Merci de bien vouloir insérer un X à côté du nom de votre employeur Pour vous aider à remplir la fiche de poste, vous pouvez vous référer à la page d'information de l'intra. FICHE DE POSTE Intitulé du poste Date de mise à jour de la fiche de poste Responsable de l'unité Demandes 6 NOVEMBRE 2015 N de référence du poste 03016 Direction générale Direction POLE RESSOURCES SYSTÈMES D'INFORMATION Missions Effectif 57 Mettre à la disposition de la collectivité les solutions informatiques les mieux adaptées à leurs besoins pour leur permettre de remplir au mieux leur mission Service POSTES DE TRAVAIL Missions Mettre à disposition de la collectivité des postes de travail adaptés et leur apporter une assistance efficace et de qualité Effectif 16 Agent : nom, prénom et matricule pour les recrutements seulement Cadre statutaire Filière 2 filières possibles, si missions le permettent Technique Administrative A Catégorie Cadre d'emploi Ingénieur territorial Ingénieur principal Attaché territorial Attaché principal Niveau de classification du poste (si besoin) Situation hiérarchique Fonction de son responsable hiérarchique direct (n+1) Responsable du service Postes de travail Nombre d'agents sous sa responsabilité 7 Nombre d'agents encadrés directement par lui (n-1) 4 Relations fonctionnelles internes et externes de l'agent Au sein de sa Direction L ensemble des agents de la DSI Au sein de la Ville, du CCAS et de Rennes Métropole L ensemble des utilisateurs et services partenaires Avec les élus Les élus utilisateurs de la micro-informatique En externe Avec les fournisseurs, les communes, les collègues d'autres collectivités
Attributions du poste (finalité générale du poste) 1. Assurer et superviser la gestion des demandes impactant le poste de travail des utilisateurs de la Ville de Rennes et de Rennes Métropole 2. Participer à la vie et à l évolution du catalogue de services 3. Assurer la gestion des achats et des marchés Ville de Rennes et Rennes Métropole 4. Manager l'équipe en charge du traitement des demandes 5. Assurer une veille technologique sur son secteur d activités et participer aux projets transversaux de la DSI Missions de l agent % de temps consacré à chacune Mission 1 Supervision des demandes et gestion de l équipe Gestion et traitement des demandes Assurer et superviser la gestion des demandes impactant le poste de 40% travail des utilisateurs de la Ville de Rennes et de Rennes Métropole Centralise, suit et contrôle l'ensemble des demandes de dotations matérielles et logicielles Organise le travail de l équipe pour assurer la continuité de l activité et tient à jour les indicateurs de suivi nécessaires, recherche et propose en lien avec la hiérarchie des optimisations dans les procédures de travail Supervise l'activité de conception et de conduite des scénarios d animation d atelier, d évènements, de projet et de méthodes pédagogiques autour de la culture numérique et de l usage des TIC Exploite la base demandes (relances, consolidation, analyse de tendances) et met au point, fait évoluer les outils nécessaires à l'activité Assure que les demandes des utilisateurs soient bien aiguillées, trouvent les réponses adaptées dans un laps de temps acceptable Assure une harmonisation dans les traitements des demandes entre les membres de l équipe, contrôle la bonne classification des demandes Pré-planifie et priorise les demandes pour le pôle Déploiement Supervise et exploite les enquêtes de satisfaction Apporte un soutien et un support sur les demandes sensibles ou plus complexes Fournit à sa hiérarchie les éléments d'aide à la décision pour anticiper les évolutions du parc à la fois sur le plan financier et technique Réalise et rédige des rapports d'étude, des bilans et rapports statistiques sur l activité du pôle Instruit et analyses les demandes sur son unité sectorielle, en binôme avec un autre gestionnaire Assure l'instruction, l'analyse et le traitement des demandes issues du catalogue de service Postes de travail de la DSI, détermine les délais de traitement ou de réalisation Coordonne et fait le lien avec les équipes de la DSI, les services utilisateurs, les autres services de la collectivité impactés (DMG, DBC déménagement) et les fournisseurs impactés par la demande, tout au long des phases d'achat, de planification, de livraison et de mise en œuvre Réalise l analyse technique de la demande en creusant éventuellement le besoin auprès des utilisateurs afin de proposer une réponse garantissant le meilleur compromis entre les moyens à disposition et la réponse au besoin utilisateur Participe à la mise à jour des profils utilisateurs, à la mise à jour et au paramétrage des comptes et droits dans l'ad, à la mise à jour des files d'attente, à la mise à jour des droits d'accès aux applications et aux répertoires réseaux, etc. Participe à l'élaboration, la mise à jour et la publication des supports d assistance (flash TIC, trucs & astuces, procédure d utilisation, chartes, etc.), à la conception et à l élaboration des supports de communication et de valorisation des activités de microinformatique, bureautique et TIC Développe les capacités des utilisateurs à utiliser leurs outils micro-informatiques en autonomie Participe à la circulation et au partage de l information au sein des équipes DSI, notamment en alimentant les différents référentiels documentaires mis à disposition (wiki, bases de connaissance, etc.) Sensibilise aux procédures, règles de droit et de sécurité sur les outils microinformatiques, bureautiques et TIC, à l organisation informatique mise en place dans la collectivité (nouveaux arrivants), notamment en s'appuyant sur les documents officiels Organise et anime les échanges avec les correspondants informatiques et responsables de
service, si nécessaire, pour l'étude, l'arbitrage et la planification des demandes Est garant de la bonne information de l utilisateur quant au traitement de leurs demandes Gestion de parc Est le référent et l'administrateur principal de l outil de gestion de parc, en collaboration avec le responsable du service Contrôle et suit les mises à jour de versions et correctifs du logiciel, en relation avec l'éditeur Supervise et met à jour les paramétrages de l'outil de gestion de parc Supervise la continuité de service des passerelles de l'outil de gestion de parc Supervise et administre une base de connaissance partagée du traitement des demandes dans l'outil de gestion de parc (mise à jour des procédures) Supervise et gère le cycle de vie des demandes dans l'outil de gestion de parc Mission 2 Participer à la vie et à l évolution du catalogue de services 5% Participe avec son équipe, au choix de logiciels et types de matériels microinformatiques/bureautiques/tic pour les intégrer au catalogue de service Participe au développement et à l adaptation des solutions technologiques en fonction des besoins et usages de la collectivité Participe à l évolution du catalogue de services à partir de ses idées ou des idées de son équipe en veillant à ce que l offre reste en cohérence continue avec les types de demandes utilisateurs Participe à la définition des règles et des délais imposés aux utilisateurs pour la soumission de leurs demandes Participe à l évolution des procédures de traitement des demandes dans le but de garantir : une harmonisation dans le traitement des demandes entre les différents gestionnaires une correspondance avec les environnements et les besoins des utilisateurs une efficacité globale de l équipe Mission 3 Achats Licences Logistique Marchés Assurer la gestion des achats et des marchés Ville de Rennes et 30% Rennes Métropole Est responsable de l'ensemble des achats en micro-informatique des deux collectivités Définit et tient à jour la politique achats/dotations du service Postes de travail, en collaboration avec le responsable du service Recherche la mutualisation des achats avec d'autres entités, si judicieux économiquement Enregistre et tient à jour la chaîne achats dans l'outil de gestion de parc Contrôle et suit les lignes budgétaires allouées au service Postes de travail, les dépenses d'investissement et de fonctionnement de l'ensemble des parcs Suit l'évolution des gammes de matériel, organise les prêts Gère la relation fournisseurs en collaboration avec le responsable du service Se tient au courant des divers modes de gestion des licences et de leur évolution pour l'ensemble des logiciels achetés Organise la mise en place des contrats de licence conçus par les éditeurs en conformité avec les règles des marchés publics Veille à l'adéquation permanente entre les installations et les achats Enregistre et tient à jour la chaîne licences dans l'outil de gestion de parc Supervise l'organisation des livraisons et monopolise les ressources internes nécessaires Est responsable de l'approvisionnement des stocks Est responsable de la résolution des problèmes de service après-vente Élabore et rédige les dossiers de consultation des marchés attribués au service Poste de travail, en collaboration avec le responsable du service Postes de travail et le responsable du service Assistance Administrative Organise les consultations dans le cadre des marchés et hors marché Siège aux CAO et présente les RAO Organise les réunions de lancement, les points d'avancement avec les prestataires Suit l'exécution des marchés et déclenche les paiements en lien avec le service assistance administrative de la DSI Recherche des solutions en cas de non-respect des prestations attendues
Mission 4 Manager l équipe en charge de la gestion des demandes 20% Évalue annuellement les agents de l équipe Veille au maintien et à l évolution des compétences en prescrivant des formations, en Gestion de personnel favorisant les échanges entre des équipes analogues d'autres collectivités ou partenaires Rend compte au responsable du service et l alerte au besoin Participe aux recrutements Organise le plan de charge de l'équipe et priorise le cas échéant les activités (évalue et mesure la charge de travail de l'équipe et module les délais d'intervention en fonction du plan de charge) Organisation Veille à l'optimisation de la qualité du service rendu (délais, disponibilité, accueil, respect des procédures) Propose des améliorations dans les processus en recherchant l'efficacité Propose et met en place, si nécessaire, des évolutions organisationnelles Assure la circulation de l'information au sein de l équipe et anime les réunions d équipe Communication Rédige le compte-rendu des réunions de l'équipe Organise des points réguliers avec l équipe sur l'avancement du traitement des demandes des utilisateurs et en réfère au responsable du service Poste de travail Mission 5 Veille Participation au suivi et à l'évaluation d'un projet ou d'une étude Sécurité Mission de remplacement ou de suppléance Assurer une veille technologique sur son secteur d activités et 5% participer aux projets transversaux de la DSI Assure une veille technologique sur son domaine d'activité en lien avec les fournisseurs, les fabricants de matériels et les éditeurs de logiciels Anticipe les évolutions technologiques sur son domaine et leurs impacts organisationnels, fonctionnels et techniques sur le service Poste de travail Organise et anime en interne des sessions de veille technologique sur son domaine d'activité, pour harmoniser le niveau d'information auprès de l'ensemble des agents du service Participe à la définition des configurations matérielles avec les équipes techniques En accord avec sa hiérarchie, se rend à des séminaires, salons sur son secteur d activités Travaille en réseau avec les homologues d autres collectivités Participe à l'élaboration et à la rédaction des rapports d études sur des sujets en rapport avec son secteur d'activité Suit ou participe à l évaluation des projets dans son domaine d'activité Participe aux actions visant à améliorer la sécurité du parc Alerte la hiérarchie sur des demandes mettant en cause la sécurité du SI Prend le relais du responsable du service poste de travail lors de ses absences Contraintes du poste Ex : exposition au bruit, déplacements fréquents, manutentions lourdes Compétences liées au poste Connaissances et savoirfaire souhaités Bonnes connaissance des marchés publics Bonnes connaissances du contrôle et suivi budgétaire Très bonnes connaissance des politiques de vente des fabricants et des éditeurs ainsi que des divers modes de gestion des licences Bonnes connaissances sur les matériels et logiciels postes de travail, moyens d impression Très bonnes connaissances des outils de gestion de parc (idéalement Pythéas) Bonnes connaissances du référentiel ITIL, notamment du module gestion des demandes Bonnes connaissances des dernières versions d'active Directory, d'exchange, de Windows Server, des suites bureautiques Microsoft et Libre Office Maîtrise de l'anglais technique Bonne culture des technologies de l information et de la communication et de leurs usages Connaissances des principales règles de droit et de sécurité des outils TIC
Autres pré-requis pour exercer les missions ex : diplôme, expériences Sens du service public Excellentes qualités relationnelles, sens de la diplomatie, capacité d adaptation à des publics variés et exigeants (VIP) Sens de l initiative, de l organisation Qualités rédactionnelles, pédagogiques, écoute, patience Sens de l initiative, de l organisation Sens de l écoute, patience Sens du service public Capacité à appréhender une structure organisationnelle complexe et étendue Capacité à appréhender les enjeux et opportunités d'une démarche de mutualisation Capacité à encadrer et animer une équipe ou un groupe, à travailler en réseau Capacité à analyser des contextes complexes et à être force de proposition Capacité à rendre compte et à alerter sa hiérarchie Environnement du poste Horaires Temps de travail Lieu de travail Eléments de rémunération liés au poste (NBI ) Conditions particulières d'exercice des missions ex. poste itinérant, astreintes Moyens matériels spécifiques Dotation vestimentaire 37 h 30 - Temps complet souhaité DSI - 38 rue Vasselot - RENNES Fonction correspondant Les fiches de tâches sont disponibles sur l'intra Cocher les missions assurées Approvisionnements - commande Documentation Restauration / PDA Moyens de l'administration Informatique Coriolis Propreté Congés Formation Missions de sécurité au travail Cocher les missions assurées Assistant de prévention Coordonnateur de site / responsable d'établissement Chargé d'évacuation Principaux interlocuteurs de l'agent Correspondant formation Correspondant congés Correspondant restauration / PDA Correspondant de service (service paie situations administratives) Correspondant informatique Assistant de prévention Chargé(e) de ressources humaines Stéphane GBETI Véronique LAGREOU Véronique LAGREOU Véronique LAGREOU Stéphane GBETI Marie-Pierre LIEBARD Validation du chef de service Nom : DANIEL MARECHAL Date :
Validation du chargé RH Nom : MARIE-PIERRE LIEBARD Date :