GESTION DE LA COMPTABILITE FOURNISSEURS POUR L AGENCE COMPTABLE DE L IRD Formation SORGHO FORMATION 2005 1
Sommaire 1/2 Pré requis à ce module de formation Avoir suivi le module «navigation» Avoir suivi le module «comptabilité générale» Programme Comprendre les structures organisationnelles dans Sorgho L organisation SORGHO dans le périmètre fournisseur Créer une fiche fournisseur Les groupes de comptes Les fournisseurs communs Les coordonnées bancaires Prendre en charge des mandats La prise en charge La consultation Traiter les cessions / oppositions Traiter les ordres de paiement Traiter les retenues de garantie 2
Sommaire 2/2 Régler les fournisseurs Paiement automatique Les paramètres La proposition La modification de la proposition Le paiement Les supports de paiement Paiement manuel Afficher les comptes fournisseurs Développer le solde du compte collectif Éditer les états relatifs aux fournisseurs Les données de base Les postes Les soldes Glossaire 3
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 4
L'organisation SORGHO (périmètre fournisseurs) 1/4 Le mandant Les sociétés 1000 1100 1200 1300 1400 1500 Les agences comptables ACP ACS Montpellier ACS Nouméa ACS Cayenne ACS Dakar ACS Bondy Comprendre les structures organisationnelles 5
L'organisation SORGHO (périmètre fournisseurs) 2/4 Les sociétés : Pour gérer les différents acteurs de la comptabilité générale au sein de l IRD, les entités suivantes ont été définies: 1 entité juridique IRD qui intègre la comptabilité de l agent comptable principal et produit le compte financier de l Institut : IRD France [1000] 5 entités qui intègrent chacune la comptabilité des agences comptables secondaires désignées au 1er janvier 2004 IRD Montpellier [1100] IRD Nouméa [1200] IRD Cayenne [1300] IRD Dakar [1400] IRD Bondy [1500] Comprendre les structures organisationnelles 6
L'organisation SORGHO (périmètre fournisseurs) 3/4 Comptabilité FI Comptabilité Générale FI-GL Comptabilité Fournisseur FI-AP Comptabilité Client FI-AR Cash Management Trésorerie TR Immobilisation Comptabilité Centre de coûts Investissements Calcul coût de revient Compte de résultat CO Contrôle de gestion Comprendre les structures organisationnelles 7
L organisation des achats dans SORGHO 4/5 MM Demande d achat Commande Service fait Liquidation FM FI-AP FI-TR Réservation de crédits Liquidation sans commande préalable Mandatement O R D O N N A T E U R Comprendre les structures organisationnelles Prise en charge Décaissement Rapprochement Rapprochement bancaire Prévision de trésorerie A G E N T C O M P T A B L E8
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 9
Les fournisseurs dans SORGHO Les groupes de comptes Le groupe de comptes fournisseurs permet de gérer les zones présentes en facultatif,en affichable ou en obligatoire dans une fiche fournisseur Les fournisseurs communs Créer une fiche fournisseur Groupe de compte Libellé fournisseur commun Z100 Fourn. français pers. morale X Z101 Fourn. français pers. physique X Z200 Fourn. européen pers. morale X Z201 Fourn. européen pers. physique X Z300 Fourn. étranger pers. morale X Z301 Fourn. étranger pers. physique X Z401 Admin. et établiss. publics X Z402 Organismes sociaux France X Z501 Régisseurs Z601 Cessions / Oppositions Z901 Pers. IRD payé par le Siège X Z902 Agents extérieurs en mission X Zxxx fournisseurs locaus 10
Les fournisseurs dans SORGHO Structure des des données Fournisseurs Niveau Mandant : Données communes à toutes les sociétés 4 Numéro de fournisseur et nom 4 Groupe de compte 4 Données adresses et communication 4 Données de paramétrage du compte 4 Opération de paiement Niveau Société : Données spécifiques à la société 4 Données relatives à la gestion du compte 4 Données relatives aux opérations de paiement 4 Données relatives à la déclaration d honoraire Créer une fiche fournisseur 11
La fiche fournisseur Création d une fiche fournisseur divergent Les agences comptables ne peuvent créer que les fournisseurs de cession/opposition Tout fournisseur pour lequel un RIB a été saisi est bloqué à la comptabilisation Affichage des fournisseurs du groupe de compte «Cessions / oppositions» Contrôle du RIB fournisseur Vérification du RIB Déblocage de la fiche fournisseur Les notions essentielles à retenir Les groupes de compte fournisseurs dans SORGHO Z100 : fournisseur français, personne morale... Les coordonnées bancaires Le compte collectif 40120000 : fournisseurs exercice courant Les modes de paiement V : Virement domestique T : Virement étranger... Créer une fiche fournisseur 12
Exercice N 1 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 1: Créer, modifier,afficher et débloquer une fiche fournisseur Les actions dans Sorgho Créer une fiche fournisseur via la transaction ZFK01 Modifier une fiche fournisseur via la transaction FK02 Afficher une fiche fournisseur via la transaction FK03 Débloquer une fiche fournisseur via la transaction FK05 Les fiches du manuel FI_AP_FK01_Créer un fournisseur Cessions Oppositions FI_AP_FK02_FK03_Modifier_Afficher un fournisseur Cessions Oppositions FI_AP_FK05_Bloquer débloquer fournisseur Créer une fiche fournisseur 13
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Créer une fiche fournisseur divergent Rechercher un fournisseur Afficher une fiche fournisseur Lire une fiche fournisseur Débloquer une fiche fournisseur Créer une fiche fournisseur 14
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 15
Schéma de processus FM Mise sous bordereau Edition du bordereau Rejet Contrôle pièces par ordonnateur Oui Mandatement Edition des mandats et du Bordereau Journal (BJ) Validation par agent comptable Rejet Traitement des rejets oui Prise en charge des mandats par l agent comptable Prendre en charge des mandats 16
Prise en charge des mandats Les BJME (Bordereau Journal des Mandatements Émis) et les mandats édités par le service ordonnateur et accompagnés des pièces justificatives sont transmis au service de l agent comptable. Le service de l agent comptable prend en charge ou rejette les mandats transmis. Possibilité d afficher et d éditer la liste des mandats pris en charge par le biais des numéros d ordre utilisés lors de la prise en charge. Prendre en charge des mandats 17
Exercice N 2 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 2: Prendre en charge les mandats Les actions dans Sorgho Prendre en charge des mandats via la transaction ZPC1 Lister les mandats pris en charge via la transaction FBL1N Les fiches du manuel FM_ZPC1_Prise en charge d'un Bordereau Journal FI_AP_FBL1N_Afficher modifier poste Prendre en charge des mandats 18
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Prendre en charge des mandats Refuser des mandats Consulter / lister les mandats pris en charge Prendre en charge des mandats 19
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 20
Saisie des cessions / oppositions Les cessions / oppositions sont saisies sous forme de poste pour mémoire Saisie à titre indicatif Ce n est pas une écriture comptable : elle n impacte pas le Grand Livre Utilisation d un code CGS (Compte Général Spécial) «poste pour mémoire» Gérer les cessions et les oppositions 21
Exercice N 3 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 3: Traiter les cessions et les oppositions Les actions dans Sorgho Créer un poste pour mémoire via la transaction F-57 Visualiser ce poste via la transaction FBL1N Les fiches du manuel FI_AP_F-57_Saisie des postes pour mémoires FI_AP_FBL1N_Afficher modifier poste Gérer les cessions et les oppositions 22
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Mémoriser les informations de cession / opposition Gérer les cessions et les oppositions 23
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 24
Ordres de paiement L ordre de paiement Peut être à l initiative : De l ordonnateur De l agent comptable (Type de pièces OO) (Type de pièces OA) Deux transactions SORGHO différentes peuvent être utilisées : La demande de paiement : elle fait référence à une pièce existante (préenregistrée par l ordonnateur) La demande d acompte : elle ne fait référence à aucun document La numérotation (gérée par le type de pièce) et la signature différencient l origine de l ordre de paiement Ce n est pas une écriture comptable : elle n impacte pas le Grand Livre Utilisation d un code CGS (Compte Général Spécial) Impression d un ordre de paiement Utilisation du numéro de pièce généré dans SORGHO Gérer les ordres de paiement 25
Exercice N 4 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 4: Saisir et éditer un ordre de paiement Les actions dans Sorgho Saisir un ordre de paiement via la transaction F-47 Visualiser l ordre de paiement par FBL1N Éditer l ordre de paiement via la transaction ZFIORDPAY Les fiches du manuel FI_AP_F-47_Demande d'acompte fournisseurs FI_AP_FBL1N_Afficher modifier poste FI_GL_ZFIORDPAY_Édition Ordre de paiement Gérer les ordres de paiement 26
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Saisir et éditer un ordre de paiement Gérer les ordres de paiement 27
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 28
Retenues de garantie Les retenues de garantie nécessitent la comptabillisation d une OD Après prise en charge du mandat Saisie de l OD permettant : Comptabiliser la retenue de garantie Comptabiliser le solde à régler au fournisseur Emarger la mandat d origine On peut ensuite régler manuellement ou automatiquement le solde au fournisseur. Gérer les retenues de garantie 29
Exercice N 5 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 5: Traiter les retenues de garanties Les actions dans Sorgho Comptabiliser l OD avec rapprochement via la transaction F-57 Visualiser ce poste via la transaction FBL1N Les fiches du manuel FI_GL_F-04_Comptabiliser avec régularisation FI_AP_FBL1N_Afficher modifier poste Gérer les retenues de garantie 30
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Comptabiliser une retenue de garantie Gérer les retenues de garantie 31
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 32
Schéma de processus Ordre de paiement à l initiative de l ordonnateur Saisie demande de paiement Liquidation Edition ordre de paiement Mise sous bordereau Paiement Edition du bordereau Traitement des rejets Rejet Rejet Contrôle pièces par ordonnateur Validation mandat par agent comptable Oui Prise en charge mandat par l agent comptable Oui Edition des pièces comptabilisées Mandatement Edition des mandats et du Bordereau Journal (BJ) Rapprochement paiement mandatement Régler les fournisseurs 33
Schéma de processus Ordre de paiement à l initiative de l agent comptable Liquidation Mise sous bordereau Refus par la banque Edition du bordereau Traitement des rejets Rejet Oui Rejet Contrôle pièces par ordonnateur Validation par agent comptable Oui Prise en charge mandat par l agent comptable Saisie demande de paiement Oui Edition des pièces comptabilisées Edition ordre de paiement Mandatement Edition des mandats et du Bordereau Journal (BJ) Paiement Paiement Régler les fournisseurs 34
Décaissement manuel chèque et virement On peut régler manuellement soit par chèque, soit par virement. Transaction identique pour les deux types de règlement Pour régler manuellement l acompte, 3 étapes: Paiement de l acompte OD de régularisation Émargement du compte fournisseur Régler les fournisseurs 35
Exercice N 6 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 6: Gérer les règlements manuels Actions dans SORGHO Effectuer un décaissement manuel par chèque via la transaction F-53 Saisir l écriture de régularisation via la transaction F-02 Émarger le compte fournisseur via la transaction F-44 Annuler l émargement via la transaction FBRA Manuels FI_AP_F-53_Décaissement manuel après demande de paiement FI_GL_F-02_Pièce de comptabilité générale FI_AP_F-44_Rapprocher une pièce fournisseur FI_AR_FBRA_Annulation d'un rapprochement de pièce Régler les fournisseurs 36
Schéma de processus Paiement après mandatement Liquidation Mise sous bordereau Edition du bordereau Traitement des rejets Rejet Rejet Contrôle pièces par ordonnateur Validation par agent comptable Oui Prise en charge mandat par l agent comptable Oui Edition des pièces comptabilisées Mandatement Edition des mandats et du Bordereau Journal (BJ) Paiement Régler les fournisseurs 37
La campagne de règlements Paramètres de la campagne de règlement Fiche fournisseur ou client Mode de paiement RIB Blocage paiement Banque société Lancement de la proposition de paiement Proposition de paiement Modification de la proposition ( blocage poste ou frs, autre mode de paiement, autre banque ) Pièces comptables Mode de paiement Blocage paiement Banque société Proposition de paiement modifiée Comptabilisation des paiements Lancement Impression papier et/ou constitution de fichiers Régler les fournisseurs Titres de paiement papier : Chèques LCR papier Virements en valeur compensée Liste des paiements Avis au fournisseur Titres de paiement magnétiques : VCOM Virements fournisseurs LCR Magnétiques 38
Paiement automatique Gérer une campagne de règlements nécessite plusieurs étapes: ETAPE 01 : Saisie des paramètres de la campagne de règlement Je peux copier les paramètres d une campagne précédente ETAPE 02 : Lancement de la proposition de règlement ETAPE 03 : Traitement de la proposition : Modification de la proposition Suppression de la proposition : je peux repartir de l étape 01 ETAPE 04 : Lancement de la campagne de règlement ETAPE 05 : Édition des états de règlement ETAPE 06: Récupération du fichier généré Le paiement automatique me permet de payer : Les mandats Les ordres de paiement émis par l ordonnateur Les ordres de paiement émis par l agent comptable Régler les fournisseurs 39
Paiement automatique Ce que je dois retenir du traitement automatique des paiements fournisseurs: Les modes de paiement doivent être renseignés dans la fiche fournisseur au niveau de la vue opér. de paiement des données société pour qu'un paiement puisse être émis. Pour le mode de paiement «V» (Virement français), il est nécessaire de renseigner les coordonnées bancaires dans la fiche fournisseur dans la vue opér. de paiement des données générales. Si un fournisseur divergent est renseigné dans une pièce, le virement sera émis sur l compte de ce fournisseur Si un mode de paiement est renseigné dans une pièce, c'est celui-ci qui prime sur les différents modes possibles que contient la fiche fournisseur. Modes de paiement sur la fiche Mode de paiement dans les paramètres de la transaction F110 Mode de paiement sur la pièce Mode de paiement effectif CNV V N Pas de paiement CNV V - V CNV V C Pas de paiement Régler les fournisseurs 40
Paiement automatique Je peux modifier ma proposition pour bloquer un fournisseur ou un poste au paiement. Il ne faut pas laisser de traitements non aboutis car ils peuvent bloquer des campagnes ultérieures. Seuls les postes du fournisseur contenus dans cette proposition seront bloqués. Dans un cas de blocage comme celui-ci, il faut supprimer la proposition de paiement du cycle non abouti et il est recommandé de supprimer également les paramètres. La suppression doit se faire dans l'ordre indiqué. Régler les fournisseurs 41
Exercice N 7 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 7: Gérer les règlements automatiques Les actions dans Sorgho Exécuter les différentes étapes via la transaction F110 Consulter le compte fournisseur via la transaction FBL1N Les fiches du manuel FI_AP_F110_Programme de règlement automatique FI_AP_FBL1N_Afficher modifier poste Régler les fournisseurs 42
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Régler automatiquement les fournisseurs Lancer une campagne de règlement Analyser la proposition Lancer le paiement Récupérer les différents supports de paiement Régler manuellement un fournisseur Régler les fournisseurs 43
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 44
Schéma de processus Mise à jour du Grand Livre Afficher les comptes des fournisseurs 45
Afficher / Modifier les postes Afficher les postes fournisseurs afin de développer le solde du compte «Fournisseurs exercice en cours» via la transaction d affichage des postes Le compte «fournisseurs exercice en cours» est un «compte collectif» dans SORGHO On ne peut développer le solde d un «compte collectif» clients que par le biais de l affichage des comptes fournisseurs Les variantes d affichage : DVP 40120000 : Développement du solde du compte 40120000 Les mises en forme : /FRNIRD : Les postes d un fournisseur /FRNSLD : Développement de solde Afficher les comptes des fournisseurs 46
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Afficher un poste fournisseur Développer le solde des comptes collectifs Afficher les comptes des fournisseurs 47
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les structures organisationnelles Créer une fiche fournisseur Prendre en charge des mandats Gérer les cessions / oppositions Gérer les ordres de paiement Gérer les retenues de garantie Régler les fournisseurs Afficher les comptes des fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 48
Système d information clients Les documents peuvent être édités selon trois niveaux : Données de base Soldes Comptes Postes Listes Balances Grands livres Éditer les états relatifs aux fournisseurs 49
Système d information Fournisseur: Données de Base Données de base Visualisation de l index fournisseur Visualisation des modifications apportées à une fiche fournisseur Visualisation des domiciliations bancaires Éditer les états relatifs aux fournisseurs 50
Exercice N 8 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 8: Système d information fournisseurs:données de base Les actions dans Sorgho Visualiser l index fournisseur via la transaction S_ALR_87012086 Modifier un fournisseur puis visualiser les modifications via la transaction S_ALR_87012089 Liste des domiciliations bancaires ZFI02 Les fiches du manuel FI_AR_S_ALR_87012086_Données de Base fournisseurs FI_AP_ZFI02_Vérifier la domiciliation bancaire Éditer les états relatifs aux fournisseurs 51
Système d information:liste des postes fournisseurs Postes Visualisation des postes non soldés fournisseurs Visualisation des postes individuels fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 52
Exercice N 9 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 9: Système d information fournisseurs:postes Les actions dans Sorgho Visualiser la liste des PNS fournisseurs via la transaction ZFI05 Visualiser la liste des postes individuels fournisseurs via la transaction ZFI09 Les fiches du manuel FI_AP_AR_ZFI04_ZFI05_PNS fournisseurs et clients FI_AP_AR_ZFI08_ZFI09_Postes individuels fournisseurs et clients Éditer les états relatifs aux fournisseurs 53
Système d information fournisseurs: Soldes Soldes Visualisation des soldes fournisseurs Éditer les états relatifs aux fournisseurs 54
Exercice N 10 Se reporter au livret d exercices :«Comptabilité fournisseurs» Exercice n 10: Système d information fournisseurs:soldes Les actions dans Sorgho Visualiser les soldes fournisseurs via la transaction S_ALR_87012079 Les fiches du manuel FI_AP_S_ALR_87012079 - Soldes mensuels - Situation du compte Éditer les états relatifs aux fournisseurs 55
Objectifs Atteints Vous savez maintenant Éditer et vérifier les fournisseurs si nécessaire Éditer la liste des domiciliations bancaires Éditer les postes individuels fournisseur (émargés ou non) Éditer les soldes (balance, ) Éditer les états relatifs aux fournisseurs 56
Glossaire 1/2 Glossaire TERMINOLOGIE SORGHO Centre de coût Centre financier Comptes budgétaires Domaine fonctionnel Désignation article Élément OTP Engagement de fonds Fonds Ordre interne Groupe de marchandise Magasin données de base du contrôle de gestion. Utilisées pour l affectation analytique et les opérations de déversement. servent à représenter des entités organisationnelles (domaines de responsabilité, services, projets) qui recevront une dotation budgétaire. Ils sont organisés en une seule arborescence. représentent les natures de dépense et correspondent aux colonnes NCBC représentent les destinations de dépenses et correspondent aux lignes NCBC. Libellé de l article éléments d organigramme technique de projet. Données de base du module PS pour décrire l activité dans un projet. Utilisés pour les conventions et les enveloppes des unités. engagement juridique utilisés pour la description des opérations d investissement programmé (objet pluriannuel). données de base du module CO comptabilité analytique. Les ordres internes sont des objets indépendants (il n existe pas d arborescence d ordres internes) souvent utilisés pour représenter une sous enveloppe individualisée. La nomenclature DEFINITION IRD 57
Glossaire 2/2 TERMINOLOGIE SORGHO DEFINITION IRD Mandant C est le mandant de la machine de production auquel vous accéderez au démarrage. Match code liste déroulante Ordre d acceptation facture client Ordre de compensation certificat de ré imputation Ordre de paiement facture fournisseur Ordre de réduction de paiement avoirs fournisseurs Ordre FM mandatement Organisation d achat Pré engagement de fonds engagement comptable spécifique Programme consolidé utilisé pour le suivi des crédits affectés aux conventions, aux actions incitatives Réservation de crédits engagement comptable provisionnel Société Agence Comptable Pièce Écriture comptable Postes Non Soldés (PNS) Postes non émargés Rapprocher Émarger Demande d acompte Ordre de paiement à l initiative de l agent comptable Glossaire Demande de paiement Ordre de paiement à l initiative de l ordonnateur 58