sociaux Atténuation, en amont, des impacts des variations entre l offre et la demande Gestion proactive des stages Évaluation de l organisation des stages et rétroaction Soutien informatisé à la planification et à la décision VALEURS ET PRINCIPES VALEURS Respect des objectifs pédagogiques / compétences Qualité de l encadrement Respect et harmonisation du processus de l offre et de la demande Accessibilité des places de stage PRINCIPES Milieux de stages/appropriés aux objectifs d apprentissage selon le niveau d étude Actualisation des compétences des enseignantes, des infirmières, des monitrices et des préceptrices Accueil et intégration des enseignantes Environnement clinique propice aux apprentissages Qualité de la communication Participation / collaboration Coordination informatisée entre les établissements Engagement de la part des établissements Priorité aux besoins de la région Respect des contrats et des ententes (acquis) Respect des acquis hors région Partage des ressources PRINCIPES DE GESTION PRÉVISIONNELLE DES STAGES Cadre de référence 35

Demandes de stages Demandes informatisées dans l application HSPnet; À titre indicatif,: dates butoir /demandes: 15 mai, 15 novembre et 15 mars (FP : 1 er juin semestre Automne) À titre indicatif: dates butoir octroi des places de stages : 10 juin, 10 décembre et 1 er mai Demandes selon les besoins réels; 2 e rang priorité / groupes non confirmés, demandes hors régions et écoles privées; Pour le secteur universitaire, les demandes doivent être prises en compte pour l octroi de places mais ne peuvent suivre ce calendrier. Optimisation de l utilisation des places de stages Étalement des jours de stages; Inventaire des nouveaux lieux de stages; Utilisation des statistiques générées par HSPnet pour la gestion prévisionnelle régionale. Cadre de référence 36