Programme de Capacity building «Pilotage et Evaluation» Accompagnement des associations actives sur le terrain de la petite enfance et de la lutte contre la pauvreté pour le renforcement des compétences en matière de pilotage et d évaluation de projets Pour une association, la bonne connaissance de son activité auprès de son public-cible et la capacité de mesurer ses résultats conditionnent une gestion efficace et efficiente de ses ressources. Disposer de données fiables, savoir les analyser et en tirer les conséquences en matière de prise de décision (gestion quotidienne comme choix stratégiques) sont reconnus comme étant des facteurs clé de succès pour la mise en œuvre de projets sociaux. Aujourd hui, la culture du pilotage et du résultat reste insuffisamment développée, notamment dans le secteur de la petite enfance. Pourtant, la raréfaction des fonds publics et l intérêt croissant des financeurs privés et du grand public pour connaître l impact réel des actions menées plaident en faveur d un changement de mentalités et de pratiques. C est pourquoi, dans le cadre de l opération Viva For Life 2015, CAP48 et la Fondation Roi Baudouin souhaitent s engager auprès d associations intéressées par cette démarche en apportant une expertise, une assistance opérationnelle et un soutien financier complémentaire devant leur permettre de devenir des acteurs de référence en matière de pilotage et d évaluation de projets. En synergie avec le financement de projets proposé par l appel à projets Viva For Life, le Programme de Capacity building «Pilotage et Evaluation» développé par CAP48 et la Fondation Roi Baudouin entend contribuer à la professionnalisation des associations actives sur le terrain de la petite enfance et de la lutte contre la pauvreté. 1
Pourquoi investir dans les compétences? Nombreuses sont les organisations du secteur associatif qui n investissent pas ou peu dans l acquisition de compétences fondamentales (leadership, gestion financière, gouvernance, pilotage) et préfèrent consacrer leurs ressources au développement et au déploiement de leurs projets. La formation est en effet souvent perçue comme «secondaire», complexe, consommatrice de temps et d argent. Combien d organisations porteuses d une idée socialement innovante se retrouvent pourtant dans une impasse quelques mois seulement après leur lancement en raison d un plan de financement trop fragile, de processus décisionnels inefficaces ou encore d une connaissance insuffisante du public à servir? Investir dans le renforcement des compétences peut permettre à une association de reprendre le contrôle de son projet, de le faire évoluer dans le bon sens et d en assurer la viabilité à terme. Piloter, évaluer, à quoi ça sert? Parmi les compétences stratégiques à renforcer au sein d une association, celles du pilotage et de l évaluation sont au cœur du programme proposé par CAP48 et la Fondation Roi Baudouin. En améliorant la qualité de l information disponible, le pilotage éclaire l association sur la gestion quotidienne de son (ses) projet(s). Il permet de s adapter plus rapidement à un changement de contexte comme à une évolution des besoins du public servi. L évaluation est, quant à elle, essentielle pour guider les choix stratégiques. Elle permet d identifier ce qui marche le mieux et dans quelles conditions. Qu est-ce que le Programme de Capacity building «Pilotage et Evaluation»? Le programme comprend deux volets : un parcours de formation et d assistance à la mise en pratique des connaissances acquises sur les thèmes du pilotage et de l évaluation de projets, se déroulant sur une durée de 18 mois (1) ; un soutien financier de 10.000 visant à permettre l investissement en temps dans le parcours et le recours à des outils de pilotage et d évaluation (2). 1. Le parcours Le parcours traite principalement des questions de pilotage et d évaluation de projets. L approche proposée par la consultante chargée de la conception et de la mise en œuvre du parcours intègre à la fois les aspects théoriques, l outillage et la mise en pratique des connaissances acquises. Tous les aspects liés au pilotage et à l évaluation seront abordés, illustrés et mis en œuvre de manière individualisée et personnalisée avec chacune des associations soutenues. 2
Les thèmes traités durant le parcours Objectifs et indicateurs : quels objectifs? Comment les définir en ligne avec les priorités de l association? Données et tableau de bord : de quelles données l association dispose-t-elle? Permettent-elles de mesurer les progrès réalisés par l association? Comment construire un tableau de bord utile à tous les niveaux de l association (de la direction aux intervenants de terrain)? Analyse des données de pilotage : quelles questions se poser? Pourquoi et comment contextualiser un résultat? Outils de mesure de l impact : quels sont-ils? Comment développer de tels outils avec des moyens limités? Communication : comment maximiser l impact de sa communication en présentant différemment les résultats? Les modalités pratiques de déroulement du parcours Les associations sélectionnées seront invitées, entre mars 2016 et octobre 2017, à participer à : 4 temps de formation ou d échange collectifs d une demi-journée (1 workshop par semestre) ; des temps de travail individuels avec la consultante (assistance pour prise en main des méthodes et outils, et adaptation aux besoins particuliers de l association). Au total, le temps de participation effectif aux séances de travail (collectives et individuelles) prévues dans le Programme de Capacity building est estimé, en moyenne, à une trentaine d heures par personne/association. Afin de promouvoir la dynamique de groupe et d assurer une continuité dans l apprentissage, il est recommandé qu une même personne-ressource représente son organisation pendant toute la durée du parcours. Cette condition n exclut pas la participation occasionnelle ou plus régulière d un(e) second(e) représentant(e) de l association. Les objectifs du parcours A l issue du parcours, chaque personne ayant participé régulièrement aux travaux aura acquis un socle de compétences lui permettant : d animer, en interne, des réflexions sur les objectifs poursuivis par son organisation ; de mettre à jour et de faire évoluer, le cas échéant, un tableau de bord simple de pilotage (conçu initialement avec l appui de la consultante) ; de disposer de clés de lecture des données de pilotage (tableau de bord) ; de participer à la conception d outils de mesure d impact (de type questionnaire) ; de savoir utiliser l ensemble de ces données pour guider la prise de décision et, le cas échéant, pour éclairer les choix stratégiques de l association ; d être reconnu comme pilote, capable de venir en appui dans la démarche d essaimage des bonnes pratiques de pilotage et d évaluation de projets dans le secteur de la petite enfance souhaitée par CAP48 et la Fondation Roi Baudouin. 3
2. Le soutien financier D un montant forfaitaire de 10.000 euros, le soutien financier doit permettre de compenser les coûts, pour l association, liés à la participation au parcours, en particulier : le temps de travail de la (des) personne(s) qui participe(nt) au parcours (réunions de travail collectives et individuelles avec la consultante) et qui investi(ssen)t du temps, entre ces réunions de travail, pour intégrer les méthodes et les outils du pilotage dans les processus de fonctionnement de l'association ; les frais liés à la mise en place ou à l'adaptation d'outils de pilotage et d'évaluation tels que : l acquisition de matériel informatique ou de logiciels, le développement d'un intranet, la formation du personnel à l utilisation de ces nouveaux outils, la réalisation d'une enquête auprès des bénéficiaires, etc. Qui peut introduire une demande de participation au Programme de Capacity building? Toute structure qui introduit une demande de financement pour un projet dans le cadre de l appel Viva For Life 2015 peut également introduire une demande de participation au Programme de Capacity building. Nous vous invitons à consulter le règlement de l appel Viva For Life 2015 pour plus d informations sur les organisations pouvant introduire une demande de financement de projet. Quels sont les critères de sélection? Le jury de l opération Viva For Life chargé d évaluer les demandes de financement de projet sera également en charge de l évaluation des demandes de participation au Programme de Capacity building «Pilotage et Evaluation». Seules les associations soutenues pour un projet dans le cadre de l opération Viva For Life 2015 pourront également bénéficier du Programme de Capacity building. Vous trouverez ci-dessous les critères de sélection pris en compte par le jury pour l examen des demandes de participation au Programme de Capacity building. 1. Identification claire des besoins de renforcement des compétences de l association en matière de pilotage et d évaluation de projets : l association intéressée devra préciser son besoin de formation/coaching dans ce domaine ; 2. Motivation de l association à participer au Programme de Capacity building : l association intéressée devra expliquer en quoi le besoin de renforcement des compétences de pilotage et d évaluation est jugé prioritaire par la direction et/ou les membres du conseil d administration ; 3. Impact attendu : l association intéressée devra décrire l impact attendu, à l issue du suivi du programme, pour l association d une part et pour le(s) public(s) bénéficiaire(s) d autre part ; 4
4. Engagement : l association intéressée devra préciser les mesures prévues en interne permettant de libérer les ressources humaines nécessaires pour participer : - à l intégralité du parcours ; - à la transmission des connaissances acquises aux autres membres du personnel de l association. Calendrier et modalités de participation Seules les organisations qui introduisent une demande de financement pour un projet dans le cadre de l appel Viva For Life 2015 peuvent introduire une demande de participation au Programme de Capacity building «Pilotage et Evaluation». Les candidatures doivent être introduites en ligne via le site www.cap48.be. Le calendrier est le suivant : Date limite pour l introduction des dossiers : 30 novembre 2015 Communication des résultats : mi-février 2016 Début de l accompagnement : mars 2016 Fin de l accompagnement : septembre/octobre 2017 Informations additionnelles Pour obtenir plus d information sur le contenu ou les modalités du Programme de Capacity building «Evaluation et Pilotage», vous pouvez contacter la Fondation Roi Baudouin : par mail (genel.a@kbsfrb.be) ou par téléphone (Anne-Françoise Genel, 02-549 02 26) en mentionnant «Viva For Life 2015 : Programme de Capacity building» comme référence. 5