Département des ressources humaines Bureau des ITA GAIA Appréciation des ITA QUESTIONS/RÉPONSES TOUT SAVOIR SUR : Le site GAIA Vos codes d accès Vos droits à promotion Votre dossier d appréciation, votre fiche de recueil des besoins de formation Les problèmes techniques
Sommaire LE SITE GAIA 5 Qu est-ce que le site Gaia? 5 Quelle est l adresse internet du site Gaia? 6 Dois-je remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur le site Gaia cette année? 6 Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoin de formation sur Gaia? VOS CODES D ACCèS 7 Comment obtenir des codes d accès pour accéder au dossier d appréciation et à la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? 11 Où «entrer» mes codes d accès sur gaia une fois que je les ai obtenus? 12 J ai oublié mes codes d accès : comment les retrouver? 13 Comment changer moi-même mes codes d accès? 14 J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même sur Gaia? VOS DROITS à PROMOTION 16 Est-ce que je remplis les conditions pour un avancement au choix cette année? comment le voir sur mon dossier d appréciation gaia? 18 Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? 18 Je pense remplir les conditions pour un avancement au choix mais rien ne l indique sur mon dossier d appréciation gaia ou bien les droits à promotion qui y figurent me semblent erronés : à qui m adresser? 19 Je remplis les conditions pour un avancement au choix cette année : comment voir sur mon dossier d appréciation gaia si j ai été proposé à l avancement par mon responsable? VOTRE DOSSIER D APPRéCIATION, VOTRE FICHE DE RECUEIL DES BESOINS DE FORMATION 21 Dois-je remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur le site gaia cette année? 3
21 22 23 24 26 26 26 27 28 28 30 Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Je ne trouve pas mon dossier d appréciation après avoir saisi mes codes d accès sur gaia : comment le trouver? J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même dans gaia? Comment remplir et valider le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia avec mon responsable? J ai transmis mon dossier d appréciation gaia à mon responsable mais je voudrais le modifier : comment le récupérer? Je travaille à temps partiel dans deux structures : comment remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? J ai effectué une mobilité en cours d année : comment remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? La structure d affectation et/ou le nom du directeur figurant sur mon dossier d appréciation gaia sont erronés : comment en demander la modification? L historique de carrière figurant sur mon dossier d appréciation gaia est incomplet et/ou erroné : à qui m adresser? Comment imprimer mon dossier d appréciation et ma fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Quelle est, cette année, la date limite pour valider le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? LES PROBLèMES TECHNIQUES 31 Je n arrive pas à accéder au site gaia : que faire? 31 Quel est l équipement informatique adéquat pour accéder au site gaia? 32 Je ne reçois plus les mails de gaia m indiquant que mon responsable m a retourné mon dossier d appréciation et ma fiche de recueil des besoins de formation : que faire? 32 J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même dans gaia? 33 J ai été déconnecté automatiquement du site gaia et j ai perdu les données que je viens de saisir : que faire? 34 Je n arrive pas à imprimer mon dossier d appréciation et/ou ma fiche de recueil des besoins de formation : que faire? 4
Le site GAIA Qu est-ce que le site gaia? Lancée en mars 2004, l application GAIA (Gestion de l Appréciation des ITA Automatisée) est un site web à accès réservé permettant de gérer les campagnes d appréciation et d avancement au choix et de recueil des besoins de formation des personnels ITA titulaires de l Inserm. Accédant à des espaces personnels et sécurisés sur le site, les différents acteurs de ces campagnes peuvent ainsi : pour les agents et leurs responsables (directeurs de structure, chefs d équipe) : saisir et valider en ligne le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation ; pour les Pôles ressources humaines des DR et le Bureau des ITA du DRH : suivre le déroulement de la campagne d appréciation et d avancement au choix ; pour les correspondants formation des structures, les responsables formation des DR et le Bureau des formations scientifiques et de soutien à la recherche du DRH : consulter les besoins de formation émis par les agents afin de construire le plan de formation de l Institut ; pour les membres de commissions administratives paritaires (CAP) : consulter, dans leur périmètre de compétence et en vue des réunions des CAP d avancement, les dossiers d appréciation des agents promouvables à l avancement. Quelle est l adresse internet du site gaia? L adresse internet du site GAIA est : www.gaia.inserm.fr 5
Vous pouvez par ailleurs accéder au site GAIA directement depuis le site RH de l Inserm (www.rh.inserm.fr) en cliquant sur le lien «GAIA» situé dans la rubrique «Accès réservés» à droite du menu du haut de la page d accueil : Dois-je remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur le site gaia cette année? Vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé avant le 31 décembre 2014 : Vous devez remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur GAIA cette année, quels que soient vos droits à promotion : les agents ITA sont évalués dans le cadre de la procédure réglementaire annuelle d appréciation. Vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé après le 31 décembre 2014 : Vous n avez pas à remplir de dossier d appréciation et n avez donc pas accès à GAIA cette année : votre rapport de fin de stage se substituera au dossier d appréciation annuel. Le responsable formation de votre DR vous adressera une fiche de recueil des besoins de formation. Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Oui. Si vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé avant le 31 décembre 2014, vous devez remplir sur GAIA, et ce quels que soient vos droits à promotion : le dossier d appréciation : les agents ITA sont évalués dans le cadre de la procédure réglementaire annuelle d appréciation ; la fiche de recueil des besoins de formation : cette fiche vise à recueillir vos besoins de formation qui serviront à établir le plan de formation de l Inserm. 6
Vos codes d accès Comment obtenir des codes d accès pour accéder au dossier d appréciation et à la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Un code d accès personnel à GAIA se compose : d un identifiant que vous choisirez lors de votre inscription ; d un mot de passe que GAIA vous délivrera lors de votre inscription (et que vous pourrez modifier si vous le souhaitez : voir la réponse à la question «Comment changer moi-même mes codes d accès?»). Deux cas de figure : vous avez un matricule Inserm ; vous n avez pas de matricule Inserm. Vous avez un matricule Inserm (vous êtes rémunéré(e) par l Inserm) et vous êtes agent, chef d équipe, correspondant formation, ou supérieur hiérarchique (directeur de structure). En page d accueil, cliquez sur «vous avez un matricule Inserm» : Dans la fenêtre d inscription qui s affiche, saisissez votre numéro de matricule Inserm (numéro à 8 chiffres figurant en haut à gauche de votre bulletin de salaire de l Inserm) puis cliquez sur «valider» : 7
Une nouvelle fenêtre s affiche : GAIA a reconnu votre matricule et vous demande alors de saisir votre adresse mail ainsi qu un identifiant de votre choix : Cliquez ensuite sur «valider» : vous aller recevoir automatiquement par mail confirmation de votre identifiant et délivrance de votre mot de passe personnel de connexion. Attention : que faire si GAIA ne reconnaît pas votre matricule Inserm? Vous avez saisi votre matricule Inserm dans la fenêtre d inscription puis cliqué sur «valider» : une nouvelle fenêtre est apparue vous indiquant que GAIA ne reconnaît pas votre matricule Inserm : Vous avez peut-être fait une erreur de saisie ou vous n êtes peut-être pas reconnu par GAIA : saisissez à nouveau votre matricule et validez. 8
Soit GAIA reconnaît votre matricule : une nouvelle fenêtre s affiche : GAIA a reconnu votre matricule et vous demande alors de saisir votre adresse mail ainsi qu un identifiant de votre choix : Cliquez ensuite sur «valider» : vous allez recevoir automatiquement par mail confirmation de votre identifiant et délivrance de votre mot de passe personnel de connexion. Soit GAIA ne reconnaît pas votre matricule Inserm : un formulaire de demande d inscription s affiche néanmoins à l écran : renseignez-le en suivant les instructions, puis cliquez sur «valider» : 9
Un message vous indique que votre demande d inscription a bien été enregistrée : Après instruction de votre demande par le responsable ressources humaines (RRH) de votre délégation régionale (DR), un mail vous sera adressé vous confirmant l identifiant que vous avez choisi et vous transmettant votre mot de passe personnel de connexion. Vous n avez pas de matricule Inserm (vous n êtes pas rémunéré(e) par l Inserm) et vous êtes chef d équipe, correspondant formation, ou supérieur hiérarchique (directeur de structure). En page d accueil, cliquez sur «vous n avez pas de matricule Inserm» : Un formulaire de demande d inscription s affiche à l écran : renseignez-le en suivant les instructions, puis cliquez sur «valider» : 10
Un message vous indique que votre demande d inscription a bien été enregistrée : Après instruction de votre demande par le responsable ressources humaines (RRH) de votre DR, un mail vous sera adressé vous confirmant l identifiant que vous avez choisi et vous transmettant votre mot de passe personnel de connexion. Où «entrer» mes codes d accès sur gaia une fois que je les ai obtenus? En page d accueil du site GAIA, cliquez sur «Vous êtes déjà inscrit» : Vous accédez à la page «Connectez-vous à votre espace personnel» : saisissez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur «Connexion» : 11
Vous accédez alors à votre espace personnel sur GAIA : J ai oublié mes codes d accès : comment les retrouver? Vous n avez pas changé d adresse mail depuis la fin de la précédente campagne sur GAIA : en page d accueil, cliquez sur le lien «mot de passe oublié?» Dans la fenêtre qui s ouvre à l écran, saisissez votre adresse mail puis cliquez sur «valider» : 12
Une nouvelle fenêtre s affiche et vous indique que vous allez automatiquement recevoir par mail le rappel de votre identifiant ainsi qu un nouveau mot de passe. Fermez cette fenêtre en cliquant sur «Quitter» : Attention : si vous avez changé d adresse mail depuis la fin de la précédente campagne sur GAIA, contactez directement le bureau des ITA du DRH en lui adressant un mail rappelant vos nom, prénom et nouvelle adresse mail à l adresse suivante : Gaia.DRH@inserm.fr Comment changer moi-même mes codes d accès? GAIA vous permet de changer vous-même votre mot de passe : en page d accueil de votre espace, cliquez dans le menu du haut sur le lien «mot de passe». Dans la fenêtre qui s ouvre à l écran, saisissez votre mot de passe actuel puis deux fois votre nouveau mot de passe, et cliquez enfin sur «valider» : 13
Une nouvelle fenêtre apparaît vous indiquant que votre mot de passe a bien été modifié, vous devrez l utiliser lors de votre prochaine connexion à GAIA : Attention : si vous souhaitez également modifier votre identifiant, contactez par mail le responsable ressources humaines (RRH) de votre délégation régionale (DR). Pour obtenir les coordonnées de votre RRH, consultez l annuaire des pôles RH en région sur le site RH. J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même sur gaia? Connectez-vous à GAIA avec vos codes d accès. En page d accueil de votre espace, cliquez dans le menu du haut sur le lien «profil». Sur la page «Votre profil utilisateur sur GAIA» qui s affiche, cliquez sur le lien «modifier votre adresse mail» : 14
Dans la fenêtre qui s ouvre à l écran, saisissez deux fois votre nouvelle adresse mail puis cliquez sur «valider» : Une nouvelle fenêtre s affiche vous confirmant que votre adresse mail a bien été modifiée. Cliquez sur «fermer la fenêtre» : Vous allez automatiquement recevoir un mail à votre nouvelle adresse vous confirmant la prise en compte de votre modification. 15
Vos droits à promotion Est-ce que je remplis les conditions pour un avancement au choix cette année? comment le voir sur mon dossier d appréciation gaia? Les deux tableaux ci-après vous indiquent les conditions statutaires (appréciées au 31 décembre de l année de promotion) relatives au changement de corps au choix et à l avancement de grade au choix. Corps actuel IE - CAR - AAR AI T - SAR AT CHANGEMENT DE CORPS AU CHOIX Conditions : ancienneté requise 9 ans de services publics dont 3 en catégorie A 9 ans de services publics dont 3 en catégorie A 8 ans de services publics dont 3 en catégorie B 9 ans de services publics au 1 er janvier de l année de promotion Corps d accès IR IE AI T Référence textuelle Art. 66-2 du décret n 83-1260 Art. 81-2 du décret n 83-1260 Art. 94-2 du décret n 83-1260 Art. 107-3 du décret n 83-1260 Grade actuel Échelon minimal requis Ancienneté minimum dans cet échelon Conditions Ancienneté de service Grade d accès IR2 7 - - IR1 IE1 5 2 ans - IEHC IE2 8 1 an TS 7 - TN 7-9 ans de service effectifs en catégorie A 5 ans de services effectifs dans un corps, cadre d emploi ou emploi de la catégorie B ou de même niveau 5 ans de services effectifs dans un corps, cadre d emploi ou emploi de la catégorie B ou de même niveau IE1 TE TS Référence textuelle Art. 76 du décret n 83-1260 Art. 89 du décret n 83-1260 Art. 89 du décret n 83-1260 Art. 25-11.2 du décret n 2009-1388 Art. 25-11.2 du décret n 2009-1388 16
Grade actuel Échelon minimal requis Ancienneté minimum dans cet échelon ATP2 5 1 an AT1 7 - AT2 5 - Conditions Ancienneté de service 5 ans de services effectifs dans le grade 6 ans de services effectifs dans le grade 5 ans de services effectifs dans le grade Grade d accès ATP1 ATP2 Référence textuelle Art. 131 du décret n 83-1260 Art. 130 du décret n 83-1260 Art. 129 du décret n 83-1260 Sources : Décret n 83-1260 du 30 décembre 1983 modifié fixant les dispositions communes aux corps des fonctionnaires des établissements publics scientifiques et technologiques. Décret n 2009-1388 du 11 novembre 2009 portant dispositions statutaires communes à divers corps de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique de l État. AT1 Avancement accéléré d échelon : sont promouvables à un avancement accéléré d échelon tous les agents qui échelonnent entre le 1 er juillet 2015 et le 30 juin 2016 : Les 4 critères principaux d attribution d échelon accéléré par les CAP sont : les agents proposés pour la première fois à une accélération d échelon, les agents jeunes recrutés à l Inserm et proposés pour la première fois à une accélération d échelon, les agents n ayant pas bénéficié d un échelon accéléré sur les 4 dernières années, les agents proposés à une accélération au dernier échelon de leur grade (remplissant la condition n 3). Lorsque vous consultez sur GAIA votre dossier d appréciation, la rubrique «proposable pour un avancement» en haut à gauche de la page n 1 vous indique pour cette année si vous êtes ou non proposable (ou «promouvable») pour chaque type d avancement. 17
Dans l exemple ci-après, l agent qui est technicien de la recherche de classe normale : n est pas proposable à un avancement accéléré d échelon ou à un avancement de grade au choix ; est proposable à un changement de corps au choix. Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Oui. Si vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé avant le 31 décembre 2014 : vous devez remplir sur GAIA, et ce quels que soient vos droits à promotion : le dossier d appréciation : les agents ITA sont évalués dans le cadre de la procédure réglementaire annuelle d appréciation ; la fiche de recueil des besoins de formation : cette fiche vise à recueillir vos besoins de formation qui serviront à établir le plan de formation de l Inserm. Je pense remplir les conditions pour un avancement au choix mais rien ne l indique sur mon dossier d appréciation gaia ou bien les droits à promotion qui y figurent me semblent erronés : à qui m adresser? Lorsque vous consultez sur GAIA votre dossier d appréciation, la rubrique «proposable pour un avancement» en haut à gauche de la page n 1 vous indique pour cette année si vous êtes ou non proposable (ou «promouvable») pour chaque type d avancement. Dans l exemple ci-dessous, l agent qui est technicien de classe normale : n est pas proposable à un avancement accéléré d échelon ou à un avancement de grade au choix ; 18
est proposable à un changement de corps au choix (ici le corps des assistants ingénieurs). Si les droits à promotion figurant sur le dossier vous semblent erronés, contactez le bureau des ITA du DRH en lui adressant un mail à l adresse suivante : Gaia.DRH@inserm.fr Je remplis les conditions pour un avancement au choix cette année : comment voir sur mon dossier d appréciation gaia si j ai été proposé à l avancement par mon responsable? Rappel : déroulement de la campagne d avancement au choix des personnels ITA Après vérification des droits à promotion du personnel ITA par le Département des ressources humaines de l Inserm, ces informations sont chargées sur le dossier d appréciation GAIA. En fonction de l appréciation de chaque agent résultant de l entretien individuel avec le responsable hiérarchique direct, certains d entre eux sont proposés pour une promotion par le directeur de l unité. Ces propositions sont ensuite soumises à l avis des CAP qui établissent des tableaux d avancement et listes d aptitude donnant lieu aux décisions d avancement des agents. Pour voir sur votre dossier d appréciation GAIA si vous avez été proposé à l avancement : Lorsque vous accédez à votre dossier d appréciation, la rubrique «proposable pour un avancement» en haut de la page 1 vous indique vos droits à promotion pour cette année : 19
Lorsque votre responsable aura saisi sa partie et vous aura retourné votre dossier, vous pourrez consulter la rubrique «proposition du directeur ou du chef de service» en bas de la page 4 de votre dossier pour savoir si vous avez été proposé à l avancement. Exemple : Lorsque vous et votre responsable aurez validé définitivement le dossier, une rubrique «proposé à l avancement» apparaîtra en haut à droite de la page 1, rappelant, pour chaque type d avancement auquel vous êtes promouvable, si vous avez été ou non proposé à l avancement par votre directeur de structure : 20
Votre dossier d entretien professionnel, votre fiche de recueil des besoins de formationformation Dois-je remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur le site gaia cette année? Vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé avant le 31 décembre 2014 : Vous devez remplir un dossier d appréciation et une fiche de recueil des besoins de formation sur GAIA cette année, quels que soient vos droits à promotion : les agents ITA sont évalués dans le cadre de la procédure réglementaire annuelle d appréciation. Vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé après le 31 décembre 2014 : Vous n avez pas à remplir de dossier d appréciation et n avez donc pas accès à GAIA cette année : votre rapport de fin de stage se substituera au dossier d appréciation annuel. Le responsable formation de votre DR vous adressera une fiche de recueil des besoins de formation. Je ne remplis aucune des conditions pour un avancement au choix cette année : dois-je quand même remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Oui. Si vous êtes agent ITA titulaire Inserm titularisé avant/après le 31 décembre 2014, vous devez remplir sur GAIA, et ce quels que soient vos droits à promotion : le dossier d appréciation : les agents ITA sont évalués dans le cadre de la procédure réglementaire annuelle d appréciation ; la fiche de recueil des besoins de formation : cette fiche vise à recueillir vos besoins de formation qui serviront à établir le plan de formation de l Inserm. 21
Je ne trouve pas mon dossier d appréciation après avoir saisi mes codes d accès sur gaia : comment le trouver? Après avoir saisi vos codes d accès et cliqué sur «connexion», vérifiez en haut du menu de gauche l espace sur lequel vous êtes connecté. Il est possible que vous ne soyez pas sur l espace Agent car vous avez accès sur GAIA à d autre(s) espace(e), par exemple si vous êtes également chef d équipe et/ou correspondant formation et/ou membre de CAP. Pour accéder à votre dossier, cliquez dans le menu du haut sur «autres espaces» : la page «changez votre espace de travail» va alors apparaître vous indiquant le ou les espace(s) au(x)quel(s) vous avez accès : sélectionnez alors «agent» puis cliquez sur «changer» : Vous accédez à la page d accueil de l espace Agent : pour consulter votre dossier, cliquez dans le menu de gauche sur «accéder à votre dossier» : Attention : si le choix «agent» n apparaît pas sur la page «changez votre espace de travail», contactez par mail le Bureau des ITA du Département des ressources humaines (DRH) à l adresse suivante : Gaia.DRH@inserm.fr 22
J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même dans gaia? Connectez-vous à GAIA avec vos codes d accès. Sur votre espace, cliquez dans le menu du haut sur le lien «profil». Sur la page «votre profil utilisateur sur GAIA» qui s affiche, cliquez sur le lien «modifier votre adresse mail» : Dans la fenêtre qui s ouvre à l écran, saisissez deux fois votre nouvelle adresse mail puis cliquez sur «valider» : Une nouvelle fenêtre s affiche vous confirmant que votre adresse mail a bien été modifiée. Cliquez sur «fermer la fenêtre» : Vous allez automatiquement recevoir un mail à votre nouvelle adresse vous confirmant la prise en compte de votre modification. 23
Comment remplir et valider le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia avec mon responsable? Ce que vous devez remplir sur GAIA : Le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sont présentés sur GAIA comme suit : pages 1 et 2 : partie du dossier d appréciation à remplir par l agent ; pages 3 et 4 : partie du dossier d appréciation à remplir par le responsable de l agent ; page 5 : fiche de recueil des besoins de formation : à remplir par l agent et son responsable. Attention : la fiche en page 5 vise à recueillir vos besoins de formation qui serviront à établir le plan de formation de l Inserm ; elle ne constitue en aucun cas une demande d inscription à un stage de formation. Remplir votre dossier et votre fiche : Si vous avez déjà rempli un dossier d appréciation, GAIA mettra à votre disposition cette année le dossier d appréciation (pages 1 à 4) tel que vous l avez rempli l an dernier : il ne vous restera qu à y apporter les mises à jour nécessaires. Pour vous aider à remplir les rubriques des pages 1, 2 et 5, vous pouvez cliquer en haut à droite de chaque rubrique sur le pictogramme : les indications sur ce qu il faut remplir dans la rubrique apparaissent alors dans une fenêtre : Pour transmettre votre dossier et votre fiche à votre responsable : Lorsque vous avez terminé de remplir les pages 1, 2 et 5, vous devez transmettre votre dossier et votre fiche à votre responsable en cliquant en bas de page 5 sur le bouton «transmettre à votre supérieur». 24
Votre responsable sera alors automatiquement averti par mail et pourra ensuite remplir sa partie (pages n 3, 4 et 5 si vous avez exprimé un ou plusieurs besoin(s) de formation). Valider définitivement votre dossier et votre fiche : Vous serez automatiquement averti par mail lorsque votre responsable aura rempli sa partie et vous aura retourné votre dossier et votre fiche. Vous pourrez alors consulter l intégralité de votre dossier et de votre fiche. Concernant votre dossier d appréciation, vous pourrez ajouter si vous le souhaitez des commentaires dans la rubrique «commentaires de l agent» en page 4. Vous devrez ensuite effectuer une validation définitive de votre dossier et de votre fiche en cliquant en bas de page 5 sur le bouton «valider définitivement». Votre responsable sera alors automatiquement averti par mail et pourra ensuite à son tour valider définitivement votre dossier et votre fiche. Un mail automatique vous avertira de cette validation : vous devrez alors imprimer votre dossier (page 1 à 4 seulement) afin de le signer avec votre responsable, qui le transmettra ensuite au Pôle RH de votre DR. Les informations saisies sur la page 5 «fiche de recueil des besoins de formation» seront consultées et analysées par le Pôle RH de votre DR et par le Bureau des formations scientifiques et de soutien à la recherche en vue de l élaboration des plans de formation régionaux et national (les membres de CAP ne visualiseront pas la page 5 lors de la consultation des dossiers des agents proposés à l avancement). Pour plus d information, consulter la notice explicative «Comment remplir un dossier?» depuis la page d accueil du site GAIA : 25
J ai transmis mon dossier d appréciation gaia à mon responsable mais je voudrais le modifier : comment le récupérer? Lorsque vous avez transmis votre dossier à votre responsable, ce dernier a été automatiquement averti par mail de cette transmission, afin qu il puisse à son tour remplir sa partie sur GAIA. Tant que votre responsable n a pas rempli sa partie et ne vous a pas ensuite retourné votre dossier (vous en serez automatiquement averti par mail), vous pouvez consulter votre dossier sur GAIA mais vous ne pouvez pas le modifier. Vous devrez donc attendre que votre responsable vous retourne votre dossier pour pouvoir le modifier. Pour vérifier que votre dossier est en cours de saisie par votre responsable, vous pouvez consulter le tableau de bord en page d accueil de votre espace Candidat : ce tableau indique comme ci-dessous que vous avez saisi votre partie et que la partie de votre responsable reste à saisir. Je travaille à temps partiel dans deux structures : comment remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Avant de transmettre votre dossier rempli à votre responsable, contactez le responsable ressources humaines (RRH) de votre délégation régionale (DR). Pour obtenir les coordonnées de votre RRH, consultez l annuaire des pôles RH en région sur le site RH. J ai effectué une mobilité en cours d année : comment remplir le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Avant de transmettre votre dossier rempli à votre responsable, contactez le responsable ressources humaines (RRH) de votre délégation régionale (DR). Pour obtenir les coordonnées de votre RRH, consultez l annuaire des pôles RH en région sur le site RH. 26
La structure d affectation et/ou le nom du directeur figurant sur mon dossier d appréciation gaia sont erronés : comment en demander la modification? Sur la page n 1 du dossier d appréciation est mentionnée dans la rubrique «situation actuelle à l Inserm» votre structure d affectation ainsi que les nom et prénom de son directeur. Si vous estimez que la structure mentionnée n est pas la bonne ou que certaines informations concernant cette structure sont erronées, vous pouvez en demander la modification. Pour cela, cliquez sur le lien «modifier la structure» pour accéder à un formulaire de demande de modification que vous devrez renseigner : Prenez connaissance du message d information qui apparaît puis cliquez sur «OK» : Une fenêtre s ouvre contenant un formulaire de demande de modification. Ce formulaire mentionne sur la colonne de gauche la structure indiquée dans votre dossier : saisissez dans la colonne de droite les informations que vous souhaitez modifier : Cliquez en bas du formulaire sur «envoyer le mail» : votre formulaire sera automatiquement transmis via GAIA au responsable ressources humaines (RRH) de votre DR. Pendant l instruction de votre demande par votre RRH, votre dossier est «bloqué» : vous pouvez continuer à le saisir et à l enregistrer mais vous ne pouvez pas le transmettre à votre responsable. Une fois votre demande traitée par votre RRH, vous serez automatiquement averti par mail du déblocage de votre dossier et vous pourrez alors le transmettre à votre responsable. 27
L historique de carrière figurant sur mon dossier d appréciation gaia est incomplet et/ou erroné : à qui m adresser? Si l historique de carrière figurant en rubrique «déroulement de carrière à l Inserm» en page 1 de votre dossier vous semble incomplet ou erroné, contactez par mail le Bureau des ITA du Département des ressources humaines (DRH) à l adresse suivante : Gaia.DRH@inserm.fr Comment imprimer mon dossier d appréciation et ma fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Pour imprimer le dossier d appréciation (pages 1 à 4) que vous devrez signer une fois validé avec votre responsable, cliquez dans la boîte à outils sur le pictogramme en pages 1 à 4 du dossier : Prenez connaissance du message d information qui s affiche puis cliquez sur «OK» : Une fenêtre s ouvre contenant le dossier à imprimer ; cliquez sur le pictogramme «imprimante» dans le menu du haut de la fenêtre : 28
Pour imprimer la fiche de recueil des besoins de formation (page 5), cliquez dans la boîte à outils sur le pictogramme en page 5 : Prenez connaissance du message d information qui s affiche puis cliquez sur «OK» : Une fenêtre s ouvre contenant la fiche à imprimer? cliquez sur le pictogramme «imprimante» dans le menu du haut de la fenêtre : 29
Quelle est, cette année, la date limite pour valider le dossier d appréciation et la fiche de recueil des besoins de formation sur gaia? Vous devez valider sur GAIA avec votre responsable votre dossier d appréciation et votre fiche de recueil des besoins au plus tard le 31 mars 2015. Vous devrez ensuite imprimer votre dossier d appréciation (pages 1 à 4) et le signer avec votre responsable, qui le transmettra au responsable ressources humaines (RRH) de votre DR. 30
Problèmes techniques Je n arrive pas à accéder au site gaia : que faire? Vous pouvez accéder au site GAIA en saisissant directement l adresse du site (www.gaia.inserm.fr) sur votre navigateur Internet ou en cliquant sur le lien «GAIA» situé dans la rubrique «accès réservés» à droite du menu du haut de la page d accueil du site RH de l Inserm (www.rh.inserm.fr). Vous n arrivez toujours pas à accéder au site GAIA : vous avez peut-être un problème de réseau informatique sur votre site (vous n arrivez pas à accéder à d autres sites web) : contactez le correspondant informatique de votre site ; s il n y a pas de problème de réseau informatique, contactez la hotline technique GAIA par téléphone au 01.55.74.31.95 ou par mail à l adresse suivante : gaia@inserm.fr Quel est l équipement informatique adéquat pour accéder au site gaia? Pour accéder au site Internet GAIA, vous devez disposer : d un ordinateur (PC ou Mac) avec un système d exploitation Linux, Windows ou Mac Os ; d un des navigateurs Internet compatibles suivants : Internet Explorer (versions 6 à 9). Attention : l utilisation de GAIA n est pas garantie avec les versions d Internet Explorer 10 et supérieures, Mozilla Firefox 1.0 et supérieur ou Safari ; du logiciel Acrobat reader (ou équivalent) permettant de lire des fichiers au format PDF. Si vous ne disposez pas de cet équipement, contactez le correspondant informatique de votre site. 31
Je ne reçois plus les mails de gaia m indiquant que mon responsable m a retourné mon dossier d appréciation et ma fiche de recueil des besoins de formation : que faire? GAIA vous expédie des mails à l adresse mail que vous avez saisie lors de votre inscription. Si vous avez changé d adresse mail depuis la précédente campagne, GAIA vous a transmis des mails à votre ancienne adresse et vous n avez donc pas pu les recevoir. Il est donc impératif que vous mettiez à jour votre adresse mail sur GAIA afin de recevoir les prochains mails vous indiquant que votre responsable vous a retourné/validé votre dossier ou vous rappelant votre mot de passe si vous faites une demande de mot de passe oublié : consultez à cet effet la réponse à la question «j ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même sur GAIA?». Si vous souhaitez néanmoins consulter les éventuels commentaires saisis par votre responsable lorsqu il vous a retourné/validé votre dossier, accédez à votre dossier et cliquez dans la boîte à outils sur le lien «suivi dossier» : J ai changé d adresse mail : comment la mettre à jour moi-même dans gaia? Connectez-vous à GAIA avec vos codes d accès. En page d accueil de votre espace, cliquez dans le menu du haut sur le lien «profil». Sur la page «votre profil utilisateur sur GAIA» qui s affiche, cliquez sur le lien «modifier votre adresse mail» : 32
Dans la fenêtre qui s ouvre à l écran, saisissez deux fois votre nouvelle adresse mail puis cliquez sur «valider» : Une nouvelle fenêtre s affiche vous confirmant que votre adresse mail a bien été modifiée. Cliquez sur «fermer la fenêtre» : Vous allez automatiquement recevoir un mail à votre nouvelle adresse vous confirmant la prise en compte de votre modification. J ai été déconnecté automatiquement du site gaia et j ai perdu les données que je viens de saisir : que faire? Lorsque votre dossier d appréciation est ouvert sur GAIA, et si vous n effectuez AUCUNE action sur le site (saisie d une rubrique, changement de page, consultation de l aide...) pendant environ 30 minutes, votre session Internet expire (un message vous en avertit 5 minutes avant) et vous risquez alors de perdre des données non encore enregistrées. Pour éviter cela, veillez à les enregistrer fréquemment en cliquant sur le pictogramme dans la fenêtre «outils» située sur chaque page de votre dossier. 33
Je n arrive pas à imprimer mon dossier d appréciation et/ou ma fiche de recueil des besoins de formation : que faire? Rappel : Comment imprimer le dossier et la fiche? Consultez la question «Comment imprimer mon dossier d appréciation et ma fiche de recueil des besoins de formation sur GAIA?» Si votre dossier ou votre fiche ne s imprime pas : si aucune fenêtre contenant le dossier ou la fiche ne s ouvre à l écran lorsque vous cliquez sur le pictogramme et qu un message vous indique que votre ordinateur n est pas équipé du logiciel Acrobat Reader permettant de lire les fichiers au format PDF : contactez le correspondant informatique de votre site ; si aucune fenêtre contenant le dossier ou la fiche ne s ouvre à l écran lorsque vous cliquez sur le pictogramme et qu aucun message n apparaît à l écran concernant le logiciel Acrobat Reader : contactez la hotline technique par téléphone au 01.55.74.31.95 ; si la fenêtre contenant le dossier ou la fiche à imprimer s ouvre à l écran mais est vide : contactez la hotline technique par téléphone au 01.55.74.31.95. 34
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