EVALUATION DE NIVEAU STRATEGIQUE EXEMPLE DE CLAUSES TECHNIQUES d'un CAHIER DES CHARGES de CONSULTATION D'UN PRESTATAIRE Objet de la consultation : Mission d accompagnement à l évaluation de l'agenda 21 de (à compléter par le nom de la collectivité) MARCHES PUBLICS DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES CAHIER DES CHARGES CLAUSES TECHNIQUES (CCTP) CHAPITRE 1 - CONTEXTE DU MARCHE : Sommaire 1-1 PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE 1-2 PRESENTATION SOMMAIRE DE l'agenda 21 DE LA COLLECTIVITE CHAPITRE 2 - OBJECTIFS DE LA DEMARCHE D'EVALUATION 2-1 MOTIVATIONS DE LA COLLECTIVITE POUR ENGAGER UNE DEMARCHE D'EVALUATION 2-2 CHAMPS DE l'evaluation 2-3 QUESTIONS EVALUATIVES 2-4 USAGES ESCOMPTES DE LA DEMARCHE D'EVALUATION CHAPITRE 3 - PRESTATION ATTENDUE DU BUREAU D'ETUDES CHAPITRE 4 - DEROULEMENT DE LA MISSION 4-1 CALENDRIER ATTENDU 4-2 INSTANCE DE PILOTAGE DE l'evaluation 4-3 COMPETENCES ATTENDUES DU PRESTATAIRE CHAPITRE 5 - CONTENU TECHNIQUE DE l'offre A REMETTRE PAR LE CANDIDAT CHAPITRE 6 - DOCUMENTS DISPONIBLES
CHAPITRE 1 CONTEXTE DU MARCHE : 1.1 présentation de la collectivité et de son implication en matière de développement durable (max 1 page) On indiquera notamment l'organisation interne de la collectivité pour la prise en compte du développement durable dans les politiques de la collectivité (adjoint en charge de l'agenda 21 / DD, chargé de mission Agenda 21, pôle DD...) 1.2 Présentation sommaire de l Agenda 21 à évaluer (max 1 page) Rappeler le contexte de lancement et de mise en œuvre de l'agenda 21 de la collectivité : objectifs initiaux, étape actuelle de mise en oeuvre du plan d'actions et mise en œuvre (en cours de mise en œuvre? Ou bien le programme est-il mené à son terme?), résultats obtenus, fonctionnement (équipe référente? chargé de mission? portage par l'élu DD?). Dire si un suivi (ou une évaluation) a déjà été engagé à ce jour, et si oui en expliquer le degré d'aboutissement : s'agit-il d'un suivi de l'avancement du plan d'actions? D'un suivi de participation - public bénéficiaire des actions? D'un suivi sur le résultat des actions? Des indicateurs ont-ils été définis et complétés au fur et à mesure? Etc... CHAPITRE 2 - OBJECTIFS DE LA DEMARCHE D'EVALUATION 2.1 Motivations de la collectivité pour engager cette démarche d'évaluation La commune souhaite engager une démarche d'évaluation de niveau stratégique, et participative Il ne s'agit pas de dresser un état des lieux du territoire (contexte), ni de dresser un tableau de bord de suivi du programme d'actions. Contrairement au suivi d'actions, il s'agit de vérifier comment et en quoi les actions mises en œuvre ont globalement concourru aux objectifs stratégiques poursuivis par la collectivité, et de pointer des leviers de progrès. Expliciter concrètement la problématique amenant la collectivité à conduire cette évaluation. Dire s'il s'agit d'une démarche évaluative à conduire «chemin faisant» (au démarrage ou en cours de mise en œuvre du programme d'action) ou bien en fin de mise en oeuvre du programme d'actions. Parmi les motivations possibles : alimenter le processus d'amélioration continue tout au long de la mise en œuvre du programme d'actions mieux appréhender l'impact de la démarche agenda 21, en précisant s'il s'agit-il d'évaluer l'efficacité? l'utilité? la cohérence? faciliter la décision politique (maintenir ou redessiner les orientations stratégiques, reconduire ou
adapter le programme d'actions, ou les moyens consacrés...) etc.. Les motivations peuvent aussi cibler un point de questionnement particulier : analyser l'efficacité/l'efficience dans les moyens ou l'organisation en place (pilotage, temps consacré, organisation des services, fonctionnement, gouvernance, compétences...) contribuer à la cohérence de l'action publique analyser comment l'agenda 21 a ancré le DD sur le territoire avec les partenaires externes (évaluer si le programme d'actions a contribué à asseoir les politiques publiques sectorielles, en contribuant à corriger certains déséquilibres du territoire...) améliorer la dynamique de prise en compte du DD en interne à la collectivité (meilleure intégration du DD dans les politiques menées, meilleure cohérence et articulation entre les actions menées...)? améliorer la dynamique de gouvernance en externe à la collectivité (habitants, partenaires du territoire...)? faciliter le partage d'une même vision du territoire durable? etc Ce positionnement politique en amont est nécessaire pour guider la structuration de la démarche d'évaluation (choix de questionnements évaluatifs, choix d'objectifs et d'indicateurs, choix de personnes ressources associées...) 2.2 Champs de l'évaluation Il est nécessaire de cibler les périmètres de l évaluation car une évaluation extensive sur l'intégralité de l Agenda 21 (tous les axes de l'agenda 21, et toutes les actions) ne paraît pas raisonnable (en temps, énergie, coût financier...). Choisir trois ou quatre axes stratégiques jugés prioritaires pour la collectivité, et dans chacun des axes deux, voire trois actions qui représentent le mieux et qui contribuent le plus à l atteinte des objectifs à évaluer. Les axes stratégiques sont normalement choisis parmi les axes de l'agenda 21. Si les axes stratégiques ne semblent pas adaptés (soit parce qu'il ne correspondent plus aux objectifs actuels de la commune, soit que leur sens est trop large/flou), le bureau d'études aidera la collectivité à (re)formuler des axes stratégiques évaluables, et cela avant de lancer le travail évaluatif. On pourra utilement revisiter le diagnostic initial, pour redonner du sens aux axes stratégiques, et les reformuler de manière plus opérationnelle. Il est opportun de se limiter à 4 axes stratégiques au maximum, en choissant les axes prioritaires pour la collectivité, afin de garder une dimension raisonnable à la démarche d'évaluation. 2.3 Questions évaluatives Il s'agit pour la collectivité de se déterminer sur 3 larges questions évaluatives auxquelles l évaluation doit apporter des éléments de réponse. Au sein du champs d'évaluation retenu, s'agit-il d'évaluer l'efficacité? l'utilité? la cohérence?
Le référentiel national d'évaluation disponible sur le site du Ministère (MEDDE), présente une boite à outil de questionnements possibles, et donne des exemples d'indicateurs stratégiques mobilisables. Consulter le document explicatif sur le site internet MEDDE, intitulé «De la stratégie à l évaluation : des clés pour réussir un Agenda 21 local, Référentiel pour l évaluation des projets territoriaux de développement durable» : http://www.developpement-durable.gouv.fr/img/pdf/ref-agendas_21_locaux.pdf Accéder à l'outil interactif du MEDDE : http://www.developpement-durable.gouv.fr/-le-referentiel-pour-levaluation-.html 2.4.Usages escomptés du travail d'évaluation et des leviers / recommandations qui seront formulés Préciser ici comment la collectivité va s'organiser pour prendre en compte les recommandations qui seront émises, comment concrètement la collectivité va réutiliser les résultats et les recommandations issus de l évaluation pour les prendre en compte dans sa stratégie, et ses processus de décision, de gouvernance, d'organisation...? CHAPITRE 3 PRESTATION ATTENDUE DU BUREAU D'ETUDES: Il est attendu du bureau d'études une prestation d'animation, et d'accompagnement de la collectivité pour mener à bien la démarche d'évaluation. Le Bureau d'études : formera aux principes de l'évaluation tant le commanditaire (instance de pilotage), que l instance d évaluation participative. fera préciser par l'instance de pilotage le champs de l'évaluation et la composition de l'instance évaluative : Il s'agira de confirmer le choix de 3 ou 4 axes stratégiques jugés prioritaires par la collectivité, qui constitueront le socle du questionnement évaluatif fera préciser par l'instance de pilotage la composition de l'instance évaluative ::- conseiller si nécessaire sur la composition de cette instance d'évaluation : quelle association des habitants, d'acteurs ou personnes ressources du territoire...(qui associer? Comment?) fe ra produire l'instance évaluative dans toutes les phases de l évaluation (élaboration du référentiel, recueil et analyse des données, formulation de l avis et des recommandations). préparera la présentation des résultats de l évaluation avec l'instance d évaluation participative afin que celle-ci puisse le faire devant l'instance de pilotage rédigera les compte-rendus des réunions. produira un document de synthèse des principaux éléments de la démarche d'évaluation, des choix opérés et de ses conclusions (questionnements évaluatifs retenus, avis évaluatif indicateurs et objectifs, recommandations )
CHAPITRE 4 DEROULEMENT DE LA MISSION 4.1 Calendrier attendu La collectivité précisera ici ses attentes en termes de durée et d'échéance de travail. Compter entre 4-7 mois, dépendant du nombre d actions à traiter et de la disponibilité des participants. 4.2 Instance de pilotage de l évaluation La collectivité indiquera comment elle entend piloter la démarche (nom de l'élu en charge de l'évaluation, chargé de mission, membres du comité de pilotage...) voir aussi l'annexe ci-joint.
4.3 Compétences attendues du prestataire Le prestataire devra faire preuve de pédagogie et avoir des qualités reconnues en matière d animation, de réunion, et de formation. Etant donné l aspect transversal de sa mission, le prestataire devra justifier de son expérience sur les questions d évaluation, de développement durable et conduite / montage / suivi de documents stratégiques. Le prestataire saura faire preuve de discrétion lors de sa mission et notamment pour la diffusion des livrables, qui deviendront propriété du commanditaire. CHAPITRE 5 CONTENU TECHNIQUE DE L'OFFRE A REMETTRE PAR LE CANDIDAT Le Bureau d'études proposera un déroulement de la démarche d'animation et d'accompagnement qu'il propose, en précisant : sa méthodologie de travail, le calendrier prévisionnel proposé, ses références sur des missions similaires, tant en animation qu'en document produit la composition de l'équipe projet (CV et expériences) au sein de l'équipe projet, le nom de l'interlocuteur unique référent au quotidien du déroulement de l'intégralité de la mission CHAPITRE 6 DOCUMENTATION DISPONIBLE La collectivité commanditaire, dès notification du marché, transmet au prestataire retenu les documents suivants pour conduire à bien sa mission : : ce peut-être par exemple : documents produits lors de l'élaboration de l'agenda 21 (depuis le diagnostic territorial jusqu'au programme d'actions ) éléments de participation des acteurs du territoire à l'élaboration et à la mise en œuvre de l'agenda 21 tableau de bord de suivi des actions de l agenda 21 et des responsables des actions, observatoire(s) s'il y a eu reconnaissance nationale du Ministère de l écologie (MEDDE): o rapport transmis pour l'obtention de la reconnaissance o fiche de recommandations émise par le MEDDE o rapport transmis au MEDDE pour le renouvellement de la reconnaissance document de programmation et d'articulation des politiques territoriales (PLU, PLHt ; schémas directeurs...) organigramme des services de la collectivité. Cette liste est non exhaustive et pourra être complétée à la demande du prestataire.
Annexe Modèle d organisation du pilotage d une évaluation participative ACTEURS Commanditaire Instance de pilotage Chef de projet de l évaluation Instance d évaluation Animateur expert en évaluation Rôles Compos ition L instance légitime pour prendre une décision d évaluer et de valider les travaux d évaluation. Il est le maître d ouvrage de la politique publique évaluée, de l évaluation, ainsi que des actions validées issues des recommandations. En effet, il a le pouvoir de décision de traduire en action (décision de réorienter/arrêter/ajuster le projet évalué) selon des recommandations de l évaluation. Il nomme un agent chef de projet d évaluation auquel il donne mandat pour le pilotage. Il est composé d élus. Rôles Un agent de la collectivité qui : Identité - Met en forme le projet d évaluation - Organise le processus - Constitue l instance sur les recommandations du commanditaire, - Rédige le cahier des charges - Sélectionnera l animateur expert en évaluation - Organise l accès aux données et documents - Organise la validation finale des travaux par le commanditaire - Organise la phase de la mise en œuvre des recommandations Chargé de mission évaluation ou chargé de mission DD/A21 ou autre formé à l évaluation Eviter l agent chargé du projet évalué Rôles Une instance participative qui : Compos ition Rôles - Affine le projet d évaluation dans ses détails - Participe à la mise en œuvre de l évaluation : 1. recherche d informations, 2. analyse des données, 3. avis évaluatif, 4. recommandations - Dialogue avec l animateur expert en évaluation - Suit la mise en œuvre des recommandations dans le processus de projet Citoyens Bénéficiaires directs Bénéficiaires indirects Acteurs de mise en œuvre externes Services internes Elus Autres partenaires Facilite l évaluation Exécute le cahier des charges et réalise les travaux d évaluation Accompagne la recherche d informations Organise l analyse des données Fait produire l avis et les recommandations par l instance d évaluation Se charge de la rédaction de ces documents