VILLE DE FROUARD PROGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE, DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DE GESTION ELECTORALE (Fourniture, Installation, formation et maintenance) R.C (Règlement de la Consultation) Date limite de réception des offres 27 janvier 2012 12 h 00 MARCHE N 2011.12.01 Le présent règlement de consultation comporte 6 pages (dont page de garde) YL-MM administration générale - RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections
Article 1 - OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation porte sur l acquisition DE PROGICIELS DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE, DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DE GESTION ELECTORALE et de l exécution des prestations associées : de livraison, de déchargement, de mise en place sur le lieu d utilisation (installation et maintenance) Article 2 - CONDITIONS DE LA CONSULTATION 2.1. Procédure de la consultation Le présent marché est un marché de technique de l information et de la communication passé en procédure adaptée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics. Il suit les dispositions de l article 35-II-4 et 5 du Code des Marchés Publics relatif aux marchés complémentaires. 2.2. Lieu d exécution Les logiciels seront installés dans les locaux de la commune de FROUARD 40 bis rue de l Hôtel de Ville 54390 FROUARD. 2.3. Durée du marché Le présent marché est passé pour une durée de 4 ans qui débutera après validation des vérifications d aptitude au bon fonctionnement 2.4 Décomposition en lots Le présent marché est décomposé en trois lots : - Lot n 1 : acquisition d un logiciel de gestion comptable et financière - Lot n 2 : acquisition d un logiciel de gestion des ressources humaines - Lot n 3 : acquisition d un logiciel de gestion électorale Les candidats peuvent proposer une offre pour un lot ou plusieurs lot. 2.5. Variante Les variantes techniques sont autorisées. Des variantes administratives pourront être proposées en ce qui concerne les conditions de garantie ou de maintenance. 2.6 Options Pas d options demandées. 2.7. L arrêt de l opération Le maître d ouvrage peut décider de ne pas donner suite à la consultation sans avoir à justifier sa décision. 2.8 Modifications de détail au dossier de consultation Le Maître de l'ouvrage se réserve le droit d'apporter au plus tard SIX (6) jours avant la date limite fixée pour la réception des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans élever aucune réclamation à ce sujet. 2.9 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est limité à CENT VINGT (120) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. 2.10 Confidentialité- Mesures de sécurité Il sera fait application de l article 5 du CCAG-TIC, le titulaire et la personne publique s'engagent, chacun pour sa part à ne pas divulguer toute information confidentielle en provenance de l'autre partie ou d'un tiers qui pourrait leur parvenir à l'occasion de l'exécution du marché. YL-MM administration générale RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections Page 2
Article 3 MODE DE REGLEMENT DU MARCHE Le mode de règlement du marché sera le virement administratif. Les paiements interviendront dans le délai global de 30 jours. Article 4 CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION Le dossier comprend - 01 - le présent règlement de consultation - 02 - un cahier des clauses administratives particulières - 03 - un cahier des clauses techniques particulières - 04 - un DPGF relatif au lot n 1-05 un DPGF relatif au lot n 2-06 un DPGF relatif au lot n 3-07 - projet d acte d engagement relatif au lot n 1-08 projet d acte d engagement relatif au lot n 2-09 projet d acte d engagement relatif au lot n 3 Article 5 - PRESENTATION DES OFFRES 5.1 Nature de l attributaire Le marché sera conclu, soit avec un prestataire unique, soit avec des prestataires groupés solidaires Chaque candidat ne pourra remettre, pour la présente consultation, qu une seule en agissant en qualité soit de candidat individuel, soit de membre d un groupement. Le groupement est solidaire lorsque chacun des opérateurs économiques membre du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Les opérateurs économiques sont considérés comme groupés et sont appelés cotraitants s ils ont souscrit un document unique commun. Ainsi l acte d engagement, document unique pour l ensemble du groupement, doit indiquer le montant total du marché et l ensemble des prestations que chacun des membres du groupement s engage à exécuter. En cas de groupement, l un des opérateurs économiques sera désigné comme mandataire du groupement. Le mandataire représente l ensemble de membres vis-à-vis du pouvoir adjudicateur et coordonne les prestations des membres du groupement. Si le marché ne désigne pas de cotraitants mandataire, celui qui est énuméré en premier dans l acte d engagement est considéré comme mandataire des autres cotraitants. Si le groupement attributaire est d une forme différente (groupement conjoint) il pourra se voir contraint d assurer sa transformation pour se conformer au souhait du pouvoir adjudicateur tel qu il est indiqué ci-dessus (groupement solidaire) Toute notification d une décision ou communication du pouvoir adjudicateur est adressée au mandataire qui a seul qualité pour présenter des réserves. En cas de groupement, le mandataire doit être habilité à représenter l ensemble des membres du groupement. 5.2 Présentation de l offre Le dossier de consultation est remis gratuitement à chaque candidat en un seul exemplaire. Les offres des candidats seront entièrement rédigées en langue française ainsi que les documents de présentation associés. Tous les documents non transmis en langue française devront être accompagnés d une traduction en français certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté. Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes : YL-MM administration générale RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections Page 3
Au titre de la candidature : la lettre de candidature (imprimé DC1) La déclaration du candidat (imprimé DC2) Une déclaration sur l honneur dûment datée et signée attestant de la régularité de leur situation au regard de leurs obligations fiscales et sociales ou l état annuel des certificats NOTI.2 (ancien imprimé DC 7) pièces justificatives prévues aux articles L.8222-1 et D.8222-5 ou D.8222-7 du Code du Travail et de produire les documents figurant dans le formulaire NOTI1 (ancien DC6). La liste de ces documents figure en annexe du présent RC. Les formulaires DC1 ; DC2 ; NOTI.2 et NOTI.1 sont disponibles gratuitement sur le site http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/ L attestation d assurance en responsabilité civile et professionnelle avec mention de l activité assurée, de la durée de validité et du montant de la garantie accordée La liste des références professionnelles du candidat Les certificats de qualifications professionnelles si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet pour les groupements solidaires : la désignation du mandataire acceptée par chacun des membres, la liste des membres du groupement solidaire. Au titre de l offre proprement dite : l acte d engagement qui constitue l offre du candidat. Le contrat de maintenance et d assistance La décomposition du prix global et forfaitaire Un mémoire technique composé notamment des éléments suivants : Les moyens humains et matériels mis à disposition : *pour assurer la prestation de formation (outre les lieux, ordinateurs, liaison réseau qui sont assurés par la personne publique), *pour assurer des prestations de maintenance, *pour la phase d accompagnement. La méthodologie d installation et de paramétrage (descriptif de l équipe et des modalités de liaison, planning, organisation et répartition des tâches, fourniture de documentations associées) qui sera mise en œuvre par le candidat ; La méthodologie pédagogique proposée pour assurer les transferts de compétence. Description détaillée de l organisation d intervention proposée pour la maintenance et l assistance. La description des modalités d utilisation de l interface ou des interfaces avec les applications et les tiers (ex : trésorerie..). Les ressources informatiques nécessaires et conseillées. Les modalités de mise à jour techniques ou de mise en conformité avec la législation en vigueur. Article 6 CRITERES DE SELECTION 6.1 Sélection des candidatures Conformité administrative : candidats ayant fourni les déclarations et attestations, dûment remplies et signées, Capacités techniques et financières : candidats dont les capacités par rapport à l objet du marché sont suffisantes pour le niveau de qualité attendu par le pouvoir adjudicateur YL-MM administration générale RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections Page 4
6.2 Critères d attribution Le jugement des offres sera effectué dans les conditions prévues aux articles 52 à 55 du Code des Marchés Publics. Phase de présélection des 5 meilleures offres (pour chacun des 3 lots) jugés économiquement les plus avantageuses en fonction de : - Valeur technique appréciée au travers des solutions apportées aux prescriptions du CCTP : 40 % - Prix : acquisition, maintenance, mises à jour : 35 % - Garantie (durée et décomposition de la garantie) ; service après vente avec un référent dédié joignable par téléphone ; la formation, l assistance technique pour l installation et la mise en fonction du logiciel : 25 % Les candidats ayant remis les offres présélectionnées seront convoqués en Mairie de FROUARD pour une démonstration des logiciels proposés. Cette démonstration s effectuera sur la base de données simulant une collectivité de même taille. Cette démonstration débouchera sur une négociation. Les négociations pourront se faire par échange de courriers, courriels et télécopies ainsi que lors d entretiens Le représentant du pouvoir adjudicateur pourra négocier sur tous les éléments de l offre, notamment sur le prix, conformément à l article 36 du décret n 2008-1355 en date du 19 décembre 2008 de mise en-oeuvre du Plan de relance économique dans les marchés publics et modifiant le Code des marchés publics. Phase d attribution : au terme des démonstrations, et de la négociation, la personne responsable du marché attribuera le marché en fonction de la qualité, l ergonomie, la facilité d utilisation, et les garanties proposées. Dans le cas où le candidat proposerait une ou plusieurs variantes, et afin de faciliter l analyse des offres, il est demandé au candidat d individualiser l offre de base et la variante. Pour cela il produira un Acte d Engagement pour l offre de base et un autre pour chaque variante. Article 7 CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DE L OFFRE Voie postale : Les offres devront être envoyées en recommandées à l adresse suivante : Mairie de Frouard, rue de l Hôtel de Ville 54390 FROUARD ou déposées contre reçu au service accueil de la Mairie (heures d ouverture 9 h 00 / 12 h 00 et 13 h 30/ 17 h 00). L enveloppe UNIQUE portera la mention extérieure suivante : NOM ET ADRESSE DU CANDIDAT OFFRE POUR : ACQUISITION DE PROGICIELS DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE, GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DE GESTION ELECTORALE -NE PAS OUVRIR- LOT N Voie électronique : via la plate-forme https://www.marches-securises.fr Format Pour les documents exigés par le pouvoir adjudicateur, les formats autorisés en réponse sont : PDF à l exclusion des DPGF qui doivent être retournés en format XLS (excell 2007) Si l opérateur économique souhaite transmettre des documents supplémentaires autres que ceux exigés par le Pouvoir Adjudicateur alors il lui appartient de transmettre ces documents dans des formats réputés «largement disponibles» Virus Signature : il est ici rappelé, qu il appartient au soumissionnaire de disposer d un système de contrôle de virus informatiques et de s assurer que les fichiers remise sont exempt de virus. la signature électronique n est pas exigée. Le marché sera in fine signé par les parties sous FORME PAPIER. YL-MM administration générale RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections Page 5
Structure de l enveloppe électronique et fichiers à insérer Les documents constitutifs de la candidature doivent être regroupés dans un répertoire intitulé CANDIDATURE. Les documents constitutifs de l offre doivent être regroupés dans un répertoire intitulé OFFRE. Dans le cas de lots, le répertoire contenant tous les documents relatifs à l offre sera intitulé : offre-lot xy (où xy est le numéro du lot). Ce ficher est inséré dans l enveloppe unique mise à votre disposition. Copie de sauvegarde Il est ici rappelé, que les soumissionnaires conservent la possibilité de transmettre en parallèle à leur réponse envoyée par voie électronique, une copie de sauvegarde sous forme papier ou sur support électronique (CD, DVD.). Cette copie, pour être éventuellement valablement utilisée, doit parvenir dans les délais impartis pour la remise des candidatures et des offres. L enveloppe d envoi doit comporter la mention lisible «COPIE DE SAUVEGARDE» L envoi d une copie de sauvegarde n est pas une obligation, c est un droit du soumissionnaire qui peut décider ou non de l exercer. Assistance Pour toute question relative au dépôt de réponses électroniques, un numéro Azur est à la disposition des soumissionnaires : 0825 745 746. Dans les deux cas, les plis devront parvenir en Mairie de FROUARD avant le 27 janvier 2012-12 H 00 Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure fixées ci-dessus ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. Article 8 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour tout renseignement complémentaire, les candidats pourront s adresser à Renseignements d ordre administratif Maryvonne MARTIN service marchés publics tél. 03.83.49.43.59 ou 03.83.49.13.25 poste 3306 E-mail : service.marchespublics@frouard.fr Renseignements d ordre technique LEICKNER Yves administration générale Tél. 03.83.49.59.84 ou 06.45.05.80.21 E-mail : administration@frouard.fr Etabli à Frouard, le 20 décembre 2011 Le représentant du pouvoir adjudicateur, Jean-François GRANDBASTIEN, Maire Lu et approuvé, Le candidat, (cachet, signature) YL-MM administration générale RC logiciel comptabilité et finance, ressources humaines et élections Page 6