Hôtel de Ville 1, Allée André-Benoist 77410 CLAYE-SOUILLY CAHIER DES CHARGES SIMPLIFIE PRESTATION DE RÉGIE PUBLICITAIRE, DE CONCEPTION, D'IMPRESSION, DE LIVRAISON ET DE DISTRIBUTION POUR LE GUIDE PRATIQUE, LE GUIDE DES ASSOCIATIONS ET LE PLAN DE LA VILLE DE CLAYE-SOUILLY Marché public de services n PA 2013/01 Etablie en application du Code des marchés publics (Décret N 2006-975 du 1 ER AOUT 2006) La procédure de consultation utilisée est la suivante : Passation d un marché public en application de l'article 28, du Code des marchés publics
Article 1er Objet du marché 1.1 Objet du marché Il s'agit d'un marché ayant pour objet la régie publicitaire, la conception, l'impression, la livraison et la distribution des supports de communication suivants : - Le guide pratique de la Ville pour les éditions 2013 et 2014 - Le guide des associations pour les éditions 2013 et 2014 - Le plan de la Ville 2014 La Ville de Claye-Souilly confie au titulaire la mission de prospecter des annonceurs, de promouvoir l espace publicitaire des supports précités, de recueillir la publicité à insérer dans ces différents supports, d'une part, et de se charger de la conception, impression, livraison et distribution d'autre part. Lieu d exécution : Claye-Souilly 1.2 Mode de passation du présent marché Le présent marché est une consultation passée en procédure adaptée en application de l article 28 du code des marchés publics. 1.3 Décomposition en lots- tranches Le marché est unique. Il n est pas décomposé en lots. 1.4 Variantes techniques Les variantes techniques ne sont pas autorisées. 1.5 Mode de dévolution La dévolution est prévue en entreprise générale ou en groupement d'entreprises solidaires. 1.6 Durée du marché Le présent marché prend effet à compter de sa notification pour une durée d un an, renouvelable tacitement annuellement, sans pouvoir excéder une durée totale de 2 ans (années 2013 et 2014). 2
Article 2 Pièces constitutives du marché Les pièces constitutives du marché sont les suivantes, par ordre de priorité décroissante. 2.1 Pièces particulières L'acte d'engagement (AE) et son annexe, le bordereau des tarifs publicitaires. Le présent cahier des charges simplifié (CCS). L offre de l entreprise retenue. 2.2 Pièces générales Le Code des marchés publics ; Le Cahier des clauses administratives générales (CCAG FCS, arrêté du 19 janvier 2009) Article 3 - Définition de la prestation Le présent marché a pour objet les prestations de : -régie publicitaire -conception -impression -livraison -distribution pour le guide pratique, le guide des associations et le plan de la Ville de Claye- Souilly. Article 3.1. Obligations du titulaire Les prestations doivent être conformes aux stipulations du marché et doivent correspondre en tous points aux consignes données par le Service communication de la Ville de Claye-Souilly. Dans la phase de réalisation (mai-juin-juillet), la ville exige la tenue de réunions hebdomadaires en Mairie, avec le prestataire (graphiste) et le service communication. Le placement des espaces publicitaires devra être respecté rigoureusement et être conforme au chemin de fer fourni par le service communication courant avril-mai. 3
Nature des supports d information : - Guide pratique - Tirage : 6 000 exemplaires - BAT impératif avant la fin du mois de juillet - Impression au mois d août - Livraison dans le courant du mois d août - Distribution (5000 boîtes aux lettres sur Claye-Souilly) avant la fin du mois d août prise en charge par la société attributaire du marché - 106 pages (couverture comprise) Format A4 plié Quadri R /V - Espaces publicitaires (26 pages) : 2ème de Couverture ; Pages 2 ; 4 ; 8 ; 11 ; 12 ; 16 ; 18 ; 30 ; 36 ; 38 ; 44 ; 48 ; 50 ; 56 ;60 ; 64 ; 70 ;78 ;84 ;90 ;92 ;95 ;100 ;105 et 4 ème de Couverture. - Guide des associations - Tirage : 6 000 exemplaires - BAT impératif avant la fin du mois de juillet - Impression au mois d août - Livraison dans le courant du mois d août - Distribution couplée avec celle du guide pratique (5000 boîtes aux lettres sur Claye-Souilly) avant la fin du mois d août prise en charge par la société attributaire du marché - 62 pages (couverture comprise) Format A5 plié Quadri R /V - Espaces publicitaires (7 pages) : 2ème de Couverture ; Pages 2 ; 34 ; 56 ; 58 ; 61 ; et 4ème de Couverture - Plan de ville Tirage : 6 000 exemplaires - Sur le recto : 9 espaces publicitaires (3 espaces de 20cm x 9cm 2 espaces 9cm x 9cm 4 espaces 9cm x 6cm) Sur le verso : 11 espaces publicitaires (4 espaces de 20cm x 9cm 2 espaces 19cm x 9cm 4 espaces 9cm x 9cm 1 espace 9cm x 4cm) Fourniture de 6000 plans de ville format ouvert = 80cm x 42 cm format fermé = 21cm x 10cm Impression (entre 10 et 20) plans de ville grand format, sans publicité, contenant le plan de ville et les noms des rues, au format des panneaux d affichage communal l impression de ces documents devra être pérenne dans le temps et résister à la pluie et aux UV La quantité et le format seront précisés ultérieurement, à l occasion de l émission de l ordre de service pour la réalisation du plan Fourniture du fichier Haute définition du plan qui sera propriété de la commune 4
Exigences pour la prospection : Cette prestation est exclusivement à la charge du titulaire du marché. La commune ne pourra être sollicitée. Exigences pour la conception : La conception graphique des pages rédactionnelles doit être de qualité et en harmonie avec la charte graphique des différents supports de communication de la ville de Claye-Souilly. Le travail de conception devra se faire en étroite collaboration avec le service communication de la Ville. Pour ce faire, des réunions hebdomadaires devront se tenir en Mairie de Claye-Souilly avec le Service Communication et le graphiste ou le directeur artistique de la société adjudicataire dès le début des travaux de conception (mai) et jusqu à leur achèvement (fin juillet). Exigences pour la livraison et distribution : Le guide pratique et le guide des associations devront impérativement être livrés à Claye-Souilly avant la fin du mois d août. Leur distribution (boitage) devra impérativement être assurée aux dates qui seront indiquées par le service communication. Ces précisions seront contenues dans le chemin de fer établi au mois d avril-mai. Le prestataire s engage à fournir au service communication autant de BAT que nécessaire à la finalisation des documents. Les PDF de tous les documents édités devront être fournis au service communication pour publication sur le site internet de la Ville de Claye-Souilly. Article 3.2. Obligations de la Ville de Claye-Souilly Article 3.3. Conditions d exécution du marché Passation des commandes : La Ville de Claye-Souilly fournira au titulaire une maquette du guide pratique et du guide des associations qui déterminera les emplacements de publicité et les emplacements de pages rédactionnelles. Le chemin de fer détaillera également les dates impératives de remise des éléments (textes et visuels) de la part du service communication, les dates de remises des épreuves de la part du graphiste, les dates concernant la phase de corrections, la date du BAT, la date prévue pour l impression, la date prévue pour la distribution. 5
3.4 Délai et modalités de livraison Conformément aux dispositions du CCAG, les fournitures livrées par le titulaire doivent être accompagnées d'un bon de livraison ou d'un état, dressé distinctement pour chaque destinataire, et comportant notamment : la date d'expédition ; la référence à la commande ou au marché ; l'identification du titulaire ; l'identification des fournitures livrées et, quand il y a lieu, leur répartition par colis le numéro du ou des lots de fabrication, dans le cas où la réglementation l'impose en matière d'étiquetage. Chaque livraison doit porter de façon apparente son numéro d'ordre, tel qu'il figure sur le bon de livraison ou l'état. Il renferme l'inventaire de son contenu. 3.5 Opérations de vérification et de réception technique 1-Vérification : Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées lors de la livraison ou de l exécution des prestations dans les conditions prévues aux Chapitres III et IV du CCAG fournitures courantes et services. 2- Admission L admission est prononcée par le pouvoir adjudicateur ou son représentant qui vise par signature ou cachet le duplicata du bulletin de livraison remis au titulaire. Ce duplicata vaut procès-verbal d admission. La Ville se réserve le droit d éliminer toute annonce qu elle jugera inopportune ou dont le contenu pourrait nuire à l ordre moral ou aux bonnes mœurs et ce pour l ensemble des supports objet du marché. Le délai imparti pour prononcer ou non l admission est celui qui ressort de l application des dispositions de l article 20.3 du CCAG/FS. Article 4- Exécution aux frais et risques du titulaire En cas d'inexécution de la prestation objet du marché, la personne publique se réserve le droit de la faire exécuter par un tiers aux frais et aux risques du titulaire, et ce, conformément aux dispositions du CCAG FCS. Article 5 Garantie La fourniture est garantie contre tout vice de fabrication ou défaut de matière à compter du jour de la réception, suivant les usages de la profession. 6
Article 6- Modalités de détermination des prix Modalité d établissement des prix : La prestation faisant l objet du marché est réglée par les recettes publicitaires : en contrepartie des prestations du marché, le titulaire est rémunéré au titre de la régie publicitaire soit sur les ordres facturés aux annonceurs. Article 7 - Pénalités de retard Par dérogation à l article 14 du CCAG, lorsque le délai contractuel d exécution est dépassé par le fait du titulaire, celui-ci encourt, sans mise en demeure préalable, des pénalités de l ordre de 150 euros HT, par jour de retard de livraison. Les pénalités seront comptabilisées à compter du 1er jour de retard. Article 8 Résiliation du marché Application du CCAG FCS arrêté le 19 janvier 2009 Dérogation à l'article 32 du CCAG : en cas de non-respect par le titulaire du sommaire et du planning précisé dans le chemin de fer, la Ville de Claye-Souilly procédera à la résiliation sans indemnité immédiate du marché par lettre recommandé avec accusé de réception. Toutes les dispositions de l'article 32 restent applicables. Article 09 Litige En cas de litige, la loi française est la seule applicable. Le tribunal administratif de Melun sera territorialement compétent. Article 10 Dérogations au CCAG Fournitures courantes et services (arrêté du 19 janvier 2009) L article 7 déroge à l article 14 du CCAG L'article 8 déroge à l'article 32 du CCAG Date, signature et cachet de l entreprise candidate 7