Sommaire : GUIDE ADMINISTRATEUR CENTREX 1/ ACCES A L INTERFACE.P2 Liste des sites déployés Liste des postes déployés 2/ CONFIGURATION AVANCEE D UN POSTE...P3 Informations générales Services Equipements Statuts 3/ GESTION D APPELS....P5 Options d appels Touches de fonctions 4/ MESSAGERIE VOCALE..P7 5/ JOURNAL D APPELS...P8 6/ INFOS CONSOMMATIONS.P9 7/ ANNUAIRE....P9 Annuaire commun Annuaire personnalisé 8/ GROUPE D APPELS... P11 création du groupe d appels gestion des membres 1
1/ ACCES A L INTERFACE L interface est accessible sur l URL suivante : http://selfcare.magic.fr Entrez votre Login : votre Login et mot de passe vous seront fournis sur votre PV de livraison. LISTE DES SITES DEPLOYES Pour voir la liste des numéros et téléphones installés sur les sites, il faut cliquer directement sur le «Nom» du site concerné. 2
LISTE DES POSTES MIS EN PLACE SUR LE SITE, Dans cette liste vous avez la possibilité de voir le nombre de postes installés, le Nom attribué au poste, et le type de poste mis en place. 2/ CONFIGURATION AVANCEE D UN POSTE Si vous souhaitez modifier le Nom du poste et accéder à la configuration avancée du poste, vous devez cliquer sur le crayon afin d éditer la fiche du poste. Le fait de cliquer sur le crayon vous donne accès à 4 onglets : INFORMATIONS GENERALES / SERVICES / EQUIPEMENTS / STATUTS - Vous serez par défaut sur l onglet «informations générales» - Vous pouvez dans cet onglet modifier le nom du poste afin qu il affiche votre nom et prénom sur le téléphone. - Vous avez aussi accès à votre compte SIP (identifiant et mot de passe) Ces identifiants peuvent être utilisés pour se connecter uniquement à l interface de ce poste pour l administrer, et ils peuvent également servir pour l utilisation d un Softphone (logiciel téléphonie SIP). 3
ONGLET «SERVICES» Dans cet onglet vous avez des options de sélectionner des services rattachés au poste : Centrex, E-mail, Présélection, administration ONGLET «CENTREX» Dans cet onglet, vous pouvez paramétrer plusieurs options : Numéros et Téléphones Musiques personnalisées Communications simultanées Sécurité Paramètres avancés 4
1. Numéros et Téléphones Affectation numéros Vous avez la possibilité d assigner plusieurs numéros à un même poste, vous devez cliquer sur le menu déroulant «Assigner» afin de choisir un numéro dans la liste Numéros Abrégés Vous avez par poste deux type de numéros abrégés, soit sous la forme 4XX ou 4XXXX (X représentant les derniers chiffres du numéro complet) Numéro présenté Vous avez la possibilité de faire afficher un autre numéro sur votre poste lorsque vous contactez votre correspondant. Cette configuration est utile si vous ne souhaitez pas fournir votre numéro direct et faire afficher le numéro du standard de votre société. 5
2. Autres Fonctionnalités Musiques personnalisées Pour chaque poste, vous avez la possibilité d activer/désactiver la Musique d accueil, la Musique d attente et la Musique d occupation Nombre maximum d appels simultanés Vous avez la possibilité de choisir le nombre d appels simultanés en réception sur un ou plusieurs postes en même temps. Il est possible d affecter plusieurs postes physiques à un même numéro, dans ce cas de figure, vous pouvez augmenter le nombre d appels simultanés à 8, mais sur un unique poste, celui-ci peut recevoir 4 appels. Sécurité Sur cette partie, vous avez la possibilité de mettre en place : Des Restrictions d'appels Une Protection des appels sortants Gestion du mot de passe SIP 6
Paramètres avancés Nombre maximum de postes enregistrables Options de compte Numéro présenté sur appel entrant ONGLET «STATUTS» Cet onglet permet de voir le statut du téléphone, si le téléphone est bien fonctionnel il s affiche en tant que «poste enregistré» Vous avez également un affichage sur l historique du poste, c'est-à-dire quand il a été déconnecté pour la dernière fois ou redémarré, les supervisions actives et les notifications de messages vocaux 7
3/ GESTION D APPELS Vous pouvez également à partir de l interface gérer les options suivantes : GESTION D APPEL/ SUPERVISION / RACCOURCI / MESSAGERIE VOCALE/ JOURNAL D APPELS Vous devez revenir sur la page d accueil ou vous avez la liste des utilisateurs. Ensuite vous devez cliquer sur le Nom du poste concerné (exemple Poste1) sur l image en surligné bleu. OPTION D APPELS En cliquant sur l onglet «Gestion des appels», vous permet de configurer vos renvois d appels. Cliquez sur la flèche à gauche de «Renvoi d appel» pour mettre en place la configuration souhaitée 8
Renvoi immédiat : Dès que vous cochez cette option, tous les appels entrants seront renvoyés soit directement vers votre répondeur, soit vers le numéro de votre choix. Vous pouvez également planifier ce type de renvois sur une plage horaire. Renvoi sur non réponse Vous pouvez spécifier la période au bout de laquelle se déclenche le renvoi vers un autre numéro ou votre répondeur. Cette option peut être utilisée en débordement pour le standard de la société. Renvoi sur non connexion Il s agit d un renvoi de «backup», dès que vous aurez une panne sur le téléphone, une coupure électrique, ou un problème de branchement, les appels entrants de ce poste seront directement renvoyés vers le numéro de votre choix. Sonneries simultanées Lors d un appel entrant vers un numéro, cette option permet de faire sonner plusieurs téléphones en même temps ou avec un temps de décalage que vous aurez défini. 9
TOUCHES DE FONCTIONS Raccourci 10
Comme illustré ci-dessus, lors de la configuration d un raccourci, vous pouvez spécifier un numéro libre qui sera associé à la touche de fonction sélectionnée. Par la suite, l appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Supervision La supervision permet de récupérer un appel sur un poste via la touche que vous aurez programmé. Si vous avez le poste du standard qui sonne, cela va générer un Bip sur votre poste, et ainsi vous pourrez récupérer l appel. ATTENTION : la supervision fonctionne uniquement sur des postes fixes Aastra, et vous pouvez superviser uniquement des postes qui sont sur le même parc VOIP. 4/ MESSAGERIE VOCALE Notification par email : vous recevez un email qui vous indique qu un message vient d être déposé dans votre messagerie vocale avec le fichier audio en pièce jointe. 11
Gestion de l accès Définir le code PIN : Ce code pin est nécessaire si vous souhaitez accéder à la gestion de votre messagerie depuis un téléphone extérieur. Appelez votre propre numéro puis, lors de l'écoute de votre annonce, tapez # suivi de votre code pin. Accès direct aux messages : L'utilisateur accède directement à la lecture de ses messages vocaux lorsqu'il appelle son propre numéro depuis ce numéro (par exemple depuis son portable ou son domicile) Paramètres généraux : Redirection vers un numéro alternatif : Si vos correspondants appuient sur la touche 9 pendant la lecture de votre annonce, ils sont redirigés vers ce numéro. 5/ JOURNAL D APPELS Pour accéder à votre journal des appels, cliquez sur le bouton «Journal d appels» Cette page vous permet de visualiser l historique de vos appels reçus / mois : Les appels entrant répondus Les appels en absence Les appels sortants 12
6/ INFOS CONSOMMATIONS Sur la partie «Infos Consos Fixe» : Un export CSV et/ou PDF de toutes les consommations est possible par mois (sélectionner la période voulue via le filtre prévu à cet effet (figure 1)) et exporter le fichier via les touches Un tri du fichier au format csv permet de faire les sous-totaux par site à partir du fichier de synthèse généré. A partir de cette interface, vous pouvez exporter les statistiques d appel mensuel, en choisissant la périodicité des rapports demandés 13
7/ ANNUAIRE En cliquant sur l onglet «Contacts» de l interface vous accédez d une part à l annuaire de votre entreprise et d autre part à votre annuaire personnel. Annuaire commun : Comme illustré ci-dessous, l annuaire commun, également accessible en cliquant sur le bouton «Communs», vous permet de visualiser les informations suivantes pour chacune des entrées : Le nom et le prénom de la personne associée Son numéro de téléphone Magic Centrex Son numéro de mobile Son adresse email Sa Fonction La recherche d un correspondant peut s effectuer de différentes manières : En tapant les premières lettres du nom ou du prénom de la personne recherchée dans le champ prévu à cet effet dans la fenêtre de droite «Rechercher». Cliquez sur la loupe pour valider votre choix. Annuaire Personnel : Pour accéder à votre annuaire personnel, cliquer sur le bouton «Personnels» Différentes solutions s offrent à vous pour la configuration de votre annuaire personnel : 14
Vous pouvez associer un numéro abrégé sur 2 chiffres, un nom et un prénom à un numéro libre. Votre correspondant sera alors accessible de 2 manières : En composant, à partir de votre téléphone Magic Centrex, 9 + les 2 chiffres configurés, En recherchant le nom configuré dans l annuaire de votre téléphone Les informations de cet annuaire personnel ne seront accessibles qu à partir du téléphone Magic Centrex qui vous est nominativement attribué, contrairement à l annuaire «Communs» qui lui synchronise ses contacts sur tout le parc Téléphonique. 8/ GROUPE D APPELS Ce Menu est accessible à la page d accueil de votre interface En cliquant sur le menu «Groupes d appels», vous accédez à une page qui vous permet d une part de visualiser les groupes d appels existants dont vous faites partie, de connaître et de modifier les groupes existants et de créer de nouveaux groupes. Statut au sein de ces groupes Pour modifier la configuration du groupe d appel ou changer la gestion des membres, vous devez cliquer le crayon 15
CREATION D UN GROUPE D APPEL Vous devez cliquer sur le menu «Groupes d appels», et ensuite créer un nouveau groupe en cliquant sur le signe Champs Nom : désigner un identifiant pour votre groupe d appel ex : standard, accueil Mode Parallèle : Cette option va faire sonner en même temps tout les membres du groupe d appel Mode Séquentiel : Cette option va faire sonner les membres du groupe d appel les uns après les autres. Numéros : Il s agit du numéro tête de groupement, ce numéro n a pas besoin d être affecté à un poste (numéro virtuel), il va servir pour créer le groupement d appel 16
GESTION DES MEMBRES : Vous pouvez intégrer les postes Centrex que ce soit des téléphones fixes ou sans fil, les téléphones des membres peuvent sonner soit immédiatement ou avec un décalage de quelques secondes suivant ce que vous avez paramétré. Une configuration avec plage horaire peut être mise en place, ce qui vous permet de faire un renvoi vers un répondeur ou un téléphone spécifique lors de la fermeture de la société à midi ou le soir. 17