N o 1 Révisé novembre 2012 Collecte de renseignements personnels par une école ou un conseil scolaire L école nous demande souvent des renseignements par téléphone ou par écrit. Certaines questions ont trait à des renseignements que je considère comme étant personnels et confidentiels. Je me demande pourquoi les responsables de l école en ont besoin et si je dois les leur fournir. Quelles sont les règles concernant la collecte de renseignements sur mes enfants et, dans certains cas, sur d autres membres de notre famille? La Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) établit comment et dans quelles circonstances il est possible de recueillir des renseignements personnels à votre sujet ou au sujet de vos enfants et de votre famille. Par définition, les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Il s agit notamment des renseignements concernant la race, l origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, l état matrimonial ou familial, l éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels, d un numéro d identification, d un symbole ou d un autre signe individuel, de l adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin, des opinions personnelles, sauf si elles se rapportent à un autre particulier, et du nom du particulier, s il figure parmi d autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d autres renseignements personnels au sujet du particulier. Pour qu un représentant de l école (membre de la direction, du personnel enseignant ou du secrétariat, ou tout autre membre de l école ou du conseil scolaire) puisse recueillir des renseignements personnels, les règles suivantes doivent être respectées : 1. La collecte des renseignements doit être autorisée expressément par une loi; 2. Ces renseignements servent à l exécution de la loi; 3. La collecte est nécessaire au bon exercice d une activité autorisée par la loi; dans le cas d une école, il s agirait de l administration de l éducation. Ces règles représentent l autorité légale que l école peut invoquer pour recueillir des renseignements personnels. Si l école est autorisée à recueillir des renseignements personnels, le mode de collecte est également assujetti à des règles. Ainsi : dans la plupart des cas, les renseignements doivent être recueillis directement du particulier concerné (vous, ou votre enfant si ce dernier n est pas trop jeune); vous devez recevoir un avis vous informant de la collecte des renseignements. Cet avis doit comprendre les indications suivantes : l autorité légale invoquée pour justifier la collecte, les fins principales auxquelles doivent servir les renseignements ainsi que les titre, adresse et numéro de téléphone d affaires d une personne qui peut vous renseigner au sujet de cette collecte.
Dans certains cas précis, cependant, ces règles de collecte de renseignements personnels ne s appliquent pas malgré cette autorité légale et ces règles. Prenons l exemple suivant de collecte de renseignements personnels et examinons l application de l autorité légale et des règles de collecte. Lorsque vous inscrivez votre enfant à l école, vous devez fournir les renseignements suivants : nom de l enfant, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, langue, renseignements sur la citoyenneté, statut d immigrant (s il y a lieu); renseignements sur les parents ou tuteurs, notamment le nom, l adresse, le numéro de téléphone, la langue de correspondance et le numéro de carte Santé; la dernière école fréquentée en Ontario et le conseil scolaire dont elle fait partie; d autres renseignements sur la santé, le transport, la garde, etc. Il faut d abord se demander si le conseil scolaire a l autorité nécessaire pour recueillir ces renseignements. Essentiellement, oui, car en vertu de l article 58.5 de la Loi sur l éducation, votre conseil scolaire est une personne morale qui doit fournir un éventail de programmes et de services aux élèves. L article 265 oblige la direction de l école à inscrire les élèves et à tenir des dossiers sur eux conformément aux exigences du ministère. Il faut aussi déterminer si les renseignements ont été recueillis correctement. Dans ce cas, correctement signifie : a) que les renseignements sont recueillis directement d un élève adulte (c.-à-d. de 18 ans ou plus en vertu de la Loi sur l éducation) ou des parents ou tuteurs d un élève qui n est pas adulte; b) que l élève adulte ou ses parents ou tuteurs reçoivent l avis de collecte exigé (précisant l autorité, les fins principales auxquelles ces renseignements seront utilisés et le nom d une personne-ressource). Tous ces renseignements seront inclus dans ce que l on appelle un avis de collecte. Cet avis figure généralement dans le formulaire utilisé pour recueillir les renseignements, mais il peut également se trouver dans un guide ou programme à l intention des élèves ou être affiché dans le site Web du conseil scolaire. Voici comme exemple une traduction de l avis de collecte du Simcoe County District School Board : Avis de collecte et d utilisation de renseignements personnels concernant les élèves Le présente communication vise à vous informer de la façon dont le Simcoe County District School Board et votre école utilisent les renseignements personnels que vous leur fournissez conformément à la Loi sur l accès à l information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Cette loi établit des directives que les écoles et les conseils scolaires de district doivent suivre relativement à la collecte, à l utilisation et à la divulgation de renseignements personnels concernant les élèves. En vertu de cette loi, «renseignements personnels» désigne des renseignements personnels consignés portant sur un particulier qui peut être identifié. La Loi sur l éducation établit les obligations et les pouvoirs des conseils scolaires, et les autorise à recueillir des renseignements personnels pour la planification et l offre de programmes et de services d éducation qui répondent le mieux possible aux besoins des élèves et la fourniture de rapports au ministre de l Éducation au besoin. Cette loi oblige le directeur d école à tenir un dossier scolaire de l Ontario (DSO) pour chaque élève qui fréquente son école. Le DSO fait état des progrès de chaque élève tout au long de sa fréquentation scolaire en Ontario, et il accompagne l élève quand il change d école. Le guide du dossier scolaire de l Ontario décrit comment ce dossier doit être géré, et le Simcoe County District School Board s y conforme.
En vertu de la LAIMPVP, le Simcoe County District School Board peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels : aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou à des fins compatibles; si la divulgation est faite à des dirigeants ou employés du conseil scolaire à qui ces renseignements sont nécessaires dans l exercice de leurs fonctions et si cette divulgation est essentielle et appropriée à l acquittement des fonctions du conseil scolaire; afin de se conformer aux dispositions d une loi, d une ordonnance d un tribunal ou d une assignation, ou pour faciliter une enquête menée par un organisme d exécution de la loi; lors d une situation d urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d un particulier (si un avis de la divulgation est envoyé au domicile de l élève). Avant de divulguer des renseignements confidentiels pour quelque raison que ce soit, l école demandera le consentement éclairé du père, de la mère ou d un tuteur dans le cas des enfants de moins de 16 ans, du père, de la mère ou d un tuteur ainsi que de l élève lorsque ce dernier a 16 ou 17 ans et de l élève lorsque ce dernier a 18 ou plus, ou encore s il a 16 ou 17 ans et s est soustrait à l autorité parentale conformément à la LAIMPVP et à la Loi sur l éducation. Nous incluons dans les formulaires employés pour recueillir des renseignements personnels un avis indiquant la façon dont ces renseignements seront utilisés et divulgués. Pour vous aider à comprendre comment nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez, nous attirons votre attention cidessous sur les utilisations et divulgations courantes de renseignements personnels sur les élèves afin que vous puissiez nous faire part de vos préoccupations éventuelles à ce sujet : Utilisations ou divulgations courantes de renseignements personnels sur les élèves L école et le personnel du conseil scolaire se serviront du DSO de l élève pour aider le titulaire de classe et les éducateurs désignés de la petite enfance à élaborer un programme d éducation qui répond aux besoins de cet élève. Les membres du personnel qui collaborent avec le titulaire de classe ou qui travaillent directement auprès de l élève pourraient être spécialisés dans des domaines tels que l éducation de l enfance en difficulté, l orientation et la réussite des élèves, entre autres. Conformément à la Loi sur l éducation et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, nous demanderons votre consentement éclairé avant d administrer des tests d intelligence ou de comportement ou de recourir à des psychologues, orthophonistes ou travailleurs sociaux. Les écoles secondaires recevront à l avance des renseignements sur les élèves inscrits en 8 e année afin qu elles puissent mettre sur pied un programme approprié pour ces élèves. L école secondaire partagera des renseignements sur les progrès de chaque élève avec l école élémentaire que l élève a fréquentée afin de permettre l amélioration continue des programmes de cette école pour tous les élèves. L adresse domiciliaire des élèves pourrait être divulguée au consortium de transport des élèves du comté de Simcoe et à l entreprise de transport par autobus chargée d assurer le transport des élèves aux fins de l administration du programme de transport des élèves par autobus du conseil scolaire. Les activités scolaires peuvent être mentionnées dans les bulletins et les sites Web de l école et du conseil scolaire. Nous demanderons un consentement préalable avant de photographier des élèves et de mentionner leur identité.
Les médias (journaux, télévision, radio) pourraient être invités à l école lors d événements ou d activités notables comme la remise des diplômes ou de prix aux élèves, entre autres. Leurs reportages pourraient comprendre des photos de groupes d élèves, sans mention de l identité des élèves. Nous demanderons un consentement préalable avant d autoriser que des élèves soient photographiés et que leur identité soit mentionnée. Les élèves qui participent à des activités parascolaires ou à des événements où le public est invité, p. ex., des excursions, des concerts ou des activités sportives, pourraient être photographiés ou mentionnés dans les médias ou photographiés par le public. Le titulaire de classe peut enregistrer ou photographier ses élèves à l école ou lors d activités scolaires dans le cadre de leur programme d éducation. Ces photos pourraient être montrées à l ensemble de la classe ou aux parents selon le cas. Les élèves peuvent participer à des vidéoconférences (qui permettent à des personnes se trouvant à au moins deux emplacements de communiquer par transmission vidéo et audio réciproque) dans le cadre de leur programme d éducation. Des conférences pourraient être organisées avec des élèves d autres écoles du conseil scolaire ou d autres pays, ou comme excursions virtuelles. Nous dresserons des listes de numéros de téléphone, par exemple : Des listes de personnes à contacter en cas d urgence, afin de joindre rapidement les parents (p. ex., en cas de mauvais temps); Des listes de numéros pour des programmes de bonne arrivée à l école, qui pourraient être confiées à des parents bénévoles qui communiqueront avec les parents lors de l absence non motivée d un élève; Des listes de bénévoles que le directeur d école autorise à communiquer avec les parents concernant des activités scolaires qui seraient utiles aux élèves et à la communauté scolaire et qui nécessitent la participation des parents. Les parents, tuteurs et élèves adultes sont appelés à remplir des formulaires de renseignements sur la santé afin que nous puissions dresser un plan d urgence médicale pour chaque élève, ou des formulaires de médicaments permettant l administration de médicaments aux élèves. Des plans médicaux d urgence peuvent aussi être remis au consortium de transport du comté de Simcoe ou aux compagnies de transport qui pourront les consulter en cas d urgence médicale. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, les numéros de carte Santé des élèves ne seront pas recueillis; cependant, les parents, tuteurs et élèves pourraient être invités à fournir ces renseignements lors d excursions scolaires pour faciliter l obtention de services médicaux au besoin. Les travaux des élèves, avec le nom de ceux-ci, pourraient être affichés dans la salle de classe ou dans les couloirs de l école, ou être communiqués au public lors de foires scientifiques, dans les bulletins du conseil scolaire ou de l école, lors de concours de rédaction, de coloriage ou d affiches, d événements communautaires, d autres foires et d activités semblables hors de l école. Les accidents dans lesquels sont impliqués des élèves à l école ou lors d activités parrainées par l école seront signalés à l assureur du conseil scolaire. Le nom des élèves blessés, des renseignements sur l incident ainsi que le nom et les coordonnées des témoins seront fournis. Des vœux d anniversaire pourraient être adressés aux élèves par l entremise du système de sonorisation ou en classe.
Des listes comportant le prénom et la première lettre du nom de famille des élèves pourraient être remises à d autres parents afin d adresser des cartes de souhaits ou d invitation pour des fêtes, y compris des fêtes d anniversaire, etc. De l équipement de surveillance pourrait être utilisé dans les écoles et les autobus pour améliorer la sécurité des élèves et du personnel, protéger les biens contre le vol ou le vandalisme et faciliter l identification des intrus et des personnes qui menacent la santé, le bienêtre et la sécurité des membres de la communauté scolaire. Toute question concernant le présent avis peut être adressée au directeur d école ou à l agent d accès à l information et de gestion des documents, au 1170, Route 26, Midhurst ON LOL 1X0, tél. : 705 734-6363, poste 11265. Veuillez faire part au directeur d école de vos préoccupations concernant la communication de renseignements personnels dans les situations susmentionnées dans les plus brefs délais. Les modalités prévues dans le présent avis s appliqueront à moins qu une objection ne soit signalée au directeur et que d autres dispositions ne soient prises. Le nom ou des photos des élèves pourraient paraître dans des documents de l école (p. ex., programmes de collation des diplômes, pièces de théâtre, spectacles musicaux, prix et plaques remis aux élèves pour leurs réalisations scolaires ou sportives, brochures de l école, tableau d honneur, listes des élèves de chaque classe au début de l année scolaire ou du semestre et albums de fin d études). est publié par le Toronto District School Board et le Bureau du commissaire à l information et à la protection de la vie privée de l'ontario. Veuillez faire parvenir vos commentaires sur cette publication à : Papier recyclé à 30 % Senior Administrative Services Toronto District School Board 155, rue College Toronto (Ontario) M5T 1P6 Téléphone : 416-397-3288 Télécopieur : 416-393-9969 Site Web : www.tdsb.on.ca La direction des communications Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Ontario, Canada 2, rue Bloor Est, Bureau 1400 Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone : 416-326-3333 1-800-387-0073 Télécopieur : 416-325-9195 ATS (Téléimprimeur) : 416-325-7539 Site Web : www.ipc.on.ca