Département fédéral de l intérieur DFI Office fédéral de la statistique OFS Division Infrastructure statistique 26.05.2011 IDE Guide de l utilisateur
Table des matières 1 Introduction 3 2 Page d accueil 4 2.1 Interface publique...4 2.2 Page d accueil d un utilisateur authentifié...5 3 Utilisateur 6 3.1 Utilisateur anonyme (public)...6 3.2 Services IDE...6 3.2.1 Connexion et déconnexion de l utilisateur...7 3.2.2 Mot de passe oublié/utilisateur bloqué...8 3.3 MyUID...9 3.3.1 Voir mes données...9 3.3.2 Modifier mes données...9 3.3.3 Administration des utilisateurs...9 3.3.4 Créer un nouvel utilisateur...11 4 Rechercher des entités IDE 12 4.1 Recherche simple...12 4.2 Recherche complexe...13 4.3 Recherche avancée...14 4.4 Affichage des données de l entité IDE trouvée...14 4.4.1 Utilisateur anonyme...15 4.4.2 Services IDE...16 5 Annonce d une nouvelle entité IDE 17 6 Mutation d une entité IDE 18 7 Radier une entité IDE 19 8 Mutation sur une entité radiée / réactivation 19 9 Historique 20 10 Compléter liste IDE 20 11 S enregistrer / se désenregistrer 22 11.1 Enregistrement unique...22 11.2 Désenregistrement unique...23 11.3 Enregistrements multiples...23 11.4 Désenregistrements multiples...24 12 Entités administratives (ADM) 24 12.1 Créer une entité ADM...24 12.2 Muter une entité ADM...24 12.3 Convertir un ADM en IDE...25 2/27
1 Introduction Ce document décrit l application IDE-Web-GUI et illustre ses fonctionnalités principales. Après lecture de ce document, les utilisateurs seront en mesure de travailler avec l application IDE. Ils en connaitront le fonctionnement et sauront comment effectuer les différentes tâches liées à son utilisation. 3/27
2 Page d accueil L application IDE test est disponible à l adresse : https://www.uid-a.admin.ch. L application IDE en production est disponible à l adresse : https://www.uid.admin.ch Contrairement à l application en production, l accès à l application test est soumis à authentification à l aide d un nom d utilisateur et d un mot de passe. Les accès à l application test peuvent être demandés par mail à l adresse uid@bfs.admin.ch par les services IDE. L application test permet de se familiariser avec le système IDE et de tester les différentes fonctionnalités. 2.1 Interface publique L interface publique contient uniquement la fonctionnalité de recherche ainsi que la possibilité de se connecter en tant qu utilisateur authentifié. 4/27
2.2 Page d accueil d un utilisateur authentifié Lorsqu un utilisateur s authentifie, des fonctionnalités supplémentaires telles que «Créer entité IDE», «Muter entité IDE» «Réactiver entité IDE», ou «Radier entité IDE» s affichent. Ces fonctionnalités diffèrent selon le type de droit accordé à l utilisateur. 5/27
3 Utilisateur 3.1 Utilisateur anonyme (public) Le grand public utilise l interface sans authentification (anonyme). En effectuant des recherches, l utilisateur anonyme a accès exclusivement aux caractères clés des entités IDE se trouvant déjà dans un registre public, comme par exemple le registre du commerce, ou qui ont expressément accepté la publication de leurs données dans le registre IDE. Les fonctionnalités comme, par exemple, la création de nouvelles entités ou la mutation d entités existantes ne sont pas disponibles pour les utilisateurs anonymes. 3.2 Services IDE Si l utilisateur possède un accès, il peut s authentifier avec son nom d utilisateur et son mot de passe. Il aura alors à disposition les fonctionnalités correspondant à son type d accès, comme par exemple la possibilité de créer de nouvelles entités ou de les radier. Chaque service IDE, recevra initialement trois accès comportant un nom d utilisateur/mot de passe. Ces accès sont décomposés comme suit : 1. User IDE sadm - L accès sadm est l accès administrateur. Cet accès permet de gérer l ensemble des accès du service IDE et permet par exemple de générer de nouveaux mots de passe pour les utilisateurs. Il peut aussi faire des annonces. Pour les services IDE qui en ont l autorisation, il est également possible de créer de nouveaux utilisateurs. 2. User IDE scu - L utilisateur scu peut faire des annonces 3. User IDE sr - L utilisateur sr peut uniquement consulter les caractères clés et additionnels de toutes les entités IDE mais ne peut pas faire des annonces. L accès User IDE_sa (webservice) est le quatrième type d accès disponible mais est uniquement attribué sur demande des services IDE. Il est de la responsabilité de l administrateur d attribuer et de gérer les différents types d accès à l intérieur de son service administratif et de veiller à ce que ceux-ci ne soient pas divulguer à des tiers. 6/27
3.2.1 Connexion et déconnexion de l utilisateur En cliquant sur la fonction «Se connecter» une boîte de dialogue permettant l authentification s affiche. Après avoir inséré le nom d utilisateur, le mot de passe et cliqué sur le bouton «Se connecter», l utilisateur sera authentifié. 7/27
Lorsqu un utilisateur est authentifié, la fonction «Se déconnecter (nom d utilisateur)» apparait dans la partie gauche de la barre des fonctions. Pour se déconnecter l utilisateur choisi cette fonction et confirme son souhait en cliquant sur «Oui». Lorsqu un utilisateur authentifié n utilise pas l application pendant une durée de 20 minutes, l application se déconnecte automatiquement. 3.2.2 Mot de passe oublié/utilisateur bloqué Dans le cas de perte du mot de passe, il est possible de recevoir par email un nouveau mot de passe. Pour ce faire il faut introduire son nom d utilisateur ainsi que l adresse e-mail correspondant à l utilisateur qui a été préalablement enregistré dans le registre IDE. Si l utilisateur a été verrouillé en raison de plusieurs tentatives de connexions infructueuses, la possibilité existe grâce au deuxième mot de passe de réactiver le premier mot de passe. Le compte verrouillé deviendra de ce fait à nouveau accessible. 8/27
3.3 MyUID Le menu MyUID possède trois fonctionnalités pour le User IDE sadm : - Voir mes données - Modifier mes données - Administration des utilisateurs Pour les User IDE_scu et User IDE sr la fonctionnalité Modifier mes données n apparaît pas. 3.3.1 Voir mes données La fonction «Voir mes données» permet de voir les données (caractères clés, additionnels et système) de son service IDE actuellement enregistrées dans le registre IDE. 3.3.2 Modifier mes données Uniquement le User IDE sadm a la possibilité de modifier les données de son service IDE. Les données modifiables sont l adresse e-mail, le site internet ainsi que la langue. 3.3.3 Administration des utilisateurs Chaque utilisateur authentifié a la possibilité de voir son profil. Mais uniquement l accès administrateur (sadm) peut modifier les données des utilisateurs. De plus, pour les services IDE autorisés, la possibilité existe également de créer de nouveaux utilisateurs. 9/27
En cliquant sur l onglet «Gérer un utilisateur», l utilisateur sadm peut gérer les accès de tous les utilisateurs de son service IDE. Il suffit de cliquer sur «Chercher un utilisateur» pour obtenir la liste complète des tous les utilisateurs rattachés au service IDE. En double cliquant sur un utilisateur, une fenêtre s ouvre permettant de modifier les données de l utilisateur. Par défaut les informations enregistrées, dans les champs «Prénom», «Nom» et «Description» correspondent à l IDE de l entité concernée. Il n est pas possible de changer de nom d utilisateur. 10/27
3.3.4 Créer un nouvel utilisateur En cliquant sur l onglet «Créer un utilisateur», l utilisateur sadm peut créer un nouvel utilisateur. La première partie du nom de l utilisateur est invariable et est toujours constitué par le numéro IDE du service IDE. Il suffit ensuite de compléter tous les champs obligatoires du formulaire et de cliquer sur «Créer un utilisateur». Il n est pas possible de créer des utilisateurs avec les rôles scu ou sr. 11/27
4 Rechercher des entités IDE La fonction de recherche est disponible aussi bien pour les utilisateurs anonymes que pour les utilisateurs authentifiés. Correspondant au type d accès de l utilisateur, le nombre de résultats pour une recherche donnée varie. Par exemple, le nombre de résultats affichés pour un utilisateur anonyme est limité à 30 et ne contiendra que les entités publiques. C est-à-dire, les entités qui ont accepté la publication de leurs données ou se trouvant déjà dans un registre public, p.ex. le registre du commerce. Pour un service IDE, le nombre de résultats affichés est configurable directement dans la fenêtre de recherche et peut varier entre 30 et 200. 4.1 Recherche simple Le champ obligatoire doit contenir un terme de recherche. Ce champ peut contenir l IDE, le numéro de référence TVA, (p.ex :123456) le numéro du Registre du commerce (p.ex : CH12311231231) ou le nom de l entité IDE. Il est possible d effectuer une recherche avec le numéro IDE et le numéro CH avec ou sans ponctuation. Par exemple CHE115117479 ou CHE-115.117.479 En effectuant une recherche simple, les résultats affichés contiendront exactement le mot donné ou correspondra à l entité possédant le numéro donné. Pour sélectionner une entité IDE à partir des résultats affichés, il suffit de double-cliquer sur l entité concernée. 12/27
4.2 Recherche complexe En sélectionnant le mode «recherche complexe», les résultats affichés contiendront également le texte donné à l intérieur d un mot 13/27
4.3 Recherche avancée Afin d affiner les résultats d une recherche, des champs additionnels peuvent être utilisés. L utilisation de ces champs améliore la précision des résultats. Si, par exemple, le lieu est précisé dans les critères de recherche avancés, les résultats se limiteront au lieu précité et l utilisateur trouvera plus rapidement l entité IDE recherchée. 4.4 Affichage des données de l entité IDE trouvée L affichage de l entité IDE dépend du type d accès de l utilisateur. Les utilisateurs anonymes (publics) ont uniquement le droit de voir les caractères clés publics. Les services IDE ont la possibilité de voir les caractères clés ainsi que les caractères additionnels. 14/27
4.4.1 Utilisateur anonyme L utilisateur anonyme a exclusivement accès aux caractères clés publics des entités IDE possédant le statut actif ou inactif. 15/27
4.4.2 Services IDE Les services IDE ont accès aux caractères clés et additionnels publics ou non publics de toutes les entités IDE et possèdent l habilité d annoncer des modifications. La modification des données ne peut toutefois être effectuée que lorsque l utilisateur authentifié représente un service IDE responsable pour l entité IDE concernée. Dans le cas contraire un message d avertissement apparaîtra (voir chapitre 7). Les données se trouvant dans l onglet «Sources des informations» font partie des caractères additionnels mais possèdent leur propre onglet par souci de visibilité 16/27
5 Annonce d une nouvelle entité IDE Dans le cas d une annonce d une nouvelle entité, l utilisateur authentifié doit remplir au minimum tous les champs obligatoires (champs signifiés en gras). Si les valeurs entrées ne sont pas valables, p.ex. du texte dans le NPA, l utilisateur en est directement informé. Après avoir complété tous les champs requis, l entité peut être sauvegardée à l aide du bouton «Enregistrer». Cette entité sera créée dans le registre IDE avec un statut provisoire et un numéro IDE lui sera directement attribué. Le statut définitif de l entité IDE est attribué après une série de vérifications automatiques et manuelles effectuées par l OFS. Afin de savoir quel service IDE a l autorisation d annoncer des changements sur quels types d entité IDE, une hiérarchie des registres a été développée. Chaque niveau hiérarchique a le droit d annoncer certains types d entité IDE. Par exemple, une société anonyme ou une Sàrl ne peut être annoncée que par le registre du commerce, les avocats ne peuvent être annoncés que par un registre d avocat, etc. Pour plus d informations, voir l annexe 1. 17/27
Après avoir complété les champs obligatoires et cliqué sur «Enregistrer», l utilisateur se verra signifier un des trois messages suivant selon son type de registre et donc de sa hiérarchie. Nouvelle annonce autorisée : le service IDE a le droit d annoncer ce type d entité IDE. Par exemple un registre d avocat annonce un nouvel avocat ou un registre du commerce annonce une nouvelle société anonyme Nouvelle annonce avec conflit : L entité IDE sera transmise à l OFS mais le statut de l entité restera provisoire jusqu à ce qu un registre responsable pour ce type d entité confirme la création. Nouvelle annonce impossible : Les personnes morales ne peuvent être annoncées que par le registre du commerce. Si un autre type de service IDE annonce une entité de cette catégorie, aucune donnée ne sera enregistrée. 6 Mutation d une entité IDE Les entités du registre IDE peuvent être modifiées. Dans ce cas, nous parlons d une mutation. Ceci est par exemple le cas lorsqu une entité change d adresse. Afin de pouvoir effectuer une mutation, l utilisateur doit être authentifié. Après avoir sélectionné l entité désirée, les champs des caractères clés et additionnels peuvent être modifiés. Une fois les modifications effectuées l utilisateur presse sur le bouton «Enregistrer». Les règles concernant la hiérarchie des registres s appliquent également dans le cas de la mutation. Une fois les modifications enregistrées, les données de l entité retrouvent leurs valeurs originelles à l exception du statut IDE détaillé qui passe de «Définitif» à «En mutation». Les données mutées sont néanmoins visibles dans l historique. Pour que l entité retrouve 18/27
son statut définitif, les données mutées doivent être validées par l OFS. C est uniquement après que cette validation ait été effectuée que les données mutées seront visibles. Ce processus de validation peut durer de 2-3 jours. Pendant ce temps, l entité sera toujours visible mais avec les données antérieures à la mutation. L OFS a la possibilité de valider la mutation mais également de la refuser. Dans ce cas l entité retrouve son statut «Définitif» mais aucune modification n aura été prise en compte. Dans le cas de la mutation deux scénarios sont possibles : - Mutation acceptée : Le service IDE a le droit d effectuer des mutations sur l entité. - Mutation avec conflit : Le service IDE n est pas un service responsable pour ce type d entité. La mutation peut être annoncée, mais celle-ci sera refusée par l OFS. Néanmoins le registre responsable sera informé de cette mutation. 7 Radier une entité IDE Une entité IDE peut pour diverses raisons cesser ses activités. Dans ce cas, cette entité IDE doit être radiée du registre IDE. Pour radier une entité IDE, la procédure est semblable à une mutation normale à un détail prêt. Après avoir sélectionné l entité, il faut choisir la raison de radiation correspondante et presser le bouton enregistrer. Ensuite une boîte de dialogue apparaîtra demandant à l utilisateur s il souhaite réellement radier l entité. Une fois cliqué sur «oui», l entité prendra le statut «En mutation» Dans ce cas, les règles hiérarchiques s appliquent également. 8 Mutation sur une entité radiée / réactivation Une entité IDE peut, après avoir été radiée, reprendre une activité économique. Dans ce cas, nous parlons d une réactivation. La réactivation est similaire à une nouvelle annonce à l exception que l entité IDE conservera le numéro IDE qui lui avait précédemment été attribué. Son statut passera alors de «Radiée» à «En réactivation». Dans certains cas, une entité radiée doit changer d adresse tout en gardant son statut radié. L utilisateur devra donc faire une simple mutation et non une réactivation. Afin de réactiver ou muter une entité IDE radiée, il faut sélectionner l entité correspondante puis effectuer les modifications souhaitées. Après avoir cliqué sur «Enregistrer», une boîte 19/27
de dialogue apparaitra demandant si l utilisateur souhaite enregistrer la mutation ou enregistrer et réactiver. 9 Historique En dessus de chaque entité IDE se trouve le bouton «Montrer l historique» suivi d un chiffre entre parenthèses montrant le nombre d entrées dans l historique. En cliquant sur ce bouton une nouvelle fenêtre apparait. En double cliquant sur une ligne une nouvelle fenêtre apparaît montrant les données ayant été mutées. 10 Compléter liste IDE La fonctionnalité «Compléter liste IDE» permet de rechercher automatiquement les IDE des entités contenues dans un fichier d adresse ou une base de données. L objectif de cette fonctionnalité est d offrir aux registres utilisant ou voulant utiliser l IDE comme identificateur un moyen aisé de rechercher les IDE des entités gérées dans leur registre respectif afin de leur attribuer leur IDE respectif. Pour utiliser cette fonctionnalité il suffit de remplir un fichier.csv conformément au fichier modèle. Si le fichier comporte moins de 100 entrées, il sera traité directement. Dans le cas 20/27
contraire un mail sera envoyé à l adresse se trouvant dans les caractères additionnels quand le traitement est terminé. Les champs «Nom». «NPA» et «Lieu», sont des champs obligatoires. Les mêmes variations orthographiques que dans une recherche normale sont acceptées. Exemple : Ensuite dans l application cliquer sur «Browse», choisir votre fichier et cliquer sur le bouton «Compléter liste». Un message apparaît lorsque le processus est terminé. Il ne reste plus qu à télécharger le fichier en double-cliquant sur l entrée. L IDE a été rajouté aux entreprises pour lesquels il a été possible de déterminer un résultat unique. Pour toutes les entrées pour lesquels il n a pas été possible de trouver un IDE, une remarque est rajoutée pour en expliquer la raison. 21/27
11 S enregistrer / se désenregistrer Après que le service IDE ait attribué un IDE aux entités qu il possède et nécessitant un IDE, il est nécessaire que le service IDE s enregistre pour ces entités. Ceci afin de pouvoir informer, d une part, l OFS et d autre part, que l OFS puisse informer les services IDE à chaque fois qu une modification a été apportée à une entité gérée par un service IDE. Pour cela deux possibilités sont à disposition selon que l enregistrement s effectue pour une seule entité ou pour plusieurs. Si l entité IDE n est plus gérée car elle a par exemple déménagé, l opération inverse doit être effectuée et il est donc nécessaire que le service IDE se désenregistre. 11.1 Enregistrement unique Pour s enregistrer pour une entité IDE particulière il suffit de choisir cette entrée et de cliquer sur l onglet «Sources des informations». Cet onglet répertorie chaque service IDE gérant cette entité dans leur fichier de données. Pour s enregistrer il suffit ensuite de cliquer sur le bouton «S enregistrer». Le nom du service IDE est ensuite ajouté dans la liste. Si le service en question devient le registre responsable pour cette entité, il est ajouté en haut de la liste et devient le service compétent en cas de rectification des données. 22/27
11.2 Désenregistrement unique Pour se désenregistrer, il suffit de faire l opération inverse et cliquer sur le bouton «Se désenregistrer». 11.3 Enregistrements multiples Pour s enregistrer pour plusieurs entités simultanément, il faut créer un fichier.csv comportant les numéros IDE des entités pour lesquels le service IDE souhaite s enregistrer. Puis ensuite charger ce fichier dans l application grâce à la fonctionnalité «S enregistrer». Le résultat peut ensuite être téléchargé avec un double-clique sur l entrée. Si l enregistrement n a pas été possible, la raison est mentionnée. Un «OK» signifie que le service IDE a bien été enregistré. 23/27
11.4 Désenregistrements multiples La procédure est identique à l enregistrement. Si le désenregistrement n a pas été possible la raison est également indiquée. 12 Entités administratives (ADM) Les services IDE autorisés peuvent, en plus des IDE, également gérer des entités administratives. Les entités ADM sont internes au service IDE. Il en découle que seul le service IDE ayant créé une entité ADM peut la voir et la modifier. Les entités administratives ne sont donc pas visibles publiquement. De plus, les modifications apportées à une entité ADM sont directement visibles car l Office fédéral de la statistique n effectue aucun contrôle sur ces entités. Sur demande du service IDE, l OFS peut attribuer le droit de voir les entités ADM du service IDE en question à un ou plusieurs autres services IDE. 12.1 Créer une entité ADM Pour créer un ADM, il suffit de choisir «ADM» dans le champ «Type de numéro» puis de remplir les champs obligatoires. Pour un ADM, les champs obligatoires sont le nom, le NPA, le lieu et le canton. Tous les autres champs sont optionnels. 12.2 Muter une entité ADM La procédure est la même que pour une entité IDE sans le mécanisme d avertissement et sans le contrôle de l OFS. Il en découle que chaque modification est directement prise en compte. Une entité ADM n obtiendra donc jamais le statut «En mutation». 24/27
12.3 Convertir un ADM en IDE Une entité ADM peut devenir une entité IDE, il est donc possible de la convertir. Dans ce cas seul le préfixe du numéro changera. Attention, cette opération est irréversible. Pour ce faire, il faut sélectionner l entité devant être convertie en IDE puis cliquer sur le bouton «ADM IDE». Un message d avertissement apparaît puis en cliquant sur «Convertir», le préfixe «ADM» se transforme en «CHE». Pour terminer l opération, il est nécessaire de compléter les champs obligatoires pour une entité IDE puis de cliquer sur «Enregistrer». 25/27
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Département fédéral de l intérieur DFI Office fédéral de la statistique OFS Division Infrastructure statistique Annexe 1 : Hiérarchie des registres et droits d annonce